Ciclo PDCA. O ciclo PDCA (Planejar-Fazer-Verificar-Agir) é uma ferramenta de qualidade que facilita a tomada de decisões visando garantir o alcance

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1 das metas planejadas. O PDCA é um ciclo e, portanto, deve rodar continuamente. Foco na melhoria contínua de processo(s). Para que rode de maneira eficaz, todas as fases devem acontecer, sob pena do processo como um todo sofrer prejuízos. Ciclo PDCA O ciclo PDCA (Planejar-Fazer-Verificar-Agir) é uma ferramenta de qualidade que facilita a tomada de decisões visando garantir o alcance

2 Áreas de Conhecimento Áreas de Conhecimento

3 Áreas de Conhecimentos 10 Áreas Integração Riscos Qualidade Escopo Tempo Custos RH Comunicação Aquisições Partes Interessadas PMBok 5 Edição

4 Cada área de conhecimento é composta por seus processos Cada processo possui: Áreas de Conhecimentos Entradas: Documentos ou itens que serão utilizados como fonte de trabalho. Técnicas ou Ferramentas: Mecanismos que serão aplicados às entradas para criar as saídas. Saídas: Documentos ou itens que serão gerados no processo (e que podem alimentar outras entradas).

5 Áreas de Conhecimentos Exemplo: Documento de Abertura de Projeto 1. Exemplo: A especificação do trabalho do projeto é uma descrição narrativa dos produtos, serviços ou resultados a serem entregues por um projeto. 1. Exemplo: Usuários chaves, Consultores, etc. 2. Exemplo: Brainstorming, resolução de conflitos, solução de problemas e gerenciamento de reuniões, são exemplos.

6 Integração Define os processos e as atividades que integram os diversos elementos do Gerenciamento de Projetos.

7 Integração Processos de Iniciação 1. Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto Processos de Planejamento 2. Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto Processos de Execução 3. Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto Processos de Monitoramento e Controle 4. Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto 5. Controle Integrado de Mudanças Processos de Encerramento 6. Encerrar oprojeto oufase

8 Processos de Iniciação Integração 1. Termo de Abertura do Projeto Documento que autoriza formalmente o projeto ou uma fase do projeto. Gerente de projetos designado e nível de autoridade atribuída. Requisitos que satisfazem as necessidades do cliente, do patrocinador e de outras partes interessadas. Necessidades de negócios, descrição de alto nível do projeto ou requisitos do produto para o qual o projeto é realizado. Objetivo ou justificativa do projeto.

9 Integração Processos de Iniciação 1. Termo de Abertura do Projeto Cronograma de marcos sumarizado. Premissas e Restrições. Orçamento sumarizado.

10 Integração Processos de Planejamento 2. Plano de Gerenciamento do Projeto É um documento formalmente aprovado que define como o mesmo é executado, monitorado e controlado, eencerrado. Deve conter todas as informações necessárias para a realização do projeto. Varia dependendo da área de aplicação e complexidade do projeto. É um documentodinâmico. O principal benefício do Plano é ter um documento central que define a base de todo trabalho do projeto.

11 Integração Processos de Planejamento 2. Plano de Gerenciamento do Projeto É o processo de definir, preparar e coordenar todos os planos auxiliares: Plano de gerenciamento do Escopo Plano de gerenciamento do Tempo Plano de gerenciamento das Comunicações Plano de gerenciamento dos Custos Plano de gerenciamento dos Recursos Humanos Plano de gerenciamento das Aquisições Plano de gerenciamento da Qualidade Plano de gerenciamento dos Riscos Plano de gerenciamento das Partes Interessadas...

12 Processos de Execução 3. Orientar e Gerenciar o Trabalho do Projeto É o processo de liderança e realização do trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto e implementação das mudanças aprovadas para atingir os objetivos do mesmo. Técnicas Integração OpiniãoEspecializada Sistema de Informações de gerenciamento de projetos (ferramenta de agendamento, sistema de autorização de trabalho, sistema de coleta e distribuição de informações, etc). Reuniões (Troca de informações, Brainstorming, avaliação de opiniões).

13 Processos de Monitoramento e Controle 4. Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto É o processo de acompanhamento, análise e registro do progresso para atender aos objetivos de desempenho definidos no plano de gerenciamento do projeto. Técnicas Integração Relatórios Gerenciais de Acompanhamento de Projeto.

14 Integração Processos de Monitoramento e Controle 5. Controle Integrado de Mudanças

15 Processos de Encerramento 6. Encerrar o Projeto Integração É o processo de finalização de todas as atividades de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto para encerrar formalmente o projeto ouafase. O principal benefício deste processo é o fornecimento de lições aprendidas, o encerramento formal do trabalho do projeto e a liberação dos recursos organizacionais para utilização em novos empreendimentos.

16 Integração Premissas Restrições

17 Premissas Conceito Integração São fatores que, para fins de planejamento, são considerados verdadeiros, reais ou certos, sem prova ou demonstração. São afirmativas que são pressupostas como verdadeiras, mas que poderão estar erradas. Destaque de hipóteses ou suposições que são consideradas verdadeiras, reais ou certas sem prova ou demonstração. São utilizadas para estabelecer as condições iniciais para viabilizar um projeto. Um projeto em que não existem condições iniciais, e tudo pode acontecer (riscos), está sujeito a fugir do controle.

18 Premissas Exemplos Integração AcotaçãododólarnãoultrapassaráosR$4,50. Condições geográficas não serão um impedimento para a construção do Viaduto Assis Brasil. Nãoiráchovernosdias01e02deOutubrode2016. Quando atingirmos a data de construção da UPA o terreno estará limpo e sem ocupação. Serão disponibilizados 05 engenheiros para desenvolvimento do projeto da Orla do Guaíba. Durante o desenvolvimento do novo Portal de Gestão o programador não será deslocado para outro projeto.

19 Premissas Risco Integração Em gerência de projetos devemos planejar ações para cada risco, pois caso um deles venha a se concretizar, temos um plano de ação para que o risco seja mitigado ou eliminado. Exemplo Risco: Alocação do programador do Portal de Gestão em outros projetos. Plano de Ação: Contratar um novo programador para desenvolver o novo Portal de Gestão.

20 Restrições Conceito Integração O estado, a qualidade ou o sentido de estar restrito a uma determinada ação ou inatividade. Uma restrição ou limitação aplicável, interna ou externa, a um projeto, a qual afetará o desempenho do projeto ou de um processo. São fatores quelimitamasopções da equipe.

21 Restrições Integração Tipos Orçamentárias Cronograma (Recursos e datas pré-definidas) Tecnológicas Qualidade (Especificações, Certificações) Administrativas (Contratos, Políticas da Empresa) Politico-legal (Legislação)

22 Restrições Exemplos Integração O orçamento aprovado é de R$ ,00. Oprojetodeveráserconcluídoem12meses. O Gerente do Projeto deverá possuir certificação PMP. A obra deverá ser executada somente das 8:00h as 18:00h, de segunda a sexta-feira. Todos os integrantes da equipe deveram estar regulamentados via CLT e não será permitida a contratação de consultoria. Somente serão utilizados softwares livres para o desenvolvimento das aplicações.

23 Escopo Descreve os processos necessários para garantir que o projeto inclua todo e somente o trabalho necessário para terminar o projeto com sucesso.

24 Escopo Processos de Planejamento 1. Planejamento do Escopo 2. Definição do Escopo 3. CriarEAP Processos de Monitoramento e Controle 4. Validação do Escopo 5. Controle do Escopo

25 Processos de Planejamento 1. Planejamento do Escopo Documenta como o escopo do projeto será definido, verificado e controlado além de apresentar como a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) será criada e definida. Técnicas Escopo Reuniões de Brainstorming (Partes Interessadas) Dados Históricos (Ex.: Projetos Similares, Projetos Anteriores, etc) Opinião Especializada (Ex.: Consultorias, Servidores Chaves, Pesquisas, etc) Modelos de Documentos (Ex.: Licitações)

26 Processos de Planejamento 1. Planejamento do Escopo Reuniões de Brainstorming A técnica objetiva explorar a criatividade e está dividida em partes: 1. Busca dos Fatos(Definição do problema) 2. Geração das Ideias 3. Chegada a Solução Princípios Escopo Incentivo a criatividade Idéias não são criticadas Volume de idéias

27 Escopo Processos de Planejamento 2. Definição do Escopo Conceito: Entregáveis (Deliverables) São fases do projeto, definidas de forma clara e objetiva, que representam o que tem que ser entregue e quando isso deve acontecer. São a essência do projeto e a razão de sua existência. Devem ser facilmente identificáveis dentro do cronograma do projeto. Necessário compreender em detalhe o que está incluído nas entregas, em termos de atividades específicas e datas. Onde estão minhas Entregas?

28 Escopo Processos de Planejamento 2. Definição do Escopo Conceito: Entregáveis (Deliverables) São documentos, fases ou tudo aquilo que deverá ser realizado quando o projeto for completado. Exemplos Documentos Projeto Executivo Termo de Referência Licença Ambiental Fases Licitação Fase de uma Obra Desapropriação Onde estão minhas Entregas?

29 Escopo Processos de Planejamento 2. Definição do Escopo Conceito: Marcos (Milestones) São pontos significativos do projeto, eventos cuja ocorrência precisa ser reportada às partes interessadas de modo a terem clara visibilidade do seu cumprimento. Evidenciam momentos importantes de um projeto e podem estar associados ao final de fases. Exemplos Inauguração de alguma Obra ou Fase Entrega do Projeto Básico Licitação Reassentamento das Famílias

30 Escopo Processos de Planejamento 2. Definição do Escopo Conceito: Gold Plating( Banho de Ouro ) Refere-se a adicionar a um sistema, de forma arbitrária, funcionalidades que não foram solicitadas pelos usuários por considerar que o sistema ficará melhor com as novas funcionalidades. Custo que não necessariamente será percebido pelo seu cliente. Desperdício de tempo, risco adicional de falhas e perda de foco.

31 Escopo Processos de Planejamento 3. EAP(Estrutura Analítica de Projetos) Constitui uma representação gráfica do projeto que evidencia suas atividades. É uma representação hierarquizada pra divisão do projeto em atividades mensuráveis e controláveis. Desmembra o projeto em unidades de trabalho menores que tenham um significado e sejam gerenciáveis. Caracteriza a inter-relação entre os elementos que o compõe o projeto. Também conhecida como WBS (Work Breakdown Structure).

32 Escopo Processos de Planejamento 3. EAP(Estrutura Analítica de Projetos) Cada elemento da EAP deve representar um resultado tangível e verificável. Auxilia na comunicação e entendimento dos projetos É ferramenta poderosa para o monitoramento e controle do projeto, pois permite o acompanhamento do progresso físico das entregas.

33 Processos de Planejamento 3. EAP(Estrutura Analítica de Projetos) Tipos Escopo Fases Entregas Pessoas

34 Escopo Processos de Planejamento 3. EAP(Estrutura Analítica de Projetos) EAPpor Fases Vantagens Oferece uma visão cronológica dos acontecimentos no projeto. Facilita o entendimento de pessoas leigas. Desvantagens ofuscar a visão das partes Pode necessárias para uma entrega específica. Tende a incentivar que se incluam atividades administrativas (Ex.: Controle do projeto).

35 Escopo Processos de Planejamento 3. EAP(Estrutura Analítica de Projetos)

36 Escopo Processos de Planejamento 3. EAP(Estrutura Analítica de Projetos) EAPpor Entregas Vantagens Visualiza claramente as partes que compõe o projeto. Facilita a discussão de soluções técnicas e caminhos alternativos. Facilita identificação de riscos técnicos. Desvantagens Não oferece visão cronológica.

37 Escopo Processos de Planejamento 3. EAP(Estrutura Analítica de Projetos) WBS Chart Pro: Software para criação da EAP

38 Escopo Processos de Planejamento 3. EAP(Estrutura Analítica de Projetos) EAPpor Equipes Vantagens Ótima para ocasiões em que o projeto tem equipes com responsabilidades muito diferentes. Desvantagens Não mostra cronologia nem organização das partes das entregas. a

39 Escopo Processos de Planejamento 3. EAP(Estrutura Analítica de Projetos)

40 Processos de Planejamento 3. EAP(Estrutura Analítica de Projetos) Dicionário Escopo Detalhamento explicativo de cada um dos elementos que compõem a EAP. Contém a descrição detalhada das tarefas, os responsáveis pela execução, recursos necessários, estimativa de custos, informações sobre contratos e etc. Nomear os elemento da EAP não é suficiente para seu entendimento!

41 Escopo Processos de Monitoramento e Controle 4. Validação do Escopo É o processo de formalização da aceitação das entregas concluídas do projeto proporciona objetividade ao processo de aceitação e aumenta a probabilidade da aceitação final do produto, serviço ou resultado, através da validação de cada entrega.

42 Escopo Processos de Monitoramento e Controle 5. Controle do Escopo Qual sua opinião sobre mudanças em projetos?

43 Escopo Processos de Monitoramento e Controle 5. Controle do Escopo Solicitação de Mudanças de Escopo Necessidade de formalização e a justificativa dos pedidos de mudanças. As mudanças podem incluir a necessidade de revisão de processos já aprovados. Novas estimativas de recursos (RH, equipamentos, prazos, orçamento, qualidade e etc). Exigem negociações e aprovação ou não das mudanças solicitadas. A indicação dos responsáveis pelas mudanças e seus desdobramentos.

44 Escopo Produto (O que fazer) Escopo do Produto Conjunto de características e funções que o produto final deve possuir. Geralmente solicitado pelo cliente ou desenvolvido em conjunto com ele (desejo do cliente). Projeto (Como fazer) Escopo do Projeto É o trabalho que deve ser executado para que o projeto possa ter como resultado o produto. O escopo do projeto também deve ser registrado.

45 Escopo Produto (O que fazer) Escopo do Produto Exemplo Construção de Rua Pavimentada em Asfalto, com Drenagem, Passeio Público, Acessibilidade, Iluminação, Ciclovia e Arborização. Projeto (Como fazer) Escopo do Projeto Exemplo Contratação de Empresa para Execução do Projeto, Desenvolvimento do Projeto Executivo, Elaboração do Licenciamento Ambiental.

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47 Tempo Se concentra nos processos necessários para realizar o término do projeto no prazo correto.

48 Tempo Processos de Planejamento 1. Definição das Atividades 2. Sequenciamento de Atividades 3. Estimativa de Duração da Atividade 4. Desenvolvimento do Cronograma Processos de Monitoramento e Controle 5. Controle do Cronograma

49 Tempo Processos de Planejamento 1. Definição das Atividades(Subetapas) As subetapas são atividades específicas do cronograma que precisam ser realizadas para produzir as várias entregas do projeto. Técnicas Utilizadas Dados Históricos (Ex.: Projetos Similares, Projetos Anteriores, etc) Opinião Especializada (Ex.: Consultorias, Servidores Chaves, Pesquisas de Mercado, etc) Modelos de Documentos (Ex.: Licitações)

50 Tempo Processos de Planejamento 2. Sequenciamento de Atividades Subetapa sucessora não pode começar até que Envolve identificar e documentar os relacionamentos uma Subetapa predecessora tenha lógicos entre as subetapas. terminado. Subetapa sucessora não pode ser iniciadaaté que uma atividade predecessora tenha sido iniciada. Subetapa sucessora não pode terminar até que a Subetapa predecessora tenha terminado. Subetapa sucessora não pode ser terminada até que uma Subetapa predecessora tenha sido iniciada.

51 Tempo Processos de Planejamento 3. Estimativa da Duração das Atividades (Subetapas) Envolve estimar o número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar as subetapas específicas com os recursos estimados. Esforço, define-se como o número de horas de trabalho que, as pessoas que irão executar determinada subetapa.

52 Tempo Processos de Planejamento 3. Estimativa da Duração das Atividades (Subetapas) Analogia: Usa a duração efetiva de uma atividade similar realizada no âmbito de um projeto anterior. Paramétrica: Usa relações estatísticas para estimar custo e duração das atividades com base em dados históricos e parâmetros do projeto. Ex.: Historicamente, o pintor pinta 10m2 de parede/dia, concluí-se que ele pintará 100m2 em 10 dias. Três Pontos (PERT): Permite melhorar a qualidade da estimativa na medida em que possibilita a introdução do conceito de risco no processo. Tratase do resultado de três estimativas (fórmula).

53 Tempo Processos de Planejamento 3. Estimativa da Duração das Atividades (Subetapas) Três Pontos (PERT) Mais Provável: Essa estimativa é baseada na duração da atividade, dados os recursos prováveis de serem designados, sua produtividade, expectativas realistas de disponibilidade para executar a atividade. Otimista: A duração da atividade é baseada na análise domelhorcenário para a atividade. Pessimista: A duração da atividade é baseada na análise dopiorcenário para a atividade. Tempo Estimado = (O + 4xMP + P) 6

54 Tempo Processos de Planejamento 3. Estimativa da Duração das Atividades (Subetapas) Duração xtempo Duração: Representa o trabalho necessário para executar uma subetapa. Tempo: Representa o prazo dedicado para executar uma subetapa. Exemplo: Criação de um Relatório Gerencial Duração = 10 horas de trabalho Tempo =Depende! Se trabalhar 10 horas/dia = 01 dia. Se trabalhar 05 horas/dia = 02 dias.

55 Tempo Processos de Planejamento 4. Desenvolvimento de Cronograma Na PMPA utiliza-se a ferramenta (Microsoft Project e o EPM) para documentar e controlar o tempo que será gasto na realização de um conjunto concatenado de subetapas de um projeto. Um cronograma contém: Lista das Subetapas Data de Inicio e Fim das Subetapas Atividades Predecessoras % de Conclusão das Subetapas Recursos do Projeto (Pessoas) Totalizadores (tempo, % conclusão,..)

56 Tempo Processos de Planejamento 4. Desenvolvimento de Cronograma Existem várias formas de estruturar um cronograma, a cada projeto deve-se avaliar a estrutura que permita o melhor gerenciamento. por Entregas: Quebra-se o produto/serviço a ser gerado em pedaços e organiza-se subetapas para conclusão desses pedaços individualmente. por Fases: Cria-se um conjunto de subetapas relacionadas ao ciclo de vida do projeto e organiza-se as subetapas para sua conclusão.

57 Tempo Processos de Planejamento 4. Desenvolvimento de Cronograma

58 Tempo Processos de Planejamento 4. Desenvolvimento de Cronograma Microsoft Project Ferramenta Local para criação e controle dos Cronogramas. Criação e alteração de Linha de Base do projetos. Publicação dos Cronogramas. EPM (Enterprise Project Management) Ferramenta Web para manutenção dos cronogramas. Acesso a todos os usuários da PMPA (Secretários, Chefes de Gabinetes, Gerentes de Programas, Líderes de Ação, Líderes de Etapas e Líderes de Subetapas).

59 Tempo Processos de Planejamento 4. Desenvolvimento de Cronograma O Portal de Gestão e EPM estão integrados permitindo controle detalhado dos Projetos (Etapas).

60 Tempo Processos de Planejamento 4. Desenvolvimento de Cronograma Visão Sistêmica Portal de Gestão EPM MS-Project

61 Tempo Processos de Monitoramento e Controle 5. Controle do Cronograma Portfólio de Projetos (Etapas) Programas Estratégicos Relacionados Ações Relacionadas Data de Inicio e Fim dos Projetos (Etapas) % de Conclusão dos Projetos (Etapas) Gráfico de Grantt

62 Tempo Processos de Monitoramento e Controle 5. Controle do Cronograma (Filtros) Projetos Prioritários Facilita a visualização dos projetos. Podem ser combinados (vários filtros - Lista pré-definida).

63 Tempo Processos de Monitoramento e Controle 5. Controle do Cronograma (Agrupamento) Agrupa em até três níveis a forma de visualização dos projetos, conforme interesse dos usuários.

64 Tempo Processos de Monitoramento e Controle 5. Controle do Cronograma Agrupamento (02 Níveis) Filtro(s) Data do Dia % Conclusão Datas de Início e Fim % Executado Planejado Reaprazado Gráfico de Gantt

65 Tempo Processos de Monitoramento e Controle 5. Controle do Cronograma (Atrasado x Desatualizado) Data do Dia % Executado é anterior a Data do Dia

66 Tempo Processos de Monitoramento e Controle 5. Controle do Cronograma (Atrasado) Referência: Abril Projetos com Data Publicação Atualizada % Conclusão Defasado Data do Dia

67 Tempo Processos de Monitoramento e Controle 5. Controle do Cronograma (Desatualizado) Referência: Abril Projetos com Data Publicação Defasada Por que não posso afirmar que os projetos estão atrasados?

68 Tempo Processos de Monitoramento e Controle 5. Controle do Cronograma (Reaprazados) Referência: Abril Reaprazado Planejado Linha do Planejamento (Cinza) <> Linha da Execução (Azul)

69 Tempo Processos de Monitoramento e Controle 5. Controle do Cronograma (Caminho Crítico) É a sequência de subetapas que devem ser concluídas nas datas programadas para que o projeto possa ser concluído dentro do prazo final. O caminho crítico é a sequência de subetapas que representam o caminho mais longo de um projeto, que determina a menor duração possível de um projeto. (PMBOK 5a Edição, pag. 176). É importante entender a sequência do caminho crítico para saber onde você tem e onde você não tem flexibilidade. Se alguma das subetapas do caminho crítico for alterada, o prazo final do projeto será excedido.

70 Tempo Processos de Monitoramento e Controle 5. Controle do Cronograma (Caminho Crítico) Se as subetapas do Caminho Critíco atrasarem, o Projeto atrasará São as subetapas que NÃOpodem sofrer atrasos! Subetapas que podem sofrer PEQUENO atraso!

71 Tempo Processos de Monitoramento e Controle 5. Controle do Cronograma (Linha de Base) É uma fotografia retirada no momento da aprovação do que foi planejado em cada uma das subetapas. Usada para avaliar a evolução do projeto monitorando o prazo através da comparação do planejado x realizado. O Gerente do Projeto deve entender as causas das alterações e influenciá-las sempre que possível. Quando houver repactuação dos prazos que deve ser novamente aprovada pelo patrocionador e dos envolvidos, deve ser gerada uma nova linha de base.

72 Tempo Processos de Monitoramento e Controle 5. Controle do Cronograma (Linha de Base) O que será realizado Planejado