Lições aprendidas: instrumento de planejamento e tomada de decisão. Prof. Dr. Armando Terribili Filho, PMP

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1 Lições aprendidas: instrumento de planejamento e tomada de decisão Prof. Dr. Armando Terribili Filho, PMP

2 Armando TERRIBILI Filho Dimmi come ti chiami... (1989) De origem no adjetivo latino terrificus (terrível) que no italiano transformou-se em terribile, dado como sobrenome pelas características de ferocidade e falta de piedade. Heráldica (1994) Tigre rampante:... simboliza o ânimo indômito e a ferocidade nas empresas, caráter sanguinário e vingativo.

3 Armando Terribili Filho Mestre em Administração de Empresas FECAP - São Paulo Pós-doutor e doutor em Educação pela Universidade Estadual Paulista (UNESP) Foi professor titular da FAAP por mais de 10 anos Artigos publicados na Espanha, Itália, Portugal, EUA, México, Chile, Colômbia, Argentina e C. Rica Docente da Universidade Positivo, ESIC Business & Marketing School (PR) e UNIVALI (SC) Atuação como Diretor de Projetos e PQO (Project Quality Officer) na Unisys Brasil por muitos anos Certificado Black Belt nos EUA. Também certificações PMP (desde 2003) e ITIL Empresas anteriores: Unisys, Alcan, Spal (Coca-Cola), Copebras, J Walter Thompson. Diretor Executivo da Impariamo Cursos e Consultoria (Curitiba) LIVROS (2009, coautor) (2010) (2011) (2014) (2015, coautor)

4 Pensamento padronizado A mente sistematicamente escolhe seguir padrões concebidos e muitas vezes desgastados, em vez que gerar novos pensamentos, novas interpretações ou novas formas de fazer as coisas. Teste: Quando tempo você leva para falar em voz alta todos os meses do ano? Fonte: HURSON, Tim. Pense melhor. São Paulo: DVS, 2008, p

5 Agenda Estatísticas Conceitos Aplicações Casos Reais Reflexão Final

6 Números, números e números O termo Lições Aprendidas aparece 76 vezes no Guia PMBOK (Integrante dos Ativos de Processos Organizacionais ) Curiosidade: no PRINCE 2, mais de 190 vezes

7 Guia PMBOK e seus 47 processos Nível de Atividade 2 Processos de Iniciação Entrada em Processos de Planejamento 8 Processos de Execução 11 Processos de Monitoramento e Controle Saída em 4 Saída em 8 Saída nos 2 2 Processos de Encerramento Tempo

8 Tempo da obra despendido no planejamento Japão 40% Alemanha 50% Brasil 20% Fonte: FURLAN, Flavia; VILLAS BOAS, Bruno. O custo da burrice. Revista Exame. São Paulo: Abril Cultural. 01 abr. 2015, p

9 Benchmarking 2006 Nível de utilização de softwares para a Gestão (armazenamento e recuperação) do Conhecimento adquirido em projetos Não e não pretendemos utilizar 8% 30% sim Não, mas pretendemos utilizar 62% PMI, Project Management Institute Chapters Rio de Janeiro, São Paulo e Rio Grande do Sul. Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil 2006.

10 Benchmarking 2013 Grau de utilização de ferramenta para a gestão (armazenamento e recuperação) do Conhecimento adquirido em projetos não 17% 28% sim 55% Não, mas pretendemos utilizar Fonte: PMSURVEY. Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2013 (amostra Brasil, somente)

11 Evolução ou Involução não 8% 30% 17% 28% 62% sim 55%

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13 Definições Disponibilização do conhecimento certo para as pessoas certas no momento certo, de modo que essas possam tomar as melhores decisões para a organização (Gordon Petrash) Busca e organização da expertise coletiva da organização, em qualquer lugar em que se encontre (Justin Hibbard) Formalização das experiências, conhecimento e expertise, de forma que se tornem acessíveis para a organização, e possa criar novas competências, alcançar desempenho superior e estimular a inovação (Thomas J. Beckman)

14 Tácito Explícito Tipos de Conhecimento nível 1 Formal, abstrata e teórica Informação, sinais e símbolos Padronização pela educação formal Eficiência e Controle Embrained Embodied Encoded Embedded Prática e pessoal Colaboração Forte cultura corporativa Rotinas e normas compartilhadas Individual Coletivo Fonte: Lam, Alice citado por Pensel e Widén (2010)

15 baixa alta Nível 2 Padronização do Conhecimento e Agente do Conhecimento Alto nível de padronização Padronização, especialização e controle Burocracia Profissional Burocracia Mecânica Colaboração de experts Fonte: Lam, Alice citado por Pensel e Widén (2010) Operação ad hoc individual Organização J-form organização Estabilidade, flexibilidade e forte cultura organizacional

16 Lições Aprendidas - conceito O conhecimento adquirido durante um projeto que mostra como os eventos foram abordados ou devem ser abordados no futuro, com o objetivo de melhorar o desempenho futuro. Fonte: PMI (2013, p. 550). Interpretação: a) Evidenciar o erro, para não se errar novamente, b) Evidenciar o erro, mostrando como pode ser solucionado e c) Mostrar o que deu certo (e como), para potencializar/replicar o acerto. Captura Disponibilização Uso

17 Lições Aprendidas Captura Disponibilização Uso

18 Gestão do conhecimento Modelo de Stollenwerk 9 processos 6 Aplicação 5 Compartilhamento 1 Identificação 7 Criação do Conhecimento 4 Organização e Armazenagem 2 Captura do Capital Intelectual 3 Seleção e Validação do Conhecimento 8 Incorporação do Conhecimento aos Produtos/Serviços 9 Avaliação dos Benefícios e Valor do conhecimento

19 6 6 Aplicação 5 5 Compartilhamento 1 Identificação 2 Captura do Capital Intelectual 7 7 Criação do Conhecimento 4 4 Organização e Armazenagem 2 3 Seleção e Validação do Conhecimento 8 8 Incorporação do Conhecimento aos Produtos/Serviços 9 Avaliação dos Benefícios e Valor do conhecimento

20 Lições Aprendidas (planejamento) Revisão e melhoria de processos e procedimentos Criação de checklists (listas de verificação)

21 Lições Aprendidas (tomada de decisão) Auxílio na solução de problemas pontuais Correção de falhas (processos, procedimentos, checklists) Análise de causa-raiz prévia: decisão mais rápida e mais assertiva

22 Conhecimento em Projetos Projetos (encerrados ou de fase encerrada) PASSADO Documentação de projetos encerrados ou com fases encerradas Banco de dados de Informações Históricas e Lições Aprendidas PRESENTE Normas, políticas, procedimentos, processos, metodologias e modelos Bancos de dados de apoio PRESENTE E FUTURO Suporte aos Projetos (em planejamento ou em execução) Fonte: adaptado de TERRIBILI FILHO, Armando. GODZIKOWSKI, Anderson R.. Lessons Learned em gerenciamento de projetos: 40 lições aprendidas. São Paulo: M. Books, 2015.

23 Informações Históricas de Projeto Prazo estimado x Prazo Realizado Documentação, incluindo atas

24 Contrato O que deu certo? O que deu errado?

25 Contrato Prazo estimado x Prazo Realizado Documentação, incluindo atas

26 Exemplos de Lições Aprendidas

27 PMSURVEY - Problemas que ocorrem com mais frequência nos projetos da Organização Item % respostas 1 Problemas de comunicação 68,1% 2 Escopo não definido adequadamente 59,6% 3 Não cumprimento dos prazos 54,9% 4 Mudanças de escopo constantes 52,5% 5 Recursos humanos insuficientes 47,5% 6 Riscos não avaliados corretamente 44,5% 7 Estimativas incorretas ou sem fundamento 41,5% 8 Não cumprimento do orçamento 39,6% 9 Concorrência entre o dia a dia e o projeto na utilização de recursos 39,0% 10 Mudanças de prioridades constantes ou falta de prioridade 36,8% 11 Problemas com fornecedores 25,5% 12 Falta de definição de responsabilidades 25,3% 13 Falta de competência para gerenciar projetos 25,0% 14 Retrabalho em função de falta de qualidade do produto 21,4% Fonte: PMSURVEY. Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2013 (amostra Brasil, somente)

28 Fatos e Dados PMIs 2015 Pulse of Profession High Performance Organization 80% ou mais dos projetos concluídos no prazo, no orçamento e atingindo as metas originais Low Performance Organization 60% ou menos dos projetos no prazo, no orçamento e atingindo as metas originais LOW PERFORMANCE 60% 80% HIGH PERFORMANCE

29 Fatos e Dados PMIs 2015 Pulse of Profession 3 em cada 4 das High Performance Organizations Tem um processo formal de transferência de conhecimento Somente 35% das Low Performance Organizations Tem um processo formal de transferência de conhecimento

30 A escolha é sua!

31 Principais referências TERRIBILI FILHO, Armando. GODZIKOWSKI, Anderson R.. Lessons Learned em gerenciamento de projetos: 40 lições aprendidas. São Paulo: M. Books, ALDERTON, Matt. Blueprints for knowledge. PM Network, June/2015, v. 29, n. 6, p PENSEL, Sofia; WIDÉN, Kristian. Creating Knowledge of End Users Requirements: the interface between firm and project. Sep/2010. Project Management Journal, v. 41, n. 4, p

32 Principais referências STOLLENWERK, Maria Fátima Ludovico. Gestão do conhecimento: modelo e gestão. In: TARAPANOFF, Kira (org.). Inteligência Organizacional e Competitiva. Brasília: UNB, Benchmarkings em Gerenciamento de Projetos: 2006 e 2013

33 Site recomendado Prefácio Depoimentos de Profissionais Vídeos Casos Reais

34 Evento Special Day Lessons Learned Mundo Project Management Palestrantes: autores do livro 10 de novembro (5ª. feira) das 09h00 às 18h00 Curitiba (PR) Participantes recebem um exemplar do livro

35 OBRIGADO! Prof. Armando Terribili Filho Av. República Argentina, cj Água Verde CURITIBA (PR) Tel. (41) ou (41) (11) S.Paulo