13ª Seminário Internacional de Gerenciamento de Projetos. Indicadores de Gerenciamento de Projetos

Transcrição

1 13ª Seminário Internacional de Gerenciamento de Projetos Indicadores de Gerenciamento de Projetos Prof. Dr. Armando Terribili Filho, PMP 09/16/2013

2 Armando Terribili Filho, PMP ou Mestre em Administração de Empresas FECAP - São Paulo Pós-doutorando e doutor em Educação pela Universidade Estadual Paulista (UNESP) Professor titular da Faculdade de Administração e da Pós-graduação da FAAP Professor convidado da pós-graduação do SENAC (Bauru), São Judas e ESIC (Curitiba) Articulista em Gerenciamento de Projetos no site Meta Análise Artigos publicados na Itália, Portugal, EUA, Espanha, México, Colômbia e Costa Rica. Diretor de Projetos em multinacional norte-americana por muitos anos Black belt com certificação PMP e ITIL Atuação setor público e privado LIVROS (2010) (2011) (2013) no prelo

3 Agenda Cenário atual Tipos de Indicadores CPI / SPI Cockpit / Cockpit ampliado PMO / Criação de Indicadores Conclusão

4 Status do Projeto A (em andamento) 1. Pequeno atraso 2. Custos relativamente dentro do orçamento 3. Alguns problemas de comunicação, já resolvidos 4. Nenhum imprevisto até o momento 5. Patrocinador demonstra satisfação em alguns aspectos, porém, em outros não

5 Status de Projeto Frases não fazem parte do nosso dia a dia? Quais seriam as decisões do executivo com base neste cenário? Qual avaliação geral deste projeto?

6 Status do Projeto B (em andamento) 1. Pequeno atraso 2. Custos relativamente dentro do orçamento 3. Alguns problemas de comunicação, já resolvidos 4. Nenhum imprevisto até o momento 5. Patrocinador demonstra satisfação em alguns aspectos, porém, em outros não

7 Para reflexão A avaliação geral do Projeto B é a mesma do projeto A?

8 Indicadores: conceito e tipos O que é um indicador? Uma medição Define um padrão (valor esperado) Identifica variações Possibilita identificar necessidade de ações

9 Área Médica Temperatura: padrão normalidade (36 C ~ 37 C) Afirmação 1: Pacientes A e B: têm febre! Afirmação 2: Paciente A está com 40 C e o paciente B com 37,5 C

10 Temperatura 38,0 38,5 38,7 39,0 39,5 40,0 37,0 8h00 8h15 8h30 8h45 9h00 9h15 9h30 39,5 39,2 38,5 38,5 38,0 37,8 37,5 8h00 8h15 8h30 8h45 9h00 9h15 9h30 Informação pontual é a mais importante, mas histórica mostra tendências!

11 Ainda na Área Médica Pressão Arterial Taxa de açúcar no sangue

12 Indicadores podem medir a saúde dos projetos?

13 Tipos de Indicadores Objetivo Geral Objetivo da Proposta de impacto de efetividade de desempenho Resultados operacio- operacionais nais Atividades e Recursos Fonte: ARMANI, Domingos. Como elaborar projetos? Guia prático para elaboração de projetos sociais. Porto Alegre: Tomo Editorial, 2004.

14 Indicador de Custos CPI - Cost Performance Index Trabalha com Earned Value (EV) Fórmula: EV / custos incorridos no projeto Indicador de mercado PV Atividade (Planned Value) 1 Lixar paredes 80 2 Pintar paredes Limpar chão e janelas 50 TOTAL 330 * = % realização 100% 50% 0% EV (Earned Value) AC (Actual Cost) O QUE ACONTECEU CPI 0,67 1,11-0,86

15 Indicador de Custos CPI - Cost Performance Index Fórmula: EV / custos incorridos no projeto ,00 (target) Interpretação: quanto de trabalho realizado (em $) para cada $1,00 gasto.

16 Indicador de Custos CPI - Cost Performance Index Características: Permite projeções de custos para finalizar projeto Preciso e confiável Problemas: 1. 34% das organizações brasileiras utilizam o Earned Value (sendo que apenas 12%, efetivamente). Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil 2010 (460 organizações participantes) 2. Cálculo do EV para atividades iniciadas e não-concluídas. Modelo 0/100, 20/80 e 50/50.

17 Status do Projeto A 1. Pequeno atraso 2. Custos relativamente dentro do orçamento 3. Alguns problemas de comunicação, já resolvidos 4. Nenhum imprevisto até o momento 5. Patrocinador demonstra satisfação em alguns aspectos, porém, em outros não Cálculo do CPI = 0,92 Leitura: para cada $1,00 gasto, se está obtendo $0,92 de trabalho realizado Projeção para finalizar o projeto: acréscimo de 8,7% em relação ao orçado Projeto com custos orçados em R$100 mil, aponta como conclusão R$ ª Seminário Internacional de Gerenciamento de Projetos

18 Status do Projeto B 1. Pequeno atraso 2. Custos relativamente dentro do orçamento 3. Alguns problemas de comunicação, já resolvidos 4. Nenhum imprevisto até o momento 5. Patrocinador demonstra satisfação em alguns aspectos, porém, em outros não Cálculo do CPI = 0,75 Leitura: para cada $1,00 gasto, se está obtendo $0,75 de trabalho realizado Projeção para finalizar o projeto: acréscimo de 33,3% em relação ao orçado Projeto com custos orçados em R$100 mil, aponta como conclusão R$

19 Indicador de Custos CPI - Cost Performance Index Ratings: verde, amarelo e vermelho Linguagem universal Interpretação imediata CPI do B = 0,75 CPI do A = 0,92 0,00 0,90 1,00 (target) + Nota: Faixa de rating amarelo é apenas sugestão. Algumas organizações podem optar por trabalhar somente com os ratings vermelho e verde para o CPI.

20 Indicador de Prazo Análise de cronograma é de difícil quantificação Atividades iniciadas e concluídas Atividades iniciadas e ainda não-concluídas Atividades ainda não-iniciadas Atrasos, antecipações e cumprimento de prazos

21 Indicador de Prazo SPI Schedule Performance Index Características: Indicador de mercado Trabalha com Earned Value (EV) Fórmula: EV / custos planejados no período Exemplo, ao final do Dia 2 Atividade PV (Planned Value) Dia 1 Dia 2 Dia 3 1 Lixar paredes Pintar paredes Limpar chão e janelas TOTAL * = % realização 100% 75% 20% EV (Earned Value) SPI 1,00 1,50 0,50 1,20

22 Indicador de Prazo SPI Schedule Performance Index Interpretação: 1,00 (target) qual a velocidade que caminha o projeto, em relação à planejada. SPI Velocidade 0,80 80% 0,85 85% 0,90 90% 0,95 95% 1,00 100% 1,05 105% 1,10 110% 1,15 115% 1,20 120% (que tal Speed Performance Index para SPI?)

23 Indicador de Prazo SPI Schedule Performance Index Características: Permite estimar prazo para finalizar projeto. Estimativa imprecisa, pois não considera Caminho Crítico e dependência de atividades, porém é um útil balizador. Problemas: 1. 34% das organizações brasileiras utilizam o Earned Value (sendo que apenas 12%, efetivamente). Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil 2010 (460 organizações participantes) Ponto positivo: 44% não utiliza, mas pretende utilizar. 2. Cálculo do EV para atividades iniciadas e não-concluídas. Modelo 0/100, 20/80 e 50/50.

24 Status do Projeto A 1. Pequeno atraso 2. Custos relativamente dentro do orçamento 3. Alguns problemas de comunicação, já resolvidos 4. Nenhum imprevisto até o momento 5. Patrocinador demonstra satisfação em alguns aspectos, porém, em outros não Cálculo do SPI = 0,95 Leitura: projeto avança a 95% da velocidade planejada Projeção para finalizar o projeto: acréscimo de 5,3% em relação ao planejado Projeto com prazo planejado de 30 semanas, aponta como projeção: 31 semanas e 3 dias.

25 Status do Projeto B 1. Pequeno atraso 2. Custos relativamente dentro do orçamento 3. Alguns problemas de comunicação, já resolvidos 4. Nenhum imprevisto até o momento 5. Patrocinador demonstra satisfação em alguns aspectos, porém, em outros não Cálculo do SPI = 0,85 Leitura: projeto avança a 85% da velocidade planejada Projeção para finalizar o projeto: acréscimo de 17,6% em relação ao planejado Projeto com prazo planejado de 30 semanas, aponta como projeção: 35 semanas e 5 dias.

26 Indicador de Prazo SPI Schedule Performance Index Ratings: verde, amarelo e vermelho Linguagem universal Interpretação imediata SPI do B = 0,85 SPI do A = 0,95 0,00 0,90 1,00 (target) + Nota: Faixa de rating amarelo é apenas sugestão. Algumas organizações podem optar por trabalhar somente com os ratings vermelho e verde para o SPI.

27 Indicador de Satisfação do Patrocinador Checklist Avaliação da Equipe Avaliação do(s) Gerente(s) do Projeto Metodologia Qualidade dos entregáveis Patrocinador = usuário final 10,0 8,0 6,5 Indicador geral e subindicadores Medição periódica (avaliar progresso)

28 Cockpit na Saúde Temperatura Pressão Arterial Taxa de açúcar no sangue

29 Cockpit Indicador de Prazo Indicador de Custos Indicador de Sat. Patrocinador Projeto A Projeto B Indicador de Custos Indicador de Prazo Indicador de Sat. Patrocinador Projetos tinham o mesmo status???? Rating geral

30 Problemas que ocorrem com mais frequência nos projetos da Organização Item Organizações que mencionaram o item 1 Não cumprimento dos prazos 60,2% 2 Mudanças de escopo constantes 43,0% 3 Problemas de comunicação 40,1% 4 Escopo não definido adequadamente 39,5% 5 Não cumprimento do orçamento 28,3% 6 Recursos humanos insuficientes 28,3% 7 Concorrência entre o dia a dia e o projeto na utilização de recursos 27,6% 8 Riscos não avaliados corretamente 22,9% 9 Mudanças de prioridades constantes ou falta de prioridade 19,8% 10 Problemas com fornecedores 17,7% 11 Estimativas incorretas ou sem fundamento 15,6% 12 Retrabalho em função de falta de qualidade do produto 11,7% 13 Falta de definição de responsabilidades 10,2% 14 Falta de uma metodologia de apoio 7,5% 15 Falta de apoio da alta administração / sponsor (patrocinador) 7,3% 16 Falta de competência para gerenciar projetos 6,9% 17 Falta de uma ferramenta de apoio 6,7% 18 Falta de conhecimento técnico sobre a área de negócio da organização 2,1% 3 PROBLEMAS DE COMUNICAÇÃO 40,1% Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2010, PMI Chapters Brasileiros, p. 116

31 Cockpit ampliado Indicador de Comunicação Entendeu?? 10,0 8,0 6,5 Checklist Plano de Comunicação Organograma (responsabilidades) Cronograma PROBLEMAS DE COMUNICAÇÃO 3o. lugar entre 18 itens. Mencionado por 40,1% das 460 organizações participantes do Benchmarking 2010 Reuniões de Progresso / Reuniões Executivas (documentação) Equipe: instruções & feedbacks Procedimentos administrativos: lançamento de horas, despesas, etc.

32 Cockpit ampliado Indicador de Riscos 10,0 8,0 6,5 Checklist - Plano de Gestão de Riscos atualização responsabilidades abordagem para cada risco / ações de contingência valor de contingência com base nos riscos (vs. 5%, 8% ou 10%) Correção do indicador: visão PROJETO e visão ORGANIZAÇÃO (cultura de riscos)

33 Revisitando os Projetos A e B 1. Pequeno atraso 2. Custos relativamente dentro do orçamento 3. Alguns problemas de comunicação, já resolvidos 4. Nenhum imprevisto até o momento 5. Patrocinador demonstra satisfação em alguns aspectos, porém, em outros não Projeto A Projeto B Indicador de Comunicação Indicador de Riscos

34 1. Pequeno atraso 2. Custos relativamente dentro do orçamento 3. Alguns problemas de comunicação, já resolvidos 4. Nenhum imprevisto até o momento Revisitando os Projetos A e B 5. Patrocinador demonstra satisfação em alguns aspectos, porém, em outros não Indicador de Custos Indicador de Prazo Indicador de Sat. Patrocinador Indicador de Comunicação Indicador de Riscos Rating geral Projeto A Projeto B

35 PMO (Escritório de Projetos) P R O J E T O # Ind. de Custos Ind. de Prazos Ind. de Sat. Patrocinador Ind. de Comunicação Ind. de Riscos VISÃO PROJETO

36 Criação de indicadores Etapa 1 - Definição do Indicador 1. Definir o que se quer medir e o objetivo; nomear o novo indicador 2. Definir as entradas: fontes, formas de coleta, amostra e periodicidade 3. Definir o tratamento dos dados e o formato do indicador (percentual, rating, faixa numérica ou outro) 4. Documentar quais são os níveis de normalidade e os de exceção 0,00 0,90 1, ,0 8,0 6,5 Etapa 2 - Implantação do Indicador 5. Testar o indicador, ajustar e corrigir 6. Divulgar o indicador: objetivo, aplicação e interpretação de resultados 7. Implantar e revisar continuamente

37 Conclusão A utilização de indicadores de gerenciamento de projetos é indispensável para o efetivo acompanhamento e tomada de decisões. A não-utilização seria como monitorar a febre de uma pessoa utilizando apenas a aparência para efetuar a avaliação. Isto pode funcionar ou falhar. Utilize os indicadores que julgar mais adequados: aqueles que foram criados na própria empresa ou os disponíveis no mercado, porém gerenciar projetos deixou, há muito, de ser algo intuitivo, pois exige aplicação de gestão do conhecimento, metodologias e profissionalismo.

38 Referência Indicadores de Gerenciamento de Projetos: Monitoração Contínua 2010

39 13ª Seminário Internacional de Gerenciamento de Projetos