Gestão de Recursos Patrimoniais e Logísticos

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1 Gestão de Recursos Patrimoniais e Logísticos

2 Professor conteudista: Jean Carlos Cavaleiro

3 Sumário Gestão de Recursos Patrimoniais e Logísticos Unidade I 1 INTRODUÇÃO Planejamento e controle de estoque A importância dos estoques Demanda na formação dos estoques Métodos de previsão de demanda Método da média móvel Método da média móvel ponderada Gráfico dos estoques Giro de estoques e rotatividade...14 Unidade II 2 ANÁLISE ABC...19 Unidade III 3 CUSTOS DOS ESTOQUES Custos diretamente proporcionais Custos inversamente proporcionais aos estoques médios Custos fixos ou independentes Indicadores da gestão de estoque e armazenagem...44 Unidade IV 4 PROCESSO DE INVENTÁRIO FÍSICO Gestão de compras...49

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5 GESTÃO DE RECURSOS PATRIMONIAIS E LOGÍSTICOS Unidade I 1 INTRODUÇÃO 1 20 Competição é a palavra de ordem nas organizações na era da globalização. Ser competitivo é questão de sobrevivência. O processo de competição, durante muito tempo, focou-se no produto ou serviço propriamente dito. Era um período em que qualidade era o diferencial. Com a evolução da sociedade, o conceito de qualidade foi se ampliando, saindo da esfera do produto e sendo mais abstrata, mais um conceito subjetivo, que pode variar de grupo para grupo. Com essa percepção, a inserção de serviços diferenciados para encantar o cliente passou a ser mais comum, quase que uma questão de sobrevivência, pois o produto com qualidade ligada passa a ser uma obrigação e não um diferencial; é o mínimo que o cliente espera. As empresas buscam, então, oferecer o produto certo, na hora certa, com os custos aceitáveis e estar sempre atualizadas naquilo que oferecem. Nesse sentido, essa disciplina busca mostrar o papel dos estoques em uma organização, a integração com o processo de compras e conceituar e mostrar formas de gerenciamento para alcançar os objetivos esperados. 1.1 Planejamento e controle de estoque Antes de tratar de planejamento de estoques, é necessário conceituar e conhecer os tipos de estoques existentes, pois para 1

6 Unidade I cada tipo de estoque deve-se ter uma postura gerencial e uma forma de controlar Francischini e Gurgel (2002) definem estoques como Quaisquer quantidades de bens físicos que sejam conservados, de forma improdutiva, por algum intervalo de tempo. E dizem que podem ser de quatro tipos: Estoques de matérias-primas: materiais e componentes comprados de fornecedores, armazenados na empresa compradora e que não sofrerem nenhum tipo de processamento. Pode-se dar como exemplo celulose em fábrica de papel, farinha de trigo para pizzaria, tecido para confecção ou seja, tudo aquilo que é utilizado no processo produtivo. Estoques de materiais em processo: materiais e componentes que sofreram pelo menos um processamento no processo produtivo da empresa compradora e aguardam a utilização posterior. Em outras palavras, tudo aquilo que começou a ser produzido, mas ainda não foi concluído. Você vai encontrar esses itens na linha de produção, na transição de uma linha para outra ou em um setor que esteja esperando algum tipo de descanso ou liberação para dar sequência ao processo produtivo. Pode-se dar como exemplo: em uma confecção, camisas aguardando fechamento, calças esperando colocar zíper, camisa tendo seus botões colocados; em uma fábrica de calçado, unidades esperando colocar salto, esperando colocar etiquetas, etc. 30 Resumindo: tudo o que estiver em processo não é mais matéria-prima e ainda não é produto acabado. Estoques de produtos auxiliares: peças de reposição, materiais de limpeza, materiais de escritórios, etc. Pode ser considerado tudo o que não esteja ligado diretamente ao 2

7 GESTÃO DE RECURSOS PATRIMONIAIS E LOGÍSTICOS processo produtivo. Martins (200) amplia esse conceito dizendo que podem ser classificados em: 1 materiais diretos: também denominados materiais produtivos ou matérias-primas. São aqueles que se agregam ao produto final, isto é, saem com o produto final. Exemplos: os pneus de um automóvel e o corpo de um liquidificador gozam de crédito de IPI e ICMS, e mais recentemente de PIS/COFINS, sendo, então, aceitos como matéria-prima; materiais indiretos: também denominados materiais improdutivos ou materiais auxiliares. São aqueles que não se agregam, ou seja, não saem com o produto final. Exemplos: óleos de corte das máquinas-ferramentas que são utilizados na usinagem de um material direto; não gozam de créditos para fins fiscais. Voltando aos conceitos de Francischini e Gurgel (2002), temos ainda: 20 estoques de produtos acabados: produtos prontos para comercialização. Pode-se entender como todos os itens que já estão prontos para ser entregues aos consumidores finais. São os produtos finais da empresa. Os mesmos autores citados acima completam a visão sobre estoques mostrando mais alguns tipos: 2 30 estoque em consignação: são os materiais que continuam sendo de propriedade do fornecedor até que sejam vendidos. Em caso contrário, são devolvidos sem ônus; estoque em trânsito: corresponde a todos os itens que já foram despachados de uma unidade fabril para outra, normalmente da mesma empresa, e que ainda não chegaram ao seu destino final. 3

8 Unidade I 1.2 A importância dos estoques A formação de estoques é estratégica para o atendimento às necessidades da empresa; isso pode aumentar ou diminuir os custos de cada item vendido, pode ampliar ou diminuir o prazo de entrega aos clientes, pode facilitar ou não a adaptação às novidades no mercado (imagine um estoque lotado de um item qualquer e o mercado lança uma novidade.). Tudo que tem no estoque para ser vendido terá que reduzir os preços liquidação. Para Martins (200), os estoques são mantidos para (...) melhorar os serviços ao cliente dando suporte à área de marketing, que, ao criar demanda, precisa de material disponível para concretizar vendas. Imagine uma campanha de vendas agressivas com o objetivo de ampliar o market share, e o setor de compras não foi informado das ações projetadas pela área comercial; as vendas aumentaram e não terá os itens para entregar. Uma ação que era para ganhar mercado vai resultar em perda de espaço e imagem. Economia de escala: os custos são tipicamente menores quando o produto é fabricado continuamente e em quantidades constantes; o processo produtivo deve ser buscar um equilíbrio para custos e atendimento ao mercado mas se observar somente o ato da produção; quando se produz uma quantidade maior, o custo unitário de cada produto é menor. Isso porque há um rateio das despesas fixas. Mas é importante lembrar que mesmo tendo um ganho na produção, haverá aumento de custos para manter os estoques podendo não ser interessante. 30 Proteção contra mudanças de preço em tempos de inflação alta: um alto volume de compras minimiza o impacto do aumento 4

9 GESTÃO DE RECURSOS PATRIMONIAIS E LOGÍSTICOS de preços pelos fornecedores. É importante lembrar que, em tempos de economia estável, isso pode não ser interessante, pois os preços são estáveis isso quando a mudança não é para baixa Proteção contra incertezas na demanda e no tempo de entrega: considera o problema que advém dos sistemas logísticos, que pode ser por demanda diferente da esperada ou para cima ou para baixo, ou pelo tempo de entrega dos fornecedores, que nem sempre é possível prever com exatidão. Isso obriga a empresa a pensar em estoque de segurança. Proteção contra contingências: proteção contra greves, incêndios, inundações, instabilidades políticas e outras variáveis que podem criar problemas. O risco de faltar itens seria menor mantendo estoques. Estoque, então, é necessário; a questão é equilibrá-lo na quantidade adequada para cada situação. As empresas de hoje estão na era do just in time (JIT), que é uma filosofia de trabalho japonesa amplamente adotada pelo mundo, segundo a qual o objetivo principal é eliminar desperdícios e fazer tudo conforme a necessidade. Essa realidade vem tornando as empresas mais enxutas; a ideia é fazer mais com menos. Tal pensamento vem trazendo consequências para as empresas; pode-se afirmar que na composição do custo final e, consequentemente, no preço de venda, a participação relativa do custo da matéria-prima é cada vez maior, pois a complexidade logística aplicada no processo é ter entregas menores e mais frequentes, com prazos de entrega cada vez menores Demanda na formação dos estoques Vimos que o estoque é formado a partir das compras feitas e essas são feitas a partir de alguma forma de previsão do que

10 Unidade I vai ocorrer no mercado ou necessidades de produção. Estamos falando da previsão de demanda. A administração de estoque então está relacionada diretamente à possibilidade de estimar qual será o consumo de um determinado item em determinado período futuro. Como o próprio nome diz, é uma previsão, não uma certeza, e quanto mais precisa for essa previsão, mais informações o administrador de materiais terá para poder se planejar sobre qual nível de estoque deverá manter e quanto deverá comprar ou fabricar para poder atender às necessidades de seus clientes internos e externos. Como estamos falando de previsão, faz-se necessário pensar nas variáveis que podem interferir na avaliação. Para Francischini e Gurgel (2002), são dois pontos os mais relevantes: 1 padrões básicos de comportamento ao longo do tempo, que podem ser estimados por métodos de previsões; variáveis aleatórias, cujas causas são tão variadas que se torna virtualmente impossível prevê-las Os mesmos autores apontam duas formas para estimar a demanda: método qualitativo: baseado em opiniões e estimativas de diretores, gerentes, vendedores e consultores especializados. É a utilização da visão de pessoas que vivenciam a realidade do negócio de diferentes pontos; é o feeling de quem atua e sente o que está acontecendo; método quantitativo: baseado em ferramentas estatísticas e de programação da produção, pressupondo a utilização de cálculos matemáticos. É a utilização de técnicas estatísticas encontrando médias desvios por período. 6

11 GESTÃO DE RECURSOS PATRIMONIAIS E LOGÍSTICOS Exemplo Vendas de um produto Janeiro unidades Fevereiro 800 unidades Março unidades Abril unidades Maio 2.0 unidades Junho unidades Total Média unidades Criado pelo autor, Jean Carlos Cavaleiro. 1 Em uma tabela como essa, podemos trabalhar de várias formas: a média de vendas do semestre pode ser um indicador das compras para o próximo mês. Porém, há dois meses que são diferenciados no semestre, e isso pode mudar os dados. O mês de fevereiro é um mês curto, de festas de carnaval, e por isso a demanda é menor. O mês de maio é um mês festivo (dia das mães, que no Brasil é o segundo melhor dia em vendas perde somente para o Natal). Uma outra possibilidade então seria pegar a média dos últimos dois meses, que pode diminuir as distorções mas ainda não é garantia. Podemos ainda pegar um histórico maior comparando o mês de julho de um ano com o mesmo mês do ano anterior. Mas não podemos esquecer que previsão quantitativa é pura matemática, não pode ser a única forma de análise das previsões. 20 Um complemento seria a análise qualitativa; nesse exemplo, podemos fazer uma análise da economia ver se está crescendo ou não focando no segmento de atuação, se há novos concorrentes no setor, ou alguma regra governamental que interfira nas vendas desse produto, tanto para facilitar quanto para dificultar. 7

12 Unidade I Quanto ao tipo de demanda, alguns autores entendem ter dois tipos: 1 demanda independente: é o tipo de demanda relacionada com as condições do mercado e, portanto, fora do controle da empresa. É o caso de produtos acabados e peças de reposição. Muito comum no varejo e nas vendas de produtos prontos de indústria; demanda dependente: é o tipo de demanda cujo consumo depende da demanda conhecida e está sob o controle da empresa, de outro item ao qual é intimamente relacionada. Assim, a demanda pode ser calculada e programada internamente. É o caso de matérias-primas e componentes para montagem. A definição citada acima é vista em Francischini e Gurgel (2002) e amplamente aceita no dia a dia, pois a gestão desses itens depende do tipo de demanda e tem formas diferentes previsão. Como elucidação, pode-se dar o seguinte exemplo: 20 2 Uma confecção de camisas que fabrica e revende as camisas; nos estoques dessa empresa, teremos: tecido; linha; etiquetas; entretelas; camisas. Na classificação, tecidos, linhas, etiquetas e entretelas são considerados matérias-primas, e a quantificação desses itens dependeria da quantidade necessária de camisas. Por isso 8

13 GESTÃO DE RECURSOS PATRIMONIAIS E LOGÍSTICOS demanda dependente. A camisa propriamente dita representa o produto pronto; sua necessidade depende somente do mercado previsão de consumo. Não depende de mais nenhuma variável, por isso demanda independente. Uma das formas de previsão de demanda dependente é a utilização de sistemas como o MRP Planejamento das necessidades de materiais, que será melhor abordado a seguir. Aqui, para simples elucidação, vamos entender como funcionaria o processo: 1 Com base na lista de materiais, obtida por meio da estrutura analítica do produto, também conhecida por árvore do produto ou explosão do produto, e em função de uma demanda dada, o computador calcula as necessidades de materiais que serão utilizados e verifica se há estoques disponíveis para o atendimento. Vejamos como fica: Produto: camisa masculina Camisa Manga 2 Frente 1 Costas 1 Gola 1 Punho 1 Botão 2 Bolso 1 Botões 8 Botões 2 Entretela 1 Figura 1- Ilustração do autor, Jean Carlos Cavaleiro 9

14 Unidade I O pensamento seria da seguinte forma: Para produzir uma camisa, teria que produzir: Itens Mangas Frente Costas Gola Punho Bolsos Quantidade 2 unidades 1 unidade 1 unidade 1 unidade 2 unidades 1 unidade E teria ainda que comprar oito botões para a frente e dois para a gola, totalizando dez unidades Veja que quando precisar de mil camisas, o sistema multiplica e levanta a necessidade de cada um dos itens. O pensamento é somente para ilustrar a ideia. A quantidade a ser produzida ou comprada de cada item depende da quantidade de camisas solicitadas. Além de conhecer os tipos de demanda, é relevante conhecer também o comportamento da demanda, que pode ser, segundo definição de Francischini e Gurgel (2002): demanda constante: não tem variação significativa de consumo ao longo do tempo se não houver mudanças significativas no cenário esse tipo de previsão é muito simples de ser feito, pois acontece sempre a mesma coisa; demanda variável: há variação significativa no consumo no decorrer do tempo, aumentando ou diminuindo de acordo com as necessidades dos clientes. Para os autores, esse comportamento pode ser explicado por: tendência: mostra a direção básica do consumo que pode ser de aumento, diminuição ou estacionária;

15 GESTÃO DE RECURSOS PATRIMONIAIS E LOGÍSTICOS sazonalidade: mostra o comportamento das alterações do consumo, que se repete em um intervalo curto de tempo. Exemplo: Natal, Páscoa, dia das crianças; ciclicidade: mostra o comportamento das alterações do consumo, que se repete dentro de um intervalo longo de tempo normalmente décadas. 1.4 Métodos de previsão de demanda Método da média móvel 1 É uma análise quantitativa exige dados históricos sobre as ocorrências na empresa. Normalmente utiliza-se a média de n períodos, que pode variar de empresa para empresa e de produto para produto. Por exemplo, pode-se utilizar médias do semestre, trimestre, etc. Ou se poderia considerar somente o mês como comparar dezembro de um ano com dezembro de anos anteriores. Apesar de ser simples o cálculo, tem muitas limitações, pois média nem sempre expressa a realidade. Deve ter uma lapidação qualitativa. Para que esse tipo de previsão seja mais segura, há que se levar em conta alguns pontos: dados históricos: em volume que seja significativo; assumir a hipótese de que o cenário não mudará; 20 2 considerar que dados antigos teriam o mesmo peso na previsão de períodos futuros; picos de demanda periódicos interferem nas médias, porque o mês de maio, por exemplo, tem um comportamento totalmente diferente do mês de abril e junho, pois é o segundo melhor dia no comércio só perde para o Natal devido ao dia das mães. 11

16 Unidade I Vejamos: Vendas de um produto Janeiro unidades Fevereiro 800 unidades Março unidades Abril unidades Maio 2.0 unidades Junho unidades Total Média unidades Criado pelo autor, Jean Carlos Cavaleiro. Percebe-se, nessa situação, que a média é de unidades. Mas definir a demanda dessa forma pode não ter um dado concreto, pois está sofrendo interferência do mês de maio que é um mês atípico e de fevereiro, que é um mês de vendas fracas Método da média móvel ponderada Esse método aplica um fator de correção ou ponderação para dar mais substancialidade aos cálculos pois os períodos mais recentes teriam um significado maior para a previsão de demanda. Isso seria feito dando pesos para cada período de acordo com os significados. 1 Exemplo Vamos considerar que estamos em março. Para o mês atual, daremos peso 0,; para o mês de fevereiro, peso 0,3; para janeiro, 0,2 de forma que a soma dê 1. Mês Demanda Média Necessidade Janeiro unidades x 0,2 200 Fevereiro 800 unidades 800 x 0,3 240 Março unidades x 0, 600 Total unidades Elaborado pelo autor, Jean Carlos Cavaleiro. 12

17 GESTÃO DE RECURSOS PATRIMONIAIS E LOGÍSTICOS Fazer uma análise de demanda com precisão é fundamental, pois essa análise vai formar os estoques que resultem em excesso ou em falta de produtos, o que pode interferir diretamente em custos e no nível de atendimento aos clientes. 1. Gráfico dos estoques É uma ferramenta utilizada para facilitar a visualização das variações nos estoques. Conhecido como dente de serra, pela forma como se apresenta. Exemplo Variação do estoque em função do tempo Dia Estoque inicial/ unidades Recebimentos em unidades Consumo unidades/dia Estoque final/ unidades Segunda-feira Terça-feira Quarta-feira Quinta-feira Sexta-feira Fonte: Martins, 200. Para completar as informações, vamos supor que os itens são recebidos e contabilizados no fim do expediente do respectivo dia e que o consumo dá-se de forma uniforme durante as oito horas do dia de trabalho. O gráfico abaixo ilustra essa situação: Estoques Segunda Terça Quarta Quinta Sexta 13

18 Unidade I 1.6 Giro de estoques e rotatividade Pode ser calculado de mais de uma maneira, dependendo dos dados que se tem em mãos. Pode ser: custos de vendas anuais/estoques; informações que podem ser obtidas na DRE e balanço patrimonial. O giro de estoques mede quantas vezes o estoque se renovou ou girou. Para Martins (200), pode ser calculado da seguinte forma: Valor consumido no período GE Valor do estoque médio no período Vejamos exemplo: Movimentação em Reais da empresa Stock Rápido no semestre Mês Estoque inicial Entradas Saídas Estoque final Janeiro , , , ,0 Fevereiro , , , ,28 Março , , , ,40 Abril , , , ,90 Maio 81.38, , , ,78 Junho 4.369, , , ,22 Total ,9 1 Observe que os meses começam com um valor e terminam com outro valor. Então precisamos de uma técnica para encontrar o estoque médio de cada mês. Vamos considerar: (Estoque Inicial + Estoque Final) / 2, em cada um dos meses. 14

19 GESTÃO DE RECURSOS PATRIMONIAIS E LOGÍSTICOS Mês (EI + EF) / 2 Estoque médio Janeiro ( , ,0)/2 1.81,70 Fevereiro (79.466, ,28)/ ,17 Março ( , ,40)/ ,34 Abril (73.804, ,90)/ ,6 Maio (81.38, ,78)/ ,34 Junho (4.369, ,22)/ ,00 Total 76.97,20 Agora podemos calcular os estoques médios de janeiro a junho dividindo o total médio do semestre por seis, que é o número de meses considerado , 20 ( ) = = , 3 6 EM Jan Jun Então, ficaria da seguinte forma: GE Valor consumido no período Valor do estoque médio no período , 9 GE = = 17, 34 vezes , 3 Isso significa que o estoque girou quase dezoito vezes durante o semestre, e como regra, quanto maior, melhor. Esse dado dá subsídio para outras informações, como tempo de cobertura de estoque. 1 Tal índice mostra o tempo durante o qual os itens de estoque cobrem as operações da empresa, ou o tempo que os estoques durarão para serem vendidos. Martins (200) diz que esse índice (cobertura) indica o número de unidades de tempo, por exemplo, 1

20 Unidade I dias durante os quais o estoque médio será suficiente para cobrir a demanda média. E pode ser calculado da seguinte forma: Cobertura em dias Número de dias do período em estudo Giro Tendo como base o exercício anterior: Número de dias: 6 meses X 30 = 180 dias. Então: Tempo de Cobertura = , 34 Como resultado, encontra-se,38 dias. Isso significa que os estoques estão durando dez dias. 1 Essa percepção é essencial para atender a demanda sem risco de interrupção, pois cada tipo de produto tem um ciclo de recebimento aquele prazo entre fazer pedido, receber, conferir e liberar para consumo ou para venda vai variar significativamente de um produto para outro. Exercício de fixação 1. Uma empresa manufatureira implantou um sistema informatizado de controle de estoque. Após um período de seis meses de operação, obteve o seguinte relatório de movimentação financeira, em Reais: Mês Entradas Saídas , , , , , , , , , ,00 16

21 GESTÃO DE RECURSOS PATRIMONIAIS E LOGÍSTICOS Sabendo-se que o estoque inicial no mês 1 era de R$ ,00, determine: A. o giro dos estoques no período; B. a cobertura dos estoques. Solução Mês Estoque inicial Entrada Saídas Estoque final Saldo Est. médio (EI+EF)/ Total Estoque médio = mensal a) Giro = Valor consumido no período Estoque médio no período Giro = 3,28 vezes 1 E M = estoque médio Giro = b) Cobertura 2 Número de dias do período em estudo C = Giro C = 180 dias = 4,88 ou dias 3, 28 C = dias 1 Quantidade de vezes que a mercadoria entra e sai do estoque no período considerado. 2 Tempo que dura a mercadoria em estoque. 17

22 Unidade I Pontos para discussão: 1. O que fazer se a empresa tiver interesse em diminuir os dias em que os itens ficam parados em estoque? 2. O que fazer se a empresa tiver o interesse em melhorar o giro de estoque? 3. Qual é o impacto em custos se o giro de estoque aumentar? 4. Quais são as vantagens de ter estoques menores?. Quais são os riscos de ter um estoque muito enxuto? Vamos pensar nesses pontos, e assistam às aulas para terem respostas a essas questões; vejam se elas condizem com suas percepções. 18