ADMINISTRAÇÃO DOS MATERIAIS

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1 ADMINISTRAÇÃO DOS MATERIAIS A empresa em sua dinâmica não deve ser vista como um sistema de estoques, mas antes de mais nada, um sistema de fluxos. A visão de estoques é uma visão estática, enquanto a visão de fluxos é uma visão dinâmica. Floriano Gurgel A Administração de Materiais trata do fluxo de produtos para a firma (fluxo de suprimentos), ao contrário da Distribuição Física que trata do fluxo de produtos (acabado ou semi-acabado) a partir dela. Por estarmos tratando em ambos casos de fluxos de materiais, é natural que existam muitas atividades que são compartilhadas, sobretudo daquelas que são consideradas atividades-chaves: Transportes Controle de Estoques Processamento de Pedidos Outro fator relevante ao analisar estas duas áreas da Logística é o volume de clientes, na Distribuição Física normalmente tem-se inúmeros clientes, já na Administração de Materiais o número é bem menor sendo até na maioria dos casos apenas um (sistema de operações da empresa necessidades operacionais). Nem sempre as empresas conseguem visualizar a importância que a Administração de Materiais (AM) tem no contexto organizacional e de custos de uma empresa. Uma das principais razões é de que ela representa uma parcela bem menor que a Distribuição Física (DF) nos custos logísticos, 2 a 3 vezes menos. Por outro lado até poucos anos atrás, era comum ser ver empresas com altos estoques de suprimentos, para alegria da produção e marketing e desespero do financeiro. Hoje as empresas estão vendo a necessidade de olhar os seus métodos de gerenciar o fluxo de materiais ao longo da cadeia logística, e para isso é preciso que se concilie vários e conflitantes interesses envolvidos na Administração de Materiais: O ponto de vista do usuário: deseja o material correto, em condições apropriadas de utilização, entregue no lugar certo e a tempo de evitar a sua falta. Pode-se ainda acrescentar que o usuário gostaria que o tempo despendido na entrega fosse o menor possível e que se gastasse o mínimo de tempo no preenchimento de formulários e seu arquivamento. O ponto de vista da área econômico-financeira: deseja adquirir o material ao menor custo e maiores prazos de pagamento; busca uma redução do valor do estoque e não quer que ocorrências relacionadas a materiais (como compras erradas, falta de itens críticos, etc) sejam freqüentes. O ponto de vista dos fornecedores: desejam fornecer a maior quantidade de material possível, vendê-lo ao maior preço, receber a curto prazo e não ter qualquer responsabilidade futura a respeito da utilização dos itens. Apostila II - 1 / 5

2 Objetivo Pode-se afirmar que o principal objetivo da AM é a de prover o material certo, no local de operação certo, no instante correto e em condição utilizável ao custo mínimo. Nada mais é que satisfazer as necessidades dos sistemas de operação, tais como linhas de produção (manufatura) ou um processo operacional (serviços, ex. bancos), tendo sempre presente o conceito de custo total. As atividades da Administração de Materiais Como já foi visto anteriormente existem três atividades básica dentro da área da AM, mas além destas temos ainda as atividades que apóiam as outras três: Obtenção Embalagem protetora Armazenagem Manuseio de materiais Manutenção das informações Obtenção x Compras Para melhor definirmos a área de atuação da Obtenção, comecemos por identificar as atividades centrais de um processo de Compras: Assegurar descrição completa e adequada das necessidades Selecionar fontes de suprimento Conseguir informações de preço Colocar os pedidos (ordens de compra) Acompanhar (monitorar) os pedidos Verificar notas fiscais Manter registros e arquivos Manter relacionamento com os vendedores Dentro destas atividades, algumas são de extrema importância para a Logística, e é exatamente com os quais a Obtenção se preocupa. Selecionar fontes de suprimento na seleção dos fornecedores alguns prérequisitos devem ser observadas: o Preço o Qualidade o Continuidade de fornecimento o Localização Apostila II - 2 / 5

3 É exatamente o último pré-requisito que mais interessa à Logística, a Localização do fornecedor, ou seja da distância entre o fornecedor e o cliente, age fortemente na montagem dos custos de transporte e de estoque e por conseguinte nos custos totais. Colocação de pedidos: todo o fluxo de produto no canal de suprimentos é iniciado por este documento. É ele que estabelece o volume de produtos a serem movidos e estocados no sistema logístico. Classificação dos Suprimentos De acordo com o destino imediato dos produtos adquiridos pelas empresas eles podem ser classificados em: Para produção Suprimentos Para estoque Para melhor entender estes dois sistemas de fornecimento, devemos conhecer primeiro as categorias de produtos de acordo com as necessidades operacionais. Dentro dos sistemas operacionais existem dois tipos de produtos a serem supridos: Produtos críticos: são aqueles que são solicitados ao fornecedor logo após a determinação do programa operacional. Normalmente peças de alto valor, fabricadas sob encomenda e que não são mantidas em estoques. Produtos não críticos: São itens mantidos em inventário (estoque) e solicitadas assim que necessários na produção (no momento da sua imediata aplicação). É a engenharia do produto em conjunto com os departamentos de Compras, Logística, que definem quais os itens de um processo devem ser classificados em críticos e não críticos. Hoje as empresas dispõem de softwares que gerenciam toda a necessidade de ressuprimento e pedidos de itens críticos a partir da programação da demanda feita pelo Marketing em conjunto com a Logística (Distribuição Física). Suprimento para estoque Os estoques agem como amortecedores entre suprimento e demanda (Ballou,1993), neste caso entre suprimento e necessidades operacionais (produção). Como já vimos anteriormente antigamente as empresas mais compravam para estoque do que direto para a produção (sob encomenda), desta forma garantiam maior disponibilidade de componentes para a linha de produção. Características a serem observadas na aquisição de produtos para estoques (itens não críticos): Apostila II - 3 / 5

4 Ser comprado em quantidades maiores ou iguais a um lote mínimo. A tabela de preços do fornecedor deve ter descontos por volume. Ser de valor relativamente baixo. Ser econômico comprá-lo juntamente com outros itens. Poder se usado numa larga variedade de modelos ou produtos. Ter tabelas de fretes ou requisitos de manuseio que facilitem a compra em grandes lotes Ter alto grau de incerteza na entrega ou na continuidade do suprimento Os critérios de ressuprimento de estoques são determinados pelo sistema de proteção dos estoques (ex. estoque mínimo), ou compra mínima, sanzonalidade de vendas, etc, este assunto será discutido com mais detalhes ao longo do curso. Suprimento direto para a produção Para solucionar a ineficiência de manter todos os materiais necessários para a produção em estoque, surge a opção de comprar os produtos sob encomenda, apenas quanto já existe a confirmação da sua necessidade na produção. Normalmente se enquadram neste tipo de produtos, os itens que tem uma menor freqüência de uso nos processos, com alto grau de certeza na entrega e custo elevado. O gerenciamento do fluxo destes materiais é de extrema importância, já que os mesmos precisam ser adquiridos em tempo hábil para que o fornecedor possa entregar na empresa dentro das suas necessidades operacionais. Este princípio é muito divulgado dentro do conceito JIT. A necessidade de emitir a ordem de compra deste produtos parte do setor responsável pelo planejamento da produção e cálculo das suas necessidades. O incremento do uso de computadores nesta área, que por vezes trabalha com centenas e até milhares de itens para atender um único processo, vem facilitando e ampliando a aquisição dos itens por este sistema de puxar, ou seja, adquirir do fornecedor à medida que a produção precisa ao invés de atender a mesma a partir dos estoques. Apostila II - 4 / 5

5 Fluxos típicos de bens e informações num canal de suprimento Entrega conforme necessidade de produção FORNECEDOR FÁBRICA OU FACILIDADE DE OPERAÇÃO Para Pedido Produção Estoques Devoluções Entregas para estoque Estoque de Produção (inventário) Produção Ou Operação Para Estoque Pedidos de compras ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Fonte: Ballou, Ronald (1993) É importante ressaltar que a Administração dos materiais deve se preocupar não só com as atividades que resultam no abastecimento da produção, na hora certa e na quantidade e qualidade certa, mas também com o fluxo inverso, aquele que se preocupa com o destino dos rejeitos e o retorno de materiais não conformes ao fornecedor. ATIVIDADE 1. Pesquisar o processo de seleção de fornecedores de uma empresa real. Descrever as etapas e os pré-requisitos necessários para o fornecimento de qualquer produto ou suprimento. Apostila II - 5 / 5