ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E PRODUÇÃO

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1 CENTRO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO PROFISSIONALIZANTE FRANCISCO CARNEIRO MARTINS CURSO DE ADMINISTRAÇÃO ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E PRODUÇÃO PARTE I - GESTÃO DE MATERIAIS E LOGÍSTICA Professor JOSÉ DE ALENCAR ROCHA LOURES JÚNIOR 3ª Edição 2010

2 A. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 1. Conceito; 2. Importância da área de materiais; 3. Sistema de gestão de materiais; 4. O ciclo de materiais na empresa. B. CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS 1. Conceito; 2. Identificação de materiais; 3. Codificação de Materiais; 4. Código de Barras; 5. Exercícios. C. ANALISE E GESTÃO DOS ESTOQUES 1. Tipologia dos estoques; 2. Gestão econômica dos estoques; 3. Exercícios; D. MÉTODOS DE RESSUPRIMENTO E DESEMPENHO DOS ESTOQUES 1. Parâmetros de Ressuprimento; 2. Métodos de Desempenho; 3. Exercícios. E. AQUISIÇÃO DE MATERIAIS 1. A Função Compras (PPQQ); 2. Fornecedores; 3. Processo de Compras; 4. Compra na Qualidade Certa; 5. Diligenciamento de Compras: 6. Exercícios F. RECEBIMENTO DE MATERIAIS 1. Conceito; 2. Nota Fiscal; 3. Entrada de Materiais; 4. Conferência Quantitativa; 5. Conferência Qualitativa; 6. Regularização. G. ARMAZENAGEM 1. Introdução; 2. Leiaute; 3. Técnicas de Armazenamento; 4. Cargas Unitizadas. H. MOVIMENTAÇÃO 1. Conceito; 2. Formas de Movimentação; 3. Função; 4. Equipamento de Movimentação de Materiais. I. EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO DE MATERIAIS 1. Conceito; 2. Transportes e suas Características. J. INVENTÁRIO DE MATERIAIS 1. Conceito; 2. Origem das Divergências de Estoque; 3. Épocas Indicadas para o Inventário; 4. Inventário Rotativo; 5. Metodologia para Realização do Inventário; 6. Avaliação e Controle. José de Alencar Rocha Loures Júnior 1

3 INTRODUÇÃO O objetivo fundamental da gestão de materiais é determinar quando e quanto adquirir, para abastecer o estoque, o que determina é que a estratégia do abastecimento sempre é acionada pelo usuário, à medida que, como consumidor, ele detona o processo. No entanto, como a formação de estoque é ponto crucial, induz imediatamente à indagação por que sempre há ruptura do estoque e consequentemente falta de material?, perguntas estas que enfrentam dilemas e frustrações de procurar, ao mesmo tempo, manter o nível operacional da empresa, suprir os consumidores por meio de adequado atendimento e manter os investimentos em estoques em níveis adequados. Os problemas relacionados com a gestão de estoques estão principalmente ligados à ação e não a chegar a uma resposta. O que deve ser feito para controlar o equilíbrio e estabelecer ações apropriadas? A fim de obter resposta para essa questão, é necessária a formulação de outras indagações: Por que devemos manter estoques? O que afeta o equilíbrio dos estoques que mantemos? Atingir o equilíbrio ideal entre estoque e consumo é a meta primordial e, para tanto, a gestão se inter-relaciona com as outras atividades afins, no intuito de que as empresas e os profissionais envolvidos estejam contemplados com uma série de técnicas e rotinas, fazendo com que todo o gerenciamento de materiais incluindo-se gestão, compras e armazenagem, seja considerado como atividade integrante do Sistema de Abastecimento. Assim como todos os outros componentes do sistema, os insumos materiais (matérias-primas, materiais secundários e outros) carecem de uma coordenação específica, de forma a permitir a racionalização de sua manipulação. A gestão de materiais coordena esse conglomerado de atividades, o que implica necessariamente o estabelecimento de normas, critérios e rotinas operacionais, de formar que todo o sistema possa ser mantido harmonicamente em funcionamento, sendo importante destacar que para a realização de seus objetivos desenvolve um ciclo contínuo de atividades correlatas e interdependentes com as demais unidades da empresa, motivo pelo qual uma série de informações tramita entre seus diversos departamentos ou setores. O funcionamento harmônico, anteriormente mencionado, depende fundamentalmente das atividades a seguir relacionadas; Cadastramento Compreende as atividades de classificar, especificar e codificar produtos; Gerenciamento do estoque Compreende as atividades de formação e controle dos níveis de estoque, acompanhamento e ajuste de saldos; Obtenção de produtos Compreende as atividades relacionadas aos processos de aquisição de materiais; Guarda dos materiais Compreende as atividades de recebimento, armazenamento, conservação, distribuição e expedição dos produtos. A gestão materiais tem papel importante no dia a dia da empresa, pois é órgão de apoio principalmente das áreas de vendas e produção. A. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 1. Conceito Conjunto de atividades com a finalidade a assegurar o suprimento de materiais necessários ao funcionamento da organização, no tempo certo, na quantidade necessária, na qualidade requerida e com o melhor preço. Antes do tempo correto = Estoques altos - acima da necessidade da empresa - imobilizações em estoque ocioso; Após o tempo correto = Estoques baixos - falta de material para atendimento das necessidades - aumento de compras emergenciais. Além da quantidade necessária = Representam imobilizações em estoque ocioso; Sem Atributos de Qualidade = Acarreta custos maiores e oportunidades de lucros não realizados; Aquém da quantidade necessária = Podem levar à insuficiência de estoque. 2. Importância da Área de Materiais O grau de importância de um órgão de material está diretamente relacionado com o ramo de atividade da empresa. Porém, podemos garantir que a referida área sempre estará presente, pois qualquer atividade requer materiais e serviços. Envolvimento o órgão de materiais conforme o ramo de atividade: Comércio = Atinge 70 a 85% do orçamento da empresa; Indústria = Atinge 50 a 65% do orçamento da empresa; Prestação de Serviços = Atinge 10 a 15% do orçamento da empresa. José de Alencar Rocha Loures Júnior 2

4 Principais atribuições Administração dos Estoques Controle das compras pendentes de entrega Determinação dos níveis de estoques Estudo dos métodos de ressuprimento Classificação de materiais Administração de Compras Cadastro de fornecedor Processo de compra Negociação Diligenciamento de compras Administração Física Recebimento e expedição de materiais Movimentação de materiais Armazenagem Alienação de materiais Controle físico dos materiais 3. Sistema de Gestão de Materiais Podemos ter o sistema de materiais, decomposto em vários subsistemas (módulos) tais como: - Gestão de Estoques: Responsável pela gestão econômica dos estoques, através do planejamento e da programação de compra de material. - Classificação de Material: Responsável pela identificação (especificação), codificação e cadastramento de todos os materiais. - Cadastro de Fornecedores: Encarregado da pesquisa de mercado e do cadastramento dos fornecedores. - Aquisição: Responsável pela gestão, negociação e contratação de compras de material através do processo de licitação. - Diligenciamento: Responsável pelo acompanhamento do fornecimento de compras. - Movimentação de Materiais: Responsável pela seleção de equipamentos e formas de movimentação de materiais dentro da empresa. - Armazenagem: Encarregado pela gestão física dos materiais, compreendendo a guarda, preservação, embalagem, expedição e recepção dos materiais. - Inspeção de Recebimento: Encarregado da verificação física e documental do recebimento de material, podendo verificar os atributos qualitativos exigidos pela empresa. - Transporte de Material: Responsável pela política e execução do transporte e distribuição de material fora da empresa. - Alienação de Material: Responsável pelo estudo e proposição de alienação (venda, doação, permuta de itens obsoletos e irrecuperáveis a organização). - Padronização e Normalização de Material: Cabe a obtenção do menor número de variedades existentes de determinado tipo de material. Por meio de unificação e especificação dos mesmos, propondo medidas para redução de estoques. 4. O Ciclo de Materiais na empresa O ciclo de materiais inicia-se com as necessidades dos clientes, tanto internos como externos, que devem ser analisadas para que a empresa avalie se poderá atendê-las. A partir dos estoques existentes ou se terá de iniciar um processo de reposição de material através de compra, em se tratando de produtos fornecidos por terceiros, ou de produção, no caso de produtos fabricados internamente pela empresa. O recebimento dos produtos pedidos pode envolver diversas atividades, relativas à área fiscal e contábil, de qualidade, de verificação de quantidades entregues e atividades necessárias ao registro dos materiais entregues nos sistemas de materiais da empresa. O armazenamento de materiais é uma atividade especializada e consistem em armazenar adequadamente os materiais para que seja possível sua rápida recuperação e a manutenção dos níveis de qualidade e para que a entrega seja facilitada. A logística de distribuição visa à entrega dos materiais no ponto certo, ao menor custo e no menor prazo, mantendo suas condições de qualidade. José de Alencar Rocha Loures Júnior 3

5 A Gestão de Materiais tem impacto direto na lucratividade da empresa, e na qualidade dos produtos, havendo necessidade de uma administração, o mais possível, just-in-time, com o objetivo de reduzir estoques e manter o cliente satisfeito. A Levantar necessidades F - Distribuir B Comprar Ciclo de Materiais E Controlar C - Receber D - Armazenar B. CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS 1. Conceito A classificação de materiais visa a identificação, codificação e catalogação de todos os itens de material da empresa atuante. Portanto, é uma função destinada ao apoio das demais atividades de suprimento. Consideração: - O sistema de classificação é primordial para qualquer área de material, pois sem ele, não pode existir um planejamento eficiente dos estoques, aquisições de corretas de material e procedimentos adequados nas atividades de armazenamento. A classificação não deve gerar confusões, ou seja, um produto não pode ser classificado de modo que seja confundido com outro, mesmo sendo este semelhante. Deve haver um material para cada código, e somente um. Deve haver um código para cada material, e somente um. 2. Identificação de Materiais A identificação do material pode ser feita através dos modelos descritivo e referencial. Método de Identificação Descritivo Procura na descrição detalhada de item do material, apresentar todas as particularidades ou características que individualizem o material, independentemente das referências do fabricante ou comercial. Procura atribuir uma nomenclatura padronizada aos itens de material. A identificação detalhada apresenta a seguinte composição: Descrição Padronizada Nome Básico: É a denominação mais elementar de um item de material, constituindo-se no primeiro elemento a ser definido para sua identificação. Nome Modificador: É a designação adicional empregada para distinguir itens do material possuidor de mesmo nome básico. Descrição Técnica É um complemento da descrição padronizada, compreendendo dados relativos aos aspectos físicos, químicos, elétricos e construtivos do item do material. Descrição Auxiliar Refere-se à complementação da identificação do item do material podendo conter informações de aplicação, embalagem, unidade de fornecimento, permutabilidade, etc. José de Alencar Rocha Loures Júnior 4

6 Método de Identificação Referencial Empregado em situações que são desnecessários maiores detalhamentos na identificação de materiais, sendo suficiente à referência ou código do fornecedor (fabricante) para sua caracterização e individualização. Exemplo: Material Elétrico Descrição Padronizada - Nome básico: Pára-raios - Nome modificador: Distribuição Descrição Técnica - Tipo: válvula - Instalação: externa - Tensão nominal: 15 KV - Corrente nominal descarga: 5 ka - Freqüência: 60 HZ - Normal aplicável: Descrição Auxiliar - Embalagem: caixa com 60 unidades - Unidade de fornecimento: peça 3. Codificação de Materiais Em função de uma boa identificação de material, podemos partir para a codificação dos mesmos, ou seja, representar todas as informações necessárias, suficientes e desejadas por meio de número e/ou letra. Os sistemas de codificação mais comumente utilizados são: Sistema Alfabético O material é codificado utilizando-se um conjunto de letras suficientes para preencher toda a identificação do material. Sistema Alfa Numérico O material é codificado através da utilização ou combinação de letras e números para representação de material. Sistema Numérico ou Decimal Consiste na composição e atribuição de códigos em algarismos arábicos. É o método mais utilizado, tendo em vista a facilidade na ordenação seqüencial dos diversos itens de materiais e na adoção da informatização. O método decimal universal, como ficou conhecido, divide o universo de itens de materiais em grupos, aos quais por sua vez em subgrupos e, adiciona-se a estes um número de identificação. Exemplo: Grupo Subgrupo Número de identificação (seqüencial por cada subgrupo) Digito verificador 4. Código de Barras O código de barras é a tecnologia de identificação automática mais avançada disponível, com várias aplicações, e que tem sido utilizada há aproximadamente 30 anos. O seu objetivo é a representação das informações em forma de código, facilitando a sua leitura e processamento. A grande aceitação obtida por esses sistemas deve-se à sua exatidão, precisão e confiabilidade para a coleta automática e sistematizada de informações precisas, e à sua capacidade de estabelecer laços únicos de intercâmbio e comunicação das informações. José de Alencar Rocha Loures Júnior 5

7 Os códigos de barras podem ser impressos a custo baixo, utilizando-se de uma impressora laser. Com o crescimento da codificação dos documentos, todos são beneficiados, tanto a empresa que os emite quanto o consumidor, que é beneficiado por um atendimento mais ágil, confiável e com grande redução de filas nos caixas. A padronização dos códigos inseridos nos produtos permite a obtenção de uma linguagem comum e estreitar o intercâmbio de informações, entre os diversos parceiros envolvidos no processo comercial, as vantagens que a codificação propicia, abrangem as facilidades nas transações, rapidez e confiabilidade da geração de dados, organização e a minimização da margem de erros, e consequentemente, maior eficiência e produtividade. Um mercado, cada vez mais exigente e concorrido, precisa da qualidade total, tanto nos seus produtos, como nos negócios. E é exatamente nesse aspecto que o código de barras pode vir a auxiliar. Os Códigos de Barras têm se infiltrado em cada faceta de nossas vidas; você os encontrará em supermercados, hospitais, lojas de departamentos, prisões, fazendas, e até mesmo em sua própria casa. Tornaram-se uma parte aceita de nossas vidas diárias, mas o que são exatamente e o que representam! Você não está sozinho em sua confusão sobre as barras e espaços impressos em rótulos de alimentos, caixas para transporte, cartas, braceletes de pacientes, etc. Todos parecem iguais, mas não são. Cada indústria tem uma simbologia única como seu padrão, o que exploraremos mais tarde. Se você está pensando em instalar um sistema de gerenciamento de dados por código de barras, há muitos aspectos a considerar para fazer a opção correta para os seus desafios nos negócios. Obtenha resposta a todas as questões que o deixam confuso, e um melhor entendimento da tecnologia, para que você possa melhor planejar sua próprias aplicações de código de barras. O Código de Barras para iniciantes foi escrito para ajudar profissionais de vanguarda como você a entenderem como os benefícios do gerenciamento de dados por código de barras podem melhorar a produtividade de sua empresa e aumentar a sua margem de lucros. Os códigos de barras são apenas uma forma diferente de codificação de números e letras pelo uso de uma combinação de barras e espaços de larguras variáveis. Pense neles como uma outra forma de escrever, uma vez que substituem os lançamentos de dados por teclado como um método de coleta de dados. Nos negócios, o uso correto dos códigos de barras pode reduzir ineficiências e melhorar a produtividade de uma empresa, aumentando desta forma o seu lucro. Em termos simples, os códigos de barras são uma forma rápida, fácil e exata de captura automática de dados. Isto pode parecer uma surpresa para você! Um código de barras não contém dados descritivos. Assim como o seu número do R.G. não contém o seu nome ou endereço, um código de barras é também o número de referência que um computador usa para examinar um registro associado que contém dados descritivos e outras informações importantes. Por exemplo: um código de barras encontrado em um pacote de pão não contém o nome do produto, tipo de pão ou o preço; ao invés, contém um número de produto com 12 dígitos. Agora, quando o caixa do supermercado realiza a leitura, este número pé transmitido ao computador da loja, verificando o registro associado a ele no banco de dados. Este item contém uma descrição do produto, o nome do fornecedor, o preço, a quantidade em estoque, etc. O computador instantaneamente faz uma verificação de preço e o disponibiliza na forma de registro no caixa (subtrai também a quantidade adquirida da quantidade em estoque). Toda a transação é feita automaticamente; pense sobre o tempo que levaria para o caixa lançar um número de 12 dígitos para cada item que você quis comprar! Para recapitular: um código de barras têm tipicamente dados de identificação nele codificados, e tais dados são usados por um computador para examinar todas as informações específicas associadas aos dados. A simbologia é considerada uma linguagem na tecnologia do código de barras. Assim como você pode falar francês enquanto viaja na França, uma simbologia permite a um leitor e a um código de barras "falar" entre si. Quando é realizado a leitura de um código de barras, é a simbologia que possibilita que as informações sejam lidas de forma exata. E então quando é impresso um código de barras, é a simbologia que permite a impressora entender as informações que devem ser impressas na etiqueta. Os códigos de barras são lidos pela varredura de um pequeno ponto de luz através do símbolo do código de barras impresso. Seus olhos vêem apenas uma fina linha vermelha emitida pelo leitor laser (scanner). Todavia, o que está acontecendo é que a fonte de luz do leitor está sendo absorvida pelas barras escuras e refletida pelos espaços claros. Um dispositivo no leitor pega a luz refletida e a converte em um sinal elétrico. O laser do leitor (fonte de luz) começa a varredura do código de barras em um espaço em branco (a zona de silêncio) antes da primeira barra e continua passando até a última barra, encerrando em um espaço em branco que a segue. Uma vez que o código de barras não pode ser lido se a varredura sair para fora da área do símbolo, as alturas das barras são escolhidas de modo a facilitar a varredura dentro da área do código de barras. Quanto maior a informação a ser codificada, maior será o código de barras. Vantagens para a Indústria: Conhecimento exato do comportamento de cada produto no mercado. Estabelecimento exato de uma linguagem comum com os clientes. Organização interna, mediante a codificação de embalagens de despacho e da matéria prima. Controle de inventários e do estoque, expedição de mercadorias. Padronizações nas exportações. Aproximação do consumidor ao produto (merchandising). Possibilidade de utilizar o Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI). Vantagens para o Consumidor: Cupom fiscal detalhado. Passagem rápida pelo check-out. Eliminação de erros de digitação em sua compra. Preços corretos nas gôndolas e no check-out. Linhas de produtos à venda de composição mais adequada ao perfil da clientela. Melhores serviços. José de Alencar Rocha Loures Júnior 6

8 Vantagens para o Comércio: Otimiza o controle de estoque. Aumenta a eficiência no ponto de venda: elimina erros de digitação, diminui o tempo das filas. Otimiza a gestão de preços e de crédito. Melhora o controle do estoque central. Obtém informações confiáveis para uma melhor negociação. Vende mais com maior lucro. Atende às mudanças rápidas dos hábitos de consumo. Melhora o serviço ao cliente. Estabelece linguagem comum com os fornecedores. Possibilita o uso de ferramentas baseadas nas informações coletadas. Possibilita a utilização do Intercâmbio Eletrônica de Dados (EDI). 5. Exercícios Analise os itens abaixo e padronize caso necessário as descrições; Parafuso cabeça quadrada 65 mm aço carbono Caneta escrita fina azul Caneta grossa escrita azul Cartucho colorido 49 A para impressora HP Azulejo 15x20 bege decorado Lata fosca tinta aveludada camurça Tinta a óleo brilhante azul Tinta a óleo brilhante cinza pérola Azulejo liso 15x15 areia Cartucho tinta preto 29 A para impressora HP Arruela lisa 16 x 25 x 4 mm aço carbono Piso cerâmico 20 x 20 marrom Arruela lisa aço carbono 21 x 37 x 3 mm Lâmpada 220v 100w Incandescente Philips E27 Arruela pressão aço carbono 3,2 x 5,1 x 0,8 mm Plug 2p+T 125V 15 A Pial referência Parafuso aço carbono 16 mm cabeça quadrada Plug 2p+T 250V 15 A Pial referência Fio elétrico isolado cobre 2,5 mm² vermelho Lâmpada Fluorescente 40W LD 220 V Sylvania Fio elétrico cobre 1,5 mm² vermelho isolado Rolamento 6202 ZZ SKF Cabo elétrico isolado cobre 1/1/0 Broca aço rápido 6 mm Lâmpada 250V Incandescente 150W E40 Broca 6 mm vídea Crie uma estrutura de agrupamento conforme os itens disponíveis; José de Alencar Rocha Loures Júnior 7

9 Crie um código para os itens e relacione-os abaixo; Código Descrição Padronizada Grupo Sub grupo C. ANALISE E GESTÃO DOS ESTOQUES 1. Tipologia dos Estoques Estoque Físico (EF) Quantidade de materiais armazenada sob guarda do almoxarifado, a espera de utilização. Compreende o Estoque Disponível e o Estoque Empenhado. Estoque Disponível (ED) É a quantidade física de materiais existentes no almoxarifado sem embargo, portanto, pode ser requisitado para uso. Ativo = É o estoque que sofre modificações provenientes das operações de entrada e saída. Inativo = É o estoque que não sofre modificações. Deve ser estudado sua eliminação. Reserva Operacional = É o estoque destinado à manutenção das instalações ou equipamentos da empresa. Estoque Empenhado (EE) É uma quantidade de material com destino pré-determinado, muito embora permaneça no almoxarifado. 2. Gestão Econômica dos Estoques A gestão econômica dos estoques é basicamente o ato de gerir recursos possuidores de valor econômico e destinado ao suprimento das necessidades futuras de material, numa organização. Visa, portanto, numa primeira abordagem, manter os estoques em constante equilíbrio em relação ao nível econômico ótimo dos investimentos e isto é obtido, mantendo estoques mínimos, sem correr o risco de não tê-los em quantidades suficientes e necessárias para manter o fluxo de produção da encomenda em equilíbrio com o fluxo de consumo. José de Alencar Rocha Loures Júnior 8

10 Fatores que Influem na Determinação dos Estoques Na determinação dos níveis de estoques é importante ressaltar dois fatores: a) Quanto maior a quantidade estocada, maiores serão os custos com a manutenção dos estoques, todavia representa garantia contra a paralisação da empresa por falta de material. b) A redução das quantidades em estoque reduz os custos de estocagem, porém aumentam-se os custos de obtenção dos materiais e podem provocar a paralisação das atividades da empresa por falta de material Sintomas de uma Gestão de Estoques a) Quando mal planejada. Incapacidade de cumprir promessas de entrega; Crescimento do estoque quando a demanda for inferior ao previsto; Falta constante de espaço de armazenagem; Aumento dos itens de materiais obsoletos. c) Quando bem planejada. Melhoria nas relações com usuários; Redução dos custos dos materiais comprados; Redução dos custos e perdas de estoque. Método ABC dos Materiais A aplicação do método ABC tem como finalidade identificar os itens de materiais de acordo com sua importância em termos de valor, peso e volume dos consumos, estoques, compras, etc., (médio anual). Surgiu na Itália em 1800, e foi criado por Wilfredo Paretto que desenvolveu o método de classificação (Lei 20 x 80). Mediu a distribuição de renda da população e constatou que poucos indivíduos da sociedade concentravam a maior parte das riquezas existentes: 20% da população absorvia 80% de renda. A aplicabilidade dos fundamentos do método de Paretto foi comprovada e posta em prática nos Estados Unidos, logo após a Segunda Guerra Mundial (1951), pelo General Eletric, tendo como responsável H. F. Dixie. Foi determinado como: Classe Valor (%) Quantidades (%) A B C 5 65 * Grupo A - poucos itens - maiores valores, peso ou volume. * Grupo B - itens em situação intermediária. * Grupo C - bastante itens - menores valores, peso ou volume. Pelo método ABC podemos tratar de uma maneira diferente os diferentes itens de material. Controlar rigidamente os grupos A e B, e superficialmente o grupo C. Critério de Determinação = Para obter-se a classificação ABC, deve-se: a) Conhecer o universo de materiais a serem analisados. - identificação do material (descrição ou código); - quantidade (consumo, estoque, compra) Þ média mensal ou anual; - preço unitário; - peso unitário ou embalagem; - volume unitário ou embalagem. b) Calcular o valor, peso e volume de cada item. c) Ordenar decrescentemente, por valor, peso ou volume. d) Acumular os valores, peso ou volume. e) Calcular o percentual do valor, peso ou volume. f) Separar os grupos A, B, C. 3. Avaliação dos Estoques Todas as formas de registro de estoque objetivam controlar a quantidade de materiais em estoque, tanto o volume físico quanto o financeiro. Contudo, a avaliação de estoque anual deverá ser realizada em termos de preço, para proporcionar uma avaliação exata do material e informações financeiras atualizadas. A avaliação dos estoques inclui o valor das mercadorias e dos produtos em José de Alencar Rocha Loures Júnior 9

11 fabricação ou produtos acabados. Para fazer uma avaliação desse material, tomamos por base o preço de custo ou do mercado, preferindo-se o menor entre os dois. O preço de mercado é aquele pelo qual a matéria-prima é comprada e consta da nota fiscal do fornecedor. No caso de materiais de fabricação da própria empresa, o preço de custo será aquele de fabricação do produto. Podemos realizar uma avaliação dos estoques através de quatro métodos: Custo Médio, PEPS, UEPS e Custo de Reposição. Para seguir a legislação e para fins didáticos falaremos sobre o Custo Médio. Custo Médio = É a mais utilizada e autorizada pela legislação. Tem por base o preço de todas as retiradas, ao preço médio do suprimentos total do item em estoque. Age como um estabilizados, pois equilibra as flutuações de preços; contudo, a longo prazo, reflete os custos reais das compras de material. Analisando a ficha que segue como exemplo, vamos compreender melhor uma avaliação do custo médio. Data Entradas Saídas Saldo Qte PU Total Qte PU Total Qte PM Total XX/ , , , ,00 XX/ , , , ,00 XX/ , , , ,50 4. Exercícios 1) Preencher na planilha dados os valores dos itens (inclusive o total), Colocar em ordem de valores (do maior para o menor), Calcular o percentual de cada item com relação ao valor total, Identificar os itens que pertencem as classes A, B e C, Informar no gráfico e fazer a curva ABC. TABELA DE PADRÕES ABC Valores A = 75 B = 20 C = 05 Quantidades A = 10 B = 25 C = 65 DADOS Demanda Preço Valor Média Unitário Total Código Valor % CLASSIFICAÇÃO % Acumulado Código , , , , , , , , , , , , , , ,00 Totais Gerais ======= ======= ========= ======= ==== % GRÁFICO Itens Cl José de Alencar Rocha Loures Júnior 10

12 2) Preencher na planilha dados os valores dos itens (inclusive o total), Colocar em ordem de valores (do maior para o menor), Calcular o percentual de cada item com relação ao valor total, Identificar os itens que pertencem as classes A, B e C, Informar no gráfico e fazer a curva ABC. TABELA DE PADRÕES ABC Valores A = 75 B = 20 C = 05 Quantidades A = 10 B = 25 C = 65 DADOS CLASSIFICAÇÃO Demanda Preço Valor % Código Valor % Código Média Unitário Total Acumulado Cl , , , , , , , , , , , ,00 Totais Gerais ======= ======= ======= ==== % GRÁFICO Itens ) Preencher a tabela abaixo utilizando o sistema de avaliação de estoque por preço médio. Entradas Saídas Saldo Data Qte PU Total Qte PU Total Qte PM Total XX/ , ,00 XX/ , ,00 XX/ XX/ ,00 XX/ ) Preencher a tabela abaixo utilizando o sistema de avaliação de estoque por preço médio. Data Entradas Saídas Saldo Qte PU Total Qte PU Total Qte PM Total XX/ , ,00 XX/ , ,00 XX/ XX/ José de Alencar Rocha Loures Júnior 11

13 D. MÉTODOS DE RESSUPRIMENTO E DESEMPENHO DOS ESTOQUES 1. Parâmetros de Ressuprimento As estimativas exageradas por excesso implicam a imobilização desnecessária de recursos financeiros, além do congestionamento de áreas de armazenagem e da sobrecarga de trabalho de manuseio de materiais e realização de inventários. As reposições em quantidades reduzidas acarretam compras repetidas e urgentes, em condições geralmente desfavoráveis. Por tais circunstâncias, atendendo às condições peculiares da empresa, analisam-se previamente os fatores essenciais à determinação da quantidade a ser ressuprida, a fim de evitar os prejuízos decorrentes dos exageros nas estimativas, por excesso ou por falta, e para a fixação, com propriedade, das épocas em que deva ser diligenciado o ressuprimento. Para contornar tais problemas, otimiza-se o estoque por meio dos parâmetros de ressuprimentos, a seguir definidos, os quais têm por finalidade manter os níveis permanentemente ajustados em função da lei de consumo, do prazo de reposição, da importância operacional e do valor de cada material. Além de otimizar, o gerenciamento também objetiva evitar a ruptura do estoque, ou seja, impedi-lo de atingir o nível zero, programando o abastecimento de modo que haja uma reserva. Essa reserva, o estoque de segurança, aparentemente excesso de material, previamente calculada, formará um lastro de emergência, que será utilizado após o nível de estoque terá atingido seu ponto mínimo. A seguir, conceituamos os principais parâmetros de ressuprimento, bem como as formulações matemáticas referentes aos cálculos respectivos, envolvendo materiais com consumo regular e consumo irregular. a - Demanda (D): é a quantidade consumida ou requisitada para uso em um determinado período. b - Demanda Média Mensal (`D): é a quantidade média de material consumido em um determinado período. x 1+x 2+x x n. N c - Demanda Anual (Q): é a quantidade de material consumido em um período de 12 meses. d - Quantidade Pendente de Compra (QPC): é a quantidade de material em aquisição ainda não entregue pelo fornecedor. e - Tempo de Ressuprimento: compreende o espaço de tempo decorrido entre a data da emissão da requisição para compra do material e aquela em que o material é recebido pelo almoxarifado, o considerado em condições de utilização. Podemos dividir em: tempo de processo, que é o tempo gasto na elaboração do processo de compra, e o tempo de entrega, que é utilizado pelo fornecedor para atender e eventualmente, fabricar o material. Demora solicitação + Demora Pedido + Demora Fornecedor + Demora Recebimento + ETC. f - Ponto de Ressuprimento (PR) ou Ponto de Encomenda (PE) ou Ponto de Pedido (PP): corresponde ao nível de estoque que ao ser atingido indica a necessidade de ressuprimento do material. PR = (D.TR) + ES. g - Intervalo de Ressuprimento (IR): é o espaço de tempo compreendido entre duas datas consecutivas de ressuprimento. A= IR 2 meses, B= IR 3 meses, C= IR 4 meses. h - Lote de Compra (LC) ou Quantidade de Ressuprimento (QR): é a quantidade de material solicitada em cada ressuprimento de estoque. QR = D x IR. i - Nível de Suprimento (NS): corresponde à quantidade existente fisicamente no almoxarifado e mais em processo de compras. NS = C (IR + TR) + ES. j - Estoque Máximo (EMax): quantidade máxima de material admissível em estoque. Emax = D.IR + ES. k - Estoque Médio (EM): é uma quantidade média de material mantida em estoque em um determinado período. Emed = QR + ES l - Cadência de Compras (CC): é o número de ressuprimento efetuados no ano. m - Estoque de Segurança (ES): é a quantidade de material destinada a evitar ruptura de estoque, ocasionada por dilatação de tempo de ressuprimento (atraso na entrega ou qualidade) ou aumento da demanda em relação ao previsto. ES = D x TR n - Ruptura de Estoque (RE): é a situação em que determinado item de material é requisitado ao almoxarifado, sem que haja saldo suficiente em estoque para seu atendimento total. RE = Número vezes não atendida x 100 Número vezes solicitada o - Lote Econômico de Compras (LEC): É o equilíbrio econômico entre o custo de posse (manutenção dos estoques) e o custo de aquisições (obtenção de material, em determinação das qualidades as compras). Para a determinação do lote econômico, define-se que o custo do sistema é: Custo do Sistema Custo do Material Comprado Custo da Gestão das Compras = + + Custo Financeiro de Manter os Estoques José de Alencar Rocha Loures Júnior 12

14 Formulando o modelo matemático temos: a) O lote econômico Q = 2 X Cp X D Cc X J b) Quantos pedidos devem ser feitos ao longo do ano N = D Q Em = Q 2 c) O Custo do Total do Sistema, incluindo o custo de compra do material. C Cc X D Cp X D Q = + + Onde: Cc = custo unitário do material comprado Cp = custo para fazer um pedido de compra D = demanda do item para o período considerado N = número de pedidos que devem ser feitos no período para atender à demanda J = taxa de juros do período Em = estoque médio do período Cc X J X Q 2 Exemplo O consumo previsto de um produto é de unidades ao ano. A negociação do departamento de compras resultou na escolha de um fornecedor que se compromete a entregar o produto mantendo o preço unitário constante ao longo do ano em $ 3,50. Estima-se que a taxa de juros anual se situará em 20% para o período e que o custo de cada pedido seja $100,00 Calcule: a) O lote econômico b) Quantos pedidos devem ser feitos ao longo do ano c) O Custo do Total do Sistema, incluindo o custo de compra do material. a) Q = 2 X 100 X = 1.851,64 unidades 3,50 X 0,20 por vez b) N = D = Q 1.851,64 = 6,48 pedidos c) C = 3,50 X X 6,48 3,50 X 0,20 X 1.851, C ,50 X 0,20 X 1.851,64 = C ,50 X 0,20 X 925,82 = + + C = ,07 C ,07 = José de Alencar Rocha Loures Júnior 13

15 2. Medidas de Desempenho São indicadores que permitem uma constante avaliação do desempenho da atividade de gestão de estoque. Estes procedimentos permitem um acompanhamento dos resultados e a tomada de ações corretivas para minimização dos problemas e aprimoramento da função. Apresentamos a seguir os principais indicadores utilizados para aferir o comportamento da gestão de estoque. Índice de rotação de estoque (IRE) ou Giro de estoque (GE) = Indica quantas vezes o estoque médio foi atingido em um determinado período. Pode ser determinado por item de material ou pelo número total de itens em estoque, e em função da quantidade ou do valor. IRE = Caso Prático: D E med N Calcular o índice de rotação de estoque para o item de material que apresenta as seguintes informações: JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO Demanda Estoque IRE = 6640 = 6640 = 3,07 vezes Índice de esgotamento de estoque (IEE) ou Cobertura de estoque (CE) = Indica o número de períodos médios com disponibilidade do material em estoque. IEE = Caso Prático: EF D N Calcular o índice de esgotamento de estoque para o item de material a seguir: JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO Demanda Estoque IEE = 3150 = 3150 = 3,8 meses Nível de serviço (NSE) = Identifica o desempenho da área nos atendimentos das solicitações de materiais ao almoxarifado num determinado período. NSE = NPA x 100 NPR Onde: NPA = Número de pedidos atendidos NPR = Número de pedidos recebidos dos requisitantes Caso Prático De um determinado item de material, foram recebidos no almoxarifado num certo tempo pedidos, sendo que dos mesmos foram atendidos pedidos. Calcular o nível de serviço apresentado pelo item de material. NSE = x 100 = 98,81% José de Alencar Rocha Loures Júnior 14

16 Taxa de Inatividade do estoque (TIE) = Indica a representatividade dos itens de material em estoque, porém sem movimentação a N meses (obsoletos). TIE = IIE x 100 IEF Onde IIE = Número de itens inativos em estoque IEF = Número de itens existentes em estoque. Caso prático Calcular a taxa de inatividade do estoque, sabendo que a empresa possui itens no almoxarifado dos quais itens estão sem movimentação a mais de doze meses. TIE = x 100 = 8,4% Nível de significância do estoque de segurança (NES) = Indica a relação existente entre o Estoque de Segurança mantido na empresa e o estoque médio. NES = ESV x 100 E V m Onde: ESV = Estoque de segurança valorizado EMV = Estoque médio valorizado Caso Prático Sabendo-se que o valor do estoque médio de uma determinada empresa é de R$ ,00 e que o valor do estoque de segurança atinge R$ ,00, determinar o nível de significância do estoque de segurança. NES = ,00 x 100 = 5,0% ,00 3. Exercícios 1. Calcular a Demanda, Tempo de Ressuprimento, Estoque Segurança, Intervalo de Reposição, Ponto de Ressuprimento, Quantidade de Ressuprimento, nível de Ressuprimento, conforme dados abaixo; Dados A B C D E E D TR 15 dias 45 dias Um mês 15 dias 30 dias 15 dias IR Três meses Dois meses Um mês Dois meses Três meses Dois meses D TR ES IR PR QR NR Respostas A B C D E E José de Alencar Rocha Loures Júnior 15

17 2. Determinar o lote econômico, Quantidade de pedidos devem ser feitos ao longo do ano e o custo do total do sistema (incluindo o custo de compra do material); A - Uma empresa tem um consumo anual de unidades de um determinado produto que custa $4,25 a unidade. A taxa de juros estimada é de 22% ao ano, e o custo para fazer um pedido é $55,00. B - Uma empresa tem um consumo anual de unidades de um determinado produto que custa $3,00 a unidade. A taxa de juros estimada é de 18% ao ano e o custo para fazer um pedido é $93,00. C - Uma empresa tem um consumo anual de unidades de um determinado produto que custa $4,50 a unidade. A taxa de juros estimada é de 16% ao ano, e o custo para fazer um pedido é $45,00. D - Uma empresa tem um consumo anual de unidades de um determinado produto que custa $5,00 a unidade. A taxa de juros estim3da é de 20% ao ano e o custo para fazer um pedido é $100, Calcule as medidas de desempenho da gestão de estoque, dos indicadores: a) IRE ou GE Dados: JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO Demanda Estoque Resultado: José de Alencar Rocha Loures Júnior 16

18 b) IEE ou CE Dados JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO Demanda Estoque Resultado: c) NSE Dados De um determinado item de material, foram recebidos no almoxarifado num certo tempo pedidos, sendo que dos mesmos foram atendidos pedidos. Calcular o nível de serviço apresentado pelo item de material Resultado: d) TIE Dados Calcular a taxa de inatividade do estoque, sabendo que a empresa possui itens no almoxarifado dos quais itens estão sem movimentação a mais de doze meses. Resultado: e) NES Dados Sabendo-se que o valor do estoque médio de uma determinada empresa é R$ ,00, e que o valor do estoque de segurança atinge R$ ,08, determinar o nível de significância do estoque de segurança Resultado: E. AQUISIÇÃO DE MATERIAIS 1. A função Compras (PPQQ) A função compras é um segmento essencial da administração de material, que tem por finalidade suprir as necessidades de materiais e serviços, planejá-las quantitativamente, satisfazê-las no momento certo, na qualidade correta e providenciar seu armazenamento. Compras é, portanto, uma operação de administração de materiais, mas essencial entre os que compõem o processo de suprimento de uma empresa. Antes que uma simples engrenagem possa começar a girar no processo produtivo, os materiais devem estar disponíveis e deve haver certeza de que o suprimento será contínuo, para satisfazer as necessidades e os programas de produção. Objetivos da Área de Compras Comprar materiais e insumos obedecendo aos padrões de qualidade requerida. Procurar colocar os materiais a disposição do usuário na quantidade solicitada. Procurar dentro de uma negociação justa e honrada os melhores preços para a empresa. Coordenar para que os materiais estejam a disposição do usuário no prazo (momento) correto. José de Alencar Rocha Loures Júnior 17

19 Centralização e Descentralização de Compras Vantagens da Centralização Permite melhor negociação em função do volume de compras. Possibilidade de uma maior especialização por parte do pessoal de compras. Adoção de procedimentos uniformes, possibilitando melhores controles. Vantagens da Descentralização Maior agilização na obtenção dos materiais. Proximidade com o centro de decisão local. Maior divisão de responsabilidade. Atividade Básicas de Área de Compras Cadastro de Fornecedores: Processo Compras: Diligenciamento Estruturas da Área de Compras Por função: Por produto: Por força de trabalho: As Interfaces de Compras com Outros Sistemas Engenharia = assuntos concernentes ao projeto planejamento e especificações preliminares as verdadeiras exigências do produto. Produção = os materiais são uma entrada deste sistema. Sem ele não há produto final. Testar materiais alternativos para suprimento a pedido da área de compras e indicar os que forem satisfatórios. Finanças/Orçamento = com base nos orçamentos financeiros, avaliar os compromissos a serem efetuados pela área de compras. Pagamento das despesas de aquisição. Relacionamento com Vendas = informações com as quotas de vendas e quanto às expectativas das mesmas que servem como índice das prováveis necessidades de materiais. Contabilidade = contabilizar todos os materiais adquiridos. Sistema de Classificação de Material = definir as características dos materiais necessários de forma que os compradores obtenham o material adequado. A descrição deve ser padronizada. Planejamento e Controle de Estoque = com base em informações de provável demanda, desenvolver programas de necessidades quantitativas de materiais, informando a área de compras. E auxilia na negociação com fornecedores no tocante a quantidade e prazos. Controle de Qualidade = verificar se os materiais recebidos correspondem aos comprados. Informa ao órgão de compras e estoque fornecedor quais os métodos de testes que serão aplicados e qual será o critério para sua aceitabilidade. Também auxiliar nas avaliações industriais dos fornecedores e ao diligenciamento. Armazenagem = informação de recebimento dos materiais comprados, dados sobre embalagem de material. Transporte = Envolve a seleção de transportadoras (CIF - frete incluso no preço - Cost of Exisurance and Freight - FOB - frete não incluso no preço - Free on Board). 2. Fornecedores Podemos dizer que fornecedores são todas as empresas interessadas em suprir as necessidades de outra empresa em termos de matéria-prima, serviços e mão-de-obra. A eficiência da área de compras está ligada ao grau de atendimento e ao relacionamento entre comprador e fornecedor, que deve ser o mais adequado e conveniente. Classificação dos Fornecedores Fornecedor Monopolista: são os fornecedores de produtos exclusivos. Normalmente, o volume de compras é que determina o grau de atendimento e relacionamento; Atenção pequena do vendedor para seus clientes; Fornecedor é consciente do seu monopólio; Comprador é que mantém o interesse em aquisição. Fornecedores Habituais: são os fornecedores tradicionais, que sempre são consultados em um processo de compra. Possuem uma linha de produtos padronizados e comerciais; Prestam melhor atendimento, pois dele depende novas vendas. Fornecedores Especiais: são os que ocasionalmente poderão prestar serviços, mão-de-obra ou fabricação de produtos, que requerem equipamentos especiais ou processos específicos, não encontrados nos fornecedores habituais. José de Alencar Rocha Loures Júnior 18

20 Fornecedores Habituais e Especiais: manter em seu cadastro no mínimo três (3) fornecedores habilitados. Vantagens: Maior liberdade de negociação (redução preço - compra); Maior segurança no ciclo de reposição dos materiais. Estágio da Avaliação dos Fornecedores É a fase de análise das fontes de fornecimento identificadas (cadastro inicial) passando de fontes possíveis para fontes habilitadas ou qualificadas. Afirma-se em geral que a avaliação adequada de uma fonte de fornecimento, resolve praticamente todas as considerações relativas à compra. Compreende: Capacidade administrativa Direção administrativa da empresa; Conceituação no mercado; Interesse em participar do corpo de fornecedores da empresa compradora. Capacidade técnica composição do corpo técnico em relação às necessidades da empresa Capacidade de produção Recursos técnicos disponíveis e utilizados Disponibilidade de operadores, máquinas e ferramentas adequadas às exigências técnicas Capacidade financeira (indicadores financeiros - balanço) Índice de liquidez - relação entre o ativo e o passivo Índice de endividamento - relação entre dívidas assumidas e o capital de giro líquido Índice de lucratividade - medido em função das vendas ou em função do patrimônio líquido Índice de rotação de estoques (IRE) - relação entre o consumo e o estoque médio Estágio do Desempenho dos Fornecedores Constitui-se na avaliação da empresa através da observação do seu comportamento em licitações e fornecimentos. O desempenho pode ser avaliado sob dois aspectos: Desempenho de licitação: é o registro da participação do fornecedor em licitações, expresso através de número de licitações não respondidas, número de itens adjudicados (colocados) e o número de itens com preços elevados. Desempenho do fornecimento: é o registro do desempenho do fornecedor em função dos pedidos de materiais a ele adjudicados (colocados), levando-se em conta os seguintes fatores: Atrasos nas entregas dos materiais em relação ao contrato Índice de recusa de materiais em inspeções qualitativas Quantidades inferiores às contratadas Caso Prático - Avaliação Desempenho de Fornecedores Qualidade (40%) 80 lotes Critérios Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor C 80 lotes 05 recusados 60 lotes 08 recusados 90 lotes 06 recusados Prazo de Entrega 35%) 80 lotes 08 atrasos 60 lotes 04 atrasos 90 lotes 05 atrasos Preço (25%) 35,40 34,20 38,50 Desenvolvimento de Novos Fornecedores A área de compras tem a missão de encontrar fornecedor para todas as necessidades e sempre que possível mais de um. Itens de materiais que devem ser desenvolvidos fornecedores: Itens com fornecedor monopolista Itens importados, sem similar nacional José de Alencar Rocha Loures Júnior 19