GESTÃO DE MATERIAIS. A Finalidade dos Estoques

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1 GESTÃO DE MATERIAIS A Finalidade dos Estoques (*) Prof Daniel Gasnier 1. INTRODUÇÃO A proposta deste artigo é a necessidade de uma abordagem ampliada e atualizada da moderna Gestão de Materiais, que integre as crescentes exigências e os novos desafios do mercado com as questões práticas levantadas por profissionais praticantes da logística, consolidando-as com as alternativas e ferramentas oferecidas pelas modernas tecnologias da informação. A partir destas necessidades identificadas, aliadas ao conhecimento adquirido no desenvolvimento de soluções logísticas (cases) em conjunto com diversos de nossos parceiros, clientes da divisão de consultoria, pretendemos articular os conceitos e respostas efetivas que possam ser implementados em uma grande abrangência de empresas, após naturalmente os devidos ajustes aos seus contextos específicos. 2. DESENVOLVIMENTO a-definições Como primeiro passo dessa empreitada, julgamos fundamental iniciar pelo esclarecimento daquilo que entendemos por Logística, haja em vista a grande popularização do tema sem uma definição mais elaborada e especializada. Então vejamos a definição que propòs o Council of Logistics Management: Logística é o processo de planejar, implementar e controlar o fluxo e armazenagem, eficaz e eficiente em termos de custos, de matérias-primas, materiais em elaboração e produtos acabados, bem como as Informações correlatas, desde o ponto de origem até o ponto de consumo, com o propósito de atender às exigências dos clientes. Simplificando isso tudo, logística significa abastecer os clientes, sejam aqueles externos, sejam aqueles internos à nossa organização. E é neste contexto que se faz necessário aperfeiçoamento de conceitos e técnicas que asseguram a disponibilidade do produto certo (com qualidade), na quantidade certa, ao preço certo, na hora certa, sem avarias e acompanhado da documentação correta. * Daniel Gasnier é gerente da IMAM Consultoria, empresa especializada na solução de problemas relacionados à logística e engenharia industrial; movimentação e armazenagem de materiais; técnicas modernas de administração da manufatura; e estratégias de produtividade.

2 Nessa série focalizaremos a Gestão de Materiais, um dos capítulos dentro das competências da Logística, que trata especificamente do Planejamento e Controle de Materiais (PCM). Alias, é interessante esclarecer que por Planejamento entendemos o processo de determinar diretrizes e ações futuras coordenadas visando aumentar a probabilidade de alcançar os resultados desejados. A partir daí, cabe ao Controle acompanhar o progresso destas ações, visando identificar desvios relevantes que acionam medidas corretivas, assegurando assim a implementação do planejamento. Antes do planejamento, no entanto, convém que o leitor realize um reconhecimento ou Diagnóstico da situação atual. Para auxiliá-lo nessa atividade, elaboramos no quadro abaixo uma relação com trinta questões fundamentais que o induzirão a refletir sobre sua Gestão de Estoques. Esse diagnóstico será mais eficiente se você procurar desenvolver respostas narradas por escrito, apresentando e discutindo-as com outras pessoas envolvidas. Breve Análise Crítica do Processo de Gestão de Materiais A. PLANEJAMENTO (Plan) 1. Os itens estão sendo bem identificados, de maneira inequívoca? Explique. 2. Existe uma política para materiais? Descreva-a. 3. A política de materiais sugere tratamento diferenciado para as diferentes categorias de itens? 4. Está definida um nível de disponibilidades ou uma tolerância em termos faltas? 5. Os estoques estão sendo criteriosa e estrategicamente dimensionados? 6. Como esta sendo determinado o estoque de segurança e o ponto de pedido? 7. Existe alguma forma dinâmica de revisão e ajuste deste ponto de pedido? 8. Como são determinadas as quantidades nos lotes de reposição? 9. Existe algum processo de análise de riscos e planos de contingência para itens faltantes? Como é realizado? 10. Existem indicadores e metas de desempenho? Quais? 11. Existe um processo de comunicação entre os envolvidos? B. EXECUÇÃO (Do) 12. Software de estoques está atendendo as necessidades dos diversos envolvidos? 13. Existe plena visibilidade das informações para subsídio ao entendimento? 14. A administração está aplicando o conceito da classificação ABC? Detalhe. 15. Como é ativada a reposição de materiais: projeção, ponto de pedido ou sob demanda? C. CONTROLE (Check) 16. Você sabe quanto representa o capital de giro em estoques? Por grupos? 17. Ocorrem freqüentes faltas de materiais necessários? Tem isso quantificado?

3 18. O atendimento aos clientes (externos ou internos) está adequado ou comprometido? 19. Os erros ou desvios na projeção da demanda provocam faltas críticas de materiais? 20. O estoque de segurança está protegendo o atendimento dentro da tolerância? 21. Os tempos de atendimento chegam a comprometer o prazo de entrega ao cliente? 22. O giro e/ou a cobertura dos itens estão sendo continuamente acompanhados? 23. Os saldos indicados no sistema informatizado são confiáveis? 24. Existe necessidade de freqüentes ajustes de saldo? 25. As causas são identificadas e as medidas corretivas/preventivas implementadas? D. INTERVENÇÃO (Act) 26. Da forma como está, a gestão atende e satisfaz os objetivos da organização? 27. Existe um programa de melhoria da gestão de materiais? 28. Quais foram as mudanças significativas implementadas nos últimos dois anos? 29. Quais serão os próximos projetos de melhoria? 30. Estes projetos asseguram o sucesso da gestão de materiais? b.finalidade dos estoques na cadeia de abastecimento Quando não estão em movimento, isto é, em fluxo, os materiais repousam armazenados em estoques. Sim, concordo - caro leitor - que isto é óbvio, mas em nossa prática concluímos que muito nos convém repassar alguns princípios fundamentais pois os mesmos nos auxiliam sobremaneira a organizar nossas idéias, contribuindo gradativamente para interpretar e entender a complexa realidade da Gestão de Materiais. Desta forma, acompanhe-nos enquanto repassamos as funções primárias dos estoques: Funções primárias dos estoques Pulmão: Como regulador do fluxo logístico, o estoque tem a função de amortecer ( buffer ) as influências da oferta na demanda e vice-versa, dessincronizando as velocidades de entrada e saída dos materiais. Exemplos: O volume armazenado na caixa d água nas residências, para fazer frente às variações diária de abastecimento, bem como o estoque regulador de grãos mantido pelo governo federal, buscando minimizar as variações bruscas de preços decorrentes da sazonalidade anual da agricultura.

4 Estratégico: Quando existe algum risco de caráter extraordinário, o estoque pode assumir a função de uma resposta contingencial, reduzindo o impacto da falta de oferta. Exemplo: Estoque estratégico de 15 dias de cobertura, mantido pela Petrobras, para assegurar abastecimento dos serviços de emergência caso ocorra uma interrupção repentina na importação de petróleo. Especulativo: Existem ocasiões onde empresas operam como agentes financeiros, deliberadamente adquirindo produtos quando os preços estão em baixa e vendendo-os quando estiverem em alta. Exemplo: Grande lote de barras de alumínio adquiridas por preço de ocasião, a serem comercializadas a médio prazo, assim que a cotação da commodity exceder 30% desse valor. Em síntese, a finalidade dos estoques é amortecer as conseqüências das incertezas. E, de fato, existem muitas incertezas na logística. Os profissionais de logística são unânimes em se queixar freqüentemente destas incertezas e dos impactos que elas ocasionam no atendimento aos seus clientes. No entanto, como seria aborrecida a vida sem os riscos, não é mesmo? Alias, são as incertezas que asseguram a necessidade desses mesmos profissionais, pois nenhum sistema automatizado, por mais elaborado que seja, é ou será capaz de substituir o talento, a criatividade e o raciocínio humanos. Portanto, sempre foram e sempre serão requeridos profissionais de logística. Neste caso, a postura mais apropriada que nos cabe é reconhecermos que as incertezas são intrínsecas à logística (indissociáveis), buscando entender e aprender como administrá-las. Como veremos adiante, nessa série, a resposta reside na quantificação das incertezas e no desenvolvimento de uma resposta adequada (dimensionamento dos estoques). c.tipos de estoques Acima tratamos da finalidade dos estoques. Agora, procurando entender as diversas variáveis em jogo na gestão de materiais, vejamos como podemos categorizar a classificação dos itens, em tipos ou grupos de materiais. Como o leitor já deve ter notado, recorremos freqüentemente ao termo materiais como uma generalização das diversas categorias de itens administrados pela logística. Nas organizações convencionais de manufatura e serviços, as categorias de materiais mais usuais que encontramos são as seguintes: Matérias-primas (MP); Materiais complementares; Componentes; Insumos; Material em elaboração ( work-in-process, WIP); Conjuntos (e sub-conjuntos); Material de embalagens;

5 Produtos acabados (PA); Equipamentos produtivos; Veículos (e peças para veículos); Materiais de manutenção; e Materiais auxiliares. Alias, os itens estocáveis podem ser organizados em estruturas mais elaboradas, como veremos adiante na série, quando abordarmos o Padrão Descritivo de Materiais (PDM), mas para efeito de uma identificação preliminar, essas categorias nos serão suficientes. d.cadeia de abastecimento Para intervir e melhorar a Logística das empresas, primeiro é preciso descrever e compreendê-la. Fazemos isso, freqüentemente, com o apoio de um esquema da malha logística, que consiste em um desenho que representa o fluxo e a armazenagem dos materiais e informações. Nesse esquema usualmente procuramos incluir todas as informações relevantes (origens, leadtimes, coberturas, checkpoints, etc ), valendo-se de uma simbologia universal (figura 1.1), que será utilizada na seqüência dessa série de artigos. Espera Operação Inspeção Armazenagem Transporte Figura 1.1 Simbologia padronizada para representação de fluxos logísticos. Julgamos que o maior benefício da malha logística é a visibilidade das informações, base para análises, debates e modelagem de uma ou mais soluções. Se houverem várias soluções, denominamos cada configuração como um cenário alternativo. Exportação Auto-serviço Atacado Fornecedores do Fornecedor Fornecedor Industria CD Canais Transportadora Loja Consumidor Figura 1.2 Malha Logística genérica

6 Na Gestão de Materiais, a malha logística contribui na identificação das origens e destinos de cada item que está sendo administrado, de forma que podemos avaliar as posições estratégicas dos estoques, estabelecendo políticas de cobertura e minimizando redundâncias, enquanto agilizamos o abastecimento e a distribuição. Podemos, inclusive, realizar um zoom focalizando um depósito qualquer dentro da cadeia de abastecimento, como representado pela figura 1.3: Estoque Saldo Check-Out Entradas Saídas Check-In Figura 1.3 Fluxo genérico do material em um depósito. Visualizando o conjunto da figura 1.3 como um sistema, observamos que todo e qualquer item armazenado em um depósito apresenta transações de entrada, transações de saída e saldos resultantes dessas movimentações. Naturalmente, a denominação genérica entrada depende do contexto, isto é, quando nos referimos a uma matéria-prima, as entradas são as documentadas por notas fiscais - por exemplo - enquanto para um produto acabado o registro é realizado com uma folha de produção ou documento equivalente. Os softwares de gestão de estoques mantém obrigatoriamente os registros de todas as movimentações através de apontamentos nos coletores de dados, confirmações e/ou digitações, servindo como base de dados para os levantamentos, análises e parametrizações que estaremos propondo nos próximos artigos. e.envolvidos com a gestão de materiais Enquanto tratávamos da finalidade dos estoques, talvez tenha lhe ocorrido quem, afinal de contas, são as entidades envolvidas com os estoques. De fato, o propósito dos estoques é beneficiar alguém, sejam pessoas ou organizações. Recomendamos que o responsável pela gestão de materiais identifique preliminarmente todos os envolvidos ( stakeholders ), buscando conhecer suas necessidades e expectativas específicas, para daí procurar atendê-las adequadamente, sem esquecer de elaborar um plano de comunicação (que informações distribuir, para quem e quando). A seguir relacionamos as mais usuais entidades envolvidas, independente do seu nível hierárquico (diretores, gerentes, analistas, consultores ou pessoal operacional):

7 Acionistas; Matriz; Alta administração (presidência, diretoria, entre outros); Clientes e usuários finais; Áreas de marketing; Área de vendas (vendedores internos e externos, representantes e distribuidores); Área de logística: planejamento (PCP), materiais, aquisição (compras), operação, distribuição, inventário, atendimento ao cliente, assistência ao cliente; Área de produção (ou operações); Área de manutenção (técnicos de campo inclusive); Área de sistemas (tecnologia da informação); Área financeira; Área contábil; Auditoria (interna e externa); Consultores; Fornecedores; Parceiros; Fisco; Seguro; Agentes financeiros (bancos, financiadores); Filiais; e Colaboradores. f.gestor de materiais Entre os diversos envolvidos com a gestão de materiais, diversos dos quais usuários dos materiais ou das informações geradas nas suas transações, nosso destaque aqui será para o gestor de materiais, aquele que analisa e decide o que e o que não colocar nos estoques da empresa. Usualmente, sua responsabilidade é muito grande, pois as verbas mobilizadas são elevadas e limitadas. Daí, da mesma forma que empresas estabelecem suas missões, julgamos fundamental que esse profissional conheça e reflita sobre sua própria missão: Missão do profissional gestor de materiais Assegurar um satisfatório padrão de qualidade no atendimento das necessidades de seus clientes (externos e internos); Assegurar e elevar a produtividade da empresa, administrando os materiais, recursos e as informações relacionadas.

8 3. Dilema da Gestão de Materiais Naturalmente existem boas razões para mantermos e para reduzirmos os estoques: Por um lado, desejamos reduzir os estoques, pois. Crescente diversificação de produtos exige utilizar recursos de forma mais produtiva. Desejamos maior liquidez. Itens parados no estoque não agregam valor para os clientes. Alguém sempre paga pelo custo do financiamento do capital de giro investido em materiais. Estoque reduzido agiliza o feedback que melhora a qualidade, e permite resposta rápida na mudança de linha. Reduzimos os custos de manutenção, tais como espaço para armazenagem, seguros e perdas por manuseio. Manter estoques provoca também perdas por obsolescência dos materiais. Por outro lado, precisamos manter os estoques, pois Existem restrições na cadeia de abastecimento entre a capacidade produtiva instalada e demanda de mercado. Persistem as causas das incertezas e flutuações na oferta e na demanda. A falta de materiais pode comprometer o atendimento, reduzindo o faturamento e permitindo que o cliente procure alternativas na concorrência. Essa situação é conhecida como um dilema ou trade-off, isto é, uma encruzilhada onde ao optarmos por um caminho temos que abrir mão das vantagens do outro caminho. Estas são as decisões diárias que cabem aos gestores de materiais, enquanto procuram executar sua desafiadora missão. Para efetivamente administrar este dilema, é necessário dispor de instrumentos gerenciais, que demonstrem os acertos e desvios de nossas decisões e ações. A seguir, vamos apresentar dois indicadores, críticos para a gestão de materiais: Capital de Giro Nível de Serviço ,5 75 [Milhões US$] [%] Figura 1.4 Dilema da Gestão de Materiais O Indicador gerencial Capital de Giro trata do aspecto econômicofinanceiro envolvido na gestão de materiais (ponto de vista do acionista). Envolve todo o valor monetário (dinheiro) investido em materiais, sejam estes matériasprimas, produtos em elaboração ou produtos acabados. Os modernos softwares de

9 gestão empresarial ( Enterprise Resources Planning ou ERP) usualmente apuram essas informações a partir dos critérios contábeis geralmente aceitos, mas algum cuidado deve ser verificado pelo gestor quanto aos critérios de rateio dos custos indiretos. Na medida do possível, para fins gerenciais, consideramos relevante considerar os custos diretos dos materiais, livre desses rateios, a valor presente e líquido de impostos. Já o indicador Nível de Serviço ( fill rate ) trata do aspecto mercadológico (ponto de vista do cliente), refletindo as expectativas e exigências dos clientes, em termos da disponibilidade dos produtos e seus prazos de entrega. Pode ser determinado pela relação entre a quantidade de itens solicitados pelo cliente e a quantidade de itens efetivamente entregues dentro do prazo preestabelecido. Solicitações completamente atendidas de imediato Nível de Serviço (NS) = [%] Total de solicitações recebidas naquele período O termo Imediato refere-se a um prazo preestabelecido entre fornecedor e cliente. Dessa forma, o nível de serviço estabelece - enquanto parâmetro - ou mostra - enquanto Indicador - o desempenho no atendimento das necessidades dos clientes daquele estoque. Convém esclarecer que o termo nível de serviço é ocasionalmente confundido por leigos com aspectos da qualidade do serviço, tais como presteza, competência, habilidade ou educação do atendente, de forma que o leitor deve estar atento com a comunicação desse indicador. Por isso, ressaltamos que o Indicador que está sendo proposto neste caso destina-se exclusivamente a quantificar uma relação estatística objetiva e muito bem definida, como é convencionalmente utilizada na pratica da logística. 3-CONCLUSÃO Uma gestão de materiais de sucesso consegue balancear com sabedoria esses dois indicadores respondendo ao dilema ( trade-off ) entre reduzir custos e melhorar o atendimento aos clientes. Nos artigos seguintes veremos como fazer para equilibrar essas necessidades com objetividade e metodologia. Então, até o nosso próximo encontro. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS HAMEL, G,; PRAHALAD, C. K.. Competindo pelo Futuro. Ed. Campus, RJ, 1995 HAMPTON, D. R. Administração: processos administrativos. Makron Books, SP, 1990 (ou edição mais recente) MORGAM, G. Imagens da Organização. Atlas, SP, 1996 SENGE, M. P. A Quinta disciplina. Ed. Best Seler, SP., 1990 (ou edição mais recente) CHIAVENATTO, I. Introdução 'a reoria geral da administração. 3ª Ed. McGraw -Hill, São Paulo, 1983 (ou edição mais recente) CHIAVENATO, I. Teoria geral da Administração; Abordagens e explicativas. McGraw -Hill, vol 1 e 2, São Paulo, 1987 (ou edição mais recente) HAMPTON, D. R. Administração: Comportamento organizacional. McGraw -Hill, São Paulo, 1990 (ou edição mais recente) JUCIUS, M.J. et alli. Introdução à administração. Atlas, São Paulo, 1984 (ou edição mais recente).