MANUAL DE CANDIDATURA PARA SEDE CONGRESSOS DA OFTALMOLOGIA

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1 MANUAL DE CANDIDATURA PARA SEDE CONGRESSOS DA OFTALMOLOGIA 1. Intrduçã 2. Objetiv geral 3. Pré requisits 4. Requisits Principais a. Estruturais i. Área para a secretaria ii. Capacidade das salas iii. Numer de Salas Dispníveis iv. Capacidade d Auditóri principal v. Espaç para expsiçã (cmercializaçã) b. Lgístics i. Numer de quarts ii. Numer de estabeleciments hteleirs iii. Malha aérea iv. Transprte urban v. Gastrnmia vi. Atrações diversas c. Apresentaçã das Licitações i. Frnecedres Gerais ii. Empresa Organizadra 5. Avaliaçã ds principais frnecedres (ISO 9001/2008) 6. Estimativa de custs Impact n resultad d event a. Aluguel de espaç b. Empresa rganizadra (%) 1

2 7. Cartas de Api a. Cnventin Bureaux b. Gvern Municipal c. Gvern Estadual 8. Incentivs Financeirs a. Gvernamental b. Privad 9. Critéri de Avaliações 10. Prazs a. Inscriçã b. Avaliaçã c. Resultad final d. Desistências 11. Respnsabilidades 12. Observações finais 2

3 Intrduçã O interesse em sediar s cngresss brasileirs de ftalmlgia e de prevençã da cegueira e reabilitaçã visual, rganizads pel CBO, cresce a cada an à medida que s cngresss passads apresentam resultads satisfatóris, que nã significa que pdem ser realizads em qualquer lugar u em qualquer cidade d Brasil. Para garantir que as cidades candidatas tenham e apresentem uma infra estrutura adequada, fi necessári criar uma cartilha cm regras básicas de candidatura. Estabelecems determinads itens que serã avaliads pela Diretria d CBO, e s requisits básics principais que deverã ser cmprvads pelas candidatas cm: Capacidade Estrutural; Capacidade Lgística; Cartas de Api; Incentivs Financeirs; Requisits Estatutáris; e Prazs Objetiv Geral O presente dcument tem cm principal bjetiv estabelecer critéris e regras básicas para a candidatura de cidades que desejam sediar s Cngresss realizads pel Cnselh Brasileir de Oftalmlgia (CBO) em td territóri nacinal, a intençã é garantir que a infra estrutura necessária para a realizaçã ds events seja avaliada criterisamente e que tdas as cndições mínimas necessárias garantam a qualidade ds events realizads pela entidade. Pré Requisits É muit imprtante que s pré requisits estatutáris e regimentais sejam avaliads e seguids cm critéri pelas candidatas a sede ds Cngresss, esses detalhes serã analisads cm base nas nrmas vigentes d CBO. Os pré requisits sã: Ser assciad Titular d CBO para indicar uma cidade sede; Estar em dia cm suas brigações estatutárias; Encaminhar fíci a Secretari Geral d CBO cm 60 dias de antecedência da data da esclha da nva sede acmpanhads de: Term de cmprmiss cm Centr de cnvenções lcal cm apresentaçã de: 3

4 Reserva de data; Capacidade para abrigar event; Carta de api da cmunidade ftalmlógica lcal; Apresentar empresa u prpsta cmercial (rçament) para a rganizaçã d cngress; Cmprvaçã da capacidade de transprte (malha aérea) e htelaria. As avaliações e aprvaçã das cidades candidatas serã feitas pel Secretari Geral d CBO, cnfrme parágraf G artig 19 d Estatut Scial d CBO. Após a avaliaçã Secretari Geral irá infrmar a tdas as candidatas resultad das avaliações, se fram aceitas u nã. Psterirmente serã clcadas para apreciaçã d Cnselh deliberativ d CBO para a esclha da nva sede. Requisits Principais A cidade candidata deverá prvidenciar dssiê cntend tdas as infrmações necessárias para as avaliações referentes as quesits abaix relacinads cnfrme exigências mínimas a seguir: 1. Estrutural (avaliar que é brigatóri e que deve ser recmendável) a. A área mínima para a secretaria deve ser de M² b. Salas cm quantidade mínima de 100 lugares e máxima de 500 lugares c. Ter n mínim 22 (vinte e duas) salas dispníveis d. Auditóri principal para pessas sentadas e. Área de 500 M² para expsiçã de temas livres f. Área de 500 M² para expsiçã de relats de cas g. Área de cmercializaçã de M² h. Mntagem mínima para estande d CBO de 150 M² i. Mntagem de estande de 150 M² (área cnstruída) para as sciedades afiliadas (sem circulaçã) verificar a quantidade de salas necessárias para estande Obs.: A capacidade mínima de assents de tdas as salas cm prgramaçã cientifica deve ser de lugares 4

5 2. Lgístic a. Quantidade mínima de quarts dispníveis b. Quantidade mínima de 120 estabeleciments hteleirs c. Malha aérea de 80 vs diáris d. Apresentar carta d CVB para pções de gastrnmia e. Apresentar carta d CVB para pções de lazer 3. Licitações a. A cidade candidata deve apresentar relaçã ds principais frnecedres d event Mntagem, Segurança, Transprte ds cngressistas, sinalizaçã d event, limpeza e materiais de cngressista (gráfica e pastas); b. Apresentar prtfóli das empresas candidatas a rganizadras d event; c. Apresentar valr cbrad pr cada empresa rganizadra; d. Apresentar prtfóli d lcal de realizaçã d event Planta Baixa de tdas as áreas envlvidas, cust de lcaçã e carta cm pré reserva para a data de realizaçã d event. Avaliaçã de Frnecedres O CBO fará a Avaliaçã d principal frnecedr d event, para tant a cidade candidata deverá preencher frmulári padrã ISO 9001/2008 FO-7.4.1/01 Avaliaçã de Frnecedres para cada EMPRESA ORGANIZADORA indicada. O CBO se reserva n direit de reprvar a candidatura da cidade para rganizaçã d event cas a (s) empresa (s) indicada (s) sejam reprvadas nesta avaliaçã. 5

6 Estimativa de Custs A cidade candidata deve apresentar esbç da planilha de cust para realizaçã d event cntent as seguintes infrmações: Receita ttal estimada Receita cm inscrições Receita cm cmercializaçã Despesa ttal estimada Despesa geral de rganizaçã Despesa cm aluguel d espaç Despesa cm Cmissinament; Lucr estimad O CBO se reserva n direit de reprvar a candidatura da cidade para rganizaçã d event cas resultad financeir d event seja cnsiderad ruim, u seja, uma ameaça a patrimôni financeir da entidade. Cartas de Api A cidade candidata pderá apresentar carta (s) de api institucinal a event. Serã cnsideradas cartas de api institucinal dcuments riunds das seguintes instituições: Cnventin & Visitrs Bureau Gvern Municipal Gvern Estadual Esses dcuments serã cnsiderads garantia de api lcal a event desde que sejam riginais, estejam assinadas pel gvernante atual e autenticadas em cartóri. Incentivs Financeirs A cidade candidata pderá apresentar carta (s) cm intençã de incentivs financeirs para a realizaçã d event. Gvernamental Prefeitura e Gvern d Estad 6

7 Privad qualquer empresa privada desde que essa nã faça parte d rl de expsitres. Os apis financeirs serã cnsiderads válids, desde que sejam cmprvadas as garantias ds aprtes e devidamente registrads em cartóri. Prazs Os prazs fram definids cm base n Estatut e n Regiment Intern e devem ser respeitads cnfrme a abaix: Inscriçã O praz limite para enviar a dcumentaçã será 30 dias antes d iníci d cngress n qual será realizada a eleiçã da cidade d event a ser realizad em quatr ans (a data de pstagem será a data utilizada cm parâmetr para cumpriment d praz); Avaliaçã a Diretria terá 30 dias para avaliar as cidades candidatas e apresentar as candidaturas para avaliaçã d CDG. Resultad Final - As candidaturas aprvadas serã levadas para avaliaçã d Cnselh Deliberativ que estará reunid n event que definirá a cidade sede, as candidatas serã pstas para avaliaçã d Cnselh Deliberativ n mesm event. Desistência cas a vencedra desista de sediar cngress, a segunda clcada será autmaticamente a nva sede, a desistente arcará cm as sanções descritas em respnsabilidades. Respnsabilidades Tdas as infrmações enviadas pelas cidades candidatas sã de inteira respnsabilidade ds representantes lcais, e qualquer infrmaçã que fr cnsiderada fraudulenta prejudicará a cidade candidata em uma próxima candidatura, impedind esta de se candidatar pels prxims 10 (dez) ans. N cas de desistência a cidade candidata ficará impedida de se candidatar pels próxims 10 (dez) ans. Os representantes pela candidatura também sã respnsáveis pela cbrança ds apis institucinais recebids e cmprmetids n mment da candidatura. O CBO tem respnsabilidade de avaliar as prpstas e checar a veracidade das infrmações frnecidas pelas cidades candidatas, também é respnsável pr divulgar resultad em 7

8 seus veículs de cmunicaçã, cmunicand antecipadamente dia, hrári e lcal nde serã avaliadas. 8