INSTRUÇÃO DE TRABALHO VENDA GNC. Detalhar o processo de vendas da RDP Petróleo para revenda de GNC Gás Natural Comprimido adquirido da WHITE MARTINS.

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1 IT-CO.02. Página: 1/19 1. Objetivo Detalhar o processo de vendas da RDP Petróleo para revenda de GNC Gás Natural Comprimido adquirido da WHITE MARTINS. 2. Histórico de Revisões Revisão Data Histórico 01 13/08/2012 Revisão geral da instrução de trabalho do GNC Gás Natural Comprimido ; 02 22/08/2012 Alteração do detalhamento item 3.2 Há pedido de compra ; 03 23/08/2012 Alteração do detalhamento item 3.2 Faturamento White Martins para RDP ; 04 20/11/2012 Alteração do detalhamento item 3.1 e 3.2 Faturamento White Martins para posto de combustível / RDP 05 14/12/2012 Alteração do detalhamento item 3.2 Envio das informações do posto para White Martins e Há pedido de compra /01/2013 Alteração do detalhamento item 3.2 Envio das informações do posto para White Martins. 01/02/2013 Alteração do detalhamento item 3.2 Faturamento White Martins para Posto de Combustível / RDP

2 IT-CO.02. Página: 2/19 3. Detalhamento do Processo 3.1 Fluxograma do Processo de Contato Ativo Início Receber Informação por ou Sistema com Encerrantes, Pressão Compressor, Encerrantes Troca Carreta. Envio / Acompanhamento das Informações do Posto / White Martins Há Pedido de Compra S Faturamento White Martins para RDP / Posto Combustível N Faturamento RDP / Posto Combustível Repetir Rotina de Trabalho Fim

3 IT-CO.02. Página: 3/ Descrição do Processo de Contato Ativo ETAPA RESPONSÁVEL DETALHAMENTO A RDP Petróleo desenvolveu um sistema para controle dos encerrantes das bombas de GNC, leitura das pressões dos setores dos compressores de GNC, encerrantes nas trocas de carreta nos postos que tem parceria com a Rejaile e com a WHITE MARTINS. É de obrigação do posto de combustível incluir a informação no site da RDP ou passar um todos os dias até as 09:00 horas para o vendasgnc@rdppetroleo.com.br com as seguintes informações: Planilha Encerrantes Bombas; Pressão de cada setor do compressor de GNC: 1º setor e 2º setor. Se tiver troca de carreta enviar planilhas com as informações dos setores e dos encerrantes das bombas naquele momento. Receber Informação por ou Sistema com Encerrantes, Pressão Compressor, Encerrantes Troca Carreta. Posto de Combustível / Televendas Para incluir as informações via WEB consultar o item 3.4 ENCERRANTES, PRESSÃO COMPRESSOR, TROCA CARRETA SITE RDP OBS: os postos que trabalham 24 horas deverão atribuir um horário especifico para tirar as leituras dos encerrantes entre as 20:00 horas e 08:00 horas. Sabe-se que a carreta GNC possui capacidade útil de m3 a pressão de 250 Barg. A carreta possui dois compartimentos, o primeiro com 80% do volume e o segundo com 20% do volume total da carreta chamados de 1 e 2 setor da carreta respectivamente. A carreta é acoplada ao sistema de recompressão do posto que se inicia o consumo pelo 1 setor da carreta. Quando a pressão deste chega a 20 Barg o sistema de recompressão efetua a troca automaticamente para o 2 setor da carreta, sem interrupção de fornecimento. O 2 setor poderá abastecer de 80 a 100 veículos que possuam cilindros de no máximo 10 m³. A White Martins DEVERÁ SER INFORMADA IMEDIATAMENTE SEMPRE QUE O 1 SETOR ATINGIR A PRESSÃO DE 60 BARG. Se até as 10:00 horas o setor de Televendas não tiver recebido o ou visualizado a informação via Web as informações da pressão e encerrantes ligar no posto e cobrar a pessoa responsável pelo envio do ou inclusão das informações no sistema. Envio/Acompanha mento das informações do posto para White Televendas A televenda estará com o sistema de GNC aberto em sua maquina para acompanhar a inclusão das informações pelo posto de combustível. Caso a Televenda receba a informação do posto de combustível por , encaminhar o com o encerrante e a posição da pressão de cada setor para a White Martins e para o responsável da RDP nos s abaixo: Luciano: luciano_dallabrida@praxair.com Fabiano: fabianno_cavalcante@praxair.com Eder: eder@rdppetroleo.com.br Edson: gerenciarede02@postosmediterraneo.com.br Nota: Fica a critério da White Martins realizar a programação de abastecimento do posto de combustível com as informações enviadas pela Televenda.

4 IT-CO.02. Página: 4/19 Há pedido de compra Posto de Combustível / Televendas O posto de combustível não pode ligar para a White Martins solicitando o combustível. O pedido só poderá ser feito para o setor Televendas da RDP. A responsabilidade de atendimento dos clientes que possuam contrato de GNC com a RDP foi definido para atendimento da televenda da seguinte maneira: Vendas 1: Posto 1, Posto 2, Posto 3, Posto 4. Caso a vendedora não esteja presente orientar outra vendedora a acompanhar a informação dos setores e pressão do GNC. A Televenda monitora os s, lançamentos sistema, caso alguma anomalia, entre as 14:00 horas e 14:30 horas o posto de combustível receberá uma ligação da Televenda para ver se à necessidade de produto. Se à pedido o posto deverá registrar por com a informação da pressão de cada setor para a Televenda que encaminhará para a White Martins. O pedido de GNC deverá ser feito pelo posto de combustível até as 16:00 horas. INDEPENDENTEMENTE DE HAVER PEDIDO OU NÃO, ATÉ AS 16:00 HORAS O POSTO TEM POR OBRIGAÇÃO PASSAR A INFORMAÇÃO DA PRESSÃO DE CADA SETOR DO COMPRESSOR DE GNV PELO SISTEMA OU POR PARA A TELEVENDAS, QUE POR CONSEGUINTE DEVERÁ ENCAMINHAR PARA WHITE MARTINS. Com o pedido de GNC do posto de combustível, ligar para o telefone (41) e ou passar para o Sr. Fabiano da White Martins fabianno_cavalcante@praxair.com solicitando o produto. Não há necessidade de pedir por quantidade e sim por caminhão. OBS: PARA O ABASTECIMENTO DO FINAL DE SEMANA NOS POSTOS DE COMBUSTIVEIS QUE POSSUEM GNC, O SR. EDSON GAVA EM CONTATO COM A WHITE MARTINS DECIDIRAM EM CONJUNTO A NECESSIDADE DE DEIXAR DISPÓNIVEL CARRETAS CARREGADAS. ESTE MOTIVO É ÚNICA E EXCLUSSIVAMENTE PARA O POSTO NÃO FICAR DESABASTECIDO. O processo de abastecimento do caminhão pela White Martins até a entrega no posto de combustível leva em torno de 05:00 horas. O posto tem que ficar muito atento a está informação para não ficar desabastecido. Faturamento White Martins para RDP / Posto de Combustível Televendas / White Martins / Financeiro RDP Após o recebimento do pedido de GNC pela White Martins, a mesma irá faturar duas notas fiscais: A 1ª DANFE Venda a Ordem emissão White para Posto que acompanhará o caminhão em duas vias até o destinatário. Esta deverá ser assinada e identificada à placa da carreta ao lado da assinatura na nota fiscal pelo responsável que receber o produto (uma via posto, uma via White Martins assinada). Esta DANFE terá como destinatário o posto. A NF após sua chegada na White Martins, devidamente assinada pelo posto terá sua imagem enviada por meio eletrônico à RDP, william@rdppetroleo.com.br, evertom@rdppetroleo.com.br, eder@rdppetroleo.com.br, amadeu@rdppetroleo.com.br, vendasgnc@rdppetroleo.com.br; A 2ª DANFE de Venda emissão da White para a RDP que será enviada para os s, administração@rdppetroleo.com.br e eder@rdppetroleo.com.br; william@rdppetroleo.com.br; financeiro01@rdppetroleo.com.br.

5 IT-CO.02. Página: 5/19 O evertom@rdppetroleo.com.br será responsável por manter uma pasta em arquivo com uma via da nota fiscal de VENDA da White Martins para RDP, e uma copia da imagem da DANFE de VENDA A ORDEM assinada pelo posto. O evertom@rdppetroleo.com.br também será responsável por enviar para o responsável da contabilidade (arquivador a de documentos) uma via da nota fiscal de VENDA da White Martins para RDP, e uma copia da imagem da DANFE de VENDA A ORDEM assinada pelo posto. O financeiro01@rdppetroleo.com.br será responsável por incluir a nota fiscal de venda da White Martins para RDP no Sispetro para controle contas a pagar. Para incluir nota fiscal de GNC no SISPETRO seguir item 4. Inclusão de Nota Fiscal Eletrônica da White Martins para RDP no SISPETRO. Também ficará sob a responsabilidade do financeiro01@rdppetroleo.com.br arquivar na pasta sanfonada onde estão todos os boletos bancários ordenados por data de vencimento uma copia da nota fiscal de compra do GNC. No corpo da nota fiscal de compra do GNC tem a data para pagamento do produto. O arquivamento de uma copia da nota fiscal na data de vencimento servira para quando receber o boleto bancário esta possa ser substituído e caso não chegue o boleto saber de qual nota está faltando. Após o recebimento da DANFE de OUTRAS SAÍDAS por da White Martins, a Televenda da RDP deverá lançar o pedido no CONTROLE DE PEDIDOS CONFORME ITEM 3.3 Inclusão de Pedido GNC no CONTROLE DE PEDIDOS.. A DANFE servirá para que seja incluído no CONTROLE DE PEDIDOS o cliente e quantidade de produto enviada para o posto de combustível. OBS: É DE SUMA IMPORTANCIA OBSERVAR O ENVIADO DA WHITE MARTINS COM O ESPELHO DA NF DE OUTRAS SAÍDAS COM S ANTERIORES PARA QUE NÃO SEJÁ LANÇADO PEDIDO EM DUPLICIDADE UMA VEZ QUE PODE SER PASSADO A MESMA NOTA VARIAS VEZES NO . ATENTAR-SE SEMPRE O NÚMERO DA NF E AS INFORMAÇÕES ADICIONAIS, POIS LÁ TEM O NÚMERO DA NOTA FISCAL DE VENDA PARA RDP NOTA MÃE. O financeiro irá fazer a analise do pedido no CONTROLE DE PEDIDOS para liberação do credito. Credito não liberado, o responsável comercial deverá ser comunicado. Faturamento RDP para o posto de combustível Televendas / Logística / Financeiro O preço para faturamento será fornecido para a Televenda lançar o pedido do cliente pelo gerente operacional da RDP. A cada mudança de preço a televenda será informada para que seja faturado corretamente. Credito liberado, o responsável pela pelo lançamento dos pedidos em Araucária PR em ou quem vier sucedê-lo por qualquer motivo deverá fazer o lançamento no SISPETRO conforme orientação 3.4 LANÇAMENTO PEDIDO DE GNC NO SISPETRO do pedido de venda para o posto com as informações do CONTROLE DE PEDIDOS informadas pela Televenda. O faturamento da nota fiscal eletrônica de venda da RDP para o posto de combustível será realizado na empresa da RDP-Araucária CNPJ: / O FATURADOR terminado a emissão da nota fiscal eletrônica de GNC na empresa da RDP-Araucária deverá comunicar por , MSN e telefone ao Sr. Eder e o Sr. Everton do Setor Financeiro da RDP-Curitiba para que seja enviado para o do cliente com copia para o Sr. Mauricio Filho o documento fiscal e o boleto de cobrança.

6 IT-CO.02. Página: 6/19 Repetir rotina trabalho Posto de Combustível / Televendas Não havendo pedido por parte do posto de combustível realizar a rotina de trabalho estabelecida a cada dia. OBS: Qualquer problema nos equipamentos de compressão do GNC informar White Martins nos s luciano_dallabrida@praxair.com e fabianno_cavalcante@praxair.com. Em todos os compressores o cliente é responsável pela manutenção de bicos e mangueiras das bombas abastecedoras GNC. Os demais serviços e equipamentos são de responsabilidade do proprietário do compressor. Compressores Aspro deverão ter sua manutenção com a ASPRO e os de propriedade da WM serão atendidos pela empresa por ele indicadas.. Os compressores próprios terão contrato de manutenção preventiva e corretiva assim que saírem do período de garantia. 3.3 Inclusão Pedido GNC no CONTROLE DE PEDIDOS Ao funcionário da empresa que necessitar de utilizar o programa CONTROLE DE PEDIDOS desenvolvido pelo setor de TI da RDP Petróleo proceder à solicitação ao administrador do programa para criação de uma conexão remota, nome do usuário e senha; Após realizar o login, clicar no botão Novo para incluir um pedido: Preencher o campo Código do Cliente de acordo com os dados passados pelo cliente indicando ou clicando em Localizar para fazer uma busca na lista de clientes cadastrados no sistema;

7 IT-CO.02. Página: 7/19 Preencher os campos indicados pelas setas de acordo com pedido do cliente: Código do Produto GÁS NATURAL COMPRIMIDO; Quantidade; Previsão de Entrega; Local de Carregamento Base Origem 2 Araucária ; Prazo de Pagamento; Preço Negociado; No campo Frete proceder da seguinte maneira: Todo pedido que for entregue pela empresa RDP Petróleo marcar a opção Frete Entrega;

8 IT-CO.02. Página: 8/19 Utilizar a opção Entrega / Terceiros / Padrão e escolher a transportadora ALL AMÉRICA LATINA LOGISTICA, clicar em gravar;

9 IT-CO.02. Página: 9/ ENCERRANTES, PRESSÃO COMPRESSOR, TROCA CARRETA SITE RDP A RDP Petróleo desenvolveu em seu setor de TI um sistema para controle de informações geradas pelos postos que possuem sistema de GNC. O sistema armazena informações dos encerrantes das bombas de GNC, o estágio da pressão dos compressores e as informações de troca de carreta. Para incluir as informações no sistema é preciso acessar o site da RDP Petróleo: Acessar o ícone Cliente RDP; CONTROLE GNC; Com usuário e senha acessar o site:

10 IT-CO.02. Página: 10/19 Primeira informação a ser inserida no sistema é o encerrante das bombas de GNC. Aqui é inserido apenas a informação colhida de 24 em 24 horas da bomba. Os encerrantes para postos que trabalham 24 horas devem escolher um horário marcado para colher as informações. Clicar no botão incluir encerrantes; Inserir os encerrantes das bombas; O sistema não aceita vírgula, para qualquer casa decimal favor colocar o ponto (. ). Clique no botão FINALIZAR para salvar a informação; Para visualizar a informação apenas clicar no botão consultar encerrantes;

11 IT-CO.02. Página: 11/19 Para alterar qualquer informação apenas clicar na data que conseguirá realizar a alteração; Importante lembrar para quando for alterar um dado SEMPRE ALTERAR A DATA. Observe: Agora é momento de informar a pressão de cada setor do compressor de GNC. Para isso é apenas ir ao compressor e verificar a informação da pressão do setor. Tem compressores que possui apenas um setor, mas alguns compressores possuem dois setores. É com está informação que a WHITE MARTINS verificará a necessidade de enviar a carreta com o combustível. Aqui poderá colocar a informação quantas vezes achar conveniente, mas DUAS LEITURAS DIARIA SÃO NECESSÁRIO INSERIR NO SISTEMA. A primeira leitura dos setores do compressor deverá ser colocada no sistema até as 09:00 da manha, e a ultima leitura até as 16:00. Clicar no botão INSERIR LEITURAS NO COMPRESSOR; Informar o setor do compressor;

12 IT-CO.02. Página: 12/19 Clicar no botão FINALIZAR; Caso queira alterar a leitura apenas clicar na data que abrirá a informação para ser alterada;

13 IT-CO.02. Página: 13/19 Agora deverão ser incluídas no sistema as informações de troca de carreta. Quando uma nova carreta chegar ao posto para entrega do combustível, o posto deverá anotar algumas informações para inserir no sistema. A WHITE MARTINS enviara um documento fiscal DANFE para acompanhar o caminhão com o combustível até o posto. Agora com a nota fiscal em mãos ir até o compressor e nas bombas e colher alguns dados necessários para inserir no sistema: Clicar no botão Consultar Troca Carreta para visualizar as informações inseridas. Agora para alterar as informações da troca de carreta clicar no botão Incluir Troca Carreta; Inserir o número da nota fiscal da WHITE MARTINS; Inserir a quantidade da nota fiscal; Informar a data da entrega do combustível; Informar o horário do recebimento da carga; Inserir os setores do compressor de GNC; Inserir os encerrantes das bombas no momento da troca da carreta. LEMBRANDO QUE AS CASAS DECIMAIS DEVERÃO SER SEPARADOS POR PONTO (. ), O SISTEMA NÃO ACEITA VIRGULA; Inserir o número da nota fiscal de venda da RDP, caso ainda não tenha a nota fiscal deixar zerado para depois realizar a alteração; Inserir a quantidade da nota fiscal de venda da RDP, se ainda não recebeu a nota fiscal deixar zerado para inserir quando receber a nota fiscal; Clicar no botão finalizar;

14 IT-CO.02. Página: 14/19 Se precisar alterar algum dado ou incluir alguma informação como, por exemplo, o número da nota fiscal e a quantidade da nota da RDP apenas clicar na data da informação que deseja alterar e realizar a alteração. Lembro que TODA ALTERAÇÃO DEVERA ALTERAR A DATA NOVAMENTE PARA A DATA QUE FOI REALIZADA A TROCA DA CARRETA. A ALTERAÇÃO DA DATA É IMPORTANTE PORQUE O SISTEMA NÃO RECONHECE O NOVO FORMATO DA DATA.

15 IT-CO.02. Página: 15/19 Creio que o sistema irá auxiliar em muito o envio das informações para a REJAILE e para WHITE MARTINS. Se precisar falar com a REJAILE apenas clicar no FALE CONOSCO e enviar a solicitação para a RDP. 4. Inclusão de Nota Fiscal Eletrônica da White Martins para RDP no SISPETRO Entrar no Sispetro; Verificar para qual CNPJ a nota fiscal foi emitida; Movimentação; Faturamento; Outras entradas;

16 IT-CO.02. Página: 16/19 Codigo da entidade: 1822 White Martins ; Natureza de operação: C29; Ok; Avança; Avança; Indicar a Série da Nota Fiscal; Colocar Número Nota Fiscal; Data Nota Fiscal e Data Movimento; Chave de Acesso; Condição de Pagamento prazo ; Tipo de Cobrança; Transportadora: Para está nota fiscal será sempre ALL América Latina Logística; Tabela de Preço: 01; Avançar;

17 IT-CO.02. Página: 17/19 Avança; Avança; Codigo do Produto: Gás Natural Comprimido ; Dep: 15 GNV/GNC; Quantidade: a mesma da nota fiscal que está incluindo; Preço: o mesmo da nota fiscal que está incluindo; Zerar as aliquotas; Avançar; Verificar a data de vencimento se está igual da nota fiscal eletrônica e se o valor da parcela também é igual da nota fiscal; Finaliza;

18 IT-CO.02. Página: 18/19 Não precisa imprimir a nota fiscal nem o boleto bancário; Realize a MANIFESTAÇÃO DESTINATÁRIO clicando em ok: A MANIFESTAÇÃO DESTINATÁRIO passou a ser obrigatória a partir do dia ; qualquer informação diferente do que está na tela acima entrar em contato com o responsável pelo processo. Outra maneira para incluir a nota fiscal de GNC da White Martins e o GNV da SC Gás é por importação do XML. Para isso precisamos acessar o SISPETRO utilizando das seguintes informaçoes:

19 IT-CO.02. Página: 19/19 Selecione a empresa onde deseja importar o XML; Ferramentas; Importação de Dados; Importação de NF; Processo 13 Layout NF que está vinculado com o processo 17 White Martins ou Processo 11 Layout NF que está vinculado com o processo 16 SC Gás; Depósito 15 (GNC, GNV); Clicar no botão IMPORTA e busque os XML que necessita para importação; Apos importar os XML clique no botão PROCESSA e aguarde o processamento; Finalizado o processo. 5. Matriz de Registros Registro Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de Retenção Descarte Nota Fiscal eletrônica Pasta Notas Fiscais Entradas mês a mês Pasta Por mês Indeterminado Indeterminado XML