CARLOS AUGUSTO CONCEIÇÃO A PRESERVAÇÃO DO ACESSO LÓGICO AO DOCUMENTO DIGITAL

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1 CARLOS AUGUSTO CONCEIÇÃO A PRESERVAÇÃO DO ACESSO LÓGICO AO DOCUMENTO DIGITAL SÃO PAULO 2005

2 CARLOS AUGUSTO CONCEIÇÃO A PRESERVAÇÃO DO ACESSO LÓGICO AO DOCUMENTO DIGITAL Trabalho de conclusão de curso (TCC) apresentado ao Departamento de Biblioteconomia e Documentação da Escola de Comunicações e Artes da Universidade de São Paulo, para a obtenção do grau de Bacharel em Biblioteconomia. Silva. Orientador: Prof. Dr. José Fernando Modesto da SÃO PAULO 2005

3 CONCEIÇÃO, Carlos Augusto A preservação do acesso lógico ao documento digital / Carlos Augusto Conceição. São Paulo: C.A. Carlos, p. Monografia (Trabalho de Conclusão de Curso de Biblioteconomia) Escola de Comunicações e Artes Universidade de São Paulo, Orientador: Prof.º Drº José Fernando Modesto da Silva 1. Preservação Digital. 2. Estratégias de Preservação Digital 3. Ciência da Informação 4. Documento Digital I. Autor. II Título.

4 Dedicatórias Para A rainha dominadora, por acreditar em mim enquanto poucos acreditam. Ao Inofensivo, pela orientação na vida. A aquela que é a toda poderosa, pelo companheirismo. A Andrea a atual estrela maior do meu céu

5 Agradecimentos Ao meu orientador José Fernando Modesto da Silva, por acreditar que este trabalho seria possível, e por argumentar, corrigir, concordar e discordar, enfim orientar no resultado deste trabalho. A todos os colegas e amigos que de uma forma ou de outra contribuíram para o desenvolvimento deste trabalho OBRIGADO!

6 All I m saying is now is the time to develop the technology to deflect an asteroid. <http://www.library.cornell.edu/iris> Quem controla o passado controla o futuro. Quem controla o presente controla o passado George Orwell, Nineteen Eighty-Four Alice no País das Maravilhas, a Bíblia, Shakespeare, o Alcorão e muito outros acompanharão as civilizações para sempre...um sistema operacional, um programa...não. Site do projeto Gutenberg na Web promo.net/pg/history.html

7 Referência: CONCEIÇÃO, Carlos Augusto. A preservação do acesso lógico ao documento digital f. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação) - Biblioteconomia, Departamento de Biblioteconomia da Escola de Comunicações e Artes, Universidade de São Paulo, São Paulo, Resumo: Preservação e acesso sempre foram questões em conflito no ambiente da biblioteca, durante a idade média as bibliotecas monásticas tinham por objetivo preservar o suporte da informação até mesmo do usuário, modernamente com o surgimento da biblioteca universitárias o acesso virou prioridade deixando de lado a preservação do suporte. Com o advento da informação digital, percebeu-se que o conceito de preservação e acesso são idéias que podem fazer parte de um mesmo processo onde preservação é a ação e o acesso é o objeto, isso foi percebido devido à independência da informação digital do suporte, e a sua dependência de um especifico hardware e software que compreendam a codificação do documento, assim a preservação física do suporte deixou de ser prioridade e passou-se a pensar em meios de garantir o contínuo acesso lógico ao documento, ou seja, preservar a capacidade do hardware e do software atuais em ler e interpretar corretamente um documento desenvolvido em um outro conjunto de hardware e software que se tornam obsoletos em um ritmo cada vez mais rápido. Neste sentido este trabalho tem por objetivo identificar e descrever as estratégias que forneceriam acesso lógico ao documento digital. Destacam-se duas estratégias utilizadas hoje para a preservação do acesso lógico, ambas oferecem vantagens e desvantagens na sua aplicação, sendo que o seu conhecimento auxilia na melhor aplicação delas no gerenciamento da biblioteca. Palavra chave: Biblioteca, Preservação Digital, Estratégia de preservação digital, Documento digital, Migração, Emulação.

8 SUMÁRIO INTRODUÇÃO... 9 OBJETIVO OBJETIVOS ESPECÍFICOS DELIMITAÇÕES METODOLOGIA JUSTIFICATIVA A FUNÇÃO DA PRESERVAÇÃO NA BIBLIOTECA O DOCUMENTO DIGITAL PRESERVAÇÃO DIGITAL PRESERVAÇÃO DO ACESSO LÓGICO DIGITAL ESTRATÉGIAS DE PRESERVACAO DO ACESSO LÓGICO MIGRACAO E CONVERSÃO DE FORMATOS A EMULAÇÃO A PRESERVAÇÃO DIGITAL NO BRASIL O ARQUIVO NACIONAL UNICAMP CONCLUSÃO REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS GLOSSÁRIO ANEXOS ANEXO 1: LISTA DE PROJETOS E INICIATIVAS EM PRESERVAÇÃO DIGITAL... 64

9 9 INTRODUÇÃO A biblioteca tem a responsabilidade, perante a sociedade, de dar acesso às informações registradas por essa sociedade. Atualmente a existência da biblioteca é marcada pela procura de formas de melhorar e encorajar o acesso aos seus recursos pela população. Com isso, durante muito tempo, pouca importância foi dada à preservação desse material, sendo considerado um assunto importante apenas para os bibliotecários de obras raras ou de materiais especiais. A preservação começou a ser uma preocupação dos bibliotecários depois que alguns desastres naturais, ocorridos em alguns países, afetaram importantes bibliotecas nacionais. Como o papel moderno sofre uma deterioração maior e mais rápida que os antigos, observou-se que o objetivo último de um programa de preservação não era o de preservar para um futuro qualquer, mas sim o de preservar para o contínuo acesso da informação contida no material prossiga por um longo período. Atualmente muitas bibliotecas passaram a receber objetos digitais 1 e estão começando a perceber que para preservar o acesso da informação contida nesse material, por um longo período, será preciso ir além da preocupação com a preservação da mídia contra fatores internos e externos de deterioração. É preciso, também, se preocupar com a preservação da forma de acesso a informação contida nos objetos digitais, pois a apresentação da informação de maneira que seja entendida pelo ser humano depende de um hardware (máquina) e de um software (programa) específicos para sua 1 por exemplos, disquetes, CD-ROM, DVD s, contendo documento em formato Word, PDF s, MPEG.

10 10 decodificação. Sem essa combinação, a existência do objeto digital ficará ameaçada. (SANTOS, 2002, p.58) O problema é que as indústrias de informática lançam constantemente novas versões de seus produtos, com um aumento de velocidade ou com melhorias, tornando as versões anteriores obsoletas. Segundo alguns especialistas, isso não acontece por acaso, pois a indústria da computação sabe que possui a grande vantagem de poder vender o mesmo produto várias vezes para a mesma pessoa, não havendo o menor interesse ou a menor preocupação em manter a compatibilidade com versões antigas. Essas atualizações acabam sendo um bom negócio para essas indústrias e muitas vezes são até vistas com bons olhos pelos seus usuários. No entanto é prejudicial para as instituições que querem preservar o acesso a informação digital. Esse não é um problema de fácil solução. Vários especialistas estão pesquisando sobre qual é a melhor forma para garantir a manutenção desse acesso para as futuras gerações. A UNESCO (Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura) mostrou sua preocupação a esse respeito ao recomendar aos estados membros que tomem medidas de ordem legal, econômica e técnica, para preservar o que ela chama de herança cultural digital da humanidade (WEEB, 2005). Assim, o presente trabalho pretende demonstrar a importância de se dar ênfase à preservação da capacidade do sistema em decodificar e reproduzir a informação digital, ao invés de apenas estender a vida do suporte (papel, filme ou disquete). Buscará, também, identificar quais são os desafios que se apresentam e as estratégias consagradas na literatura especializada para a preservação do acesso lógico digital.

11 11 OBJETIVO A monografia tem por objetivo realizar uma revisão sistemática da literatura que se ocupa da preservação do documento digital, envolvendo o entendimento dos processos de preservação do acesso à informação digital. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Analisar os conceitos e as características dos documentos digitais. Identificar os desafios para a contínua preservação do acesso ao documento no ambiente tradicional e no digital. Identificar os mecanismos tecnológicos e as estratégias existentes que propiciam a preservação do acesso lógico aos documentos digitais. DELIMITAÇÕES Devido à amplitude do tema, são tratados apenas alguns aspectos referentes ao objeto de estudo. Não foram descritas questões como os aspectos referentes à segurança do documento contra alterações não autorizadas, os aspectos legais cuja ênfase recairia sobre os direitos autorais e por último com relação aos aspectos econômicos, ou seja, os recursos necessários para financiar as estratégias de preservação, aspectos que ficam como sugestão para outros estudos. A ênfase deste trabalho recai na preservação do acesso e nas estratégias necessárias para atingir esse objetivo.

12 12 METODOLOGIA Para o desenvolvimento deste estudo, procedeu-se ao levantamento bibliográfico, elaborado durante o primeiro semestre de A atividade foi realizada consultando-se o catálogo on-line DEDALUS, e o catálogo da Biblioteca da Escola de Comunicações e Artes (ECA) REBECA, a bibliografia fornecida pelo ARIST (Annual Review of Information Science and Technology) e o site da PADI (Preserving Access to Digital Information) da Biblioteca Nacional da Austrália. JUSTIFICATIVA Com a rápida evolução tecnológica a questão da preservação digital tem sido, nos últimos anos, objeto de preocupação crescente na comunidade de profissionais da informação, revelando-se um campo privilegiado para a cooperação entre diferentes áreas disciplinares, instituições ou mesmo países. Este trabalho aborda a importância e as alternativas que buscam garantir a preservação do acesso à informação digital para as gerações atuais e futuras. A compreensão do significado, das responsabilidades inerentes do documento digital e da conseqüente necessidade de preservação do acesso ao documento digital, podem contribuir para a ampliação da percepção das dimensões do problema Como não existe ainda uma solução única e final para a preservação digital, discutem-se algumas das diversas abordagens utilizadas para essa finalidade.

13 A FUNÇÃO DA PRESERVAÇÃO NA BIBLIOTECA O conceito de preservação está firmemente enraizado na idéia de que a humanidade aprende com o passado e que essas evidências do passado, sejam para fins culturais ou de investigação científica, têm considerável significado para a raça humana sendo dignas de serem protegidas da degradação natural dos objetos. Ao longo da história, sempre se procurou melhorar as técnicas de preservação da informação registrada. Passemos, portanto, à investigação de como a biblioteca participou do processo de evolução nos métodos de preservação da informação registrada. Desde o aparecimento da escrita, até o começo da impressão com tipos móveis no século XV, já havia uma preocupação com respeito à preservação do suporte da informação registrada. Durante essa época, destaque-se a preservação realizada pela biblioteca monástica, sendo ela responsável pela guarda dos livros das sociedades antigas, utilizando como principal técnica de preservação, a contínua cópia dos documentos originais. Esse trabalho era uma função de destaque nas sociedades da época, exercida por sábios e religiosos que recebiam uma instrução longa e especializada, em uma época onde os reis eram analfabetos. Por isso os copistas gozavam de grande respeito da sociedade e também de alguns privilégios. Apesar de ser uma época lembrada pelo lançamento de livros na fogueira existia, também, um pensamento favorável pela defesa da existência e da manutenção dessas bibliotecas monásticas, conforme a afirmação de um monge desse período: A biblioteca é o verdadeiro tesouro de um monastério. Sem biblioteca, ele seria como uma cozinha sem caçarolas, uma mesa sem alimentos, um poço sem água, um rio sem peixes,

14 14 uma capa sem roupas, um jardim sem uvas, uma torre sem guardas, uma casa sem mobília. E da mesma forma por que se conserva cuidadosamente uma jóia num escrínio bem fechado, ao abrigo da poeira e da ferrugem a biblioteca, suprema riqueza dos conventos, deveria ser atentamente defendida contra a umidade, os ratos e os bichos (MARTINS, 1996, p.83). No entanto, apesar de boa parte do nosso conhecimento sobre as sociedades antigas terem passado pelas bibliotecas dos monastérios, havia um problema com a técnica utilizada, porque os monges copistas eram humanos e cometiam alguns erros nas cópias dos documentos. Ao longo do tempo, e com o aumento da demanda de manuscritos, houve a introdução da profissão de escribas leigos, isso é as constantes cópias de cópias foram progressivamente aumentando os erros de tal maneira que o significado original de alguns textos já não podia mais ser reconstituído. Katzenstein (1986, p. 244) comenta sobre a diferença de formação dos escribas leigos: A educação e o conhecimento dos escribas eram deficientes e muitas vezes não entendiam os textos, copiando mecanicamente as letras sem compreender o modelo, e escrevendo palavras sem sentido. É interessante notar que havia uma preocupação com a transmissão da informação, mas não com a eficiência nessa transmissão. Segundo Katzenstein (1986) existe apenas um caso na antigüidade onde, durante as transmissões escritas, não ocorreram erros que comprometessem o sentido original do texto através dos séculos. Trata-se da cópia da Tora, o Pentateuco hebraico. Com o objetivo de que o povo não voltasse aos cultos pagãos, eram estipuladas normas para a forma de transmissão escrita do Pentateuco. A observância das leis e a conservação de seu texto para o futuro eram

15 15 consideradas igualmente importantes. Graças a esta realização, os especialistas em línguas orientais, ao contrário de outros lingüistas, podem hoje basear seu trabalho em textos que datam de mais de 2000 anos. Ao longo do século XV, ocorreram fatos que são significativos para a história da biblioteca, tais como a difusão da imprensa, a fundação das universidades e a laicização dos livros. Estes fatores contribuíram para um grande desenvolvimento na quantidade de documentos, contribuindo para que houvesse uma revolução total com relação à função que a biblioteca exercia. A biblioteca passa a não ser mais um organismo sagrado de depósito de livros, onde as publicações são escondidas, e começa a adquirir o seu sentido "moderno", tornando-se um espaço público em que seu principal objetivo é o de tornar a informação guardada acessível para o usuário. Com esse objetivo, ela passa a atuar não só na aquisição de importante material do passado e do presente, mas também em organizar, tanto física quando intelectualmente, o suporte da informação de modo a facilitar a sua consulta (MARTINS, 1996). No entanto, para que a informação esteja disponível para consulta é preciso que, além de organizar o suporte, ele também seja preservado de forma a ser utilizável constantemente. E este sempre foi um aspecto do gerenciamento da biblioteca deixado de lado pelos bibliotecários. MARCUM (2005) cita o bibliotecário Ainsworth Rand Spofford, da Biblioteca do Congresso dos Estados Unidos, que em 1900 já chamava a atenção para a necessidade dos bibliotecários cuidarem da preservação dos materiais de suas bibliotecas: No one who does not know how to use the odd moment is qualified for the duties of a librarian. I have seen, in country

16 16 libraries, the librarian and his lady assistant absorbed in reading newspapers, with no other readers in the room. This is a use of valuable time never given to be indulged in during library hours. If they had given those moments to proper care of the books under their charge, their shelves would not have been found filled with neglected volumes, many of which had been plainly badly treated and injured, but not beyond reclamation by timely and provident care. Tem se convencionado considerar a inundação em Florença, Itália, em 1966, como o começo do renascimento pelo interesse na preservação de livros e documentos (DAVIS JR, 1994 e MARCUM, 2005). A inundação atingiu os prédios da biblioteca nacional, onde milhões de livros e manuscritos ficaram debaixo da água e da lama. A UNESCO coordenou um esforço internacional de resgate, recrutando encadernadores e conservadores de todo o mundo para ajudar na restauração dos valiosos documentos da biblioteca. O tamanho do problema enfrentado foi grande, mas contribuiu para desenvolver novas técnicas de tratamento de papeis danificados pela água. Algumas das técnicas desenvolvidas se tornaram padrão mundial e toda uma geração de conservadores foi capacitada em Florença, ou treinada por aqueles que lá aprenderam (FEATHER, 1991). A biblioteca do Congresso dos Estados Unidos e a biblioteca pública de Nova Iorque também deram importante contribuição para o avanço do interesse na preservação. Juntas, elas possuíam 17 milhões de livros que datavam de depois de 1840 e que, segundo alguns especialistas em preservação, é considerado o pior período na fabricação do papel. O problema com relação ao papel deste período já havia sido detectado desde 1898, quando o então bibliotecário do Congresso John Russell Young comentou no

17 17 seu balanço anual sobre a questionable quality of the paper upon which so much of the Library material is printed (HARRIS, 2005). O problema consiste que a partir de 1840, o papel passou a ser fabricado com polpa de madeira que era um material mais frágil que seus antecessores, de forma que uma enorme quantidade de livros fabricados neste período não sobrevivia por um longo período de tempo, pois após um longo período qualquer pressão sobre eles poderia desintegrá-los. No entanto, a real escala do problema não foi percebida até meados da década de 1960, quando após varias pesquisas realizadas nas maiores bibliotecas americanas, apontaram o tamanho do problema que teria de se enfrentar. Foi calculado que só nas bibliotecas do Congresso e de Nova Iorque existiam 6 milhões de livros deste período que já estavam em estágio avançado de deterioração (FEATHER, 1991). Em 1965, uma conferência conjunta, realizada pela biblioteca do Congresso e a "Association of Research Libraries", focalizou a necessidade de um programa nacional de preservação e de como a biblioteca do Congresso poderia atuar em uma função de liderança nessa atividade, não só nos Estados Unidos como em outros lugares. Isso levou a biblioteca do Congresso a rever suas atividades de preservação e quão bem ela estava preenchendo esta função, e reconheceu que havia "a necessidade de dar uma maior ênfase em aplicar princípios científicos e métodos administrativos para um eficiente programa de preservação" (HARRIS, 2005). Uma das primeiras decisões tomadas foi que, a partir de 1967, haveria a centralização das atividades de preservação da biblioteca do congresso em uma única unidade organizacional chamada "Preservation Office". E que ela

18 18 seria responsável por proteger e estender a vida útil de toda a coleção da biblioteca, centralizando dessa forma, não só os fundos destinados à preservação, mas sendo também, a unidade responsável por dar assistência as atividades relacionadas à preservação (HARRIS, 2005). Para os livros que ainda não haviam sido desintegrados, e que ainda havia alguma esperança de recuperação, uma solução proposta e aceita, foi a tentativa de remover a acidez do papel ou tentar a neutralização dos seus efeitos. Com esse objetivo começaram a ser devotados tempo e dinheiro para essa pesquisa que demonstrou obter alguns resultados bem sucedidos no tratamento de um grande número de livros simultaneamente. Uma outra solução proposta foi a criação de "substitutos", ou seja, outro suporte no qual a informação pudesse ser guardada, mas com o visual original dela. Para isso foi utilizada a técnica da microfilmagem que começou a ser empregada a partir da década de 1930, sendo pioneira na sua utilização a biblioteca pública de Nova Iorque. A utilização da microfilmagem como método de preservação rapidamente se tornou amplamente aceita, por ser um suporte eficaz e barato de assegurar a disponibilidade de jornais e livros que estavam em processo de deterioração visto que o filme fotográfico promete sobreviver até 500 anos (FEATHER, 1991). Recentemente, outro método de preservação empregado como forma de substituição ao original começou a ser empregado. Foi a digitalização, que sem dúvida tem considerável potencial para preservação do conteúdo da informação e da aparência visual, sem contar com a maior capacidade de recuperação da informação. No entanto, ainda é uma forma dispendiosa se comparada com a utilização do microfilme e, além disso, deve se considerar

19 19 que o suporte digital apresenta seus próprios problemas com respeito à preservação, conforme veremos mais adiante. A deacidificação em massa e a utilização do microfilme não são os únicos métodos de conservação do material em uma biblioteca, assim como a acidez do papel e os desastres naturais não são os únicos perigos que sofrem o material, em que pese terem sido duas das respostas mais potentes e eficientes à crise de preservação, além de servirem para colocar o assunto da preservação em pauta na questão do gerenciamento da biblioteca. O problema da preservação física é comum a todas as bibliotecas, já que a informação, no formato tradicional, tem uma ligação inquebrável com o suporte onde ela é armazenada. Independente de ser papel, vinil ou fita magnética, a parte física sofre decadência e se ela for perdida a informação que ela contém também será perdida. No entanto, o assunto fundamental da preservação não é o suporte que contém a informação, mas sim a transmissão da mensagem. Desta forma, a biblioteca tem que assegurar que, além do suporte que contém a informação, sejam preservados também quaisquer outros aspectos necessários para a continua transmissão da mensagem para o futuro. Neste capítulo, elencamos acontecimentos significativos na história da preservação tradicional, desde o seu início, quase ao acaso, nos monastérios até algumas das técnicas atualmente utilizadas de preservação do suporte tradicional. Vimos como no nosso século foi preciso ocorrer um acidente natural para que despertasse a importância de se aumentar e melhorar as estratégias de preservação. Assim, hoje a informação digital apresenta desafios que vão além do seu suporte. E, da mesma forma que o citado bibliotecário do congresso norte-americano avisou sobre o perigo que corria o

20 20 material da biblioteca, também hoje, os pesquisadores estão nos prevenindo que a informação digital não é eterna e que há a necessidade preservá-la. No próximo capítulo procuraremos mostrar a definição e as principais características de documento digital.

21 O DOCUMENTO DIGITAL A Norma 6023, de agosto de 2000, da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) define documento como qualquer meio que contenha informação registrada, formando uma unidade, que possa servir para consulta, estudo ou prova. Inclui impressos, manuscritos, registros audiovisuais e sonoros, imagens, entre outros. O dicionário de informática da Microsoft define documento como: Qualquer trabalho criado com um programa aplicativo e gravado em disco, recebendo um nome de arquivo especifico através do qual pode ser recuperado. Usualmente, tende-se a imaginar que documentos no ambiente digital são apenas os arquivos gerados pelos processadores de textos. Para o computador, porém, os dados são apenas grupos de caracteres e, assim, uma planilha e um gráfico pode ser considerado documento tanto quanto qualquer carta ou relatório. Documentos digitais são coleções de bits (códigos binários) que correspondem ao bit streams, e com tais podem representar qualquer coisa na forma digital, som, imagem, animação e texto. Rothenberg (2005a, p. 5) explica de forma simples o que é um bit stream : Imagine que todos os números em uma conta mensal foram colocados juntos sem pontuação ou espaço para distinguir entre datas, valores, números de cheques, depositos ou balanço. O resultado seria um stream dígito, onde todas as informações importantes seriam enunciadas embora em uma forma não

22 22 legível. Para entender este stream você necessitaria conhecer o formato dele, por exemplo, uma seguência de entrada, cada uma consistindo de um número de fragmentos, tais como datas, seguido pelo número do cheque com um zero indicando um depósito seguido pela quantia da transação, seguido por um balanço intermediário. Você também necessitária saber onde cada fragmento começa e termina, quantos dígitos compreende uma data, um cheque ou uma quantidade. Um bit stream é simplesmente um dígito stream no qual cada dígito é binário (isto é, 0 ou 1). Note que mudar o tamanho do stream ou rearranjar de qualquer modo a seguencia dele, quebra com o seu significado (Tradução nossa). Na verdade, arquivos de documentos são programas, consistindo de intruções e dados que podem ser interpretados só pelo apropriado software. Sem o programa autorizado ou algum software equivalente - o documento é refém de sua própria codificação. Além disso muitos documentos tem informações especiais sobre ele que é significativa apenas para o software que criou ele, por exemplo o processador de texto Word tem embutido informações especiais quanto a sua formatação, planilhas de texto têm embutidas fórmulas específicas que relacionam as células. (Rothenberg, 2005a, p. 10) Com o intuito de melhor compreender as diferenças de documento tradicional e digital, expõe-se a seguir o quadro 1 que é o resultado da pesquisa feita por SANTOS (2002, p.35) :

23 23 Quadro 1 - Diferenças entre documentos tradicionais e eletrônicos Características Documentos Tradicionais Documentos Eletrônicos Feito sobre um suporte (papel, Feito sobre um suporte (magnético etc.) com o auxilio de símbolos Consignação e ou óptico) com o auxílio de símbolos (caracteres alfabéticos, utilização de (códigos binários) que devem ser ilustrações, etc.) que o ser símbolos decodificados para que o ser humano pode compreender humano possa compreender (ler) (ler). O conteúdo deve ser separado do Conteúdo é inseparável do Relação entre o suporte de tempos em tempos e suporte no qual foi registrado. conteúdo e o transferido para outro. Grande Alto grau de integridade do suporte possibilidade de perda da conteúdo integridade do conteúdo. Aparecem de forma evidente ao usuário. São partes Não são imediatamente evidentes e Características das integrantes do documento são habitualmente desconhecidas estruturas sobre papel e preserva-se pelo usuário. materiais e lógicas como um critério essencial de sua autenticidade. Apoiam-se em um contexto Metadados Dependem de um contexto administrativo para serem compreendidos administrativo, mas precisam igualmente de metadados que descrevam a função da informação registrada. Identificação dos documentos Conservação dos documentos É uma entidade material Conservar às unidades materiais (folhas de papel, volumes, etc.) sob as melhores condições possíveis a fim de evitar dano que, se mesmo assim ocorrer, deve ser reparado imediatamente. Não é uma entidade material, nem pode ser identificada como tal. Trata-se mais de uma entidade lógica que é resultado de uma atividade ou de uma operação Deve-se periodicamente transferir os dados para outros suportes, isto é, efetuar uma cópia para novos dispositivos de armazenamento e, em qualquer caso, converter os dados para um formato que convenha aos sistemas informáticos. Fonte: SANTOS, Vanderlei Batista dos. Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivística, 2002, p.31.

24 PRESERVAÇÃO DIGITAL Segundo a CORNELL UNIVERSITY LIBRARIES (2005) e SPINDLER (2003), as primeiras tentativas de coleta e preservação de materiais eletrônicos começaram na década de 1970, com o estabelecimento de data library que auxiliava nas pesquisas em ciências sociais. Esses projetos consistiam em reter textos e dados, derivados de específicos projetos de pesquisa, em um software para facilitar a subseqüente reutilização e aplicação em pesquisa. Em 1971 tem início o Project Gutenberg que começa a codificar no formato digital obras em domínio publico na esperança de que elas serão livremente reproduzidas e distribuídas. Em 1980, com o advento do Computador Pessoal e do Computador de Grande Porte, a quantidade de conteúdo eletrônico aumentou e profissionais da computação estabeleceram instrumentos de rotinas como o sistema de "backup. Até esse momento, ainda não havia uma preocupação com a preservação por longo tempo. Durante a década de 1990, com o aumento da disponibilidade de tecnologias de digitalização e produção de livros eletrônicos, jornais e índices, levaram ao desenvolvimento de bibliotecas digitais, levando os bibliotecários a ter um interesse ativo na preservação para publicação eletrônica e no estabelecimento de padrão de metadados na Internet. Em 1997, o "Virginia Institute of Technology" iniciou o primeiro programa para aceitar teses e dissertações eletrônicas. Este projeto acentuou as similaridades entre bibliotecários preocupados em preservar publicações eletrônicas e arquivistas interessados em preservar seus materiais eletrônicos.

25 25 Teses e dissertações são consideradas simultaneamente uma publicação e um registro escolar. Em 1998, um estudo da RLG (Research Libraries Group) descobre que 2/3 dos arquivos, bibliotecas e museus e outros repositórios tem assumido a responsabilidade pela informação digital, mas em 42 % falta a capacidade para ler e acessar alguns destes materiais. Em 2004, o site de pesquisa Google começou a trabalhar em conjunto com as bibliotecas das Universidades de Harvard, Stanford, Michigan, Oxford bem como a biblioteca pública de Nova Iorque para digitalizar livros da coleções delas e fazer eles pesquisaveis no Google. Hoje, trinta anos depois das primeiras tentativas, a preservação digital ganhou uma importância ainda maior visto que o mundo cultural, educacional e científico, está aumentando a sua produção, distribuição e acesso à informação digital e esta parece ser uma tendência em crescimento por prover significativos benefícios em relação aos materiais no formato tradicional para os usuários e para as instituições. Porém, sua versatilidade traz novos níveis de fragilidade quer sejam materiais que "nasceram digitais" ou que foram digitalizados de outros materiais, a biblioteca que temos hoje é uma biblioteca híbrida contendo tanto material na forma tradicional como na digital sendo assim ela precisa estar preparada para os novos desafios que se apresentam. ROTHENBERG (2005a, p, 1) em artigo para a Scientific American, explica através de um pequeno cenário o problema que nossos descendentes podem ter de enfrentar ao tentar acessar um documento digital obsoleto no futuro :

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