O Planeamento dos Custos

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Teresa Alcântara Sabala
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1 O Planeamento dos Custos José Cruz Filipe 1 O processo geral O planeamento das actividades O planeamento de tempos O planeamentos dos custos 2 1

2 O processo geral Os processos do PMBOK Iniciação Planeamento Controlo Execução Fecho 3 O processo geral Os sub-processos do planeamento Actividades (Âmbito) Planeamento Tempos Risco Recursos e Custos 4 2

3 O planeamento de custos Perspectivas sobre o custo Actividade Centro de custo Funcional Categoria do custo 5 O planeamento de custos Os custos, as despesas e os pagamentos Orçamentação muito dependente do conteúdo técnico Construção civil (áreas, volumes, função, etc.) Engenharia de software (linhas de código, módulos) Custos ou despesas de investimento? Gestão do cash-flow 6 3

4 O planeamento de custos Factores de custo Custos directos Mão-de-obra Matérias primas e subsidiárias Equipamentos Subcontratos Outros custos directos Custos indirectos Administrativos Gestão Financeiros Outros Planos de contenção do risco Imprevistos 7 O planeamento de custos Metodologias Top-down Estabelece-se um valor global com base em experiência anterior e depois desagrega-se esse valor pelas componentes da WBS Bottom-up Estima-se o custo de cada actividade a partir dos recursos que consome e somam-se os custos de todas as actividades da WBS Paramétricas Custos calculados com base em variáveis típicas Modelação 8 4

5 Custo de uma actividade Metodologia Bottom-up Exemplo: Duração: 3 dias Mão-de-obra: 2 homens (a 100%) Materiais: 200 litros de petróleo Custo diário da Mão-de-obra: 60 / homem.dia Custo do litro de petróleo: 1,2 / litro Esforço total = 3 x 2 = 6 homens.dia Custo da actividade: 6 x x 1,2 = O planeamento de custos Bases para estimativas: um exemplo Classe Nível de definição do projecto 5 de 0% a 2% 4 de 1% a 15% 3 de 10% a 40% 2 de 30% a 70% 1 de 50% a 100% Finalidade Metodologia Gama de precisão Validação da ideia Estudo de viabilidade Orçamento, autorização ou controlo Controlo ou proposta / concurso Verificação da estimativa ou proposta / concurso Paramétrica, sensibilidade ou analogia Fundamentalmente estatística Mista e estatística Fundamentalmente determinística Determinística Inf: -20% a -50% Sup: +30% a +100% Inf: -15% a -30% Sup: +20% a +50% Inf: -10% a -20% Sup: +10% a +30% Inf: -5% a -15% Sup: +5% a +20% Inf: -3% a -10% Sup: +3% a +15% Esforço necessário AACE. 1997, Recommended Practice No. 18R-97, Cost Estimate Classification System As Applied in Engineering, Procurement, and Construction for the Process Industries. 1 2 a 4 3 a 10 4 a 20 5 a

6 O planeamento de custos Pontos a notar: Na fase de orçamento, qualquer custo é uma estimativa Os custos são aditivos as durações não são aditivas Custo e preço são questões diferentes 11 6

7 O Planeamento do Risco José Cruz Filipe 1 Tópicos O processo geral O planeamento das actividades O planeamento de tempos O planeamentos dos custos O planeamento do risco 2 1

8 O processo geral Os processos do PMBOK Iniciação Planeamento Controlo Execução Fecho 3 O processo geral Os sub-processos do planeamento Actividades (Âmbito) Planeamento Tempos Risco Recursos e Custos 4 2

9 O planeamento do risco Beware of Murphy s Law(s) Anything that can go wrong will go wrong. Nothing is as easy as it looks. Everything takes longer than you think. If there is a possibility of several things going wrong, the one that will cause the most damage will be the one to go wrong. O'Toole's Commentary: Murphy was an optimist. 5 O planeamento do risco Enviesamento nas estimativas Actividades em falta Caminhos na rede que convergem num nó Erros na execução das actividades Excessos de confiança Criação de filas de actividades em espera para algum recurso Recursos partilhados (multitasking) Acontecimentos indesejados (causa de risco) Sindroma do estudante Comportamentos defensivos induzidos pela gestão Falta de atenção ao rework Falta de atenção aos tempos mortos Leach, Larry. (2003). Schedule and cost buffer sizing. Project Management Journal. Vol. 34(2):

10 O planeamento do risco Definição formal Risco: Um acontecimento ou condição, com um grau de incerteza que, se ocorrer, tem um impacto positivo ou negativo nos objectivos do projecto. PMI PMBOK 2004 Na prática dá-se muito mais atenção aos impactos negativos 7 O planeamento do risco Mas risco para quem? Customer satisfaction? Budget & Schedule? Business success? Future potential? Expectativas de vendas não confirmadas? Produto mal aceite pelo cliente? Produto ultrapassado pela concorrência? Atraso ou custo excessivo? 8 4

11 O planeamento do risco O nível de risco é determinado por... Dimensão do Projecto Custos Extensão temporal Quantidade de Recursos Número de Actividades Número de Entidades Envolvidas... Complexidade Grau de inovação Tecnologia Envolvente Constrangimentos (custos, prazos, escassez de recursos, etc.) Falta de experiência em projectos semelhantes... Maturidade e Capacidade de Gestão (Estrutura do Projecto, CMM) 9 O planeamento do risco A natureza da incerteza O que SEI QUE NÃO SEI (Known unknowns) Vai chover? Quando? Quanto? O fornecedor vai atrasar-se? Quanto? O teste pode correr mal. O cliente pode demorar demasiado tempo a aprovar as especificações. O que NÃO SEI QUE NÃO SEI (Unknown unknowns) Os imprevistos 10 5

12 O planeamento do risco Exemplos de riscos Riscos do cronograma Disponibilidade de instalações Disponibilidade de pessoas Incerteza quanto à produtividade Condições ambientais adversas Disponibilidade de materiais e equipamentos Interacção complexa entre actividades e tarefas Riscos do custo Incerteza sobre custo horário da mão-deobra Incerteza sobre custo de materiais e equipamentos Incerteza sobre custos de coordenação Incerteza sobre a inclusão de todos os factores de custo Incerteza sobre taxas de câmbio Riscos tecnológicos Grau de maturidade da tecnologia Probabilidade de ter de fazer rework Necessidades de infra-estrutura Disponibilidade de todos os dados para o design Problemas de patentes e protecções de direitos Problemas de impacto ambiental 11 O planeamento do risco A gestão do risco e da incerteza Exige a adopção de metodologias adequadas Identificar factores de risco Estimar a probabilidade de ocorrência Avaliar os impactos prováveis Decidir sobre os níveis de risco considerados aceitáveis Estimar os custos de minimização da probabilidade de ocorrências Definir indicadores e sinalizadores Elaborar planos de mitigação do risco Elaborar planos de contingência 12 6

13 O planeamento do risco Avaliação e planeamento do risco 1. Identificação do risco Brainstorming Experiências anteriores Exploração de situações potenciais 2. Caracterização do risco Análise das causas (diagrama de Ishikawa) Externas (factores ambientais, etc.) Recursos Dependência de terceiros Variações de factores de custo Estimativa da probabilidade de ocorrência Estimativa do impacto 13 O planeamento do risco Avaliação e planeamento do risco 3. Monitorização Definição de indicadores ou sinalizadores Nomeação do responsável Definição da janela de atenção 4. Plano de contenção Plano de mitigação Plano de contingência 14 7

14 O planeamento do risco A matriz de risco Probabilidade de ocorrência Muito alta Alta Média Baixa Muito baixa Catastrófico Crítico Grave A evitar Aceitável Ideal Muito baixo Baixo Médio Alto Impacto sobre os resultados Muito alto Definir critérios para as escalas dos dois eixos Por exemplo: Probabilidade: Muito baixa < 5% Muito alta: > 40% Impacto Muito baixo: < 1000 Muito alto: > O planeamento do risco Os planos de contenção do risco Planos de Mitigação Procedimentos a adoptar para tentar diminuir a probabilidade de ocorrência do facto indesejado Planos de Contingência Procedimentos a adoptar para minimizar os impacto, depois da ocorrência do facto indesejado! Prever recursos e custos!!! 16 8

15 O planeamento do risco Notar que: Os unknown unknowns não foram contemplados Acrescentar ao orçamento uma percentagem do custo total para imprevistos Como resultado da análise de risco, pode ser necessário refazer algumas partes do plano Criar novas actividades Redefinir sequência de actividades Alterar estimativas de durações Prever recursos diferentes Modificar custos 17 O planeamento do risco Um exemplo After 14 years and $14.6 billion, the Big Dig is coming to an end at least officially. Throughout the summer, leaks [in the tunnels] continued to make headlines. In July, the Boston Globe reported that leaks in the I-93 tunnel roof will persist ay least until 2010; repairs will not add to the project cost as they are built into the contingency plan. Fonte: PM Network, Oct

16 O processo geral Rever e ajustar o plano de projecto Actividades (Âmbito) Planeamento Tempos Risco Recursos e Custos 19 O processo geral Os processos do PMBOK Iniciação Planeamento Controlo Execução Fecho 20 10

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