Planeamento de Projectos

Transcrição

1 de Projectos José Cruz Filipe 1 Tópicos O processo geral O planeamento das actividades O planeamento de tempos O planeamentos dos custos O planeamento do risco 2 1

2 O processo geral O Triângulo Fatal Recursos (custo) Especificação (objectivos /qualidade) Calendário (tempo) 3 O processo geral Eisenhower terá dito: Plans are Nothing. Planning is Everything. 4 2

3 O processo geral A investigação e a prática mostram que... the reason some managers get the job done is that they plan and manage effectively. First they plan, then they manage the plan. Then they continue to plan/manage, plan/manage until they get the job done. (...) All too often ineffective managers try to complete a project without a well-designed plan. They use a fix-it mentality. But effective project managers realize that good planning leads to smaller problems during implementation. Fonte: Randolph e Posner.(1988). What Every Manager Needs To Know About Project Management. MIT Sloan Management Review. Summer 1988; Vol. 29(4):65-73, p O processo geral Os objectivos... devem ser OBJECTIVOS! Criar uma região europeia, encontrando sinergias entre as organizações existentes, com vista a aumentar a eficiência operacional e a rendibilidade 6 3

4 O processo geral Objectivos *S*M*A*R*T* S pecific M easurable A chievable R esults oriented / Rewarding T ime-bound 7 O processo geral Objectivos: exemplos *S*M*A*R*T*? Aumentar, no próximo ano, as receitas de IRC em 30% Aumentar, no próximo ano, as vendas de detergentes domésticos em 3% Melhorar a qualidade do atendimento ao público Reduzir, no próximo ano, o tempo máximo de espera dos clientes para 20 minutos, garantindo um nível de serviço de 95%. Entrar no próximo ano no mercado das telecomunicações móveis como um operador de qualidade Lançar um cartão de cliente até Março e conseguir aderentes até ao início do Verão 8 4

5 O processo geral Os processos do PMBOK Iniciação Controlo Execução Fecho 9 O processo geral Os sub-processos do planeamento Actividades (Âmbito) Tempos Risco Recursos e Custos 10 5

6 O processo geral Sub-processos do planeamento 1 Âmbito (Scope) do âmbito Definição do âmbito Definição das actividades 11 O processo geral Sub-processos do planeamento 2 Tempos (Schedule) Sequência das actividades Estimativa duração das actividades Cronograma 12 6

7 O processo geral Sub-processos do planeamento de recursos 3 Custos Estimativas de custos Orçamento 13 O processo geral Sub-processos do planeamento 4 Risco Identificação dos riscos Avaliação dos riscos Planos de contenção 14 7

8 O das Actividades José Cruz Filipe 1 O processo geral O planeamento das actividades 2 1

9 O processo geral Os processos do PMBOK Iniciação Controlo Execução Fecho 3 O processo geral Os sub-processos do planeamento Actividades (Âmbito) Tempos Risco Recursos e Custos 4 2

10 O planeamento das actividades O planeamento das actividades 1 Âmbito (Scope) do âmbito Definição do âmbito Definição das actividades 5 O planeamento das actividades Definição do âmbito: O Scope Statement Frase que, em termos muito simples Define: O produto final do projecto A data especificada de conclusão O orçamento do projecto E descreve de modo sucinto: A razão de ser do projecto Pode ainda incluir: Referência a algo muito relevante que não faz parte do projecto. 6 3

11 O planeamento das actividades Scope Statement: Um exemplo Planear, lançar e gerir uma campanha nacional de sensibilização para a separação e entrega de lixo reciclável, e avaliar o impacto conseguido ao fim de um ano. A campanha, que deve durar três meses, não custar mais de e estar concluída em 30 de Abril do próximo ano, insere-se nas acções destinadas a atingir as quotas de reciclagem fixadas pela UE. 7 O planeamento das actividades Definição das actividades: a Work Breakdown Structure Agrupamento hierárquico de componentes: Orientado para os deliverables Define e organiza todo o projecto Para: Facilitar a gestão Atribuir responsabilidades Criar sub-projectos, subcontratos, etc. Definir fases de trabalho O que não está na WBS não existe para o projecto 8 4

12 O planeamento das actividades Work Breakdown Structure: a estrutura Projecto Bloco Bloco n Bloco p Grupo Grupo 1.2 Activ Activ Não é uma representação da rede! 9 O planeamento das actividades Work Breakdown Structure: exemplo 1a Aplicação informática Gestão do projecto Concepção Implementação Desenvolvimento Testes Mód. Xx 1 Mód. Z 4 Mód. Xx 1 Mód. Z 4 Mód. Xx 1 Mód. Z 4! WBS por fases 10 5

13 O planeamento das actividades Work Breakdown Structure: exemplo 1b Aplicação informática Gestão do projecto Módulo Xx 1 Módulo Z4 Testes Implementação Desenvolvimento Testes Concepção Implementação Desenvolvimento Concepção WBS por Módulos 11 O planeamento das actividades Work Breakdown Structure: exemplo 2 Avião Gestão do projecto Estrutura Gestão técnica Fuselagem Asas Cauda Cabine Estrutura Estrutura! primária secundária WBS por componentes 12 6

14 O planeamento das actividades Work Breakdown Structure: exemplo 3 Estudo de Viabilidade Gestão do projecto Previsão Proveitos Análise Económicofinanceira Relatório Final Custos de Investimento Marketing -mix Inquérito Previsão Vendas Terrenos e Construç. Equipamentos Outros custos Concepção Question. Validação Question. Obtenção respostas Inserção dados Análise resultados Relatório Recomend. 13 O planeamento das actividades A Matriz de Responsabilidades Código WBS Descrição da actividade Matriz de responsabilidades Membro da equipa Gestor do projecto Director Financeiro Director A Director B Director C Usar as siglas: R Responsável C - A consultar A - Quem aprova I - A informar 14 7

15 O planeamento das actividades Um exemplo simples Planear até à próxima Sexta-feira uma excursão de uma semana ao Algarve, a realizar em Outubro, para as pessoas inscritas neste curso, mais os quadros de apoio administrativo e o formador. O custo total da excursão não deve exceder 400 euros por pessoa. O custo deste plano não deve exceder os 30 euros. 15 8