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1 PONTIFÍCIA UNIVERSIDADE CATÓLICA DE CAMPINAS ADOÇÃO DE MELHORES PRÁTICAS NA ÁREA DE TI NA ORGANIZAÇÃO XYZ FOMENTO MERCANTIL CAMPINAS 2011

2 2 Amanda C Neves RA: Camila Bonatte RA: Gustavo Silva Lopes RA: Rodrigo Spinosa RA: Adoção de Melhores Práticas na Área de TI na organização XYZ FOMENTO MERCANTIL Trabalho acadêmico titulado Adoção de Melhores Práticas na Área de TI na organização XYZ FOMENTO MERCANTIL apresentado à Pontifícia Universidade Católica como requisito parcial para obtenção da conclusão do 4º Semestre do Curso Superior Tecnologia Gestão da Tecnologia da Informação. Orientador: ETTORE BRESCIANI FILHO CAMPINAS 2011

3 3 RESUMO Decorrente dos estudos e pesquisas das denominadas Boas Práticas de Gestão e Governança Organizacional, ficou evidente que para as organizações a informação e a tecnologia são fatores que atuam diretamente nos objetivos elencados no planejamento estratégico organizacional, sendo um dos fatores cruciais determinantes na obtenção dos resultados desejados e por mais ilógico que possa parecer, são por muitas organizações os menos compreendidos. A alta competitividade nos mercados, independente de nacionais ou internacionais, sendo internas ou externas entre si, já estão mais do que evidenciadas onde que os diferenciais competitivos não são mais somente a capacidade de aportes financeiros e o acumulo de ativos imobilizados, o escopo dessa competitividade vais além. Atualmente já são mencionadas as HardSkills e SoftSkills de seus colaboradores e stackholders no agora mencionado de diversas maneiras dentre elas Conhecimento, Competências, Habilidades dos Ativos do Conhecimento das Organizações. Baseado nesses estudos foi feita a analise da organização onde foi identificado que a organização tem origens familiares, onde reflete essa cultura na forma de trabalho da organização não sendo adotados métodos ou ferramentas de gestão. Os processos são definidos de maneira informal ou por muitas vezes nem definidos, e a tomada de decisão é feita embasada no julgamento e experiência dos evolvidos nas áreas de forma departamental não avaliando os impactos e interesses de outras áreas. A problemática é facilmente evidenciada pela falta de metodologia e formas de Boas Práticas na Governança e Gestão Organizacional, onde a necessidade de adoção das mesmas torna-se indispensável para a sobrevivência e sustentabilidade da organização devido às grandes pressões exercidas pela concorrência e marcos regulatórios nacionais e internacionais. Em suma o método irá colaborar para uma solidificação da organização onde seus benefícios terão reflexos positivos nas demais áreas as quais necessitam dos serviços da TI e assim melhorando os processos e procedimentos da organização e por conseqüência aumentando a rentabilidade sobre os investimentos em TI.

4 4 ÍNDICE 1. INTRODUÇÃO CONTEXTUALIZAÇÃO FATORES MOTIVACIONAIS EMPRESA XYZ FOMENTO MERCANTIL Histórico da empresa Missão Valores Estrutura e tomada de decisão A problemática O MODELO DE BOAS PRÁTICAS Da escolha O modelo CobiT A missão do CobiT Objetivo do modelo Estrutura do modelo Foco do modelo Processos do modelo Benefícios CONCLUSÃO REFERÊNCIAS... 16

5 5 1. INTRODUÇÃO O surgimento da figura do contrato de factoring vem das mais remotas atividades do homem, sempre visando à satisfação de suas necessidades econômicas e uma divisão de setores na empresa, com a finalidade de aumentar a produtividade. Esta organização se dá para a obtenção de uma maior eficiência dos recursos disponíveis, o que seria seriamente comprometido se administrada por elas próprias. [1] Atualmente, a injeção de capital nas empresas é de vital importância, é neste momento onde as empresas de factoring atuam, possibilitando aos comerciantes, seus clientes, que atinjam o desenvolvimento. Para atender essa demanda a necessidade de um padrão nos processos envolvidos quanto a alise de risco e segurança são de primordial importância para o sucesso da empresa de fomento mercantil. A finalidade desse projeto é desenvolver um plano de adoção de melhors praticas na área de ti para suportam as necessidades da organização com qualidade, segurança e planejamento.

6 6 2. CONTEXTUALIZAÇÃO Decorrente dos estudos e pesquisas das denominadas Boas Práticas de Gestão e Governança Organizacional, ficou evidente que para as organizações a informação e a tecnologia são fatores que atuam diretamente nos objetivos elencados no planejamento estratégico organizacional, sendo um dos fatores cruciais determinantes na obtenção dos resultados desejados e por mais ilógico que possa parecer, são por muitas organizações os menos compreendidos. Outro fator altamente elencado e exaustivamente mencionado nas Boas Práticas é o engajamento, comprometimento, envolvimento e atuação da Alta Direção Organizacional, onde é atribuída a responsabilidade de engajar toda a organização em todos os níveis a utilização das mesmas. Dentro desse contexto torna-se imprescindível avaliar o Valor da TI, gerenciando os riscos e as necessidades de controles sobre a informação onde Valor, Risco e Controles constituem a essência da Governança de TI. 3. FATORES MOTIVACIONAIS A alta competitividade nos mercados, independente de nacionais ou internacionais, sendo internas ou externas entre si, já estão mais do que evidenciadas onde que os diferenciais competitivos não são mais somente a capacidade de aportes financeiros e o acumulo de ativos imobilizados, o escopo dessa competitividade vais além. Atualmente já são mencionadas as HardSkills e SoftSkills de seus colaboradores e stackholders no agora mencionado de diversas maneiras dentre elas Conhecimento, Competências, Habilidades dos Ativos do Conhecimento das Organizações. Em suma é o aprendizado advindo do exercício das atividades da organização onde esse gera o conhecimento tácito e o mesmo é transformado em explicito em um ciclo vicioso e benéfico onde é agregado alto valor com adoção das Boas Práticas de Governança e em específico por hora oportuna a Governança de TI, constituindo em aspectos de liderança, estrutura organizacional e processos que garantam a área de TI da organização suporte e aprimore os objetivos e estratégia da organização, habilitando a organização a obter todas as vantagens de sua informação, maximizando os benefícios, capitalizando as oportunidades e ganhando em poder competitivo.

7 7 4. EMPRESA XYZ FOMENTO MERCANTIL 4.1. Histórico da empresa Criada em 1993, a XYZ FOMENTO MERCANTIL tem sede própria em Campinas, SP, e possui escritório nas cidades de São Paulo, Rio de janeiro, Curitiba, Goiânia, Recife e Fortaleza. Em qualquer parte do Brasil, os serviços da XYZ FOMENTO mantêm o mesmo padrão personalizado de atendimento e agilidade, marcas estas que lhe conferem relevante posição entre as empresas de fomento mercantil no país. Os serviços oferecidos englobam: Aquisição de Direitos Creditórios, Export Factoring, Factoring Trustee, Factoring Matéria Prima, Administração da Carteira de Cobrança, Análise e Controle de Risco e Crédito. Atualmente a XYZ possui grande importância em seu mercado concorrendo com as melhores factorings de grande porte do Brasil, visa continuar com crescimento expressivo no mercado e expandir seus pontos de atuação com serviços com custos baixos e qualidade elevada Missão A missão da organização é oferecer atendimento de qualidade por uma equipe técnica, altamente capacitada e experiente para apresentar, sempre, soluções financeiras inteligentes, estruturadas sob medida para as necessidades de cada cliente Valores Os principais valores da XYZ moldam uma cultura baseada na valorização dos profissionais e na confiança do trabalho em equipe. Com raízes familiares, a XYZ frisa a importância do bem estar dos funcionários quanto ao ambiente de trabalho com respeito e responsabilidade podendo assim oferecer serviços de qualidade superior com comprometimento e proximidade ao cliente.

8 Estrutura e tomada de decisão A organização tem origens familiares, onde reflete essa cultura na forma de trabalho da organização não sendo adotados métodos ou ferramentas de gestão. Os processos são definidos de maneira informal ou por muitas vezes nem definidos, e a tomada de decisão é feita embasada no julgamento e experiência dos evolvidos nas áreas de forma departamental não avaliando os impactos e interesses de outras áreas. Atualmente as informações da organização estão disponíveis através de sistemas distintos. O sistema central engloba grande parte dos processos existentes e consequentemente os setores neles envolvidos. No entanto os setores de contabilidade, jurídico, cadastro, RH não estão interligados entre si ou mesmo com o sistema central, são executados através de sistemas paralelos. Através de reuniões entre os diretores e sócios, é realizado o alinhamento e tomada de decisões. No entanto o sentimento de falta de direção é comum aos líderes das áreas; ora por não saber qual é o foco da organização, ora por não perceber uma direção clara nas decisões dos diretores. Os problemas são resolvidos basicamente por demanda, poucas ações preventivas são planejadas e tomadas graças à falta de indicadores formais definidos. A ordem é apagar incêndios e gestão por evidências é parte da cultura da organização. A gestão de projetos e de adoção de novas tecnologias acontece informalmente, dependendo exclusivamente da competência do responsável da área, não havendo processos bem definidos para sua execução. A equipe interna de Desenvolvimento possui um projeto de desenvolvimento de ERP próprio, esse projeto teve inicio em março de 2011, em alguns momentos há falta de alinhamento entre o desenvolvimento do sistema e os processos de negócio estavam estabelecidos na organização, mesmo que informalmente. A equipe de desenvolvimento não esta totalmente focada apenas no projeto do ERP, cada um dos funcionários possuem atividades já estabelecidas e que precisam ser cumpridas, Alem de incêndios diários. Em alguns casos o que incentivado é a procura por soluções provisórias. Isso acontece, devido ao desvio na direção do desenvolvimento. Alinhando a proposta de projeto acadêmico com as necessidades elencadas para a melhoria da área de TI da organização, foi eleito o CobiT como o modelo mais indicado para o inicio da adoção de Boas Práticas de Governança da TI, podendo esse modelo ser

9 9 implementado isoladamente ou em paralelo com modelos de Governança Organizacional tais como o COSO A problemática A problemática é facilmente evidenciada pela falta de metodologia e formas de Boas Práticas na Governança e Gestão Organizacional, onde a necessidade de adoção das mesmas torna-se indispensável para a sobrevivência e sustentabilidade da organização devido as grandes pressões exercidas pela concorrência e marcos regulatórios nacionais e internacionais.

10 10 5. O MODELO DE BOAS PRÁTICAS 5.1. Da escolha Alinhando a proposta de projeto acadêmico com as necessidades elencadas para a melhoria da área de TI da organização, foi eleito o CobiT como o modelo mais indicado para o inicio da adoção de Boas Práticas de Governança da TI, podendo esse modelo ser implementado isoladamente ou em paralelo com modelos de Governança Organizacional tais como o COSO O modelo CobiT A missão do CobiT Pesquisar, desenvolver, publicar e promover um modelo de controle para governança de TI atualizado e internacionalmente reconhecido para ser adotado por organizações e utilizado no dia-a-dia por gerentes de negócios, profissionais de TI e profissionais de avaliação Objetivo do modelo O principal objetivo das práticas do CobiT é contribuir para o sucesso da entrega de produtos e serviços de TI, a partir da perspectiva das necessidades do negócio dentre eles: Alinhamento Estratégico; Agregação de valor; Gerenciamento de recursos; Gerenciamento de riscos; Medição de desempenho.

11 Estrutura do modelo A estrutura (framework) do CobiT integra e institucionaliza boas práticas de planejamento e organização, aquisição e implementação, entrega e suporte, e monitoramento e avaliação de desempenho da TI de forma a atender as necessidades de controle da organização relacionadas à Governança de TI. Figura it governance institute. todos os direitos reservados.

12 Foco do modelo O CobiT tem o foco mais acentuado no controle que na execução. Focado em negócio, para fornecer as informações necessárias para atingir suas metas, a empresa necessita associá-las às suas metas de TI, gerenciando e controlando os recursos de TI. A orientação para negócios é o principal tema do CobiT, o qual foi desenvolvido não somente para ser utilizado por provedores de serviços, usuários e auditores, mas também, e mais importante, para fornecer um guia abrangente para os executivos e donos de processos de negócios. O modelo CobiT é baseado nos seguintes princípios (figura 2): Figura it governance institute. todos os direitos reservados.

13 Processos do modelo O CobiT define as atividades de TI em um modelo de processos genéricos com quatro domínios. Esses domínios são Planejar e Organizar, Adquirir e Implementar, Entregar e Suportar e Monitorar e Avaliar como demonstrado na figura 3. Planejar e Organizar (PO) - Provê direção para entrega de soluções (AI) e entrega de serviços (DS); Adquirir e Implementar (AI) - Provê as soluções e as transfere para tornarem-se serviços; Entregar e Suportar (DS) - Recebe as soluções e as tornam passíveis de uso pelos usuários finais; Monitorar e Avaliar (ME) - Monitora todos os processos para garantir que a direção definida seja seguida. Figura IT Governance Institute. Todos os direitos reservados.

14 Benefícios A implementação do modelo (Framework) COBIT favorecerá a organização em diversos aspectos que irão além da Governança de TI. Atendo-se ao escopo da área de TI o modelo irá agregar valores, processos e procedimentos que impactarão fortemente na cultura da empresa trazendo consigo melhorias, qualificação e quantificação do serviço da TI. Dentro dos inúmeros benefícios os quais advirão da implementação do modelo vale ressaltar que: Estarão mais claros os meios, formas, responsabilidades e protocolos da comunicação da organização; Transparência nos processos e procedimentos da TI auxiliando na identificação de suas vulnerabilidades; Auxiliará na implementação, melhoria e continuidade de um plano de Governança da TI; Facilitará a identificação e mitigação das causas e riscos; Visibilidade por todas as áreas da organização da importância e influencia quanto a prestação de serviço da área de TI para com as outras áreas; Redução de custos através de melhor planejamento e utilização dos recursos de TI. Em suma o método irá colaborar para uma solidificação da organização onde seus benefícios terão reflexos positivos nas demais áreas as quais necessitam dos serviços da TI e assim melhorando os processos e procedimentos da organização e por conseqüência aumentando a rentabilidade sobre os investimentos em TI.

15 15 6. CONCLUSÃO O trabalho acadêmico foi estruturado de forma a representar uma análise organizacional com foco na área de TI, objetivando evidenciar a necessidade de adoção das intituladas Boas Praticas de Gestão e Governança Organizacional focando na área de Governança de TI. A escolha do modelo CobiT foi devido a situação organizacional a qual se encontra a empresa estudada, onde o nível de maturidade para utilização de métodos e metodologias e ferramentas de Governança e Gestão é praticamente nulo. Dentro os diversos métodos, ferramentas e literaturas de apoio o Cobit se destacou por abranger de forma generalizada todas áreas de Governaça de TI e estando alinhado com a Governança Organizacional COSO. Uma fácil visualização referente à abrangência do CobiT está demonstrado na figura 4. Figura 4 - extraído do livro implantando a governança de ti, dos autores Aguinaldo a. Fernandes / Vladimir f. de Abreu, 2ª ed. rj: brasport, 2008

16 16 7. REFERÊNCIAS de TI. Fernandes, Aguinaldo Aragon e Abreu, Vladimir Ferraz - Implantando a Governança Alves, Estefan Macalli e Ranzi, Thomas Augusto Damo. Governança de ti: avaliação de maturidade do Cobit em uma empresa global. Universidade Federal de Santa Catarina UFSC. Notas de Aula - Professor Aguirre, Thiago - Governança de TI, Puc-Campinas 2007 IT Governance Institute. Todos os direitos reservados.

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