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1 Gestão do Conhecimento em Projetos José Renato Santiago

2 Cenário Corporativo Muitas empresas gastam parte significativa de seu tempo no planejamento e desenvolvimento de atividades, sem se aterem ao fato de que muitas delas já foram executadas anteriormente. O uso adequado desta experiência pode trazer maior qualidade aos seus projetos e conseqüentemente aos seus produtos.

3 Saber usar o que já tem A maior parte dos conhecimentos que uma empresa necessita para desenvolver seus projetos, de maneira competitiva, ela já possui; A capacidade de adquirir e aplicar o conhecimento e o know how é um importante diferencial para qualquer organização.

4 Olhar para o passado... olhos no futuro É importante considerar a reutilização dos conhecimentos já existentes na organização. As empresas, de uma forma geral, não podem se dar ao luxo de ignorar toda a experiência adquirida ao longo de sua existência.

5 Os Valores Intangíveis Os valores intangíveis que agregam valor à maioria dos produtos e serviços são baseados em conhecimento... Os processo de fusão e aquisição potencialmente crescem de forma significativa o valor intangível da organização...

6 Os Imprevistos Tecnológicos A qualificação e o julgamento de um trabalhador experiente não podem ser substituídos por qualquer sistema de tecnologia de informação... É comum, em um primeiro momento, priorizar a integração de sistemas tecnológicos...erps, CRMs isto, definitivamente, não é o mais prioritário

7 Desafio Corporativo Estruturar o conhecimento obtido ao longo de sua existência de forma a utilizá-lo nas atividades operacionais e no desenvolvimento de seus novos projetos e produtos; Garantir o uso da experiência que a empresa possui e a sua utilização como instrumento de aprendizado para todos na empresa, não permitindo que fique restrita a um grupo de profissionais.

8 Inicialmente, É Preciso Aprender... Uma organização precisa aprender a partir do aprendizado de seus colaboradores; Importante haver alinhamento entre os objetivos organizacionais e de seus funcionários; O aprendizado adquirido em projetos anteriores possibilita o desenvolvimento de novos projetos com menor custo, maior qualidade e, por fim, em um menor período de tempo.

9 Gerir o Conhecimento pode ajudar... É possível considerar que a gestão do conhecimento acontece a partir dos processo de obter, gerenciar e compartilhar a experiência e especialização dos funcionários; A experiência e conhecimento adquiridos pelas pessoas integram a memória de uma organização e é base para sua melhoria contínua.

10 Os Tipos de Conhecimento Há dois tipos de conhecimento, a serem considerados: Explícito: objetivo e facilmente captado, codificado e compartilhado. Tácito: subjetivo, baseado em experiências pessoais e específico a um determinado contexto.

11 ...Conhecimento na Organização A empresa precisa não somente manter / acumular, bem como criar novos conhecimentos, disseminá-los pela organização inteira e incorporá-los em seus produtos e processos. As organizações aprendem somente por intermédio de indivíduos que aprendem.

12 Vantagem Competitiva As únicas vantagens competitivas que uma empresa tem são aquilo que ela coletivamente sabe, a eficiência com que ela usa o que sabe e a prontidão com que ela adquire e usa novos conhecimentos.

13 Primeiros Passos Criar ambiente propício para a criação e o acúmulo do conhecimento. Colocar os conhecimentos, tácito e explícito, em formato utilizável para que, a partir daí, a empresa possa mensurar sua utilização.

14 A Importância do Contato Pesquisas mostram que: 2/3 do conhecimento adquirido pelas pessoas ocorre através de reuniões face a face ou conversas telefônicas. 1/3 através de documentos e relatórios.

15 A Socialização O aprendizado adquirido na primeira execução de uma nova atividade deve ser proliferado para toda a empresa. É preciso combater a Cultura Nacional do Individualismo Possessivo, que pode estar ainda mais destacado..

16 ...o Mapeamento... É necessária a identificação dos especialistas, pessoas com conhecimento dos assuntos relevantes. Mais importante que importar experiências bem sucedidas é localizar as ilhas de deficiência interna e promover a disseminação de boas práticas.

17 ...o Mapeamento... O Mapa do Conhecimento indica aonde ir quando se necessitar de conhecimento, é um retrato daquilo que existe na nova empresa. O Mapeamento deve considerar que conhecimento e talento não são sinônimos de formação acadêmica.

18 A Luta pela Disseminação Assegurar que compartilhar o conhecimento é mais lucrativo do que enclausurá-lo. Sistema de estímulo e reconhecimento pelo conhecimento disseminado. Estruturar um eficiente processo de transferência do conhecimento.

19 Outras Resistências As pessoas resistem em transmitir o que sabem; Falta de confiança entre os colaboradores e a organização; Diferenças entre Culturas; Pouca capacidade de absorção de conhecimentos; Uso de tecnologias inadequadas.

20 Questões Tecnológicas A Tecnologia possui um papel de facilitar a criação, registro e disseminação do conhecimento. Nenhuma ferramenta de T.I. atenderá todas as necessidades relativas ao compartilhamento de conhecimentos.

21 Avaliar as Tecnologias A utilização das ferramentas de tecnologia de informação de forma adequada e alinhada a estratégia de negócios tem como objetivo aumentar a competitividade da empresa. O compartilhamento de conhecimentos não deve ser uma demanda da área de Tecnologia de Informação.

22 Eficiência no Conhecimento Cultura orientada para o conhecimento. Infra-estrutura técnica e organizacional (middle-updown). Apoio da alta administração. Elementos motivadores. Familiaridade com os conceitos de conhecimento em toda a organização.

23 Tolerância ao Erro Tolerar Erros é um sinal de que o aprendizado tem papel importante na organização; A Ameaça aos erros cometidos faz com que os colaboradores tenham receio de evoluir e implantar inovações que podem proporcionar melhorias; O erro não é um fracasso e sim uma oportunidade de aprender (Thomas Edison).

24 Incentivo ao Registro dos Erros Por que não: Premiar os colaboradores que registram os erros cometidos em um projeto? Criar eventos para divulgação de problemas ocorridos em atividades desenvolvidas? Realizar um encontro entre participantes do projeto para discutir os problemas ocorridos durante o seu desenvolvimento? Se aprende mais com os Erros ou com os Acertos?

25 Etapa 1: Definição dos conhecimentos relevantes para as atividades da empresa: Levantar os conhecimentos necessários para o desenvolvimento do projeto; Definir o grau de importância dos conhecimentos; Associar os conhecimentos com as responsabilidades de cada área da empresa; Relacionar os conhecimentos com as competências necessárias para os projetos da empresa.

26

27 Identificação / Mapeamento das Responsabilidades Riscos Responsabilidades não identificadas ou alinhadas as áreas. Concentração em uma determinada área. Distribuição inadequada das responsabilidades (mais relevantes).

28 Asssociação dos Conhecimentos com Programas de Capacitação + Riscos Falta de envolvimento de outras áreas (RH) Falha na identificação de Programas de Capacitação

29 Definição de Programas de Capacitação com cada Área

30 Definição de Programas de Capacitação por Profissional Riscos Falta de envolvimento de outras áreas (RH) Falta de Programação Adequada / Orçamento Problema de conhecimentos anteriores

31 Mais importante que tudo... As soluções mais eficientes normalmente são simples, não possuem grandes sofisticações, por tal motivo são aprendidas por todos, independentemente do nível hierárquico; Todos os colaboradores têm algo para aprender, não importando sua posição, tão pouco a de seu Mestre. A humildade é o combustível que permite que as Lições sejam Aprendidas.

32 Etapa 2: Disseminação e Resgate das Competências e dos Conhecimentos (Lições Aprendidas): Estabelecer diretrizes para o desenvolvimento dos processos de disseminação; Criar sistema de acompanhamento e avaliação dos processos de disseminação; Resgatar os conhecimentos utilizados e as lições aprendidas em projetos desenvolvidos anteriormente; Identificar profissionais que possam ser agentes multiplicadores.

33 1 Profissionais Seniores podem contribuir, através de suas experiências e conhecimentos adquiridos anteriormente, analisando o andamento atual dos projetos e das atividades desenvolvidas pela empresa.

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35 2 Registro das metodologias e procedimentos que possam vir a ser utilizados no desenvolvimento dos projetos da empresa. Estes registros consistem em análises técnicas, de custos, sobre o planejamento de tempo, sobre qualidade alcançada e lições aprendidas.

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37 3 As visitas técnicas, realizadas pelos profissionais da empresas, devem ser devidamente registradas e divulgadas para todas as áreas da empresa. Desta maneira todos terão acesso aos conhecimentos e informações obtidas durante a realização destas.

38 4 Entende-se que registrar o sucesso é conveniente, sendo desafiador o registro de eventuais fracassos. O registro de erros cometidos é uma das principais formas de incentivo para a busca de conhecimentos que possam evitar que eles voltem a ocorrer.

39 5 As experiências adquiridas, nos projetos e nas atividades desenvolvidas anteriormente devem ser registradas e estarem disponíveis para a consulta. Isto poderá trazer reduções no tempo de execução, nos custos de desenvolvimento e nos riscos envolvidos.

40 6 As novas tecnologias e processos inovadores estudados e/ou implementados na empresa devem ser registrados e ficarem disponíveis para consulta, no intuito de facilitar a implantação delas e reduzir custos devido a utilização de novas práticas mundiais.

41 7 Os profissionais das áreas operacionais devem ter acesso aos formatos e modelos de registros que permitam que seus conhecimentos sejam explicitados de forma fácil. Estes modelos servem para evitar o constrangimento deles e incentivar o registro e a disseminação.

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43 Etapa 4: Criação de Política de Incentivo ao Registro e Disseminação: Estudar questões motivacionais junto aos colaboradores; Criar e realizar eventos presenciais que possibilitem maior integração e o mapeamento de profissionais; Definir prêmio voltado para o incentivo ao registro e disseminação de conhecimentos; Apresentar e disseminar os conceitos relacionados ao incentivo do registro.

44 1 É de vital importância a divulgação dos nomes de todos os colaboradores que se dispõem a registrar e disseminar seus conhecimentos aos demais colegas. Esta divulgação deve considerar todos os níveis hierárquicos e não estar restrita a um grupo de profissionais.

45 2 Todo colaborador que registra e dissemina seus conhecimentos deve passar a ser referência e ponto de consulta para o desenvolvimento de soluções e atuar em novos projetos que exigem tal especialidade.

46 3 É importante destacar os conhecimentos mais relevantes e informar aqueles que despertaram maior interesse das pessoas.

47 4 Estímulos a fazerem apresentações sobre assuntos relacionados com as atividades da empresa. (Ex: Programa de Milhagem do Conhecimento que premia as pessoas com livros e participação em eventos.)

48 5 Com o objetivo de incentivar o desenvolvimento de novas tecnologias e processos de inovação é interessante considerar a instituição de alguma premiação.

49 6 Disseminar é sempre uma questão muito crítica.

50 7 Sempre que um colaborador registrar ou compartilhar algum conhecimento, é importante evidenciar a relevância desta ação.

51 Etapa 5: O Desafio de Medir os Resultados:

52 Mensuração da Gestão do Conhecimento Não há um entendimento claro sobre como a gestão do conhecimento pode se tornar uma vantagem competitiva de uma organização. A ideia de mensurar a performance do conhecimento não é nova, mas sim o desafio de medir os ativos considerados intangíveis.

53 Mensuração da Gestão do Conhecimento A Mensuração da Gestão do Conhecimento passa, necessariamente, pelo existência de um alinhamento entre seus objetivos e os da própria organização. A saída pode ser medir a contribuição da gestão do conhecimento junto aos indicadores de performance da organização.

54 Pontos Críticos Dificuldades para disseminação dos conceitos de GC; Entendimento sobre o que será medido; Definição dos Indicadores; Alinhamento com os Indicadores da Organização; Objetividade na Mensuração; Clareza na Apresentação dos Resultados; Resistência devido a Medição; Sistema de Reconhecimento / Estímulos.

55 Modelo de Mensuração da GC Indicadores do Meio: Avaliar as ações e atividades que contribuem para o sucesso da Gestão do Conhecimento; Darão suporte as contribuições da Gestão do Conhecimento junto aos resultados da organização; Indicadores Utilizados: Indicador de Tecnologia de Informação. Indicador de Pessoas.

56 Modelo de Mensuração da GC Indicadores do Fim: Avaliar as contribuições das iniciativas e atividades da Gestão do Conhecimento junto aos Resultados Organizacionais; Perspectivas Consideradas: Estratégica; Eficiência Operacional; Recursos Humanos; Econômico-Financeira.

57 Modelo de Mensuração da GC Uso de Indicadores já conhecidos; Indicadores Dinâmicos; Mudança de Metas ao longo do tempo; Definição da Periodicidade da Medição; Transparência na Medição dos Indicadores; Clareza na Apresentação dos Resultados; Estratégia para Divulgação do Modelo de Mensuração; Disseminação dos Conceitos de Gestão do Conhecimento para todos os Colaboradores.

58 Mais Alguma Coisa... Padronização da Periodicidade; Divulgação dos Resultados; Indicadores Mais Específicos Comprometimento de todas as áreas; Programa de Reconhecimento e Incentivos:

59 Modelo de Mensuração...

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