UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU FACULDADE INTEGRADA AVM

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU FACULDADE INTEGRADA AVM IMPACTO DA IMPLANTAÇÃO DO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS NO ESTADO DO RIO DE JANEIRO Por: Roberto Araujo de Oliveira Orientador Prof. MARCELO SALDANHA Rio de Janeiro 2011

2 2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU FACULDADE INTEGRADA AVM IMPACTO DA IMPLANTAÇÃO DO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS NO ESTADO DO RIO DE JANEIRO Apresentação de monografia à Universidade Candido Mendes como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Gestão Pública Autor. Roberto Araujo de Oliveira

3 3 AGRADECIMENTOS Ao corpo docente do Instituto A Vez do Mestre e aos alunos, amigos de trabalho, que direta ou indiretamente contribuíram para a confecção do presente trabalho.

4 4 DEDICATÓRIA À família e amigos, pela paciência.

5 5 RESUMO O presente trabalho é uma tentativa de reportar o esforço desenvolvido pelo executivo do Governo do Estado do Rio de Janeiro, através das secretarias da Casa Civil e de Planejamento, em conjunto com o PRODERJ, para modernizar a gestão de seus processos de trabalho. A implantação deste projeto permanece em andamento e os resultados desejados ainda dependem de muito trabalho. Faço parte do projeto, sendo um dos representantes da Subsecretaria Adjunta de Modernização da Gestão, da Secretaria de Planejamento. Ousar fazer o registro do este esforço, concomitantemente a minha participação no grupo técnico do Projeto Processo Digital corresponde a trocar o pneu com o carro em movimento. Foi preciso esperar que as principais definições fossem tomadas, e já houvesse informações consistentes a apresentar, para somente então redigir este trabalho. Espero que este texto ajude a dar a exata dimensão das dificuldades e de quanto ainda será necessário trabalhar para que os objetivos do presente projeto, desta empreitada inovadora, sejam alcançados.

6 6 METODOLOGIA Esta pesquisa será realizada durante a minha participação no Projeto Processo Digital, nome atual do GED- Gestão Eletrônica de Documentos, no qual participo como um dos dois representante da SEPLAG (Secretaria de Planejamento) do core-team (grupo técnico), composto com a participação de representantes da Casa Civil, da SEPLAG, do PRODERJ e do consórcio B2BR/DSCON, que tem o gerencia do grupo técnico, com a responsabilidade das formulações técnicas do projeto. A B2BR é a responsável pelo fornecimento dos produtos de HARDWARE e SOFTWARE e a DSCON a parte dos serviços com a implantação dos 4 processos previstos na licitação implantados, treinamento na nova tecnologia e gerência na montagem de todo o ambiente. Mais recentemente o Arquivo Público esta participando do grupo técnico, com importante missão, como veremos mais a frente. Além do já citado grupo técnico, participo do grupo de Transição e Treinamento, com reuniões semanais, que tem a responsabilidade de preparar o Estado na aceitação das inevitáveis mudanças que ocorrerão com o aporte das novas tecnologias e pelo treinamento dos técnicos do estado que a absorverão. O management-team ( grupo gerencial) composto com a participação de subsecretários das mesmas áreas do estado e tem a palavra final pelas formulações advindas dos dois primeiros grupos, com reuniões quinzenais. A expectativa inicial, de quando submeti este Plano de Pesquisa era de já no início de Julho de 2011 ter algum processo efetivamente implantado no Estado de modo a testemunhar o seu impacto. Contudo com o atraso para o mês de Agosto de 2011, do inicio das implantações, justificado pela abrangência e complexidade das tarefas envolvidas em sua realização, darei a situação existente em 11 de Julho, quando faço o corte na pesquisa, de modo que possa fazer a entrega da pesquisa. O atual cronograma de implantação dos processos, para os quais foram escolhidos 5 secretarias ou órgãos da administração direta para o plano piloto que contemplará os 3 primeiros processos. Na relação abaixo aparecem os

7 7 processos que serão automatizados, os órgãos e as respectivas datas de inicio previstas. Cadastrar Veículos O processo de cadastrar veículos consiste no cadastramento para posterior manutenção e obtençao de combustível para a sua locomoção, dos veículos comprados ou alugados pelo Estado do Rio de Janeiro. SESEG (09/08) Secretaria de Segurança SESDEC (15/08) Secretaria de Saúde e Defesa Civil SSMCC (22/08) Secretaria de Educação SEAPEC (22/08) Secretaria de Agricultura e Pecuária DETRAN (22/08) Departamento de Trânsito Nomear e Exonerar O processo controla a nomeação e exoneração de funcionários desde a solicitação inicial até a sua publicação na Imprensa Oficial. SEPLAG : (31/08) Secretaria de Planejamento Vice-Governadoria (12/09) Vice-Governadoria SEFAZ : (19/09) Secretaria de Fazenda SEEDUC : (19/09) Secretaria de Educação SEASDH : (19/09) Secretaria de Assistência Social e Direitos Humnos. Gerir Combustível O processo permite que os órgãos que possuem veículos cadastrados no Estado do Rio de Janeiro comprem combustíveis para seus veículos próprios ou alugados. SESEG (13/09) Secretaria de Segurança SEPLAG (19/09) Secretaria de Planejamento SESDEC (26/09) Secretaria de Saúde e Defesa Civil INEA (26/09) Instituto Estadual do Ambiente SEAPEC (26/09) Secretaria de Agricultura e Pecuária SEFAZ (26/09) Secretaria de Fazenda

8 8 Para o 4º processo previsto na licitação, Cadastrar Compra de Armamentos, de responsabilidade da Secretaria de Segurança, houve uma grande reformulação e sua implantação ficou para o final do mês de Setembro de Outros novos processos, em diversas fases de desenvolvimento, já começaram a serem analisados; processo Gabinete do Governador da Casa Civil, processo Solicitação de Certificado Digital do PRODERJ, processo Fiscalização Ambiental do INEA e o processo E-PAT (Processo Administrativo Tributário) da Secretaria de Fazenda. Em consequência do atraso nas data previstas de implantação dos primeiros processos digitais foi inevitável fazer um corte na análise previamente prevista no presente trabalho. Ficará o trabalho restrito as expectativas de impacto da implantação do Projeto Processo Digital. O corte contempla até a data de 8 de julho de 2011, porque na 2ª feira 11 de julho começou o terceiro curso de treinamento, realizado durante 8 horas por dia, o que impossibilitará o acompanhamento diário do andamento do projeto, e também, porque em algum momento eu teria que interrompe-lo para poder dar o meu testemunho.

9 SUMÁRIO INTRODUÇÃO CAPÍTULO I HISTÓRICO: Os antecedentes I.1 Primeiro mandato do Governo Sérgio Cabral I.2 Custos dos processos impressos I.3 Casa Civil - Antes e depois I.4 Situação de alguns arquivos I.5 Legislação I.6 A licitação CAPÍTULO II: METODOLOGIA DA PESQUISA CAPÍTULO III: PROJETO PROCESSO DIGITAL - A PROPOSTA III.1 - FUNCIONALIDADES NA GESTÃO DE DOOCUMENTOS III.2 - Assinatura digital CAPÍTULO IV: PLANO DE PESQUISA A EXECUÇÃO IV.1 Grupos de Trabalho IV.2 - Governança do Processo Digital IV.3 - Do levantamento à Implementação de processos IV.4 - Proposta de Automação Genérica de Processos (ad hoc) CONCLUSÃO BIBLIOGRAFIA CONSULTADA ANEXOS

10 10 INTRODUÇÃO Inicialmente informarei a situação anterior ao projeto, de como estava a situação dos arquivos do Estado do Rio de Janeiro, no início do primeiro mandato do Governador Sergio Cabral. A seguir a legislação que deu origem ao projeto Processo Digital, seguido dos elementos da proposta inovadora. A proposta do projeto virá a seguir, seguido do atual status de todos os grupos criados para a consecução de seus objetivos. Como foi estruturada a equipe, seus componentes e responsabilidades e finalmente uma conclusão do trabalho em que espero responder ao problema se a implantação do GED, agora nominado Processo Digital, provocará todas as mudanças prevista no projeto, trazendo todos os benefícios esperados.

11 11 CAPÍTULO I HISTÓRICO: Os antecedentes I.1 Primeiro mandato do Governo Sérgio Cabral Para a adoção de um choque de Gestão no estado contratou consultoria externa, da COPPE, que identificação de pouco mais de 40 processos estruturantes, dentre eles a Gestão eletrônica de Documentos como melhor alternativa em busca de eficiência em processos de Estado. Decidiu o governo por escolher uma plataforma única para a otimização de recursos com esta finalidade e contratou a COPPE para elaborar termo de referência e apoiar licitação. I.2 Custos dos processos impressos No anexo 1, o gráfico que quantifica os ganhos possíveis de serem obtidos com a não impressão dos atuais processos administrativos. Para um total de 869 mil processos por ano, estimando-se uma quantidade média de folhas impressas por processo de 50, a um custo da folha impressa de R$0,40 chegamos a um montante de R$ ! Este significativo valor justificam os investimentos realizados. Este valor é de apenas um ano e a solução digital que evitará a impressão dos processos não ficará restrito a um só ano, serão ganhos acumulados. Além dos ganhos econômicos outro aspecto de grande importância será o ecológico, evitando a derrubada de milhares de árvores. I.3 Casa Civil - Antes e depois No anexo 2 tem as fotografias que mostram a situação dos arquivos do Estado seja na Casa Civil. A situação era caótica e após os indispensáveis investimentos a situação agora é bem diferente como demonstra o antes e o depois.

12 12 I.4 Situação de alguns arquivos Também no Arquivo Público a situação não era melhor. No anexo 3 uma pequena amostra do descaso. I.5 Legislação Iniciativa de padronização da Gestão Documental abrangendo todo o estado; Arcabouço Legal do Processo Digital: Lei do processo administrativo Lei 5427; Decreto Nº que trata da implementação do processo administrativo eletrônico no âmbito do estado dando autenticidade, integridade e validade jurídica (Assinatura digital com certificado) objetivando melhorias e automatização dos Fluxo de Trabalho. O decreto nº de 15 de março de 2010, regulamenta a Lei Estadual nº 5.427, de 01 de abril de 2009, no que dispõe sobre a informatização de documentos e processos administrativos na administração pública estadual e dá outras providências. A partir do Processo Administrativo nº E-12/2707/2009, o Governo do Estado do Rio de Janeiro decretou do processo administrativo eletrônico, fruto desta análise de perspectiva sobre seus resultados. Iniciativa de padronização da Gestão Documental abrangendo todo o estado. Arcabouço Legal do Processo Digital: Lei do processo administrativo Lei 5427; Decreto No que trata da implementação do processo administrativo eletrônico no âmbito do estado; Autenticidade, integridade e validade jurídica( Assinatura digital com certificado); Iniciativa de melhorias e automatização dos Fluxo de Trabalho.

13 13 I.6 A licitação Prestação de serviços de cessão de direitos de uso definitivo, não exclusivo, e a implantação de uma solução de gerenciamento integrado de documentos e processos associados, por interface única para o usuário final. O consórcio vencedor da licitação realizada foi B2BR/DSCON. A B2BR com o fornecimento dos produtos ORACLE e a DSCON com a parte dos serviços a serem implantados. Para a consecução deste projeto, que exigirá uma grande integração de vários órgãos do estado, principalmente a Casa Civil, SEPLAG e PRODERJ. O anexo 5 traz a publicação no Diário Oficial do resultado da licitação, publicada em 17 de dezembro de Recursos de software que compõem o Oracle ECM Suite: ODC - Oracle Document Capture (Captura de documentos) UCM - Universal Content Management (Repositório de Informações) IRM - Information Rights Management (Controle da distribuição) URM - Universal Records Management ( Ger. informações do ciclo de vida dos documentos ) BPM - Business Process Management (Gerenciamento de Processos) BPEL BPEL Process Manager (Gerenciador de processos BPEL) OWL Oracle WebLogic (Servidor de Aplicações Java) WCM - Web Content Management (Publicação de Conteúdo) OWC Oracle WebCenter (Servidor de Portal)

14 14 CAPÍTULO II: METODOLOGIA DA PESQUISA Esta pesquisa será realizada durante a minha participação no Projeto Processo Digital, nome atual do GED- Gestão Eletrônica de Documentos, no qual participo como um dos dois representante da SEPLAG (Secretaria de Planejamento) do core-team (grupo técnico), composto com a participação de representantes da Casa Civil, da SEPLAG, do PRODERJ e do consórcio B2BR/DSCON, que tem o gerencia do grupo técnico, com a responsabilidade das formulações técnicas do projeto. A B2BR é a responsável pelo fornecimento dos produtos de HARDWARE e SOFTWARE e a DSCON a parte dos serviços com a implantação dos 4 processos previstos na licitação implantados, treinamento na nova tecnologia e gerência na montagem de todo o ambiente. Mais recentemente o Arquivo Público esta participando do grupo técnico, com importante missão, como veremos mais a frente. Além do já citado grupo técnico, participo do grupo de Transição e Treinamento, com reuniões semanais, que tem a responsabilidade de preparar o Estado na aceitação das inevitáveis mudanças que ocorrerão com o aporte das novas tecnologias e pelo treinamento dos técnicos do estado que a absorverão. O management-team ( grupo gerencial) composto com a participação de subsecretários das mesmas áreas do estado e tem a palavra final pelas formulações advindas dos dois primeiros grupos, com reuniões quinzenais. A expectativa inicial, de quando submeti este Plano de Pesquisa era de já no início de Julho de 2011 ter algum processo efetivamente implantado no Estado de modo a testemunhar o seu impacto. Contudo com o atraso para o mês de Agosto de 2011, do inicio das implantações, justificado pela abrangência e complexidade das tarefas envolvidas em sua realização, darei a situação existente em 11 de Julho, quando faço o corte na pesquisa, de modo que possa fazer a entrega da pesquisa. O atual cronograma de implantação dos processos, para os quais foram escolhidos 5 secretarias ou órgãos da administração direta para o plano piloto que contemplará os 3 primeiros processos. Na relação abaixo aparecem os

15 15 processos que serão automatizados, os órgãos e as respectivas datas de inicio previstas. Cadastrar Veículos O processo de cadastrar veículos consiste no cadastramento para posterior manutenção e obtençao de combustível para a sua locomoção, dos veículos comprados ou alugados pelo Estado do Rio de Janeiro. SESEG (09/08) Secretaria de Segurança SESDEC (15/08) Secretaria de Saúde e Defesa Civil SSMCC (22/08) Secretaria de Educação SEAPEC (22/08) Secretaria de Agricultura e Pecuária DETRAN (22/08) Departamento de Trânsito Nomear e Exonerar O processo controla a nomeação e exoneração de funcionários desde a solicitação inicial até a sua publicação na Imprensa Oficial. SEPLAG : (31/08) Secretaria de Planejamento Vice-Governadoria (12/09) Vice-Governadoria SEFAZ : (19/09) Secretaria de Fazenda SEEDUC : (19/09) Secretaria de Educação SEASDH : (19/09) Secretaria de Assistência Social e Direitos Humnos. Gerir Combustível O processo permite que os órgãos que possuem veículos cadastrados no Estado do Rio de Janeiro comprem combustíveis para seus veículos próprios ou alugados. SESEG (13/09) Secretaria de Segurança SEPLAG (19/09) Secretaria de Planejamento SESDEC (26/09) Secretaria de Saúde e Defesa Civil INEA (26/09) Instituto Estadual do Ambiente SEAPEC (26/09) Secretaria de Agricultura e Pecuária SEFAZ (26/09) Secretaria de Fazenda

16 16 Para o 4º processo previsto na licitação, Cadastrar Compra de Armamentos, de responsabilidade da Secretaria de Segurança, houve uma grande reformulação e sua implantação ficou para o final do mês de Setembro de Outros novos processos, em diversas fases de desenvolvimento, já começaram a serem analisados; processo Gabinete do Governador da Casa Civil, processo Solicitação de Certificado Digital do PRODERJ, processo Fiscalização Ambiental do INEA e o processo E-PAT (Processo Administrativo Tributário) da Secretaria de Fazenda. Em consequência do atraso nas data previstas de implantação dos primeiros processos digitais foi inevitável fazer um corte na análise previamente prevista no presente trabalho. Ficará o trabalho restrito as expectativas de impacto da implantação do Projeto Processo Digital. O corte contempla até a data de 8 de julho de 2011, porque na 2ª feira 11 de julho começou o terceiro curso de treinamento, realizado durante 8 horas por dia, o que impossibilitará o acompanhamento diário do andamento do projeto, e também, porque em algum momento eu teria que interrompe-lo para poder dar o meu testemunho.

17 17 CAPÍTULO III: PROJETO PROCESSO DIGITAL - A PROPOSTA A síntese deste projeto consiste na produção, registro, tramitação, arquivamento e consulta de documentos e processos administrativos pela administração pública do Estado do Rio de Janeiro, em meio eletrônico. Através de assinatura eletrônica haverá a identificação inequívoca do seu signatário, baseada na autenticação em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras ( ICP-Brasil). A tramitação eletrônica será realizada com a utilização de redes de comunicação, preferencialmente a rede mundial de computadores. Contudo nos casos em que haja garantia legal do sigilo ou que mereçam restrição à consulta pública, o acesso será limitado a servidores previamente autorizados. Os principais objetivos do Processo Digital na administração pública do estado do Rio de janeiro são de aumentar a rapidez na tramitação dos processos e reduzir custos pela não impressão dos mesmos. Transformar em processos digitais os atuais processos administrativos, em papel, por meio de Implantação de uma solução de Gerenciamento Integrado de Documentos e Processos associados, de interface única para o usuário final do estado do Rio de Janeiro. Integração que será obtida do Estado do Rio de Janeiro com os órgãos que o compõem, seus servidores, cidadãos e terceiros trará grandes benefícios agilizando a ação do Estado na execução dos seus processos, grande segurança com a padronização dos documentos gerados, permitindo um controle mais efetivo destas atividades. III.1 - FUNCIONALIDADES NA GESTÃO DE DOOCUMENTOS Criar Documentos podem ser automaticamente criados na execução do processo e direcionados a meios magnéticos.

18 18 Capturar Através dos processos automatizados arquivos e imagens digitalizadas podem ser incorporadas ao processo. Armazenar Os documentos permanecerão armazenados pelo tempo e critérios de sigilo segundo suas características e importância. Versionar Os documentos poderão ser versionados para que as posições anteriores se for de interesse manté-las. Indexar Os documentos poderão ser indexados para facilitar a sua localização na base de dados. Localizar Os documentos poderão ser localizados inclusive por palavra-chave. Gerenciar Os documentos sofrerão a Gestão documental de acordo com a sua importância, criticidade, sigilo, etc. Distribuir Facilidade para a distribuição dos documentos segundo critérios preestabelecidos. Publicar Facilitar a publicação de segmentos selecionados para conhecimento amplo ou restrito. Excluir Os documentos que tiverem prazos de retenção serem descartados quando vencido o seu prazo. Reter Os documentos permanecerão retidos em meio magnético enquanto for conveniente. Gestão de documentos é o armazenamento e organização de documentos gerados, recebidos ou alterados pelos órgãos e Entidades do Estado durante a tramitação de seus processos, podendo suportar documentos em diferentes mídias: documentos eletrônicos, físicos e híbridos, que irão possibilitar atividades arquivísticas como classificação de documentos, manutenção de metadados, controle de sigilo, de criticidade, de temporalidade e destinação. Possibilitará também políticas de preservação e descarte, com recursos para prover preservação de documentos por longos períodos e Certificação Digital.

19 19 III.2 - Assinatura digital É um documento criptografado, segundo Diogo C. Gonzaga, que contém as informações necessárias para identificar o seu emissor, seja uma pessoa física ou jurídica. Ao receber a requisição de uma assinatura eletrônica, verificando os campos do certificado, poderemos ter certeza da sua integridade. Somente uma (AC) Autoridade Certificadora pode emitir um certificado digital devendo ser uma pessoa jurídica de insuspeita confiabilidade sob ponto de vista jurídico. O certificado digital é transmitido através de uma conexão segura, que usa um protocolo de transmissão específico para transmitir dados criptografados. Para que um certificado digital goze de total garantia sob o aspecto jurídico é indispensável que seja solicitado por uma (AR) Autoridade de Registro a uma (AC) Autoridade Certificadora. Validade Jurídica - Certificação Digital no Processo Digital: Maior segurança no trâmite e na verificação dos documentos assinados. Usos principais dos certificados digitais: garantia de sigilo e privacidade na web, Controle de acesso e para \garantia de sigilo e privacidade

20 20 CAPÍTULO IV: PLANO DE PESQUISA A EXECUÇÃO A idéia era de ter com a minha participação no projeto de implantação do Processo Digital, uma visão privilegiada que permitisse antecipadamente, mesmo antes de um grande número de processos automatizados tivessem tido implantados, avaliar o impacto da nova tecnologia que respondesse o problema formulado no plano de pesquisa A implantação do GED provocará todas as mudanças previstas no projeto, trazendo todos os benefícios esperados?. Para responder a esta questão, inicialmente farei uma apresentação da tecnologia empregada e da forma como esta prevista para o seu uso. A tecnologia possui duas vertentes principais e complementares: que são a guarda de documentos em meio magnético sem a necessidade de impressão (ECM) e a automação de processos em um fluxo de atividades executadas pelos respectivos atores autorizados (BPM). IV.1 Grupos de Trabalho Para que os objetivos iniciais do projeto fossem alcançados, uma estrutura foi montada com diversos grupos de trabalho, atacando as principais áreas de atividades previstas: Grupo Técnico core-team, com representantes da Casa Civil, PRODERJ, SEPLAG e completado mais tarde com representante do Arquivo Público, tendo a gerência contratual do consorcio B2Br/DSCON, na pessoa do consultor Nielsen Seixas. Através de reuniões semanais, e tendo por responsabilidade a condução técnica de todas as áreas cobertas pelos demais grupos que reportavam o status do andamento de cada atividade do cronograma a eles delegada Grupo de Transição e Treinamento, composto basicamente pelos mesmos componentes do Grupo Técnico, com reuniões semanais, e

21 21 responsávels pelas por coordenar as atividades de Comunicação, Patrocínio e Liderança, Treinamento e Suporte que façam a transição para o ambiente de automação de processos com um mínimo de problemas. As atividades de Comunicaçã e Patrocínio e Liderança ficaram basicamente com a Casa Civil que detinham facilidades para esta tarefa O treinamento, já fazia parte do contrato assinado, detalhando até mesmo seus segmentos. Houve a necessidade de adaptações nas quantidades de vagas previstas, criação de novos cursos e mudanças em seu conteúdo. Desde cedo, ficou claro que o segmento Suporte seria crítico. Houveram muitas reuniões para a criação do modelo proposto, que deram base a especificação, para posterior contratação que será licitada, dado a impossibilidade de a curto prazo, o PRODERJ atender as suas especificidades por se tratar de ambiente bastante diferente ao qual presta suporte atualmente. A superestrutura de controle, a Governança Digital, ao qual o suporte estará ligado ainda esta em fase de aprovação (11 de Julho), e contemplará todos as novas áreas, necessárias para a implantação da nova tecnologia, de forma escalar, na medida em que os processos digitais entrem em produção. O suporte terá um Centro de Atendimento em 4 níveis para atender aos incidentes durante a execução dos processos. Outra necessidade imperiosa foi a de se obter o mais cedo possível a relação dos usuários dos processos digitais para compor o cadastro para as certificações digitais e demais informações atreladas aos serviços. Houveram reuniões com os assessores técnicos de todos os órgãos do Estado para informar as novidades ligadas aos processos digitais e explicar o preenchimento da planilha criada para identificar os usuários, suas funções nos processos, seus dados pessoais e equipamentos utilizados. Para todos os órgãos do Estado foi solicitado suas atuais disponibilidades de comunicação (LINKS), e dados de suas estruturas de rede. Houve dificuldades para a obtenção destas informações, porque a totalidade dos órgãos do Estado é superior a 80. Com a proximidade de

22 22 implantação do plano piloto, com os 3 processos iniciais e para somente 5 órgãos usuários em cada processo, foi aberto, pelos elementos do grupo técnico, um esquema emergencial para obter estes dados dos para esta primeira etapa Grupo de infraestrutura, responsável pela instalação dos produtos de HARDWARE e SOFTWARE, visto que a tecnologia exige grandes recursos em ambientes dedicados para o desenvolvimento, testes, homologação e produção, que ficou sob a responsabilidade do PRODERJ, onde estes recursos ficarão hospedados. Também identificar a necessidade de comunicação adequada visto que sua demanda prevista será d 2MBs quando já estiver implantados os processos iniciais. Este grupo deveria também verificar a necessidade de SCANNERS para a digitalização de documentos que serão capturados Grupo de Certificação Digital, também do PRODERJ, que ficou responsável pelo cadastramento e gerência das Assinaturas digitais. O PRODERJ é detentor de certificado próprio, de 2º nível, de certificação digital e a será usado quando a exigência for de menor monta em termos legais. Para os casos mais importantes será usada a Certificação Digital ICP-Brasil, emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras. Como a capacidade do PRODERJ em emitir certificados é muito aquém do necessário, este grupo esta providenciando a contratação de empresa externa para as certidões de 2º nível. Um recurso conhecido por Assinatura Digital é muito usado com chaves públicas. Trata-se de um meio que permite provar que um determinado documento eletrônico é de procedência verdadeira. O receptor da informação usará a chave pública fornecida pelo emissor para se certificar da origem. Além disso, a chave fica integrada ao documento de forma que qualquer alteração por terceiros imediatamente a invalide. É importante frisar que assinatura digital não é o mesmo que assinatura digitalizada. Esta última consiste em uma assinatura feita a mão por um indivíduo que depois é capturada por scanner e incluída em documentos.

23 Grupo de processos, composto por analista experiente da DSCON e de componentes do grupo técnico, com a responsabilidade de verificar os 4 processos previamente definidos na licitação no ano anterior como objeto de automação. Este trabalho consiste em diversas etapas: Inicia com o levantamento da situação atualizada destes processos com as suas regras de negócios, junto com os órgãos responsáveis pela sua execução em BPM. Após a aprovação do desenho da situação atual do processo(as IS), a partir de sua análise, foi realizado o redesenho do processo, com as modificações necessárias para se obter maior eficiência na execução do processo e contemplar guarda em meio magnético de todos os documentos envolvidos no processo(ecm) a nova situação(to BE) é analisada exaustivamente junto com os gestores do processo até que as mudanças propostas alcancem seus objetivos e incorporem facilidades adicionais, sempre possível incorporando planilhas e sistemas anteriormente usadas de modo a tornar a proposta simplificadora e de execução mais rápida. Com a aprovação formal dos gestores do processo é realizado o levantamento dos requisitos funcionais e documentais envolvidos no processo. Requisitos funcionais são as informações necessárias para a identificação e detalhamento de todas as informações e formulários, com os seus respectivos campos, a serem consideradas na automação do processo. Já os requisitos documentais são as informações que tipificam os documentos utilizados, os caracterizam quando a sua importância, grau de sigilo e prazo de retenção em meio magnético. Participei pessoalmente de quase todas as reuniões realizadas com os gestores dos processos Cadastrar Veículos e Gerir Combustível que são processos sob a responsabilidade da SEPLAG e do Nomear e Exonerar no qual a SEPLAG teve participação como modelo para parte das atividades executadas. Para os processos da SEPLAG, que não eram muito grandes foram necessários em torno de 10 reuniões para todas as fases do levantamento incluindo as aprovações dos gestores destes processos.

24 24 Durante o levantamento dos 4 processos iniciais foram identificadas necessidades de Integração com outras aplicações que estão abaixo relacionadas com seus respectivos status: UPO - Especificação técnica aprovada. Em desenvolvimento. EDOFs - Elaborando especificação técnica. SIG RH - Reuniões de Levantamento em andamento. TCE - Arquivo de assinatura encaminhado para validação. DETRAN - Ainda não realizado, mas muito desejável. Será usado uma provável webservice já disponível no Detran que recuperasse a partir da placa ou do nº do renavan as informações dos veículos para serem usadas no processo Cadastrar Veículos Grupo gerencial ( management-team ), composto por gerentes da Secretaria da Casa Civil, da Secretaria de Planejamento, do PRODERJ e do consorcio B2BR/DSCON, com reuniões quinzenais, responsáveis pela decisão em última instância das propostas levadas pelo Grupo técnico. IV.2 - Governança do Processo Digital Desde logo ficou claro para o grupo técnico que o ambiente no qual os processos digitais iriam ter vida requereriam atenções especiais diferentes dos atuais disponibilizados pelo PRODERJ para os sistemas não processuais. A linguagem era diferente, os softwares envolvidos próprios, e, até mesmo os usuários envolvidos diferenciados. É uma nova cultura enfim e não poderia, principalmente em sua fase de consolidação ficar restrito a uma pequena parcela de atenção atualmente dedicada aos sistemas de informação já em produção, como o de Compras, Recursos humanos e outros mais.xxxxxxxx Outro ponto sensível é o de suporte aos processos digitais. Enquanto quase a totalidade dos usuários diretos no sistema de informação tradicional é composto pelo quadro operacional, nos processos digitais, por conta das