Funcionalidades básicas de um sistema ERP 1

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1 Funcionalidades básicas de um sistema ERP 1 Objetivo de um sistema ERP automação dos procedimentos de uma empresa. Módulos básicos Contabilidade Custos Compras PCP Faturamento Livros Fiscais Financeiro Ativo Fixo Folha de Pagamento Integração Aproveitamento total dos dados de entrada Compartilhamento entre módulos Eliminação de redundâncias Manutenção do controle administrativo e financeiro Atualização dos dados o Em tempo real (online) o Manutenção da integridade referencial Base de conhecimento da empresa Pontos de integração entre módulos (vide fluxograma sistêmico) Contabilidade Papel fundamental em um sistema ERP Ponto de convergência de todos os dados que alteram o patrimônio da empresa Lançamentos automáticos o Estoques Movimentação de material Compras Requisições Produções Vendas Estoques 1 HABECORN (2008) cap. 3 ou (2014) cap.1. Aula Funcionalidades básicas de um sistema ERP.doc 1/19

2 o Custo da Mercadoria Vendida Emissão de nota o Duplicatas a receber - sintético Detalhado no módulo Financeiro o Contas de despesas Centro de custo Apropriação dos produtos rateios Definição de regras pelo usuário Relatórios: diário balancete razão Módulo que mais recebe dados Custos Integrado com a contabilidade Apura/controla margem de lucro inflação Visões: Custo Standard custo de reposição Base: o Valores atualizados o Quantidades padrão dos componentes Custo Médio atender a requisitos da legislação de IR. Custo Real o Geralmente calculado em moeda forte o Destinado a inibir os efeitos da inflação. Estrutura do produto Base de cálculo do custo de reposição ou standard: Implantação desse módulo permite: - cálculo do custo de reposição; - uso do MRP I ou MRP II; - variações do consumo de matérias-primas; - variações da eficiência da mão-de-obra; - determinação de preços de vendas; - tomada de decisão processo de fabricação de determinado item. A figura 1 mostra a diferença entre o Custo de Reposição e o Custo Real. REPOSIÇÃO Valores Atuais Quantidade Padrão REAL Fins Contábeis Imposto de Renda Aula Funcionalidades básicas de um sistema ERP.doc 2/19

3 Figura 1 Custo (fonte: HABERKORN (2008) pág. 88) Critérios de atualização dos Custos de Reposição: A cada nova compra; Cotação específica Nível de acesso às informações de custos durante ou ao término da produção. Efeitos: - valorização do custo do produto a cada etapa produtiva; - sugestão do preço de venda com base em diversos fatores: - lucro desejado - volume de vendas - despesas administrativas ou de vendas - elasticidade do produto no mercado. A figura 2 abaixo mostra o fluxo de Apropriação dos custos. Estoques Matériaprima Processo Produção OP1 OP2 OP3 Figura 2 Apropriação dos custos (fonte: HABERKORN (2008) pág. 89) O fluxo do cálculo do custo real tem início (figura 2) no recebimento dos materiais (determinado o novo custo médio das MP que valorizarão as requisições manuais ou automáticas). Tipos de apropriação das requisições para as ordens de produção (OP): - direta - mais trabalhosa exige informação de destino na própria requisição; Aula Funcionalidades básicas de um sistema ERP.doc 3/19

4 - mais precisa cada ordem recebe apenas o que foi de fato consumido; - indireta (ou standard) - distribuição dos materiais requisitados de acordo com as quantidades informadas na estrutura do produto; - permite a saída simplificada e genérica do almoxarifado. A figura 3 abaixo mostra que a Apropriação dos custos de mão-de-obra e dos gastos gerais de fabricação é feita de forma semelhante para apurar a quantidade de horas necessárias para alocação na produção.. Estoques Matériaprima Mão-de-obra Contabilidade Gastos gerais Processo Produção OP1 OP2 OP3 Figura 3 Mão-de-obra e gastos gerais de fabricação na composição dos custos (fonte: HABERKORN (2008) pág. 90) Efeito propagação da atualização de custos por todo o processo de produção chegando até ao custo da mercadoria vendida (CMV). Permite comparação com o custo standard e definir o lucro da venda. Compras Componente importante dos custos e fortemente integrada ao PCP. Objetivo da informatização desse processo suprir automaticamente o estoque com base em critérios preestabelecidos e flexíveis o suficiente para atender as bruscas mudanças que ocorrem na previsão de vendas. Métodos para definir (o que, quando e quanto) as compras de cada item em um determinado período. Aula Funcionalidades básicas de um sistema ERP.doc 4/19

5 Método MRP I (Material Requirement Planning ou Planejamento das Necessidades de Materiais). O MRP I é a projeção dos saldos de estoques. Usa uma rotina de explosão que calcula a necessidade de compras/produção de cada componente intermediário, cada matéria-prima e da mão-de-obra a ser utilizada. Parte do plano de produção dependente de: - previsão de vendas (carteira de pedidos já encomendados, por exemplo); - estoques existentes; - carteira atualizada de ordens de produção; - carteira dos pedidos de compras. A figura 4 mostra um esquema geral para definição de compras. Suprimento MRP Previsão de Vendas ou Plano de Produção Tem Estoque? N Pedido de Suprimento? Demanda Solicita a Necessidade No caso de falta Figura 4 Esquema geral para definição de compras (fonte: HABERKORN (2008) pág. 91) Período de planejamento dias, semanas, meses. Método Ponto de Pedido Ideal para: - empresas que não dispõem de uma estrutura de produtos; - nem de uma previsão de vendas confiável; - materiais de consumo. Nesse método o sistema calcula inicialmente o consumo de cada item. Aula Funcionalidades básicas de um sistema ERP.doc 5/19

6 Utiliza uma fórmula estatística de regressão linear onde a tendência do passado é transformada em uma reta projetando qual será o consumo no futuro. Ponto de Pedido (ou estoque mínimo) = duração dos prazos de entrega e estoques de segurança Figura 5 Evolução dos níveis de estoque. Fonte: HABERKORN, 2008 fig A figura 5 mostra o ponto de pedido de forma gráfica. Lote econômico (quantidade a ser comprada) cálculo que leva em consideração a disponibilidade financeira da empresa, a classe que o item ocupa na curva ABC e a periodicidade básica de compras para cada classe. Periodicidade depende da taxa de juros incidente sobre o capital investido no estoque, do custo de armazenagem e do custo de cada pedido de compras. Controle do sistema: - processo de cotação; - histórico das últimas compras; - follow-up; - variação nos preços de compras. - monitoramento da recepção da mercadoria; - digitação da nota; - atualização da carteira de pedidos; - dá entrada nos estoques; - inclui título em contas a pagar; Aula Funcionalidades básicas de um sistema ERP.doc 6/19

7 - gera lançamentos contábeis; - gera lançamentos nos livros fiscais; - confere a nota (cálculos e consistência com o pedido de compras. Se utiliza ferramentas BI (workflow, por exemplo) os pedidos de compras são liberados de forma automática. Ex.: regra define que pedidos acima de R$15.000,00 devem ser autorizados pelo gerente de compras. Qualquer pedido de valor igual ou superior ao valor estabelecido: - dispara ao gerente de compras; - aguarda resposta; - autoriza ou não a emissão do pedido dependendo da resposta do gerente de compras. A figura 6 mostra o efeito que uma nota de recebimento de materiais causa em outros módulos do sistema. Figura 6 - Atualizações feitas pela Nota de Recebimento. Fonte: HABERKORN, 2008 fig PCP (Planejamento e Controle de Produção) Emite as ordens de produção em conjunto com o roteiro de operações de cargamínima preparados pelo MRP II a partir do resultado do cálculo das necessidades de cada item feitos pelo MRP I. Aula Funcionalidades básicas de um sistema ERP.doc 7/19

8 O roteiro de operação é definido para cada componente. Informações utilizadas: - recursos utilizados inclusive os alternativos; - ferramentas; - duração; - descrição; - tamanho do lote padrão; - tempo de setup. Permite calendários diferenciados. Sistema aloca os recursos de forma otimizada. Permite medidas corretivas para evitar transtornos. Mapa de recuos e avanços mostra quais máquinas provocaram alocações fora do momento ideal para produção. Dados atualizam estoques, o próprio programa de carga-máquina e alimenta os custos em número de horas reais utilizadas no processo. A figura 7 mostra esses relacionamentos. Figura 7 Controle das operações. Fonte: HABERKORN, 2008 fig Faturamento Área alvo de fortes adaptações e foco de grandes diferenças entre as empresas, tais como: - condições de pagamento; - política de reajuste de preços e descontos; Aula Funcionalidades básicas de um sistema ERP.doc 8/19

9 - pagamento de comissões; - legislação específica de tributos (ICMS e IPI). Exceções devem ser incorporadas ao sistema apenas a NF precisa ser programada de forma específica. Demais módulos trabalham sempre da mesma maneira. Faturamento controla carteira de pedidos, administra automaticamente a liberação pelo crédito e pelo estoque, emite todos os relatórios necessários para o setor de vendas, gera títulos a receber (base na condição de pagamento estipulada no Pedido de Venda. Emissão da NF dispara os processos: - baixa no estoque; - contabilização; - escrituração dos dados fiscais; - atualização financeira; - baixa da carteira de clientes; - gera informações para o CRM. A figura 8 mostra esses relacionamentos. Figura 8 Faturamento. Fonte: HABERKORN, 2008 fig Livros Fiscais Cumprimento da complexa legislação encarregado da emissão dos diversos registros: - registro de entradas modelo 1; Aula Funcionalidades básicas de um sistema ERP.doc 9/19

10 - registro de saídas modelo 2; - registro e apuração do ICMS e IPI modelos 8 e 9; - registro de inventário modelo 7; - registro de controle de estoque e da produção modelo 3; - registro de detalhamento das operações; - declaração de IPI. Financeiro Recebe grande parte das informações de outros módulos: - títulos a pagar compras; - títulos a receber faturamento; - dados de folha de pagamento; - impostos; - aluguéis; - empréstimos - outros Objetivo: manter o fluxo de caixa o mais próximo possível da realidade. A figura 9 mostra esse relacionamento. Figura 9 Financeiro. Fonte: HABERKORN, 2008 fig Procedimentos para permitir que a tesouraria se preocupe apenas com a estratégia a ser adotada para os recursos financeiros são: - transmissão eletrônica dos títulos para bancos; Aula Funcionalidades básicas de um sistema ERP.doc 10/19

11 - emissão automática dos cheques; - geração de borderôs; - baixa automática de títulos na data do vencimento; - administração dos títulos com vencimentos nos finais de semana. Análise de crédito: - consultas a clientes compras, pagamentos e outros dados importantes; - informações de proteção ao crédito SERASA e SCP via internet. Folha de Pagamento Serviços automatizados do departamento de pessoal. - cadastramento de funcionários; - pagamento de salários; - informações para RAIS, férias, FGTS, IR etc. Módulo Folha de Pagamento: - valores fixos e variáveis; - fórmulas para cálculo de valores; - base de regras da CLT; - relatórios: - folha de pagamento; - relação de vencimentos e descontos; - FGTS; - recibo de férias; - provisão de férias; - 13º salário; - relação de demitidos e admitidos; - guias de recolhimentos e encargos. - controle de entrada e saída de funcionários ponto; - substitui o cartão de ponto; - controla atrasos; - workflow. - várias escalas de horários; - cálculo de horas extras, descontos, faltas, atrasos e saídas antecipadas. Ativo Fixo Administração dos bens da empresa. Único trabalho de digitação ocorre quando da aquisição dos bens. Aula Funcionalidades básicas de um sistema ERP.doc 11/19

12 Servem de base para todos os demais cálculos e contabilizações mensais das depreciações. Permite o efetivo controle do patrimônio da empresa. ERP Vertical Módulos adicionais de uma solução ERP. Permitem uma automatização de todos os processos de uma empresa: comercial, industrial, de serviços ou distribuição. Independe do ramo de atividade. Destaques: Automação Comercial Áreas passiveis de automatização em um estabelecimento comercial: - gerência de vendas; - finanças; - estoques. Benefícios da automatização com ERP (atendimento de balcão ou venda mais complexa): - maior agilidade; - melhor controle. - atualização automática de estoques. Atividades controladas com o uso de sistemas ERP: - pagamentos em cheque inclusive pré-datados; - cartões de crédito; - comissões; - estoques; - cálculo do ICMS; - emissão do Cupom Fiscal; - consulta ao volume de vendas por vendedor e produto; - posição de estoques inclusive de outras lojas de uma rede; - estatísticas de produtos mais vendidos. Vários equipamentos periféricos interagindo com o sistema para alimentar ou receber informações: - leitor de código de barras; - balanças eletrônicas; - gaveta do caixa; - ECF Emissor de Cupom Fiscal. Aula Funcionalidades básicas de um sistema ERP.doc 12/19

13 Em 2001 o govêrno tornou obrigatório o uso do ECF conjunto impressora, computador e software de automação comercial para acabar com a sonegação fiscal. Algumas empresas optam por um grau de informatização mais simples: frente de caixas, por exemplo. Sistemas de Apoio Logístico Geralmente utilizados para controle e manutenção de lotes de produtos. Alguns sistemas: - WMS (Warehouse Management System) controle efetivo dos produtos: Alocação automática; Controle de entradas/saídas; Otimização da localização do estoque; Melhor alocação de recursos humanos e físicos; Identificação de prioridade de carga e descarga de produtos; Gerenciamento do pátio etc. - TMS (Transportation Management System) Sistema de Gerenciamento de Transporte oferecer subsídios com o uso da tecnologia da informação para dar suporte ao planejamento, administração e controle da movimentação de cargas, incluindo a frota de veículos. Abrangência: Geração de conhecimentos; Viagens Faturas conforme contrato com o cliente; Controle de pendências de sinistros; Indenizações; Serviços regionais, nacionais e internacionais; Integração com sistemas de rastreamento via GPS; Integração com clientes; Integração com postos fiscais; Integração com filiais; Manutenção dos ativos (frota de veículos e caminhões); Tabela de frete configurável; Tarifação de frete; Obtenção dos custos por veículo, frota, viagem (inclusive impostos); Relatórios e consultas. Aula Funcionalidades básicas de um sistema ERP.doc 13/19

14 Gerenciamento de Projetos O PMS (Project Management System) possibilita o planejamento e a execução de projetos incluindo o controle de orçamentos. Funcionalidades: - controle das fases do projeto alocação de recursos; - acompanhamento do progresso físico e financeiro. Informações disponíveis: - índices de desempenho; - Fluxo de caixa do projeto; - quadros quantitativos previsto X realizado. Integração com o MS Project. Gestão da Qualidade Família Quality conjunto de módulos para tratar aspectos da qualidade: - auditoria: - controle de documentos; - inspeção de entradas; - inspeção de processos; - metrologia; - controle de não-conformidades; - processo de aprovação e planejamento avançado da Qualidade (PPAP/APQP). Auditoria engloba os aspectos internos e externos da empresa - Aspectos Internos sistemas, produtos e processos; - Aspectos externos relações com fornecedores e clientes. Esse módulo proporciona: - melhor planejamento, controle e acompanhamento via cadastro: - de tópicos e itens a serem auditados, - do cadastro de unidades, - do cadastro de associados; - itens a serem reauditados. - cronograma, agendamento e check-list de auditorias; - obtenção de relatório completo para atender os itens 4.17 do padrão ISSO 9000; - obtenção do relatório completo para atender o item do padrão ISP 9001 (2000). Aula Funcionalidades básicas de um sistema ERP.doc 14/19

15 Inspeção de Entradas módulo que oferece um conjunto de funcionalidades para atender aos itens 1, 2, 6, 7, 8, 10, 12, 13, 14, 15, 16 e 20 do padrão ISSO 9000 e os itens 4, 5.1, 7.4, 7.5 e 8 do padrão ISSO 9001 (2000). Inspeção de Processos conjugado com o módulo de Inspeção de Entradas é preponderante para a manutenção da rastreabilidade dos produtos. Metrologia usando o cadastro de instrumentos, escalas, padrões e coleta de dados de calibrações externas efetua os cálculos para confirmação no aspecto da exatidão, adequação e aceitabilidade e incertezas. Permite também a geração de relatórios ou consultas do plano, ficha, certificado e resumo das calibrações. Permite também a rastreabilidade dos instrumentos x padrões e os cálculos de tolerância em termos percentuais. Integrado com os módulos de recebimento e controle de processos e com os instrumentos Mitutoyo e Sylvac. Não-conformidades permite o registro das ocorrências e dos planos de ações corretivas ou preventivas em atendimento a norma ISSO 9001 (2000) itens 8.3 e 8.5.2/ Gestão Educacional Manutenção de Ativos Exportação Importação Gestão Hospitalar Medicina e Segurança do Trabalho Aula Funcionalidades básicas de um sistema ERP.doc 15/19

16 Plano de Saúde Controle de Direitos Autorais Gestão de Concessionárias Aula Funcionalidades básicas de um sistema ERP.doc 16/19

17 Questões de revisão 1) Em se tratando de um Sistema de ERP, assinale a alternativa incorreta quanto aos seus objetivos: a. Efetua o controle dos acessos e transmissões realizadas na rede. b. Visa a automação dos processos administrativos. c. Abrange o planejamento e o controle e acompanhamento dos recursos financeiros. d. Integra as várias áreas de uma empresa. e. Possibilita um melhor controle administrativo e financeiro. 2) A eliminação da redundância dos dados incluindo sua digitação pode ser obtida: a. Com a segurança que a certificação digital oferece. b. A partir da integração das áreas através da própria integração dos módulos de um Sistema de ERP. c. Através do Planejamento e Controle da Produção. d. Através da automação dos processos produtivos. e. Através da integração dos recursos humanos incluindo treinamentos e programas de capacitação e integração dos funcionários. 3) Em se tratando do módulo de contabilidade, assinale a alternativa incorreta: a. O cadastro de histórico e o de lançamento padrão facilitam o trabalho de digitação. b. O histórico pode ser complementado através de digitação complementar por parte do usuário. c. As contas podem ser classificadas como sintéticas ou analíticas. d. Os demonstrativos podem ser apresentados em várias moedas e em vários modelos pré-definidos. e. A transcrição dos lançamentos deve ser realizada independente da existência de um lançamento padrão. 4) Em se tratando de custos, os grandes problemas enfrentados no Brasil referem-se a: a. Persistente inflação, liberação das importações e a política econômica do governo. b. Falta de recursos e tecnologias implementados em sistemas que sejam capazes de administrar custos. c. Dificuldades encontradas para a armazenagem, acesso e criação em processos de busca de informações. d. Dificuldades encontradas para o lançamento dos custos considerando os índices oficiais que efetuam a devida correção nos valores monetários. e. Dificuldades encontradas para a classificação e lançamentos dos custos nos diversos centros de custos. Aula Funcionalidades básicas de um sistema ERP.doc 17/19

18 5) Assinale a alternativa incorreta: a. Em se tratando de suprimentos, um sistema de ERP deve suprir automaticamente o estoque com base em critérios préestabelecidos. b. O MRP não é recomendado para as empresas que têm previsão de vendas. c. Um diferencial que um Sistema de ERP pode oferecer refere-se à flexibilidade nos critérios adotados na política de suprimentos para as bruscas mudanças que ocorrem na previsão de vendas. d. O MRP é mais recomendado para as empresas que tem uma certa previsão de vendas. e. O MRP é mais recomendado para as empresas que tem estruturas de produtos. 6) Em se tratando de PCP (Planejamento e Controle da Produção), assinale a alternativa incorreta: a. Em cada um dos roteiros de produção podem ser cadastrados roteiros diferenciados. b. Um Sistema de ERP proporciona a alocação dos recursos de forma otimizada. c. As operações alocadas fora do momento ideal para a produção não são informações exibidas no módulo PCP. d. A produção informada pode atualizar os estoques. e. Oferece informações para os custos em número de horas reais utilizadas no processo. 7) Tratando-se de Faturamento em um Sistema de ERP, assinale a alternativa incorreta: a. Pode auxiliar na política de reajuste de preços, no pagamento de comissões, no atendimento das exigências específicas da legislação de ICMS, IPI, etc. b. Possibilita o controle da carteira de pedidos. c. Proporciona a administração da liberação pelo crédito. d. Administra a carteira de títulos a pagar e a receber. e. Proporciona a administração da liberação pelo estoque. 8) Quanto aos objetivos de um módulo financeiro de um Sistema de ERP assinale a alternativa incorreta: a. Alem de possibilitar o pagamento e recebimento dos títulos, proporciona o envio automático de títulos para a rede bancária. b. Proporciona a emissão automática dos cheques. c. Calcula o novo vencimento dos títulos e possibilita a baixa automática dos títulos na data do vencimento. d. Busca informações em outros módulos para consolidar um fluxo de caixa. e. Possibilita a apropriação direta ou indireta, dependendo do preço de reposição. 9) Assinale a alternativa incorreta: Aula Funcionalidades básicas de um sistema ERP.doc 18/19

19 a. Em um Sistema de ERP, exceções como cálculo de horas extras, descontos, abonos de faltas, atrasos e saídas antecipadas deverão ser tratadas à parte, pois não podem ser administradas pelo sistema. b. Informações para RAIS, Férias, FGTS e Imposto de Renda podem ser geradas no módulo Folha de Pagamento em um Sistema de ERP. c. Em termos de Folha de Pagamento, uma função específica pode eliminar completamente a digitação do cartão de ponto. d. Em se tratando de Ativo Fixo, um Sistema de ERP proporciona a depreciação e respectiva contabilização dos Bens de uma empresa. e. Em um Sistema de ERP, a automação de loja consolida grande parte das funcionalidades que tratam do dia-a-dia operacional de uma empresa, incluindo todos os recursos necessários para que os pagamentos sejam realizados através de cartões de crédito, emissão automática de cheques etc. Aula Funcionalidades básicas de um sistema ERP.doc 19/19