ERP ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (Sistemas de Gestão Empresarial)

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1 DAS 5316 Integração de Sistemas Corporativos ERP ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (Sistemas de Gestão Empresarial) Prof. Ricardo J. Rabelo Universidade Federal de Santa Catarina Departamento de Automação e Sistemas

2 Introdução Devido ao aumento da competitividade e a forma dinâmica como os negócios tem evoluído, surgem novas necessidades a serem enfrentadas pelas empresas Com o auxílio da tecnologia e processos de reengenharia empresarial, surgem importantes ferramentas estratégicas para aumento da produção das empresas Estas novas ferramentas, auxiliam empresas na integração e sincronização de processos isolados, de forma que todo o processo de negociação seja linearizado: uma das principais atualmente delas é o ERP.

3 Introdução Motivação Ter um panorama e controle completo de todos os processos da empresa, com dados atuais e confiáveis; Satisfação plena das necessidades dos clientes; Desenvolver modelos de negócios específicos para cada tipo de produto e cliente; Integração com sistemas de terceiros; Interoperabilidade entre diversas empresas, independente do software / plataforma utilizados.

4 Motivação Requisitos específicos das empresas / indústria Aumentar a integração entre diversos ramos da empresa (produção, financeiro, comercial, recursos humanos, entre outros) Baixar o custo total dos produtos Análise de custos e rendimentos de um produto Flexibilidade para atender a mudanças nos requisitos de negócios Diminuição do tempo de produção Melhorar a qualidade da produção Aumentar eficiência da distribuição Melhor utilização de maquinário Agilidade no serviço dos funcionários várias outros

5 Introdução Histórico: Evolução dos Sistemas de Planejamento MRP (Material Requirements Planning) Na década de 60 surge o MRP: Material Requirements Planning Objetivo: Melhoria no método de requisição de materiais e componentes. Tenta-se responder as seguintes questões (equação universal da manufatura): 1) O que vamos fazer? ( programação principal ou master scheduling ) 2) O que é necessário para fazer? ( lista de materiais ) 3) O que nós já temos? ( registros de inventários ) 4) O que nós vamos precisar ter? ( determinação das necessidades futuras )

6 Introdução Histórico: Evolução dos Sistemas de Planejamento Closed-Loop MRP

7 Surgimento e definição de ERP Surge no início da década de 90, um Sistema de Gestão Empresarial totalmente integrado. Foi impulsionado pela necessidade de expansão nas diversas áreas de uma empresa (engenharia, financeiro, etc.) e pelas inovações tecnológicas. Definição 1: ERP prevê e equilibra demanda e estoque. É um conjunto de ferramentas de planejamento, projeção e programação que: coordena vendas, marketing, operacional, logística, financeiro e RH. ( ERP: Making it Happen, Wallace and Kremzar, 2001)

8 Surgimento e definição de ERP Definição 2: Conjunto de programas integrados que compartilha uma única base de dados, de forma a facilitar o compartilhamento de informações e a comunicação entre os vários departamentos de uma empresa. (T.Davenport, Mission Critical Realizing the Promise of Enterprise Systems, 2000)

9 Surgimento e definição de ERP Envolve (quase) todas as áreas de uma empresa, ou seja, é feito para gerenciar a empresa como um todo. Portanto, ERP não é o mesmo que Sistema de Gestão da Produção. Este é apenas um dos seus módulos. Da mesma forma que Sistema de Gestão da Produção não é o mesmo que MRP, que é também apenas um dos seus módulos.

10 ERP vs MRP II Os fundamentos principais são herdados do MRP II, porém difere nos seguintes aspectos: Aplica um único conjunto de ferramentas de planejamento para toda a empresa, simulando cenários de planos de produção. Provê integração em tempo real para vendas, operacional, dados financeiros e recursos humanos. Conecta abordagens de planejamento de recursos para a cadeia de fornecimento (consumidores e fornecedores).

11 Estrutura de Controle um ERP Diversos módulos (por processo de negócios ), de um mesmo ou de diversos fabricantes. Normalmente feito por outros sistemas, que se integram ao(s vários módulos do) ERP

12 ANTES DO ERP Dados acessados e armazenados separadamente UTILIZANDO ERP Dados armazenados de forma centralizada (BD Relacional)

13 Comparação com Sistemas Tradicionais Sistemas de Gestão Tradicionais - Ferramentas e BDs isoladas armazenam, processam e apresentam os dados ao usuário de forma apropriada; - Não existe integração entre os diversos sistemas usados pelos diferentes departamentos. Sistemas ERP Atuais - Os dados são armazenados de forma (ainda) centralizada, podendo ser acessados por todos os departamentos da empresa, ferramentas integradas ligando consumidores e fornecedores, e coordenação de todos os setores da empresa. - Os BDs mais usados são o Orable e o DB2 da IBM. Os BDs relacionais são os mais usados, com os BDs XML começando a ganhar algum espaço e os BDs OO ainda muito pouco usados. - Mas há ainda muito por fazer...

14 Visão Geral da Arquitetura Computacional de um ERP

15 Os sistemas de ERP incluem aplicações para gerenciar as seguintes principais funções-chave de negócios / módulos de software: Desenvolvimento de novos produtos Gestão e relatórios financeiros Compras, pesquisa de fornecedores e cadeia de fornecimento Logística Operações de fabricação e produção Projetos e serviços Qualidade, saúde e segurança Lista de materiais e especificações Recursos humanos e folha de pagamentos Gestão de pedidos de clientes Relacionamentos com clientes, vendas e serviço Business Intelligence (BI) e de suporte à variadas análises

16 Mas com quais funcionalidades exatamente, e como cada uma deve exatamente funcionar, quais dados a trocar, com quem, em que formato, etc., etc.?! ESPECIFICAÇÃO!!

17 Características Gerais Cada sistema de ERP do mercado atende a esses requisitos com variados graus de qualidade e profundidade. O que SUA empresa REALMENTE precisa?! Custo vs. Tempo vs. Complexidade

18 Implementação

19 Para se implementar e implantar um ERP em uma empresa, deve-se sempre ter em mente que: Não é um projeto do tipo Wizard (Next-Next- Finish). É um projeto complexo (dos pontos de vista organizacional, tecnológico, de RH, financeiro, etc.), amplo, gradual e longo, no qual muitas coisas se ajustam no caminho... e inúmeros problemas ocorrem.

20 Outros pontos relevantes na implementação são: Exige uma força-tarefa para tocá-lo. Requer também a participação da alta diretoria. Envolve todos os departamentos da empresa. Requer uma mudança na maneira como as pessoas executam seu trabalho (processos)... e isso provocará muitas resistências.

21 : Questões Básicas de Projeto Rever a produtividade dos funcionários. Quanto do desempenho deles é afetado e pode ser melhorado pela sobrecarga de redigitação, papelada, interfaces entre lotes com defasagem de tempo e processos manuais? Entender os requisitos de informações de seu parceiro externo. Eles estão exigindo mais informações e melhor resposta? Eles estão exigindo que você participe de iniciativas para colaboração eletrônica, planejamento distribuído ou integração de transações financeiras? Considere as suas necessidades de tomada de decisões. Você tem a visibilidade para impulsionar o negócio? As informações são oportunas e dentro do contexto? Os seus gerentes de linha de negócio possuem a percepção de última hora para tomar as decisões corretas? Analise seus gastos com TI. Quanto de seu orçamento de TI é gasto na manutenção de sistemas ultrapassados? O ambiente do sistema atual o impede de obter informações exatas? A complexidade de todos os sistemas interfaceados retarda os novos programas de melhoria de processo do negócio?

22 Uma série de vantagens e ganhos... Mas à custa de muito suor e investimento! Alguns casos...

23 ESTÁGIOS BÁSICOS DE IMPLEMENTAÇÃO PEPINO!!! Grande controvéria e desconhecimento interno e necessidade de estudo e racionalização prévia. PEPINO!!! Implantação do ERP impacta fortemente o dia-a-dia da empresa e é necessário estabelecer plano gradual. PEPINO!!! Problemas vão (!) ocorrer. Como minimizá-los e/ou contorná-los? PEPINO!!! Não há standards. PEPINO!!! Despadronização em vários níveis e implementações que não seguem as especificações dos standards. PEPINO!!! Custa muito cara à empresa. PEPINO!!! Quais métricas utilizar? PEPINO!!! Quem vai dar e Quanto vai custar?

24 Sucesso na Implementação de um ERP As melhores práticas e benchmarkings mostram que há alguns fatores que contribuem de forma decisiva para o sucesso na implementação de um ERP.

25 Sucesso na Implementação de um ERP Comunicação entre equipe e funcionários da empresa Apoio da diretoria empresa saber o que quer! Aceitabilidade das mudanças / Treinamento Definição do escopo, timing e resultados esperados Pacote ERP deve se encaixar à dinâmica da empresa Estabilidade da Tecnologia a ser utilizada Documentação e suporte Gestão de projeto, de mudanças e de riscos

26 Insucesso na Implementação de um ERP Falta de foco / expectativa dos resultados. Trocas frequentes de gerentes e chefes de projeto. Demora e custos de implementação (em média o dobro do planejado). Envolvimento mínimo e ceticismo por parte dos funcionários. Mudança na utilização e Interfaces não-amigáveis. Empresa passa por um longo período de instabilidade / inconsistência de informações. Pressão por resultados rápidos e melhores do que o sistema anterior. Convívio com 2 sistemas diferentes em simultâneo.

27 Fracasso na Implementação de um ERP Mas criticar é fácil.

28 ERP em números (R$) Segundo a Revista Exame, em 2010 apenas 28% das PMEs estavam atualmente usando ERP no Brasil. Isso contrasta fortemente com os 100% das grandes empresas, que já usam sistemas ERP. A medida utilizada para medir gastos de TI em uma empresa é chamado de TCO (total cost of ownership) e inclui desde a aquisição, instalação do software e também um período de 2 anos depois (que inclui atualizações, manutenções e otimizações). Nas grandes empresas, após a implantação do ERP, foram necessários 8 meses para se ver os primeiros resultados, com melhorias gerais provocando uma economia anual média de U$1,6 milhões).

29 Custos Escondidos ao se implantar ERP Alguns custos nem sempre fáceis de serem previstos no projeto & contrato podem aumentar muito o orçamento de implantação de um ERP!

30 Treinamento dos usuários Integração entre todos módulos, sistemas heterogêneos e sistemas legados Testes (mudança de BD, alteração em programas, etc.) Customização das funcionalidade e interfaces Conversão & volume de dados Consultoria (a R$ 250,00 R$ 500,00 a hora, e sempre vai dizer que o problema é de culpa da empresa... que até pode ser, e que quando é, recai na falha na especificação! Correções, adaptações e incompatibilidades com novas versões (!)

31 Dificuldades na escolha do software ERP mais adequado Há dezenas de ERPs / fornecedores diferentes Custos x Benefícios variam bastante Nenhuma das opções se encaixa perfeitamente Cada departamento tem uma necessidade específica????????? Necessidade de integração com outras aplicações da empresa Pressão por escolher marcas famosas

32 Dificuldades na escolha do software ERP mais adequado Método de análise / comparação entre softwares Escolher uma solução Fit-To-Business ERP: Suite ou Best-Of-Breed? Acesso local, ou via ASP ou na Núvem? Aceitabilidade/Confiabilidade do Fornecedor Tecnologias de implementação & integração Garantia e Direitos & Obrigações Busca de uma Solução, e não de mais um Sistema.

33 Exemplos de ERPs SAP (www.sap.com) Oracle (www.oracle.com) + IBM + JD Edwards PeopleSoft (www.peoplesoft.com) Totus (www.totus.com)

34 Principais Vantagens - Ajudar na comunicação interna; - Agilizar a execução de processos internos; - Diminuir a quantidade de processos internos; - Evitar erros humanos e.g. em cálculos de tributos e pagamentos; - Ajudar na tomada de decisões; - Auxiliar na elaboração de estratégias operacionais; - Agilizar a obtenção de dados referentes a determinados cenários; - Diminuir o tempo de entrega do produto ou serviço ao cliente; - Ajudar a lidar com grandes volumes de informação; - Evitar trabalho duplicado; - Fazer com que a empresa se adapte melhor a mudanças no mercado e na legislação.

35 Principais Problemas - Alto custo com customização e implementação; - Implementação demorada, de 6 meses (pequeno) a 2 anos; - Risco de prejuízo financeiro ou de desempenho com erros inesperados do sistema; - Problemas com suporte e manutenção caso o fornecedor do software seja vendido ou encerre suas atividades; - Dependência, que pode dificultar as atividades da empresa quando o sistema fica, por algum motivo, indisponível; - Adaptação e treinamento por parte de funcionários podem demorar mais tempo que o esperado; - Resistência ao novo, em caso de implementações ou atualizações; - O sistema implica em mudanças em aspectos da cultura interna da empresa; - Percepção tardia que aquela solução não oferece a relação custo-benefício esperada; - Ao longo do tempo, atualizações e acréscimos de módulos acabam por ser necessários, o que precisa ser devidamente gerenciado. - Complexidade computacional de integração de sistemas, em particular com sistemas legados.

36 Comentários Finais

37 Atualmente é praticamente impensável uma umpresa conseguir gerenciar & produzir com eficiência geral sem ter um sistema de ERP. Ele traz enormes vantagens & ganhos SE bem implantado! Há n casos de insucesso no mercado!!! Porém, é importante estar atento de que esses benefícios têm um preço, que é a dificuldade geral do projeto (especificação), implementação (integração) e implantação (funcionar e dar os resultados esperados). Um engenheiro de automação tenderá a se envolver, no mínimo, em uma equipe relacionada à especificação, projeto e implantação de partes / alguns módulos de um ERP e das suas integrações com subsistemas industriais (supervisão, automação de processos, etc.)

38 Inúmeras das dificuldades citadas não estão descritas nos livros, catálogos do software ou nos sites das software-houses. Quando muito, chamam a atenção que certas tarefas devem ser feitas mas não detalham a complexidade (i.e. dificuldade, tempo e custo) que isso implicará! Não esquecer de ter um conjunto de indicadores de desempenho ou métricas para avaliar o software *após* a sua implantação. Afinal, o ERP foi comprado por que se prometera uma série de benefícios!!!

39 Um problema particular: inexperiência na hora de fechar o negócio, ou seja, em escrever o contrato: Qual é o dever e a obrigação de cada lado, do lado da empresa e do lado da software-house (e das suas eventuais sub-contratadas), durante e após a implementação & implantação, o que involve custos. Problemas típicos: ajuste no banco de dados e nas interfaces, manutenções, suporte, pressão por mudar de versão (por vezes não plenamente interoperável com a anterior), etc.

40 Principais Referências ERP: Making It Happen, Wallace and Kremzar, 2001 John Wiley & Sons. Enterprise Resource Planning: Global Opportunities & Challenges, Hossain, Patrick and Rashid, Idea Group Publishing. Sistemas ERP no Brasil - Teoria e Casos - 1ª Edição 2003 Souza, Cesar Alexandre de; Saccol, Amarolinda Zanela, ATLAS.

41 FIM

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