Guia do Polycom Scheduling para Microsoft Outlook

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1 Guia do Polycom Scheduling para Microsoft Outlook Setembro de E

2 Informações sobre marcas comerciais Polycom, o logotipo de "Triângulos" da Polycom e os nomes e as marcas associados aos produtos da Polycom são marcas comerciais e/ou marcas de serviço da Polycom, Inc. e são marcas registradas e/ou de direito consuetudinário nos Estados Unidos e em vários países. Todas as demais marcas comerciais pertencem aos seus respectivos proprietários. Informações sobre patentes O produto fornecido juntamente com este documento está protegido por uma ou mais patentes estrangeiras e norte-americanas e/ou por patentes pendentes pertencentes à Polycom, Inc Polycom, Inc. Todos os direitos reservados. Polycom, Inc Willow Road Pleasanton, CA EUA Nenhuma parte deste documento poderá ser reproduzida ou transmitida de qualquer forma ou por qualquer meio, eletrônico ou mecânico, para nenhuma finalidade, sem a permissão expressa e por escrito da Polycom, Inc. Nos termos da legislação vigente, entende-se também como reprodução a tradução para outro idioma e a conversão de formato. Conforme acordado entre as partes, a Polycom, Inc., detém a titularidade, a propriedade e todos os direitos proprietários referentes aos softwares contidos em seus produtos. O software está protegido pelas leis de copyright dos Estados Unidos e por cláusulas de tratados internacionais. Portanto, os softwares devem receber o mesmo tratamento de qualquer outro material protegido por leis de copyright (por exemplo, um livro ou uma gravação musical). Todos os esforços foram envidados para garantir a exatidão das informações contidas neste manual. A Polycom, Inc. não se responsabiliza por erros de impressão ou de escrita. As informações contidas neste documento estão sujeitas a alterações sem aviso prévio. ii

3 Conteúdo 1 Configurando o Plug-in do Polycom Scheduling para Microsoft Outlook Requisitos do sistema Instalar o Plug-in do Scheduling para Outlook Configurar um calendário de videoconferência Inserir ou editar as configurações de logon do Plug-in do Polycom Scheduling Configurar a movimentação de respostas dos participantes Ver a versão do Plug-in do Scheduling Desinstalar o Plug-in do Scheduling para Outlook Agendando reuniões de vídeo Agendar uma reunião de vídeo Editar uma reunião agendada Operações de agendamento avançado Editar configurações de conferências Selecionar uma bridge para uma conferência Criar uma conferência em cascata entre várias bridges Índice Polycom, Inc. iii

4 Guia do Polycom Scheduling para Microsoft Outlook iv Polycom, Inc.

5 1 Configurando o Plug-in do Polycom Scheduling para Microsoft Outlook Este capítulo descreve como instalar e configurar o Plug-in do Polycom Scheduling para Microsoft Outlook. Os tópicos incluem: Instalar o Plug-in do Scheduling para Outlook Configurar um calendário de videoconferência Configurar a movimentação de respostas dos participantes Inserir ou editar as configurações de logon do Plug-in do Polycom Scheduling Ver a versão do Plug-in do Scheduling Configurar um calendário de videoconferência Requisitos do sistema Para instalar o Plug-in do Scheduling para Outlook, o sistema cliente deve ter: Microsoft Outlook 2003 SP3, Outlook 2007 SP2 ou Outlook 2010 Os procedimentos neste documento descrevem como realizar essas tarefas trabalhando no Microsoft Outlook Consulte a ajuda on-line do Microsoft Outlook em caso de dúvidas sobre como realizar as mesmas tarefas em outras versões do Outlook. Um navegador da Internet Adobe Flash Player 9.x ou 10.0.x (disponível em Polycom, Inc. 1

6 Guia do Polycom Scheduling para Microsoft Outlook Se você estiver instalando o Plug-in do Scheduling para Outlook no seu próprio sistema, também deverá conhecer o endereço IP de um sistema Polycom Converged Management Application (CMA), além do seu nome de usuário, da sua senha e do domínio do sistema. Se o sistema Polycom CMA estiver integrado à agenda corporativa da sua empresa, essas informações talvez sejam as suas credenciais de rede. Consulte o administrador do sistema para obter essas informações. Essas informações não serão necessárias se um administrador estiver realizando uma instalação silenciosa do Plug-in do Scheduling para Outlook no seu sistema. Instalar o Plug-in do Scheduling para Outlook Esta seção descreve como instalar o Plug-in do Scheduling para Outlook no seu próprio sistema. Para instalar o Plug-in do Scheduling para Outlook 1 Verifique se o Microsoft Outlook está fechado. 2 Se está não for a sua primeira instalação do Plug-in do Scheduling para Microsoft Outlook, acesse o Painel de controle do sistema e remova qualquer outra versão do software. 3 Para sistemas Windows Vista ou Windows 7, defina a configuração de Controle de conta de usuário para o menor nível disponível. Para obter mais informações, pesquise a ajuda on-line do Windows. 4 Abra uma janela do navegador e, no campo Endereço, insira o endereço IP do sistema Polycom CMA. 5 Quando a tela de login aparecer, insira seu Nome do usuário e sua Senha. 6 Se necessário, selecione um Idioma ou um Domínio diferente. 7 Clique em Login. 8 Na barra de ferramentas, clique em Downloads. 9 Clique em Plug-in do Polycom Scheduling para Microsoft Outlook. 10 Salve o arquivo de instalação no computador local. 11 Feche a tela Downloads e clique em Desconectar. 12 Execute o arquivo de instalação clicando duas vezes no arquivo transferido por download. 13 Quando solicitado, leia o contrato de licença, aceite os termos e clique em Avançar. 2 Polycom, Inc.

7 Configurando o Plug-in do Polycom Scheduling para Microsoft Outlook 14 Na página Configuração: a Insira o IP do Servidor (ou DNS) do sistema Polycom CMA b Conforme necessário, selecione Fazer logon usando credenciais de login de rede. c Clique em Avançar e depois em Instalar. 15 Quando o assistente terminar a instalação, clique em Concluir. 16 Para verificar a instalação, inicie o Microsoft Outlook e procure o menu Vídeo na barra de ferramentas. Configurar um calendário de videoconferência Para agendar reuniões de videoconferência, primeiro você precisa configurar um calendário de Videoconferência. Esse calendário de Videoconferência pode ser associado ao seu calendário existente do sistema Microsoft Outlook, ou você pode manter dois calendários separados. O Microsoft Outlook apenas movimenta respostas de participantes para reuniões agendadas no calendário do sistema Outlook. Se você mantiver dois calendários separados, o Microsoft Outlook não conseguirá movimentar respostas para reuniões agendadas no calendário de Videoconferência. Para associar um calendário de Videoconferência ao seu calendário existente 1 Abra o Microsoft Outlook. 2 Clique com o botão direito do mouse no quadro Calendário e selecione Propriedades. A caixa de diálogo Propriedades do calendário é aberta na guia Geral. 3 Na lista suspensa Ao postar nesta pasta, usar..., selecione Formulários. É aberta a caixa de diálogo Escolher formulário. 4 Selecione Biblioteca de formulários particulares na lista Examinar. 5 Selecione Reunião de vídeo/áudio da Polycom e clique em Abrir. 6 Verifique se a opção Reunião de vídeo/áudio da Polycom está selecionada no campo Ao postar nesta pasta e depois clique em OK. Polycom, Inc. 3

8 Guia do Polycom Scheduling para Microsoft Outlook Para criar um calendário de Videoconferência separado 1 Abra o Microsoft Outlook. 2 Se você tiver o Microsoft Outlook 2007: a Clique em Ferramentas > Opções. A caixa de diálogo Opções é aberta na guia Preferências. b Selecione a guia Outros. c Na seção Geral da guia Outros, clique em Opções avançadas. d Na caixa de diálogo Opções avançadas, ative Mostrar guia Desenvolvedor na Faixa de Opções e clique em OK. e Feche a caixa de diálogo Opções. 3 Selecione Arquivo > Novo > Pasta. 4 No campo Nome da caixa de diálogo Criar nova pasta, insira um nome para o novo calendário (por exemplo, calendário de Videoconferência). 5 Na lista suspensa Conteúdo da pasta, selecione Itens de calendário e clique em OK. 6 Selecione Calendário no painel de navegação e localize o calendário que você criou na etapa 4. 7 Clique com o botão direito do mouse no calendário e selecione Propriedades. A caixa de diálogo Propriedades do calendário é aberta na guia Geral. 8 Na lista suspensa Ao postar nesta pasta da guia Geral, selecione Formulários. É aberta a caixa de diálogo Escolher formulário. 9 Na lista Examinar da caixa de diálogo Escolher formulário, selecione Biblioteca de formulários particulares. 10 Selecione Reunião de vídeo/áudio da Polycom em Biblioteca de formulários particulares e clique em Abrir. 11 Verifique se o campo Ao postar nesta pasta especifica Reunião de vídeo/áudio da Polycom e depois clique em OK. 4 Polycom, Inc.

9 Configurando o Plug-in do Polycom Scheduling para Microsoft Outlook Inserir ou editar as configurações de logon do Plug-in do Polycom Scheduling Antes de poder agendar uma reunião de vídeo, talvez você precise inserir essas configurações de logon no plug-in. Se um administrador tiver instalado o Plug-in do Scheduling para você, é possível que essas configurações de logon já estejam definidas. Em caso positivo, use este procedimento para editar as configurações conforme necessário. Se o sistema de gerenciamento de videoconferência estiver operando no modo seguro, o repositório de certificados deverá confiar em autoridades de certificação raiz. Para inserir suas configurações de logon 1 Se o sistema de gerenciamento de videoconferência estiver operando no modo seguro: a Instale o certificado necessário para operações seguras. b Em uma janela do navegador (em geral, Ferramentas > Opções da Internet > Avançado), desative o seguinte:» Avisar quando houver incompatibilidade de endereços de certificado» Avisar ao alterar o modo de segurança c Reinicie o navegador. 2 Abra o Microsoft Outlook. 3 Na barra de ferramentas do Microsoft Outlook, selecione Vídeo > Configurações de logon. É aberta a caixa de diálogo Inserir ou editar as configurações de logon do Plug-in do Polycom Scheduling. 4 Se necessário, selecione um Idioma diferente. 5 Insira o mesmo endereço IP do Servidor inserido para fazer o download do Plug-in do Scheduling. 6 Insira as mesmas informações de Nome do usuário e Senha que você usou para fazer logon no sistema Polycom CMA ou selecione a opção Fazer logon usando credenciais de login de rede. 7 Se necessário, selecione um Domínio diferente. 8 Se o sistema de gerenciamento de videoconferência estiver operando no modo seguro, selecione a opção Https. 9 Clique em OK. Polycom, Inc. 5

10 Guia do Polycom Scheduling para Microsoft Outlook Configurar a movimentação de respostas dos participantes O Microsoft Outlook rastreia automaticamente as repostas dos participantes a solicitações de reuniões de videoconferência exatamente como faz para outras solicitações de reunião, ou seja, exibindo s de resposta. Por padrão, o sistema de gerenciamento de videoconferência também rastreia automaticamente as respostas dos participantes quando o Microsoft Outlook exibe s de resposta. No entanto, essa movimentação automática de respostas requer interação com o sistema de gerenciamento de videoconferência e pode alterar as informações de reuniões. Duas definições de configuração controlam a movimentação de participantes: Aceitar/recusar movimentação automática. Use essa configuração para desativar a movimentação automática de respostas no sistema de gerenciamento de videoconferência. O Microsoft Outlook continuará a movimentar respostas, mas o sistema de gerenciamento de videoconferência não fará mais isso. Enviar atualização no processo de aceitar/recusar Se você selecionar a opção Aceitar/recusar movimentação automática, use essa configuração para escolher se o processamento de respostas de aceitação/recusa deve ou não permitir que as informações de discagem interna de reuniões sejam modificadas. Se essas informações mudarem, o sistema de gerenciamento de videoconferência enviará atualizações aos participantes com as novas informações de discagem interna. Para configurar a movimentação automática 1 Na barra de ferramentas do Microsoft Outlook, clique em Vídeo. 2 Marque (para aceitar) ou desmarque (para recusar) Aceitar/recusar movimentação automática. 3 Se você tiver aceitado a movimentação automática na etapa 2, marque (para enviar) ou desmarque (para não enviar) Enviar atualização no processo de aceitar/recusar. Ver a versão do Plug-in do Scheduling Se você tiver dificuldades ao agendar reuniões usando o plug-in do Scheduling, talvez seja necessário determinar qual é a versão desse plug-in. Para ver a versão do plug-in do Scheduling >> No Calendário do Outlook, selecione Vídeo > Sobre o plug-in do Polycom Scheduling. Uma caixa de diálogo mostra o número da versão do plug-in. 6 Polycom, Inc.

11 Configurando o Plug-in do Polycom Scheduling para Microsoft Outlook Desinstalar o Plug-in do Scheduling para Outlook Se você desinstalar o Plug-in do Scheduling para Outlook, deverá restaurar o formulário de calendário padrão e remover o calendário de Videoconferência. Para desinstalar o plug-in do Scheduling >> No sistema local, acesse Painel de controle > Adicionar ou remover programas. Para restaurar o formulário de calendário padrão e remover o formulário de calendário de Videoconferência 1 Clique com o botão direito do mouse no ícone Calendário e selecione Propriedades. A caixa de diálogo Propriedades do calendário é aberta. 2 Na guia Geral, na lista suspensa Ao postar nesta pasta, usar, selecione Compromisso. 3 Na guia Formulários: a Selecione Reunião de videoconferência e clique em Gerenciar. A caixa de diálogo Gerenciador de formulários é aberta. b Selecione o calendário de Videoconferência criado na etapa 4 na página 4. c Clique em Excluir e em Sim para confirmar a exclusão. d Clique em Fechar. 4 Clique em OK. Polycom, Inc. 7

12 Guia do Polycom Scheduling para Microsoft Outlook 8 Polycom, Inc.

13 2 Agendando reuniões de vídeo Este capítulo descreve como usar o Plug-in do Polycom Scheduling para Microsoft Outlook. Os tópicos incluem: Agendar uma reunião de vídeo Editar uma reunião agendada Além desses procedimentos, o sistema Polycom Converged Management Application oferece suporte a todos os procedimentos padrão do Microsoft Outlook para o reagendamento e o cancelamento de reuniões. Para obter informações sobre esses procedimentos, consulte a ajuda on-line do Microsoft Outlook. Agendar uma reunião de vídeo Para agendar uma reunião de vídeo 1 Abra seu calendário do Microsoft Outlook ou seu calendário de Videoconferência. O Microsoft Outlook apenas movimenta respostas de participantes para reuniões agendadas no calendário do sistema Outlook. Se você mantiver dois calendários separados, o Microsoft Outlook não conseguirá movimentar respostas para reuniões agendadas no calendário de Videoconferência. 2 Na barra de ferramentas do Microsoft Outlook, acesse Ações > Nova solicitação de reunião. Não selecione Planejar uma reunião. Essa opção não utiliza o sistema de Videoconferência. Um formulário de Reunião de vídeo/áudio da Polycom é exibido. Polycom, Inc. 9

14 Guia do Polycom Scheduling para Microsoft Outlook 3 Selecione o Assistente de agendamento. O Assistente de agendamento ajuda a localizar o melhor horário para a sua reunião. 4 Clique em Adicionar participantes... e depois em Adicionar do catálogo de endereços. 5 No campo Pesquisar da caixa de diálogo Selecionar participantes e recursos, insira o nome de uma pessoa que você deseja convidar. 6 Selecione o nome na lista de resultados, clique em Obrigatório ou Opcional e depois clique em OK. À medida que você adicionar participantes e salas, eles aparecerão na guia Recursos de vídeo (conforme descrito na etapa 11). 7 Insira um nome de reunião em Assunto e defina uma Hora de início e uma Hora de término. 8 Para tornar a reunião recorrente: Depois de definir uma reunião, você não poderá mais alterar se ela é recorrente ou não recorrente. O sistema Polycom CMA não oferece suporte para uma frequência de recorrência do tipo Anualmente ou um intervalo de recorrência do tipo Sem data de término. a Clique em Recorrência e, na caixa de diálogo Recorrência de compromisso, defina:» Frequência de recorrência (Diariamente, Semanalmente ou Mensalmente)» Intervalo de recorrência (ocorrências de Data inicial e Terminar depois de ou Terminar até) O número máximo de recorrências é 364. b Clique em OK. 9 Clique em Assistente de agendamento para ver a disponibilidade dos participantes. O Microsoft Outlook rastreia a disponibilidade dos participantes. 10 Clique em Recursos de vídeo para ver a disponibilidade dos dispositivos. O sistema Polycom CMA rastreia a disponibilidade de terminais. 11 Selecione Usar CMA. 12 Para uma Videoconferência, é possível alterar o modelo clicando em Modelo padrão e selecionando um modelo diferente. Modelos de conferência fornecem configurações padrão de conferência. Ao selecionar um modelo diferente, você altera as configurações padrão da sua conferência. 10 Polycom, Inc.

15 Agendando reuniões de vídeo 13 Para uma conferência Somente áudio: a b Altere o Tipo de conferência para Somente áudio. Altere o modelo clicando em Modelo de áudio padrão e selecionando um modelo diferente. Quando você cria uma conferência Somente áudio, essa conferência é automaticamente identificada como Discagem interna e requer uma MCU. 14 Ajuste a data e a hora da conferência conforme necessário para que elas correspondam à disponibilidade de participantes e dispositivos. a Confira a coluna Informações da chamada para garantir que cada participante tenha as informações necessárias. Conforme necessário, selecione Editar para o participante e altere as Informações da chamada, incluindo como esse participante ingressará na conferência. Configuração Pessoalmente Somente áudio (bridge de discagem interna) Usar vídeo Descrição O participante comparecerá à conferência ingressando fisicamente outro participante que está presente na conferência. O participante comparecerá telefonando para a conferência com o número fornecido pelo sistema. O participante comparecerá à conferência usando um sistema de terminal de vídeo. Quando um participante é indicado como presente Pessoalmente, é possível solicitar ao administrador do sistema que associe manualmente um dispositivo a esse participante. Em seguida, você pode retornar a este procedimento e selecionar o dispositivo para o participante em questão. Também é possível especificar informações de chamada manualmente para participantes presentes Pessoalmente. Por padrão, participantes convidados são indicados como presentes Pessoalmente. b Para participantes com um terminal de áudio, defina Tipo de discagem como IP ou ISDN, conforme necessário. Polycom, Inc. 11

16 Guia do Polycom Scheduling para Microsoft Outlook c Para participantes com um terminal de vídeo:» Defina a Taxa de bits, as Opções de discagem e o Tipo de discagem, conforme necessário. Você pode alterar a velocidade de conexão de um terminal até a velocidade máxima especificada pelo modelo de conferência.» Se você selecionar Discagem externa e um Tipo de discagem de IP, insira o Número de telefone do convidado.» Se selecionar Discagem externa e um Tipo de discagem de ISDN, e o sistema tiver que usar um prefixo de discagem específico para chamar o convidado, selecione Usar número de discagem modificado e insira o número de telefone completo do convidado, incluindo o prefixo, o código do país, o código de área ou cidade e o número de telefone.» Se selecionar Discagem externa e um Tipo de discagem de ISDN, e o sistema não precisar usar um prefixo de discagem específico para chamar o convidado, selecione o País apropriado e insira o Código de área/cidade e o Número de telefone do convidado. d Clique em OK. 15 Depois de adicionar os participantes, você poderá lhes atribuir funções de liderança: a Para atribuir um participante como palestrante, no campo Palestrante, selecione o nome de um participante na lista. b Para atribuir um participante como moderador de vídeo, no campo Moderador do vídeo, selecione o nome de um participante na lista. Se os recursos Palestrante ou Moderador do vídeo não estiverem disponíveis, significa que você não tem permissão para os implementar, ou eles não têm suporte no modelo selecionado. Para ser designado como Palestrante, um participante deve ter um dispositivo de vídeo gerenciável. 16 Se você tiver permissões de agendador avançado, este é o momento de editar as configurações da conferência e fazer seleções de bridge. Para obter mais informações, consulte "Operações de agendamento avançado", na página Quando terminar de fazer a solicitação de reunião, clique em Enviar. Se o sistema enviar um aviso sobre problemas de agendamento, resolva esses problemas primeiro. Problemas típicos incluem terminais não disponíveis, salas ocupadas ou largura de banda insuficiente. O sistema de gerenciamento de videoconferência verifica se a largura de banda e outros recursos de vídeo estão disponíveis, reservando-os conforme apropriado. 12 Polycom, Inc.

17 Agendando reuniões de vídeo O Microsoft Outlook adiciona a reunião ao calendário apropriado e envia um convite a cada participante. Esse convite mostra o terminal que o participante deve usar, bem como o número de discagem interna e o PIN. Os participantes que quiserem usar outro terminal de vídeo deverão contatar o operador do sistema de gerenciamento de videoconferência para modificar as configurações da reunião. Editar uma reunião agendada É possível editar reuniões agendadas futuras. No entanto, reuniões ativas ou passadas não podem ser editadas. Além disso, você não pode transformar uma reunião não recorrente em uma reunião recorrente, ou vice-versa. Se uma reunião recorrente for editada, as alterações se aplicarão a todas as instâncias futuras dessa reunião, mas não a instâncias passadas ou em andamento. Se você editar uma instância de uma reunião recorrente e mais tarde editar a série inteira de reuniões, a alterações feita nessa instância será perdida. Após o agendamento de uma reunião, se ela for editada e um modelo diferente for selecionado, suas configurações não serão alteradas. O sistema de gerenciamento de videoconferência não armazena o modelo como parte das informações da reunião; o único conteúdo armazenado são as configurações selecionadas na ocasião em que a reunião foi criada. Para usar um modelo diferente, você deve excluir e recriar essa reunião. Para editar uma reunião futura 1 Abra seu calendário do Microsoft Outlook ou seu calendário de Videoconferência. 2 Clique duas vezes na reunião desejada. O formulário de Reunião de vídeo/áudio da Polycom é exibido. 3 Se você tiver usado um modelo diferente do padrão ao criar a reunião, reaplique o modelo. 4 Faça as alterações necessárias nas datas da reunião, nos participantes, nas salas ou em outras configurações. Para obter informações sobre como realizar essas tarefas, consulte "Agendar uma reunião de vídeo", na página 9. 5 Clique em Salvar e fechar ou em Enviar atualização. O sistema de gerenciamento de videoconferência altera os recursos necessários conforme necessário. Polycom, Inc. 13

18 Guia do Polycom Scheduling para Microsoft Outlook 14 Polycom, Inc.

19 3 Operações de agendamento avançado Este capítulo descreve como os usuários com permissões de agendador avançado têm mais opções na hora de agendar conferências usando o sistema Polycom Converged Management Application (CMA ). Ao agendarem conferências, os usuários com permissões de agendador avançado podem: Editar configurações de conferências Selecionar uma bridge para uma conferência Criar uma conferência em cascata entre várias bridges Editar configurações de conferências Se você tiver Permissões de agendador e um nível de Agendamento avançado, poderá substituir certas configurações de modelo de conferência, conforme descrito neste capítulo. No entanto, tenha cautela ao fazer isso. Se você tiver um ambiente com tipos de MCU mistos (por exemplo, com sistemas Polycom MGC e RMX), e a conferência agendada estiver hospedada em um sistema Polycom RMX 2000, algumas das configurações especificadas aqui poderão ser substituídas pelo perfil RMX. Um perfil é um conjunto de configurações de conferência avançadas que residem na MCU (sistema Polycom MGC ou RMX). Apenas um perfil RMX pode substituir configurações de modelo de conferência. Duas conferências agendadas com o mesmo modelo poderão ter configurações e comportamentos diferentes se chegarem em tipos diferentes de MCUs. É possível editar configurações de conferência somente para conferências agendadas. Não é possível editar configurações de conferência para conferências ativas. Polycom, Inc. 15

20 Guia do Polycom Scheduling para Microsoft Outlook Para editar as configurações de conferência 1 Na página de agendamento da conferência, à medida que você adiciona ou edita uma conferência, clique em Editar configurações de conferência. 2 Conforme necessário, defina essas configurações na caixa de diálogo Configurações de conferência. As configurações que você pode editar podem depender do modelo selecionado. Configuração Senha da conferência Ativar moderador Descrição Por padrão, o sistema atribui uma Senha de conferência de oito dígitos e a fornece aos participantes como parte do conteúdo do de notificação sobre a conferência. Essa senha pode ser alterada para outro número de quatro a oito dígitos. Você pode selecionar um moderador de vídeo para controlar a conferência a partir do sistema de terminal de vídeo desse moderador. O moderador de vídeo deve ter um sistema de terminal de vídeo, e conferências com moderador exigem uma MCU. Observações Se o modelo de conferência tiver o parâmetro Conferência requer moderador ativado, a opção Ativar moderador estará automaticamente selecionada e não poderá ser alterada. Se uma conferência estiver agendada em um sistema Polycom RMX 2000, e o perfil RMX tiver a opção Conferência requer moderador selecionada, mas o modelo não, e a conferência estiver agendada sem um moderador, todos os usuários permanecerão na sala de espera e não poderão ingressar na conferência. Sistemas Polycom RMX 1000 não oferecem suporte para o recurso de Moderador. Senha do moderador Se a opção Ativar moderador estiver selecionada, o sistema atribuirá uma Senha do moderador de oito dígitos e a fornecerá ao moderador de vídeo em um separado. Se a opção Ativar moderador estiver selecionada, o moderador deverá inserir essa senha de oito dígitos em seu terminal de vídeo para assumir o controle da conferência. Essa senha pode ser alterada para outro número de quatro a oito dígitos. 16 Polycom, Inc.

21 Operações de agendamento avançado Configuração Opções de discagem Descrição Existem três opções: Para criar uma conferência para a qual as mesmas informações de discagem interna e um único código PIN são atribuídos a todos os participantes, use a configuração Discagem interna. Essa configuração permite que os participantes façam uma discagem interna a partir de seus terminais de áudio ou vídeo e se conectem à mesma conferência na MCU. Para fazer a discagem externa de todos os participantes da conferência, use a configuração Discagem externa. Para permitir que os participantes usem ambas as opções, selecione Discagem interna + discagem externa. Observação Quando uma conferência é modificada de Discagem interna para Discagem interna + discagem externa, os recursos selecionados permanecem definidos como Discagem interna. Você pode alterá-los manualmente. Sempre usar MCU Modo de vídeo Essa configuração força a conferência para uma MCU e impede que terminais de vídeo se conectem uns aos outros diretamente. Essa configuração é automaticamente selecionada e não pode ser alterada quando o tipo de conferência é Somente áudio ou quando a opção Ativar moderador está selecionada. Determina o layout inicial no monitor de um terminal de vídeo para uma conferência multiponto que requer uma MCU. As opções são: Comutação. Indica que a exibição muda sempre que o locutor muda, e todos podem ver o locutor atual. Presença contínua. Exibe vários painéis no monitor, cada um mostrando um participante diferente, e permite a visualização de todos os participantes da conferência de uma só vez. Você pode selecionar um layout específico com um determinado número de janelas abertas. Layout automático é um layout de presença contínua no qual o número de participantes determina o número de painéis. Polycom, Inc. 17

22 Guia do Polycom Scheduling para Microsoft Outlook Configuração Taxa de bits Taxa de bits (continuação) Descrição Especifica a velocidade máxima de conexão para terminais na conferência. Terminais individuais que especificam uma velocidade de conexão inferior se conectam nessa velocidade inferior. Terminais que especificam uma velocidade de conexão superior se conectam na velocidade identificada no modelo de conferência. Se você selecionar uma velocidade maior do que aquela que um terminal pode suportar, a velocidade desse terminal ficará reduzida, mas a conferência usará a velocidade de conexão padrão para terminais capazes de corresponder a essa velocidade. Se forem feitas chamadas através de um terminal com uma MCU integrada, o comportamento dependerá dos recursos desse terminal. Quando a velocidade de discagem for maior que o número de canais definidos no serviço H.320 para o terminal, você receberá um aviso. Para continuar, reduza a velocidade de discagem de forma que ela seja menor que ou igual à capacidade de ISDN do terminal. Uma velocidade maior é importante para vídeos de alta qualidade em uma conferência. Como velocidades maiores usam mais largura de banda, o agendamento de uma conferência de alta largura de banda pode limitar o número de conferências que podem ser reservadas de uma só vez. Observação A taxa de bits pode ser definida no nível da rede, no nível do terminal e no nível da conferência. Se houver uma discrepância entre essas configurações de taxas de bits, o sistema implementará a menor delas. A única exceção é que a taxa de bits no perfil RMX tem precedência sobre a taxa de bits nas configurações da conferência. 18 Polycom, Inc.

23 Operações de agendamento avançado Configuração People + Content Descrição Controla a capacidade de um terminal de enviar dois tipos de dados (um fluxo de dados e um fluxo de vídeo) pela mesma largura de banda para exibir pessoas e conteúdo. O terminal receptor lida diferentemente com os dois fluxos de vídeo, podendo exibi-los em telas separadas ou através do modo de comutação de vídeo. Terminais que não oferecem suporte para o método selecionado se conectam ao vídeo via IP ou somente ao áudio via ISDN. Selecione uma dessas configurações disponíveis: Não há. Selecione essa opção quando fluxos de dados duplos não forem necessários. People +Content. Ativa fluxos duplos do padrão industrial H.239 para pontos de extremidade que oferecem suporte para H.239 ou ativa fluxos duplos de People +Content patenteados da Polycom para terminais Polycom mais antigos sem recursos H.239. A MCU exige que conferências com o People +Content utilizem uma velocidade máxima de 192 K. People and Content VO. Esta tecnologia patenteada da Polycom funciona com terminais PictureTel. Selecione essa opção para terminais mais antigos. Visual Concert PC. Selecione essa opção para uso com terminais Polycom ViewStation MP/512/SP/323. Visual Concert FX. Selecione essa opção para uso com terminais Polycom ViewStation FX/EX e VS4000. Duo Video. Essa configuração oferece suporte para IP e ISDN e está disponível com terminais Tandberg, em que uma parte da conferência é definida como a videoconferência e a outra, como a conferência de apresentação. Polycom, Inc. 19

24 Guia do Polycom Scheduling para Microsoft Outlook Configuração Modo T.120 Descrição Somente para conferências hospedadas pelo MGC, seleciona os protocolos e especificados para comunicação de dados multiponto. No menu T.120, selecione a velocidade para a conexão T.120. Consulte o departamento de TI para determinar as melhores combinações para as suas conferências. Para desativar o modo T.120, selecione Não há. Se você selecionar T.120, essas opções poderão estar disponíveis de acordo com o terminal e o software do participante: Compartilhamento de aplicativo. Permite que dois ou mais participantes trabalhem no mesmo documento ou aplicativo, mesmo quando apenas um deles possui o aplicativo. No compartilhamento de aplicativo, um participante inicia o aplicativo, que então é executado simultaneamente em todos os outros computadores. Transferência de arquivos. Permite que os participantes enviem arquivos uns para os outros. Bate-papo ou quadro de comunicações. Permite que os participantes se comuniquem entre si por escrito. Em todos esses modos, os participantes podem ver e ouvir uns aos outros. 3 Continue agendando ou editando a reunião conforme descrito em "Agendando reuniões de vídeo", na página 9. Selecionar uma bridge para uma conferência Por padrão, quando você adicionar uma conferência, o sistema Polycom CMA selecionará automaticamente uma bridge para essa conferência. No entanto, se você tiver permissões de agendador avançado, poderá selecionar uma bridge específica para as suas conferências. Para selecionar uma única bridge para uma conferência 1 Durante a inclusão ou edição de uma conferência, depois de ter feito todas as outras opções de configurações de conferência, clique em Seleção de bridge e selecione Uma bridge. É exibida uma lista suspensa de seleção de bridge com base nas configurações de conferência e seleção de modelo. 2 Na lista de MCUs, selecione uma MCU específica para hospedar a conferência. 3 Continue adicionando ou editando a conferência. 20 Polycom, Inc.

25 Operações de agendamento avançado Criar uma conferência em cascata entre várias bridges Para criar uma conferência em cascata entre várias bridges 1 Durante a inclusão ou edição de uma conferência, depois de ter feito todas as outras opções de configurações de conferência, clique em Seleção de bridge e selecione Multibridge. O botão Agendar se transforma em um botão Cascata manual, e o botão Recorrência fica acinzentado. 2 Clique em Cascata manual. A caixa de diálogo Pessoas para bridges é exibida, mostrando os participantes da conferência selecionados e suas atribuições de bridge. As atribuições de bridge assumem a opção Automático como padrão. Essas atribuições do sistema se baseiam na capacidade da bridge e/ou em princípios de roteamento de baixo custo. Na seção Disponibilidade da bridge selecionada, o sistema mostra uma contagem das portas disponíveis nas bridges que podem ser utilizadas durante o período de tempo especificado. Se a contagem de portas estiver a 5% do máximo de portas disponíveis, essa indicação aparecerá em vermelho. 3 Para alterar uma atribuição de bridge para um participante selecionado, clique em Automático e selecione uma bridge no menu suspenso. Um sistema Polycom CMA só pode mostrar contagens de portas para conferências agendadas através do sistema. Conferências Ad hoc não são incluídas na contagem de portas. 4 Quando terminar todas as atribuições de portas, clique em Avançar. A caixa de diálogo Links de bridge para bridge mostra uma exibição gráfica das bridges selecionadas. Se uma MCU não aparecer na caixa de diálogo Links de bridge para bridge, significa que o software dessa MCU não oferece suporte para disposição em cascata. 5 Para adicionar uma bridge de hub (uma bridge usada para conectar uma bridge a outra), na janela Bridges disponíveis, selecione uma bridge e clique em Adicionar bridge. 6 Especifique conexões entre bridges selecionando as bridges de interesse e clicando em Adicionar link. O link é representado graficamente por uma seta. A bridge na base da seta disca para a bridge na ponta da seta. Polycom, Inc. 21

26 Guia do Polycom Scheduling para Microsoft Outlook Um sistema Polycom RMX não pode discar para um sistema Polycom MGC. Portanto, não crie links de um RMX para um MGC. 7 Na caixa de diálogo Adicionar link, selecione o Tipo de link. É possível adicionar links de uma MCU Polycom MGC para uma MCU Polycom RMX Não há suporte para links em cascata ISDN em MCUs RMX. O tempo de atraso necessário para atualizar links em cascata pode fazer com que mais de um participante ouça o prompt informando que ele é a primeira pessoa a ingressar na conferência. 8 Quando terminar, clique em Agendar. O sistema verifica se possui uma bridge com as capacidades e os recursos necessários para a sua conferência. Se ele os tiver, a página Notificação por de conferência será exibida com uma mensagem indicando Conferência agendada com êxito. 9 Para sair sem enviar um aos participantes, clique em Ignorar Para enviar uma notificação por aos participantes, na página Notificação por de conferência: a b Copie pessoas adicionais na notificação e/ou adicione observações sobre a conferência. Clique em Enviar. Observe que os campos Para, CC e CCO são apenas ASCII. O sistema envia o de notificação de conferência. É aberta a Lista de conferências - Exibição de agendamentos. Sua conferência aparece na Lista de conferências. Não são permitidas conferências em cascata recorrentes. Não é possível alterar o layout de uma conferência em cascata. 22 Polycom, Inc.

27 Índice A agendando uma reunião 9 13 alterando zzz 15 alterando uma reunião 13 assunto de uma reunião 10 ativando um moderador 16 B bridge (MCU) forçando o uso da 17 C conferência somente áudio 11 conferências atribuindo senhas para 16 definindo como somente áudio 11 enviando notificação por sobre 22 configurações ativar moderador 16 configurações avançadas de conferência 15 logon 5 modo de vídeo 17 Modo T opções de discagem 17 People + Content 19 senha da conferência 16 senha do moderador 16 uso forçado da MCU 17 velocidade de conexão 18 configurações avançadas de conferência editando 15 configurações de conferência editando 15 configurações de conferência Consulte configurações configurações de logon 5 D data e hora da reunião 10 E editando configurações avançadas de conferência 15 F fluxo de dados mais fluxo de vídeo 19 fluxo de vídeo mais fluxo de dados 19 forçando o uso da MCU 17 H hora e data da reunião 10 I informações de reunião assunto 10 data e hora 10 instalando o plug-in do scheduling 2 L largura de banda. Consulte taxa de bits M MCU forçando o uso da 17 moderador 12 ativando 16 senha para 16 modificando configurações avançadas de conferência 15 modificando uma reunião 13 modo de comutação 17 modo de presença contínua 17 modo T modo, T modos de vídeo configuração 17 modo de comutação 17 modo de presença contínua 17 Polycom, Inc. 23

28 Guia do Polycom Scheduling para Microsoft Outlook modos, vídeo configuração 17 modo de comutação 17 modo de presença contínua 17 N notificações por 22 O opção de discagem externa 17 opção de discagem interna 17 opções de discagem configuração 17 definindo para participantes convidados 12 P palestrante 12 participantes convidados definindo a taxa de bits para 12 definindo o tipo de discagem para 11 definindo opções de discagem para 12 People + Content 19 plug-in do Scheduling determinando a versão do 6 plug-in do Scheduling configurações de logon para 5 plug-in do scheduling instalando 2 plug-in. Consulte plug-in do scheduling R reuniões agendando 9 13 alterando informações sobre 13 definindo como recorrentes 10 reuniões de vídeo. Consulte reuniões reuniões recorrentes 10 S senhas para conferência 16 para moderador 16 T taxa de bits configuração para participantes internos 18 definindo para participantes convidados 12 tipo de discagem definindo para participantes convidados 11 V velocidade de conexão configuração para participantes internos 18 definindo para participantes convidados 12 versão do Plug-in do Scheduling, versão do software 6 vídeo moderador Polycom, Inc.