Cliente Microsoft Outlook do Avaya Modular Messaging Versão 5.0

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1 Cliente Microsoft Outlook do Avaya Modular Messaging Versão 5.0 Importante: as instruções contidas neste guia só serão aplicáveis se seu armazenamento de mensagens for Avaya Message Storage Server (MSS) ou Microsoft Exchange 1 Antes de começar, verifique se você Instalação Desinstalou todas as versões existentes do Cliente Outlook do Modular Messaging. Caso contrário, esta instalação só atualizará o cliente existente e você não obterá o nome MAS/endereço IP e as opções do idioma de exibição. Fechou e encerrou o Microsoft Outlook. Tem direitos de Administrador local ou privilégios elevados, para conta de usuário limitada, no computador. Definiu o Microsoft Outlook como o aplicativo de padrão (escolha Iniciar > Configurações > Painel de controle Opções da Internet guia Programas Microsoft Outlook no menu suspenso ). Obteve os nomes do MAS e do MSS/Microsoft Exchange ou os endereços IP com o administrador do sistema. Está executando um dos seguintes sistemas operacionais e clientes de o Sistemas operacionais: Windows Vista (versão de 32-bit) ou 2000 (SP4) ou XP (SP2) ou XP (N). o Clientes de Outlook 2000 (SP3) ou Outlook 2002 (SP3) ou Outlook 2003(SP1) ou Outlook Localize o programa de instalação do Cliente Outlook do Modular Messaging (Setup.exe) em: As notas da versão se encontram em: Todos os pacotes de idiomas se encontram em: Forneça as informações apropriadas nos espaços vazios abaixo: Contato do administrador do sistema: Nome/endereço IP do MAS (Messaging Application Server): Microsoft Exchange ou Nome ou endereço IP do Avaya Message Storage Server (MSS): 2 Instale o Cliente Outlook do Modular Messaging Observação: Para versões traduzidas do Cliente Outlook do Modular Messaging, você deve copiar o pacote de idioma desejado (arquivo.msi) para a mesma pasta em que se encontra o programa de instalação (Setup.exe). 1. Execute o Setup.exe. 2. Para o pacote do idioma de exibição, selecione inglês (Estados Unidos). Você só receberá o prompt se a instalação for feita do zero. (Consulte o marcador 1 na seção 1 acima.) 3. Para o Message Application Server, digite o endereço IP ou o nome do MAS fornecido pelo administrador do sistema. 4. Para concluir a instalação, siga as instruções do assistente para instalação Avaya Inc. Agosto de 2008 Página 1 de 7

2 3 Configure o serviço de conta de voz no Outlook Execute uma das seguintes instruções de acordo com seu armazenamento de mensagens: Armazenamento de mensagens Microsoft Exchange: Observação: As instruções fornecidas a seguir só serão aplicáveis se o tipo de armazenamento de mensagens for Microsoft Exchange. Outlook 2000 Outlook 2002/Outlook 2003 Outlook Feche o Microsoft Outlook. 2. Abra o Painel de Controle e selecione a opção Correio. O sistema exibe a caixa de diálogo Configurar Outlook. 3. Clique em Contas de Selecione Adicionar uma nova conta de Selecione Microsoft Exchange Server. 6. Digite o endereço IP ou o nome do Microsoft Exchange Server e o nome de usuário Digite a senha e clique em OK. 9. Clique em Concluir. 1. Inicie o Microsoft Outlook No menu Ferramentas, selecione Serviços. 3. Clique em Adicionar. 4. Selecione Microsoft Exchange Server. 5. Digite o endereço IP ou o nome do Microsoft Exchange Server e o Nome de usuário Digite a senha e clique em OK. 8. Clique em Concluir. 1. Feche o Microsoft Outlook. 2. Abra o Painel de Controle e selecione a opção Correio. 3. Clique em Contas de Selecione a opção Adicionar uma nova conta de Insira seu Nome, Endereço de e Senha. 7. Selecione definir manualmente configurações de servidor ou tipos adicionais de servidor Selecione Microsoft Exchange Digite o nome ou o endereço IP do Microsoft Exchange Server e o número da caixa postal Digite a senha e clique em OK. 14. Clique em Concluir. IMPORTANTE: Se você tiver armazenamentos de mensagens separados para correios de voz e s, crie perfis separados no Outlook. Armazenamento de mensagens Avaya MSS: Observação: As instruções fornecidas a seguir só serão aplicáveis se o tipo de armazenamento de mensagens for MSS. Outlook 2000 Outlook 2002/Outlook 2003 Outlook Inicie o Microsoft Outlook No menu Ferramentas, selecione Serviços. 3. Clique em Adicionar. 4. Selecione MM Message Service. 5. Consulte Etapa 4 para completar a caixa de diálogo de configuração do MSP. 1. Inicie o Microsoft Outlook 2002/ Outlook No menu Ferramentas, selecione Contas de Selecione Adicionar uma nova conta de Selecione Tipos de servidor adicionais. 5. Selecione MM Message Service. 6. Consulte Etapa 4 para completar a caixa de diálogo de configuração do MSP. 1. Inicie o Microsoft Outlook No menu Ferramentas, selecione Configurações de conta. 3. Selecione a opção Adicionar uma nova conta de Insira os detalhes dobre seu Nome, Endereço de e Senha. 6. Selecione definir manualmente configurações de servidor ou tipos adicionais de servidor Selecione Outro e escolha MM Message Service Avaya Inc. Agosto de 2008 Página 2 de 7

3 Consulte Etapa 4 para completar a caixa de diálogo de Configuração do MSP. IMPORTANTE: se criar um novo perfil para o Outlook, você precisará reconfigurar o serviço de conta de voz para o novo perfil a fim de poder ver mensagens do Modular Messaging na Caixa de entrada. 4 Caixa de diálogo de configuração do MSP Observação: As instruções fornecidas a seguir só serão aplicáveis se o tipo de armazenamento de mensagens for MSS. Digite os detalhes conforme especificado abaixo: Guia Conexão 1. Na caixa Servidor de armazenamento de mensagens: digite o nome completo (FQDN, Fully Qualified Domain Name) ou o endereço IP do MSS (Message Storage Server). 2. Na caixa Número da caixa postal: digite o número de sua caixa postal do Modular Messaging. (Observação: Não use traços ou espaços, apenas números) 3. Na caixa Senha: digite sua senha. Observação: a senha PRECISA SER NUMÉRICA. Use as teclas de número do teclado para digitar a senha. Marque a caixa de seleção Lembrar senha se não desejar que o sistema solicite a senha sempre que você acessar a caixa postal do Modular Messaging. Após concluir a configuração, você verá a adição da pasta Conta Avaya. É nessa pasta que seu correio de voz ficará armazenado. Guia Configurações de diretório Guia Geral Guia Avançado Especifique o nome do serviço de diretório do Modular Messaging, o Timeout de pesquisa, o Limite de pesquisa e a Base de pesquisa. (A base de pesquisa padrão é ou=people, dc=avaya.) Aceite os valores padrão ou entre em contato com o administrador do sistema. Aceite os valores padrão. Somente para Outlook 2000: Marque a caixa de seleção Programar um envio/recebimento automático a cada: marque esta caixa de seleção para que o Outlook execute um envio/recebimento automático. Especifique o intervalo de repetição do envio/recebimento na caixa fornecida. Aceite os valores padrão. Marque a caixa de seleção Esvaziar pasta Itens excluídos ao sair se desejar que o Modular Messaging exclua todas as mensagens da pasta Itens excluídos sempre que você sair do Outlook. Clique em OK para aplicar todas as configurações. IMPORTANTE: Reinicie o Outlook para que as alterações tenham efeito Avaya Inc. Agosto de 2008 Página 3 de 7

4 * Dicas, truques e recomendações Se o armazenamento de mensagens for Avaya MSS: Após a instalação e a configuração, ao reiniciar a máquina e o Microsoft Outlook, você verá a nova pasta Conta Avaya adicionada ao perfil do Outlook. Se você não conseguir ver a pasta, na barra de menus do Outlook, clique em Exibir > Lista de pastas para exibir todas as pastas à esquerda da tela. Se o armazenamento de mensagens for Avaya MSS: Para ver a nova caixa de entrada de correio de voz, clique no sinal + adjacente à pasta Conta Avaya e, em seguida, clique na Caixa de entrada. Se o armazenamento de mensagens for Avaya MSS: No menu do Outlook, clique em Exibir > Painel de visualização e em Exibir > AutoVisualização para DESATIVAR os recursos Painel de visualização e AutoVisualização da Caixa de entrada da Conta Avaya. Se estiverem ATIVADOS, os recursos Painel de visualização e AutoVisualização farão download das mensagens de voz para o computador, o que tornará o Outlook lento. Isso causará atrasos para usuários de desktop e atrasos consideráveis para usuários remotos. Use os três ícones novos que aparecem na extrema direita da barra de ferramentas do Outlook para gravar, enviar e responder às mensagens de voz. Clique no ícone de telefone para abrir um novo Voice Form. Clique no botão Gravar (vermelho) para gravar uma mensagem. Por padrão, o Voice Recorder espera que você use o computador (Multimídia) para gravar e reproduzir mensagens. Se quiser usar o telefone, clique em Opções na barra de ferramentas do Voice Form e, na guia Configuração de mídia, selecione Telefone. LEMBRE-SE de clicar no botão Aplicar para concluir essa alteração de configuração. Ao endereçar uma mensagem de voz, após digitar um nome ou parte de um nome no campo Para, pressione Ctrl K para que o endereço seja completado instantaneamente. Após a resolução do endereço, clique com o botão direito do mouse no nome e escolha Propriedades para ver os detalhes sobre o destino da mensagem. Para Outlook 2002 (XP)/2003/2007: Configure o Outlook para executar um envio/recebimento automático. No menu do Outlook, clique em Ferramentas > Configurações de envio/recebimento (Para Outlook 2003/ Outlook 2007: clique em Ferramentas > Enviar/receber > Configurações de envio/recebimento > Definir grupos de envio/recebimento ). Sob Quando o Outlook estiver on-line (Para Outlook 2003: em Configuração do grupo Todas as Contas ), marque a caixa de seleção Programar um envio/recebimento automático a cada: e, na caixa adjacente, especifique o intervalo de tempo de repetição do envio/recebimento. Defina esse intervalo de tempo como 2 ou 3 minutos Avaya Inc. Agosto de 2008 Página 4 de 7

5 Configuração do fax nativo do Avaya Modular Messaging 1. Pré-requisitos 1. Certifique-se de que a configuração do aparelho de fax é suportada pelo Avaya Modular Messaging. Para obter informações sobre configurações suportadas, visite 2. Conecte-se à impressora de fax do Modular Messaging por um computador cliente Execute uma das seguintes instruções de acordo com a sua versão do Windows: Windows XP 1. No menu Iniciar, selecione Configurações e clique em Impressoras e Faxes. 2. Clique em Adicionar impressora Selecione uma Impressora de rede e clique em Avançar. 5. Selecione Conectar a esta impressora e digite o nome da impressora de fax no formato \\nome-do-computador\nome-daimpressora-fax. 6. Modular Messaging somente para MSS: ao ser solicitado a se conectar a uma conta, digite o Nome da conta Windows no computador cliente (a conta com a qual você está conectado no momento) e sua respectiva Senha. 7. Selecione Não para o prompt Deseja que esta seja a impressora padrão Clique em Concluir. Windows Vista 1. No menu Iniciar, selecione Painel de Controle e clique em Hardware e Som. 2. Clique em Adicionar impressora Selecione uma Impressora de rede e clique em Avançar. 5. Digite o nome da impressora de fax no formato \\nome-do-computador\nome-daimpressora-fax. 6. Selecione Não para o prompt Deseja que esta seja a impressora padrão Clique em Concluir. 3. Visualizar Código de autorização de fax (FAC) no computador cliente Observação: 1. O FAC não é obrigatório para assinantes da versão Modular Messaging Microsoft Exchange. Suas credenciais do Windows são usadas para autenticá-lo no envio de faxes. 2. É possível usar o Subscriber Options ou o Web Subscribers Options para fazer download do FAC para o computador. 1. Para visualizar o FAC usando a. O Web Subscriber Option (WSO), na home page do WSO, clique em Minha experiência -> Impressão de fax -> campo Código de autorização de fax. b. O Subscriber Option (SO), clique na guia Acesso a fax -> campo Código de autorização de fax. Esta atividade só precisa ser realizada uma vez, e o FAC será populado automaticamente quando esta página/guia for selecionada Avaya Inc. Agosto de 2008 Página 5 de 7

6 4. Enviar / Receber fax de um computador cliente Execute uma das seguintes instruções de acordo com a sua versão do Windows: Windows XP 1. Selecione o documento a ser enviado por fax. 2. No menu Arquivo, selecione Imprimir. 3. Selecione Impressora de fax. Isso exibirá o Assistente para Enviar fax. Clique em Imprimir. 4. Selecione Avançar. Isso exibirá a caixa de diálogo Informações do remetente. 5. Na caixa de diálogo Informações do remetente, digite o Nome e o Número do fax do destinatário, ou clique em Catálogo de endereços para selecionar um destinatário. 6. Isso exibirá a caixa de diálogo Página de rosto. 7. Para anexar uma página de rosto à mensagem de fax, preencha as informações necessárias na caixa de diálogo Página de rosto. 8. Isso exibirá a caixa de diálogo Informações do remetente. 9. Digite as Informações do remetente e o Código de autorização de fax (FAC) no campo Código de faturamento. Observação: Você será solicitado a inserir as Informações do remetente e o Código de autorização de fax, na primeira vez que enviar uma mensagem de fax. Essas informações serão usadas automaticamente em todas as solicitações de impressão de fax subseqüentes. 10. Isso exibirá a caixa de diálogo Horário do fax. Especifique quando deseja que o fax seja enviado e defina a prioridade do fax. 11. Clique em Avançar para concluir a criação do fax. 12. Clique em Concluir para enviar o fax. Observação: É possível monitorar o andamento da mensagem de fax no Console de fax. Quando você envia uma mensagem de fax, o Modular Messaging Fax Sender Service envia uma mensagem de notificação de status de entrega de fax (a entrega de fax foi bem-sucedida ou falhou) para sua caixa postal do Modular Messaging. Windows Vista 1. Selecione o documento a ser enviado por fax. 2. No menu Arquivo, selecione Imprimir. 3. Selecione Impressora de fax. Isso exibirá o Assistente para Configurar fax. 4. Escolha Conectar a um servidor de fax na minha rede. 5. Digite o nome do servidor MAS no qual a impressora de fax está compartilhada 6. Escolha um nome para identificar esse servidor MAS. 7. Clique em Concluído. 8. Vá para Ferramenta -> caixa de diálogo Fax Informações do remetente. 9. Digite as informações do remetente e a mensagem do fax. Código de autorização de fax (FAC) no campo Código de faturamento. Observação: Você será solicitado a inserir as Informações do remetente e o Código de autorização de fax, na primeira vez que enviar uma mensagem de fax. Essas informações serão usadas automaticamente em todas as solicitações de impressão de fax subseqüentes. 10. Clique em Ok. Isso exibe a mensagem Novo fax com o documento selecionado como um anexo. Especifique o destinatário do fax, quando desejar que o fax seja enviado e defina a prioridade do fax. 11. Clique em OK para concluir a criação do fax. 12. Clique em Enviar para enviar o fax. Observação: É possível monitorar o andamento da mensagem de fax no Console de fax. Quando você envia uma mensagem de fax, o Modular Messaging Fax Sender Service envia uma mensagem de notificação de status de entrega de fax (a entrega de fax foi bem-sucedida ou falhou) para sua caixa postal do Modular Messaging Avaya Inc. Agosto de 2008 Página 6 de 7

7 5. Solução de problemas: Solicite que administrador do sistema 1. Verifique se o Modular Messaging Fax Sender Services está disponível. 2. Consulte a guia Geral para verificar se o nó de configuração de fax está disponível no VMSC. 3. Certifique-se de que o Modular Messaging Fax Sender Service esteja disponível para enviar / receber fax. 4. Certifique-se de que a organização de TI local tenha criado uma relação de confiança unidirecional entre o domínio privado do Windows no qual o MM está instalado e o domínio corporativo do Windows utilizado pelos usuários da organização. 5. No MSS, os assinantes da Classe de Serviço (COS) devem permitir o envio / recebimento de fax. 6. Certifique-se de que a configuração do aparelho de fax é suportada pelo Avaya Modular Messaging. Para obter informações sobre configurações suportadas, visite 7. Para habilitar o envio de fax do computador cliente, verifique se os seguintes procedimentos foram concluídos: a. Configuração do serviço de fax do Modular Messaging. b. Compartilhamento da impressora de fax do Modular Messaging. Para obter mais instruções, consulte o Guia de Instalação e Atualização do seu armazenamento de mensagem Avaya Inc. Agosto de 2008 Página 7 de 7

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