Recursos do Outlook Web Access

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1 Recursos do Outlook Web Access Este material foi criado pela Secretaria de Tecnologia de Informação e Comunicação (SETIC) do Tribunal Regional do Trabalho da 17ª Região. Seu intuito é apresentar algumas funcionalidades da ferramenta Outlook Web Access que podem auxiliar os servidores deste Tribunal na gestão de tempo e recursos. Ele foi baseado no próprio material da Microsoft sobre o Outlook Web Access (help on line). A. Acesso ao Outlook Web Access O ponto de acesso ao Outlook Web é o Portal TRT17: A1. No Portal do TRT17 ( clique em Servidor (Figura 1); Figura 1 Portal TRT17 Compromissos, Reuniões e Tarefas Outlook Web Access 1

2 A2. Em seguida, digite seu login e senha e clique em Efetuar Login para se conectar (Figura 2); Figura 2 Login e Senha no Portal TRT17 A3. Clicar no botão Correio Eletrônico (Figura 3); Figura 3 Botão Correio Eletrônico 2 SETIC Secretaria de Tecnologia de Informação e Comunicação Tribunal Regional do Trabalho 17ª Região

3 A4. Digite seu Nome de usuário e senha (Figura 4). Figura 4 Login do Outlook Web Dica: Se você estiver na rede TRT17, acesse a página de login do Outlook Web sem passar pelos passos A1 a A3 digitando o endereço na barra de endereços do browser, como na Figura 5. Figura 5 Acesso rápido à página do correio Compromissos, Reuniões e Tarefas Outlook Web Access 3

4 B. Visão Geral PODER JUDICIÁRIO Assim que aberto, o Outlook Web é exibido com três quadros (ou frames) bem distintos (Figura 6): 1. Painel de Navegação, no quadro da esquerda; 2. Lista de s, no quadro do meio; 3. Detalhes do , no quadro da direita. Figura 6 Tela inicial do Outlook Web Na parte de baixo do Painel de Navegação encontram-se as funcionalidades principais do Outlook: , Calendário, Contatos, Tarefas e Documentos. Este material está concentrado nas atividades de agendamento de compromissos, reuniões e gestão do tempo e de recursos, ou seja, funcionalidades do Calendário e Tarefas. C. Calendário O Calendário do Outlook Web Access permite criar e controlar compromissos. Você também pode organizar e agendar reuniões com colegas de trabalho e, posteriormente, atualizar ou modificar as informações (horário, local ou participantes) conforme necessário. Quando você usa o Calendário para manter o controle de reuniões e compromissos, seus colegas de trabalho podem verificar sua disponibilidade para organizar suas próprias agendas. 4 SETIC Secretaria de Tecnologia de Informação e Comunicação Tribunal Regional do Trabalho 17ª Região

5 Também é possível definir um compromisso ou uma reunião como recorrente. Isso significa que o compromisso ou a reunião ocorrerá regularmente. Por exemplo, você pode agendar uma reunião recorrente que ocorre todas as quartas-feiras às 14h. No Calendário, podem-se verificar os seguintes quadros (Figura 7): 1. Barra de ferramentas com os botões de seleção do calendário (Hoje, Dia, Semana Útil, Semana ou Mês); 2. Calendário detalhado, no quadro do meio; 3. Calendário resumido, à esquerda. Os Calendários detalhado (2) e resumido (3) são alterados conforme seleção dos botões (1). Figura 7 Visão geral do Calendário D. Compromissos Um compromisso é um período que você marca no seu calendário para uma atividade específica, como um almoço, ou para reservar algum tempo para trabalhar em determinado projeto. Os compromissos podem ser uma ocorrência única ou podem ser programados para se repetir regularmente, como um compromisso semanal para preparar um relatório. Você pode ter um compromisso com outras pessoas, mas ele só aparecerá no seu calendário. Se quiser compartilhar Compromissos, Reuniões e Tarefas Outlook Web Access 5

6 um compromisso com outras pessoas da organização, de modo que ele apareça nos calendários delas e no seu, você poderá solicitar uma reunião. E. Criar um Compromisso Ao contrário de reuniões, que incluem outras pessoas, os compromissos são agendamentos dos quais só você precisa participar. Exemplos de compromissos incluem uma consulta médica, pegar os filhos na escola ou tempo que você reserva para trabalhar em um projeto. Quando cria um compromisso no seu calendário, você define como esse horário aparecerá (como Ocupado ou Ausência Temporária) quando outras pessoas visualizarem sua agenda. Para criar um compromisso: E1. Em Calendário, na barra de ferramentas, clique em Novo Compromisso (Figura 8). Você também pode criar um novo compromisso clicando duas vezes em um horário em qualquer modo de exibição do calendário; Figura 8 Criar Compromisso E2. Na janela que se abre (Figura 9) na caixa Assunto, digite uma breve descrição do compromisso; E3. Na caixa Local, digite o local em que o compromisso ocorrerá; E4. Nas listas Hora de início e Hora de término, selecione as datas e horas apropriadas; 6 SETIC Secretaria de Tecnologia de Informação e Comunicação Tribunal Regional do Trabalho 17ª Região

7 E5. Na lista Mostrar horário como, selecione como você deseja que a agenda seja exibida durante o compromisso. Sua seleção (Ocupado, Disponível, Provisório ou Ausência Temporária) é o que as outras pessoas verão quando exibirem sua agenda; E6. Se o intervalo de tempo padrão para lembretes não for satisfatório, defina o intervalo desejado; E7. No corpo da mensagem, digite informações adicionais, como uma lista de materiais a serem levados para o compromisso; E8. Clique em Salvar e Fechar ou pressione CTRL+S antes de fechar a janela do formulário de compromisso. Figura 9 Janela compromisso A tabela a seguir lista as opções disponíveis na barra de ferramentas quando você cria um compromisso: Botão Salvar e Fechar Descrição Salva o compromisso no calendário e fecha a janela do formulário de compromisso Anexa um arquivo ao compromisso Define um intervalo de recorrência para o compromisso Verifica a ortografia no compromisso Convida outras pessoas para um compromisso. Isso muda o compromisso para uma reunião. Falaremos dessa funcionalidade quando tratarmos de Reuniões Define a importância do compromisso como Alta Define a importância do compromisso como Baixa Compromissos, Reuniões e Tarefas Outlook Web Access 7

8 Botão Lista Formato de Mensagem Descrição Aplica uma Categoria ao item Envia o item para uma impressora Define o formato do item como HTML ou texto sem formatação Tabela 1 Botões da barra de ferramentas Compromisso F. Definir um compromisso recorrente Muitas reuniões, compromissos, eventos e tarefas ocorrem regularmente. Em vez de criar novos itens para cada ocorrência, você pode definir o item como recorrente. O Outlook Web Access agenda automaticamente o item sempre que ele ocorre. F1. Para definir um item recorrente: F2. Crie um novo compromisso, solicitação de reunião ou tarefa ou abra um item que já tenha sido criado; F3. Na barra de ferramentas, clique em Recorrência ; F4. Na caixa de diálogo Recorrência, em Hora do Compromisso, use as listas Início e Término para selecionar as horas de início e de término do item recorrente; F5. Em Padrão de Recorrência, selecione a frequência com que o compromisso ou a reunião ocorrerá; F6. Em Intervalo de Recorrência, selecione quando você deseja que este padrão de recorrência comece e termine; F7. Clique em OK; F8. Clique em Salvar e Fechar ou pressione CTRL+S para salvar os compromissos e as tarefas antes de fechar a janela do navegador. Clique em Enviar Atualização ou pressione ALT+S para enviar as solicitações de reunião atualizadas. G. Modificar um compromisso Para modificar um compromisso, localize-o no calendário e clique duas vezes nele. Se estiver modificando um item recorrente, quando for solicitado, selecione A Série para modificar todos os itens da série ou para alterar o intervalo de recorrência. Se você selecionar Esta Ocorrência, suas alterações afetarão apenas aquela ocorrência. Altere os campos que desejar. Clique em Salvar e Fechar ou pressione CTRL+S antes de fechar a janela do formulário de compromisso. 8 SETIC Secretaria de Tecnologia de Informação e Comunicação Tribunal Regional do Trabalho 17ª Região

9 H. Excluir um compromisso PODER JUDICIÁRIO Para excluir um compromisso, clique nele no modo de exibição de calendário e, em seguida, clique em Excluir na barra de ferramentas ou pressione a tecla DELETE no teclado. Outra maneira de excluir um compromisso é abri-lo e clicar em Excluir na barra de ferramentas da mensagem. I. Adicionar um lembrete Lembretes são notificações exibidas pelo Outlook Web Access algum tempo (definido por você) antes do início de um compromisso. Você pode adicionar um lembrete a qualquer item de calendário a partir do painel de leitura, ou pode fazer isso abrindo e modificando o item. Para definir um lembrete em um item de calendário: I1. Abra o item de calendário no qual você deseja adicionar ou alterar o lembrete. I2. Verifique se a caixa de seleção Lembrete está marcada se você desejar exibir lembretes nesse item. Se você não desejar que um lembrete o notifique sobre esse item, a caixa de seleção deverá ser desmarcada. I3. Use a lista suspensa para selecionar quanto tempo antes do compromisso você deseja receber uma notificação de lembrete. I4. Clique em Salvar e Fechar ou pressione CTRL+S antes de fechar a janela do navegador do formulário de compromisso ou reunião. J. Categoria As categorias ajudam a organizar os itens na caixa de correio. Cada categoria recebe uma cor e um nome. É possível aplicar categorias a praticamente qualquer item em sua caixa de correio: uma mensagem, um item de calendário, um contato e/ou uma tarefa. Você também pode adicionar categorias a itens em pastas públicas que você tenha permissão para editar, usando os mesmos métodos que usaria para os itens da sua caixa de correio. Para adicionar uma categoria a qualquer mensagem, item de calendário, contato ou tarefa da sua caixa de correio, abra o item e clique em Categorias na barra de ferramentas. Marque a caixa de seleção de cada categoria que você deseja aplicar e clique fora da lista de categorias para salvar as alterações. As categorias padrão são nomeadas de acordo com as cores: Azul, Verde, Laranja, Roxo, Vermelho e Amarelo. Você não pode modificar os nomes das categorias padrão. Contudo, você pode alterar a cor de qualquer categoria e adicionar ou excluir categorias, abrindo um item, clicando em Categorias e selecionando Gerenciar Categorias no menu Categorias. Compromissos, Reuniões e Tarefas Outlook Web Access 9

10 K. Reuniões PODER JUDICIÁRIO Uma reunião é um compromisso que você compartilha com outra pessoa. Ao solicitar uma reunião, além de definir horário e assunto, você adicionará uma lista de participantes para convidar. Você também pode adicionar recursos, como uma sala de conferência ou projetor. Os destinatários podem responder às solicitações de reunião, aceitando, aceitando provisoriamente ou recusando seu convite. Como os compromissos, as solicitações de reunião podem ser programadas para uma única reunião ou para reuniões recorrentes. L. Solicitar uma reunião Para criar uma solicitação de reunião: L1. Em Calendário, na barra de ferramentas, clique em Novo; L2. Na barra de ferramentas Compromisso, clique em Convidar Participantes ; L3. Nas caixas de texto Obrigatório e Opcional, digite os nomes das pessoas que deverão receber a solicitação de reunião. Para especificar uma sala de conferência ou algum equipamento especial, como um retroprojetor, digite na caixa Recursos. L4. Nas listas Hora de início e Hora de término, selecione as datas e horas apropriadas. Se desejar que a reunião ocorra regularmente, clique em Recorrência. Observação: As informações de recorrência de Compromisso podem ser aplicadas igualmente à Reunião; L5. Na lista Mostrar horário como, selecione como você deseja que a agenda seja exibida durante a reunião. Sua seleção (Ocupado, Disponível, Provisório ou Ausência Temporária) é o que as outras pessoas verão quando consultarem sua agenda e a agenda de todos os participantes; L6. Marque a caixa de seleção Lembrete para ser lembrado da reunião. Isso também enviará lembretes a todos os destinatários da solicitação de reunião, se o recurso de lembrete estiver habilitado em seus calendários; L7. Digite uma mensagem para acompanhar a solicitação de reunião na área de texto da mensagem e, em seguida, clique em Enviar ou pressione ALT+S. Uma solicitação de reunião será enviada para cada participante e a nova reunião será adicionada à sua agenda. Cada pessoa que receber a solicitação de reunião poderá aceitar, recusar ou aceitar provisoriamente a solicitação. 10 SETIC Secretaria de Tecnologia de Informação e Comunicação Tribunal Regional do Trabalho 17ª Região

11 A tabela a seguir lista as opções disponíveis na barra de ferramentas quando você cria uma solicitação de reunião: Enviar Botão Lista Formato de Mensagem Descrição Envia a solicitação de reunião para os participantes Salva a reunião no seu calendário, mas não envia a solicitação de reunião para participantes Anexa um arquivo à solicitação de reunião Define um intervalo de recorrência para a reunião Verifica os nomes dos participantes da solicitação de reunião no Catálogo de Endereços ou na sua pasta Contatos Verifica a ortografia da solicitação de reunião Cancela a Reunião Define a importância do compromisso como Alta Define a importância do compromisso como Baixa Aplica uma Categoria ao item Envia o item para uma impressora Define o formato do item como HTML ou texto sem formatação Tabela 2 Botões da barra de ferramentas de solicitação de reunião M. Assistente de Agendamento Você pode concluir a maior parte das tarefas necessárias para configurar uma reunião usando o Assistente de Agendamento. Para usar o Assistente de Agendamento: M1. Crie uma nova solicitação de reunião e clique na guia Assistente de Agendamento; M2. Em Selecionar Participantes, digite os nomes ou das pessoas que participarão da reunião. O Outlook Web Access tenta resolver as informações inseridas. Se o Outlook Web Access não conseguir encontrar uma correspondência exclusiva para um nome, esse nome será sublinhado. Clique com o botão direito do mouse no nome para exibir uma lista de correspondências possíveis. Clique no nome correspondente para adicioná-lo à lista de participantes. Você também pode clicar em Selecionar Participantes para abrir a janela Catálogo de Endereços; Compromissos, Reuniões e Tarefas Outlook Web Access 11

12 M3. Para definir um participante como Obrigatório, Opcional ou Recurso, clique no ícone ao lado do nome. Sempre que você clicar no ícone, ele mudará para a próxima configuração. O organizador da reunião não pode ser alterado; M4. O gráfico de disponibilidade exibe automaticamente as agendas de todos os participantes no dia da reunião com o horário da sua reunião realçado. Uma barra azul na janela do agendamento ao lado de um nome significa que a pessoa está ocupada naquele momento. Observação: Há um resumo da disponibilidade dos participantes ao lado do gráfico de disponibilidade. Esse resumo oferece uma lista de possíveis horários de reunião, além do número de recursos e participantes selecionados disponíveis em cada horário. Para ver os detalhes de um horário específico, clique no horário na lista Horários Sugeridos. Para ver horários possíveis em outros dias, clique no calendário no painel Horários Sugeridos. Se você clicar em um horário na lista Horários Sugeridos, a reunião será automaticamente transferida para esse horário; M5. Para alterar a data da reunião, clique na caixa Início ou Término e selecione uma nova data para a reunião; M6. Para mover o horário da reunião, clique no centro da barra realçada que representa o horário da reunião e arraste a reunião para outro horário; M7. Depois de verificar a disponibilidade, clique na guia Compromisso para terminar de preencher a solicitação de reunião. O Assistente de Agendamento possui uma opção na barra de ferramentas para mostrar apenas as horas úteis. Se essa opção for selecionada e um ou mais participantes não tiverem horas úteis que se sobreponham com as horas úteis de outros participantes, o Assistente de Agendamento mostrará que não conseguiu encontrar horas disponíveis para a reunião. Isso ocorre frequentemente em reuniões que incluem participantes de vários fusos horários. Desative Mostrar apenas horas úteis se desejar ver os horários possíveis para a reunião. N. Modificar uma reunião Você pode abrir reuniões que foram criadas anteriormente e fazer alterações. Também é possível arrastar reuniões de uma hora para outra em qualquer modo de exibição. Para alterar a hora de uma reunião, arraste o item para a nova hora. Se você alterar a hora de uma reunião, o Outlook Web Access poderá solicitar que você envie uma atualização aos participantes. Para modificar uma solicitação de reunião: 12 SETIC Secretaria de Tecnologia de Informação e Comunicação Tribunal Regional do Trabalho 17ª Região

13 N1. Em Calendário, clique duas vezes na reunião que deseja modificar; N2. No formulário de solicitação de reunião, faça alterações na reunião; por exemplo, adicione participantes, altere a data ou a hora ou adicione informações; N3. Se houver conflito na agenda de um ou mais participantes, clique na guia Assistente de Agendamento para visualizar as agendas de todos. Isso ajudará a encontrar um horário mais conveniente. Para obter mais informações sobre como agendar reuniões, consulte Assistente de Agendamento; N4. Na barra de ferramentas, clique em Enviar Atualização ou ALT+S. Observação: Se você cancelar uma reunião, o Outlook Web Access solicitará que você notifique os participantes enviando um aviso de cancelamento. O. Cancelar uma reunião Para cancelar uma reunião agendada: O1. Em Calendário, selecione a reunião que você organizou; O2. Na barra de ferramentas, clique em Excluir. Observação: Também é possível abrir a reunião e clicar em Cancelar Reunião na barra de ferramentas do formulário de solicitação de reunião; O3. Se for uma reunião recorrente, escolha se deseja cancelar esta ocorrência, todas as ocorrências após uma data especificada ou todas as ocorrências da reunião. Em seguida, clique em OK; O4. Clique em Enviar ou ALT+S para enviar o aviso de cancelamento para os participantes. Observação: Se desejar incluir uma mensagem junto com o aviso de cancelamento, como uma mensagem explicando o motivo do cancelamento da reunião, digite o texto no corpo do formulário de cancelamento antes de enviá-lo. P. Responder ou encaminhar uma solicitação de reunião Outros usuários podem convidar você para reuniões usando o Calendário no Outlook Web Access. Essas solicitações de reunião são exibidas como mensagens em sua Caixa de Entrada. Para responder a uma solicitação de reunião: P1. Clique duas vezes na Caixa de Entrada para abrir a solicitação de reunião. P2. Clique em um dos seguintes botões: Compromissos, Reuniões e Tarefas Outlook Web Access 13

14 Botão Nome Descrição Aceitar Provisório Recusar Aceita a reunião e a adiciona a seu calendário. Outras pessoas que visualizarem sua agenda poderão ver que você está ocupado durante o horário da reunião Aceita a reunião, mas indica que talvez você não compareça. A reunião também é adicionada ao seu calendário. No entanto, outras pessoas que visualizarem sua agenda poderão ver que você tem apenas um compromisso provisório naquele horário Recusa a reunião. Nada é adicionado ao seu calendário. Isso também exclui a solicitação de reunião da Caixa de Entrada. A solicitação só será excluída permanentemente quando você removê-la da pasta Itens Excluídos. Para isso, selecione e exclua a solicitação ou esvazie a pasta Itens Excluídos P3. Se você clicar em Aceitar, Provisório ou Recusar, será aberto um menu que permite selecionar Editar a resposta antes de enviar, Enviar a resposta agora ou Não enviar uma resposta; P4. Se houver um conflito ou uma reunião adjacente, o Outlook Web Access exibirá uma faixa no título do convite da reunião. Clique na faixa para exibir os detalhes do conflito ou da reunião adjacente. Observação: Para verificar sua agenda do dia antes de aceitar a reunião, clique em Calendário no Painel de Navegação. A reunião é exibida no Calendário como Provisória. P5. Se você selecionar Editar a resposta antes de enviar, será aberta uma janela de mensagem endereçada ao remetente da solicitação de reunião. Para adicionar mais destinatários à sua resposta de reunião, digite seus nomes nas caixas Para e Cc; P6. Se você desejar enviar uma mensagem juntamente com a resposta, digite uma mensagem na caixa de texto. Por exemplo, você pode explicar por que não pode comparecer à reunião; P7. Quando terminar de redigir a resposta, clique em Enviar. Q. Responder ou encaminhar a uma solicitação de reunião Assim como uma mensagem, você pode responder ou encaminhar uma solicitação de reunião: Q1. Para enviar uma mensagem somente para o organizador da reunião, clique em Responder na solicitação de reunião; Q2. Para enviar uma mensagem a todos os convidados, clique em Responder a todos ; 14 SETIC Secretaria de Tecnologia de Informação e Comunicação Tribunal Regional do Trabalho 17ª Região

15 Q3. Para encaminhar a solicitação de reunião, clique em clique em Encaminhar. R. Categoria As informações sobre Categoria de Compromissos podem ser aplicadas igualmente à Reunião. S. Tarefas Uma tarefa permite que você crie e controle um projeto ou uma atribuição. Por exemplo, você pode criar uma tarefa para escrever um relatório e depois adicionar lembrete, data de início, data de vencimento e observações à tarefa. Para criar uma tarefa: S1. No Painel de Navegação, clique em Tarefas; S2. Em Tarefas, na barra de ferramentas, clique em Novo; S3. Digite o assunto e qualquer outra propriedade que deseje incluir. Apenas o assunto é obrigatório. Todos os outros valores, como datas e lembretes, são opcionais; S4. Para tornar a tarefa recorrente, clique em Recorrência. Na caixa de diálogo Recorrência, em Padrão de Recorrência, defina o padrão de recorrência da tarefa e clique em OK; S5. Clique em Salvar e Fechar ou pressione CTRL+S antes de fechar a janela do formulário de tarefa. Observação: Você também pode criar uma nova tarefa digitando o assunto na caixa Digite uma nova tarefa no início da lista de tarefas e clicando em Adicionar Nova Tarefa ou pressionando ENTER. A tabela a seguir lista as opções disponíveis na barra de ferramentas quando você cria uma tarefa: Botão Salvar e fechar Descrição Salva a tarefa e fecha a janela do navegador do formulário de tarefa Marca a tarefa como concluída. As tarefas concluídas são exibidas em texto tachado cinza Anexa um arquivo à tarefa Define um intervalo de recorrência para a tarefa Encaminha a tarefa para um destinatário Exclui a tarefa Aplica uma Categoria à tarefa Compromissos, Reuniões e Tarefas Outlook Web Access 15

16 T. Para marcar uma tarefa como concluída Após terminar uma tarefa da lista de tarefas, você pode marcá-la como concluída. Os itens concluídos são exibidos em texto tachado cinza. Você também pode marcar uma tarefa como parcialmente concluída abrindo-a e digitando um valor em % concluída. Clique em para salvar as alterações. Para marcar uma tarefa como concluída: Salvar e Fechar T1. No Painel de Navegação, clique em Tarefas; T2. Localize a tarefa a ser marcada como concluída. Marque a caixa de seleção ao lado da tarefa ou clique em Marcar como Concluído(a) na barra de ferramentas para marcar a tarefa como concluída. Isso define o valor % concluída como 100 e o Status como Concluída. Observação: Para selecionar várias tarefas adjacentes e marcá-las como concluídas, mantenha a tecla SHIFT pressionada e clique na primeira tarefa e, em seguida, clique na última tarefa para selecionar todas as tarefas entre elas. Para selecionar várias tarefas que não sejam adjacentes, mantenha a tecla CTRL pressionada e clique nas tarefas a serem selecionadas Após selecionar as tarefas, clique em ferramentas. Marcar como Concluído(a) na barra de Índice Acesso ao Outlook Web Access 1 Assistente de Agendamento 11 Calendário 4 Cancelar uma reunião 13 Categoria 9, 15 Compromissos 5 Criar um Compromisso 6 Definir um compromisso recorrente 8 Excluir um compromisso 9 Modificar um compromisso 8 Modificar uma reunião 12 Responder ou encaminhar a uma solicitação de reunião 14 Responder ou encaminhar uma solicitação de reunião 13 Reuniões 10 Solicitar uma reunião 10 Visão Geral Outlook 4 Controle do Documento Data Responsável Descrição 15/04/2011 Luciano Magno Brambila Criação do documento 16 SETIC Secretaria de Tecnologia de Informação e Comunicação Tribunal Regional do Trabalho 17ª Região

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