MANUAL E CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO EXERCÍCIO 2014

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1 MANUAL E CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO EXERCÍCIO OBJETIVO O presente documento tem como objetivo auxiliar os gestores, responsáveis pelo orçamento, na execução das despesas com aquisições de material de consumo, permanente e serviços de pessoa jurídica, bem como orientar os campi/setores da reitoria quanto aos procedimentos de aquisição disponibilizados para a devida execução do orçamento do IFSP e descentralizados. 2. DISPOSIÇÕES GERAIS E PRINCIPAIS ALTERAÇÕES A Diretoria de Administração elaborou uma minuta de atualização da Portaria de Delegação de competência aos Diretores Gerais dos campi. Nesta minuta, está prevista a descentralização do controle e gestão do orçamento provisionado, ação que permitirá maior autonomia aos campi e celeridade aos processos. Mesmo com a aprovação da minuta da portaria de DELEGAÇÃO, a Diretoria de Administração continuará recepcionando e instruindo os campi em TODOS OS PROCESSOS DE AQUISIÇÃO/CONTRATAÇÃO, principalmente pelo fato da assessoria e consultoria jurídica estar centralizada em São Paulo/SP. Sendo assim, ainda existe a necessidade de padronização e planejamento na montagem de tais processos para proporcionar maior agilidade nas contratações. Neste exercício não será estabelecida data limite para encaminhamento de processos para contratação. Contudo, os campi e Pró-Reitorias deverão ficar atentos para o dia do recolhimento do orçamento (Item 7 Cronograma). Inicialmente será recolhido o crédito disponível e, posteriormente, haverá a anulação dos pré-empenhos que comprovadamente não serão executados até a data limite para empenho. Elaborado por GPL/GCC//DAD Versão 01/2014 1

2 Todas as licitações deverão estar HOMOLOGADAS (finalizadas) até a data limite para empenho estabelecida pelo MEC. Caso exista alguma licitação publicada ou em andamento após esta data, a PRA/DAD/GPL não se responsabilizará pela provisão de orçamento. Conforme Manual de Licitação Tradicional, após o retorno da PRF3, todos os processos licitatórios serão encaminhados diretamente aos campi para publicação, execução, homologação, empenho e procedimentos decorrentes até a respectiva finalização e arquivo. 3. AQUISIÇÕES SISTÊMICAS Abaixo será apresentado planejamento das ações que as Pró-Reitorias e Gabinete pretendem promover para o exercício de 2014 e/ou respectivos estudos para 2015, com o objetivo de: Reduzir a quantidade de processos licitatórios; Efetuar aquisições planejadas e padronizadas; e Promover e facilitar a execução das ações emanadas pela Reitoria GAB - Gabinete SRP Eventos (2014) SRP Serviços Gráficos (em estudo 2014/2015) PRA Pró-Reitoria de Administração Veículos Aquisição e Manutenção (2014) Passagem Rodoviária (2014) PRD Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional SRP Material Consumo (2015) Elaborado por GPL/GCC//DAD Versão 01/2014 2

3 SRP Material Permanente (2015) Softwares Padronização (em estudo 2014) Manutenção de TI (em estudo 2014) PRE Pró-Reitoria de Ensino SRP Acervo (em estudo 2014/2015) SRP Uniformes (em estudo 2014/2015) Digitalização de Documentos (em estudo 2014/2015) Alimentos (em estudo 2015) PRP Pró-Reitoria de Pesquisa SRP Materiais de Pesquisa (2015) PRX Pró-Reitoria de Extensão SRP Fretamento (2014) SRP Materiais de Extensão (2015) 4. ORÇAMENTO Em outubro de 2013, na reunião do Colégio de Dirigentes, foi apresentada a Divisão do Orçamento 2014 do IFSP que, também, foi disponibilizada no site do IFSP > Documentos > Administração > Orçamento-CPO/CCN. A liberação total do orçamento do IFSP será realizada somente após a publicação do Decreto de Programação Orçamentária e Financeira, que é feita após a Sanção Presidencial da Lei de Orçamento Anual LOA. Até tal publicação, o IFSP recebe duodécimos do orçamento do grupo de CUSTEIO para pagamento de despesas obrigatórias e essenciais. Por esta razão foi divulgado Elaborado por GPL/GCC//DAD Versão 01/2014 3

4 o comunicado GPL nº 13/2013 para orientar os gestores quanto aos procedimentos para alocação de recursos dos contratos vigentes, fornecimento de energia e saneamento, suprimento de fundos, bolsas, diárias. A gestão do orçamento constante na ação 20RG, destinada para a Expansão e Reestruturação do IFSP, está sob responsabilidade de Diretoria de Infraestrutura e Expansão RET/DIE DAS SUPLEMENTAÇÕES E TRANSFERÊNCIAS Conforme publicado no sítio, praticamente todo o orçamento do IFSP está dividido entre os CAMPI e PRÓ-REITORIAS, as reservas iniciais da Reitoria podem ser visualizadas no sítio por meio da sigla RET. Qualquer solicitação de suplementação deverá ser encaminhada diretamente à PRA para análise e aprovação. As solicitações deverão estar acompanhadas de justificativas e respectivos projetos (processos licitatórios). Serão vedadas as transferências ou trocas de créditos orçamentários entre os campi DO RECOLHIMENTO E GESTÃO DOS VALORES O orçamento disponível nos campi e pró-reitorias será recolhido pela CCN/GPL/DAD a partir do dia 13/10/2014. A administração dos valores recolhidos terão procedimentos específicos conforme cada categoria da despesa EXTRA-ORÇAMENTÁRIO DE CUSTEIO A utilização do orçamento de CUSTEIO recolhido será destinado a processos extra orçamentários que serão recebidos pela DAD/PRA/RET até dia 01/06/2014 para análise e adiantamento de todos os procedimentos. Assim, após o recolhimento do orçamento e Elaborado por GPL/GCC//DAD Versão 01/2014 4

5 redistribuição, os campi terão tempo hábil para o lançamento e execução do pregão. Para tanto, solicitamos que tais processos sejam identificados na capa como extra orçamentários e informando a ordem de prioridade. Está estabelecido como teto para a soma dos processos o valor de R$ , EXTRA-ORÇAMENTÁRIO DE CAPITAL A utilização do orçamento de CAPITAL recolhido poderá ser destinado aos campi para utilização em atas de SRP vigentes ou, destinado à DIE Diretoria de Infraestrutura e Expansão para utilização em projetos de obras e reformas, conforme futura decisão da Reitoria. Considerando a aprovação da portaria de delegação atualizada e a descentralização orçamentária, as solicitações de atas de SRP vigentes não necessitarão ser encaminhadas à DAD. 5. FORMAS DE AQUISIÇÃO/CONTRATAÇÃO Os procedimentos descritos a seguir são as formas de aquisições disponíveis. Deve ser dada a preferência para aquisições por meio das atas de SRP vigentes do IFSP SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS IFSP GERENCIADOR DE ATAS PARA OS CAMPI Visando a agilidade e a otimização das aquisições de materiais comuns aos campi do IFSP, realizamos pregões por meio de registro de preços. O Sistema de Registro de Preços é adotado pelo IFSP nas seguintes hipóteses: Atendimento a diversos campi; Elaborado por GPL/GCC//DAD Versão 01/2014 5

6 Contratações frequentes e de bens comuns aos campi visando o planejamento, padronização e redução de pregões. Entregas parceladas; adquirido. Impossibilidade de definir um quantitativo exato que será ATAS VIGENTES Para consultar os materiais disponíveis para aquisição nas listagens de SRP vigentes, o requisitante deverá acessar o sítio do IFSP > Menu > Documentos Institucionais > Administração > Aquisições > Registro de Preços e clicar nos links disponíveis nos processos que se encontram na 8ª FASE VIGENTE. O manual para a aquisição desses materiais disponíveis encontra-se na mesma página destinada às SRPS (Procedimentos de Aquisição ATAS SRP IFSP). Vale ressaltar que os materiais, constantes nas atas vigentes das SRPS do IFSP que o campus figura como PARTICIPANTE, NÃO poderão ser solicitados em Licitações Tradicionais. Elaborado por GPL/GCC//DAD Versão 01/2014 6

7 Tabela 1 - Tramite resumido do processo de aquisição Ata vigente Setor Solicitante Orçamentário Financeiro Almoxarifado Contrato Providências Abertura do processo Alocação de recursos pré-empenho Empenho, assinatura, conformidade e arquivo Envio da nota de empenho ao fornecedor, e futuro recebimento da mercadoria. Elaboração de contrato formal conforme exigência do edital NOVAS ATAS SRP S PARA 2015 O exercício de 2014 servirá para planejamento e execução das licitações para início das vigências das atas a partir de Até a primeira quinzena de fevereiro/2014 será publicado manual, cronograma e marcada reunião com todos os gerentes administrativos pela Diretoria de Administração para definição dos procedimentos e outros informes. O Comunicado DAD/CPPA - 01/2014 iniciou os procedimentos para as novas atas de 2015 por meio de um questionário para ser respondido pelos campi PARTICIPANTE em IRPS de outros órgãos A participação em outras IRPS disponibilizadas no sistema do COMPRASNET também poderá ser utilizada como uma forma de aquisição. Porém, o campus deverá prever que o órgão gerenciador da ata poderá recusar a participação, além de outros diversos imprevistos, como por exemplo, licitação deserta, cancelamento do item ou até da IRP como um todo. Elaborado por GPL/GCC//DAD Versão 01/2014 7

8 Para a participação, o campus (Órgão Participante) deverá montar um processo interno, conforme descrito no Manual de Participação IRP, disponibilizado no site do IFSP > Menu > Documentos Institucionais > Administração > Aquisições > Registro de Preços. Todos os trâmites de execução da aquisição e montagem de processos serão de total responsabilidade do campus CARONA Procedimento indicado apenas para aquisição de materiais de consumo e permanente, desde que não estejam contemplados nas atas vigentes do IFSP e tampouco nas licitações tradicionais dos campi. Opina-se no sentido de que sejam evitadas as adesões que envolvam instalação de equipamento e entrega parcelada. Deverá constar na abertura do processo justificativa para utilização desta modalidade e comprovado o planejamento da necessidade. A execução deste procedimento é de inteira responsabilidade do gestor do campus requisitante. O manual contendo os procedimentos e fluxos para a aquisição via CARONA, está disponível no site do IFSP > Menu > Documentos Institucionais > Administração > Aquisições > CARONA LICITAÇÃO TRADICIONAL O manual contendo os procedimentos, documentos e fluxos para a aquisição via LICITAÇÃO TRADICIONAL, está disponível no site do IFSP > Menu > Documentos Institucionais > Administração > Aquisições > MANUAL DE LICITAÇÃO TRADICIONAL. Elaborado por GPL/GCC//DAD Versão 01/2014 8

9 Material de Consumo, Permanente e Acervo Com o intuito de fixar o planejamento nas aquisições e reduzir a quantidade de pregões, a Reitoria e cada campus terão a possibilidade de executar um processo de aquisição para cada tipo de material, isto é, poderão montar um processo no exercício para aquisição de materiais de consumo, um para permanente e um para acervo bibliográfico, desde que tais materiais não estejam contemplados nas atas vigentes de SRP do IFSP Material e/ou equipamentos que exijam projetos específicos Para aquisições mais detalhadas, como por exemplo, persianas e instalação de divisórias, deverá ser aberto processo individual, uma vez que nos Termos de Referência deverão constar descrições mais detalhadas como metragem, prazo de instalação, garantia, entre outros Material e/ou equipamentos de INFORMÁTICA Todas as aquisições de informática estarão condicionadas à autorização da PRD, inclusive por meio de carona, considerando a padronização do IFSP e a necessidade de consonância com o Plano Diretor de Tecnologia de Informação - PDTI. Para tanto, opinamos que os materiais de informática sejam solicitados em processo individual para maior agilidade na aquisição dos demais materiais. Lembrando que só serão aceitas solicitações de Informática que não constam nas SRPS do IFSP Contratações de Serviços e Fornecimento Parcelado Cada campus poderá montar processos conforme a necessidade. Elaborado por GPL/GCC//DAD Versão 01/2014 9

10 Enquadram-se na modalidade de fornecimento parcelado as aquisições de consumo com entregas parceladas, como por exemplo, aquisição de água mineral. Tabela 2 - Tramite resumido processos de licitação tradicional Setor Solicitante Orçamentário Ordenador DAD GPL CLT/GCC PRF3 CLT/GCC Pregoeiro e equipe de Apoio Ordenador Pregoeiro e equipe de Apoio Financeiro Almoxarifado Contratos Providências Abertura do processo Alocação de recursos pré-empenho Autorização para Abertura de Licitação Análise Check processual Edital Análise jurídica Adequações após análise jurídica Abertura, operação, adjudicação Homologação Abertura, operação, adjudicação Empenho, assinatura, conformidade e arquivo Envio da nota de empenho ao fornecedor e futuro recebimento da mercadoria Elaboração de contrato formal conforme exigência do edital 5.3. INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO As aquisições de bens que se enquadram nessa modalidade são: Elaborado por GPL/GCC//DAD Versão 01/

11 Contratação de serviços ou aquisição de materiais exclusivos, mediante apresentação de carta de exclusividade; e Contratação de serviços técnicos com profissionais ou empresas de notória especialização. As solicitações por meio desta modalidade deverão seguir manual específico que será disponibilizado no sítio do IFSP DISPENSA DE LICITAÇÃO A portaria de delegação de competência possibilita a descentralização desta modalidade de aquisição/contratação, limitando aos campi a utilização de R$ 8.000,00 no exercício por natureza de despesa: (material de consumo), (serviço) e (material permanente). Por exemplo: o campus gera um processo de aquisição de materiais de consumo: caneta, toner, eletrodo, areia e demais, totalizando R$ 5.000,00. Sendo assim o saldo do campus para aquisição de material de consumo no exercício será de R$ 3.000,00. Lembramos que o exemplo é meramente ilustrativo, pois a maioria dos itens deverá constar em atas de SRP vigentes. A aquisição de materiais consumo ou permanente deve ser obrigatoriamente realizada por meio de Dispensa de Licitação - Cotação Eletrônica, conforme disposto no art. 4º do Decreto 5.450/2005, regulamentada pela Portaria MPOG nº 306, de 13 de dezembro de Enquanto que as contratações de serviços serão realizadas por meio de Dispensa de Licitação. As solicitações para aquisições por meio de cotação eletrônica deverão seguir as orientações do Manual de Licitação Tradicional. Para as dispensa será disponibilizado manual específico no sítio do IFSP SUPRIMENTO DE FUNDOS Elaborado por GPL/GCC//DAD Versão 01/

12 Aquisições emergenciais e de pequeno vulto. A solicitação, execução e prestação de contas são geridas pela Diretoria de Finanças DFI e deverão seguir as regras constantes na Portaria nº 5290 de 01 de novembro de OBRAS E SERVIÇOS DE ENGENHARIA As necessidades para contratação de obras, reformas, serviços de elétrica, aquisição de bens específicos (toldos, brise, divisórias), bem como a formalização do pedido, deverão ser previamente analisadas e autorizadas pela Diretoria de Infraestrutura e Expansão DIE/RET. Dependendo da complexidade e valor da contratação pode ser utilizado as modalidade de Concorrência, Tomada de Preços ou Pregão. A gestão do orçamento constante na ação 20RG, destinada para a Expansão e Reestruturação do IFSP, está sob responsabilidade de DIE. 6. RECURSOS DESCENTRALIZADOS e/ou AÇÕES ESPECÍFICAS Ficará na responsabilidade do campus o acompanhamento e a execução dos créditos orçamentários que, porventura, forem descentralizados pelo MEC, SETEC, FNDE ou pertencerem a Ações Orçamentárias Específicas, estas já direcionadas e responsabilizadas por Pró-Reitorias (como por exemplo, Assistência Estudantil). A CPO/GPL é responsável apenas pela verificação do elemento de despesa em referência ao solicitado. Para a execução desses créditos orçamentários, o campus poderá utilizar de todas as formas de aquisição citadas neste manual, com exceção de Suprimento de Fundos. Lembrando que para a execução dos Recursos Descentralizados ou Ações Específicas deverão ser montados processos separados. Elaborado por GPL/GCC//DAD Versão 01/

13 7. CRONOGRAMA PRAZOS E DATAS LIMITES Tabela 3 Cronograma Prazos Desde hoje 13/02/14 Até a publicação do Decreto de Programação Orçamentária. Após publicação do Decreto de Programação Orçamentária 01/06/ /10/ dias antes da data limite de empenho NOV/2014 (a confirmar) NOV/2014 (a confirmar) Ação Montagem de processos e encaminhamento à DAD/RET, conforme Manuais de Execução o Orçamento e Licitação Tradicional. Reunião da DAD com os GAD / CAD dos campi e Pró- Reitorias para apresentação do Manual de Execução do Orçamento, Manual de Licitação Tradicional e Cronograma SRP Liberação de Duodécimos. Autorizada a publicação de licitações de serviços essenciais. Provisionamento do saldo orçamentário aprovado. Autorizada a publicação de todas as licitações com alocações de recursos de EXTRA-ORÇAMENTARIO CUSTEIO (data limite para o recebimento) CAMPI Data limite para anulação dos empenhos, préempenhos que não serão utilizados e encaminhamento à DAD de listagem dos pré-empenhos mantidos com respectiva justificativa. GPL/DAD Recolhimento de todo o crédito disponível. GPL/DAD e CAMPI Avaliação e anulação dos préempenhos que não serão executados até a data limite de empenho. Data limite de empenho dos recursos descentralizados. Data limite de empenho dos recursos LOA do IFSP. Data limite para HOMOLOGAÇÃO das Licitações em andamento. Após esta data a DAD/RET não garante o provisionamento de orçamento para emissão de empenho. Elaborado por GPL/GCC//DAD Versão 01/

14 O Cronograma será atualizado após publicação do Decreto e Portarias do MEC com as datas definidas. Os campi e Pró-Reitorias deverão agilizar suas solicitações para evitar sobrecargas na Diretoria de Administração. 8. CONSIDERAÇÕES FINAIS Toda comunicação da Administração da Reitoria com os campi continuará sendo feita, impreterivelmente por meio dos s institucionais: adm.sigladocampus@ifsp.edu.br. Toda e qualquer solicitação encaminhada à DAD/PRA, obrigatoriamente, deve ser registrada e ACOMPANHADA por seu requisitante por meio do SIGA- Protocolo. Caso haja maiores dúvidas, entrar em contato através dos telefones e e- mails institucionais da Diretoria de Administração. Todos os MANUAIS, INSTRUÇÕES, COMUNICADOS e planilhas SRP estão disponibilizados no sítio > Menu > Documentos Institucionais > Administração. Elaborado por GPL/GCC//DAD Versão 01/