PLANO DE EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO EXERCÍCIO 2013 (segunda edição)

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1 1. OBJETIVO PLANO DE EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO EXERCÍCIO 2013 (segunda edição) O presente documento tem por objetivo orientar os campi/setores da reitoria aos procedimentos de aquisição existentes para a devida execução do orçamento do IFSP no exercício de METODOLOGIA DE EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO Os procedimentos abaixo descritos são as formas de aquisições disponíveis. É de preferência que se adquiram os materiais por meio de SRP. Os procedimentos são: I. SRP Sistema de Registro de Preços Visando a agilidade e a otimização das aquisições de materiais comuns aos campi do IFSP, realizamos pregões por meio de registro de preços. O Sistema de Registro de Preços é adotado pelo IFSP nas seguintes hipóteses: Atendimento a diversos campi; Contratações freqüentes e de bens comuns aos campi; Entregas parceladas; Impossibilidade de definir um quantitativo exato que será adquirido. Para consultar os materiais disponíveis para aquisição nas listagens de SRP vigentes, o requisitante deverá acessar o site do IFSP > Menu > Documentos Institucionais > Administração > Aquisições CPPA > Registro de Preços e clicar nos links disponíveis nos processos que se encontram na 8ª FASE VIGENTE. O manual para a aquisição desses materiais disponíveis encontra-se na mesma página destinada às SRPS (Procedimentos de Aquisição ATAS SRP IFSP). Para saber como proceder nas SRPS que se encontram nas fases anteriores à licitação, isto é, na fase de estimativa, os requisitantes deverão consultar o Manual com os Procedimentos de Estimativa - Manifestação de Interesse/Participação IRP, também disponível na página destinada às SRPS. Os requisitantes deverão ficar atentos aos prazos para Manifestação de Interesse e as validades das atas vigentes. Vale ressaltar que os materiais, constantes nas atas vigentes das SRPS do IFSP ou nas listagens que o campus/setor figura como PARTICIPANTE, NÃO poderão ser solicitados nas Licitações Individuais (Item 02 II deste manual). Elaborado por GPL/DAD Versão 03/2013 1

2 II. LICITAÇÃO INDIVIDUAL Material de Consumo, Permanente e Acervo Cada campus e pró-reitoria terão a possibilidade de executar um processo de aquisição para cada tipo de material, isto é, poderão montar um processo no ano para aquisição de materiais de consumo, permanente e acervo, desde que tais materiais não estejam contemplados nas atas vigentes de SRP do IFSP ou nas listagens que o campus/setor figura como PARTICIPANTE nas atas do IFSP ou de demais órgãos que estão em fase de licitação para Os demais materiais, que o campus não conseguir obter por meio das atas vigentes ou por meio de Participação nas IRPS do IFSP, deverão ser solicitados por meio destes pregões individuais. Para aquisições mais detalhadas, como por exemplo, Persianas e Toldos, deverá ser feito um processo separado, uma vez que nos Termos de Referência deverão constar descrições mais detalhadas como metragem, instalação entre outros. Todas as aquisições de informática estarão condicionadas à autorização da PRD, inclusive as aquisições por meio de carona, considerando o PDTI, Plano Diretor de Tecnologia de Informação. Portanto, opinamos que os materiais de informática sejam solicitados em processos separados para maior agilidade na execução dos demais materiais. Lembrando que só serão aceitas solicitações de aquisições de materiais de Informática que não constam nas SRPS do Instituto. Contratações de Serviços e Fornecimento Parcelado Cada campus poderá montar processos individuais conforme a necessidade. Enquadram-se na modalidade de fornecimento parcelado as aquisições de consumo com entregas parceladas, como por exemplo, aquisição de água mineral. O manual para a aquisição, via Licitação Individual, está disponível no site do IFSP > Menu > Documentos Institucionais > Administração > Aquisições CPPA > Licitação Individual. Elaborado por GPL/DAD Versão 03/2013 2

3 III. Inexigibilidade de Licitação As aquisições de bens que se enquadram nessa modalidade são: Contratação de serviços ou aquisição de materiais exclusivos, mediante apresentação de carta de exclusividade e Contratação de serviços técnicos com profissionais ou empresas de notória especialização. Durante o exercício de 2013 será atualizado o manual de descentralização, vez que a Portaria GAB nº 2.618/2012 de 28/08/2012 delega competência para aos Diretores Gerais para homologação e ratificação dos processos. IV. Dispensas de Licitação A portaria emitida pelo GAB em 28/08/2012 de nº 2.618/2012 possibilita a descentralização desta modalidade de aquisição/contratação, limitando aos campi a utilização de R$ 8.000,00 no exercício por elemento de despesa: (material de consumo), (serviço) e (material permanente). Por exemplo: o campus gera um processo de aquisição de materiais de consumo: caneta, toner, eletrodo, areia e demais, totalizando R$ 5.000,00. Sendo assim o saldo do campus para aquisição de material de consumo no exercício será de R$ 2.999,00. Lembramos que o exemplo é meramente ilustrativo, pois a maioria dos itens consta em atas SRP vigentes. V. Suprimento de fundos Aquisições emergenciais e de pequeno vulto. Solicitação, execução e prestação de contas deverão seguir as regras constantes no manual da DFI. VI. CARONA Aquisição de materiais de consumo e permanente, desde que não estejam contemplados nas atas vigentes do IFSP e tampouco nas licitações individuais dos campi. Serão aceitos, somente, se houver justificativa plausível para tal necessidade. Opina-se no sentido de que sejam evitadas as adesões que envolvam instalação de equipamento e entrega parcelada. A execução deste procedimento é de inteira responsabilidade do gestor do campus requisitante. O manual para a aquisição, via CARONA, está disponível no site do IFSP > Menu > Documentos Institucionais > Administração > Aquisições CPPA > CARONA. Elaborado por GPL/DAD Versão 03/2013 3

4 VII. PARTICIPANTE em IRPS de outros órgãos A participação em outras IRPS disponibilizadas no sistema do COMPRASNET também poderá ser utilizada como uma forma de aquisição. Porém, o campus deverá prever que o órgão gerenciador da ata poderá recusar a participação, além de outros diversos imprevistos, como por exemplo, licitação deserta, cancelamento do item ou até da IRP como um todo. Para a participação, o campus (Órgão Participante) deverá montar um processo interno, conforme descrito no Manual de Participação IRP, disponibilizado no site do IFSP > Menu > Documentos Institucionais > Administração > Aquisições CPPA > Registro de Preços. Todos os trâmites de execução da aquisição e montagem de processos serão de total responsabilidade do campus. 3. RECURSOS DESCENTRALIZADOS e/ou AÇÕES ESPECÍFICAS Ficará na responsabilidade do campus o acompanhamento e a execução dos créditos orçamentários que, porventura, forem descentralizados pelo MEC, SETEC, FNDE ou pertencerem a Ações Orçamentárias Específicas, estas já direcionadas e responsabilizadas por Pró-Reitorias (como por exemplo, Assistência Estudantil). A CPO/GPL é responsável apenas pela verificação do elemento de despesa em referência ao solicitado e não pelo o que está sendo solicitado. Para a execução desses créditos orçamentários, o campus poderá utilizar de todas as formas de aquisição citadas neste manual, com exceção de Suprimento de Fundos. Lembrando que para a execução dos Recursos Descentralizados ou Ações Específicas deverão ser montados processos separados. Elaborado por GPL/DAD Versão 03/2013 4

5 4. CRONOGRAMA DE AQUISIÇÃO PRAZOS E DATAS LIMITES 15/07/2013 Data limite para recebimento de TODOS os processos de aquisição, com exceção das SRPS A PARTIR DE AGOSTO ATÉ SETEMBRO A PARTIR DE 15/10/2013 Recebimento dos processos de aquisição referente às SRPS Recolhimento do crédito disponível. 24/11/2013 Data limite para empenho dos recursos descentralizados. 01/12/2013 Data limite para empenho dos recursos do orçamento próprio Dotação do Instituto. Solicitamos aos campi que agilizem seus pedidos de aquisições para evitar sobrecarregas na Reitoria. 5. RISCOS Abaixo, segue os possíveis motivos que poderão impedir o cumprimento da meta pela Pró-Reitoria de Administração: Quantidade de servidores na Diretoria Administrativa perante a centralização administrativa dos procedimentos de execução do orçamento; Necessidade de trabalhar com urgências e outras prioridades que não estão no cronograma, como por exemplo: contratações de obras, projetos arquitetônicos, licitações de concessões onerosas e contratações urgentes por falha administrativa (Ex.: erro no aditamento de prazo, na estimativa de valores, na fiscalização do contrato desencadeando a necessidade de outra contratação); Aumento da demanda na prestação e busca de informações aos campi e à reitoria, provocando interrupções nas rotinas operacionais; Necessidade de controle físico processual unificado para identificar e procurar situações processuais; Necessidade de controle e análise de todas as solicitações; Falta de sistema informatizado integrado. Elaborado por GPL/DAD Versão 03/2013 5

6 6. CONSIDERAÇÕES GERAIS Toda comunicação da Administração da Reitoria com os campi continuará sendo feita, impreterivelmente por meio dos s institucionais: Toda e qualquer solicitação encaminhada à DAD/PRA, obrigatoriamente, deve ser registrada e ACOMPANHADA por seu requisitante por meio do SIGA-Protocolo. Caso haja maiores dúvidas, entrar em contado através dos telefones e s institucionais da Diretoria Administrativa. Todos os MANUAIS, INSTRUÇÕES, COMUNICADOS e planilhas SRP continuam sendo postadas e atualizadas no site do IFSP. Elaborado por GPL/DAD Versão 03/2013 6