MANUAL PRÁTICO PARA CADASTRO DE MATERIAL E REQUISIÇÃO DE COMPRA NO SIPAC.

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1 MANUAL PRÁTICO PARA CADASTRO DE MATERIAL E REQUISIÇÃO DE COMPRA NO SIPAC. 1. CONSULTA DE MATERIAL 1.1. NÃO, O MATERIAL NÃO CONSTA NO CATÁLOGO 1.2. SIM, O MATERIAL CONSTA NO CATÁLOGO 2. CADASTRO DE MATERIAL 2.1. NEGAÇÃO DO CADASTRO DE MATERIAL 3. REQUISIÇÃO DE COMPRA DE MATERIAL PARA PROCESSO LICITATÓRIO 3.1. COTAÇÃO DE PREÇOS DO MATERIAL NA REQUISIÇÃO DE COMPRAS 3.2. CADASTRO DAS COTAÇÕES DE PREÇOS DO MATERIAL 3.3. FINALIZAÇÃO DA REQUISIÇÃO DE COMPRA 3.4. AUTENTICAÇÃO DA REQUISIÇÃO PELO ORDENADOR DE DESPESAS 4. CADASTRO DE COTAÇÃO DE PREÇOS SEM CADASTRO DA REQUISIÇÃO DE COMPRAS INSTITUTO FEDERAL DO PARANÁ MANUAL PRÁTICO 3ª Ed. de REUNIÃO DE INFORMAÇÕES E ILUSTRAÇÕES POR: Coordenadoria de Compras e Licitação CECOM/DA/PROAD compras@ifpr.edu.br (41) /

2 Para iniciar o processo através do Portal Administrativo primeiramente acessar o sistema SIPAC com o Usuário e Senha. IMPORTANTE: Para que o servidor realize o cadastro de material, a análise da especificação, a requisição de compras e a cotação de preços este deverá estar habilitado no SIPAC como responsável. A habilitação é realizada após a indicação realizada pelo DPA da Unidade à CECOM/DA/PROAD. Acessar o SIPAC pelo link da página inicial do IFPR, no canto inferior esquerdo quando clicado em SISTEMAS. Clicar em ENTRAR NO SISTEMA. 2

3 Preencher Usuário e Senha, e clicar em Entrar. 3

4 1. CONSULTA DE MATERIAL Portal Administrativo Requisições Material Catálogo Consultar Material * IMPORTANTE: A CECOM/DA/PROAD disponibilizará relação de materiais, por objeto licitatório, constando o código de material no SIPAC. Desta forma ao realizar esta pesquisa basta digitar no campo Código o número do material. Os itens dessa relação são os padronizados em 2014, licitados e homologados. Exemplo: Objeto licitatório Material e equipamentos para construção, hidráulico, de infraestrutura e de manutenção de bens imóveis e instalação. Item a ser demandado: Abraçadeira Planilha disponibilizada com o Código de material: Cod. Material Denominação Especificação Passos: ABRAÇADEIRA DE NYLON ABRAÇADEIRA FABRICADA EM NYLON, COR BRANCA, MEDIDAS APROXIMADAS : COMPRIMENTO 140MM, LARGURA 3,6 MM Tela seguinte: 4

5 Escreva o Cod. Material no campo Código e clique em buscar. O item será encontrado, devendo seguir para o passo 3. Se o material demandado não estiver na relação disponibilizada o requisitante deverá realizar uma pesquisa no Catálogo de Materiais do sistema SIPAC através do seguinte caminho: Portal Administrativo Requisições Material Catálogo Consultar Material * 5

6 Tela seguinte: Escreva o nome do material no campo Denominação e clique em buscar. Existe o material no Catálogo? 1.1. NÃO, O MATERIAL NÃO CONSTA NO CATÁLOGO SEGUIR PARA O PASSO SIM, O MATERIAL CONSTA NO CATÁLOGO SEGUIR PARA O PASSO 3 IMPORTANTE: Se na denominação do material constar um * este material não está especificado corretamente para uma licitação, podendo estar com a classificação contábil errada ou especificado apenas para pagamento de nota fiscal. Desta forma não poderá ser incluído na requisição de compras. 6

7 2. CADASTRO DE MATERIAL Caso o material não conste no Catálogo de Materiais, o cadastro deverá ser solicitado. Após solicitar o Cadastro de Material, o sistema perguntará qual o tipo de material que deseja ser cadastrado. Material Permanente: é aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos. Material de Consumo: é aquele que, em razão de seu uso corrente e da definição da Lei n 4.320/64, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos. Após especificar o tipo de material, deverá ser selecionado o grupo no qual ele pertence através de uma lista de classificação apresentada pelo sistema. 7

8 * Em caso de dúvida sobre a qual grupo de classificação o material pertence, deverá ser realizado consulta a DCOF/ PROAD. Exemplo: o Item a ser cadastrado é uma Mesa de Reunião, então deve-se procurar pelo grupo de material referente a Mobiliário. Selecionado o Grupo de Material, abrir-se-á a seguinte tela: 8

9 Ao realizar a solicitação de Cadastro de Material todos os campos com * são de preenchimento obrigatório. Ao preencher o campo Denominação a mesma deve ser simples e objetiva, pois os detalhes do material serão inseridos no campo Especificação, o qual deverá ser detalhada de forma exaustiva juntamente com o padrão de qualidade e desempenho, sem a identificação da marca, SEM DIRECIONAMENTO, pois este item será licitado NEGAÇÃO DO CADASTRO DE MATERIAL. Caso a Coordenação de Compras e Licitações CECOM, ao analisar o cadastro do material, encontre alguma irregularidade no preenchimento de um ou mais campos o mesmo será negado e retornará ao solicitante com uma justificativa. Desta forma deverão ser providenciadas as devidas correções. No exemplo abaixo a negação se justifica pela inclusão da marca na denominação do material. 9

10 O solicitante terá acesso aos itens que foram negados e retornados para as correções deverá através da Caixa Postal do sistema SIPAC. Ao abrir a Caixa Postal todos os itens estarão listados. 10

11 Realizadas as devidas correções os itens serão novamente enviados a CECOM para análise e para a confirmação contábil pela DCOF. Aprovado o cadastro do material o mesmo poderá ser requisitado no sistema conforme item 3. 11

12 3. REQUISIÇÃO DE COMPRA DE MATERIAL PARA PROCESSO LICITATÓRIO. Para realizar a inclusão de requisição de compra de material já cadastrado, seguir o seguinte caminho: Portal Administrativo Requisições Material Catálogo Consultar Material Realize a busca do material desejado e clique em Demandar para Compra. Na próxima tela deverá ser informado o Calendário de Compras, quantidade e a finalidade, obrigatoriamente. IMPORTANTE: O item deve ser requisitado no Calendário de Compras correto. Se constatado no momento da compilação das requisições pela CECOM/DA/PROAD, que há itens em objeto/calendário de compras incorretos, o item será excluído do processo licitatório em questão. 12

13 Para inserir dados da Cotação de Preços do Material, seguir ao item 3.1, com os procedimentos básicos para realização de pesquisa de preços. Caso o item já tenha as cotações necessárias seguir para o item COTAÇÃO DE PREÇOS DO MATERIAL NA REQUISIÇÃO DE COMPRAS De acordo com uma política institucional que decorre de anos anteriores, o SIPAC foi parametrizado para que sejam aceitas cotação com até 180 (cento e oitenta) dias considerando a data em que a requisição de compras está sendo demandada/finalizada. Da mesma forma a variação de preço entre as cotações. Em 2014 a variação era de 50% e atualmente estamos utilizando a variação de 70%. Orientamos que tais cálculos sejam efetuados na planilha MODELO DE PLANILHA PARA VALIDAÇÃO DE COTAÇÕES disponibilizada no link pois contém as fórmulas que estão padronizadas no SIPAC. Entre as formas de cotação de preços, o gestor deve optar por aquela que melhor atenda ao objeto a ser contratado e à realidade local. As formas de cotação de preços são de acordo com a Instrução Normativa nº 05/2014 SLTI/MPOG que dispõe sobre os procedimentos administrativos básicos para a realização de pesquisa de preços para a aquisição de bens e contratação de serviços em geral, as quais são: I. Portal de Compras Governamentais cuja as opções de consultas são: a. Gestão de Atas de Registro de Preço; b. Atas de Registro de Preços por materiais/ serviços onde a data de vigência da ata não poderá ter intervalo de consulta superior a 1 (um) ano; c. Atas das sessões dos pregões; d. Sistema de Preços Praticados SISPP. A data da cotação a ser considerada no SIPAC é a data de homologação, ou seja, não poderá ser superior a 180 dias da finalização da requisição de compras. IMPORTANTE: Apenas neste inciso será admitida a pesquisa de um único preço. Neste caso deverá ser anexado um arquivo com: Pesquisa na Gestão de Atas de Registro de Preços ou Ata de Registro de Preços ou Ata de Realização do Pregão ou Termo de Homologação ou Sistema de Preços Praticados todos válidos. 13

14 II. Pesquisa publicada em mídia especializada (não necessariamente um portal na Internet, mas a outros meios tais como: jornais, revistas e/ou estudos, desde que haja um notório e amplo reconhecimento no âmbito que atua), sítios eletrônicos especializados desde que contenha a data e hora de acesso (vinculado necessariamente a um portal na Internet com a utilização de ferramentas de busca de preços ou tabela com listas de preços, atuando de forma exclusiva ou preponderante, na análise de preços de mercado, desde que haja um notório e amplo reconhecimento no âmbito de sua atuação) ou de domínio amplo (site presente no mercado nacional de comércio eletrônico ou de fabricante do produto detentor de boa credibilidade no ramo de atuação, desde que seja uma empresa legalmente estabelecida); III. Contratações similares de outros entes públicos, em execução ou concluídos nos 180 (cento e oitenta) dias anteriores à data da pesquisa de preços. Por este método a pesquisa de preços é viabilizada pela utilização de outros sítios governamentais que não o Portal de Compras do Governo Federal ou mesmo por intermédio de documentos físicos que comprovem que a contratação se deu por ente público, desde que demonstrem que estejam em execução ou concluídos nos 180 (cento e oitenta) dias anteriores à data da pesquisa de preços; IV. Pesquisa com pelo menos três fornecedores onde somente serão admitidos os preços cujas datas não se diferenciem em mais de 180 (cento e oitenta) dias.. MANUAL DE PESQUISA DE PREÇOS: CADASTRO DAS COTAÇÕES DE PREÇOS DO MATERIAL. Para incluir as cotações serão aceitas duas formas: I. Em caso de Pesquisa de Preços no Portal de Compras Governamentais, sendo utilizado 1 (um) orçamento, com base ao inciso I, do subitem 3.1. II. Pesquisa de Preços Tradicional, sendo utilizado 3 (três) orçamentos, com base aos incisos II, III e IV, do subitem 3.1. Devendo ser preenchido os dados da Tela abaixo de acordo com a quantidade de orçamentos/cotações: 3.3. FINALIZAÇÃO DA REQUISIÇÃO DE COMPRA. Ao cadastrar as cotações todos os campos com * são obrigatórios. 14

15 Após o preenchimento desses itens, ao clicar em Demandar o sistema SIPAC abrirá a requisição como na tela abaixo: Serão anexadas ao um carrinho de compras todas as requisições que pertencerem ao mesmo Calendário de Compras que estejam abertos pela Central de Compras e Licitações CECOM. Para que outro material seja demandado basta clicar no botão Nova Consulta de Material. Caso o material seja de um Calendário de Compras diferente do que já tenha carrinho aberto, o sistema gerará outro carrinho/ requisição de compras. Ao finalizar o carrinho/ requisição de compras o sistema encaminhará para a análise e autenticação do Ordenador de Despesas cadastrado na Unidade. Após a aprovação e autenticação pelo Ordenador de Despesas responsável, as requisições de compras geradas pelo sistema serão analisadas juntamente com os orçamentos pela Central de Compras CECOM, que apensará ao processo para encaminhamento ao Câmpus responsável pela licitação. Na requisição de compras constará a autenticação do Ordenador de Despesas AUTENTICAÇÃO DA REQUISIÇÃO PELO ORDENADOR DE DESPESAS. IMPORTANTE: Para que o ordenador de despesas autentique a requisição, este deverá estar habilitado no SIPAC como ordenador de despesas da unidade no momento em que a requisição está sendo demandada, devendo solicitar permissão de acesso junto a DTIC através da abertura de um chamado via Help Desk. Para que a requisição de compras seja autenticada pelo Ordenador de Despesas responsável será necessário acessar o caminho: Portal Administrativo Requisições Autorizações Requisição de Material 15

16 4. CADASTRO DE COTAÇÃO DE PREÇOS SEM CADASTRO DA REQUISIÇÃO DE COMPRAS Acessar o módulo Compras. Clicar na aba Cotações. 16

17 Clicar em Cotar Materiais no Catálogo. Pode ser pesquisado pelo código do material ou denominação e depois clicar em buscar. No exemplo da ilustração abaixo optou-se pela pesquisa da denominação do material, e escolheu o primeiro item para cadastrar um orçamento ao clicar no ícone verde e redondo no lado direito do item em questão. Atenção: caso não aparecer o material pesquisado pelo código, desmarque a caixa de seleção Somente Ativos? que aparecerão os itens inativos também. 17

18 Preencher os campos em Dados da Cotação de Preços do Material. Atenção: sempre selecionar sim em Fonte Externa. Em Arquivo, clicar em Selecionar arquivo... para anexar a cotação no formato PDF. Após preencher e anexar arquivo da cotação, clicar em Inserir Cotação, que aparecerá em Cotações de Preços Associadas conforme exemplo abaixo. Os três ícones no canto são: (1) Visualizar Arquivo das cotações; (2) Alterar Cotação ; e (3) Remover Cotação. Para confirmar e salvar, clicar em Adicionar Cotações. 18

19 DÚVIDAS E SUGESTÕES REFERENTE A ESTE MANUAL: compras@ifpr.edu.br 19