GUIA DE AUTOMAÇÃO PARA O VAREJO CALÇADISTA

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2 ÍNDICE 1. SUMÁRIO INTRODUÇÃO OBJETIVO APLICAÇÃO PÚBLICO-ALVO O QUE É AUTOMAÇÃO COMERCIAL? RAZÕES PARA AUTOMATIZAR SUA LOJA ROTEIRO PARA AUTOMAÇÃO DA LOJA - PROJETO ETAPAS DO PROJETO DE AUTOMAÇÃO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO A. EQUIPE DO PROJETO B. ANÁLISE DO NEGÓCIO B.1. Estudo da Situação Atual B.2. Estudo da Situação Desejada B.3. Análise dos Riscos C. Detalhando Atividades O QUE AUTOMATIZAR? C.1. Reorganizar Processos e Procedimentos PLANEJAMENTO - BÁSICO A. ESCOLHA DO SOFTWARE / APLICATIVO A.1. Desenvolvimento Interno / externo A.2. Pacote pronto (softwares de configuração) A.3. Cuidados na escolha do software/aplicativo A.3.1. Seleção do Fornecedor A.3.2. Suporte e Treinamento A.3.3. Experiência no ramo A.4. Requisitos importantes na escolha do software/aplicativo A.4.1. Adequação ao Negócio A.4.2. Capacidade de expansão A.4.3. Divisão em módulos A.4.4. Integração A.4.5. Adequação ao Sistema EAN UCC B. ESCOLHA DO HARDWARE / EQUIPAMENTOS B.1. Emissores de Cupom Fiscal B.1.1. Máquina Registrada - MR B.1.2. Impressora Fiscal - IF EAN BRASIL

3 B.1.3. Terminal Ponto de Venda - PDV B.2. Leitores de Código de Barras B.2.1. Leitor de Mão / Portátil B.2.2. Leitor de Mesa / Fixo B.3. Coletor B.4. Impressora de Cheques e Consulta de Crédito B.5. Microregistradora B.6. Equipamentos TEF Transferência Eletrônica de Fundos B.7. Impressora de Código de Barras B.8. Outros equipamentos C. FERRAMENTAS DE APOIO - CRONOGRAMAS PLANEJAMENTO EXECUTIVO OU PREPARAÇÃO A. INFRA-ESTRUTURA - ALTERAÇÕES FÍSICAS NECESSÁRIAS B. TREINAMENTO DE USUÁRIOS C. MONTAR BANCO DE DADOS COM O CÓDIGO DE BARRAS D. FERRAMENTAS DE IDENTIFICAÇÃO PARA APOIO AOS PROCESSOS LOGÍSTICOS E. INTEGRAÇÃO COM FORNECEDORES F. APLICAÇÃO NO SEGMENTO CALÇADISTA IMPLANTAÇÃO A.CHECK LIST PARA IMPLANTAÇÃO FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO NA AUTOMAÇÃO COMENTÁRIOS FINAIS SOBRE A EAN BRASIL O SISTEMA EAN.UCC ÁREAS DE APLICAÇÃO INFORMAÇÕES IMPORTANTES COMO TORNAR-SE UM ASSOCIADO EAN BRASIL? SERVIÇOS EAN BRASIL GUIA DE AUTOMAÇÃO PARA O VAREJO CALÇADISTA 3

4 1. SUMÁRIO A informação é o bem mais precioso do empresário varejista e é a base do gerenciamento eficiente e eficaz, que mantém o negócio e traz condições de crescimento sustentável, fazendo frente à concorrência de grandes empresas nacionais e internacionais. A automação comercial deve ser encarada como um importante investimento pelo varejista empreendedor que pretende, por meio de um controle efetivo de suas operações comerciais, aperfeiçoar sua gestão por meio da busca de eficiência e produtividade. Com a automação do estabelecimento, o varejista prepara-se para atender com mais qualidade e agilidade a um consumidor cada vez mais exigente, uma vez que consegue conhecer melhor seus clientes e sua empresa. Pode, portanto, tomar decisões rápidas tanto para realizar uma negociação como para corrigir alguma falha, ter indicadores de desempenho, planejar de forma consciente o estoque, a compra e a venda, o fluxo de caixa e as tendências do mercado. Não há mais razões para que o pequeno e médio comerciante do setor calçadista deixe de investir em automação, uma vez que pode encontrar no mercado uma infinidade de soluções sob medida para cada setor ou tamanho, bem como baixo custo e grande variedade de equipamentos, que são alternativas atraentes de investimento na automação. A EAN BRASIL lançou a edição atualizada do Guia de Automação para o Varejo Calçadista, para auxiliar o empresário empreendedor a planejar a automação de seu estabelecimento e beneficiar-se dela plenamente, conseguindo os resultados esperados e fazendo uso da tecnologia no seu dia-a-dia. A automação, então, fará parte da vida do varejista, tal como faz, hoje, o ato de negociar. 2. INTRODUÇÃO Os grandes avanços que estão ocorrendo na tecnologia da informação e nas telecomunicações têm provocado uma verdadeira revolução no mundo dos negócios. As organizações estão realizando um aumento gradativo e contínuo da eficiência e da competitividade em razão do acesso cada vez mais fácil e rápido à informação, do surgimento de novos modelos de gestão e da globalização dos mercados. Com estratégias caracterizadas pela redução dos custos e pelo aumento da eficiência, as empresas líderes de mercado têm forçado não só suas próprias estruturas a se tornarem mais competitivas, mas também as de todos os seus fornecedores, tendo como fundamento estratégias colaborativas de gestão da cadeia de suprimentos. No varejo calçadista, a utilização da automação nas operações internas e no relacionamento com os parceiros comerciais é cada vez mais primordial para o aumento da eficiência das operações, a redução dos custos e um melhor atendimento ao consumidor. O lojista, ao receber o produto da fábrica dentro do padrão EAN UCC, tem redução direta dos custos e do tempo envolvido no recebimento, manuseio, estocagem e comercialização desses produtos. O uso combinado da identificação padrão EAN UCC e do EDI (Troca Eletrônica das Informações) faz com que todos os envolvidos tenham vantagens, como por exemplo: a indústria usa a mesma identificação para todos os seus clientes e o lojista não precisa reetiquetar a mercadoria e inserir informações manualmente em seus sistemas. 4 EAN BRASIL

5 O uso da automação por meio da adoção do código de barras e do EDI (Electronic Data Interchange) - Troca Eletrônica de Dados, é o grande provedor dessa mudança. A EAN BRASIL está atenta à evolução do varejo calçadista e espera contribuir com suas ferramentas para o ganho de eficiência, qualidade e lucratividade. A modelagem do cenário e dos processos do segmento calçadista para a aplicação do Sistema EAN UCC foi feita pelo Grupo de Calçados coordenado pela EAN BRASIL GOL (Grupo de Otimização Logística do segmento Coureiro-Calçadista). Esse grupo nasceu como conseqüência do desenvolvimento de um projeto piloto realizado pela Calçados Azaléia com o apoio da EAN BRASIL. O projeto teve por objetivo inicial a plena automação da área de materiais e suprimentos da empresa, abordando, inicialmente, a área de recebimento de matéria-prima e expandindose para a automação do varejo calçadista. Os bons resultados administrativos e operacionais obtidos pelo projeto, mesmo em sua fase de implantação, e o interesse da ABICALÇADOS em ampliar a utilização das ferramentas de automação em toda a indústria levaram à criação do Grupo de Otimização Logística (GOL). O grupo formou-se com a participação das principais empresas brasileiras do setor de calçados e o apoio da ABICALÇADOS e da EAN BRASIL, solidificando os esforços das empresas do setor para a manutenção e ampliação de sua capacidade de competir no mercado globalizado. O Grupo de Otimização Logística (GOL) visa a desenvolver padrões para a utilização de ferramentas de gerenciamento da cadeia de suprimentos, envolvendo as tecnologias de captura automática de dados (códigos de barras) e de comércio eletrônico, permitindo a integração colaborativa de forma eficiente e eficaz entre os participantes da Cadeia de Suprimentos do setor nos aspectos logísticos e comerciais. Este Guia fornece o apoio, as informações e recomendações necessárias à compreensão e correta aplicação do Sistema EAN UCC nas unidades comercializadas (itens embalados) e nas unidades logísticas na cadeia de suprimentos da indústria calçadista. Todos os códigos de barras usados neste material são meramente ilustrativos e não devem ser escaneados. 3. OBJETIVO O grande desafio atual é encontrar a solução adequada ao negócio, pois a falta de conhecimento em tecnologia, a ansiedade em automatizar o estabelecimento e a falta de critérios na escolha levam o comerciante a adquirir soluções que podem ser motivos de frustração futuramente. Não é difícil encontrar varejistas que passaram por essa dolorosa experiência em que, ao invés de haver integração e simplificação nos processos, houve a implementação de um sistema proprietário que impôs custos adicionais. O Guia de Automação para o Varejo Calçadista foi desenvolvido com o objetivo de atender aos pequenos e médios varejistas de todos os portes que necessitam mais informações sobre a tecnologia. A identificação padronizada dos produtos e a comunicação entre a indústria e o varejo calçadista facilitam o processo de implantação da automação e potencializam os ganhos por meio do estabelecimento de padrões de códigos de barras e do comércio eletrônico. Um dos objetivos do Guia de Automação para o Varejo Calçadista é fazer com que o varejista consiga obter os principais benefícios que a automação traz ao negócio, como o aumento da eficiência no ponto de venda, a velocidade na entrada de dados, a eliminação de erros de digitação, o controle rápido e preciso das informações, a identificação de mudanças de hábitos de consumo dos clientes e, por fim, a gestão de estoques em tempo real. GUIA DE AUTOMAÇÃO PARA O VAREJO CALÇADISTA 5

6 4. APLICAÇÃO O Guia de Automação para o Varejo Calçadista orienta o varejista que busca um direcionamento sobre a maneira de iniciar e desenvolver um Projeto de Automação no estabelecimento, auxiliando-o na identificação da melhor solução em relação aos equipamentos e softwares ideais para o seu negócio. Pode ainda ser útil como ferramenta de avaliação para os processos e sistemas já existentes dentro da empresa, servindo de base para realizar as adequações, caso sejam necessárias. Além do conhecimento das etapas de um Projeto de Automação, é importante definir os objetivos da automação do estabelecimento e quais serão os resultados esperados para, posteriormente, após a efetiva implantação, colher as informações relativas à evolução das atividades e dos processos automatizados e os benefícios advindos da automação. É importante também para o varejista conhecer as ferramentas utilizadas na automação, entre elas a tecnologia de identificação (código de barras) e a troca eletrônica de dados (EDI), que são as bases do Sistema EAN UCC, padrão internacionalmente reconhecido e que proporciona uma linguagem comum entre parceiros comerciais. Cada produto tem um único código de identificação, atribuído pelo fabricante, que pode ser utilizado por todos os elos da cadeia de suprimentos, contribuindo para a eficácia do processo de comercialização de produtos. Os códigos EAN UCC possibilitam a identificação de mercadorias, padronizam exportações e garantem segurança no recebimento, manuseio, controle de estoque e na gestão administrativa eficiente, por meio de informações rápidas e precisas. O emprego dos padrões envolve a aplicação das estruturas de código de barras padronizadas em seus vários níveis, das unidades comerciais às unidades logísticas. Nesse caso, estes possibilitam a completa integração e rastreabilidade das operações logísticas e comerciais do setor, desde os fornecedores das matérias-primas, passando pelos fabricantes e varejistas e chegando ao consumidor final. As estruturas padronizadas de identificação também são aplicadas ao processo de implantação de sistemas de comércio eletrônico, principalmente nos modelos de troca de mensagens padronizadas, ou seja, o EDI (Intercâmbio Eletrônico de Dados). Informações adicionais de EDI devem ser consultadas no guia específico que será parte integrante e essencial para o correto funcionamento e a maximização dos resultados estipulados. 5. PÚBLICO-ALVO O público-alvo deste guia é formado por varejistas do setor calçadista, distribuidores e atacadistas, provedores de soluções de tecnologia da informação, fornecedores de equipamentos e desenvolvedores de software para automação comercial. O Guia poderá, ainda, ser utilizado como base de conhecimento para a área comercial da indústria calçadista com o intuito de ajudar na divulgação do Sistema EAN UCC. 6 EAN BRASIL

7 6. O QUE É AUTOMAÇÃO COMERCIAL? Primeiramente, faz-se necessário definir o que é Automação, que consiste na informatização de todas as operações internas da empresa, bem como na integração desses processos internos com o mundo externo (fornecedores, bancos, serviços de proteção ao crédito, operadoras de cartão de crédito, etc.) e até mesmo com os consumidores. O desenvolvimento da automação dá-se, a princípio, com a implantação de equipamentos e a substituição dos procedimentos e das rotinas manuais por procedimentos automáticos, trocas de informações entre os parceiros, ganhos com a agilidade no manuseio físico dos produtos, até chegar ao uso de ferramentas que possibilitam maior controle e melhor gestão do negócio, reduzindo erros e obtendo maior rentabilidade e competitividade. Como conseqüência, a Automação Comercial confere mais produtividade e confiabilidade aos processos das empresas que desempenham atividades comerciais, tais como: indústrias, distribuidoras, atacadistas, varejistas e prestadoras de serviços, propiciando-lhes claras vantagens competitivas. Em termos bem práticos, por meio da Automação Comercial, o varejista pode obter lucros adicionais, cativar o cliente e aumentar as vendas. 7. RAZÕES PARA AUTOMATIZAR SUA LOJA Você, que chegou até este ponto, certamente já identificou muitos benefícios de ter uma loja automatizada. Por outro lado, provavelmente está preocupado também com as eventuais dificuldades para implantar a Automação em seu negócio. Em relação aos obstáculos, deve estar pensando em coisas do gênero: O investimento deve ser alto, Eu não entendo nada de informática, Vou ter de mudar tudo por aqui?, Será que os clientes vão se acostumar?, Afinal, por onde eu começo?, Se até hoje deu certo, por que tenho de mudar? Etc., etc., etc... É exatamente por isso que a EAN BRASIL desenvolveu o Guia Como Automatizar sua Loja: ele servirá para que você possa tirar suas dúvidas. Você verá, então, que as dificuldades pertinentes à Automação de sua loja podem ser superadas com coragem, liderança, disciplina de trabalho e técnicas ensinadas neste material. Por enquanto, aproveite seu tempo para identificar e anotar os potenciais BENEFÍCIOS que a Automação poderá trazer ao seu negócio, em relação a Operação, Gestão, Conformidades Legais, Qualidade e Produtividade. GUIA DE AUTOMAÇÃO PARA O VAREJO CALÇADISTA 7

8 1. OPERACIONAIS: Racionalização de tarefas (menos tarefas manuais); Eliminação de atividades que não agregam valor ao consumidor, ou seja, atividades que representam custos adicionais para o varejista, mas que o cliente não percebe como um serviço importante para ele; Fidelização do cliente por causa da melhoria e da individualização do atendimento; Captação, processamento e uso de informações confiáveis e baratas; Redução dos custos de atendimento, logística e compras; Melhor comunicação com o cliente, emissão de cupons fiscais discriminando os produtos comprados, exibição clara e correta de preços e condições, etc.; Segurança e rapidez na liberação de cheques, na concessão de crédito e na negociação de preço ou prazo com o consumidor; Segurança e rapidez no pagamento com cartões de crédito ou débito; Segurança e agilidade na devolução e troca de produtos; Redução de erros devido à captação automática de dados, eliminação de transcrições e uso de fontes cadastrais únicas etc.; Comunicação ágil e segura com fornecedores, por meio da comunicação eletrônica. 8 EAN BRASIL

9 2. GESTÃO: Redução do volume de papéis; Facilidade para a apuração de margens, do giro de estoque, descontos, etc; Segurança e rapidez no inventário de mercadorias e no controle físico e financeiro dos estoques; Redução de custos, aumento da segurança e agilidade da contabilização; Maior eficiência na administração do fluxo de caixa; Agilidade na avaliação do risco de crédito, inadimplência etc.; Organização interna (redução de furtos); Melhor controle do fluxo de caixa; Velocidade na entrada de dados; Otimização da gestão de preços; Informações mais rápidas e precisas; e Visualização das mudanças de hábitos de consumo. 3. CONFORMIDADES LEGAIS: Apuração correta de impostos; Representação segura das operações perante o fisco; Redução de custos na apuração e no controle de tributos; Maior eficiência no planejamento tributário; Atendimento às exigências legais (Convênios I.C.M.S.). GUIA DE AUTOMAÇÃO PARA O VAREJO CALÇADISTA 9

10 4. QUALIDADE 5. PRODUTIVIDADE Melhora, agiliza e diferencia o atendimento; Melhora e moderniza os serviços; e Elimina os erros de digitação. Mais Vendas; Redução de Custos; Minimiza margens de erros; e Aumenta a eficiência no ponto de venda. 8. ROTEIRO PARA AUTOMAÇÃO DA LOJA - PROJETO O roteiro para a automação da loja traz orientações básicas de como o varejista deve proceder para conseguir, de forma simples e estruturada, planejar as fases do processo de automação. É por isso que a realização de um Projeto de Automação Comercial é imprescindível para o sucesso da automação; somente por meio dessa ferramenta é que o varejista terá claramente as informações necessárias sobre seu negócio, conseguirá identificar a melhor solução de hardware e software para a loja e obterá os melhores resultados. O que o varejista deve ter em mente é que o tempo e o dinheiro despendidos no conhecimento e na implantação das ferramentas da automação comercial permitirão uma gestão eficiente e lucrativa do negócio. O ideal é tirar o máximo proveito da automação maximizando o investimento, o que reverterá em ganho real e competitividade, atendendo com qualidade às expectativas do consumidor. Um Projeto de Automação depende da dedicação e perseverança do varejista, uma vez que, normalmente, não é um processo simples. Para a obtenção de sucesso com um Projeto de Automação é necessário que o empresário tome alguns cuidados, que se comprometa, e exija o comprometimento de seus funcionários, com o processo de automação. O principal objetivo do Projeto é identificar a solução adequada ao negócio, atingindo as diretrizes determinadas para sua realização. O gerenciamento de cada etapa do Projeto e seu fiel cumprimento garantem o resultado positivo esperado: A automação funciona e muito bem! Etapas do Projeto de Automação O Projeto de Automação divide-se em três etapas distintas: PLANEJAMENTO, PREPARAÇÃO e IMPLANTAÇÃO, que serão detalhadas no decorrer do Guia, com dicas, especificações e pontos críticos, tudo visando garantir que VOCÊ - varejista empreendedor - consiga obter os benefícios proporcionados pela automação. 10 EAN BRASIL

11 Planejamento Estratégia e Viabilidade Nesta etapa, você se concentrará nas questões o que somos e o que queremos ser, para poder determinar como a Automação Comercial levará seu negócio até lá. Estrategicamente, é preciso investir mais tempo planejando, pois esse tempo irá reverter em redução de custo do Projeto ou de um cronograma mais favorável de desembolso. A. EQUIPE DO PROJETO Deverá ser indicado um responsável pelo planejamento como coordenador do Projeto, podendo este ser o dono do negócio, um gerente, um consultor ou o responsável pela área de informática. A Equipe do Projeto deverá ser estruturada com pessoas envolvidas nas atividades da loja e que conheçam muito bem o segmento em que atuam, sendo que pelo menos uma delas precisa estar familiarizada com equipamentos e softwares. Caso não haja nenhuma pessoa com o conhecimento necessário, o melhor é procurar apoio especializado. Existem diversas formas de buscar respostas às dúvidas, tais como: conhecer lojas que atuem no mesmo ramo e que já tenham implantado a automação, visitar feiras de revendedores de equipamentos e softwares de automação comercial, conversar com especialistas em tecnologia da informação e em automação, solicitar visitas de fornecedores de equipamentos e softwares para uma demonstração sem compromisso, pesquisar em revistas especializadas temas correlatos que irão esclarecê-lo melhor e, por fim, participar de treinamentos por meio de seminários, palestras e cursos sobre automação comercial em Associações e entidades que se propõem a capacitar varejistas. A EAN BRASIL dispõe de cursos específicos para Automação Comercial, ministrados em sua sede em São Paulo e nas Associações Regionais de Supermercados por todo o Brasil. Mais informações: ligue para ou acesse o calendário de cursos e eventos no site A contratação de um consultor especialista em automação comercial para gerenciar o Projeto também pode ajudar a encontrar, em pouco tempo, a solução adequada. Reforçamos a necessidade de comprometimento de todos participantes da Equipe do Projeto para a realização das atividades, determinação de prazos, incluindo acompanhamento e execução, sempre contando com o apoio e patrocínio do dono da empresa. B. ANÁLISE DO NEGÓCIO Na fase de análise do negócio a primeira coisa a fazer é identificar as necessidades gerenciais e operacionais da empresa, ou seja, definir quem somos e aonde pretendemos chegar com a automação. É importantíssimo que haja a definição dos objetivos específicos da automação e dos resultados que queremos alcançar com a automação do estabelecimento. Esta fase delineia toda a execução do Projeto, uma vez que determina qual direção tomar e, no final, o objeto de checagem. O Projeto de Automação dará os resultados esperados se as necessidades gerenciais e operacionais identificadas tiverem sido realizadas após a implementação. Por isso, é fundamental o estudo detalhado da situação atual em contraposição à situação desejada. GUIA DE AUTOMAÇÃO PARA O VAREJO CALÇADISTA 11

12 B.1. Estudo da Situação Atual Trata-se do levantamento detalhado de todas as atividades realizadas na loja, desde a frente de caixa até a retaguarda. Nessa fase, o varejista deve, com a equipe do Projeto, analisar e descrever seus processos atuais: Já existe alguma informatização? Quem está envolvido em cada processo? Por quê e como são? O levantamento da situação atual trata de uma análise geral do negócio. É o momento em que se deve listar os principais problemas da empresa. Somente assumindo os problemas existentes é que eles poderão ser resolvidos. Alguns exemplos abaixo: Realizado o levantamento da situação atual, é necessário o estabelecimento de prioridades para o início do processo de automação. É possível iniciar selecionando as áreas que podem ser automatizadas de modo mais simples e rápido ou, ainda, selecionando as tarefas que são realizadas de forma precária e para as quais a automação trará resultados positivos rapidamente. Determine seus pontos fracos (que provocam perdas de vendas e de lucro, e precisam ser reparados) e fortes (suas vantagens competitivas, que precisam ser preservadas). B.2. Estudo da Situação Desejada Quantifique as atividades atuais. Por exemplo: quantos clientes são atendidos por dia e por hora; quantos cheques são recebidos; quantos itens comercializados; quantos recebimentos de mercadorias, quantas devoluções e trocas; qual o tamanho médio das filas, quais os tempos médios de fila, de desembaraço de mercadoria no crediário, e assim por diante. 12 EAN BRASIL

13 De posse desses dados, deve-se levar em conta os objetivos de crescimento e de atuação, sempre visando à situação futura desejada (os próximos dois a cinco anos), considerando, inclusive, a introdução de novas linhas de produtos, a abertura de novas lojas, etc. Preveja também as novas operações que pretende introduzir (ex.: reposição automática, entrega direta em loja, etc.) e quantifique-as. Se tiver ou pretender ter atividades terceirizadas, leve-as em consideração. Não dimensione o sistema pensando somente nas suas necessidades atuais. É preciso ter em mente um horizonte de tempo para que ele se mantenha funcionando e seja útil como ferramenta para a tomada de decisões. B.3. Análise dos Riscos Os riscos devem ser levados em conta em todo o ciclo de vida do Projeto de automação. No início do Projeto, os riscos são sempre mais elevados, sendo minimizados ao longo deste e bastante reduzidos ao final da implementação. Alguns fatores de risco que devem ser analisados ao longo do Projeto: Custo x Benefício: os custos da automação devem ser compatíveis com os benefícios esperados num período de tempo mínimo para que ocorra o retorno do investimento. Adesão da equipe: o risco de resistência dos funcionários é bastante alto e deve ser contornado por meio do envolvimento e treinamento contínuo dos mesmos. Fornecedores: a escolha dos fornecedores de equipamentos e softwares deve ser bastante minuciosa; é preciso que sejam feitas visitas a seus atuais clientes e reuniões periódicas para informação dos passos a serem seguidos e do andamento das atividades no dia-a-dia. Trataremos disso com mais detalhes, nos itens: Escolha do Hardware / Equipamento e Escolha do Software / Aplicativo. C. DETALHANDO ATIVIDADES O QUE AUTOMATIZAR? Depois de definidos os objetivos da automação, passamos a detalhar as atividades e os procedimentos que serão automatizados. A pergunta que se faz aqui é O QUE AUTOMATIZAR? É preciso examinar minuciosamente a empresa para selecionar todas as atividades realizadas na loja. Nesse momento, não vamos nos preocupar se, para automatizar esta ou aquela atividade, precisaríamos de um equipamento ou de um software. O que nos interessa agora é quais são as tarefas que realizamos, separando-as por departamento. A seguir, definimos algumas atividades que podem ser objeto de automação, e que são genéricas para o comércio, independentemente do segmento. Esta não é uma lista fechada e serve apenas para auxiliar o varejista a encontrar, em seu caso específico, algumas atividades que fazem parte do seu dia-a-dia e são fundamentais para a automação. A Automação Comercial não cobre somente operações de frente-de-loja, mas também se estende pelas operações de retaguarda. Para que as atividades sejam mais bem-distribuídas, a estrutura está dividida por departamento, conforme segue: GUIA DE AUTOMAÇÃO PARA O VAREJO CALÇADISTA 13

14 PROCESSOS VENDAS SERVIÇOS INFORMAÇÃO ATIVIDADES Registro da venda ao consumidor; Emissão de nota / cupom fiscal; Preenchimento / liberação de cheques; Cartão de crédito / débito; Devoluções / trocas; Promoções / descontos. Concessão de crédito. Preços e condições de pagamento; Tíquete discriminado; Promoções; Diretórios, etc. PROCESSOS SUPRIMENTOS PRECIFICAÇÃO CONTROLE MARKETING ATIVIDADES Pedido de compra e reposição automática e contínua (decisão, controle e comunicação via EDI); Recebimento de mercadorias; Distribuição para as lojas; Armazenamento e movimentação Roteirizador de entrega, etc. Margens / markup; Pesquisa de preços / shopping; Rentabilidade / lucratividade; Alterações, descontos / markdowns, etc. Controle de estoque; Controle de caixa geral; Contabilidade; Inventário; Registros fiscais; Contas a pagar / a receber, etc. Resultados de campanhas; Perfil do cliente e mala-direta de ofertas, promoções, etc. Produtividade de tráfego, de pessoal da área de vendas, etc. 14 EAN BRASIL

15 C.1. Reorganizar Processos e Procedimentos Quando o levantamento da situação atual estiver sendo realizado, muitas alternativas de melhoria podem ser identificadas nos procedimentos atuais. Muitas delas são simples e devem ser implementadas antes da implantação dos sistemas pertinentes ao Projeto de automação. É uma excelente oportunidade de oxigenar os procedimentos atuais, incrementando a eficiência e agilidade nos processos operacionais Planejamento Básico - Atividades Nesta etapa, você estará concentrado na escolha das opções tecnológicas mais adequadas a seus objetivos presentes e futuros, bem como em negociações com fornecedores de hardwares (equipamentos, periféricos) e softwares. Ao final desta fase, o Projeto de Automação Comercial estará formatado e contratado. Ou seja, o que será feito, quem fará e quanto custará. A. ESCOLHA DO SOFTWARE / APLICATIVO A escolha do software / aplicativo é sempre realizada em primeiro lugar, pois é necessário primeiro saber qual será o software escolhido para a automação do negócio, para depois saber quais serão as especificações dos equipamentos necessários ao funcionamento do software. Quando ocorre a escolha do equipamento em primeiro lugar, sempre há o risco de o aplicativo não funcionar porque as especificações não são adequadas ao funcionamento e, então, todo o dinheiro investido pelo varejista torna-se mais um custo que deve ser absorvido pelo negócio. Outro fator importante na escolha do software / aplicativo é a opção que se faz por desenvolvimento interno, desenvolvimento externo ou pacote pronto. A seguir, faremos a análise de cada uma das situações. A.1. Desenvolvimento Interno/Externo Se a opção for a de desenvolver um sistema que atenda às necessidades do negócio sob medida, o desenvolvimento interno é a melhor saída. É uma opção para os casos de empresas que tenham práticas de trabalho extraordinariamente diferenciadas que não possam ser atendidas pelos pacotes prontos disponíveis no mercado. Os processos (transações) são levantados passo a passo e desenvolvidos na linguagem de programação que melhor se adapte às necessidades e ao tamanho da empresa. O desenvolvimento de software é uma atividade que leva tempo e demanda recursos humanos qualificados e, por esse motivo, apresenta custos elevados. No desenvolvimento externo o processo é praticamente o mesmo; o que ocorre é a terceirização do desenvolvimento, mas também com o mesmo objetivo: desenvolver um software sob medida para as necessidades da empresa. De qualquer forma, o custo também é elevado, e deve-se ter cuidado na escolha do fornecedor. A seguir, falaremos desses cuidados. GUIA DE AUTOMAÇÃO PARA O VAREJO CALÇADISTA 15

16 A.2. Pacote pronto (softwares de configuração) Para determinar até que ponto um pacote pronto atende às necessidades da empresa, é necessário fazer uma análise minuciosa, confrontando as necessidades da empresa com as funcionalidades oferecidas. Nos pacotes prontos, os processos são levantados e descritos por meio do uso de parâmetros no sistema. Templates (modelos) já fazem parte desses pacotes e a atividade primordial desse tipo de implementação é configurar as transações de negócio específicas nesses templates. No caso da automação comercial, os principais aplicativos são, entre outros: controle de estoque, compras, contas a pagar, contabilidade, faturamento e frente de caixa. Um fator importante a ser levado em conta é a disponibilidade de emissão de relatórios gerenciais apresentada pelo pacote. O mercado também oferece a opção de aluguel do software de gestão, em que se paga uma taxa mensal pelo uso do mesmo e por suas atualizações. A.3. Cuidados na escolha do software / aplicativo A.3.1. Seleção do Fornecedor A seleção do fornecedor do aplicativo, seja ele designado para promover o desenvolvimento interno / externo ou fabricante de pacote pronto, merece alguns cuidados que evitarão problemas futuros. Peça amostras (protótipos) de sistemas já desenvolvidos por ele e referências de clientes que atuem com a mesma gama de produtos da sua empresa. Faça visitas aos clientes que tenham contratado serviços prestados pelo fornecedor a fim de certificar-se da qualidade dos mesmos. Certifique-se de que o tempo de atuação do fornecedor no mercado é suficiente para que preste um bom serviço, e faça consultas aos órgãos especializados sobre a idoneidade do mesmo. Estabeleça condições comerciais claras. Uma ferramenta muito usada no mercado é a matriz de requisitos com foco no processo de negócio, que auxilia a empresa a mapear todas as suas necessidades e facilita a escolha do melhor aplicativo. A empresa lista as funcionalidades que são fundamentais ao sistema, com as devidas especificações, como, por exemplo, a adequação ao Sistema EAN UCC. O desenvolvedor de software responde se o sistema que está vendendo obedece aos requisitos ou se precisa ser customizado. Comparando as várias propostas, é possível escolher a mais adequada ao negócio. Mais informações podem ser obtidas no Centro de Serviços da EAN BRASIL, Centro de Competências Automação. A.3.2. Suporte e Treinamento O fornecedor do aplicativo deverá explicitar no contrato de prestação de serviços como será o suporte e o treinamento durante e após a implementação. O suporte poderá ser remoto (fora da empresa), on site (dentro da empresa), 7 x 24 (7 dias por semana, 24 horas por dia), etc. A grade de atendimento de suporte deverá ser adequada às necessidades de cada empresa, obedecendo aos horários de trabalho dos usuários do sistema aplicativo e do negócio. O treinamento é um fator bastante crítico, pois é a base para o bom uso do aplicativo. Esse treinamento deverá ser dado antes do início da utilização do aplicativo e para todas as pessoas que o utilizarão. 16 EAN BRASIL

17 A.3.3. Experiência no ramo O fornecedor deverá conhecer o ramo de atuação de comércio com profundidade para que o desenvolvimento, ou a parametrização, seja facilitado e implementado com qualidade e voltado às melhores práticas do mercado. Um ponto básico quando falamos de calçados e afins é o atendimento à matriz Produto X Cor X Tamanho (Grade). Visite lojas nas quais o fornecedor implantou o sistema. Informe-se sobre seu desempenho. A.4. Requisitos importantes na escolha do software / aplicativo A.4.1. Adequação ao Negócio O aplicativo a ser implementado deve apresentar características inerentes ao negócio para que a utilização seja viável. Não é possível controlar o estoque de um depósito com um aplicativo voltado ao planejamento de produção. É essencial levar em consideração a matriz Produto X Cor X Tamanho no gerenciamento dos produtos no segmento calçadista e afins. A.4.2. Capacidade de expansão O aplicativo deve ser expansível, ou seja, à medida que a empresa vai crescendo, ele deve ter a capacidade de acompanhar esse crescimento, sendo aberto à inclusão de novas funcionalidades e do aumento no volume das transações. A.4.3. Divisão em módulos Quando o aplicativo é desenvolvido em módulos, sua implementação, o treinamento, a manutenção e sua expansão ficam bastante facilitadas, pois possibilitam o tratamento pontual das transações de negócio, não afetando aquelas transações que não necessitam sofrer alterações. Tenha atenção especial para que os módulos sejam complementares e perfeitamente integrados; não aceite entrada /armazenamento duplicado de informações. A.4.4. Integração Não devemos esquecer que esses módulos do aplicativo devem estar totalmente integrados para evitar rupturas nas transações de negócios ou afetar a visão global dos resultados do negócio. Isso significa, por exemplo, que o módulo de compras de mercadorias deve estar integrado ao módulo de finanças, disparando uma transação de contas a pagar. Deve-se levar em conta que o desenvolvimento de um Projeto de automação comercial precisa prever um mínimo de conexão à Internet, principalmente para fins de pesquisa de preços de fornecedores e uso de correio eletrônico, e servir de meio para a troca eletrônica de informações com seus fornecedores. Dê preferência a softwares de frente-de-caixa e de retaguarda que tenham a mesma procedência. Não sendo possível, faça com que os fornecedores garantam a integração dos aplicativos antes do fechamento do contrato. A.4.5. Adequação ao Sistema EAN UCC O aplicativo a ser implementado deve ser capaz de decodificar códigos de barras, possibilitando a utilização de padrões EAN/UCC. GUIA DE AUTOMAÇÃO PARA O VAREJO CALÇADISTA 17

18 Os produtos devem estar previamente cadastrados na base de dados para que a leitura óptica seja possível, viabilizando a busca das informações atreladas aos códigos de barras dos produtos. É importante ressaltar que o GTIN (Número Global de Item Comercial) deverá ser cadastrado no Banco de Dados com 14 dígitos, incluindo zeros à esquerda, se for necessário (como o exemplo na pág. 22) Estabeleça o sistema de codificação de produtos e / ou serviços a serem utilizados. Adote o Sistema EAN UCC, pois, além de ser padronizado mundialmente e utilizado em todo o mercado nacional, os produtos já vêm do fabricante com essa codificação. Informações mais detalhadas sobre a aplicação dos códigos de barras do Sistema EAN UCC podem ser obtidas por meio das páginas da EAN BRASIL na Internet, no endereço ou no SAA - Serviço de Atendimento ao Associado, pelo telefone B. ESCOLHA DO HARDWARE / EQUIPAMENTOS Passaremos, agora, a relacionar os principais equipamentos utilizados com algumas informações importantes e, ao final, falaremos dos cuidados e requisitos na escolha dos equipamentos para automação do estabelecimento. B.1. Emissor de Cupom Fiscal O Emissor de Cupom Fiscal é um equipamento com capacidade de emitir o cupom fiscal propriamente dito, entre outros documentos de natureza fiscal, está voltado para as funções do caixa, e possui três modelos distintos: Máquina Registradora - MR, Impressora Fiscal - IF e Terminal Ponto de Venda - PDV. B.1.1. Máquina Registradora - MR Emite cupom fiscal; Limitada capacidade para cadastrar mercadorias Independe de programa aplicativo externo, tem uso específico, com teclado e mostrador; Discrimina a mercadoria registrada; Não realiza automaticamente o cálculo do imposto; Alguns modelos podem ser interligados a sistemas de processamento eletrônico de dados, produzindo diversos relatórios gerenciais, o que facilita a conferência das contas e do estoque. B.1.2. Impressora Fiscal - IF Emite cupom fiscal; Constitui somente o módulo impressor; Recebe comandos de um computador externo; Existem modelos mais completos, com duas estações, capazes de imprimir documentos avulsos, como cheques, por exemplo. 18 EAN BRASIL

19 B.1.3. Terminal Ponto de Venda PDV Emite cupom; Equipamento sofisticado - computador cuja função é voltada para as tarefas do caixa; Discrimina mercadorias; Determina a alíquota respectiva e a situação tributária; Efetua o cálculo do imposto; Funciona conectado ao sistema de processamento de dados, emitindo diversos relatórios gerenciais. B.2. Leitor de Código de Barras O leitor é um equipamento capaz de capturar as informações contidas nos códigos de barras. Transforma o código de barras numa linguagem que o computador entenda e possa processar, buscando num banco de dados as informações relativas ao produto, tais como: preço, descrição, apresentação, etc. Ainda registra a compra e procede à baixa no estoque, entre outras operações possíveis. O leitor óptico, ou scanner, pode ser portátil ou fixo. B.2.1. Leitor de Mão / Portátil A leitura do código é feita manualmente, por meio de duas formas diferentes: 1º) Scanner de Contato: na forma de uma caneta. A leitura do código ocorre quando a ponta da caneta é deslocada sobre o código; apresenta baixa performance de leitura, necessitando de contato físico com o código. 2ª) Scanner de Aproximação: com ele, não é necessário haver contato direto com o código, basta uma aproximação mínima. Esse tipo de scanner é indicado para o estabelecimento comercial com pouco movimento e poucos volumes por compra/cliente e que não necessita realizar a leitura rapidamente para agilizar ainda mais o atendimento. Pode ser de dois tipos: a) CCD fotografa o código, obrigando o operador a aproximar o leitor do código de barras para que a leitura seja realizada; b) Laser um feixe de raios laser passa pelas barras do código e faz a leitura; a distância entre o equipamento e o código vai variar dependendo da capacidade do leitor. B.2.2. Leitor de Mesa/Fixo O leitor de mesa é fixo no checkout e faz a leitura do código de barras do produto quando este é passado em frente a um feixe de luz transmitido pelo leitor; varia em relação à capacidade do feixe, velocidade de leitura, robustez, etc. Características importantes: - ergonômico, de fácil operação, utilizado em varejos com médio ou grande volume por compra/cliente. B.3. Coletor Microcomputador portátil que pode incluir leitor óptico ou não; Compacto, capacidade de memória variável, utilizado na retaguarda do varejo, possibilidade de transmissão instantânea de dados via radiofreqüência; Alguns possibilitam a conexão de periféricos, como impressoras e modems, além de poderem ser conectados a PCs para enviar e receber informações. GUIA DE AUTOMAÇÃO PARA O VAREJO CALÇADISTA 19

20 B.4. Impressora de Cheques e Consulta de Crédito Impressora inteligente, interpreta os valores dos cheques e os preenche, evitando erros de digitação e podendo, inclusive, fazer consulta aos órgãos de proteção ao crédito on line; Pode estar ligada ao PDV, recebendo automaticamente o total a ser preenchido. B.5. Microregistradora Microcomputador de tamanho bem reduzido, com display e teclados para o operador: alguns possuem processador, drive, portas para mouse, etc. Sua principal característica é ocupar pouco espaço na loja. B.6. Equipamento TEF Transferência Eletrônica de Fundos Forma de pagamento automatizada por cartões magnéticos (de crédito ou de débito), requer uma linha telefônica e aparelhos especiais para comunicação; Esse tipo de operação exige um software específico, que deve ser homologado pelas empresas dos cartões que serão utilizados no TEF, integrado à solução de automação comercial; Existem dois tipos de solução: o TEF dedicado, que utiliza um canal de comunicação exclusivo com as redes de cartões e o TEF discado que utiliza como canal de comunicação uma linha telefônica comum. B.7. Impressora de Código de Barras Permite a criação de etiquetas com código de barras, textos, logotipos; É normalmente utilizada no recebimento de mercadorias, onde os produtos não codificados pelo fabricante recebem o código próprio do varejista. B.8. Outros equipamentos Computador; Impressora simples; Gaveta modular com switch de detecção de gaveta aberta ou fechada, fenda para introdução de cheques e fiação com conexão para PDVs ou impressoras fiscais; Teclado modular ou teclado do operador: possui como opcionais display e leitor de cartão magnético. Conecta-se à interface serial de qualquer microcomputador; Teclado do Usuário - também chamado de PIN PAD, é destinado à digitação da senha nos pagamentos efetuados com cartão bancário nas transações TEF; Display cliente é muito útil quando o estabelecimento deseja apresentar informações para seus clientes com flexibilidade de layout no checkout. Concluindo, é necessário definir os tipos de equipamentos, periféricos e aplicativos que vão compor a solução. Considere também itens de segurança, como geradores e no-breaks. Avalie as opções de sistema operacional (plataformas). 20 EAN BRASIL

21 Opte por equipamentos e aplicativos com capacidade compatível com seu volume de operação, atual e futura. Verifique a conveniência de aumentar gradativamente a capacidade máxima, mediante expansões. Nesse caso, escolha uma tecnologia que viabilize a expansão necessária. Cuide, em especial, para que a capacidade de processamento do servidor (microcomputador que gerencia a rede) não seja subdimensionada. Nessa eventualidade, há sérios riscos de sobrecarga da rede automatizada e de lentidão no cumprimento de tarefas. C. FERRAMENTAS DE APOIO - CRONOGRAMAS Como já dissemos, um dos erros mais freqüentes nos Projetos de Automação é começar pela aquisição dos equipamentos. Determinando quando esses equipamentos serão realmente necessários e estarão em operação, bem como o aplicativo, pode-se proporcionar à empresa o fôlego necessário entre os momentos em que serão necessários os desembolsos ao longo do Projeto. Visando a um melhor resultado do Projeto de Automação, pode-se utilizar como formas de controle e ferramentas de apoio dois tipos de Cronogramas: ATIVIDADES e INVESTIMENTOS. O Cronograma de Atividades servirá para delimitar dentro de um espaço de tempo quais serão as tarefas e os procedimentos a serem automatizados, identificando que tipo de ferramenta será utilizado para a automação de cada atividade (hardware / software). Tendo como base as tarefas e os procedimentos a serem automatizados e as ferramentas necessárias, será possível fazer um Cronograma de Aquisição e Investimentos, identificando, então, se haverá necessidade de financiamentos ou se a aquisição será realizada com recursos próprios Planejamento Executivo - Preparação Após a realização de todo o Planejamento Estratégico e Básico, passamos para o Planejamento Executivo, ou a chamada Preparação. Neste momento do Roteiro de Automação, deve-se aparar as arestas do Projeto, identificando requisitos importantes para Automação da Loja, necessários inclusive para dar suporte à próxima fase, que é a IMPLANTAÇÃO. A. INFRA-ESTRUTURA - ALTERAÇÕES FÍSICAS NECESSÁRIAS A implementação de um Projeto de Automação envolve desde o aterramento até a passagem de cabos para a conexão dos equipamentos por meio da rede de computadores. Não esqueça de elaborar um projeto, cotar e contratar as indispensáveis obras civis, elétricas e de cabeamento da rede de equipamentos. É necessário realizar a interligação física e lógica de todos os recursos (PDVs, scanners, impressoras, etc.) com os bancos de dados necessários à automação da loja. Adicionalmente, algumas alterações no layout físico podem ser necessárias para adequar eventuais reorganizações de processos operacionais, como, por exemplo, a realocação de caixas, balcões, prateleiras, etc. Leve em conta os aspectos funcionais, estéticos e ergonômicos. GUIA DE AUTOMAÇÃO PARA O VAREJO CALÇADISTA 21

22 B. TREINAMENTO DE USUÁRIOS Durante o treinamento, todas as situações operacionais no dia-a-dia devem ser levadas em conta, assim como as possíveis exceções e a forma de proceder nesses casos. Deve-se levar em conta todas as funções a serem desempenhadas pelos funcionários no novo sistema a ser implantado e ter sempre mais de uma pessoa treinada para as tarefas críticas. C. MONTAR BANCO DE DADOS COM O CÓDIGO DE BARRAS A montagem de um banco de dados preciso, com informações confiáveis, necessita de dedicação e cuidado em sua realização. É necessário que haja a descrição correta dos produtos que já vêm codificados pelo fornecedor, pois o varejo calçadista não deve reetiquetálos dentro da loja. Solicite a seu fornecedor uma lista com a identificação (código de barras) e a descrição detalhada dos produtos. Essa lista poderá ser enviada de forma mais eficiente através do EDI (Troca Eletrônica de Informações). Como já dissemos, o aplicativo / software adquirido deve contemplar o Sistema EAN UCC e ter em seu banco de dados os cadastros relacionados ao GTIN (Número Global de Item Comercial), que deve, obrigatoriamente, possuir, no mínimo, 14 (quatorze) dígitos, conforme modelo abaixo: Estruturas de Numeração 14 dígitos - Número Global de Item Comercial (GTIN) P 1 P 2 P 3 P 4 P 5 P 6 P 7 P 8 P 9 P 10 P 11 P 12 P 13 P 14 EAN / UCC EAN / UCC UCC EAN / UCC Todos os números de identificação deverão estar justificados em 14 dígitos, recebendo zeros à esquerda quando necessário. O GTIN serve para identificar o Item comercial, ou seja, qualquer item, produto ou serviço sobre o qual existe a necessidade de recuperar informações predefinidas e que possa receber preço, ser encomendado ou faturado em qualquer ponto da cadeia de suprimento, ou seja, cada par de sapatos ou produto de um determinado modelo, cor e tamanho deve possuir um GTIN diferente, e esse código deverá ser utilizado para o controle do estoque. O código de barras identifica e não classifica os produtos, portanto, não há qualquer maneira de impor uma estrutura de classificação dentro dos códigos EAN UCC informados pelo fornecedor. A base de dados deve possuir campos para armazenar e permitir a recuperação de informações pertinentes a tipo de produto, marca, linha, referência, cabedal, cor, tamanho, ou qualquer outra informação sobre o produto da área calçadista que seja pertinente ao gerenciamento. 22 EAN BRASIL

23 Se o sistema informatizado em operação não levar em conta o sistema EAN UCC, a adequação a essa nova forma de administrar é simples e manterá a estrutura existente, bastando fazer a correlação do GTIN (código EAN UCC do produto) com o código do produto utilizando, o conceito do de-para no cadastro de produtos, passando a utilizar o GTIN como chave para chegar à informação. Como funciona: Quando o código de barras do Sistema EAN UCC, atribuído pelo fabricante, é lido pelo scanner na frente-de-caixa, o sistema utiliza essa informação como chave para a busca na base de dados, executando todas as ações referentes a essa transação (baixa do estoque, atualização do crediário, fluxo de caixa, etc...) Os Códigos de Barras utilizados pela indústria ou pelo fornecedor para a identificação dos calçados que passam pelo caixa do varejo calçadista são o EAN/UCC-13, EAN/UCC-8 e UCC-12, conforme exemplos a seguir: ITEM COMERCIAL GUIA DE AUTOMAÇÃO PARA O VAREJO CALÇADISTA 23

24 EAN/UCC-13 Essa estrutura é composta por treze dígitos numéricos, sendo principalmente utilizada na identificação de itens comerciais. EAN/UCC-8 Estrutura composta por oito dígitos numéricos, usada na identificação de itens comerciais que não possuam área de impressão suficiente para o código EAN/UCC-13. O uso dessa estrutura somente poderá ser realizado mediante a aprovação técnica da EAN BRASIL. 24 EAN BRASIL

25 UCC-12 Estrutura composta por 12 dígitos numéricos, utilizada na identificação de itens comerciais nos Estados Unidos e Canadá. Semelhante ao código EAN/UCC-13. Prefixo UCC de empresa INTERNO DE LOJA EAN/UCC-13 Para os produtos que são vendidos na loja a granel, por peso, etc., ou que venham dos fornecedores sem a identificação na origem, o varejista pode usar uma estrutura padrão internacionalmente reconhecida, como se pode ver abaixo: GUIA DE AUTOMAÇÃO PARA O VAREJO CALÇADISTA 25 FIGURA

26 A numeração interna deve ser vinculada no momento do cadastro do produto na empresa em que é produzido e tem a função de identificar o produto, e não de classificá-lo. Ao receber o produto na loja é necessário etiquetá-lo antes que seja armazenado, movimentado e vendido. D. FERRAMENTAS DE IDENTIFICAÇÃO PARA APOIO AOS PROCESSOS LOGÍSTICOS AUTOMAÇÃO RETAGUARDA Assim como a venda (frente-de-caixa), a retaguarda (recebimento/estoque) do varejo calçadista poderá ser automatizada e, para isso, existem estruturas padronizadas de codificação. São aplicações do Sistema EAN UCC para unidades logísticas, que auxiliam inclusive na rastreabilidade logística e de produtos. Unidade logística Unidade física determinada para transporte e estocagem de mercadorias de qualquer tipo que necessitem ser gerenciadas e rastreadas individualmente na cadeia de suprimentos. Ela é identificada por um Código de Série de Unidade Logística (SSCC) e reúne itens comerciais (identificados por um GTIN) que são transportados em conjunto. O SSCC é um número exclusivo que identifica a unidade logística e, vinculado ao EDI, permite que se conheça todo o seu conteúdo. Estando vinculada a itens comerciais, a Números Globais de Localização e/ou a identificações de lote, a numeração de identificação SSCC é exclusiva para cada unidade logística específica (paletes, barris, caixas, contêineres, rolos, cones, etc.). Todas as partes que compõem a cadeia de suprimentos de embalagem podem utilizar o SSCC como um número de referência para informações importantes contidas em arquivos de computadores. O SSCC é um número não-significativo, com um comprimento fixo de 18 dígitos, e não contém elementos de classificação, identificando de forma única a unidade logística. O Dígito de Extensão é utilizado para aumentar a capacidade do SSCC e é atribuído pela empresa que aloca o SSCC. O Prefixo EAN UCC de Empresa é atribuído por uma organização de numerações ao usuário do sistema que, normalmente, é a empresa que faz a montagem da unidade logística. Esse prefixo torna o número do usuário exclusivo mundialmente, mas não identifica a origem da unidade. A Referência de Unidade Logística Individual é um número exclusivo, escolhido pela empresa para preencher a string de dígitos. A maneira mais simples de alocar uma referência de item é especificar uma ordem seqüencial, começando com...000,...001, etc. O Dígito Verificador corresponde ao último dígito (na extremidade direita) do SSCC. Ele é calculado a partir de todos os outros dígitos no número e é usado para garantir que esse número esteja corretamente formado. Seu cálculo é realizado com o uso de um algoritmo EAN UCC reconhecido internacionalmente. 26 EAN BRASIL