SUMÁRIO. White Paper - NETGLOBE 2

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2 SUMÁRIO Conhecendo a Telepresença... 3 A nova era da Videoconferência: Telepresença... 3 Como viabilizar um projeto de Telepresença... 4 Telepresença oferece excelente qualidade em uma fantástica experiência, impressionando os usuários...mas?... 5 Os quatro fatores para avaliar corretamente os prestadores de serviços VNOC... 6 O que esperar dos prestadores de serviço VNOC... 8 Considerações Finais

3 Conhecendo a Telepresença O termo refere-se a uma solução de comunicação de vídeo em alta definição, onde os elementos sonoros, visuais e físicos de um ambiente de reunião são projetados para criar uma experiência Imersiva. A sensação efetiva da Telepresença Imersiva ocorre quando as salas conectadas são idênticas ou quase idênticas em móveis, decoração e equipamentos eletrônicos para garantir a percepção real aos participantes da conexão. O objetivo da Telepresença é permitir que as pessoas em diferentes locais se comuniquem frente a frente como se estivessem no mesmo ambiente. Trata-se de uma experiência ímpar, com qualidade de comunicação impressionante até mesmo para as pessoas que já estão familiarizadas com a tradicional videoconferência. A nova era da videoconferência: Telepresença A Telepresença é uma forma de videoconferência, que abrange diversos cuidados como, iluminação, áudio, posicionamento da câmera até a disposição de participantes no ambiente. Esta nova forma veio para eliminar os problemas existentes com a tradicional videoconferência, frequentemente usuários queixavam-se de não conseguir ouvir bem as pessoas ou vê-las. Porém essas dificuldades muitas vezes eram geradas não pelo equipamento de videoconferência ou rede, mas devido a má iluminação do ambiente, layout da 3

4 sala e detalhes que repercutem diretamente na qualidade da comunicação de vídeo. Comparativamente a Telepresença oferece mais qualidade por se tratar de uma solução completa, e é muito recomendada para empresas onde a videoconferência tornou-se uma ferramenta competitiva para execução dos negócios. Como viabilizar um projeto de Telepresença O investimento para adquirir as soluções de Telepresença é superior a videoconferência e as empresas encontram dificuldades para aprovar o valor total do projeto. Uma alternativa que viabiliza a utilização desta tecnologia é adquirir a solução através do modelo outsourcing, que possibilita a empresa diluir o custo da ferramenta em pagamentos mensais, facilitando a inclusão no budget. Além do benefício sobre o custo, ao optar pelo modelo de serviço a empresa terá a vantagem contar com equipamentos de alta tecnologia, sem se preocupar com a defasagem tecnológica, já que os mesmos podem ser trocados na renovação do contrato, e toda manutenção é realizada pelo fornecedor, eliminando assim, o acúmulo de tarefas para equipe de TI. Outro fator decisivo no processo de aprovação, é o impacto imediato na redução de custos operacionais (principalmente viagens). Dependendo do caso essa redução pode ser tão significativa que pode pagar as parcelas mensais do serviço. 4

5 Telepresença oferece excelente qualidade em uma fantástica experiência, impressionando os usuários...mas? O nível de qualidade atingido pela Telepresença exige alguns fatores para ser implementado assim como qualquer outra nova geração de tecnologia. Os obstáculos que algumas organizações podem enfrentar são: 1. Interoperabilidade: muitas empresas já têm feito investimentos significativos em equipamentos de videoconferência tradicional e alguns produtores das soluções não oferecem interoperabilidade nos equipamentos, implicando em falta de zcomunicação entre a nova solução de Telepresença com os equipamentos antigos. 2. Tamanho da Banda: para se realizar uma conexão com qualidade HD é necessária que a empresa disponibilize link full de no mínimo 512 kbps em cada localidade participante da conferência. 3. Investimento: as salas de Telepresença são concebidas e integradas de forma a proporcionar uma experiência de alta qualidade. Toda esta infraestrutura implica em investimentos maiores das empresas que aderem a nova tecnologia. 4. Recursos: para gerenciar a solução de Telepresença é necessária uma qualificação técnica superior, que a maioria das organizações não possui ou não estão dispostas a dedicar esforço. Para atender a demanda se recursos desta nova solução tecnológica é oferecido o serviço de suporte denominado VNOC. 5

6 Os quatro fatores para avaliar corretamente os prestadores de serviços VNOC O VNOC Video Network Operating Center é um conjunto de serviços personalizados especificamente para atender as necessidades únicas das salas de Telepresença. Esses serviços VNOC são críticos para a experiência de Telepresença por que: A experiência completa de Telepresença deve sempre satisfazer os usuários finais sob as mais exigentes condições. A aprovação do investimento e sua produtividade estão diretamente relacionados a experiência diária da solução. Os benefícios das soluções de Telepresença somente podem ser realizados plenamente se contarem com o expertise do Telepresence VNOC Service Provider. O serviço e apoio correto podem fazer o link entre a Telepresença e videoconferência sem dificuldades. O prestador do serviço VNOC não irá apenas instalar a sala e equipamentos. Ele terá de preencher os requisitos abaixo para estar capacitado a oferecer este tipo de serviço especializado. 6

7 1. Experiência & Infra- Estrutura Certifique-se que o fornecedor possui experiência em Telepresença e videoconferência tradicional, bem como de redes e programação multiponto. Seu fornecedor precisa ser capaz de oferecer segurança tanto para ambientes públicos como privados. 2. Flexibilidade O parceiro ideal de serviços VNOC é aquele que não está vinculado a um fabricante particular e que pode lhe apoiar em diferentes sistemas. Mesmo que atualmente sua empresa utilize as soluções de apenas um fabricante. 3. Recursos de Suporte Muitas organizações se concentram em aspectos estruturais de equipamentos, mas o conhecimento de todo o mundo da Telepresença não deve ser secundário. Seu prestador de serviços deve oferecerlhe suporte completo nas instalações, apoio técnico, gerenciamento remoto e conectividade em uma base global. 4. Interoperabilidade Preste cuidadosamente atenção na capacidade do fornecedor lhe atender em compatibilidade e interoperabilidade entre SD, HD e ambientes de Telepresença com VNOC. 7

8 O que esperar dos prestadores de serviço VNOC Monitoramento Pró-Ativo Interoperabili dade Programação & Gestão Treinamento Serviço VNOC Lançar & Acompanhar Relatório de Desempenho Suporte Help - Desk 8

9 Monitoramento Pró-Ativo: O monitoramento 24/365 pró-ativo do equipamento de videoconferência e conexões deve ocorrer para garantir o equipamento funcional minuto a minuto. A combinação avançada da tecnologia de infraestrutura deve estar em todos os momentos e procedimentos em vigor. Programação & Gestão: Um número totalmente livre, serviço convergente e uma ferramenta web de programação do portal para a comunidade de usuários que deve ser inclusa. Lançar & Acompanhar: Pode ser manuseado por quem gerencia as chamadas e faz as conexões entre todas as salas de Telepresença em reuniões, tanto ponto a ponto quanto multiponto. O VNOC deve ser capaz de monitorar os níveis de conectividade digital durante as sessões e assegurar a experiência de alta qualidade para cada uma das salas participantes. Suporte Help Desk: Os usuários devem ter um único ponto técnico para as soluções de Telepresença que garanta a alta qualidade durante a experiência, sem interrupções nas chamadas. Seu fornecedor deve ser capaz de interagir e coordenar com fornecedores de hardware, redes e integradores para reparar ou substituir quaisquer peças, danos na rede, ou resolver problemas de integração entre salas. Relatório de Desempenho: Fornecer métricas-chaves em uma base mensal para identificar as áreas de sucesso, bem como áreas que necessitam de melhoria. O relatório deverá incluir a sala de Telepresença, a rede e os níveis de serviço de apoio e ser detalhado nos níveis de serviço da sala, 9

10 disponibilidade, número de conferências realizadas, total de horas utilizadas, a média de tempo para responder e corrigir quaisquer problemas técnicos, juntamente com a causa raiz da analise e plano de ação corretivo, quando aplicável. Treinamento: Necessário para garantir a correta utilização e adoção do sistema de Telepresença. Esse treinamento não é só importante para que os usuários se sintam confortáveis usando a tecnologia, mas também para entender o valor que a tecnologia traz as atividades comerciais do dia-a-dia. Usando o sistema de Telepresença para ajudar na melhoria da comunicação, produtividade e ter acesso aos especialistas no assunto, quando estes forem necessários. Interoperabilidade: Para garantir que os sistemas de Telepresença podem se conectar com outras salas e empresas fora da rede privada. Certifique-se que o prestador de serviço VNOC tem experiência em avaliação, testes de comunicação com equipamentos de vídeo, confiabilidade, interoperabilidade entre fabricantes e acesso ao intercâmbio de serviços de comunicação com os ambientes públicos e privados de forma segura. 10

11 Considerações Finais O futuro da Telepresença parece promissor, principalmente quanto se olha para questões ambientais (redução de emissões de CO₂) e econômicas (a tecnologia como serviço mensal) que exigem a busca por formas mais eficazes de comunicação, de como ser mais criativo e produtivo. A Telepresença está se aproximando deste perfil na aplicação do mix de comunicação. Como acontece com qualquer ferramenta de comunicação a Telepresença é melhor suportada quando há um experiente prestador de serviços gerenciando toda a complexidade da solução e disponibilizando a utilização simples aos usuários no dia-a-dia. Estamos indo em direção a uma sociedade visual que é infinita. Seja através da comunicação entre os executivos de negócios do outro lado do mundo em tarefas importantes, como dos cirurgiões fornecendo orientação para uma sala de cirurgia em outro país, ou aumentando recursos mais talentosos e especializados nas fronteiras para interagir com seus mais valiosos clientes, a nova era das comunicações está aqui e já não é apenas agradável para ter. A decisão final e mais importante é escolher a solução certa para suas necessidades globais e o parceiro de serviço preparado que garanta o funcionamento adequado desta ferramenta. 11