GERENCIAMENTO DE PROCESSOS: ESTUDO DE CASO EM UMA AGROINDÚSTRIA DO SETOR VITIVINÍCOLA NA REGIÃO CENTRO- SERRA DO RIO GRANDE DO SUL

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1 XXIX ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO. GERENCIAMENTO DE PROCESSOS: ESTUDO DE CASO EM UMA AGROINDÚSTRIA DO SETOR VITIVINÍCOLA NA REGIÃO CENTRO- SERRA DO RIO GRANDE DO SUL Daiana Fiorentin Wendler (UFSM) Jean Paulo Guarnieri (UFSM) Regiane Klidzio (UFSM) Leandro Cantorski da Rosa (UFSM) Djalma Dias da Silveira (UFSM) Em grande número de vinícolas de pequeno porte, o processo de elaboração do vinho é realizado de forma inadequada sob a ótica da qualidade. Dentre as várias etapas componentes desse processo, o subprocesso engarrafamento merece atenção espeecial devido aos riscos de contaminação, podendo comprometer o produto final. Esta pesquisa teve como objetivo propor melhorias no subprocesso de engarrafamento do vinho, caracterizando-se como um estudo de caso em uma vinícola na região Centro-Serra do RS, tendo por base o gerenciamento de processos. A partir da definição do processo e da identificação das oportunidades de melhoria, obteve-se uma série de recomendações de aplicação simples e rápida, que podem também servir de referência a outros processos presentes nas agroindústrias. Palavras-chaves: Gerenciamento de processos; Agroindústria; Produção de vinho

2 1. Introdução O setor vitivinícola brasileiro é composto, em grande parte, por pequenos produtores rurais que elaboram vinhos para consumo próprio e também para comercialização. No entanto, em virtude do desconhecimento das boas práticas de elaboração, o vinho é feito sem os cuidados necessários, o que compromete a qualidade do produto final. Um fator relevante para que o pequeno produtor possa oferecer aos seus clientes uma bebida de alta qualidade é que os processos de elaboração do vinho sejam analisados, gerenciados e melhorados constantemente. A Embrapa Uva e Vinho, instalada em Bento Gonçalves/RS, uma das regiões de maior produção de vinho do país, vem disponibilizando desde 2003, informações sistematizadas e atualizadas sobre produtos e processos relativos à cadeia produtiva da uva, do vinho e das frutas de clima temperado. Segundo Rizzon et al. (2008), essas informações, têm por objetivo facilitar o acesso do usuário às orientações técnicas que a Embrapa produz, organiza, valida e oferece para que produtores, técnicos, industriais e comerciantes obtenham a máxima qualidade e rentabilidade de sua atividade produtiva. Existem diversas metodologias que podem ser utilizadas no gerenciamento de processos. Diferentes modelos têm como objetivo principal a melhoria dos resultados da organização, seja em termos de eficiência ou eficácia (CRUZ, 2003; HAMMER, 1997; HARRINGTON, 1997; TACHIZAWA e SCAICO, 1997). Esse estudo teve abordagem restrita, buscando soluções imediatas na implantação de melhorias no processo engarrafamento de vinho. Porém existem questões como a variável ambiental que devem ser consideradas na análise de processos de qualquer organização. Para a realização deste trabalho utilizou-se um estudo de caso em uma vinícola da região Centro-Serra do RS. Com o objetivo de identificar possíveis melhorias no processo de engarrafamento atual realizado pela empresa, foram efetuadas visitas e entrevistas no local, acompanhando o processo passo a passo. Após uma revisão bibliográfica, foi possível definir um modelo de gerenciamento por processos que melhor se adaptasse à empresa sob estudo. Este trabalho utilizou como referência a metodologia proposta por Tachizawa e Scaico (1997). Após analisar o processo de produção, foi selecionado o subprocesso engarrafamento, sendo possível apresentar oportunidades de melhorias na execução das atividades desenvolvidas pela organização. Muitas das recomendações propostas nesse trabalho podem ser adaptadas a outras agroindústrias de pequenos produtores de vinho, a fim de padronizar e melhorar seus processos. Ao propor a implantação das sete etapas para a melhoria e padronização dos processos elaborada por Tachizawa e Scaico (1997), foi possível identificar os processos existentes na organização, avaliar o processo atual e apresentar melhorias para o subprocesso engarrafamento de vinho. 2. Processo de elaboração de vinho Existem diversas formas de elaboração do vinho. Cada vinícola possui suas particularidades no que se refere aos processos relacionados a essa atividade. Talvez por esse motivo, muitos profissionais ligados ao setor argumentam que elabora-se o vinho, não sendo aconselhável usar a expressão fabrica-se relacionada a esse procedimento, devido as suas particularidades. Porém, o subprocesso engarrafamento difere muito pouco de uma empresa para outra. A seguir, será apresentado como esse processo ocorre em uma vinícola localizada no interior do RS. 2

3 2.1 Considerações gerais Ao acompanhar todas as etapas do processo de elaboração do vinho na organização em estudo, verificaram-se algumas oportunidades de melhoria no subprocesso engarrafamento. A vinícola tem sua estrutura funcional composta por oito colaboradores. Levando-se em conta que o vinhedo da empresa é próprio, os funcionários atuam em duas áreas: produção e elaboração. Este processo é executado atualmente sem um gerenciamento adequado, o que segundo Cruz (2003) aumenta o custo de produção e conseqüentemente diminui o foco no cliente. A realização do processo em sala apropriada, o layout das instalações, o treinamento dos colaboradores são fatores que influenciam nos resultados do processo e conseqüentemente na qualidade do produto. Com base nesse aspecto, elabora-se a seguinte pergunta: Quais são as oportunidades de melhorias no subprocesso engarrafamento na vinícola sob estudo? 2.2 Principais etapas do processo de elaboração do vinho Pode-se dividir o processo de elaboração do vinho em cinco subprocessos. O primeiro caracteriza-se pelo recebimento da uva. Nessa fase a uva passa por uma avaliação, onde é verificado o grau brix e estado sanitário da matéria-prima. A seguir ocorre à pesagem das caixas e o preenchimento de uma planilha com informações especificando o vinhedo, variedade da uva, dia da colheita e horário de recebimento do produto na Cantina. Em seguida o produto é disposto em uma máquina desengaçadeira, que separa o grão da ráquis. No processo seguinte o grão é levemente esmagado e segue para os tanques de fermentação. O segundo subprocesso é denominado fermentação. Essa etapa inicia com a fermentação alcoólica, um dos principais processos de vinificação. Simultaneamente ocorre à maceração, período onde a parte sólida da uva permanece em contato com o mosto. Uma vez concluída a fermentação alcoólica, ocorre à fermentação malolática, etapa onde acontece a transformação do ácido málico em lático e a conseqüente redução da acidez total do vinho. O próximo subprocesso é chamado estabilização, que inicia com atestos e trasfegas, passando por estabilização tartárica e termina com a filtração do produto. O engarrafamento, quarto subprocesso de elaboração do vinho e foco do trabalho em estudo, inicia-se com a lavagem das garrafas em uma máquina de enxágüe. A seguir os recipientes são envasados até determinado nível por uma máquina engarrafadora. A vedação acontece através de uma máquina arrolhadora em um processo manual. Uma cápsula de plástico é inserida sobre a garrafa, com a finalidade de proteger a rolha de qualquer alteração no produto. Em seguida, é feita a rotulagem na garrafa. A última etapa ocorre no subprocesso de envelhecimento do vinho na cave. Os principais subprocessos de elaboração do vinho estão apresentados na Figura 1, a seguir. 3

4 Fonte: Adaptado de Rizzon et al. (2008) Figura 1 Etapas do subprocesso de elaboração do vinho 2.3 Metodologia de gerenciamento de processos proposta por Tachizawa e Scaico (1997) As empresas estão constituídas por processos que influenciam fortemente seu desempenho. A padronização é fundamental na gestão de processos, tarefas ou atividades. Tachizawa e Scaico (1997, p.95) ressaltam a importância da padronização para: Estabelecer claramente responsabilidade e autoridade; Estabilizar os processos; Constituir base para a melhoria contínua e, portanto, aumentar a produtividade; Assegurar a qualidade; Acumular o conhecimento tecnológico da empresa. O objetivo desta metodologia é subsidiar o trabalho de desenvolvimento e implantação de padronização e melhorias nos processos de qualquer empresa que tenha como preocupação a busca do aumento da competitividade. Essa abordagem metodológica assegura que os processos sejam implementados para atender às necessidades do cliente, sem perder de vista os insumos, produtos/serviços e fornecedores. Na Figura 2 são apresentadas as sete etapas de gerenciamento de processos proposta por Tachizawa e Scaico: 4

5 Fonte: Adaptado de Tachizawa e Scaico (1997) Figura 2 Sete passos para o gerenciamento de processos. Fonte: Adaptado de Tachizawa e Scaico (1997) 3. Estudo de caso: aplicação da metodologia O estudo de caso condiz com a utilização de uma ou mais empresas nos exames e pesquisas desejadas. Entretanto, as principais características desse tipo de estudo, de acordo com palavras de Gil (1991) são o profundo e exaustivo estudo de um ou poucos objetos, de maneira que se permita o seu amplo e detalhado conhecimento. É possível identificar vantagens e limitações na utilização de um estudo de caso. A flexibilidade na sua execução, considerada vantagem, permite ao pesquisador ampliar ou redirecionar seus objetivos em função da melhor utilização dos dados coletados. Também estimula novas descobertas, além de possuir simplicidade de procedimentos quando comparados com outros métodos de pesquisa. A principal limitação da aplicação de um estudo de caso está no fato de que os resultados obtidos não podem ser generalizados. 3.1 Primeira etapa Na análise dos processos do negócio, procura-se estabelecer uma compreensão global da empresa, segundo seu tipo de atividade econômica, como ponto de partida para análises subseqüentes. É composto pela caracterização do negócio, identificação dos clientes, fornecedores, estradas e saídas. O mapa geral dos processos foi desenvolvido e apresentado à organização, conforme a Figura 3. 5

6 Fonte: Elaborada pelos autores Figura 3 Mapa geral dos processos 3.2 Segunda etapa A partir das atividades observadas, foi desenvolvido o fluxo básico do subprocesso engarrafamento de vinho. Nessa etapa estão identificados os fornecedores, insumos, processo e seus objetivos, pessoas envolvidas, equipamentos, produtos e clientes, conforme demonstrado na Figura 4. Também foi elaborado um fluxograma geral deste subprocesso para facilitar a compreensão dos fluxos de materiais. Figura 4 Descrição do subprocesso engarrafamento de vinhos Para fins da análise deste subprocesso, foram identificados os problemas e sugeridas melhorias apresentadas na Figura 5. 6

7 Fonte: Elaborada pelos autores Figura 5 Identificação dos problemas e suas recomendações Conforme o item um da Figura 5, segue uma orientação de layout, sugerida para implantação na empresa. Fonte: Elaborada pelos autores 3.3 Terceira etapa Figura 6 Layout sugerido para a sala de engarrafamento A partir da matriz de responsabilidades projeta-se a situação futura desejada no subprocesso de engarrafamento de vinho, conforme a Figura 7. 7

8 Fonte: Elaborada pelos autores 3.4 Quarta etapa Responsabilidades: 1 Opina; 2 Executa; 3 Verifica; 4 Supervisiona Figura 7 Matriz de responsabilidades Conceitualmente, pode-se dizer que um sistema moderno de gestão depende de medição, informação e análise. As medições precisam ser uma decorrência da estratégia da organização, abrangendo os principais processos, bem como seus resultados. Segundo Eckes (2001), muitas organizações têm dificuldade em criar as mensurações, visto que não é uma tarefa fácil. Pode-se cair em armadilhas como, por exemplo, não coletar dados adequados de acordo com objetivo do estudo ou coletá-los em excesso. Para o subprocesso engarrafamento foi assinalado: três indicadores de desempenho (ou de produtividade) e um indicador de qualidade (ou de resultado). Os indicadores de desempenho foram denominados: Índice de não-conformidade no enxágüe representado na Figura 8; Controle de nível da garrafa e Total de não-conformidades no produto final. Para qualidade, foi desenvolvido um indicador denominado Reclamações de clientes representado na Figura 9. 8

9 Fonte: Adaptado de Tachizawa e Scaico (1997) Figura 8 Indicador de desempenho Fonte: Adaptado de Tachizawa e Scaico (1997) Figura 9 Indicador de qualidade 3.5 Quinta etapa Esta etapa refere-se à elaboração de um procedimento operacional para cada tarefa que compõe o processo. Segundo Barbosa (2004), alguns procedimentos também podem ser apresentados na forma de Instrução de Trabalho (IT). Tanto os procedimentos quanto as instruções tem como finalidade detalhar o funcionamento de um equipamento ou procedimento. 9

10 Considerando o estudo em foco, foram desenvolvidos cinco procedimentos operacionais importantes para a melhoria do processo engarrafamento do vinho: Enxágüe de garrafas (Figura 10), Engarrafamento do vinho, Rolhamento, Capsulagem e Rotulagem. Fonte: Adaptado de Falconi (2004) 3.6 Sexta etapa Figura 10 Procedimento operacional padrão O treinamento do pessoal envolvido neste subprocesso é baseado no procedimento operacional. Este treinamento será realizado no próprio local de trabalho e será conduzido pelo enólogo, responsável pela padronização deste subprocesso. O programa de treinamento deve assegurar que os novos padrões sejam transmitidos a todos os envolvidos e que os operadores estejam realmente aptos a executar os procedimentos operacionais padrão. Para atingir resultados mais eficazes na padronização do processo, devem-se disponibilizar de forma adequada, os procedimentos operacionais nos locais de trabalho das pessoas envolvidas no processo. 10

11 3.7 Sétima etapa Após a padronização do subprocesso, o administrador será responsável por monitorar e acompanhar os novos padrões e melhorias propostas, através de auditorias periódicas. Um método que pode ser utilizado no gerenciamento de melhorias é o ciclo PDCA, proposto por Campos (2004). 4. Considerações finais Neste estudo foram disponibilizadas oportunidades de melhoria no subprocesso engarrafamento em uma vinícola da região Centro-Serra do RS. A identificação e o gerenciamento dos processos e das atividades da empresa constituem um importante passo para o aprimoramento de seu desempenho em termos de eficiência e eficácia. Dessa forma, a metodologia proposta por Tachizawa e Scaico (1997) é um excelente instrumento de gestão de processos que proporciona as empresas uma visão clara do seu funcionamento. A pesquisa apresentou contribuição prática, no sentido de apresentar soluções simples que poderão resultar em uma melhoria significativa do processo, e teórica no sentido de identificar e demonstrar a importância da documentação e padronização dos processos. Muitas vezes os procedimentos são repassados nas empresas de maneira informal. As limitações do trabalho dizem respeito à implementação e manutenção das melhorias. Nesse aspecto, o treinamento dos colaboradores é um fator determinante para que exista um aumento da qualidade nos processos da empresa. O monitoramento, as auditorias periódicas, e a busca pela melhoria contínua, são ações que precisam fazer parte das atividades da organização constantemente. A aplicabilidade da metodologia proposta neste artigo é imediata em diversos segmentos e pode servir como fonte de referência para empresas que pretendam reproduzir o estudo. Na continuidade desta pesquisa, estão sendo considerados os aspectos e impactos ambientais na análise do subprocesso observado e dos demais processos da empresa. Agradecimento Gostaríamos de agradecer à Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior CAPES pelo apoio financeiro dispendido à realização deste trabalho. Referências BARBOSA, S. K. B. O sistema APPCC no gerenciamento da segurança e da qualidade na elaboração de vinhos. 131 f. Dissertação (Mestrado em Engenharia de Produção) Universidade Federal de Santa Maria UFSM, Santa Maria, CAMPOS, V. F. Gerenciamento da rotina do trabalho do dia-a-dia. Belo Horizonte: INDG Tecnologia e Serviços LTDA, CRUZ, T. Sistemas, métodos e processos: administrando organizações por meio de processos de negócios. São Paulo: Atlas, ECKES, G. A revolução seis sigma: o método que levou a GE e outras empresas a transformar processo em lucro. Rio de Janeiro: Campus, GIL, A. C. Como elaborar projetos de pesquisa. 3. ed. São Paulo: Atlas, HAMMER, M. Além da reengenharia. Rio de Janeiro: Campus,

12 HARRINGTON, J. H.; HARRINGTON, J. S. Gerenciamento total da melhoria contínua. São Paulo: Makron Books, RIZZON, L. A.; MENEGUZZO, J.; MANFROI, L. Sistema de produção de vinho tinto. Bento Gonçalves: Embrapa, Disponível em: < Vinho/SistemaProducaoVinhoTinto/index.htm>. Acesso em: Fevereiro de ROSA, L. C. Gerenciamento de processos. In: MBA EM GESTÃO EMPRESARIAL, Toledo, UNIPAR, TACHIZAWA, T.; SCAICO, O. Organização flexível: qualidade na gestão por processos. São Paulo: Atlas,