MINISTÉRIO DA FAZENDA SECRETARIA EXECUTIVA SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃO COORDENAÇÃO GERAL DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

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1 MINISTÉRIO DA FAZENDA SECRETARIA EXECUTIVA SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃO COORDENAÇÃO GERAL DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS VERSÃO

2 MINISTRO DA FAZENDA Guido Mantega SECRETÁRIO-EXECUTIVO Nelson Machado SUBSECRETÁRIO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃO Laerte Dornelles Meliga SUBSECRETÁRIO-ADJUNTO Alex Borba dos Santos COORDENADOR-GERAL DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Josenilson Torres Veras COORDENADORA-GERAL SUBSTITUTA Simone Cristina Bertúlio DIVISÃO DE DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS TECNÓLOGICOS Uanderson Aguiar da Ponte Frota ANALISTA DESENVOLVEDOR Uanderson Aguiar da Ponte Frota Desenvolvimento/COGTI/SPOA/SE/MF Manuel Nigelky Estrada Melara Desenvolvimento/COGTI/SPOA/SE/MF ELABORAÇÃO/REVISÃO TÉCNICA: Equipe COGTI e GAB/ SPOA 2

3 OBJETIVO O Sistema de Informações Gerênciais SIG, destina-se a organizar num lócus determinado, várias informações consideradas importantes para a gestão. Servirá para propiciar um conhecimento maior da organização, bem como estimular trocas de experiências e excelência nas nossas atividades. PERIODICIDADE DAS INFORMAÇÕES As informações do SIG devem ser atualizadas todos os meses, até o dia 10 do mês seguinte. ORGANIZAÇÃO DESTE MANUAL Este manual está dividido em duas partes, a primeira parte trata-se do cadastramento dos prérequisitos para o funcionamento do sistema e a segunda parte, o detalhamento de uso das suas telas. 3

4 ACESSANDO O SISTEMA 1. Acessando a página da SPOA pelo endereço em seguida clicar em SERVIÇOS, conforme seta abaixo. Tela1 2. Acessando o Portal de Aplicativos do Ministério da Fazenda. Após nova tela, o usuário deverá digitar no campo abaixo indicado, o CPF, SENHA e dar o comando ENTRAR. Tela2 4

5 3. Acessando o SIG. 5

6 Antes de iniciar o cadastramento das informações no SIG propriamente é necessário o preenchimento de alguns dados que servem de base para o sistema. Caso os edifícios que compõem a sua Gerência regional não estejam cadastrados é preciso fazê-lo. PARTE I CADASTRANDO OS PRÉ-REQUISITOS Cadastramento de edifícios. Caso os edifícios que compõem sua Gerência Regional não estejam cadastrados no Portal, o primeiro passo é cadastrá-los. Veja como isso é feito na seqüência a seguir: 1. Acesse o Menu Cadastros Básicos em seguida Edifícios e por fim Inclusão/Alteração tela Selecione a UF Localização e clique em avançar tela2. 3. Entre com o código do edifício e clique em avançar tela 3. A partir desta tela o usuário colocará o MOUSE no local indicado pela seta, onde abrirá as opções necessárias para a efetivação dos cadastros de edifícios. Tela1 Tela2 Seleciona então a UF e dê o comando avançar, veja as próximas telas. 6

7 Observe o código padronizado: digite a UF em caixa alta e em seguida o número de ordem de quantidade de edifício que existe no seu estado, exemplo: No Distrito Federal-DF existem 10 edifícios a serem cadastrados, então seguirá da seguinte forma: DF01, DF02, DF03 etc., após a inserção do código, dê o comando avançar, veja próxima tela. Tela3 Tela para inclusão dos dados do edifício. A tela seguinte permite a inclusão dos dados básicos do edifício, veja seguir. Os edifícios são cadastrados na seqüência, ou seja, se o último edifício que você cadastrou foi o DF19, logicamente o próximo será o DF20 e assim sucessivamente. IMPORTANTE: Não deixar o campo área do prédio vazio ou com zero. Tela4 7

8 Edifício já cadastrado Se os edifícios relativos a sua Gerência regional já forem cadastrados, mas necessita-se de alterações em algum dos seus dados, siga a mesma seqüência de menus do passo anterior. Será apresentada a tela abaixo com os dados do edifício. Neste momento é possível realizar alterações. ATENÇÃO: o cadastro do edifício não será efetivado, caso não sejam preenchidos todos os campos. Tela5 8

9 PARTE II DETALHAMENTO DO USO DO SISTEMA 1. Tela principal de cadastramento de dados Para se chegar a tela principal a seqüência de menus a serem acessadas é: Serviços > SIG > Cadastrar > Informações Gerenciais Esta seqüência leva o usuário a tela principal de cadastro do sistema. Veja figura abaixo Tela1 Observe que o sistema está organizado de forma que sejam cadastradas informações relativas a cada prédio por mês. Veja na tela abaixo que o usuário escolhe no primeiro campo o mês, e no campo abaixo o edifício. Tela2 9

10 Dê o comando avançar e a tela seguinte é a tela principal de cadastro de dados do sistema. Preencha os dados conforme tabela abaixo indicadas por setas. Tela3 SIGNIFICADO DOS CAMPOS DESSA TELA Qtd. de Pessoas no Edifício Esse campo deve ser preenchido com o valor da população do prédio. Ou seja, se além da GRA existem mais órgãos habitando o edifício, o que deve ser informado é a quantidade de pessoas que trabalham na Gerência Regional, mais aquelas dos outros órgãos. Água e Esgoto, Energia Elétrica, Limpeza e Higienização, Material de Consumo, Telefonia. Trata-se dos valores do custo desses serviços, pagos pela Gerência Regional e rateado entre os órgãos ocupantes do prédio. Veja que esses valores serão importados do Sistema de Rateio. Pontos de Rede Deve ser informado aqui o total de pontos de rede da sua Gerência regional. Ou seja, quantos pontos de rede a Gerência dispõe para prestar seus serviços. O Valor será dividido pela total da força de trabalho. Ramais telefônicos Aqui deve ser informado o número de ramais telefônicos disponíveis na Gerência Regional. Observe que não se trata do número de ramais telefônicos de todo o prédio e sim somente àqueles de uso da GRA. Outra observação a ser feita é que devem ser contabilizadas também as linhas diretas, caso existam. 1

11 Veículos Deve ser informado aqui o total de veículos ativos que a Gerência Regional dispõe. Ou seja, não devem ser informados os veículos impossibilitados de prestar serviço. Como o cadastramento de veículos é realizado com relação aos prédios, todos os veículos devem ser cadastrados no edifício sede da Gerencia ou lotados na garagem (setor de transportes). Vigilância/Segurança Deve ser informado aqui o total de postos contratados pela Gerência Regional. Observação: onde está sinalizado em letras vermelhas, são dados que a planilha busca do Sistema de Rateio, se esse sistema não estiver alimentado o SIG ficará incompleto. Dessa forma, a primeira ação do usuário deve ser acessar o Sistema de Rateio e atualizar os dados necessários; posteriormente, dar continuidade ao preenchimento do SIG. Nota: O Sistema de Rateio deverá ser preenchido mesmo que a GRA habite sozinha o prédio, ou seja, na realidade não haverá rateio de despesas com outros órgãos. Assim, o percentual a ser informado no campo referente à GRA, no Sistema de Rateio, é 100%. 2. Cadastramento das atividades desenvolvidas pela Gerência Regional Para se chegar a tela para cadastramento das atividades, o usuário deve seguir a seqüência de menus: Serviços > SIG > Cadastrar > Org. Ativ. Desenvolvidas Nesta tela devem ser cadastradas, para cada órgão cliente da GRA, as atividades desenvolvidas. Veja que o sistema apresenta uma coluna com os órgãos atendidos pela GRA e outra com a lista de atividades, ou serviços, prestados. AVISO: Para escolher mais de um serviço segure a tecla CTRL pressionada e clique com o mouse em cada um dos serviços. Tela4 1

12 3. Cadastramento da área ocupada por cada órgão Para se chegar a tela para cadastramento da área ocupada por cada órgão, o usuário deve seguir a seqüência de menus: Serviços > SIG > Cadastrar > Org. Área Ocupada Preencher com a área ocupada por cada órgão que ocupa espaço no prédio administrado pela GRA. Tela5 1

13 4. Cadastramento da quantidade de pessoas por órgão Para se chegar a tela para cadastramento da quantidade de pessoas em cada órgão, o usuário deve seguir a seqüência de menus: Serviços > SIG > Cadastrar > Servidor por órgão Preencher com a quantidade de pessoas lotadas em cada órgão cliente e que habitam o prédio administrado pela GRA. Tela6 1

14 4. Consultas O menu Consultar permite acesso as seguintes consultas: Órgãos Atendidos, Órgãos Ativ. Desenvolvidas, Org. Área Ocupada e Pessoas por Órgão. Explicaremos abaixo o significado de cada uma das consultas. Órgãos Atendidos Esta consulta lista os órgãos que são atendidos pela unidade. A relação apresentada é fruto do cadastramento dos órgãos feito no sistema Rateio, ou seja, aparecem aqui os órgãos participantes do rateio da unidade. Órgãos Ativ. Desenvolvidas Apresenta a relação de atividades desenvolvidas para cada órgão. É exatamente o resultado do cadastramento no menu Org. Ativ. Desenvolvidas. A relação está dividida em órgãos que fazem parte da estrutura do Ministério da Fazenda e aqueles que não fazem parte. Pessoas por Órgão Espelho do cadastramento das informações realizadas em Pessoas por Órgão. 1

15 5. Gráficos O menu Gráficos, apresenta os gráficos de Histórico de Despesas das Unidades, Despesas com Terceirizados e Comparativo de Despesas entre Unidades. O Gráfico de Histórico de Despesas das Unidades apresenta o histórico de uma determinada despesa de acordo com o período e a unidade especificada. O Gráfico de Despesas com Terceirizados, apresenta duas opções. Uma é o gráfico que demonstra a despesa por postos de trabalho para cada edifício da unidade. A outra opção demonstra a relação entre terceirizados e servidores, para cada edifico da unidade. No primeiro gráfico são listados os valores em reais/posto de trabalho. Observar que neste gráfico aparecem todos os edifícios para os quais foram cadastrados terceirizados (esse cadastramento é feito no sistema Terceirizados). O segundo gráfico apresenta a relação entre terceirizados e servidores. Nesse gráfico aparecem os edifícios para os quais foram cadastrados força de trabalho ( no sistema Força de Trabalho) e terceirizados (esse cadastramento é feito no sistema Terceirizados). O gráfico no Comparativo de Despesas entre Unidades apresenta um comparativo da execução de determinada despesa por pessoas entre todas as unidades que cadastraram a despesa para aquele mês. A quantidade de pessoas levada em conta neste gráfico depende do tipo de serviço selecionado. Ora é a quantidade de pessoas da Unidade, ou seja, sua força de trabalho. Ora é a população dos prédios. Exemplo do primeiro caso é a comparação de pessoas por pontos de rede e da segunda a relação de consumo de energia elétrica. 6. Acompanhar utilização Essa opção mostra uma tabela com a evolução da quantidade de registros feitos pelas unidades no Sistema SIG e Força de Trabalho. 7. Relatórios Essa opção demonstra em forma de tabelas as mesmas informações contidas no gráfico de Comparativo de Despesas entre Unidades. 1

16 PORTAL DE APLICATIVOS MINISTÉRIO DA FAZENDA Existem diversos canais para sanar as dúvidas dos usuários dos sistemas existentes no Portal. Manuais dos Sistemas Cada sistema conta com um manual do usuário. Os manuais encontram-se publicados na intranet SPOA na seção Tecnologia da Informação, subseção Portal de Aplicativos do MF, item 11 Manuais. Central de Atendimento ao Portal O suporte aos usuários dos sistemas é realizado através do telefone (61) e pela caixa postal portal.df.spoa@fazenda.gov.br. Gestor do Sistema As dúvidas conceituais devem ser dirigidas ao Gestor de cada sistema. O usuário deverá verificar na listagem de sistemas publicada no Portal SPOA, na seção Tecnologia da Informação, subseção Portal de Aplicativos do MF, item 10.1 Política/Relação de Sistemas, quem é o gestor do sistema em questão. FORUM SPOA Utilize o Forum SPOA para sanar suas dúvidas ou trocar experiências com outros usuários dos sistemas. O Forum é acessado através da intranet SPOA. 1