e PMA Consultoria

Transcrição

1 e PMA Consultoria 1

2 MATURIDADE EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS ROTEIRO: Necessidades Atuais A Plataforma Modelo de Maturidade Alguns Valores Maturidade e Sucesso Apoio INDG Gestão de mudanças as Case: Banco Central

3 NECESSIDADES ATUAIS

4 NECESSIDADES ATUAIS Em todo tipo de organização - governamental, institucional e industrial - existe um reconhecimento crescente de que, embora muitos projetos existam dentro da organização, eles são freqüentemente pouco compreendidos e não adequadamente gerenciados Archibald 2003 Considerando o fato de que as organizações podem ser enxergadas como um conjunto de projetos, temos que o gerenciamento de projetos permeia toda a organização e que a evolução da maturidade é necessária. Kerzner

5 O QUE É MATURIDADE? Maturidade: estado em que está plenamente desenvolvido; época desse desenvolvimento. (Aurélio) Sucesso 100% 60% Maturidade em GP é ligada a quão hábil uma organização está em gerenciar seus projetos. Modelo de Maturidade: um mecanismo capaz de: quantificar esta habilidade; Maturidade Possibilitar estabelecer um plano de crescimento.

6 A PLATAFORMA

7 UMA PLATAFORMA PARA G.P. CULTURA TIPO DE GP EMPRESA CATEGORIA DE PROJETOS ESTRUTURA ORGANIZACIONAL APOIO DA ALTA ADMINISTRAÇÃO ALINHAMENTO ESTRATÉGICO METODOLOGIA INFORMATIZAÇÃO LIDERANÇA COMPETÊNCIAS GARANTIA DE RECURSOS PRESSÃO (Concorrentes / Legislação / Tendência, etc.)

8 COMPETÊNCIAS COMPETÊNCIA = CONHECIMENTO + EXPERIÊNCIA + ATITUDES PESSOAIS COMPETÊNCIA TÉCNICA EM ASPECTOS DE GER. PROJETOS COMPETÊNCIA CONTEXTUAL NO NEGÓCIO NA ÁREA DE APLICAÇÃO COMPETÊNCIA COMPORTAMENTAL Fonte: IPMA

9 O QUE É UMA METODOLOGIA? UM CONJUNTO DE MÉTODOS, FERRAMENTAS E TÉCNICAS, ORIENTADAS PARA UM FIM COMUM, QUE MOSTRE: O QUE / QUANDO / COMO DEVE SER ADEQUADA À ÁREA ONDE SERÁ UTILIZADA: CATEGORIA DE PROJETOS / TAMANHOS DE PROJETOS UMA METODOLOGIA DE GP DEVE COBRIR: ÁREAS DE CONHECIMENTO (tais como as do PMBOK) ASPECTOS ORGANIZACIONAIS ASPECTOS DA INFORMATIZAÇÃO COMPONENTES DA DOCUMENTAÇÃO DA METODOLOGIA: FLUXOGRAMAS TEMPLATES PADRÕES

10 O SISTEMA DE GESTÃO DE PROJETOS É O REPOSITÓRIO DOS DADOS DO PLANEJAMENTO E DO ACOMPANHAMENTO DE CADA PROJETO. PERMITE SABER A SITUAÇÃO DA CARTEIRA DE PROJETOS, MOSTRANDO DADOS AGRUPADOS (CUBO MÁGICO), GRÁFICOS, TOTALIZADORES, ETC. CONTÉM INFORMAÇÕES SOBRE PROJETOS ENCERRADOS, CONTENDO LIÇÕES APRENDIDAS E UMA AVALIAÇÃO DE SUAS PERFORMANCES, QUE PERMITE CONHECER AS MELHORES PRÁTICAS OBSERVAÇÃO: PLATAFORMA BÁSICA NA MAIORIA DAS SITUAÇÕES: INTERNET

11 ALINHAMENTO ESTRATÉGICO (Gerenciamento de Portfólio) idéia Estudo Técnico completo e correto Existência de processos que afetam positivamente o Gerenciamento de Projetos: Análise Completa do Negócio Gerenciamento do Portfólio (Alinhamento, Monitoramento e Controle) Análise de Risco do Negócio Estudo de Viabilidade Técnico Financeiro Implementação Uso

12 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL TIPOS DE ESTRUTURAS PARA GP: DE APOIO E SUPERVISÃO AOS PROJETOS: ESCRITÓRIO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS COMITÊ SPONSOR DE EXECUÇÃO DE CADA PROJETO: ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DO PROJETO (envolvendo o Gerente e todas as áreas de apoio, ou interfaces). DEMAIS ENVOLVIDOS (stakeholders)

13 AMBIENTES Presidência Diretoria de Projetos EGP-C Diretoria A Diretoria B Diretoria C Diretoria D... EGP EGP EGP EGP-C: EGP Corporativo (EPMO: Enterprise PMO) EGP: Escritório de Gerenciamento de Projetos Setorial (PMO)

14 OS MODELOS DE MATURIDADE MMGP: Corporativo (Estratégico) Setorial ou Departamental

15 NÍVEIS E DIMENSÕES Modelo MMGP Setorial NÍVEIS 1. Inicial 2. Conhecido 3. Padronizado 4. Gerenciado 5. Otimizado 1. Competência Técnica (GP) e Contextual 2. Uso de Metodologia 3. Informatização DIMENSÕES 4. Uso de Estrutura Organizacional adequada 5. Alinhamento com os negócios da organização 6. Competência Comportamental GP ESTRUTURA ORGANIZACIONAL ALINHAMENTO ESTRATÉGICO METODOLOGIA COMPETÊNCIAS INFORMATIZAÇÃO

16 PLATAFORMA E NÍVEIS PLATAFORMA E NÍVEIS 1 INICIAL 2 CONHECIDO 3 PADRONIZADO 4 GERENCIADO 5 OTIMIZADO 1 INICIAL 2 CONHECIDO 3 PADRONIZADO 4 GERENCIADO 5 OTIMIZADO GP ESTRUTURA ORGANIZACIONAL METODOLOGIA INFORMATIZAÇÃO COMPETÊNCIAS GP ESTRUTURA ORGANIZACIONAL METODOLOGIA INFORMATIZAÇÃO COMPETÊNCIAS IMPLEMENTAÇÃO GP ESTRUTURA ORGANIZACIONAL METODOLOGIA INFORMATIZAÇÃO COMPETÊNCIAS GP ESTRUTURA ORGANIZACIONAL METODOLOGIA INFORMATIZAÇÃO COMPETÊNCIAS APERFEIÇOAMENTO GP ESTRUTURA ORGANIZACIONAL METODOLOGIA INFORMATIZAÇÃO COMPETÊNCIAS GP ESTRUTURA ORGANIZACIONAL METODOLOGIA INFORMATIZAÇÃO COMPETÊNCIAS OTIMIZAÇÃO GP ESTRUTURA ORGANIZACIONAL METODOLOGIA INFORMATIZAÇÃO COMPETÊNCIAS GP ESTRUTURA ORGANIZACIONAL METODOLOGIA INFORMATIZAÇÃO COMPETÊNCIAS DIVULGAÇÃO

17 NÍVEL 1: Inicial (ad-hoc) O QUE É? Inexistência de metodologia e/ou modelos de gerenciamento Uso de intuição no gerenciamento dos projetos Baixo conhecimento do assunto Cada um por sí Desinteresse generalizado CARACTERÍSTICAS DO FUNCIONAMENTO Mito do HERÓI Acerto na sorte Baixa produtividade Desconhecimento da performance (não existem dados), mas percebe-se que existem atrasos, estouro de orçamento, não atingimento do escopo, etc.

18 NÍVEL 2 CONHECIDO (Iniciativas Isoladas) O QUE É? Iniciativas de GP são dispersas e individuais Não se sabe o que se tem e o que foi desenvolvido Conhecimentos básicos assimilados pelos envolvidos com projetos (principalmente através de treinamento e pelo uso de sw de tempo) Inexistência de padrões CARACTERÍSTICAS DO FUNCIONAMENTO Ainda existe o mito do HERÓI Baixa produtividade Desconhecimento da performance, mas percebe-se que existem atrasos, estouro de orçamento, não atingimento do escopo, etc. BENEFÍCIOS Início da criação de uma nova cultura Alguns bons resultados

19 NÍVEL 3 PADRONIZADO (existem padrões) O QUE É?: Implementação de uma plataforma para gerenciamento de projetos (processos padronizados): Utilização dos processos padronizados pelos principais envolvidos Melhoria nas competências iniciadas no Nível 2 GP ESTRUTURA ORGANIZACIONAL ALINHAMENTO ESTRATÉGICO METODOLOGIA INFORMATIZAÇÃO COMPETÊNCIAS

20 NÍVEL 3 PADRONIZADO (existem padrões) CARACTERÍSTICAS DO FUNCIONAMENTO Estabelecimento de disciplina, ordem, organização Quebra de paradigmas Aprendizado constante Ânsia por melhorias BENEFÍCIOS Maior visibilidade no andamento dos projetos Aumento no índice de sucesso e satisfação dos clientes Uma certa sensação de que se achou o caminho e as coisas começam a funcionar Motivação para novos desafios e crescimento individual

21 NÍVEL 4 GERENCIADO (os padrões realmente funcionam) O QUE É? Plataforma aperfeiçoada: os padrões funcionam comprovadamente Anomalias identificadas e eliminadas Relacionamentos humanos eficientes Consolidação da gestão de portfólio CARACTERÍSTICAS DO FUNCIONAMENTO Todos sabem o que fazer, quando e como. Cada um cumpre eficientemente e eficazmente a sua parte BENEFÍCIOS Alto índice de sucesso e de satisfação dos clientes Sensação de poder

22 NÍVEL 5 - OTIMIZADO O QUE É: Otimizações de: Prazos Custos Qualidade Processos de Gerenciamento Conseqüências: Alta eficiência Sabedoria Baixo stress Baixo ruído Algo natural

23 Maturidade e Resultados (Gerenciamento do Tempo) 1 Não existe previsão PREVISTO REAL? 2 Dficuldades e insegurança nas previsões PREVISTO REAL 3 As previsão apresentam erros principalmente por problemas na execução PREVISTO REAL 4 As previsões têm alto gráu de acerto PREVISTO REAL 5 As previsões são otimizadas e com alto gráu de acerto PREVISTO REAL

24 RESULTADOS DA PESQUISA DE MATURIDADE 2006

25 A PESQUISA MPCM (DESDE 2005) Relatório Geral de Maturidade (161 páginas) Relatório Sucesso em TI (40 páginas) Uso livre Website: Bilíngue Distribuição Livre

26 MATURIDADE BRASIL (2006) MATURIDADE GLOBAL MÉDIA: 2,42 60% 50% 47,7% 40% 30% 20% 17,8% 25,6% ' 10% 0% 7,4% 1,6% 1-INICIAL 2-CONHECIDO 3-PADRONIZADO 4-GERENCIADO 5-OTIMIZADO

27 ÁREAS DE ATUAÇÃO ÁREAS DE ATUAÇÃO DAS ORGANIZAÇÕES 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 Bancos, Finanças e Seguros Construção Consultoria Indústria Extrativa (Mineração, etc) Metalurgia e Siderurgia Petróleo, Óleo e Gás Tecnologia da Informação (Hardware & Software) Telecomunicações 2,5 2,2 2,7 2,5 2,6 2,5 2,3 3,3

28 CATEGORIA DE PROJETOS (Modelo Archibald) CATEGORIAS DE PROJETOS (Archibald) 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 Mudanças Organizacionais e de Negócios Sistemas de Comunicações (voz, dados e imagem) 2,5 2,4 Design (projetos de engenharia, arquitetura, etc) 2,9 Construção & Montagem 2,6 Sistemas de Informação (software) Desenvolvimento de Novos Produtos & Serviços 2,4 2,3 Pesquisa e Desenvolvimento 2,6

29 MATURIDADE E SUCESSO

30 ESTUDOS E PESQUISAS Em 2003, James J. Jianga, et alli: 154 organizações americanas; existe uma associação positiva entre maturidade (CMMi) e performance Em 2004, Relatório Chaos Report: Ao analisar os projetos de T.I. que falharam, afirma que, para a maioria deles, a principal causa não foi falta de recursos financeiros ou acesso à tecnologia, mas, sim, falta de conhecimento em gestão de projetos. E este conhecimento não se aplica somente à figura do Gerente de Projetos, mas a toda equipe. "Project Manager Competency Development (PMCD) Framework (PMI) existe uma relação positiva entre o sucesso de um projeto (de qualquer categoria) e: o Competência do gerente do projeto; o Maturidade organizacional; o Fatores contingenciais (ou moderadores), tais como tipo do projeto, características do ciclo de vida, estrutura do projeto, etc.

31 ESTUDOS E PESQUISAS (ii) Fonte: PMI Probabilidade de Concluir o Projeto no Prazo Maturidade Baixa Média Alta 42% 56% 73% Citado por Ricardo Vargas em palestra no III Encontro de Gerenciamento de Projetos do PMI-MG, nov.07, BH-MG PROBABILIDADE DE ALTO DESEMPENHO NOS NEGÓCIOS 100 PROBABILIDADE Maturidade Fonte: PriceWaterHouseCooper Citado por Ricardo Vargas em palestra no III Encontro de Gerenciamento de Projetos do PMI-MG, nov.07, BH-MG

32 MATURIDADE E SUCESSO EM T.I (Brasil) MATURIDADE E SUCESSO 100 Sucesso Fracasso Parcial Sucesso Maturidade Fonte: Pesquisa Maturidade

33 GESTÃO DE MUDANÇAS AS

34 GESTÃO DE MUDANÇAS O CRESCIMENTO DA MATURIDADE PODE IMPLICAR EM MUDANÇA DE CULTURA E EM SIGNIFICATIVAS ALTERAÇÕES NA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL PILARES PARA A GESTÃO DA MUDANÇA: LIDERANÇA APOIO DA ALTA ADMINISTRAÇÃO AUXÍLIO EXTERNO BOAS PRÁTICAS ENVOLVIMENTO PLANO DE TRABALHO COMUNICAÇÃO DIVULGAÇÃO ACOMPANHAMENTO DIVULGAÇÃO DOS BONS RESULTADOS

35 APOIO INDG

36 APOIO INDG TREINAMENTO (2 dias) LIVROS CONSULTORIA (baseada em evidências e com um conjunto adicional de ferramentas/templates, etc.) AVALIAÇÃO DA MATURIDADE 2 - ANÁLISE DOS RESULTADOS 3 - DIAGNÓSTICO SITUAÇÃO ATUAL 4 - PLANO A LONGO PRAZO 5 - PLANO A CURTO PRAZO 6 - EXECUÇÃO DO PLANO FASE 1 GATE 1 FASE 2 GATE 2 FASE 3 PLANEJAMENTO EXECUÇÃO

37 CASE: BANCO CENTRAL André Mueller

38 FIM Participe da Pesquisa de Maturidade 2008 Setembro a Dezembro