Apresentações. É possível administrar os fatores que tornam uma apresentação eficaz? Quais as etapas que conduzem a uma apresentação eficaz?

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1 Apresentações Eficazes? Como fazer uma apresentação eficaz É possível administrar os fatores que tornam uma apresentação eficaz? Sim, é possível conhecer e administrar favoravelmente os fatores que tornam uma apresentação eficaz. Esses fatores envolvem métodos (seqüência, processo, caminho) e técnicas (utilização de recursos materiais - equipamentos etc.; e humanos - habilidades comportamentais e de relacionamento), sobre os quais existem, atualmente, inúmeros livros e cursos disponíveis para aqueles que desejam aprimorar sua habilidade nesse campo. É inquestionável a importância do conhecimento desse tema para o profissional de publicidade e propaganda - sobretudo para o setor de Atendimento - visto que são freqüentes as situações que envolvem apresentações em publicidade. Essa apostila aborda os principais fatores que conduzem a uma apresentação eficaz, elucidando questões como: Qual o conhecimento mínimo necessário para realizar uma (boa) apresentação? Quais as etapas que conduzem a uma apresentação eficaz? Que técnicas e recursos preciso conhecer para fazer uma boa apresentação? Quais as dicas e orientações práticas dos profissionais de propaganda? Quais são os erros cometidos em apresentações? Apresentações no segmento publicitário. APRESENTAÇÃO DE CAMPANHAS. APRESENTAÇÃO DE PROJETOS DE COMUNICAÇÃO E MARKETING. APRESENTAÇÃO DA AGÊNCIA (PROSPECÇÃO E NOVOS NEGÓCIOS). APRESENTAÇÃO DE PALESTRAS (EVENTOS E SEMINÁRIOS) ETC.

2 Importância daapresentação Qual a importância da apresentação para a aprovação de uma campanha? O quanto a forma pode afetar a aprovação do conteúdo? Em que medida a apresentação de uma campanha pode afetar positiva ou negativamente sua aprovação? Poderá boas campanhas (idéias, projetos etc.) serem reprovados por causa de uma apresentação malfeita? Poderá uma campanha ruim ser aprovada em função de uma apresentação excepcional? Em que medida é importante que o profissional de propaganda (sobretudo o do setor de Atendimento) conheça e domine técnicas de apresentação? O setor publicitário conhece a importância de uma boa apresentação para a aprovação de campanhas, projetos, concorrências e novos negócios. As grandes agências, por exemplo, estão equipadas com salas especiais de projeção e recursos tecnológicos diversos para tornar a apresentação de suas campanhas uma experiência memorável para o cliente. Além dos recursos tecnológicos, valoriza-se também os profissionais que possuem melhor desempenho nessa área. No momento de uma apresentação importante, indica-se o profissional de melhor preparo, que pode ser até mesmo de outro setor. Promover uma apresentação eficaz é, de fato, tão importante quanto a qualidade do idéia ou material que se pretende apresentar. Muitas vezes uma boa campanha ou projeto simplesmente não são aprovados não pela falta de qualidade da idéia, mas sim porque não se conseguiu demonstrar seu exato valor durante sua apresentação. Fazer uma boa apresentação, seja de uma campanha ou qualquer outro projeto, é uma tarefa que requer alguns cuidados e preparação: além da prática (fator fundamental para o aprimoramento de qualquer habilidade), será importante também o domínio do conteúdo que se pretente apresentar, e mais ainda, acreditar verdadeiramente na idéia. Além disso, será necessário também domínio de métodos e técnicas que auxiliem nos resultados. Conhecer os fatores que levam a uma apresentação eficaz é, portanto, um conhecimento necessário e mesmo fundamental ao profissional de propaganda, sobretudo, para o profissional de Atendimento, que certamente terá inúmeras apresentações em sua rotina de trabalho: apresentações de campanhas (para aprovação); apresentação de projetos de comunicação e marketing (para aprovação); apresentação de orçamentos; apresentação da agência (novos negócios); apresentação de palestras etc.

3 Pré-requisitos de umaapresentação Quais são os fatores básicos para uma boa apresentação de campanhas? Fatores básicos para uma apresentação eficaz. ntes de conhecer métodos e técnicas de apresentação, vale ressaltar três fatores básicos, portanto fundamentais para a realização de boas Aapresentações, sem os quais, de pouco valerá o domínio e aplicação dos métodos e técnicas de apresentação: Material de qualidade Acredite na idéia Domine o conteúdo Um material de boa qualidade, por si só, é em tese, um fator de forte convencimento - ele fala por si mesmo, muito embora se saiba que na prática, bons oradores e apresentadores podem fazer uma idéia fraca parecer brilhante, da mesma forma que maus apresentadores podem prejudicar uma boa idéia. Em publicidade, por exemplo, uma campanha falha e sem sem consistência, nas mãos de hábil orador, pode impressionar num primeiro momento, porém, arrisca-se a credibilidade da agência quando os resultados vierem. Não se pode negar que a qualidade do material pesa em sua aprovação, mesmo porque, gera maior autoconfiança àquele que vai apresentá-la. Acredite verdadeiramente na idéia! Acreditar na idéia é mais do que gostar do material, achar a campanha criativa ou estar entusiasmado com o projeto. É também, e principalmente, estar convencido de que a idéia, campanha ou projeto que é capaz de resolver o problema e objetivo do cliente. Essa certeza será fundamental para deixar aflorar sua convicção e entusiasmo. Se você não acreditar numa idéia, dificilmente irá convencer alguém de que é boa. Se você não acreditar numa idéia, dificilmente você conseguirá disfarçar sua descrença. Tentar convencer alguém de uma coisa que você mesmo não acredita é trabalho em vão, dificilmente você conseguirá bons resultados. Certifique-se de que conhece profunda e detalhadamente cada aspecto da campanha: criação, mídia, planejamento, orçamento, prazos, problemas e oportunidades enfrentadas etc. Certifique-se de conhecer o porquê de tal solução estratégica; o porquê de tal argumento criativo, conceito, cores, layout etc.; o porquê da escolha de tal mídia, freqüência, posição, volume negociado etc. Enfim, tenha domínio sobre o conteúdo para que possa argumentar com autoridade e conhecimento de causa. Além do que, conhecer (bem) o material que está levando promoverá sua autoconfiança e fortalecerá a credibilidade de sua argumentação para a aprovação do trabalho.

4 Métodos Visão geral sobre métodos e técnicas de apresentação. Quais são os métodos e técnicas de apresentação? Métodos Técnicas de &Técnicas Apresentação 1 - A preparação A fase de preparação é, na verdade, o planejamento da apresentação e envolve, por exemplo: - Estabelecimento do objetivo - Conhecimento dos detalhes do projeto/campanha - Conhecimento do público (perfil, tamanho etc.) - Planejamento do itinerário - Planejamento da infra-estrutura - Montagem da estrutura da apresentação - Montagem do checklist da apresentação - Montagem da apresentação em si - Preparação pessoal 2 - A Apresentação Apesar das diferentes situações de mercado, existem etapas comuns às mais diversas apresentações, aqui enfocadas no sentido da aprovação e negociação de campanhas. Fase 01 - ABERTURA/INTRODUÇÃO (Impacto inicial) Fase 02 - APRESENTAÇÃO/ARGUMENTAÇÃO (Construção do argumento) Fase 03 - PARTICIPAÇÃO/ESCLARECIMENTO (Dúvidas e respostas às objeções) Fase 04 - FECHAMENTO/ACORDO (Obtenção do "sim ) Fase 05 - AVALIAÇÃO (Avaliação do desempenho) Podemos chamar de técnicas de apresentação o conjunto de práticas e princípios lógicos que se apresentam eficazes na realização de apresentações. Esses princípios e práticas referem-se à diversos aspectos: quanto à forma de apresentação (palestra, seminário, conferência etc.); quanto ao uso de recursos físicos (material, equipamentos, recursos audiovisuais etc.); quanto à forma de comunicação (oral, escrita, visual); e quanto a aspectos comportamentais (habilidade de relacionamento e interação). Quando a apresentação envolve a aprovação da idéia (fechamento de negócios), podemos também aplicar técnicas de negociação e de vendas.

5 Métodos deapresentação Métodos Etapa 1 - A preparação Métodos de apresentação são caminhos e procedimentos. A fase de preparação é, na verdade, o planejamento da apresentação e envolve: HISTÓRICO DAS RELAÇÕES Ao se preparar para a apresentação de uma campanha ou projeto a um cliente, leve em consideração o histórico da relação com esse cliente. Analise os contatos anteriores com a(s) pessoa(s) com quem se reunirá. Esse cuidado poderá lhe dar subsídios em termos de comportamento/estratégias que devem ser usados ou evitados. ESTABELECIMENTO DO OBJETIVO E CONCESSÕES: a) Formular o objetivo: defina clara e previamente o que você pretende, ou seja, o ideal (máximo desejável) e o que o aceitável (mínimo necessário). A distância entre o ideal e o mínimo necessário é a sua margem de negociação, onde você poderá ter que considerar um terceiro critério, o realista (o que é possível). Se for o caso, tenha um plano B. É importante também que haja uma definição clara sobre o poder de decisão do condutor da reunião (Atendimento) para negociar. Quando a reunião for conduzida por mais de um integrante da agência será necessária uma definição prévia sobre quem será o líder na condução da negociação para que a equipe não caia em contradição ou entre em conflito diante do cliente. b) Planejamento das concessões: em qualquer negociação há geralmente concessões. Estas devem ser planejadas e previstas preferencialmente antes do início da negociação. É aqui que são determinados os limites da margem de negociação, ou seja, qual o ideal a alcançar e o mínimo aceitável em eventuais reformulações no projeto original. Mesmo que não seja possível prever o quanto a idéia original poderá ser afetada à pedido do cliente, é fundamental que toda a equipe esteja ciente sobre essa possibilidade e que esteja preparada para lidar com elas. CONHECIMENTO DOS DETALHES DO PROJETO/CAMPANHA: Já vimos que para uma apresentação bem sucedida é vital estar bem informado sobre o conteúdo da campanha ou projeto que se irá apresentar: conhecer os detalhes e entender os porquês de cada solução e proposta (criação, planejamento, mídia, orçamentos etc.). Para isso, será necessário informar-se sobre o trabalho DURANTE sua realização, acompanhando todas as etapas para vivenciar pessoalmente os problemas e situações enfrentadas. Somente assim você terá uma experiência pessoal e conhecimento profundo sobre os fatos. Não adiante estar distante durante o processo e tentar inteirar-se de tudo às vésperas da apresentação. CONHECIMENTO DO PÚBLICO Conhecer o público é saber quem estará presente em sua apresentação. Esse conhecimento será importante para o planejamento de, por exemplo, adequação do local e sua infra-estrutura; adequação do material de apresentação, número de relatórios escritos para entrega ao cliente; adequação do discurso aos valores pessoais e culturais e ao grau de conhecimento técnico do cliente; adaquação do argumento de venda etc. Por exemplo, ao apresentar um projeto a um cliente potencial (prospect), leve em consideração se esse cliente conhece a linguagem e termos publicitários/marketing; se tem o perfil arrojado e empreendedor, ou se é do tipo tradicional e conservador etc. Em função desses e de outros conhecimentos, você estará mais apto a falar a coisa certa da maneira certa, fator que aumentará as chances de aprovação de sua proposta. (Continua na próxima página)

6 Métodos Etapa 1 - A preparação (continuação) PLANEJAMENTO DA INFRA-ESTRUTURA É a definição de como será a apresentação em termos de local e recursos (equipamentos etc.). Certifique-se previamente de que sabe utilizar esses recursos. Faça testes prévios para evitar surpresas desagradáveis, tais como descobrir na hora da apresentação que um equipamento está com defeito. Se for utilizar material em mídia digital, certifique-se de que haverá compatibilidade entre seu equipamento e o do cliente. Esses são cuidados importantes cuja negligência é sinômimo de falta ou de mau planejamento. PLANEJAMENTO DO ITINERÁRIO Aparentemente um ítem pouco importante, o planejamento do itinerário pode afetar significativamente o resultado de sua apresentação: um atraso injustificável pode afetar toda a predisposição e percepção do cliente ao que será apresentado. Assim, se for uma reunião externa num local que você ainda não tenha ido, planeje o itinerário: como e em quanto tempo você chegará lá; se for de carro, onde irá estacionar; qual o ponto de referência etc. Se for um local longe, compre passagens com antecedência. Considere uma margem de segurança para eventuais imprevistos que possam causar atrasos (pneu furado, engarrafamento etc.). Preveja também um tempo para aclimatação, ou seja, planeje-se para chegar minutos antes do horário oficial da reunião, entre 15 e 30 minutos, não mais. MONTAGEM DO ROTEIRO DA APRESENTAÇÃO Defina previamente o roteiro ou seqüência de sua apresentação: o que dizer, como dizer, porque dizer e quando dizer. Visualize previamente sua apresentação. A idéia é memorizar sua fala e a ordem na qual serão apresentadas as informações e argumentos. Nessa etapa é válido ensaiar: leia em voz alta o roteiro, utilize anotações, praticando em frente ao espelho ou de um colega, visualize-se durante a apresentação. Procure depender ao mínimo de suas anotações na hora da apresentação, memorizando os principais pontos que devem ser enfatizados. MONTAGEM DA APRESENTAÇÃO Montar a apresentação é a definição de quais peças e documentos serão apresentados e sobre como serão apresentados (forma e sequência). A dica mais importante sobre esse! de DICA: Para cada 1 hora de apresentação reserve 10 horas preparação. item é: prepare com antecedência. Para a definição de como e quais peças serão apresentados, considere: - O tempo disponível (dica: o tempo de exposição de uma idéia não deve passar de 45 minutos). - Escolha dos recursos audiovisuais: escolha recursos compatíveis com o objetivo da apresentação, perfil do público, domínio no uso do recurso. - Público: perfil e quantidade de pessoas que estarão presentes - visando a adequação do local e material a ser levado. - Formas de apresentação: haverá exposição oral? Visual? Escrita? MONTAGEM DO CHECKLIST DA APRESENTAÇÃO Um recurso simples porém útil: um checklist. O checklist é uma lista com os detalhes práticos importantes que precisam ser providenciados. Trabalhe com um checklist durante todo o processo e revise-o antes da apresentação. Assim você evitará falhas como esqueci o orçamento em cima da mesa! ou esqueci de imprimir o relatório tal. Chegar no cliente se desculpando por falhas como essas pode comprometer a percepção quanto à qualidade de seu trabalho. PREPARAÇÃO PESSOAL A preparação pessoal engloba todas as etapas anteriores, pois ao planejar a apresentação em todos os seus detalhes você certamente se sentirá no domínio das informações, tornando-se mais seguro e auto-confiante. Use as anotações cada vez menos ao ensaiar Observe se a linguagem de corpo da platéia indica interesse ou desinteresse Use gestos de mão que reforcem a mensagem COMO ENSAIAR COM AMIGOS Peça opiniões sobre seu desempenho vocal e físico.

7 Métodos deapresentação Métodos de apresentação são caminhos e procedimentos. Métodos Etapa 2 - A Apresentação É o durante, ou seja, é a apresentação propriamente dita. Inclui algumas fases que, apesar das diferentes situações de mercado, apresentam etapas comuns às mais diversas apresentações. Lembrando que o enfoque é apresentações de campanhas ou projetos visando a aprovação e fechamento de negócios, esta etapa será examinada à luz de metodologias e técnicas de vendas/negociação. Fase 01 Abertura/Introdução Fase 02 Apresentação/Argumentação Fase 03 Participação/Esclarecimento Fase 04 Fechamento/Acordo Fase 05 Avaliação Fase 01 - Abertura / Introdução Os momentos iniciais da apresentação/ reunião/ negociação devem ser aproveitados para criar uma boa expectativa. Ao apresentar uma campanha, esse é o momento do impacto inicial, quando se ganha a atenção e interesse dos participantes e se direciona o raciocínio da platéia para os pontos de interesse. Utilize algumas técnicas: Aproveite os momentos que antecedem o início da reunião para "sentir o clima" e conhecer novos participantes. Ao iniciar a reunião, use um "quebra-gelo": uma piada, história ou comentário bem humorado deixará todos mais à vontade dissolvendo o formalismo e rigidez iniciais que dificultam o fluxo positivo da comunicação. Informe o tempo estimado da apresentação. Apresente sua equipe. Ao ser apresentado, olhe direto nos olhos da pessoa e tenha um aperto de mão firme, mas não excessivo. Isso transmite segurança e confiança. O apresentador deve ser qualificado antes de iniciar sua fala, sobretudo se ainda não for conhecido do cliente: comente suas qualificações e competências: "Senhores, este é fulano de tal, um dos maiores especialistas em planejamento..." "Esse é sicrano, um dos mais respeitados profissionais de mídia" "Esse é beltrano, um dos mais talentosos designers que conheço". Mas cuidado: ao qualificar outro profissional, seja sincero para não soar falso. Apresente o tema/assunto da reunião: direcione o raciocínio da platéia Crie um ponto de conversão único: "Os senhores verão como... (narrar a estratégia adotada pela agência X objetivo do cliente). Desta forma, além de criar uma única linha de raciocínio em toda a platéia, também irá criar uma expectativa positiva sobre o que irá acontecer em seguida, facilitando a persuasão e compreensão da idéia. (Continua na próxima página) O TOM INICIAL O aperto de mã dá pistas sobre você e sobre seu interlocutor. Se for confiante, denota respeito e mente aberta; se for com força, indica dominação; se frouxo, passividade. Olhe direto nos olhos. Isso transmite confiança. Aperto de mão firme, mas não excessivo.

8 Métodos Etapa 2 - A apresentação (continuação) Fase 02 - Apresentação/Argumentação É a apresentação em si, que deve seguir um roteiro ou seqüência previamente estipulada: o que dizer, como dizer, porque dizer e quando dizer. Utilize as seguintes técnicas e práticas: Inicie com uma apresentação geral: faça uma exposição sucinta sobre o trabalho como um todo, repassando os principais pontos: o objetivo de mercado que motivou a campanha; o objetivo de comunicação e solução estratégica encontrada pela agência, em termos de: estratégia de comunicação/planejamento, estratégia de mídia e estratégia de criação. Valorize o processo: ainda no início, comente rapidamente em linhas gerais o processo que levou a agência a chegar àquela estratégia, ou seja, valorize o processo problemas e oportunidades enfrentadas. Concentre a exposição oral nos pontos estratégicos principais: planejamento, mídia e criação. Deixe os detalhes técnicos para relatórios e propostas escritas. Faça uma associação direta entre cada detalhe da campanha e a solução do problema do cliente: mostre que cada decisão e proposta apresentada tem um porquê e está relacionada à solução do problema do cliente. Saiba adequar a linguagem: certifique-se que o público conhece os termos técnicos, se não, faça uma tradução (caso seja oportuno) ou mesmo substitua-os. Saiba também interpretar os sinais do corpo (mensagem não-verbal) dos outros participantes: isso servirá para ajustar a argumentação e o ritmo da apresentação. - Observe se a linguagem de corpo da platéia indica interesse ou desinteresse; - Aprenda a usar a intuição para ler os sinais corporais de outras pessoas; - Além das palavras, perceba o tom de voz das pessoas; - Ao perceber mudanças na linguagem do corpo, ajuste sua tática. Observe se a linguagem de corpo da platéia indica interesse ou desinteresse. Braços cruzados indicam desconfiança Postura que sugere atenção Expressão que demonstra interesse Olhar direto nos olhos sinaliza pensamentos afirmativos Mão sobre o queixo demonstra introspecção Olhar perdido denuncia falta de concentração Braços abertos demonstram indecisão Brincar com a caneta confirma o pensamento ausente Olhos arregalados e expressão cordial indicam disposição à persuasão MOSTRANDO CONTRARIEDADE MOSTRANDO INTERESSE TOMANDO DECISÃ O MOSTRANDO FALTA DE INTERESSE MANTENDO-SE NEUTRO

9 Métodos Etapa 2 - A apresentação (continuação) Fase 02 - Apresentação/Argumentação (continuação) Saiba ser visto e ouvido - Fique atento para sua postura e expressão facial/corporal - o corpo fala: - Cuide para que sua postura e expressão trabalham a seu favor (e não contra), reforçando sua argumentação: use gestos de ênfase, varie o ritmo e o tom de voz para dirigir o ritmo e atenção da platéia. - Cuide para que o que você fala não esteja em contradição ao que você transmite através de sua linguagem corporal/facial. CERTO ERRADO. Fazer contato visual/olhar nos olhos (não desviar o olhar). Não concentrar o olhar somente nos mais interessados, dar atenção a todos. Parecer e sentir-se à vontade (para isso construa um bom relacionamento e domine o assunto). Ter uma postura confiante (cabeça erguida, ombros e costas retas, braços/mãos relaxados e soltos, pernas retas e pés um pouco afastados). Adotar uma postura positiva e amigável (curve-se ligeiramente para frente). Relaxar os músculos faciais e sorrir. Enfatizar tópicos com gestos e voz. Fazer pausas específicas e enfáticas. Vestir-se adequadamente. Ler os sinais não verbais (interesse, desaprovação, desgaste) e adaptar o ritmo da apresentação. Ficar de costas. Olhar para baixo. Perder contato visual com a platéia, olhar para o papel. Obstruir a exposição. Cabeça baixa. Olhar assustado. Cabeça caída para o lado. Mão no bolso. Voz para dentro / insegura / tensa. Voz linear. Fugir o olhar, não encarar, não olhar nos olhos. Voz pra dentro. Diminuir a voz no final de cada frase (demonstra falta de segurança). Aparência/traje (também comunica alguma coisa). Olhar ostensivamente para o relógio. Se desculpar pela falta de experiência

10 Métodos Etapa 2 - A apresentação (continuação) Fase 03 - Participação/Esclarecimento Após a apresentação da campanha, proposta ou projeto, reserve um espaço para o cliente apresentar esclarecer suas dúvidas e apresentar eventuais objeções. Nesta etapa, siga as seguintes orientações: Ouça verdadeiramente o cliente: analise suas objeções colocando-se em seu lugar (técnica da empatia). Muitos cometem o erro de não saber ouvir o cliente de duas maneiras: não lhe dando espaço, ou ouvindo-o porém, somente com o objetivo de automaticamente contra-argumentar. Esteja preparado para as objeções (elas sempre acontecem): saiba distinguir as objeções técnicas, das pessoais. Uma postura séria e profissional restringe as objeções e interferências no projeto original apenas sob argumentos técnicos e nunca relativos ao gosto pessoal. Então seja flexível quanto aos primeiros e impassível quanto aos segundos. Lembre-se: uma objeção não é sinal de desinteresse, pelo contrário. Quando o cliente faz objeções, significa que gostou da idéia geral, porém, tem dúvidas e/ou deseja implementar algumas mudanças. Levar informações adicionais (tabelas, opção de negociações e prazos etc.) pode ser útil para o contorno e esclarecimento de objeções e ajuste da proposta para chegar ao acordo. Evite frases e colocações perigosas: - Não pergunte "o que você não entendeu" (ignorância), mas sim "algo que disse não ficou suficientemente claro" (assume a responsabilidade); - Não usar: "Você não entendeu" ou "Não é nada disso", mas sim: "É um ponto de vista, quero acrescentar algumas informações..." ou "Você está certo de sentir-se assim, mas deixe-me darlhe algumas informações"; - Evite a palavra "nunca", pode soar radical e intransigente, mesmo não sendo essa a intenção. Saiba lidar com "perguntas difíceis": ao ser indagado com perguntas difíceis para as quais não saiba a resposta, considere as seguintes opções: - seja sincero e diga que não possui essa informação no momento, mas que irá verificar e transmitir ao cliente (não se esqueça de cumprir sua promessa); - se não for possível aplicar a solução anterior, tente responder com outra pergunta. Retorne a questão para o cliente. - em último caso, se for uma questão muito provocativa ou polêmica, responda à pergunta com outra resposta. Um recurso pouco recomendado, porém, pode ser bastante útil em casos extremos. - Nunca minta! Dificilmente você recuperará sua credibilidade após vir à tona uma mentira.! RAZÕES MAIS COMUNS PARA AS OBJEÇÕES: Medo de cometer erros Falta de confiança Informações insuficientes Prioridades diferentes

11 Métodos Etapa 2 - A apresentação (continuação) Fase 04 - Fechamento/Acordo Após o esclarecimento de dúvidas e objeções, é hora do fechamento do negócio. Se as etapas anteriores forem bem conduzidas, certamente essa etapa fluirá mais facilmente. Para a obtenção do "sim" será necessário moderar eventuais concessões e estar atento aos sinais de fechamento. Eis algumas dicas: Recapitule as reformulações sugeridas pelo cliente: certifique-se de ter compreendido o que o cliente deseja, para que não haja mal entendido. Concessões: - Para cada concessão feita ao cliente, faça uma contrapartida. (dupla concessão). Por exemplo, se o cliente solicitar novos orçamentos e/ou layouts, requeira novos preços e prazos. - Valorize uma concessão: não faça concessões muito facilmente. Por exemplo, peça um tempo para verificar a viabilidade da nova proposta, demonstre que será difícil, mas que você irá fazer o melhor. Mas cuidado para não parecer burocracia e falta de autoridade. Fique atento para os sinais de fechamento, aproveite-os. Muitas vezes o cliente dá sinais de aceitação que não são aproveitados para gerar o fechamento do negócio. Busque os sinais de fechamento, faça perguntas fechadas e não abertas: certo: "Qual é o dia melhor para trazer os layouts corrigidos". Errado: "Posso então marcar para trazer os layous corrigidos?". Proponha o fechamento oficial do negócio (assine aqui). Recapitule os próximos passos e seus responsáveis quem fará o que, em que prazo. Deixe tudo encaminhado decida e assuma o controle, não deixa a coisa solta. Após fechado o negócio, não se prolongue. Não introduza novas informações após o negócio fechado pois estes podem reverter reverter o ânimo do cliente quanto ao negócio. Fase 05 - Avaliação É o momento de avaliar o desempenho da apresentação/negociação, junto à equipe da agência. Avalie com sua equipe os ganhos e perdas da negociação. Novos prazos, custos etc. Controle do que foi acertado: Notas e observações para a próxima reunião. * * *

12 Técnicas deapresentação O uso de técnicas contribui para a eficácia de uma apresentação. xistem técnicas que podem ser empregadas em apresentações visando torná-las mais eficazes. Essas técnicas são, na verdade, princípios e práticas que funcionam bem em determinadas situações e estão relacionados a aspectos tais Ecomo: forma da apresentação (palestra, seminário, conferência etc.); uso de recursos audiovisuais (material, equipamentos, etc.); habilidade de comunicação (oral, escrita, visual) e interação. Considerando que a apresentações de campanhas visam também a aprovação da idéia (o fechamento do negócio), podemos também aplicar técnicas de negociação e de vendas. A utilização dessas técnicas varia em função das situações e objetivos. Por exemplo, o modelo palestra é recomendado quando uma grande quantidade de informação deve ser transmitida em pouco tempo, sendo mais adequada para grandes platéias. Se o contexto e o objetivo forem outros, a técnica deve ser substituída. O importante é saber escolher a técnica apropriada para cada situação. As opções são inúmeras, sendo inviável citar todas e detalhar cada uma delas em nossos estudos visando abranger o tema em toda sua extensão, dada a limitação de tempo/espaço. Porém, algumas das principais orientações foram selecionadas e estão sendo apresentadas ao longo desta apostila. Segue uma apresentação geral. Técnicas Quanto aos tipos de apresentações: Os tipos de apresentação variam quanto à finalidade, forma, duração, e podem ser, por exemplo: - Palestras - Seminários - Conferências - Simpósios etc. Para que não se perca o foco da aplicação prática do tema no segmento publicitário, o tipo de apresentação aqui abordado será exclusivamente APRESENTAÇÃO DE CAMPANHAS. Quanto à forma de comunicação: Muito embora a transmissão verbal de informações seja prioritariamente valorizada de um modo geral, ela representa menos da metade do poder de influência numa comunicação (45%): ou seja, o que se fala (conteúdo) representa apenas 07% de influência, enquando o como se fala (voz) exerce 38%. Por outro lado, os sinais não verbais (expressão corporal e facial) são responsável por 55% de influência sobre outras pessoas durante a comunicação.* Esse é um conhecimento útil tanto em apresentações quanto em qualquer outra situação de interação humana. Ao saber transmitir e ler os sinais corporais e faciais, o bom comunicador poderá se beneficiar de inúmeras formas, seja adaptando seu discurso e mensagem, seja utilizando adequadamente seus próprios sinais para influenciar o andamento do processo. Existem algumas orientações básicas que podem ser usadas tecnicamente em apresentações, conforme serão melhor detalhadas no item Comunicação e Apresentação, mais a frente, nesta apostila. *Fonte: Síntese de estudos de vários pesquisadores das comunicações e das interações entre pessoas que conduziram a conclusões cabais a respeito da importância da comunicação não-verbal (Ray Birdwhistell (1970), R.Applbaum, E.Bodaken e K.Sereno (1973), e outros). Continua na página seguinte

13 Técnicas (continuação) Quanto ao uso de recursos audiovisuais: Os recursos audiovisuais podem ser, por exemplo: impressos, flip-chart, quadro, vídeo, retroprojetor, projetor de slides, multimídia - datashow, informática etc. Veremos alguns: Impressos layouts, relatórios, gráficos etc. Um recurso de baixa complexidade e ainda hoja amplamente utilizado em apresentações de campanhas. A vantagem deste tipo de recurso é a simplicidade e o fato de ser um material de consulta individual e tátil. Em apresentações de campanhas e/ou apresentação da agência a clientes potenciais, ainda é um recurso largamente utilizado. Vídeo Utilizado basicamente para apresentação de comerciais (mídia eletrônica) esse recurso será progressivamente substituído por mídias digitais mais avançadas. A apresentação de um material em vídeo (campanha, comercial etc.), deve ser acompanhado de alguns cuidados complementares: de preferência, faça a apresentação na agência, onde as condições de controle são maiores (quanto à checagem do equipamento, ambientação, interrupções, etc.). Cuide para que a sala de apresentação/projeção seja adequada quanto à acústica e visibilidade, detalhes que podem fazer toda a diferença na percepção do cliente sobre o material. Flip-chart; Quadro Dificilmente utilizado em apresentação de campanhas publicitárias ou de agências, porém um recurso que pode ser útil em apresentações internas, em reuniões entre equipes, em brainstorms da agência etc. Recomenda-se que ao utilizar o Flip-Chart, prepare-se as folhas de apresentação de antemão, usando diagramas e informações-chave para destacar os argumentos e enfatizar os temas centrais. O Flip-chart funciona como um outdoor aos participantes da reunião, que poderão ver e acompanhar - ao mesmo tempo - as informações da apresentação. Já o quadro funciona como um espaço de apoio em apresentações informais e platéias pequenas. Multimídia; Datashow O uso da informática em apresentações vem crescendo cada vez mais. A cada dia surgem novas ferramentas e a utilização destas são cada vez mais adotadas, sejam em apresentações de campanhas para mídias eletrônicas, seja em apresentação de campanhas para mídia impressa, em apresentação de agências através de mídias digitais. IMPORTANTE: O mais importante sobre a utilização de recursos tecnológicos (informática, telecomunicações etc.) é saber acompanhar as novidades e tendências que surgem a cada dia, e manter-se atualizado - up to date - para renovar e incorporar novas práticas ao seu repertório.! DICAS: - O público conseque ler projeções visuais muito mais rápido do que você consegue falá-las. Portanto, não tente ler. - Recursos visuais que funcionem com uma platéia pequena não funcionem bem com uma grande. - Não se mova quando desejar que a platéia se concentre no material visual. - Idéias abstratas são mais fáceis de serem compreendidas quando são representadas visualmente, através de desenhos, gráficos etc. Estes devem ser simples, porém impactantes.

14 Erros & Acertos em Apresentações Dicas sobre o que fazer e o que não fazer em apresentações. Chegar atrasado demonstra falta de responsabilidade, pouco profissionalismo, além de afetar negativamente o ânimo do cliente antes mesmo da apresentação. Não se preocupar com a aparência a forma como nos vestimos e nos apresentamos comunica muito sobre o que somos e pensamos e sobre o que representamos, mesmo que isso aconteça inconscientemente. Chegar em cima da hora: desta forma você perderá os preciosos minutos anteriores à apresentação, quando se pode sentir o clima e conhecer o perfil dos participantes, sobretudo em um cliente novo. Tentar parecer o que não é: adotar uma postura e uma erudição que não é sua, tentar fazer um tipo, isso só irá parecer falso e comprometerá sua credibilidade. Seja você mesmo, seja autêntico e natural. Não saber dosar formalidade X informalidade: totalmente formal ou totalmente informal. Formalidade em demasia pode criar um distanciamento não desejado; informalidade demais pode parecer falta de seriedade. O ideal é equilibrar e alternar doses de informalidade ao seu discurso formal. Um dica é deixar as maiores doses de informalidade para o discurso verbal, deixando para os relatórios escritos a linguagem técnica e formal. Não ter entusiasmo: além de acreditar na idéia que está apresentando, você precisa demonstrar que acredita. Sem entusiasmo próprio será muito difícil entusiasmar alguém. Você precisa ser o primeiro. Discurso vacilante e tímido: pior do que estar inseguro sobre o que se apresenta é deixar transparecer essa insegurança. Conheça bem seu projeto e confie nele tenha convicção e sobretudo, transmita convicção ao cliente. Discurso linear: ao falar sempre no mesmo tom de voz, no mesmo volume e velocidade suas chances de fazer a platéia dormir serão grandes. Portanto, para manter acesa a atenção e interesse em sua apresentação, alterne volume, velocidade e tom de voz, para manter acesa a atenção. Ser prolixo: a explicação verbal da campanha deve se concentrar nos pontos-chave. Os detalhes da campanha devem ser deixados para análise posterior e em relatórios por escrito. Perder-se em detalhes: entrar em muitos detalhes durante a apresentação verbal poderá causar confusão e fazer o cliente perder a linha central do raciocínio. Para que isso não aconteça, sintetize as idéias em pontos principais. Falta de planejamento: não se programar para a apresentação poderá causar inúmeros problemas. Para cada hora de apresentação, reserve 10 horas de preparação. Adotar uma postura arrogante: não valorizar a participação do cliente no projeto (como sua participação e idéias contribuíram) pode ser um grande erro. Dito de outra forma, valorizar a participação do cliente no projeto pode tornar mais fácil o caminho de sua aprovação. Não saber o momento de parar: é importante sentir os sinais para não forçar o cliente. Da mesma forma, é fundamental saber ler os sinais de fechamento, quando o cliente está receptivo ao "sim". Ser inflexível: não saber ouvir as objeções do cliente. Seja flexível analise a viabilidade das alterações propostas pelo cliente. Saiba distinguir um argumento técnico de um critério pessoal (gosto pessoal).

15 Comunicação & Apresentação A linguagem do corpo: saiba interpretar e ser bem interpretado. LINGUAGEM VERBAL + NÃO VERBAL = COMUNICAÇÃO TOTAL O Dr. Albert Mehrabian, em suas pesquisas realizadas em 1968 para identificar os tipos de mensagens nas situações de confrontação, buscava quantificar uma percentagem que mostrasse o peso da influência das mensagens verbais e não-verbais sobre outras pessoas. Ele chegou a conclusões importantes a respeito, conforme descritas no quadro abaixo: % DE INFLUÊNCIA DAS MENSAGENS NA COMUNICAÇÃO VERBAIS: 45% Linguagem verbal (núcleo) = 07% - Mensagem (o que dizer - argumento, conteúdo) Linguagem vocal = 38% - Tom de voz (entonação/ênfase/entusiasmo) NÃO-VERBAIS: 55% Linguagem visual = 55% - Expressão corporal (posicionamento do corpo, gestos; andar etc.) - Expressão facial (mímica facial) - Traje/aparência SAIBA INTERPRETAR E SER BEM INTERPRETADO. UTILIZE A COMUNICAÇÃO EM TODAS AS SUA DIMENSÕES: Linguagem verbal (núcleo) Ler nas entrelinhas, considerar o histórico, o universo do interlocutor, não julgar, saber ouvir. Linguagem vocal Observar os sinais/a mensagem oculta no tom de voz (entonação/ênfase/entusiasmo). Linguagem visual Observar os sinais/a mensagem oculta na expressão corporal (onde, como posicionar corpo, pés, mãos etc.; gestos; andar; rapport etc.); expressão facial (mímica facial) e traje/aparência. Observar aspectos subliminares. Aprovação, não aprovação, sinais de hostilidade, sinais de interesse, concordância, tédio, desconfiança, irritação, frustração.

16 Textos & Bibliografia Para quem quer saber mais! Textos complementares: Bibliografia: Texto: Como fazer uma apresentação (Petit, 1991: 18-23). Texto: Tá bom, doutor, eu ponho sua namorada no filme (Ribeiro, 1994: 209). Texto: Se você não gosta da campanha, por que tem que aprová-la? (Ribeiro, 1994: 221). Texto: Inteligência e comunicação (Ribeiro, 1993: 09). Texto: Os segredos do bom comunicador (Ribeiro, 1993: 54). Texto: Chaves do sucesso na comunicação (Ribeiro, 1993: 67). Texto: Como o gambá passa por peru (Ribeiro, 1993: 84). Texto: Como usar corretamente o cartão de visita (Artigo da seção Etiqueta Empresarial - Jornal Carreira & Sucesso - 195ª edição). HINDLE, Tim. Como liderar reuniões. São Paulo: Publifolha, HINDLE, Tim. Como conduzir negociações. São Paulo: Publifolha, HINDLE, Tim. Como fazer apresentações. São Paulo: Publifolha, PETIT, Francesc. Propaganda ilimitada. São Paulo: Siciliano, RIBEIRO, Júlio. Fazer acontecer. São Paulo: Cultura, RIBEIRO, Lair. Comunicação Global: a mágica da influência. Rio de Janeiro: Objetiva, Outras leituras: Livro: Decifrar pessoas - Como entender e prever o comportamento humano Autores: JoEllan Dimitrius e Mark Mazzarella; Editora Alegro O livro ensina a decifrar a linguagem corporal do ser humano. Livro: Impressões - A arte prática da leitura facial: Descubra como melhorar suas relações pessoais, ser bem-sucedido em seus empreendimentos e desenvolver seu potencial. Autor: Simon G. Brown; Editora Manole O aborda a importância do domínio da técnica de leitura facial para torna-se mais persuasivo, decidido e eficiente no trabalho. Livro: Vendedores de ilusão - A comunicação e suas diversas formas de expressão Autora: Tania Castelliano; Editora Record Com ênfase na dicção, o livro traz exercícios para estimular a postura e o domínio da comunicação verbal, além de abordar os diversos tipos de oratória. Livro: Um jeito bom de falar bem - Como vencer na comunicação Autor: Reinaldo Polito; Editora: Saraiva Esta obra traz um roteiro e técnicas para que o leitor possa falar bem em público.