A aplicabilidade do business intelligence na gestão pública

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1 A aplicabilidade do business intelligence na gestão pública Luiz Claudio Silveira Ramos (PUCPR) Denis Alcides Rezende (PUCPR) Resumo Exercendo o foco direto na utilização dos conceitos e preceitos do Business Intelligence, este estudo fundamenta um estudo de campo voltado a uma instituição de seguridade social no âmbito da gestão pública. Sua aplicação, suas dificuldades, suas vantagens, suas desvantagens são sistematizadas segundo experiências vividas pelos pesquisadores autores. A arquitetura fundamentada segundo utilização real permite a imagem da massa de dados e de informação originada no projeto voltado à construção de um software, o qual possui dentre seus módulos um componente específico voltado ao Business Intelligence. As outras sessões descrevem a divisão feita no Sistema Gerenciador de Banco de Dados, a definição de elementos chave os quais permitem a utilização do Business Intelligence, a aceitação dos usuários do software perante a utilização da ferramenta adotada e algumas opções de ferramentas disponíveis no mercado. Formas de utilização e de resultados do módulo construído fazem objetiva referência ao benefício que classificou a construção da solução tecnológica. Como conclusão, o trabalho contribui com apoio significativo à gestão administrativa, especialmente no auxílio à tomada de decisão na esfera pública. Palavras chave: Projeto de Gestão Pública; Business Intelligence; Sistemas de Informação e do Conhecimento. 1. Introdução O caso evidenciado neste estudo refere-se a uma instituição de seguridade social, formalizada e registrada em âmbito da gestão pública. Esta instituição desenvolveu, com a ajuda de empresas especializadas, um projeto voltado à construção de um software, onde uma das tarefas principais foi à construção de um módulo ou componente do sistema chamado Business Intelligence (BI), o qual foi construído com base em necessidades de gestão e dados efetivamente disponíveis em sistemas internos e externos. O projeto foi originado segundo a concepção de um sistema de informação e do conhecimento, e a sua implementação contemplou dados utilizados por sistemas de informação transacionais - pertencentes ao nível operacional da instituição - na forma de informação gerencial. O cunho prático do módulo citado era a maneira correta de sistematizar em nível de BI dados até então utilizados por outros módulos do sistema como controle de fluxo de processos ou mesmo de controle voltado ao dia a dia organizacional e que claramente poderiam colaborar com informações gerenciais precisas e objetivas, facilitando a tomada de decisão na gestão pública. Para tanto, parte do projeto foi especificamente dedicada à implementação de técnicas voltadas ao conceito de BI, sendo a aplicabilidade destas técnicas o grande objetivo deste estudo. 2. Metodologia de pesquisa A metodologia de pesquisa teve sua natureza aplicada, onde sua abordagem foi caracterizada como uma pesquisa exploratória. A ênfase desse trabalho está na elaboração de um estudo de ENEGEP 2004 ABEPRO 4754

2 campo em uma instituição de seguridade social no âmbito da gestão pública (GIL, 2002). 3. Gestão pública e new public management A gestão pública é um largo campo de discussão sobre as intervenções políticas dentro do governo executivo. As características dos instrumentos das intervenções de políticas são regras institucionais e rotinas organizacionais que afetam o planejamento das despesas, a gestão das finanças, a administração pública, as relações civis de trabalho, as compras, a organização e os métodos, a auditoria e a avaliação (BARZELAY, 2001). A nova gestão pública ou a new public management (NPM) pressupõe aplicar nas organizações públicas os modelos de gestão originalmente oriundos da iniciativa privada e dos conceitos de administração estratégica focada nos negócios empresariais e nos conceitos de empreendedorismo (OSBORNE; GAEBLER, 1992). Esses preceitos acrescentaram mais pressão nas burocracias para tornar as organizações públicas mais responsivas para os cidadãos como clientes participativos. Sem dúvida, é um avanço importante na contemporânea administração pública (VIGODA, 2002). 4. O ambiente voltado para a implementação Os sistemas responsáveis por colher os dados da instituição, inclusive as informações de fluxos dos processos organizacionais, formam um conjunto de dados que unido às necessidades do projeto em questão formam um conjunto tecnológico de necessidades de processamento voltadas à implementação física que podem ser representadas segundo a Tabela 1: ATIVIDADE Módulos do Sistema Levantamento de requisitos, produção de casos de uso. Fluxos de processos, formas de tramitação de documentos internamente a entidade. Modelo de dados Número de Classes Tamanho do código fonte Arquitetura Fonte: (dados retirados de estatísticas geradas pelo próprio projeto) NÚMERO 18 módulos inter-relacionados. 148 casos de uso. 7 fluxos principais de processos administrativos, sendo cada um deles com 30 sub-fluxos em média. 330 tabelas nas três instâncias de banco de dados classes de objetos. 1,5 Gb. Servidor de aplicação independente do servidor de banco de dados. Tabela 1 Atividades e números do projeto O projeto foi desenvolvido utilizando soluções Oracle como ambiente de programação, servidor de banco de dados e servidor de aplicação. Os ambientes envolvidos no projeto eram distintos e separados por: desenvolvimento, homologação e produção. Todos os módulos produzidos através de linhas de códigos feitas por programadores pertencentes ao projeto tinham seus testes efetuados no ambiente de desenvolvimento, sendo este aprovado então haveria a possibilidade de inserção do código fonte compilado no ambiente de homologação. Somente os módulos que obtivessem um aceite formal perante a luz da empresa contratante no ambiente de homologação, poderiam ser implementados em ambiente de produção. Para atender a dimensão do modelo de dados, o projeto teve o auxílio de software especializado em desenho de banco de dados relacional, o qual além de armazenar a configuração necessária ao banco de dados, gerava scripts prontos a serem executados nos ambientes de desenvolvimento, homologação e produção da aplicação. A solução adotada teve como princípio a separação do servidor de banco de dados do servidor de aplicação para permitir um balanceamento mais objetivo no aspecto segurança e performance de respostas. ENEGEP 2004 ABEPRO 4755

3 O tempo de desenvolvimento deste projeto foi de 20 meses, onde em média foram consumidos 40 homens/mês. 5. A divisão do banco de dados do projeto A composição do banco de dados da aplicação e a forma necessária de acesso aos dados levantaram a necessidade de dividi-lo em três instâncias distintas. A divisão atendeu o seguinte critério: Instância número 1: própria para o armazenamento de dados relativos ao controle dos fluxos de processos administrativos, os quais diariamente estão compondo um histórico de atividades executadas perante aos processos, sendo possível à tramitação dos mesmos internamente a organização; Instância número 2: própria para o armazenamento de dados de cunho geral, onde se estabeleceu as necessidades gerais da aplicação; Instância número 3: própria para o armazenamento de dados que são utilizados como base para cálculos atuariais projeções futuras com base em cálculos estatísticos - onde uma camada da aplicação denominada BI faria o manuseio de informações dirigidas à tomada de decisão da organização perante os aspectos ligados a cálculos atuariais e financeiros. O balanceamento feito na divisão das três instâncias do banco de dados permitiu a aplicação performances significativamente melhores, segundo testes efetuados com o auxílio de técnicos da empresa Oracle. É importante salientar o papel da instância três a qual armazenou dados específicos que iriam ser trabalhados junto ao conceito de BI, para auxiliar gestores da organização inclusive no entendimento de cenários atuariais ao longo de 75 próximos anos. 6. Os elementos chave do business intelligence (BI) As utilizações ideais dos conceitos e preceitos do BI residem na necessidade de definição de uma business area, além da construção de cubos e regras de acesso a dados ou mesmo as informações. O sistema gerenciador de banco de dados (SGBD) Oracle oferece como parte de seus componentes de banco de dados, um software denominado Discover, o qual determina aplicações e transformações de informação com base nos conceitos de BI. A utilização do Discover tornou-se fundamental no projeto para que os dados (e as informações) armazenados na instância três do banco de dados fossem selecionados de forma dinâmica e objetiva por parte dos usuários da aplicação. As exigências do Discover passaram em primeiro momento pela definição da business area onde um usuário dotado de privilégios altos de acesso e modificação de dados obtinha permissão de definir quais as tabelas do banco de dados devem fazer parte da área de negócio e quais usuários poderiam ter acesso à mesma. Na construção da área de negócio o usuário administrador definiu, além das tabelas, o nome da área de negócios e quais os perfis dos usuários que terão acesso às tabelas selecionadas. Após a definição da business area outros usuários puderam acessar as tabelas do banco de dados selecionadas para business área onde o usuário possuía acesso. Foi permitida ao usuário a seleção de tabelas ou campos pertencentes ao business area na qual ele possui autoridade de acesso. O passo seguinte feito em relação a business area foi à determinação na forma de construção dos cubos. Os cubos foram compostos de diversos campos de diversas tabelas, os quais ENEGEP 2004 ABEPRO 4756

4 possuíam inter-relação entre si, e que podem a qualquer momento determinar uma consulta ao banco de dados e formatar uma saída de informação ao usuário. Ou seja, o usuário determina onde e quando gostaria de acessar informações e de que tabela ou campo as informações são compostas. A construção de cubos mostrou-se ser um procedimento de médio a grande risco, onde envolve a necessidade de conhecimento do usuário com relação às interdependências físicas e lógicas do banco de dados, mas é sem dúvida um ponto muito positivo e auxiliador na demanda de informação por parte de gestores da informação. Construídos então a business area e os cubos necessários, o usuário teve também a possibilidade de determinar regras ou filtros para o acesso aos dados armazenados no banco de dados. Inicialmente os filtros possibilitaram o afunilamento das informações, por exemplo, pode não ser necessária à busca em forma de resultado do endereço de todos os clientes compostos em determinado segmento da empresa, pode-se solicitar então somente dados de clientes de determinado segmento ou que possuem sua renda associada à determinada faixa salarial ou de arrecadação. Os filtros foram feitos para facilitar e auxiliar a performance dos resultados obtidos pelo usuário. Neste ponto o projeto teve como terminadas as definições necessárias das três camadas de acesso, a própria business area, os cubos e os filtros. No entanto o usuário possuía a necessidade de inserir cálculos ligados a determinados resultados obtidos em consultas feitas de acordo com as suas necessidades. Assim, o módulo permitiu ao usuário a determinação de regras de cálculo ou de condições que permitem a visualização de informações já criteriosamente calculadas ou trabalhadas. Estas regras foram comumente chamadas de cálculos internos, onde o usuário definiu qual campo ou quais campos deveriam ser somados, subtraídos ou sofrer qualquer tipo de operação. Assim, definidos business area, cubos, filtros e regras, finalmente a utilização do conceito BI pode se tornar uma realidade. 7. A utilização do business intelligence (BI) A organização estudada criou uma política de uso voltada ao conceito de BI, onde somente gestores ou gerentes deveriam ter acesso a esta possibilidade sistêmica. Os gestores são pessoas, em sua maioria, não ligadas ao mundo tecnológico ; assim a organização se deparou com uma realidade cruel referente à utilização por parte de recursos humanos que não tinham a devida intimidade com a ferramenta tecnológica, apesar de muitos treinamentos terem sido efetuados. Destacaram-se pessoas que efetivamente já possuíam em seu histórico a utilização de recursos de tecnologia da informação, onde a ferramenta Discover foi muito bem aceita. Os procedimentos avaliados pelo estudo se fazem diretamente ligados aos usuários que utilizaram a ferramenta como forma de apoio à decisão. Estes verificaram a grande colaboração dada pelo conceito de BI onde os mesmos conseguiram executar consultas até então impossíveis de serem feitas. A cada consulta feita, utilizando-se de cubos previamente preparados, o usuário poderia repetir dentro do instante em que fosse necessário - somente pressionando uma tecla - a ação que determinava a atualização do cubo. Os resultados mais práticos foram encontrados quando os usuários selecionavam seus dados via execução de cubos e exportavam os mesmos ao Microsoft Excel. Utilizando-se dos conceitos e dos métodos pertencentes ao conceito de BI, a solução adotada permitiu aos usuários adotarem outros dois pontos importantes: a visão sob múltiplos ângulos - slice and dice - beneficiada pela facilidade em mover colunas e linhas pertencentes aos ENEGEP 2004 ABEPRO 4757

5 resultados esperados e obter novos posições com muita facilidade, porém a forma de visualização em diferentes níveis de agregação de informação também fez parte da forma de utilização do produto pelos usuários, este último comumente chamado de drill down up. Ainda, casos de grande aceite foram verificados junto a usuários que permanentemente utilizavam a forma gráfica de representação dos dados selecionados no cubo como forma de verificação de resultados. 8. A aceitação do business intelligence (BI) por usuários De modo geral, a organização aceitou a utilização do BI, porém é importante salientar que alguns usuários não encararam o fato positivamente relacionado a utilização da ferramenta proposta. As resistências foram criadas e justificadas pela alta complexidade de uso da ferramenta. Formas de treinamento foram buscadas na tentativa de minimizar as restrições impostas por usuários, principalmente para aqueles que demonstraram maior resistência perante a utilização do módulo, porém, ainda assim, alguns deles continuaram sendo resistentes a sua utilização. Os resultados efetivos da utilização das informações, principalmente de cunho gráfico determinaram o sucesso do módulo de BI do projeto, foram ainda importantes para o sucesso à interface ligada ao Microsoft Excel, além do grande poder de o próprio usuário determinar as informações as quais deseja ou necessita verificar. O conceito geral do módulo BI não determinou fatores importantes ligados à reputação de alta complexidade do produto e sim à grande dependência de treinamento aliado ao processo de implantação do mesmo. 9. As vantagens encontradas na utilização do business intelligence (BI) Como vantagens à utilização do BI encontradas no estudo pode-se destacar: Resolução de necessidades do usuário de forma on-line - os usuários que tinham a devida autoridade de acesso, encontravam na ferramenta uma forma de verificar números e posições atualizadas ao longo de um determinado período de trabalho. Originalmente os dados utilizados para comporem as informações mostradas no módulo BI pertenciam a outros módulos do próprio sistema, bem como a outros sistemas transacionais; Fácil acesso a dados e informações - a construção dos cubos, os quais pertencem a determinadas business area permitiam aos usuários o acesso a informações consolidadas segundo um formato pré-estabelecido nos cubos construídos pelo usuário administrador; Controle de segurança efetivo - o controle de nível de acesso às informações utilizado foi o mesmo controle de segurança utilizado no restante do sistema; Interface com o Microsoft Excel - todos os resultados expressados no módulo BI podiam ser exportados a uma planilha do Microsoft Excel, isto foi possível devido à compatibilidade entre as duas ferramentas; Possibilidade de aliar cálculos/fórmulas e regras de acesso à informação - uma vantagem muito significativa tratava da possibilidade de o próprio usuário alterar os resultados segundo cálculos ou mesmo fórmulas originadas segundo dados externos ao ambiente do sistema, por exemplo, taxas cambiais, assim como havia a possibilidade de alteração de determinado cubo na medida de necessidades que levavam a inclusão de novas regras préestabelecidas de acordo com a necessidade dos usuários; Grande e significativo auxílio à tomada de decisão - por caracterizar-se como um módulo que atende por pertencer a sistemas ligados ao nível tático e estratégico das organizações, as informações resultantes do módulo BI tinham forte ligação com o auxílio na tomada de ENEGEP 2004 ABEPRO 4758

6 decisão da instituição. 10. As desvantagens encontradas na utilização do business intelligence (BI) Como desvantagens a utilização do BI encontradas no estudo pode-se destacar: Grande necessidade de treinamento - as ferramentas utilizadas para a construção do módulo mostraram objetivamente a necessidade de um treinamento específico tanto para usuários finais como para usuários administradores; Possibilidade de consultas congestionarem a rede de dados e o próprio banco de dados - as consultas comandadas pelo cubos originavam cálculos e demais procedimentos, os quais eram executados utilizando parte da quantidade de memória disponível ao sistema gerenciador de banco de dados, e se não bem formatados os cubos acabavam utilizando grande parte do espaço de memória disponível; Falta de divulgação do produto internamente - no caso estudado, tanto os benefícios quanto as desvantagens deixaram de ser colocadas em nível de discussão, evitando assim formas alternativas de melhorias e de soluções de eventuais dificuldades na utilização da ferramenta. 11. As ferramentas de mercado Segundo Barbieri (2001) os três produtos listados a seguir deverão desempenhar um papel de grande importância em relação às necessidades de BI nos próximos anos, quais sejam: Business Information Warehouse BW da fabricante alemã SAP - líder mundial de sistemas de gestão empresarial; Oracle Express, produto da empresa Oracle, empresa líder de mercado no Brasil no segmento de BI (vide Tabela 2); Analysis Services da Microsoft, que tem a seu favor a liderança mundial de sistemas operacionais e de software de automação de escritório (MS Office), bem como a familiaridade na utilização da interface Windows. Utilizando como parâmetro de comparação é importante salientar uma pesquisa divulgada (MARTINEZ, 2001) sobre as maiores empresas no segmento de BI atuantes no mercado brasileiro em 2000 (Tabela 2): RECEITAS No segmento Business Intelligence Informática em Total geral Empresa (R$ x 1.000) Porcentagem (R$ x 1.000) (R$ x 1.000) 1 Oracle Brasil (SP) ,3 % IBM Brasil (RJ) ,4 % SAS Institute (SP) ,2 % Ascential (SP) ,9 % Computer Associates (SP) ,5 % Sybase (SP) ,8 % NCR (SP) ,3 % Cognos (SP) ,0 % Seagate Software (SP) ,3 % Hummingberg (SP) 890 1,1 % Outras ,1 % TOTAL ,0 % Fonte: (Revista Computerworld, p.103, Martinez (2001)) Nota: Receitas em valores históricos de 2000, com impostos incluídos. Tabela 2 Pesquisa quantitativa de faturamento em projetos de BI ENEGEP 2004 ABEPRO 4759

7 12. Conclusão Esse estudo de campo propicia uma discussão inicial sobre a aplicabilidade dos conceitos e preceitos do Business Intelligence nas organizações públicas e nas suas respectivas políticas de atuação. Tendo como principal objetivo atender a necessidades claras voltadas ao auxílio prestativo na tomada de decisão, o módulo analisado neste estudo de campo contribuiu significativamente com os processos administrativos internos voltados à esfera pública da organização. Sua utilização determinou um marco interno importante na instituição, representado por resultados seguros e consolidados ao longo de determinado período de tempo. As atualizações constantes, as formas gráficas de utilização, as facilidades de modificação no formato do resultado da informação, bem como as efetivas e claras vantagens citadas neste estudo de campo resultam em uma confortável vantagem dedicada aos níveis tático e estratégico da organização na gestão pública. O comportamento dos usuários simbolizado também no estudo de campo foi representado pelo sentimento de necessidade e de grande estímulo perante as expectativas dos resultados do projeto. A composição do módulo objeto deste estudo de campo com os módulos restantes do sistema de informação construído formaram um produto que representa classicamente as oportunidades de uso estratégico de informações pertencentes a sistemas transacionais. Sem esquecer dados que foram utilizados e que pertenciam a outros sistemas transacionais ou mesmo a fontes externas a organização. As contribuições resgatam a real possibilidade da aplicação da ferramenta BI (e de seus recursos tecnológicos) nos serviços públicos e possibilitam que as organizações sejam beneficiadas pelos produtos gerados, principalmente pela geração das informações oportunas e dos conhecimentos por meio dos sistemas de informação. Para a academia, as contribuições estão na metodologia da pesquisa utilizada, reiterando que os estudos de campo podem agregar valores às atividades educacionais. As contribuições para as organizações públicas podem ser observadas nas aplicações dos recursos tecnológicos do BI nas atuações e na gestão dessas organizações. Os recursos do BI e as respectivas informações e conhecimentos podem também contribuir nas aplicações da NPM nas organizações públicas. A principal limitação desse estudo de campo está relacionada com a visão segmentada e única da amostra, que nem sempre reflete a realidade aprofundada da organização pública estudada. Outras pesquisas e outros estudos de campo podem ser elaborados a partir desse, principalmente os direcionados a melhorar as propostas aqui trabalhadas, sejam nos métodos científicos, nos recursos tecnológicos, nos modelos propostos ou também, na quantidade da amostra e como respostas para novas questões ou com a inclusão de outras organizações. Referências BARBIERI, C. (2001) - Business Intelligence: Modelagem & Tecnologia. Axcel Books. Rio de Janeiro. BARZELAY, M. (2001) - The New Public Management: improving research and policy dialogue. Regents of the University of California. Ucpress. California. DAFT, R. L. (1999) - Teoria e Projeto das Organizações. ITP. Rio de Janeiro. GIL, A. C. (2002) - Como elaborar projetos de pesquisa. Atlas. São Paulo. ENEGEP 2004 ABEPRO 4760

8 McGEE, J.; PRUSAK, L. (1998) - Gerenciamento estratégico da informação. Campus. Rio de Janeiro. MARTINEZ, J. P. (2001) - As 100 Maiores Empresas de Informática Revista Computerworld. Vol. 3, p OSBORNE, D.; GAEBLER. T. (1992) - Reinventing Government: how the entrepreneurial spirit is transforming the public sector. Reading, MA: Addison-Wesley. REZENDE, D. A.; ABREU, A. (2003) - Tecnologia da Informação Aplicada a Sistemas de Informação Empresariais. Atlas. São Paulo. REZENDE, D. A. (2002) - Tecnologia da Informação Integrada a Inteligência Empresarial. Atlas. São Paulo. SERRA, L. (2002) - A Essência do Business Intelligence. Berkley do Brasil. São Paulo. SIMCSIK, T; POLLONI, E. G. F. (2002) - Tecnologia da Informação Automatizada. Berkley. São Paulo. VIGODA, E. (2002) - From responsiveness to collaboration: governance, citizens, and the next generation of public administration. Public Administration Review, v. 62, p Washington: Sep/Oct. ENEGEP 2004 ABEPRO 4761

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