CNO - Contabilidade Não Organizada

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1 CNO - Contabilidade Não Organizada

2 1 INTRODUÇÃO E CONCEITOS GERAIS 1.1 O MANUAL DO SISTEMA CNO Objectivos Organização do manual 1.2 INSTALAÇÃO E ACESSO Instalação do sistema Conceito de empresa Criação da empresa Abertura da empresa 1.3 NOÇÕES GERAIS DE OPERAÇÃO Introdução de dados Janelas com Listas Janelas de Manutenção de Tabelas Janelas de mapas e listagens Janelas de Listas 2 O SISTEMA DE CONTABILIDADE NÃO ORGANIZADA 2.1 ÂMBITO DO CNO Rendimentos da categoria B Actividades excluídas Objectivos 2.2 DESCRIÇÃO GERAL DO PROCESSAMENTO Introdução Livros/Rubricas Plano de Contas Tratamento das Existências Tratamento do Imobilizado 3 INICIAÇÃO DOS TRABALHOS 3.1 INICIAR A VISITA AO CNO Organização do Menu Principal 3.2 PRIMEIRO CONTACTO COM O CNO Introdução Guia de iniciação dos trabalhos Parâmetros Operadores Tabelas 4 LANÇAMENTOS DE RECEITAS E DESPESAS 4.1 ORGANIZAÇÃO DOS LANÇAMENTOS 4.2 ESTRUTURA GERAL DO LANÇAMENTO NOS LIVROS Cabeçalho de Lançamento Linhas de Lançamento 4.3 CARACTERIZAÇÃO DO IVA Introdução Regimes de I.V.A Percentagem de dedução Espaço Fiscal Tipo de transacção Casos Particulares 4.4 ANÁLISES DE RECEITAS E DESPESAS Livros Contas Entidades Balancete Contabilístico 5 INVENTÁRIO DE EXISTÊNCIAS 5.1 INTRODUÇÃO 5.2 EXISTÊNCIAS INICIAIS 5.3 EXISTÊNCIAS FINAIS 6 TRATAMENTO DO IMOBILIZADO 6.1 TRATAMENTO DE IMOBILIZADO Conceito Método de Depreciação 6.2 TABELAS DOS ACTIVOS Títulos dos Mapas de Reintegrações Grupos Homogéneos Página 2

3 6.3 FICHA DO BEM DO IMOBILIZADO 6.4 REINTEGRAÇÕES Reintegrações Manuais Reintegrações Automáticas 6.5 MAPAS DE IMOBILIZADO Mapa de Reintegrações Mapa de Mais-Valias e de Menos-Valias Fiscais 7 DECLARAÇÕES DE I.V.A. E I.R.S. 7.1 DECLARAÇÕES DE IVA Declaração periódica do I.V.A Declaração Anual de I.V.A. 7.2 MODELO 10 DA DECLARAÇÃO ANUAL 7.3 DECLARAÇÕES DE IRS Introdução Listagem para preenchimento do modelo 3 8 PASSAGEM DE ANO 8.1 INTRODUÇÃO 8.2 PASSAR DE ANO PELA PRIMEIRA VEZ Criação da Empresa para um novo ano Passagem de ano 8.3 REPETIR A PASSAGEM DE ANO Página 3

4 1. Introdução e Conceitos Gerais Página 4

5 1.1 O Manual do Sistema CNO Objectivos O presente manual foi elaborado com os objectivos de: 9 Fornecer uma visão global do sistema. 9 Guiar o utilizador na primeira vez que executa as tarefas ou quando necessita de repetir tarefas sobre as quais tem dúvidas. 9 Analisar alguns programas em detalhe, para a resolução de situações especiais ou anomalias. Na concepção deste manual existiu a preocupação de não o tornar demasiado extensivo, de forma a que a sua leitura seja o mais agradável possível. Toda a estrutura foi elaborada tendo sempre presente a figura do utilizador, por se considerar que é este último aquele que irá retirar o máximo proveito da sua leitura, de forma a que todas as potencialidades do sistema possam ser exploradas Organização do manual O manual está dividido em 8 capítulos distintos: Introdução e Conceitos Gerais Descrição Geral do Sistema Iniciação dos Trabalhos Lançamento Receitas e Despesas Inventário de Existências Tratamento do Imobilizado Declarações de I.V.A. e I.R.S. Passagem de Ano Página 5

6 1.2 Instalação e Acesso Instalação do sistema Instalação em monoposto Introduza o CD da aplicação na respectiva unidade de leitura do CD (ou execute o link de download disponibilizado pela Sage). Se o seu leitor auto-detectar a presença do CD, automaticamente aparecerá um menu. Se tal não acontecer, aceda ao conteúdo do CD e aceda ao caminho <D>:\Setup e execute o ficheiro que se encontra dentro dessa pasta e siga as instruções do assistente de instalação. Nota: Nesta ajuda à instalação do sistema, assumiu-se que a drive do CD-ROM é a D. No caso de a letra atribuída ser diferente, por favor substitua nesta explicação a letra D: pela que efectivamente se encontra atribuída a sua drive de CD-ROM. Após ter sido concluída a instalação, o utilizador é inquirido sobre se deseja reinicializar o computador (recomendado). Esta operação destina-se a que sejam registados no Windows parâmetros internos necessários ao funcionamento do programa Instalação em multiposto A instalação em multiposto implica a realização de duas operações em cada posto de trabalho: 1. Instalação da aplicação, procedendo da forma explicada no ponto anterior; 2. Alteração da directoria de arranque do sistema. A directoria de arranque do sistema é aquela onde está localizada a base de dados de empresas. A base de dados de empresas guarda a informação sobre as empresas que estão criadas, sobre a localização das suas bases de dados, sobre os operadores e respectivas senhas de acesso, sobre as versões das aplicações instaladas e sobre as licenças de utilização. Por defeito, quando é feita a instalação, a directoria de arranque sugerida é C:\Sage Data. Quando é feita uma instalação em multiposto, a directoria de arranque do sistema tem que ser alterada. Caso esta operação não seja realizada, todos os postos de trabalho funcionarão com uma base de dados independente, ou seja, os lançamentos efectuados num posto de trabalho não serão visíveis nem terão repercussões nos dados acedidos através dos restantes postos. A alteração da directoria de arranque terá que ser efectuada em todos os postos de trabalho, indicando a localização da directoria do servidor onde se encontram as bases de dados. Para executar esta operação deverá entrar no sistema, seleccionar o menu Ficheiros e escolher a opção Alterar Directoria de Arranque. A directoria indicada deve ser \\<nome do computador(servidor)>\<nome do disco do servidor>\<nome da directoria no servidor> Conceito de empresa O programa CNO funciona com uma empresa por directoria e uma directoria por ano de processamento. Quando se abre uma empresa dentro do sistema, o que realmente se está a fazer é abrir uma directoria de dados, no disco. Nesta directoria irá ficar localizada a base de dados dessa empresa (e outros ficheiros necessários) que contém a informação relativa ao processamento que se irá efectuar na mesma. Por outro lado, o facto de o sistema obrigar a que se tenha que abrir uma empresa para cada ano de processamento, é o garante de uma segurança que de outra forma dificilmente poderia existir. Quando se está a fazer a passagem de ano de uma empresa, está-se a passar a informação de início de ano para outra empresa que tem a sua base de dados numa directoria distinta da primeira. Página 6

7 1.2.3 Criação da empresa Aceda a aplicação com o utilizador Admin e Palavra Pass 0000 e aceda ao Sistema. Para criar uma empresa deve, aceder ao menu Tabelas, seleccionar a opção 1 Empresas 1. Ser-lhe-á apresentada a lista das empresas abertas dentro do sistema. Pressione o botão Alterar para aceder à janela em que se criam empresas e anos. Pressione o botão Nova Empresa e indique o código da empresa, uma sigla de 7 caracteres que representa uma abreviatura do nome da empresa, indique a sua designação, e indique a directoria de dados onde será criada a base de dados da empresa, para o ano corrente. Ao concluir esta operação, terá registado a empresa na lista de empresas apresentada na abertura da aplicação. Terá também registado um ano desta empresa e a correspondente directoria de dados. Ao entrar nesta empresa/ano pela primeira vez, será criada a sua base de dados Abertura da empresa Para poder iniciar o trabalho, é necessário abrir a empresa em que pretende trabalhar. Para abrir uma empresa deve seleccionar no menu Ficheiros a opção Abrir empresa. Ser-lhe-á apresentada a lista de empresas criadas dentro do sistema. Seguidamente, deve seleccionar uma empresa já existente e escolher a opção Abrir. Página 7

8 1.3 Noções Gerais de Operação Introdução de dados Em muitos casos, a introdução de dados consiste no preenchimento de registos, como a ficha de um funcionário ou o lançamento de uma alteração. Cada registo pode ser apresentado num ecrã ou numa linha. O seu preenchimento faz-se através da introdução de dados nos campos, do primeiro ao último. No fim, confirma-se a introdução para que esta seja gravada. Ao efectuar a introdução de um registo, após ter preenchido vários campos, pode necessitar de voltar ao primeiro campo para o modificar. Da mesma forma, quando necessitar de alterar um registo para corrigir um campo tem que avançar até ao campo a corrigir sem alterar os primeiros e depois avançar até ao último para confirmar a gravação. Apresentam-se a seguir os vários tipos de janela que irá encontrar dentro do programa e as teclas que pode utilizar para operar dentro das mesmas Janelas com Listas Procurar: Efectua a procura de um determinado registo na lista apresentada. Quando premido, é- lhe apresentada uma janela onde deverá digitar a primeira, ou primeiras, letras ou números de início do registo que procura, não sendo necessário que o digite por completo. Esta função pode também ser despoletada através da tecla F2. Reler: Editar: Imprimir: Sair: Refresca a informação mostrada na lista. Alterações eventualmente efectuadas por outros utilizadores nos registos listados passarão a estar visíveis. Esta função pode também ser despoletada pela tecla F5. Edita o registo que está seleccionado na lista, permitindo-lhe alterá-lo. É o botão de defeito deste tipo de janelas, pelo que pressionando Enter executa a operação editar. Imprime para ecrã, impressora ou ficheiro todos, ou parte, dos registos apresentados na lista. Poderá executar a mesma operação através da tecla F9. Sai da janela. Sempre que digitar a tecla de Esc este botão será activado Janelas de Manutenção de Tabelas Nas janelas de Manutenção de tabelas podem surgir vários tipos de campos, no entanto, a sua forma de preenchimento e as operações que pode executar dentro destas janelas são semelhantes. Exclui-se desta análise o ecrã de lançamentos, que devido à diversidade de campos que possui será alvo de uma descrição mais pormenorizada. Com a imagem seguinte pretendemos exemplificar as operações que pode executar, como podem ser preenchidos os vários tipos de campos e como pode aceder aos campos ou movimentar-se entre eles: Página 8

9 Confirmar: Novo: Apagar: Sair: Alterar: Confirma o registo gravando-o e passa para a tarefa seguinte: Se estiver a alterar o registo esta função grava o registo e sai da janela. Se estiver a inserir um novo abre um registo vazio para continuar a inserir. Esta operação também pode ser executada através das teclas Ctrl+Enter. Cria um novo registo. Pode também ser efectuado através das teclas Ctrl+Insert. Apaga o registo. Após confirmar a operação, o registo é apagado e fica posicionado sobre o registo anterior. Poderá também executar esta operação digitando Ctrl+Del. Sai do registo sem gravar as alterações efectuadas. Esta operação pode ser feita através da tecla Esc. Quando quiser abandonar a alteração que estiver a efectuar pode também digitar PageUp, PageDown, Í ou Î (teclas do cursor). O sistema abandona a alteração mas permanece na função que estiver a ser realizada na altura. Basta movimentar-se ao longo dos campos da janela, através do rato ou do teclado, e modificar os campos pretendidos. Para gravar as alterações deverá pressionar o botão Ok ou Gravar. Acciona a janela de manutenção da tabela onde são apresentados todos os registos da tabela. Vai para o primeiro, anterior, próximo ou último registo da tabela. Os campos com este formato permitem-lhe seleccionar uma opção de uma lista de itens fixos. Poderá seleccionar a opção pretendida pressionando com o rato o botão e, em seguida, clicando sobre a opção escolhida. Poderá também utilizar as setas do teclado, F4 ou, no caso de já saber as opções de que dispõe, carregar na tecla referente à primeira letra da opção pretendida. Os campos com este formato permitem-lhe seleccionar uma opção de uma lista de itens provenientes de uma tabela do sistema. Para ter acesso à lista de itens terá que clicar sobre o botão com o rato e seleccionar o item pretendido. A lista de itens pode ser também acedida através da tecla F2 ou Ctrl-L, podendo seleccionar o item pretendido através das setas do teclado. Com a lista de itens aberta pode criar novos registos na tabela em questão, digitando Ctrl+Insert ou Ctrl-F. No caso de saber o código do item que pretende seleccionar, poderá digitá-lo directamente no campo. Todos os Campos: Tab ou Enter / Shift + Tab Vai para o campo seguinte / anterior. Ctrl+Home / Ctrl+End Vai para o primeiros campo / último campo (botão OK). Página 9

10 1.3.4 Janelas de mapas e listagens Com a imagem seguinte pretendemos exemplificar as operações que pode executar neste tipo de janelas, como podem ser preenchidos os vários tipos de campos e como pode aceder ou movimentar-se entre eles: Campos de Limites: Nos campos de limite que têm botão associado, o limite deve ser preenchido com um item fixo. Para consultar e seleccionar o item a indicar, pode pressionar esse botão com o rato, ou usar a tecla F2. Será apresentada a lista de itens fixos ou registos de uma tabela que poderá usar para o preenchimento do campo. Poderá abandonar esta lista, sem efectuar qualquer escolha, com a tecla Esc ou, seleccionar um dos itens clicando ou dando Enter sob o mesmo. Poderá deslocar-se ao longo da lista com as setas ou Todos os Campos: Tab ou Enter / Shift + Tab Vai para o campo seguinte / anterior. Sair: tecla Esc ou através de Alt+r. Sai da janela sem executar o mapa ou listagem. Esta operação pode ser feita através da Imprimir: Imprime o mapa ou listagem. Poderá executar a mesma operação através das teclas Ctrl+Enter ou através de Alt+I. Imprimir p/ ecrã: Permite visualizar o mapa ou listagem em ecrã. Se seleccionar esta opção, poderá fazer a impressão ou efectuar a gravação para um ficheiro quando o mapa ou listagem estiverem visíveis no ecrã. Imprimir p/ impressora: Permite enviar o mapa ou listagem directamente para a impressora. Se assinalar esta opção terá acesso à configuração da impressora, podendo seleccionar a impressora em que deseja efectuar a impressão. Caso não seleccione nenhuma impressora a impressão é feita na impressora de defeito do Windows. Imprimir p/ ficheiro: Permite gravar o mapa ou listagem num ficheiro. Terá que seleccionar o tipo de ficheiro que pretende gerar, onde pretende que seja gravado e com que nome. Nota: Esta opção não se encontra disponível na figura acima embora a possa encontrar em algumas janelas de listagens ou mapas do GepWin. Configurar impressora Permite alterar a configuração da impressora para a impressão do mapa ou listagem. Este botão só se encontra disponível se a impressão p/impressora estiver seleccionada. Página 10

11 1.3.5 Janelas de Listas Em qualquer janela onde se encontre, sempre que ao lado do campo a preencher se encontra o botão significa que pode preencher esse campo através de uma lista de registos de uma tabela do sistema. Através da imagem apresentada pretendemos exemplificar como pode operar nestes campos: Pode aceder à lista através da tecla F2 ou Ctrl+L quando posicionado sob o campo associado ao botão, no campo Sugere o tipo de documento na figura acima, ou pressionando com o rato o botão apresentado. Com a lista aberta poderá usar um dos seguintes métodos para procurar um registo: Utilizar as setas do teclado ou o rato para percorrer a lista até encontrar o registo pretendido; Utilizar a tecla F2, para procurar directamente um registo numa coluna da tabela. Mesmo que não utilize esta tecla se começar a inserir dígitos, o sistema reconhece que está a fazer uma procura e actua como se tivesse utilizado a tecla F2. Se a lista não contiver nenhum registo, o programa selecciona o registo que contém o valor seguinte. Ao entrar na lista, esta encontra-se ordenada pela primeira coluna. Se carregar na tecla F2, será pedido para indicar um valor relativo à primeira coluna. Se desejar fazer a procura por outras colunas da lista, deverá primeiro ordenar a tabela pela coluna respectiva. Para isso, basta pressionar com o rato o cabeçalho da coluna. Se verificar que a opção que pretende seleccionar não se encontra ainda definida, poderá actualizar a tabela associada à lista através da combinação de teclas CTRL+Insert ou Ctrl+F. Se verificar que a opção que pretende seleccionar se encontra mal definida ou que necessita de ser alterada, poderá actualizar a tabela associada à lista através da combinação de teclas CTRL+E. Página 11

12 2. O Sistema de Contabilidade Não Organizada Página 12

13 2.1 Âmbito do CNO Rendimentos da categoria B O sistema de Contabilidade não organizada destina-se a dar resposta às obrigações fiscais dos sujeitos passivos das categorias B de IRS que não optem pela contabilidade organizada. Incluem-se na categoria B de rendimentos os sujeitos passivos das anteriores categorias B, C e D. Consideram-se rendimentos da categoria B (Artº 3º, CIRS): ) Rendimentos empresariais e profissionais, ou seja, os provenientes de: actividades comerciais, industriais, agrícolas, silvícolas ou pecuária (ex-categoria C e D) prestação de serviços propriedade intelectual, industrial ou prestação de informações ) Consideram-se ainda os rendimentos: prediais imputáveis a actividades empresariais e profissionais capitais imputáveis a actividades empresariais e profissionais mais-valias imputáveis a actividades empresariais e profissionais indemnizações recebidas, conexas com a actividade subsídios ou subvenções actos isolados São consideradas actividades comerciais e industriais: Compra e Venda Fabrico Pesca Explorações mineiras e outras industrias extractivas Transportes Construção Civil Urbanísticas e exploração de loteamentos Actividades hoteleiras, restauração e bebida Agências Viagem e Turismo Artesanato Actividades agrícolas e pecuárias não conexas com exploração da terra ou em que esta tenha carácter acessório (custos directos inferiores a 25% dos custos directos totais da actividade) Actividades agrícolas, silvícolas e pecuárias integradas noutras de natureza comercial ou industrial (cujos produtos se destinem a ser consumidos em mais de 60% do seu valor naquelas actividades) Actividades excluídas O sistema de Contabilidade não organizada trata as responsabilidades dos sujeitos passivos com rendimentos da categoria B Objectivos O tratamento efectuado pelo Cno engloba: ) Registo das Receitas e Despesas e impressão dos livros oficiais ) Tratamento do IVA: Declaração Periódica, Anexos de Outras Regiões e de Transacções Intracomunitárias Declaração Anual (incluindo o Mapa Recapitulativo) ) Tratamento do IRS Modelo 3 ) Tratamento do Imobilizado Processamento automático de reintegrações Emissão de Mapa de Reintegrações (32.1) Emissão do Mapa de Mais-Valias Fiscais (31) Página 13

14 2.2 Descrição Geral do Processamento Introdução O CNO foi elaborado de forma a simplificar o trabalho do utilizador, bem como permitir um funcionamento sem exigir do utilizador os conhecimentos fiscais necessários para o preenchimento das declarações, mapas e livros obrigatórios. Através desta aplicação, podem ser efectuadas diversas operações, tais como: O registo das receitas e das despesas nos livros oficiais e a sua respectiva impressão. Tratamento do IVA, que inclui todos os elementos necessários para o preenchimento da Declaração Periódica, dos Anexos de Outras Regiões e de Transacções Intracomunitárias, e também para a Declaração Anual de IVA. Tratamento do IRS, através do qual se obtêm os valores necessários para o preenchimento do Anexo B do Modelo 3. Tratamento das Existências, através do qual se obtêm os valores necessários para o preenchimento do Livro de Inventário de Fim de Ano. Tratamento do Imobilizado que inclui o processamento automático de reintegrações e a emissão dos Mapas de Reintegrações e de Mais-Valias Fiscais Livros/Rubricas Os sujeitos passivos que não possuam contabilidade organizada, são por lei, obrigados a efectuar o registo das despesas e das receitas provenientes da sua actividade em livros. O CNO foi concebido de forma a que os lançamentos sejam registados em determinados livros de acordo com o tipo de lançamento, sendo assim, a divisão em livros acaba por definir a classificação principal de um lançamento: Compras; Vendas; Prestações de Serviços, Despesas; Reintegrações e Existências. Os livros são diferentes de acordo com o tipo de rendimentos do sujeito passivo: Profissionais ou Comerciais e industriais. Alguns dos livros acima mencionados estão divididos de uma forma mais detalhada, como é o caso do livro de despesas gerais. A estas divisões são chamadas rubricas e são tratadas da mesma forma que os livros. As rubricas no sistema Cno são vistas como mini-livros pois constituem partes de um livro que agregam despesas de natureza semelhante, sendo a rubrica introduzida integralmente no conceito de livro. Ao efectuar lançamentos o utilizador terá acesso aos códigos dos livros e rubricas, para que os registos cumpram as normas estabelecidas por lei Plano de Contas Para que o utilizador possa obter informações mais detalhadas sobre os lançamentos, como emitir balancetes, definição de alguns aspectos relativos ao IRS, entre outros, deverá ser criado um plano de contas da empresa. No CNO, o plano de contas pode ser criado e organizado segundo o critério do utilizador. No entanto, cada conta de movimento tem que estar identificada com um, e apenas um, livro/rubrica. Ao personalizar o plano de contas, o utilizador deverá ter em conta o formato do balancete interno que pretende obter. Assim, os objectivos que condicionam a abertura do plano de contas são: Balancete Contabilístico - Obter um Balancete Contabilístico mais ou menos analítico de acordo com as necessidades internas do utilizador; Página 14

15 Declarações de IRS - Indicar, em cada conta, a rubrica da declaração de rendimentos onde devem ser imputadas as respectivas verbas. Em muitos casos, as verbas registadas num livro/rubrica podem ter que ser repartidas por dois ou mais campos diferentes da declaração de rendimentos. Neste caso, tem que existir pelo menos uma conta para cada uma desses campos para que, ao atribuir a conta num lançamento, se esteja a indicar implicitamente o campo da declaração de rendimentos onde este valor será somado. As contas de compras e vendas de bens do imobilizado, assim como as contas de compras de mercadorias e matérias-primas são contabilizadas para a declaração de IRS de forma indirecta. Nomeadamente, pelas reintegrações, pelas mais-valias nas vendas, e pelo custo das mercadorias vendidas e consumidas. Por isso, as contas destes livros não se associam directamente a qualquer rubrica. Declarações de IVA - As verbas registadas nos lançamentos vão ser utilizadas para preencher as declarações do IVA. Este preenchimento depende do livro escolhido e de outras classificações escolhidas no lançamento: O tipo de transacção, o local de transacção e o regime de I.V.A.. Adicionalmente, é necessário Identificar de algumas contas particulares como o Gasóleo, Gasolina, Viaturas transporte que têm que ser separadas na declaração anual de I.V.A Tratamento das Existências Este tratamento só é efectuado no CNO caso o sujeito seja titular de Rendimentos Comerciais ou Industriais. As existências iniciais e finais têm que ser registadas para apurar o custo das existências vendidas e consumidas e ainda a variação da produção. As existências iniciais são registadas apenas pelos valores totais. As existências finais são registadas em detalhe no fim do exercício, para permitir imprimir o livro de inventário de existências Tratamento do Imobilizado A aquisição dos bens de imobilizado distingue-se da dos restantes bens pelo facto do seu custo poder ser, na maior parte dos casos, amortizado durante os vários anos de utilização. Essa amortização é feita repartida pelos correspondentes anos de uso do bem. A essa repartição é chamada de reintegração. Quando os Bens são vendidos, a sua venda pode gerar uma mais-valia ou uma menos-valia, que se calcula pela diferença entre o valor de venda e o valor actual do bem: Valia = Valor Venda (Valor Aquisição Valor Acumulado) * Coeficiente Correcção Monetária O CNO apenas permite o uso do Método das Quotas Constantes, visto ser o utilizado na maioria dos casos. Este método consiste na aplicação de uma taxa de reintegração ao valor de aquisição actualizado de um bem. A reintegração é praticada ao longo da vida útil do bem, incluindo o ano de aquisição/início de funcionamento e excluindo o ano de alienação ou abate. Por exemplo: Um bem de ,00 com 4 anos de vida útil é adquirido no ano X. A taxa de reintegração a aplicar é 25%. Custo Anos Actual X ,00 X ,00 X ,00 X ,00 Taxa de Reintegração 25% 25% 25% 25% Valor Reintegração 5.000, , , ,00 Valor Liquido Actualizado , , ,00 0,00 Reintegração Acumulada 5.000, , , , Situações Especiais Existem determinados Bens que têm determinadas características e que por isso, têm um tratamento diferente nos mapas de reintegrações. Para que o sistema assuma estas situações, terá que as indicar na ficha do artigo. Existe um campo de situação especial para esse efeito. Estão previstas as seguintes situações especiais: Os bens adquiridos em estado de uso, não abatidos no exercício, que serão incluídos no mapa de imobilizações corpóreas em último lugar sob o título BENS ADQUIRIDOS EM ESTADO DE USO. Neste mapa terá também que constar o período de vida útil desses bens. Página 15

16 A outra situação especial diz respeito às reparações e beneficiações nos bens. As amortizações respeitantes a estas operações são listadas à parte, e aparecem nas linhas seguintes aos bens a que se reportam. Deverá também estar incluído no mapa o período esperado das reparações e beneficiações Correcções Fiscais Os efeitos que as reintegrações têm na contabilidade são sempre os mesmos, no entanto, os valores que são lançados na contabilidade nem sempre são aceites fiscalmente. Estas situações verificam-se na reintegração de determinado tipo de bens. À diferença entre os valores que entram na contabilidade e os que são fiscalmente aceites chama-se correcção fiscal, e aparece discriminada nos mapas de reintegração e de mais- valias. As correcções fiscais estão previstas no Código do IRC, e referem-se a Bens como os veículos ligeiros e os barcos de recreio. Nestes casos existe um limite máximo estipulado legalmente até ao qual a reintegração é aceite. Por essa razão, existe um campo na ficha do Bem, onde poderá inserir o limite do valor de aquisição cuja reintegração é totalmente aceite. Esse valor é adjudicado ao Bem e utilizado até ao fim da vida útil não podendo ser alterado a partir do momento em for feita a primeira reintegração. Por exemplo, para as viaturas ligeiras as reintegrações só são aceites como custo até um valor máximo de aquisição de Se adquirir uma viatura por , só será aceite a fracção de reintegração correspondente ao limite máximo aceite, ou seja, : / * 100 = 85, Reintegrações de Bens com mais-valias reinvestidas Segundo o código do IRC anterior a 2001, no artigo 44º do CIRC, pode deduzir-se ao lucro tributável o proveito global obtido com a alienação de bens do imobilizado (mais-valias), desde que o valor realizado seja reinvestido num prazo máximo de 2 anos. No entanto, as reintegrações de Bens em que são feitos reinvestimentos de mais-valias não são aceites como custos fiscais na sua totalidade. Em termos contabilísticos, o cálculo da amortização processa-se da mesma forma, mas para efeitos fiscais deve ser excluída de cada reintegração a parte correspondente à mais-valia incluída no valor de aquisição do bem. O valor da amortização não aceite fiscalmente tem que ser apurado para o Mapa de Reintegrações. O CNO mantém a p o s s i b i l i d a d e de r e g i s t a r valores de mais-valia reinvestida nas aquisições para compatibilidade com os dados registados em anos anteriores. Actualmente, mesmo que os valores de realização sejam declarados reinvestidos e não seja tributada toda a mais-valia, as reintegrações dos bens adquiridos com reinvestimento, não são afectadas. Página 16

17 3. Iniciação dos Trabalhos Pretende-se guiar o utilizador na iniciação de trabalhos no CNO através da: Breve visita ao sistema CNO Visita a tabelas já pré - preenchidas pelo CNO Visita às principais tabelas do CNO a abrir entre as quais as Tabelas da Empresa, Plano de Contas Nos sub-capítulos que se seguem encontrará passo a passo a explicação da iniciação de trabalhos. Página 17

18 3.1 Iniciar a visita ao CNO Organização do Menu Principal O Menu do CNO encontra-se dividido por grupos de funcionalidades. Ficheiros Tabelas Lançamentos Entrada de menu onde se abre e fecha a empresa, efectua cópias de segurança, etc. Entrada de menu onde se editam as tabelas utilizadas pelas várias funcionalidades do sistema. Entrada de menu onde se acedem a lançamentos, a consultas e a listagens. Inventário de Existências Entrada de menu para registar o valor inicial e final das existências assim como para imprimir o respectivo livro. Esta opção está disponível apenas para o tipo de rendimento Comercial/Industrial Imobilizado Mapas Utilitários Entrada de menu para registar as fichas dos bens, gerar os movimentos de reintegração e emissão de mapas e listagens referentes ao imobilizado. Entrada de menu para imprimir as declarações fiscais Declaração periódica de I.V.A., Declaração anual, Modelo 10 e listagem de rendimentos para o Modelo 3. Entrada de menu onde se efectuam as tarefas gerais de Passagem de Ano bem como utilitários diversos para se usar em casos pontuais como o diagnóstico geral. 3.2 Primeiro contacto com o CNO Introdução Esta secção tem o objectivo de guiar o utilizador que está iniciar os trabalhos no CNO e de o familiarizar com os dados de caracterização da empresa e da actividade Guia de iniciação dos trabalhos Para tornar mais rápido os trabalhos de iniciação e configuração, após criar uma nova empresa, o CNO abre um utilitário designado por Guia de iniciação de Trabalhos. Se percorrer este utilitário irá preencher os dados principais de inicialização de trabalhos. Neste processo também se irá familiarizar com a aplicação. Este utilitário ainda pode ser corrido depois de criar a empresa, chamando-o no menu dos utilitários. Nos capítulos seguintes apresentam-se os dados de configuração e os passos a dar no caso de não seguir este guia. Constitui ainda informação complementar útil para conhecer melhor a aplicação. Página 18

19 3.2.3 Parâmetros Servem para o utilizador caracterizar aspectos da empresa e da actividade bem como definir preferências de funcionamento Parâmetros da Aplicação Esta tabela destina-se a introduzir algumas definições para poder trabalhar com o CNO. Os campos mais importantes podem ser preenchidos no Guia de iniciação de Trabalhos. Posteriormente, pode ter que aceder a esta janela para alterar alguns elementos tais como, o regime de I.V.A., o período de liquidação de I.V.A., taxa de retenção na fonte de I.R.S., etc. Exemplo da janela de parâmetros de configuração Análise de alguns campos: Campos Tipo de Rendimentos O CNO está preparado para o tratamento de rendimentos de Profissionais Livres ou Rendimentos Comerciais e Industriais. Deve aqui seleccionar o utilizado pela empresa: Profissionais Livres Rendimentos Comerciais e/ou Industriais Regime de IVA Neste campo é escolhido o regime de IVA utilizado pela empresa: Regime Normal; Regime de Isenção; Regime Misto. Taxa Pro-rata No caso de funcionar com o Regime Misto deve indicar neste campo qual a Taxa do Pro-rata. Esta será sempre assumida nos lançamentos de compras e de despesas, após pergunta ao utilizador, e assim o valor do IVA suportado e do IVA dedutível é calculado automaticamente pela aplicação. Página 19

20 Taxa de Retenção na Fonte Valor Mínimo para o Mapa Recapitulativo Este campo deve ser preenchido caso a empresa venda serviços a sujeitos que têm obrigação de reter I.R.S.. Indique aqui a taxa respectiva para ser apresentada por defeito no lançamento. Neste campo deverá indicar o valor mínimo que aparecerá por defeito no mapa recapitulativo de clientes e fornecedores. Taxas de IVA Pode definir dois conjuntos de taxas de I.V.A. para cada regime/espaço fiscal. Destina-se a indicar as taxas de I.V.A. em vigor e as anteriores. Nos lançamentos, o programa selecciona a taxa a utilizar em função da data dos documentos Parâmetros da Empresa Na tabela de parâmetros da empresa deverá introduzir os dados relativos à empresa de forma a serem impressos nas Declarações e nos Mapas obrigatórios Operadores A parametrização dos operadores é feita em Ficheiros Criar Operadores. Para tal, deverá seleccionar a opção Editar. Poderá assim definir os aspectos relativos ao operador seleccionado. Se pretender criar um novo operador, deverá clicar no botão Editar e em seguida no botão Novo. Será apresentada uma ficha em branco que permite efectuar o registo do novo operador. Para cada operador deverá inserir uma senha de acesso e o nível de acesso pretendido. Página 20

21 3.2.5 Tabelas Tipos de Documento Ao efectuar os lançamentos terá que indicar o tipo de documento físico que suporta o movimento: Factura, Venda a Dinheiro, Nota de Crédito, etc. Existem dois tipos de documento que já vão criados com a aplicação e que não podem ser alterados pelo utilizador, são eles: Autoc Autoconsumo e DocIn Documento interno Campos Sinal dos lançamentos que usam este tipo de documento Define se os lançamentos efectuados com este tipo de documento correspondem a um lançamento contabilístico positivo ou negativo (em geral correspondente a devoluções ou descontos) Pastas de Arquivo O CNO permite que sejam criadas várias pastas de arquivo de acordo com as necessidades e conveniências de cada utilizador. Assim, pode arquivar os documentos nas pastas que entender. No entanto, é conveniente, que as pastas definidas no CNO correspondam ás pastas físicas usadas na prática, e por sua vez, as pastas físicas deverão estar identificadas com o código numérico com que foram abertas no CNO. Página 21

22 Campos Sugere o livro Indica qual o livro que é sugerido nos lançamentos a esta pasta. Este pode, no entanto, ser alterado na altura do lançamento. Sugere o tipo de documento Indica qual o tipo de documento que é sugerido nos lançamentos a esta pasta. Este pode, no entanto, ser alterado na altura do lançamento. Existe uma pasta de arquivo que já está definida no CNO e que não pode ser alterada nem apagada pelo utilizador, que é a Pasta 9999 de Reintegrações Países Esta tabela serve para se registarem os países com os quais são feitas transacções. Posteriormente, quando definir entidades, terá que indicar o país a que pertencem. Esta identificação é utilizada para o sistema conseguir sugerir o tipo de transacção face ao IVA e também para seleccionar das entidades que devem constar no mapa recapitulativo. Existe um código de país que é fixo e que já vai criado na aplicação: Na criação da tabela zonas / países, o utilizador deverá ter especial atenção à criação de novos códigos. O sistema assume que: 01 Portugal (pré-definido) de 02 a 30 Países da CEE de 31 a 99 Países Extra-Comunitários Descrições de Movimentos Esta tabela destina-se a facilitar o preenchimento do campo da descrição ao efectuar um lançamento. O seu funcionamento é simples, e terá apenas que preencher a descrição do movimento e os livros onde poderá utilizar essa mesma descrição. Página 22

23 Existem três funcionalidades muito úteis que podem ser utilizadas e que facilitarão o esquema de lançamentos: No campo Livros onde pretende usar esta descrição, pode, a seguir ao número do livro acrescentar um %, assim, em todos os lançamentos cujo número do livro se inicie pelos dígitos inseridos antes de %, estará disponível a descrição do movimento. No campo Descrição de lançamento podem ser introduzidos para que quando estiver a efectuar o lançamento, o sistema converta as siglas nos dados respectivos. No campo Descrição de lançamento o utilizador deve procurar inserir descrições que se iniciem com caracteres diferentes. O objectivo é, ao fazer lançamentos apenas inserir a primeira letra para que o sistema preencha o resto do campo automaticamente Entidades Nesta tabela são registadas as entidades com que a empresa efectua movimentos. Entendem-se por entidades os clientes, fornecedores, e os outros devedores e credores da empresa. A informação desta tabela é utilizada para: Nos lançamentos de alguns livros é importante ler o fornecedor pois este será integrado na descrição apresentada no livro; Nos lançamentos de vendas e compras é fundamental a identificação do cliente e do fornecedor para o preenchimento dos Anexos O/P da Declaração Anual. Campos Tipo de Entidade Deve indicar que tipo de relação tem com esta entidade. A entidade será apresentada nos livros cujas opções estiverem assinaladas. Zona/País É aqui definida a zona/país da entidade. O facto de ser ou não nacional terá influência na definição do tipo de transacção e na impressão de alguns mapas fiscais Plano de Contas Para iniciar o processamento da contabilidade não organizada é necessário criar o plano de contas. Página 23

24 Um plano de contas não é um conjunto de códigos abertos arbitrariamente mas sim uma estrutura hierárquica, cujo topo é constituído pelas contas do razão ou contas do primeiro grau, que se dividem em subcontas do segundo grau e que por sua vez se subdividem até se atingir o detalhe desejado. Depois de definir o tipo de rendimento, o CNO cria automaticamente o plano de contas de acordo com esse tipo de rendimento Estrutura e Código de Contas O plano de contas é apresentado, por defeito, ordenado por código de conta. No entanto pode visualizá-lo ordenado por Livro permitindo assim uma visão mais clara das contas que poderá utilizar em cada livro. Os códigos de contas podem conter até um máximo de 12 algarismos e a sua estrutura é que identifica a posição e o grau que cada uma tem no plano de contas. A estrutura inclui uma conta do razão ou conta de primeiro grau, que se subdividem em contas do segundo grau, e assim sucessivamente até obtermos o detalhe desejado. Ao codificar uma conta como a define-se imediatamente o seu grau e toda a sua hierarquia, sendo esta de grau três. Por exemplo, a conta é a subconta da 42.2, que por sua vez é também subconta da 42 que é designada por conta do razão. Genericamente, o código de uma subconta corresponde ao código da sua conta mãe seguido de um ponto e dos dígitos que a identificam entre as suas irmãs. O parentesco estabelece-se da seguinte forma: A conta do primeiro nível é designada por conta do razão, é de grau 1 e tem no máximo 4 dígitos. As subcontas da conta do razão são as suas filhas e são de grau 2. Todas as subcontas deste grau são irmãs. As subcontas iniciam-se com os mesmos dígitos da conta mãe, seguida de um ponto e de um máximo de 4 dígitos que define a sua classificação no grau seguinte. O grau máximo de uma conta é 8, e cada grau pode ter no máximo 4 dígitos. Todas as contas que sejam irmãs entre elas terão que ter a mesma estrutura, ou seja, o número de dígitos utilizado em cada grau tem que ser o mesmo. Página 24

25 Dentro desta hierarquia a conta de maior grau é designada por conta de movimento, sendo todas as outras de acumulação, ou seja, os resultados são somados até à conta mãe Consistência do Plano de Contas As contas de maior grau são as utilizadas nos movimentos, e portanto necessitam de mais informação na abertura de contas. Se for criada uma outra conta de maior grau, a anterior deixa de ser de movimento e a seguinte passa a sê-lo, e neste caso, todos os movimentos serão transportados para essa subconta. A consistência da estrutura do plano de contas é assegurada por um controlo absoluto por parte do CNO, que faz verificações à estrutura. Esta consistência é também verificada sempre que correr o diagnóstico Processo de Abertura de Contas Ao criar uma conta no plano, o sistema assume que ela é de movimento. Logo, ao abrir as contas, é conveniente começar pelas mais analíticas (de maior grau) pois ao terminar a sua introdução, é pedida automaticamente a designação das contas de grau inferior até atingir a conta do razão, garantindo-se assim a coerência do plano. Para as contas de movimento, é necessário definir mais elementos, visto serem as contas a que se lançarão valores. Para as intermédias, basta registar a sua designação. Se o plano não for aberto pelas contas de maior grau, o programa pedirá o preenchimento de todos os campos pois parte do pressuposto que se está a abrir uma conta de movimento. À medida que se vão criando as contas o CNO vai fazendo as verificações correspondentes, por exemplo: ƒ Se existe a conta não será possível criar a conta , pois o número de dígitos do segundo grau já está definido com 1 dígito. ƒ Se existir a conta não será possível criar a conta , pois estaria a criar uma conta em que o 4º grau é de 3 dígitos quando anteriormente havia sido criada uma apenas com 2 dígitos no 4º grau Campos da Conta Examinam-se em seguida os campos a preencher ao criar uma conta de movimento: Página 25

26 Campos Código É indicado o número da conta. Para as contas intermédias só estarão disponíveis os campos do código e da descrição. Para as contas de movimento é necessário preencher todos os campos. Descrição da conta Indica a descrição da conta Livro/rubrica Indica a que livro/rubrica a conta está assignada. Cada conta só pode estar assignada a um único livro/rubrica. Classificação da conta segundo rubricas anexo B do Mod.3 Neste campo são apresentadas as rubricas de IRS que podem ser seleccionadas. Estas estão relacionadas com o tipo de livro escolhido no campo anterior. Regime de IVA Define-se aqui qual o regime a que os movimentos desta conta estão sujeitos. Este será apresentado por defeito nos lançamentos a esta conta. Percentagem do I.V.A dedutível nas aquisições Indica a percentagem de dedução aceite para efeitos de IVA. Identificação de contas específicas Destina-se a identificar as contas específicas do gasóleo, gasolina,... que a aplicação necessita de conhecer para preencher as declarações de Iva. Página 26

27 4. Lançamentos de Receitas e Despesas Página 27

28 4.1 Organização dos Lançamentos Como foi referido anteriormente, no CNO ao fazer um lançamento terá obrigatoriamente que indicar o livro a que corresponde o lançamento. No entanto, para permitir que o utilizador organize os documentos de uma forma independente dos livros, foram criadas pastas de arquivo. Assim sendo, é garantido o arquivo sequencial em livros/rubricas de acordo com a legislação, e ao mesmo tempo, é permitido ao utilizador ter uma organização interna completamente diferente da anterior que é feita em pastas de arquivo. Para fazer a sua organização em pastas de arquivo, é necessária a criação dessas pastas na respectiva tabela que terão que corresponder às pastas físicas utilizadas na prática. É ainda conveniente numerar as pastas físicas com os mesmos números da tabela de pastas de arquivo do CNO. Então, ao efectuar um lançamento terá dois campos com dois números: N.º de Arquivo - Este número é atribuído sequencialmente pelo sistema à medida que regista novos lançamentos, pode no entanto ser alterado pelo utilizador. È com este número que o documento irá ser arquivado na respectiva pasta. N.º de Registo Este número é atribuído automaticamente pelo sistema, de uma forma sequencial e cronológica. Este será o número com que o documento ficará registado no livro respectivo. Caso seja apagado ou alterada a data de um documento, o sistema automaticamente ajusta toda a numeração dos documentos. 4.2 Estrutura geral do lançamento nos livros Para efectuar um lançamento tem que ir ao menu Lançamentos Lançamentos. O primeiro passo será seleccionar, de entre as pastas criadas, em qual irá ser efectuado o lançamento. Depois deve pressionar Enter ou clicar no botão Editar, e entrará no registo do lançamento. Um lançamento é sempre dividido em duas partes: O cabeçalho - introduzem-se os dados gerais do lançamento que serão comuns a todas as linhas. As linhas nas linhas registam-se todos os detalhes relativos ao lançamento Cabeçalho de Lançamento Regista-se no cabeçalho do documento os elementos comuns a todas as linhas do mesmo, tais como: Entidade, Documento, livro de registo, etc. Página 28

29 Campos Livro Aqui é seleccionado o livro/rubrica em que o documento vai ser apresentado. Ao preencher as linhas, no campo conta serão apenas apresentadas as contas relativas ao livro aqui seleccionado. Documento Neste campo será introduzido o tipo de documento, o seu número e data. Entidade Deve aqui inserir a entidade a que se refere o lançamento. Pode ser um fornecedor, um cliente ou outro devedor ou credor da empresa. Para tal, basta inserir o número que identifica a entidade na tabela de entidades, pode pressionar F2 ou Ctrl-L para aceder à a lista de entidades de acordo com o livro de lançamento, ou pode ainda, digitar o número de contribuinte da entidade no campo. Casa pretenda efectuar um lançamento a uma entidade, e que este não seja discriminado nos anexos O/P da declaração anual, pode utilizar o Cliente Saco (código ). Descrição Este campo é usado para introduzir uma descrição do movimento. Esta introdução pode ser livre ou com auxilio a partir da tabela de descrições, pois no caso de já haver registos na tabela de descrições, ao digitar as primeiras letras o sistema automaticamente preenche o resto da descrição. Campos IRS Retido Quando o campo da ficha da entidade Esta entidade efectua o valor retenção deste campo de I.R.S. multiplicando estiver assinalado, a taxa de o retenção Cno calcula dos parâmetros pelo total do documento. Sempre que sejam criadas, apagadas ou alteradas linhas de valores este campo é recalculado. No fim, o utilizador pode alterar manualmente o valor deste campo. No entanto, se alterar alguma linha ele será de novo calculado automaticamente. Página 29

30 Nota: Este campo apenas se encontra visível no caso de estar a efectuar um lançamento nos livros de prestação de serviços. Bem É usado para introduzir o Bem sobre o qual irá ser efectuado o lançamento. Nota: Este campo apenas se encontra visível no caso de estar a efectuar uma compra (livros 062 ou 092) ou venda (livros 063 ou 093). Valor realizado reinvestido No caso de ter sido reinvestido algum valor correspondente à realização na aquisição do Bem, deverá indicá-lo neste campo. Nota: Este campo apenas se encontra visível no caso de estar a efectuar uma compra (livros 062 ou 092). Ano Define em que ano foi realizado o valor que foi reinvestido na aquisição do Bem. Nota: Este campo apenas se encontra visível no caso de estar a efectuar uma compra (livros 062 ou 092). Mais-Valia não tributada reinvestida Valor das mais-valias não tributadas que serão reinvestidas na aquisição deste Bem. Nota: Este campo apenas se encontra visível no caso de estar a efectuar uma compra (livros 062 ou 092). Coeficiente de Desvalorização Monetária Deverá aqui inserir o valor do Coeficiente de Desvalorização Monetária caso este seja utilizado. Este valor é utilizado para efectuar cálculos nos mapas de mais-valias e nos cálculos das reavaliações. Nota: Este campo apenas se encontra visível no caso de estar a efectuar uma venda (livros 063 ou 093). Página 30

31 4.2.2 Linhas de Lançamento Regista-se nas linhas as contas movimentadas 36 Lançamentos Campos Conta Aqui é escolhida a conta onde será feito o lançamento. Regime de IVA Indica o regime de IVA do artigo. É inserido por defeito o regime definido na conta. % Dedução É inserida neste campo a percentagem de dedução de IVA aceite. É introduzido por defeito a percentagem definida na conta. Pro-rata Neste campo é indicada a percentagem de pro-rata. É inserido por defeito o valor dos parâmetros. Nota: este campo apenas é apresentado para taxas de prorata diferentes de 0 ou Caracterização do IVA Introdução No registo de receitas e despesas é necessário caracterizar o Iva associado aos lançamentos. Esta caracterização é necessária para o preenchimento das declarações de IVA e seus anexos. Nos casos mais comuns, as vendas e as compras serão realizadas em território nacional, no mesmo espaço fiscal da sede e a caracterização do Iva consiste em: No registo de vendas, indicar o Iva liquidado. No registo de compras, indicar o Iva constante no documento e a parcela dedutível. Para indicar o Iva, a aplicação pede o regime de Iva a partir do qual determina a taxa de Iva e calcula o seu valor. O regime de Iva é determinada pelo tipo de bem vendido ou adquirido, podendo ser: Reduzida Intermédia Normal Isento Página 31

32 Nas contas do plano, define-se o regime de Iva por defeito e a percentagem de dedução habitual quando se adquirem bens para essa conta. Ao registar o lançamento, a aplicação não pára nos campos de caracterização do Iva, assumindo que se aplicam os valores por defeito, para facilitar o lançamento. Nos casos menos comuns poderá ser necessário caracterizar elementos adicionais como: O espaço fiscal quando a transacção se localiza em espaço diferente da sede (Madeira, Açores...) Tipos de transacção especiais como a aquisição intracomunitária de bens O sujeito passivo tem regime de isenção pelo que não liquida I.V.A. e suporta o I.V.A. das aquisições. Nos capítulos seguintes analisam-se em detalhe os casos especiais Regimes de I.V.A. O regime de IVA caracteriza o artigo relativamente ao tipo de I.V.A. utilizado que em geral tem a ver com o tipo de bem ou serviço transaccionado. No lançamento existe um campo para indicar o regime de I.V.A., que é preenchido, por defeito, com o regime indicado na conta do plano utilizada. O lançamento utiliza um dos seguintes regimes: Taxa Reduzida - Quando o bem transaccionado está na lista de bens com taxa reduzida. Taxa Normal - Regra geral aplicável à generalidade dos bens. Taxa intermédia - Taxa aplicada geralmente às refeições e à hotelaria em geral. Isento - Regime aplicável a alguns bens ou serviços isentos.. Este regime também se aplica nas vendas efectuadas por sujeito passivo com regime de isenção ou nas aquisições a sujeitos passivos com regime de isenção. Este regime também se aplica nas aquisições ou vendas de bens abrangidos por regimes especiais semelhantes ao do tabaco, em que o I.V.A. é movimentado na origem e as transacções seguintes são processadas sem I.V.A.. Sem I.V.A. - Regime aplicável às despesas que, pela sua natureza, não são tributáveis em IVA, como as remunerações pagas. Dado que o regime de I.V.A. depende essencialmente do tipo de bem, é possível caracterizar o seu valor por defeito nas contas do plano. Quando se indica nos parâmetros da aplicação que a empresa tem regime de isenção, a aplicação ignora o regime de I.V.A. indicado nas contas e usa o regime Isento nos lançamentos de vendas. Página 32

33 4.3.3 Percentagem de dedução A percentagem de dedução do I.V.A. destina-se apenas ao lançamentos de aquisição e destina-se a indicar qual a parte do I.V.A. registado no lançamento que pode ser deduzido pela empresa. A parte restante será considerada como parte do custo da aquisição, designado por I.V.A. suportado. Em geral, a percentagem de I.V.A. suportado é de 100% (totalidade) ou 0% (nada). O gasóleo constitui a excepção mais importante, para o qual pode ser possível deduzir 50% do valor do I.V.A.. No lançamento de compras e despesas existe um campo para indicar a percentagem do I.V.A. dedutível, que é preenchido, por defeito, com o regime indicado na conta do plano utilizada. Esta é em geral 100% excepto na conta de aquisição de gasóleo e nas contas de aquisição e despesas com viaturas de turismo e despesas de representação. Quando se indica nos parâmetros de configuração que a empresa tem regime de isenção, a aplicação ignora a percentagem de dedução indicada nas contas e usa 0% nos lançamentos de compras Espaço Fiscal O espaço fiscal da transacção: Continente, Madeira ou Açores, tem a ver com a localização da transacção de acordo com o CIVA. A caracterização do espaço fiscal é necessária porque: As transacções registadas em espaço fiscal diferente da sede, têm que ser registadas no anexo M da declaração anual, separadas das restantes. As taxas de I.V.A. aplicáveis ao espaço fiscal do continente são distintas das aplicadas na Madeira e Açores. No lançamento existe um campo para indicar o espaço fiscal, que é preenchido, por defeito, com o espaço fiscal da sede. Nos casos particulares este deve ser alterado pelo utilizador Tipo de transacção O tipo de transacção indica caracteriza a transacção relativamente às características do vendedor e do adquirente e à localização da transacção. A definição do tipo de transacção no lançamento é de extrema importância para o cálculo correcto dos valores de IVA e para a emissão dos mapas respectivos. Por regra quando a transacção é efectuada com uma entidade Portuguesa, utiliza-se o tipo Em território Nacional. Este campo merece particular relevância quando se transacciona com entidades da CEE ou Estrangeiras. Apresentam-se a seguir os tipos de transacção aplicáveis às vendas: Em território nacional Vendas localizadas em território nacional (CIVA): Vendas realizadas em território nacional com intervenientes Portugueses Vendas realizadas a Clientes estrangeiros mas tributáveis em Iva português. CEE Vendas de bens localizadas na CEE (CIVA): Vendas de serviços localizada na CEE (CIVA-6º) Vendas de bens montados ou instalados na CEE Estrangeiro Vendas de bens localizadas no Estrangeiro (CIVA): Página 33

34 Vendas de serviços localizada no estrangeiro (CIVA-6) Venda de bens montados ou instalados no estrangeiro Intracomunitária Vendas Intracomunitárias de bens Venda de mercadorias a cliente comunitários, sujeitos passivos de IVA sem regime de isenção Exportação Exportações de bens para países terceiros: Venda de mercadorias a clientes estrangeiros Operações Assimiladas a Intracomunitárias Operações assimiladas a vendas intracomunitárias: Prestação de serviços de transporte intracomunitários ou associados a uma transacção intracomunitária Serviços de intermediação Apresentam-se a seguir os tipos de transacção aplicáveis às compras: Em território nacional Aquisições localizadas em território nacional (CIVA) com o Iva liquidado pelo Fornecedor: Aquisições realizadas em território nacional com intervenientes Portugueses Aquisições realizadas a Fornecedores estrangeiros mas tributáveis em Iva português e que elegeram representante legal. Liquidado pelo adquirente Aquisições localizadas em território nacional (CIVA) a Fornecedores estrangeiros com o Iva liquidado pelo adquirente. Aquisição de serviços a fornecedor estrangeiro, localizadas em Portugal em que o Fornecedor não elegeu representante legal em Portugal e portanto não liquida Iva Regime Isenção Aquisições a Fornecedores com regime de isenção CEE Aquisições de bens localizadas na CE (CIVA): Aquisição de serviços localizada na CEE (CIVA-6º) Aquisição de bens que não sejam considerados transacções intracomunitárias Estrangeiro Aquisições de bens localizadas no Estrangeiro (CIVA): Aquisição de serviços localizada no estrangeiro (CIVA-6) Intracomunitária Aquisições Intracomunitárias de bens Aquisição de mercadorias a Fornecedores comunitários, sujeitos passivos de IVA sem regime de isenção Importação Importações de bens a países terceiros Aquisição de mercadorias a fornecedores estrangeiros Operações Assimiladas a Intracomunitárias Operações assimiladas a aquisições intracomunitárias: Prestação de serviços de transporte intracomunitários ou associados a uma transacção intracomunitária Serviços de intermediação No lançamento de compras e despesas existe um campo para indicar o tipo de transacção, que é preenchido, por defeito, de acordo com a País da Entidade registada no lançamento e do tipo de livro que se está a registar. Apresentam-se alguns exemplos: Em Território Nacional quando a entidade tem país Portugal Transacção Intracomunitária quando a entidade tem país da CEE e o lançamento é no livro de compras ou vendas de mercadorias, matérias-primas ou produtos. Exportação ou Importação quando a entidade tem país Estrangeiro e o lançamento é no livro de vendas ou compras de mercadorias, matérias-primas ou produtos. Nos casos particulares este deve ser alterado pelo utilizador. Atenda-se a que sempre que a entidade vendedora ou adquirente não seja Portuguesa, este campo deve ser analisado com cuidado. Página 34

35 4.3.6 Casos Particulares Existem determinadas situações especiais relativamente ao IVA, como as ofertas e os autoconsumos, que a legislação define no Art.º 3º - 3 f), g) do CIVA. De forma a facilitar o trabalho do utilizador, apresentamse em seguida alguns casos e a forma como se devem ser registados no CNO. O sujeito faz compras para ele e para a empresa: Para tratar esta situação, deverá apenas lançar no CNO a parte relativa á empresa e deduzir apenas o IVA correspondente. O sujeito compra um bem para oferecer no interesse da actividade Lança no CNO a compra mas suporta o IVA na totalidade. Sendo assim, ao efectuar o lançamento deve colocar % dedução = 0. Sujeito que faz autoconsumo de existências próprias Neste caso o IVA tem que ser liquidado, e o custo da compra tem que ser retirado aos custos que irão ser colocados na Declaração de IRS. Para tal, deve lançar-se uma compra, usando o tipo de documento especifico Autoc para que o I.V.A. seja colocado num campo especifico da declaração periódica mensal do I.V.A.. Sujeito que oferece existências próprias Nestas situações o IVA tem que ser liquidado e considerado como I.V.A. suportado. Estes valores continuam a ser inscritos na declaração periódica de I.V.A., no entanto, terão que ser discriminados num campo específico da declaração. Para efectuar os lançamentos destes casos, deverá lançar uma venda, inserindo no cabeçalho os dados normalmente, e nas linhas terá que deixar o campo Valor Liquido a zero, e apenas tem que inserir o valor correspondente ao I.V.A Análises de Receitas e Despesas Livros Esta operação poderá ser efectuada em Lançamentos Æ Consultas Livros. Nesta tabela poderá consultar todos os movimentos efectuados para cada um dos livros/rubricas. Para tal, apenas necessita de seleccionar o livro pretendido e terá a listagem dos lançamentos efectuados. Se pressionar o botão Editar poderá consultar todo o detalhe do lançamento efectuado Contas Esta consulta pode se efectuada através do menu Lançamentos Æ Consultas Contas. Ao entrar no tabela, é apresentada a lista de todas as contas do plano e os respectivos valores de receitas e despesas do mês e valores de receitas e despesas acumulados até ao mês escolhido. Página 35

36 4.4.3 Entidades Para aceder a esta consulta deverá ir ao menu Lançamentos Æ Consultas Entidades. Ao entrar na tabela são apresentados por entidade os valores de compras e vendas realizadas. Pode ser ainda ser consultado o extracto de cada entidade Balancete Contabilístico O balancete contabilístico constitui uma análise para uso interno das vendas e dos custos da actividade. O sistema é fornecido com um plano mínimo, estruturado com os livros e rubricas obrigatórios, e que praticamente não apresenta qualquer trabalho de classificação. Se pretender detalhar esta informação pode aumentar o plano de contas para obter a análise desejada. Página 36

37 5. Inventário de Existências Página 37

38 5.1 Introdução O tratamento das existências no sistema só é efectuado se o sujeito passivo for titular de rendimentos Comerciais ou Industriais. O tratamento das existências destina-se a obter os seguintes resultados: Registo do livro do inventário do fim do Exercício; Obter os elementos necessários para apurar o custo das existências vendidas e consumidas na Declaração IRS - modelo 3. Para se conseguir obter qualquer um dos resultados pretendidos, é necessário proceder à classificação das existências em matérias-primas, mercadorias e produtos acabados e produtos e trabalhos em curso. 5.2 Existências Iniciais No CNO o registo das existências é feito através de valores globais, visto que se destinam apenas ao apuramento da variação da produção para a Declaração de IRS, e como tal, este procedimento pode ser utilizado. Apesar de não ser necessário uma discriminação detalhada por artigo, esta terá que ser feita mas apenas por tipo de existência. Esta tabela pode ser preenchida pelo utilizador, caso este esteja agora a começar a trabalhar com o sistema, ou automaticamente, quando se efectua o encerramento do ano. As existências iniciais do ano seguinte correspondem ao valor das existências lançadas no livro de inventário do exercício corrente. 5.3 Existências Finais O registo das existências finais tem por objectivo efectuar a impressão do Livro de Inventário de Fim do Ano (livro 7), e apurar a variação da produção para efeitos de IRS. Página 38

39 No Livro de Inventário de Fim de Ano, as existências terão que estar discriminadas por tipo de existência - mercadorias, matérias-primas, produtos fabricados e produtos ou trabalhos em curso. Terão também que estar discriminados por espécie de existência. Para efectuar este registo de forma correcta, deverá preencher a tabela de famílias de artigos, na qual são criadas as espécies de existências e classificadas quanto ao seu tipo. Com esta tabela preenchida, quando estiver a efectuar o lançamento das existências finais as espécies serão agrupadas por tipo de existência função da sua classificação na tabela de família de artigos. Exemplo do lançamento: Campos Família O utilizador selecciona aqui a família a que pertence o artigo para o qual está a registar o inventário final. Quantidade Quantidade inventariada do artigo. Unidade Unidade em que foi contado o artigo. Por exemplo: à unidade, por caixas, etc. Preço Preço do artigo. Página 39

40 6. Tratamento do Imobilizado Página 40

41 6.1 Tratamento de Imobilizado Conceito Os Activos correspondem ao conjunto de todos os bens, fixos tangíveis ou intangíveis, adquiridos para a actividade profissional do empresário. A aquisição de activos distingue-se dos restantes bens pelo facto do seu custo poder ser, na maior parte dos casos, depreciado durante vários anos. Uma vez que estes bens são, geralmente, utilizados durante vários anos, o seu custo não pode ser lançado como despesa de um só ano, devendo ser repartido pelos anos em que o bem está em funcionamento. A repartição do valor de um bem, ao longo dos anos, em função do seu uso, é designada por depreciação. Quando os activos são vendidos, a sua venda pode gerar uma mais-valia ou uma menos-valia. A valia obtida na venda corresponde à diferença entre o valor de venda e o valor actual do activo. Valia = Valor Venda - [(Valor Aquisição - Depreciações acumuladas) * Coeficiente Desvalorização Monetária] Método de Depreciação Existem vários métodos de cálculo das depreciações dos activos. No CNO, apenas se utiliza o método das quotas constantes, uma vez que é o mais comum. 6.2 Tabelas dos Activos Estas tabelas destinam-se a complementar a informação nas fichas dos activos Títulos dos Mapas de Reintegrações Nesta tabela estão definidos os títulos dos mapas de reintegrações que serão associados aos grupos homogéneos. O principal objectivo é para cada grupo definir o código do título do mapa de reintegração sob o qual o mesmo deve ser listado. Ao criar uma nova empresa, esta tabela é criada automaticamente pelo CNO, uma vez que regista os títulos estabelecidos fiscalmente e que são válidos para todas as empresas. Página 41

42 6.2.2 Grupos Homogéneos Esta tabela permite o agrupamento dos Bens desde que sejam da mesma espécie e cuja depreciação se pratique pelo mesmo método. Ao criar uma nova empresa, esta tabela é criada automaticamente pelo CNO, uma vez que regista os títulos estabelecidos fiscalmente e que são válidos para todas as empresas. Campos Código O código aqui inserido deverá estar associado ao código das taxas de reintegração referidas no DL 2/90 Tipo de Bem O utilizador define aqui que Tipo de Bem pertence a este grupo homogéneo: corpóreo, incorpóreo ou financeiro. Agrupa Bens nos mapas de reintegrações? É possível agrupar Bens no mapa de reintegrações desde que sejam do mesmo ano e que pratiquem o mesmo método de reintegração. Se assinalar esta opção estes serão listados em grupo no mapa. Nota: Os edifícios e outras construções e viaturas ligeiras de passageiros ou mistas, devem ser elemento a elemento. discriminados Título no mapa de reintegrações O utilizador indica sob que título no mapa de reintegrações aparecerá este grupo homogéneo. Este campo inclui a lista completa de títulos de acordo com a legislação mas serão sugeridos ao utilizador os que deverá usar podendo no entanto ser alterado. Os bens de reduzido valor devem ser depreciados integralmente no primeiro exercício. Estes bens devem ser evidenciados no mapa de reintegrações pelo seu valor global. Nesta tabela já vai criado um registo que é fixo e que se destina a tratar os bens de reduzido valor, e cujo código é 9999 e a taxa de reintegração é 100%. Este registo não pode ser alterado ou apagado. Página 42

43 6.3 Ficha do Bem do Imobilizado Ficha Exemplo da ficha do Bem do Imobilizado: Campos Código do Bem A estratégia de codificação dos Bens deve ser pensada de acordo com a ordenação pretendida nas consultas/listagens. Sugere-se AAAA TTNNN sendo AAAA o ano de aquisição, TT uma sigla do tipo de Bem e NNN uma numeração sequencial. Desta forma, a lista dos Bens aparece ordenada por ano de aquisição e, dentro de cada ano, por grupos de imóveis. Código do elemento O código de elemento destina-se a identificar partes de um mesmo Bem com métodos de reintegração distintos (porque pertencem a diferentes grupos homogéneos) ou que foram adquiridos em anos distintos. Exemplo: o terreno e o edifício têm métodos de reintegração distintos. Para que estes Bens apareçam seguidos nas listagens e consultas, a codificação dos Bens faz-se usando o mesmo código e nº de elementos 0 e 1. Nota: O Bem principal regista-se sempre com nº de elemento 0. Só podem ser registados Bens com nº elemento > 0 se já existir um elemento com o mesmo código e com nº de elemento 0. Grupo homogéneo Define-se aqui a qual dos grupos homogéneos pertence o Bem. Neste campo é apresentada a lista de grupos que estiver criada na tabela de grupos homogéneos. Situação especial No caso do Bem pertencer a alguma situação especial em relação ao método de reintegração, deve indica-la aqui. As situações especiais são: Adquirido usado Reparação ou Beneficiação. Página 43

44 Taxa de reintegração Indica a taxa de reintegração do Bem. O CNO sugere a taxa registada na tabela de grupos homogéneos. A taxa não deve ser alterada após serem registadas reintegrações. A taxa deve estar entre o mínimo e máximo aceites fiscalmente. O CNO aceita qualquer taxa que seja >=0% e <= 100% e por isso cabe ao utilizador garantir que a taxa aí colocada é aceite fiscalmente. Certos bens não são reintegráveis mas constam no mapa 32.1 com taxa 0. Correcção fiscal Para determinado bens como os automóveis ligeiros, os barcos e aviões de recreio, a legislação estipula um valor máximo aceite fiscalmente. Para esses bens deverá assinalar esta opção. Valor de aquisição máximo aceite fiscalmente Permite inserir o valor máximo de aquisição aceite fiscalmente para este tipo de bem, de acordo com a legislação vigente à data da sua aquisição. Este valor é usado para calcular a correcção fiscal no mapa de reintegrações Página 44

45 Valores Os valores de abertura são preenchidos pelo utilizador quando está a abrir fichas antigas de Bens, e são preenchidos automaticamente pelo sistema na abertura de um novo ano Datas Campos Ano de Aquisição Registe neste campo o ano de aquisição do Bem. Ano de início Registe neste campo o ano de início de utilização do Bem. Ano de Fim Registe neste campo o ano de fim de utilização do Bem Valores transitados do ano anterior Campos Custo de aquisição Este campo serve para inserir o valor de aquisição do Bem. Mais-valia não tributada, valor e ano Caso tenha reinvestido algum valor correspondente a realizações na compra do Bem deve aqui indicá-lo assim como o ano em que obteve a mais valia. Reintegração acumulada Apresenta o custo das reintegrações praticadas até ao ano anterior. O ano de início é anterior ao ano corrente e se for diferente de zero. O valor de aquisição seja diferente de zero. O valor é inferior ou igual ao custo de aquisição. Apenas pode registar aqui valores nos casos em que: Os valores das reintegrações são igualmente preenchidos pelo utilizador na altura da abertura da ficha, ou automaticamente actualizados pela passagem do ano Valores do exercício corrente Os valores aqui registados são calculados pelo CNO baseados nos movimentos do ano corrente. Página 45

46 6.4 Reintegrações O imobilizado distingue-se dos outro bens pelo facto de o seu custo poder ser, na maior parte dos casos, amortizado durante vários anos. Ou seja, como estes bens podem ser utilizados durante vários anos, o seu custo não poderá ser lançado na totalidade como despesa num só ano, sendo assim, o que deve ser feito é proceder-se à repartição desses custos pelos anos de utilização do bem. A essa repartição de custos chamase reintegração Reintegrações Manuais Apesar de ser mais comum lançar as reintegrações de forma automática, pode efectuar o seu registo manual neste ecrã de lançamento. Exemplo de lançamento de reintegração Campos Bem Neste campo o utilizador selecciona o Bem a ser reintegrado. Valor Define-se aqui qual será o valor da reintegração Reintegrações Automáticas Esta funcionalidade gera automaticamente as reintegrações dos Bens no exercício corrente. Para tal basta seleccionar qual a opção pretendida: Todos os Bens esta opção efectua a reintegração de todos os Bens de acordo com os valores e taxas definidas na ficha do Bem. Nota: Se, ao realizar esta operação, já tiver lançamentos de reintegrações efectuados, esses lançamentos serão apagados e criados novos registos. Bens por reintegrar - efectua apenas a reintegração dos Bens ainda não reintegrados neste exercício. Página 46