Criando um roteiro: planejamento estratégico de investimentos para a empresa ágil. CA Project & Portfolio Management

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1 Criando um roteiro: planejamento estratégico de investimentos para a empresa ágil CA Project & Portfolio Management

2 Não é mais viável para as empresas contar com processos de planejamento anuais rígidos. As expectativas dos clientes são altas demais, e as barreiras para a inovação são cada vez menores. Da perspectiva do planejamento, isso acelera o ritmo das coisas e coloca pressão sobre as organizações para tornar tudo uma "prioridade". O resultado? As organizações assumem compromissos demais, e os planos de investimento são orientados por listas de pendências operacionais, em vez de estarem baseados em uma visão estratégica compartilhada. Para ter sucesso nesse ambiente, os líderes de negócios da empresa precisam assobiar e chupar cana: Eles precisam da agilidade para criar e adaptar a estratégia de investimentos rapidamente, mas também precisam de visibilidade profunda e confiável do desempenho de todas as iniciativas do portfólio. "Quando consumidores volúveis e impacientes são confrontados com desenvolvedores de produtos talentosos, surge a necessidade da inovação de produtos, os quais nunca são "suficientemente rápidos" ou "suficientemente ágeis" para atender às demandas e às necessidades do mercado antes da concorrência". - Mbula Schoen, Gartner, Hype Cycle for Project and Portfolio Management, 2017, julho de

3 Apresentando novos recursos de criação de roteiros projetados para dar suporte à maneira como as empresas modernas executam seus planos: usando iteração e colaboração. 3

4 Por que o CA PPM? Não basta que sua solução de PPM simplesmente classifique as demandas de diferentes grupos de produtos. As empresas ágeis de hoje precisam de ferramentas de planejamento leves e adaptáveis que facilitem o diálogo com as diversas áreas de negócios e promovam a estratégia de investimentos de cima para baixo em todo o portfólio. Cada líder de negócios sabe que sua estratégia de investimentos precisa ser apoiada por dados abrangentes e confiáveis, mas isso não significa que existe uma fórmula mágica que faça brotar um plano perfeito do nada. Os líderes do mercado de hoje sabem que crescimento significa gerenciamento das inovações, e não de uma lista de pendências. Eles precisam da capacidade de criar e manter uma visualização rápida do que cada unidade de negócios está planejando e fazendo e de como cada uma delas apoia a estratégia global. 4

5 As ferramentas de PPM precisam se transformar em ferramentas de planejamento estratégico A estratégia é uma conversa constante, e não um cálculo único. Já está na hora de avançarmos para além das pseudossoluções de gerenciamento de projetos e portfólios que foram realmente projetadas somente para fazer o gerenciamento tático da demanda de TI. Embora essas ferramentas sejam capazes de alinhar os recursos com o trabalho, elas podem facilmente se tornar um obstáculo à inovação ao encorajar o confuso planejamento de baixo para cima. Essa é a promessa apresentada pelas ferramentas de criação de roteiros leves e visuais, mas as soluções corporativas dão um passo além: O CA Project & Portfolio Management (CA PPM) proporciona às áreas de negócios uma exibição visual, interativa e de alto nível do que está acontecendo em todas as unidades de negócios, mas ele permite também conectar esses planos estratégicos de alto nível aos roteiros reais do produto e ao trabalho que está sendo realmente executado. Isso tem a ver com ter os dados certos no momento certo em um formato intuitivo, para que seja possível tomar decisões melhores mais rapidamente. 5

6 Três motivos pelos quais os roteiros ágeis são essenciais ao PPM Um roteiro consiste em um resumo visual de alto nível da visão e da trajetória de um portfólio ao longo do tempo. Trata-se de uma visualização de sua estratégia e dos motivos por trás do que você está criando. Para as empresas modernas, um roteiro é uma ponte essencial entre as pessoas que conduzem a estratégia e as pessoas que fazem o trabalho. É isso o que possibilita que 10, 20 ou 100 equipes diferentes funcionem como uma só. O planejamento deve ser rápido e fácil Um planejamento tradicional dos investimentos exige que os usuários articulem os projetos em um nível extremamente granular apenas para começar, o que leva à fadiga organizacional ou até mesmo à falta de um planejamento significativo. 6 O gerenciamento integrado do portfólio de produtos promove as inovações A conexão entre o trabalho atual e a visão de longo prazo dá ênfase ao crescimento e amplia o leque de possibilidades para produtos e serviços. Os usuários precisam de uma única visão integrada dos objetivos As áreas de negócios precisam de um método para visualizar, comunicar e obter consenso em torno de um conjunto proposto de objetivos. Isso significa que elas precisam ser capazes de analisar as novas iniciativas junto com o trabalho que já está planejado ou em andamento.

7 O roteiro do CA PPM Os recursos eficientes de criação de roteiros do CA PPM foram desenvolvidos para atender às necessidades de muitas áreas de negócios envolvidas no planejamento e no gerenciamento estratégico. Não há limites para o número ou os tipos de roteiros que podem ser criados no sistema CA PPM. Por exemplo, eles podem incluir roteiros de produtos, de arquitetura ou de recursos, ou qualquer outro roteiro que a organização julgue necessário. Cada roteiro ágil inclui vários modos de exibição diferentes, como de linha do tempo, em quadros e em grade. O usuário pode alternar entre esses modos de exibição para acessar as informações necessárias e salvar exibições personalizadas com facilidade ("listas de seleção") para consultar sempre que necessário. Vamos dar uma olhada em como esses diferentes modos de exibição lidam com as necessidades exclusivas dos integrantes da equipe de uma organização. 7

8 Conheça Susan Johnson Líder executiva O trabalho dela é priorizar e financiar iniciativas, garantindo que a organização esteja estrategicamente alinhada e seja capaz de responder às mudanças. Ela precisa de uma visibilidade clara de todas as iniciativas, sem ter que mergulhar fundo em detalhes ou sair caçando dados de diferentes fontes. Desafio "Meu trabalho é promover as inovações, mas eu gasto tempo demais trabalhando com o gerenciamento da demanda. Eu preciso saber a qualquer momento o quão bem nossas diferentes iniciativas estão ou não se alinhando com nossos objetivos e como as mudanças impactarão a estratégia global." Solução Modo de exibição de linha do tempo do roteiro» 8

9 Modo de exibição de linha do tempo do roteiro Visualize e comunique facilmente as opções de investimento Personalize o horizonte de tempo e percorra a linha do tempo com facilidade para ver diferentes diagramas de raia como de patrocinador executivo, resultados e status. Adicione itens do roteiro com facilidade diretamente à linha do tempo. Filtre os itens de maneira simples e salve as exibições personalizadas. Mostre as dependências e exponha métricas relevantes, como CAPEX, OPEX e capacidade. Benefícios: As áreas de negócios podem visualizar e comunicar um conjunto de objetivos proposto e podem ter uma visão completa e interativa dos investimentos em diversos horizontes de tempo. 9

10 Conheça Jennifer Logan Gerente de produtos Como uma gerente de produtos moderna, Jennifer está focada nas necessidades dos clientes, nos recursos do produto e em quanto o produto deverá custar. O trabalho dela é maximizar o retorno sobre o investimento e o valor para o cliente. Ela também está cada vez mais envolvida na criação de roteiros não só no nível do produto, mas em toda a organização ou em todas as unidades de negócios. Desafio "Para mim, isso tem a ver com ligar os pontos. Eu preciso de ferramentas capazes de dar suporte a minhas necessidades de criação de roteiros de produtos e de me mostrar como o trabalho atual está em sincronia com a estratégia de portfólio mais ampla, porque tanto os planos quanto o status podem mudar rapidamente." Solução 10 Modo de exibição em grade do roteiro»

11 Modo de exibição em grade do roteiro Faça o planejamento com base em restrições facilmente Quando chegar a hora de elaborar um planejamento mais detalhado, use o "modo de exibição de planilha". Classifique e organize os itens por qualquer número de restrições. Comunique facilmente o impacto das diferentes mudanças ou opções estratégicas alternativas para toda a cadeia. Benefícios: O modo de exibição em grade, com seu planejamento com base em restrições, orienta os usuários por um processo de planejamento iterativo. Ele ajuda os gerentes de produtos e projetos a desenvolver um plano que possa dar conta de várias restrições simultaneamente e oferece transparência simples e visual de como o produto se encaixa no roteiro estratégico geral. 11

12 Conheça Rita Lee Gerente financeira Rita é especialista em projeções financeiras e, por isso, sabe quanto um projeto deverá custar e como minimizar os riscos financeiros. A função dela é atuar como um conjunto de olhos independente, avaliando os projetos e produtos através da lente do desempenho financeiro. Ela precisa dar alertas quando as coisas ficam fora do controle, bem como levantar a bandeira vermelha antes que problemas isolados se tornem falhas em cascata. Desafio "Não é suficiente visualizar os projetos ou as iniciativas de maneira isolada. Eu preciso ver as dependências e as interconexões entre fluxos de trabalho diferentes para que consiga entender o verdadeiro impacto das mudanças e dos problemas e aconselhar as áreas de negócios de acordo." Solução Modo de exibição em quadros do roteiro» 12

13 Modo de exibição em quadros do roteiro Uma visualização clara e fácil de usar dos investimentos operacionais do trabalho Visualize os investimentos com base nas informações de financiamento/ aprovação, status ou qualquer outra dimensão personalizada. Altere o status dos itens por meio de uma interface simples de arrastar e soltar. Totalmente configurável, com capacidade para personalizar colunas, cores e status. Salve ou compartilhe exibições personalizadas com facilidade. Benefícios: As áreas de negócios obtêm uma visão do status de todos os trabalhos em andamento e planejados, relacionando o investimento financeiro às tarefas reais e ao status do projeto. Mesmo se o roteiro for definido no começo do ano, eles podem saltar para períodos trimestrais ou qualquer outro período para aprovar investimentos, alterar planos ou analisar diferentes cenários de investimento. 13

14 Conheça Sid Patel Gerente de portfólios Sid precisa compreender o panorama geral. Ele é responsável pelo alinhamento entre financiamento e força de trabalho em todo o portfólio. Ele fornece insights para mudanças estratégicas, para garantir que a empresa esteja entregando resultados superiores com base em decisões de negócios sólidas. Desafio "Várias equipes diferentes passam por mim. Eu preciso saber que perguntas fazer, para que eu possa fornecer às áreas de negócios as percepções de que eles precisam para tomar decisões estratégicas sobre como investir em todo o portfólio." Solução Modo de exibição de comparação de cenários» 14

15 Modo de exibição de comparação de cenários Compare os planos de linha de base com o trabalho em andamento Salve e compare, com facilidade, os diferentes planos de roteiro. Veja o impacto de diferentes cenários comparados entre si e/ou com a linha de base ou com o plano de registro. Identifique e gerencie mudanças e reconheça as oportunidades rapidamente. Benefícios: Os gerentes de produtos e portfólios conseguem priorizar os investimentos com base no valor antes de começarem a fazer um planejamento detalhado. Eles podem prever o impacto das mudanças e visualizar as dependências, o que ajuda a criar consenso e colocar mais ênfase nas inovações. 15

16 Vinculação e sincronização de roteiros Conecte os roteiros aos projetos do PPM quando e como você quiser Vincule itens do roteiro com os projetos. Explore os dados do projeto do PPM usando os modos de exibição de linha do tempo, em quadros e em grade. Importe projetos do PPM para criar novos roteiros mais rapidamente. Controle QUAIS itens e atributos do roteiro você deseja sincronizar e QUANDO. Benefícios: É aqui que a estratégia se encontra com a execução de uma maneira intuitiva e poderosa. É ótimo poder manter a criação de roteiros uma tarefa leve e de alto nível, até que chega a hora de colocá-la em ação. Então, você precisa ter a capacidade de conectar o "plano" com o "plano de ação". Com o CA PPM, a transição é transparente, e os usuários obtêm controle total sobre o que está sendo sincronizado. Dessa forma, você fica livre para explorar inúmeros cenários e não é forçado a fazer um planejamento detalhado até que esteja pronto para isso. 16

17 Planejamento da capacidade do roteiro Gerencie o impacto do trabalho sobre as pessoas e o dinheiro Visualize a capacidade dinamicamente no contexto do seu roteiro. Veja rapidamente o impacto de diferentes cenários sobre a situação dos seus recursos. Alterne facilmente entre os modos de exibição CAPEX e OPEX da capacidade. Benefícios: A maioria das ferramentas de criação de roteiros está desconectada do planejamento real de recursos e capacidade. Isso é bom para o planejamento de alto nível, mas, em um determinado momento, os proprietários do roteiro precisam analisar detalhadamente os dados reais para medir com precisão sua capacidade de atender à demanda. Com o recurso de planejamento da capacidade do CA PPM, você pode obter uma visão clara de sua capacidade (em termos de pessoas e/ou dinheiro) dentro do contexto do seu roteiro, ajudando-o a criar planos adaptáveis e precisos. 17

18 Conclusão: O CA PPM foi criado pensando na forma como as pessoas e as organizações se planejam e trabalham atualmente. O mercado está cheio de ferramentas de criação de roteiros básicas e soluções de gerenciamento de projetos de baixo custo, mas talvez elas não entreguem os recursos de previsão de que os líderes modernos precisam para tomar decisões orientadas a dados. Leve em consideração: Se você precisa de uma solução de PPM que só seja capaz de oferecer uma funcionalidade de baixo nível para o gerente de projetos ou se sua organização pode se beneficiar da tecnologia de PPM que oferece uma visão em 360 graus de sua organização. Se uma ferramenta de criação de roteiros simples e visual será suficiente para você ou se você precisa de uma ferramenta que realmente se relacione com o trabalho que está sendo planejado e executado em sua organização. Sua solução oferece suporte a: Uma interface visual e intuitiva para planejar e comunicar a estratégia de investimento? Planejamento de investimentos rápido e adaptável por todo o portfólio? Visualizações flexíveis e personalizadas para atender às necessidades das diferentes áreas de negócios em toda a empresa? Capacidade de conectar seu roteiro para comparar os dados de linha de base/reais do projeto quando ele estiver em andamento? 18

19 Sobre o CA PPM Uma moderna plataforma de PPM projetada para se adequar à maneira como as empresas, hoje, trabalham e elaboram seus planos Na release mais recente, nós nos concentramos especificamente na adição de recursos poderosos de criação de roteiros. Essas ferramentas são projetadas para promover as inovações e o gerenciamento estratégico, bem como para diminuir a fadiga, ajudando as grandes empresas a navegar pelos mercados dinâmicos e propensos a rupturas. Saiba mais sobre como o CA PPM pode ajudar sua empresa a preencher a lacuna entre insights e ação: ca.com/ppm A CA Technologies (NASDAQ: CA) cria software que acelera a transformação das empresas e permite que elas aproveitem as oportunidades da economia dos aplicativos. O software está no cerne de todas as empresas, em todos os setores. Do planejamento ao desenvolvimento e do gerenciamento à segurança, a CA está trabalhando com empresas de todo o mundo para mudar a maneira como vivemos, fazemos negócios e nos comunicamos usando dispositivos móveis, as nuvens privada e pública e os ambientes distribuídos e de mainframe. Obtenha mais informações em ca.com/br. Copyright 2018 CA, Inc. Todos os direitos reservados. Todas as marcas utilizadas aqui pertencem a suas respectivas empresas. Este documento não contém nenhuma garantia e é fornecido apenas para fins informativos. As descrições de funcionalidades podem ser exclusivas para os clientes aqui representados, e o desempenho real do produto poderá variar. CS