Em Tempo de Orçamento curto, qual a Melhor Estratégia Bimodal de TI? Sincronizar TI Bimodal com otimização de custos para melhores resultados.

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Maria de Belem César Lopes
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1 Em Tempo de Orçamento curto, qual a Melhor Estratégia Bimodal de TI? Sincronizar TI Bimodal com otimização de custos para melhores resultados.

2 Otimização de Custos e a Era dos Negócios Digitais

3 Visão Geral: principais desafios Organizações de TI raramente operam estratégias de otimização de custos bimodal. Na maioria dos casos o fazem em modo 1, focando na continuidade da operação; Altas incertezas e elementos de risco tornam muito complexa a alocação de recursos e o gerenciamento de custos de projetos de modo 2; Implementar otimização paralela em custos de TI pode ser difícil de compreender e cara de executar.

4 Agenda Implementar uma estratégia de otimização de custos de TI bimodal pondo em perspectiva a relação valor/custo; Implementar uma estratégia de eficiência de custo para orientar as iniciativas de modo 1 e uma estratégias de eficiência de capital para orientar as iniciativas de modo 2; Aumentar a maturidade da gestão financeira de TI.

5 O que é a Abordagem Bimodal? Modo 1é sequencial, enfatizando previsibilidade e precisão; Modo 2é exploratório e não linear, enfatizando agilidade e gerenciando incertezas. Cada modo impõe requisitos específicos para pessoas, recursos, parceiros, estrutura, cultura, metodologias, governança e métricas, da mesma forma que requer diferentes atitudes em relação ao risco. Novos investimentos são realizados na perspectiva de um dos modos, dependendo do balanceamento de prioridades do negócio.

6 Introdução Organizações de TI, desafios e perspectivas atuais; Tratar projetos diferentes com estratégias de otimização de custos diferentes; [OBJETIVO] Implementar uma estratégia de otimização de custos de TI bimodal pondo em perspectiva a relação valor/custo;

7 Oportunidades de Otimização de Custos Diferenças entre os desempenhos médios e melhores (Gartner) Gasto Geral de TI Desenvolvimento de aplicações Suporte de aplicações Mainframe Servidores Unix Servidores Wintel Storage (armazenamento) Desktop Help Desk Redes corporativas (WAN) Redes locais 38% diferença em custo 53% diferença em custo por ponto de função 55% diferença em custo por ponto de função 35% diferença em custo por MIPS instalados 62% diferença em custo por servidor 32% diferença em custo por servidor 44% diferença em custo por TB 22% diferença em custo por dispositivo 33% diferença em custo por atendimento 43% diferença em custo por dispositivo 51% diferença em custo por porta ativa

8 Definindo Otimização de Custos de TI Corte de Custos Exercício de Trade-off; iniciativas táticas Redução ou remoção de serviços de TI, SLAs e/ou atividades Nível inicial de maturidade Otimização de Custos Redução do custo unitário de TI sem a necessidade de reduzir serviços de TI Iniciativas compartilhadas de mudanças em serviços de TI Nível intermediário de maturidade Valor de Negócio da TI Impacto positivo no desempenho geral das métricas de negócio Vínculo aos resultados de negócio; contribuição crescente Nível alto de maturidade

9 Como Realizar? 1 Estabelecer baseline Identificar todos os custos de entrega de serviços Categorizar por classes de ativos Alocá los dentro dos serviços (apropriar custos de ativos) Identificar oportunidades Desenvolver estratégia Perseguir benefícios Analizar diferenças de gastos com respectivos pares no mercado Identificar oportunidades de alto valor para redução de custos, melhoria de serviços e capacitação do negócio Avaliar os benefícios contra os riscos da mudança Desenvolver estratégias e trajetórias para as oportunidades mais viáveis Analizar as mudanças organizacionais necessárias para gerenciar o impacto em pessoas Criar planos de comunicação Criar um programa de otimização de custos organizacional Monitorar, medir, e reportar Identificar oportunidades de acelerar enquanto gerencia riscos

10 Documentando Gastos: comparação Gastos de TI como % da receita Gastos de TI como % das despesas operacionais (opex) Gastos de TI por empregado Empregados de TI como % do total de empregados Operação % Crescimento % Transformação % Contractors % In house % Capex TI % Opex TI % Hardware % Software % Pessoal % Terceirização % capex = capital expenditure; opex = operating expenditure Fonte: Gartner research "IT Key Metrics Data 2014: Key Industry Measures: Consumer Products Analysis: Current Year" (G ) Des Aplic. % Suporte Aplic. % Data center % Comp. pessoal % Rede de dados % Help desk TI % Rede de voz % Ger. TI % Fin. e admin. %

11 Identificando Oportunidades Para cada oportunidade avaliar: Benefícios potenciais (custos e fluxo de caixa); Impactos no negócio; Requisitos de tempo (dentro do ano fiscal?); Grau de risco organizacional (as mudanças ocorrerão?); Grau de risco técnico (interfere no nível de entrega atual?); Requisitos de investimento.

12 A Matriz Valor/Custo: visão comparada Onde estamos? Para onde iremos? Qual a estratégia? Índice de Valor = taxa de receita por empregado / taxa de gastos de TI como % da receita; Índice de Custo = taxa de margem operacional por empregado / taxa de gastos de TI como % de opex;

13 Modo 1: estratégias de otimização de custos Reduzir gastos de TI como percentual da receita pode ser realizado pela implementação de uma série de iniciativas técnicas e de processo tais como: automação; padronização de processos e tecnologia; realização mais rápida dos benefícios de treinamentos e novas aquisições tecnológicas. Já a redução de gastos de TI como percentual de OPEX pode ser alcançada pela implementação de mecanismos tais como: técnicas de provisionamento adaptativo (que podem ser utilizadas em ambos os modos); redução de desperdícios pela diminuição das taxas de falhas em projetos de TI (melhores práticas de codificação e adoção de metodologias de desenvolvimento rápido); compartilhamento de recursos (modo de compartilhamento de serviços e serviços baseados em nuvem).

14 Modo 2: estratégias de otimização de custos Para projetos transformacionais, as organizações de TI devem identificar a motivação para o projeto, o valor que adicionará ao negócio, a fonte de recursos para o projeto, e as expectativas para sua realização. Tipos de investimento em projetos transformacionais são baseados em fatos (fact), medo (fear), ou fé (faith), sendo que os dois primeiros mais adequados para o modo 1, e o último para o modo 2.

15 Estratégias combinadas

16 Orçamento em Modo 1 Projetos regulares para upgrade de hardware, compra de novas aplicações para rodar operações de TI existentes, e integração de soluções de gerenciamento e de aplicações devem ser classificadas como projetos operacionais. Devem ser custeadas através da rota usual, passando pelo processo de aprovação orçamentário, RFP, provas de conceito, ou escolhendo uma implementação de um fabricante ou integrador, gerenciando e monitorando tais projetos em uma base regular. Uma vez implementados e disponibilizados como serviço para o negócio, os custos do projeto devem ser transformados em custos de serviço.

17 Orçamento em Modo 2 Projetos transformacionais precisam ser sinalizados separadamente, e seguem um rito de aprovação diferente. Se o processo de aprovação orçamentário usual envolve ciclos anuais, quadrimestrais ou semestrais, então os recursos precisam ser provenientes de projetos já aprovados, de contas orçamentárias com saldo para isso. Os recursos devem ser liberados de unidades de negócio patrocinadoras, o que pode ser interpretado como centros de custo específicos, ou de recursos corporativos administrados de forma centralizada. Se unidades de negócio bancam tais projetos, precisam fazer parte de um comitê gestor que monitora tais projetos. Todas essas unidades contam com a finalização dos referidos projetos dentro do ano fiscal ou financeiro, pois afetam seus resultados orçamentários.

18 Maturidade do Gerenciamento Financeiro de TI Muitas organizações de TI possuem a prática de financiamento corporativo de projetos de inovação. Recursos para esse financiamento são rotulados costumeiramente como fundos de inovação, fundos de capital de risco, ou fundos de pesquisa. Sem métodos financeiros adequados, torna se difícil medir o sucesso de tais projetos inovativos. É essencial que tais projetos sejam sustentados por um sólido business case, possuam um processo de aprovação rigoroso e formal, não sejam muitos em número, sejam de curta duração, permitindo que o valor seja realizado rapidamente, e que não alterem de forma drástica a configuração atual.

19 Em Resumo: recomendações Implementar uma estratégia de otimização de custos de TI bimodal pondo em perspectiva a relação valor/custo; Implementar uma estratégia de eficiência de custo para orientar as iniciativas de modo 1 e uma estratégias de eficiência de capital para orientar as iniciativas de modo 2; Aumentar a maturidade da gestão financeira de TI.

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