Introdução ao Microsoft Project

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1 PARTE I Introdução ao Microsoft Project CAPÍTULO 1 O Project, o gerenciamento de projetos e você CAPÍTULO 2 Visão geral

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3 O Project, o gerenciamento de projetos e você 1 Agradecemos por você incluir este livro em seu plano de aprendizagem do Microsoft Project Este livro foi feito para ser um recurso de aprendizado e referência. A maioria dos capítulos contém atividades práticas no Project. Este capítulo não envolve trabalho prático no Project. Em vez disso, ele apresenta o software e o universo do gerenciamento de projetos. Leia-o para entender melhor como o Project e o gerenciamento de projetos se encaixam em seus objetivos pessoais. Neste capítulo Conheça o Project Conheça a família Project Veja os novos recursos do Project 2016 A perspectiva do gerente de projetos Arquivos de prática Este capítulo não possui tarefas práticas.

4 4 PARTE I Introdução ao Microsoft Project Conheça o Project O Project pode ser seu braço direito em sua caixa de ferramentas de gerenciamento de projetos. Este livro explica como utilizar o Project para criar cronogramas (que geralmente chamamos de planos) completos, com tarefas e recursos. O Project é um programa poderoso que você pode usar para planejar e gerenciar uma ampla variedade de projetos. Desde o cumprimento de prazos finais e orçamentos críticos até a seleção dos recursos corretos, você pode ser mais produtivo e alcançar melhores resultados com o conjunto de recursos oferecido pelo Project. É possível usar o Project para fazer o seguinte: Criar planos de projeto com níveis de detalhe que sejam os corretos para seu projeto. Trabalhar com dados de resumo e mudar para um enfoque mais detalhado quando for necessário. Controlar quais tarefas o Project pode agendar automaticamente e quais você agendará manualmente. Gerenciar tarefas, recursos, trabalho e custos em qualquer nível de detalhe que seja apropriado para as necessidades do seu projeto. Trabalhar com os dados de seu plano em uma variedade de modos de exibição e relatórios. Controlar e gerenciar seu plano durante a existência do projeto. Colaborar e compartilhar dados com outras pessoas na sua empresa. Usar pools de recursos, projetos consolidados e vínculos entre projetos para estender o foco do gerenciamento por vários projetos. O Project 2016 se baseia em versões anteriores para fornecer ferramentas de gerenciamento de projetos. A seção Veja os novos recursos do Project 2016, mais adiante neste capítulo, mostra os principais novos recursos em relação às últimas versões do Project e inclui referências cruzadas para os tópicos relacionados deste livro. A família Project O Project está disponível em duas edições: Project Standard Um programa de área de trabalho de nível de entrada, com o qual você pode criar, modificar e controlar planos de projeto.

5 CAPÍTULO 1 O Project, o gerenciamento de projetos e você 5 Project Professional Inclui todas as funcionalidades do Project Standard com alguns recursos adicionais, como o modo de exibição Planejador de Equipe. O Project Professional também pode trabalhar com Project Online e Project Server. (Quando o Project Professional for obtido por meio de assinatura do Microsoft Office 365, você poderá vê-lo referido como Project Pro.) Além de instalar o Project na versão de área de trabalho em seu computador, existem outras opções para acessar o Project e demais serviços relacionados: Project Online Distribuído por meio do Office 365, Project Online é a solução PPM (Project and Portfolio Management) da Microsoft. (Observe que o Project Online não é uma versão baseada na web do programa Project.) Project Server A solução interna de PPM da Microsoft. Project Web App (PWA) Interface baseada em navegador para a solução PPM. DICA Para mais informações sobre como usar o Project com as soluções SharePoint e PPM da Microsoft, consulte o Apêndice C, Colaboração: Project, SharePoint e PWA. Para saber mais sobre o Project Online e a assinatura do Office 365, visite Este livro enfoca os recursos dos programas de área de trabalho Project Standard e Project Professional. Quando aparecer um recurso que é exclusivo do Project Professional, você verá instruções para os usuários do Project Standard e do Project Professional. Veja os novos recursos do Project 2016 A versão 2016 do Project contém alguns recursos novos e aprimorados, como os seguintes: Atualizações do modo de exibição Linha do Tempo Mostra várias barras de linha do tempo com intervalos de data personalizados. Para mais informações, consulte Formatação de um modo de exibição Linha do Tempo, no Capítulo 16, Formatação e impressão de modos de exibição: técnicas detalhadas.

6 6 PARTE I Introdução ao Microsoft Project Diga-me Uma caixa de texto de ajuda e busca de recursos na Faixa de Opções. Utilize para localizar rapidamente um recurso do Project (ou conteúdo de ajuda sobre esse recurso). Para mais informações, consulte o Capítulo 2, Visão Geral. Novos temas Mude o estilo visual do Project aplicando um dos novos temas do Office. Isso é feito na página Geral da caixa de diálogo Opções do Project (disponível por meio da guia Arquivo). Se você estiver atualizando para o Project 2016 a partir de uma versão anterior, provavelmente está mais interessado nas diferenças entre as versões antigas e a nova e em como elas o afetarão. As próximas seções listam os novos recursos introduzidos no Project 2013 e no Project Esses recursos também estão presentes no Project 2016 e, dependendo da versão de Project a partir da qual estiver atualizando, podem ser novidade para você. O que era novidade no Project 2013 A versão 2013 continha vários recursos novos e também alguns aprimorados, como os seguintes: Relatórios O Project 2013 substituiu o recurso de relatórios tabulares anterior por uma maneira inteiramente nova de visualizar os dados de seus projetos. O recurso de relatórios contém uma mistura dinâmica de tabelas, gráficos e conteúdo textual, e é bastante adaptável. Para mais informações, consulte Personalize relatórios, no Capítulo 7, e o Capítulo 17. Caminho da Tarefa Use esse recurso para identificar rapidamente as barras de Gantt das predecessoras e sucessoras da tarefa selecionada. Para mais informações, consulte Visualize as relações entre tarefas usando Caminho da Tarefa, no Capítulo 9. Backstage remodelado e integração com OneDrive Assim como nos outros programas do Office, o rápido acesso ao armazenamento no Microsoft OneDrive está integrado no modo de exibição Backstage do Project. Para mais informações, consulte Gerencie arquivos e configure opções no modo de exibição Backstage, no Capítulo 2. Uma data de conclusão de projeto muito posterior A última data possível com que o Project pode trabalhar mudou de 31 de dezembro de 2049 para 31 de dezembro de 2149.

7 CAPÍTULO 1 O Project, o gerenciamento de projetos e você 7 Suporte para entrada por toque Como nos outros programas do Office, é possível otimizar a interface do Project (principalmente os comandos da Faixa de Opções) para entrada tanto por toque quanto com o uso do mouse. Integração com Skype (somente no Project Professional) É possível iniciar uma conversa no Skype for Business ou criar uma mensagem de para um recurso, diretamente no Project. Para isso, aponte para o nome do recurso e inicie uma sessão de troca de mensagens instantâneas ou um bate-papo por vídeo. Suporte para aplicativos do office O Project suporta suplementos de terceiros e aplicativos disponíveis no Office Store, localizado em store. office.com. O que era novidade no Project 2010 A versão 2010 continha o seguinte: A interface Faixa de Opções A interface Faixa de Opções organizou em uma nova disposição todos os comandos que as pessoas mais utilizam, tornando-os rapidamente acessíveis a partir de guias na parte superior da janela do programa. Para mais informações, consulte Explore a interface do usuário do Project, no Capítulo 2. O modo de exibição Backstage Todas as ferramentas necessárias para trabalhar com seus arquivos podem ser acessadas em apenas um local. Para mais informações, consulte Gerencie arquivos e configure opções no modo de exibição Backstage, no Capítulo 2. Tarefas agendadas manualmente Comece a criar tarefas com quaisquer informações que você tenha e não se preocupe com seu agendamento automático até que esteja tudo pronto. As tarefas agendadas manualmente não são afetadas pelas alterações na duração, datas de início ou término, dependências ou outros itens que poderiam causar reagedamento de uma tarefa pelo Project. Você pode então trocar tarefas individuais ou um plano inteiro do agendamento manual para o automático. Para mais informações, consulte Crie tarefas e Troque o agendamento da tarefa de manual para automático, no Capítulo 4. Modo de exibição Linha do Tempo Crie um modo de exibição visão geral do projeto que inclua apenas as tarefas de resumo, tarefas e etapas que você escolher. Copie o modo de exibição Linha do Tempo como uma imagem gráfica para colar em outros programas. Para mais

8 8 PARTE I Introdução ao Microsoft Project informações, consulte Adicione tarefas a um modo de exibição Linha do Tempo, no Capítulo 7. Recurso melhorado de colar para o Excel e o Word Cole os dados do Project no Microsoft Excel ou no Microsoft Word e preserve os cabeçalhos de coluna e a estrutura de tópicos dos seus dados do Project. Para mais informações, consulte Compartilhe dados do Project com outros programas, no Capítulo 19. Faixa de Opções personalizada Crie suas próprias guias e grupos para se ajustarem ao modo como você trabalha. Para mais informações, consulte Personalize a Faixa de Opções e a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, no Capítulo 18. Campos personalizados Basta começar a digitar um valor numérico, valor de data ou sequência de caracteres de texto na coluna mais à direita em uma tabela e o Project identificará o tipo de dados correto. Para mais informações, consulte Crie tabelas, no Capítulo 13. Melhoramentos do AutoFiltro Use o filtro de colunas como no Microsoft Excel, além de classificação e agrupamento, diretamente nas setas do AutoFiltro nos cabeçalhos de coluna. Para mais informações, consulte Filtre detalhes do plano, no Capítulo 13. Salvar como PDF ou XPS Crie documentos no formato PDF ou XPS diretamente no Project. Para mais informações, consulte Imprima e exporte modos de exibição, no Capítulo 16. Modo de exibição Planejador de Equipe (somente no Project Professional) Execute ações como atribuir uma tarefa de um recurso para outro com operações de arrastar e soltar simples no modo de exibição Planejador de Equipe. Para mais informações, consulte Ajuste as atribuições no modo de exibição Planejador de Equipe, no Capítulo 11. Tarefas inativas (somente no Project Professional) Desative (mas não exclua) as tarefas em um plano de projeto para que elas não tenham efeito no agendamento global, mas possam ser reativadas mais tarde se necessário. Para mais informações, consulte Desative tarefas, no Capítulo 12. Integração com as listas de tarefas do SharePoint (somente no Project Professional) Publique e sincronize as tarefas entre o Project e uma lista do SharePoint. Para mais informações, consulte o Apêndice C, Colaboração: Project, SharePoint e PWA.

9 CAPÍTULO 1 O Project, o gerenciamento de projetos e você 9 A perspectiva do gerente de projetos O gerenciamento de projetos é uma arte e ciência amplamente praticada. Se você está lendo este livro, as chances são de que está seriamente envolvido em gerenciamento de projetos ou deseja estar. O Project é um programa do Office singular, pois é uma ferramenta especializada, feita para a área específica de gerenciamento de projetos. Talvez você trabalhe profissionalmente como gerente de projetos ou, talvez, nem mesmo se identifique como tal. De qualquer modo, seu sucesso como usuário do Project estará em grande parte relacionado ao seu sucesso como gerente de projetos. Vamos explorar um pouco esse assunto. Essencialmente, o gerenciamento de projetos é uma combinação de habilidades que ajuda a prever e a controlar os resultados dos esforços empreendidos pela sua empresa. Ela pode estar envolvida com outros trabalhos além de projetos. Projetos (como o desenvolvimento de um novo produto) são diferentes das operações de rotina e continuadas (como executar serviços de folha de pagamento). Os projetos são definidos como esforços temporários empreendidos para criar algum produto ou resultado único. Com a utilização de um bom sistema de gerenciamento de projetos, você poderá responder a perguntas como: Que tarefas devem ser executadas, e em que ordem, para produzir o resultado do projeto? Quando cada tarefa deve ser executada e qual o prazo final? Quem completará essas tarefas? Qual será o seu custo? E se algumas tarefas não forem concluídas de acordo com o cronograma? Qual é a melhor maneira de comunicar os detalhes do projeto às pessoas interessadas nele? Um bom gerenciamento de projeto não garante o sucesso dele, mas um projeto mal gerenciado geralmente é malsucedido. Um princípio fundamental da estratégia educacional deste livro é que o sucesso com o Project depende do sucesso na prática de gerenciamento de projetos básica. Embora o Project seja um programa cheio de recursos, apenas o domínio de seus recursos não garante o sucesso no gerenciamento de projetos. Por isso, você vai encontrar material sobre melhores práticas de

10 10 PARTE I Introdução ao Microsoft Project gerenciamento de projetos ao longo deste livro. Consulte, por exemplo, o seguinte: Os muitos quadros Enfoque do gerenciamento de projetos ao longo dos capítulos. O Apêndice A, Um breve curso em gerenciamento de projetos. O Apêndice B, Desenvolvimento de suas habilidades em gerenciamento de projeto. Vamos começar! Nas atividades das Tarefas práticas deste livro, você desempenhará o papel de gerente de projetos de uma editora de livros infantis fictícia, a Lucerne Publishing. Cada novo livro (inclusive este) constitui um projeto próprio; na verdade, alguns são complexos, envolvendo recursos caros e prazos finais curtos. Acreditamos que você será capaz de reconhecer grande parte das necessidades de agendamento que os gerentes de projeto da Lucerne Publishing enfrentam e aplicar suas estratégias e soluções às suas próprias necessidades. Temos trabalhado com o Project desde que ele estreou no Windows, e a cada versão ele ofereceu algo que tornou o planejamento e o gerenciamento de projetos um pouco mais fácil. O Project 2016 dá continuidade a essa tradição de programa para o gerenciamento de projetos, e estamos ansiosos para mostrá-lo a você.