MELHORIA DO PROCESSO DE ELABORAÇÃO DE FICHAS CATALOGRÁFICAS DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UNICAMP (SBU)

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1 MELHORIA DO PROCESSO DE ELABORAÇÃO DE FICHAS CATALOGRÁFICAS DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UNICAMP (SBU) Eixo Temático: Produtos e serviços de catalogação. Roberta Cristina Dal' Evedove Tartarotti 1 Ana Regina Machado 2 Marta dos Santos 3 Rosemeire da Silva 4 Otoniel Feliciano 5 Gilmar Vicente 6 Heloisa Maria Ceccotti 7 Oscar Eliel 8 Resumo: As Bibliotecas do Sistema de Bibliotecas da Unicamp (SBU) realizam o serviço de elaboração de fichas catalográficas atendendo a sua comunidade discente, possibilitando a homologação de sua publicação. O objetivo da catalogação na publicação de dissertações e teses da Unicamp é contribuir para que a produção técnico-científica receba um tratamento descritivo-temático padronizado, permitindo sua efetiva recuperação e promovendo maior visibilidade da produção científica da universidade, não apenas no contexto específico da instituição como em âmbito mundial. O trabalho apresenta o redesenho do processo de elaboração de fichas catalográficas realizado pelo Sistema de Bibliotecas da Unicamp (SBU), pautado na metodologia de Gestão por Processos (GePro). Como considerações parciais, destaca-se que a implantação do Sistema Online de Elaboração de Fichas Catalográficas do SBU tem viabilizado a unificação, a padronização e a otimização da prestação desse serviço na instituição. Palavras-chave: Gestão por processos. Catalogação na publicação. Desenvolvimento de software. Bibliotecas universitárias. Sistema de Bibliotecas da Unicamp (SBU). Abstract: The Unicamp Library System (SBU Sistema de Bibliotecas da Unicamp) offers to the students of Unicamp the service of preparing catalog cards, which enables the approval of their publication. The objective of cataloging in publication of master s dissertations and doctoral theses defended at Unicamp is to contribute to the standardization of the descriptive-thematic treatment of the overall technicalscientific production, by allowing its effective recovery and by promoting greater visibility of the scientific production conducted at the university, be it locally, be it worldwide. The paper presents the redesign of the process of preparing catalog cards developed by the SBU, based on the methodology of Business Process Management (BPM). Our preliminary evaluation has demonstrated that the 1 Contato: Universidade Estadual de Campinas. 2 Contato: Universidade Estadual de Campinas. 3 Contato: Universidade Estadual de Campinas. 4 Contato: Universidade Estadual de Campinas. 5 Contato: Universidade Estadual de Campinas. 6 Contato: Universidade Estadual de Campinas. 7 Contato: Universidade Estadual de Campinas. 8 Contato: Universidade Estadual de Campinas.

2 implementation of the Sistema Online de Elaboração de Fichas Catalográficas (Preparation of Catalog Cards Online System) of SBU has enabled the unification, the standardization, as well as the optimization of the services offered by the SBU. Keywords: Process management. Cataloging in publication. Software development. University libraries. Unicamp Library System (SBU). Resumen: Las Bibliotecas del Sistema de Bibliotecas de Unicamp (SBU) realizan el servicio de preparación de registros catalográficos para su comunidad estudiantil, lo que permite la homologación de su publicación. El objetivo de la catalogación en la publicación de disertaciones de maestría y tesis doctorales de Unicamp es contribuir para que la producción técnico-científica reciba un análisis descriptivo-temático estandarizado, permitiendo su recuperación efectiva, acompañada de una mayor visibilidad nacional e internacional de la producción científica de la universidad. Nuestro artículo presenta el rediseño del proceso de elaboración de registros catalográficos desarrollados por el Sistema de Bibliotecas de Unicamp (SBU), que se basa en la metodología de Gestión por Procesos (GP). Según nuestra evaluación preliminar, se señala que la implementación del Sistema Online de Elaboração de Fichas Catalográficas (Sistema Online de Elaboración de Registros Catalográficos) del SBU ha permitido la unificación, la estandarización y la optimización de la prestación de dicho servicio en la institución. Palabras clave: Gestión por procesos. Catalogación en la publicación. Desarrollo de software. Bibliotecas universitárias. Sistema de Bibliotecas da Unicamp (SBU). 1 INTRODUÇÃO O Sistema de Bibliotecas da Unicamp (SBU) foi criado oficialmente em 25/11/2003, através da Deliberação Consu-A-30. O Regimento Interno do SBU foi disposto pela Deliberação CONSU A-4, de 01/06/2005. É composto pelo Órgão Colegiado, Coordenadoria do SBU e 27 bibliotecas, sendo uma Biblioteca Central (BCCL), uma Biblioteca de Área Biblioteca da Área de Engenharia e Arquitetura (BAE), 18 Bibliotecas de Unidades de Ensino e Pesquisa: Colégio Técnico de Campinas (CTC), Colégio Técnico de Limeira (CTL), Faculdade de Ciências Aplicadas (FCA), Faculdade de Ciências Médicas (FCM), Faculdade de Educação (FE), Faculdade de Engenharia de Alimentos (FEA), Faculdade de Educação Física (FEF), Faculdade de Odontologia de Piracicaba (FOP), Faculdade de Tecnologia (FT), Instituto de Artes (IA), Instituto de Biologia (IB), Instituto de Economia (IE), Instituto de Estudos da Linguagem (IEL), Instituto de Filosofia e Ciências Humanas (IFCH), Instituto de Física Gleb Wataghin (IFGW), Instituto de Geociências (IG), Instituto de Matemática, Estatística e Computação Científica (IMECC), Instituto de Química (IQ) e 7 Bibliotecas vinculadas aos Centros e Núcleos: Centro de 2

3 Integração, Documentação e Difusão Cultural (CIDDIC) Centro de Engenharia Biomédica (CEB), Centro de Lógica, Epistemologia e História da Ciência (CLE), Centro de Memória da Unicamp (CMU), Núcleo de Estudos de Políticas Públicas (NEPP), Núcleo de Estudos de População (NEPO), Núcleo de Desenvolvimento da Criatividade (NUDECRI) (UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS, 2012). O Sistema de Bibliotecas da Unicamp (SBU) tem como missão prover o acesso, a recuperação e a preservação da informação para subsidiar o ensino, a pesquisa e a extensão, contribuindo para a educação universitária e formação profissional do indivíduo, de forma que o conhecimento adquirido possa ser aplicado no desenvolvimento da sociedade. Para o cumprimento de sua missão, o SBU deve obedecer aos seguintes princípios: estabelecer e garantir políticas de acesso à informação; atualizar e preservar continuamente o acervo; promover a integração das Bibliotecas da Unicamp. Quanto aos valores, o SBU busca a satisfação do usuário; a competência profissional; a cooperação para a divulgação da informação científica, tecnológica e artística; a qualidade dos serviços e produtos. O SBU tem como objetivos: dar suporte aos programas de ensino, pesquisa e extensão; definir a política de desenvolvimento dos diferentes acervos que compõem as Bibliotecas da Universidade; possibilitar à comunidade universitária e científica o acesso à informação armazenada e gerada na Unicamp; promover intercâmbio de experiências e acervos (UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS, 2006). Para atingir seus objetivos, compete ao SBU: a) adotar padrões ou critérios de organização e administração na área biblioteconômica; b) acompanhar e adotar os avanços tecnológicos pertinentes à área de informação utilizando novas tecnologias para integrar rotinas de trabalho, disponibilização de seus acervos online para a pesquisa e localização dos materiais bibliográficos; c) promover o aperfeiçoamento do pessoal técnico e auxiliar; d) cadastrar e disseminar as informações bibliográficas geradas pela própria Universidade, assessorando quanto à apresentação técnica das publicações; e) oferecer atendimento à comunidade universitária, por meio de seu acervo; f) dar acesso à comunidade universitária a documentos não existentes no próprio acervo através de serviços de intercâmbio; g) integrar-se aos sistemas nacionais e internacionais de informação, visando o acesso à produção científica internacional e à divulgação da produção gerada pela 3

4 Universidade (UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS, 2006). A trajetória do SBU tem sido pautada pela agregação de valores aos serviços e produtos oferecidos à sua comunidade, utilizando as tecnologias de informação e comunicação, na integração das rotinas de trabalho e, principalmente, na disponibilização de seus acervos via redes internas e interface web para a pesquisa e localização dos materiais bibliográficos. A Unicamp, como Universidade de excelência em pesquisa, gera anualmente milhares de documentos de sua produção científica, tanto em artigos de periódicos, quanto de teses, dissertações, trabalhos de conclusão de cursos de Especialização e de Graduação. Para as publicações produzidas na Universidade, com exceção dos artigos, é obrigatória a apresentação da ficha catalográfica, elaborada exclusivamente por um profissional bibliotecário, uma vez que determinadas informações são de cunho técnico da área biblioteconômica. As Bibliotecas do SBU realizam o serviço de elaboração da ficha catalográfica para todos os alunos, possibilitando a homologação de sua publicação. Além disso, realiza a catalogação na publicação para os materiais da Editora da Unicamp, assim como para outras três editoras conveniadas. Cada Biblioteca é responsável pela produção de sua(s) Unidade(s) e as catalogações das editoras são elaboradas pela Diretoria de Tratamento da Informação (DTRI), localizada no prédio da Biblioteca Central César Lattes. Antes da implantação do sistema, as solicitações eram recebidas em cada Biblioteca de diversas maneiras pessoalmente, por meio de formulário ou por . A Biblioteca da Área de Engenharia e Arquitetura (BAE) foi a precursora no desenvolvimento de um software para automatização do processo. O projeto de melhoria de elaboração da ficha catalográfica foi elaborado atendendo os requisitos de melhorias estipulados no Planes Unicamp (Planejamento Estratégico da Unicamp) inserido no Programa 12: simplicidade, racionalidade e padronização dos processos. Atendeu ainda, a linha de ação do programa do Planes SBU: qualidade total do Sistema/propor elaboração de manuais de serviços e procedimentos ao SBU. A proposta de melhoria do processo de elaboração de fichas catalográficas do SBU surgiu a partir das seguintes constatações: falta de padronização do serviço; alto percentual de informações não confiáveis recebidas do aluno; necessidade de várias comunicações entre o bibliotecário e o aluno/orientador, aumentando 4

5 sobremaneira o tempo para sua completa finalização. Além disso, a distância pode ser considerado outro fator no aumento do tempo de elaboração da ficha, uma vez que muitos alunos não residem na cidade, estando por vezes fora do país. Visto estas considerações, o objetivo deste trabalho é apresentar o desenvolvimento e implantação do Sistema Online de Elaboração de Fichas Catalográficas do SBU na Unicamp. 2 O PROCESSO DE CATALOGAÇÃO NA PUBLICAÇÃO EM BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS As bibliotecas universitárias desempenham um importante papel na contemporaneidade, consideradas um sistema de informação inseridas em um contexto maior, acadêmico, cujos objetivos maiores são o desenvolvimento educacional, social, político e econômico da sociedade humana (FUJITA, 2005, p. 2,4) A introdução das novas tecnologias da informação nas bibliotecas universitárias alterou significativamente as formas de produção, armazenamento, processamento e disseminação da informação, possibilitando a utilização de recursos eletrônicos que favorecem o aprimoramento e a agilização do processo de transferência de informação. Ao longo da história, o papel das bibliotecas como instituições inseridas na sociedade giram em torno de quatro principais atividades (e ainda na atualidade): adquirindo materiais informativos diversos, conservando-os de maneira adequada, organizando-os para um acesso público e auxiliando os usuários na localização da informação relevante (MAGÁN WALS, 2004). Desse modo, as bibliotecas universitárias sempre estiveram inseridas em um contexto social e mutável, adaptando-se às mudanças e às novas necessidades sociais, desempenhando papéis estratégicos para o controle da informação. Na atualidade, a diversificação dos suportes empregados para a disseminação da informação e novos desenvolvimentos da técnica para o tratamento, controle e armazenamento da informação como resposta ao fenômeno tantas vezes assinalado como explosão da informação tem sido um desafio para as bibliotecas universitárias (MAGÁN WALS, 2004). 5

6 No âmbito da Ciência da Informação, destaca-se como subárea da Organização da Informação (OI) o Tratamento da Informação (TI), definido como um conjunto de procedimentos que incidem sobre um conhecimento socializado, tendo seu produto uma utilidade social e individual. Por estarem inseridos em uma abordagem social, estes mesmos procedimentos variam de acordo com os contextos em que são produzidos ou os fins a que se destinam, pois é a partir destes que se desenvolvem os parâmetros de organização (GUIMARÃES, 2009, p. 106). Estas características apontam duas vertentes do tratamento documental: tratamento descritivo e tratamento temático. Enquanto o tratamento descritivo centra-se nos aspectos mais objetivos capazes de bem identificar, extrinsecamente, um documento (autor, título, etc.), o tratamento temático, ao contrário, tem uma forte carga subjetiva pois, como o nome indica, visa caracterizar o documento do ponto de vista do seu conteúdo (DIAS; NAVES, 2007). Na esfera do Tratamento da Informação, o processo de catalogação é definido como [...] o estudo, preparação e organização de mensagens codificadas, com base em termos existentes ou passíveis de inclusão em um ou vários acervos, de forma a permitir interseção entre as mensagens contidas nos itens e as mensagens internas dos usuários (MEY, 1995, p. 5). Conforme Raju e Raju (2006, p. 12), também pode ser definido como o processo de preparação de entradas para um catálogo de acordo com um conjunto de regras de modo a permitir que o usuário conheça: quais itens estão disponíveis e a partir do indicador de localização, onde os itens podem ser localizados. Na visão de Guimarães (2009, p. 106), a catalogação é considerada [...] um grande universo de tratamento documental em cujo âmbito se inserem a catalogação descritiva, a catalogação de assunto e, ainda, a classificação, como universo notacional de localização física do documento em bibliotecas organizadas pelo arranjo sistemático. A catalogação descritiva é um aspecto do processo de catalogação que envolve a representação de uma descrição bibliográfica de itens e a determinação de pontos de acesso em registros catalográficos. Não inclui a representação por assuntos (RAJU; RAJU, 2006, p. 13, tradução nossa). Já a catalogação de assunto refere-se ao aspecto do processo de catalogação que consiste na realização de análise de assunto de itens e fornecer notações de classificação e cabeçalhos de assunto que representam o assunto contido nos items (RAJU; RAJU, 2006, p. 15, 6

7 tradução nossa). Através da catalogação descritiva e da catalogação de assunto utilizando padrões de metadados [...] os registros bibliográficos são criados para padrões de informação. Através da organização sistemática destes registros em algumas ferramentas bibliográficas torna-se possível estar ciente de que fontes de informação estão disponíveis e onde elas podem ser localizadas (RAJU; RAJU, 2006, p. 10, tradução nossa). No contexto das bibliotecas universitárias, o catálogo - produto da catalogação - dá visibilidade à coleção de itens informacionais; permite conhecer quais autores, títulos ou determinados assuntos compõem a coleção; reúne todas as obras de um autor e todas as edições de uma mesma obra e todos os trabalhos sobre um mesmo assunto, mesmo que eles não possam ser reunidos fisicamente na coleção e oferece algum tipo de dispositivo de localização para indicar onde na coleção o item pode ser localizado, caso não esteja em circulação. Desta maneira, os dois principais resultados do processo de catalogação são: 1) o arranjo de coleções; e 2) a criação e manutenção do catálogo que fornece o maior acesso para as coleções (TAYLOR; JOUDAREY, 2009, p. 10). Por definição, a catalogação na publicação é a catalogação de teses, dissertações, livros, etc. antes de sua publicação, quando eles ainda se encontram em fase de elaboração do material, de maneira a permitir a impressão de informações bibliográficas no próprio documento, conforme o Código de Catalogação Anglo-Americano (AACR2) (CÓDIGO DE CATALOGAÇÃO ANGLO- AMERICANO, 2004). A ficha catalográfica de dissertações e teses da Unicamp reúne num único lugar, no verso da página de rosto, dados pertinentes à obra, tais como: autoria, título e subtítulo, ano, orientador e coorientador, local, assuntos (descritores), Cutter, título e subtítulo em inglês, palavras-chave em inglês, programa de pós-graduação e sua respectiva área de concentração, titulação, nome completo dos membros titulares da banca examinadora e data da defesa. Para Raju e Raju (2006, p. 11, tradução nossa), o ponto de acesso refere-se a qualquer termo em um registro bibliográfico que pode ser usado para localizar um registro e um nome, uma palavra ou frase, escolhida por um catalogador ou indexador, colocado em um campo particular em um registro que descreve um recurso. A recuperação bem sucedida dos recursos de informação depende da inclusão de metadados suficientes e a atividade que acrescenta o maior valor para a 7

8 utilidade e potencial de recuperação de uma coleção é o fornecimento de autoridade de nome pessoal controlado, o título e os pontos de acesso por assunto dos recursos de informação (TAYLOR; JOUDAREY, 2009, p. 6). Dessa forma, o objetivo da catalogação de teses e dissertações da Unicamp é contribuir para que a produção técnico-científica da Universidade receba um tratamento descritivo-temático padronizado, permitindo sua efetiva recuperação, não apenas no contexto específico da instituição como em âmbito mundial. 3 A METODOLOGIA DE GESTÃO POR PROCESSOS A metodologia GePro (Gestão por Processos) foi criada em 2003 pela Pró- Reitoria de Desenvolvimento Universitário (PRDU) da Unicamp, com o objetivo de implantar a Gestão por Processos na Universidade (UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS, 2003). Desenvolvida por profissionais da Unicamp, a metodologia por gestão de processos está baseada em conceitos da gestão da qualidade, construída com base na literatura da área. O objetivo é formar e capacitar os colaboradores das diversas áreas multidisciplinares da Universidade, independente do nível hierárquico, para conduzir e realizar melhorias nos processos em suas rotinas de trabalho. Pretendese ainda, com esta metodologia, desenvolver a competência no assunto em toda a Unicamp, proporcionando uma administração mais ágil e dinâmica, com colaboradores mais motivados. Conforme a Universidade Estadual de Campinas (2003), as principais ferramentas da metodologia GePro utilizadas no desenvolvimento deste projeto foram: VOC (Voz do Cliente): método utilizado para descrever as necessidades do cliente e suas percepções sobre o serviço a ser oferecido ou já oferecido. Através desta ferramenta foi elaborado e enviado um questionário aos alunos e bibliotecários que elaboram a ficha catalográfica. O VOC foi aplicado tanto no processo anterior quanto no processo atual, com o objetivo de identificar possíveis melhorias. Mapas de Relacionamento: O mapa foi utilizado para descrever o processo de elaboração da ficha catalográfica, desde a coleta das informações necessárias para a elaboração até o recebimento da ficha pronta pelo usuário. 8

9 Requisitos: Foram identificados através do VOC, os requisitos desejados pelos clientes (alunos e bibliotecários) referentes aos seus anseios, para a melhoria do serviço. Mapa do Processo Atual e Novo: Esta ferramenta mostra de forma clara quais atividades são realizadas, qual a sequência de execução das mesmas, quem as realiza (área, função ou pessoa), facilitando a visualização de pontos de melhorias necessárias. O mapa do processo (fluxograma) foi utilizado como suporte para descrever o processo de elaboração das fichas antes da implantação e ainda como o processo deveria funcionar após com a implantação do novo Sistema. Desconexões: foi feito um levantamento das atividades desenvolvidas no antigo processo para identificar possíveis desconexões como: saídas de ações necessárias, que deixavam de atender expectativas de qualidade dos usuários ou até prazos, e ainda se as atividades desenvolvidas estavam atendendo as expectativas internas de produtividade ou de custos. Ciclo de melhoria PDSA: Os ciclos PDSA (planejar, fazer, estudar e agir) é um método padrão de trabalho para testar e implementar mudanças de maneira rápida e eficaz. Permitiu avaliar se o tempo gasto pelo catalogador no processo anterior de elaboração de ficha catalográfica era adequado, e também, se esse tempo (incluindo o tempo de feedback do aluno), também era adequado. O ciclo permitiu ainda observar as possíveis inconsistências para assim o processo de melhoria de elaboração de fichas catalográficas. Planilhas de Atividades: ferramenta que permitiu relacionar todas as atividades envolvidas no processo de elaboração da ficha catalográfica, assim como quem realiza cada atividade. A planilha possui ainda um campo de observação para indicar quais normas/legislações que a atividade segue e condições especiais de realização, quando necessário. Plano de Ação 5W2H: esta ferramenta foi utilizada para planejar o processo de melhoria, distribuindo as tarefas entre os integrantes da equipe, permitindo acompanhar o que cada um estava fazendo. Por meio das ferramentas e atividades desenvolvidas no decorrer do curso, foi possível identificar melhorias, permitindo à equipe novos pontos de vista e a identificação de outros fatores que interferiam no processo, e, consequentemente, tornando o sistema/produto final mais organizado e otimizado. 9

10 4 O PROCESSO DE DESENVOLVIMENTO E IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA ONLINE DE ELABORAÇÃO DE FICHAS CATALOGRÁFICAS DO SBU Com o intuito de apresentar as principais funcionalidades e tecnologias utilizadas no desenvolvimento do Sistema Online de Elaboração de Fichas Catalográficas do SBU, primeiramente é preciso abordar a Engenharia de Software, que foca na qualidade e lança mão de processos, métodos e ferramentas para atingi-la. A Engenharia de Software é o ramo da computação que trata do desenvolvimento de sistemas de softwares complexos, construídos por equipes de engenheiros. Este campo do conhecimento refere-se ao estabelecimento e uso de princípios fundamentais de engenharia para obter software economicamente viável e que funcione eficientemente em máquinas reais (NATO SOFTWARE ENGINEERING CONFERENCE, 1969). Também pode ser definida como a aplicação de uma abordagem sistemática, disciplinada e quantificável para o desenvolvimento de um produto de software (THE INSTITUTE OF ELECTRICAL AND ELECTRONICS ENGINEERS, 1998, grifo nosso). A sistemática envolve uma sequência de atividades e artefatos bem definidos, enquanto que disciplinada significa que todos os processos seguem os princípios organizacionais onde resultados intermediários e finais são corretamente documentados com ações rastreáveis que permitem identificar suas causas. Já quantificável refere-se à mensuração do esforço despendido para cada tarefa (tamanho do código fonte, tamanho do armazenamento de dados, documentação, taxa de erros e apoio ao usuário), sendo que este esforço deve estar dentro dos limites previstos. O projeto deste software surgiu a partir de necessidades apontadas no projeto GePro: melhoria do processo de elaboração de fichas catalográficas do Sistema de Bibliotecas da Unicamp (SBU). Uma das primeiras fases do projeto foi o levantamento de requisitos, onde buscou-se compreender as reais necessidades dos usuários. Foram realizadas entrevistas objetivando compreender melhor o funcionamento do processo (antigo e novo) de elaboração de fichas catalográficas, o qual seria informatizado. Após o levantamento de requisitos, iniciou-se a etapa de análise das 10

11 necessidades apresentadas pelos usuários (clientes), conhecida como análise de requisitos, onde foram examinados os requisitos enunciados pelos usuários e verificados se estes foram especificados corretamente e se foram realmente bem compreendidos. A partir da etapa de análise de requisitos, foram determinadas as reais necessidades do sistema de informação. Utilizou-se a UML (Unified Modeling Language ou Linguagem de Modelagem Unificada), uma linguagem visual para modelar e documentar o sistema de informação por meio do paradigma de Orientação a Objetos (OO). Essa linguagem tornou-se, nos últimos anos, a linguagem padrão de modelagem de software adotada internacionalmente pela indústria de Engenharia de Software. A UML auxilia os engenheiros de software a definir as características do mesmo, tais como seus requisitos, comportamento, estrutura lógica, dinâmica de seus processos e até mesmo suas necessidades físicas em relação ao equipamento sobre o qual o sistema deverá ser implantado. Cada diagrama da UML analisa o sistema, ou parte dele, sob uma determinada ótica, como se o sistema fosse modelado em camadas. Alguns diagramas enfocam o sistema de forma mais geral, apresentando uma visão externa do sistema (o objetivo dos Diagramas de Casos de Uso ou UC), representados nas Figuras 1 e 2, seguidas de uma breve descrição de UC. Figura 1: UC Processo de solicitação. Fonte: Elaborado pelos autores. 11

12 Figura 2: UC Processo de configuração. Fonte: Elaborado pelos autores O processo online de solicitação de ficha catalográfica e consulta de status de pedido são centralizados, ou seja, todos os alunos da Universidade utilizam o mesmo formulário eletrônico para formalizar a solicitação e acompanhar o andamento da mesma. O link de acesso ao formulário de solicitação da ficha no Portal do SBU está disponível na homepage de cada Biblioteca e nas secretarias de pós-graduação. Por sua vez, as solicitações ficam armazenadas em um banco de dados central, visíveis a todas as Bibliotecas do SBU. Entretanto, apenas a Biblioteca/bibliotecário responsável pelo atendimento da solicitação poderá editar/liberar a ficha catalográfica para o aluno. Todo o gerenciamento das solicitações recebidas realizada através do sistema é de responsabilidade do bibliotecário. O acesso à área administrativa é liberado após validação de e senha previamente cadastrados. As principais funcionalidades do gerenciamento de solicitações são representadas no Diagrama de Caso de Uso: Solicitar ficha catalográfica: etapa executada pelo aluno ao preencher e enviar o formulário eletrônico de solicitação de ficha catalográfica. Todos os alunos, independentemente de sua unidade de origem, utilizam o mesmo formulário eletrônico para envio de solicitação. Após o envio, o sistema gera e imprime na tela um número de protocolo de atendimento e envia automaticamente, s para o solicitante e Biblioteca responsável pelo atendimento da solicitação (revisão e 12

13 tratamento da informação recebida). A cada nova solicitação, o sistema envia, automaticamente, um para a Biblioteca responsável. Consultar protocolo de atendimento: etapa executada pelo aluno ao acompanhar online o status de sua solicitação (em andamento, atendido ou cancelada). O sistema disponibiliza um link para download da ficha catalográfica quando o pedido consultado estiver com status "atendido". Revisar dados fornecidos pelo aluno: etapas percorridas pelo bibliotecário ao revisar as informações fornecidas pelo solicitante e, consequentemente, atender uma solicitação. Nesta revisão, o bibliotecário pode alterar o status da solicitação (refletirá na consulta on-line), e se "atendido", o sistema envia automaticamente um para o solicitante, com informações do pedido e link para download (baixar) do arquivo (.pdf) que contém a ficha catalográfica; se "cancelado", o sistema também envia automaticamente um avisando sobre o cancelamento do pedido. A ficha catalográfica é gerada automaticamente pelo sistema a partir dos dados disponíveis enviado pelo aluno e revisado pelo bibliotecário, sem retrabalho. Manter configurações do sistema: etapa percorrida pelo bibliotecário ao manter as configurações do sistema, inclusive, as do formulário de solicitação de ficha catalográfica. Objetivando simplificar e agilizar o processo de desenvolvimento do sistema, utilizou-se também o CakePHP, um framework de desenvolvimento rápido escrito em PHP que fornece uma arquitetura extensível para desenvolvimento, manutenção e distribuição de aplicações. Os frameworks de desenvolvimento (pelo menos os atuais), como parte de sua proposta, adotam a programação orientada a objetos e alguns padrões de projeto. Um dos padrões que merece maior destaque é o padrão MVC (Model,View, Controller) que sugere a divisão do projeto de software em camadas lógicas, de modo a separar as funcionalidades, proporcionando maior facilidade no gerenciamento de mudanças na aplicação e reaproveitamento de funcionalidades em outros projetos (CAKEPHP..., 2013). Para o armazenamento de dados utilizou-se o MySQL, um gerenciador de banco de dados relacional de código aberto usado na maioria das aplicações gratuitas. O serviço utiliza a linguagem SQL (Structure Query Language Linguagem de Consulta Estruturada), a linguagem mais popular para inserir, acessar e gerenciar o conteúdo armazenado em um banco de dados. 13

14 Estrategicamente, o primeiro piloto deste sistema foi implantado apenas na Biblioteca do Instituto de Matemática, Estatística e Computação Científica (IMECC), o que possibilitou identificar e implementar melhorias significativas no sistema informatizado. Em um segundo momento, partiu-se para a implantação do sistema atualizado em outras três bibliotecas do SBU: Biblioteca da área de Engenharia e Arquitetura (BAE), Biblioteca do Instituto de Filosofia e Ciências Humanas (IFCH) e Biblioteca do Instituto de Biologia (IB). A terceira e última fase da implantação ocorreu em abril de 2013, em que todas as Bibliotecas que compõem o SBU começaram a utilizar o sistema. 5 AVALIAÇÃO DO SISTEMA Para que um sistema de recuperação da informação (SRI) desempenhe de forma efetiva sua função fulcral, que é a recuperação da informação, dois aspectos são fundamentais: o processo de organização e o design de sistema: Às vezes, não está claro onde o processo de organização da informação termina e onde começa o projeto do sistema. Em uma exibição de registros de metadados a partir de uma ferramenta de recuperação, ambos os aspectos se reúnem para apresentar ao usuário as informações solicitadas. Este conjunto de resultados combina as características do processo de organização (pontuação padrão, formas de cabeçalhos, etc.) e as características de design do sistema (etiquetas, layout da tela, etc.) na apresentação dos metadados. Quando os metadados são claros, compreensíveis, facilmente recuperados, e bem apresentados, o usuário geralmente não percebe a maneira como os elementos estão organizados. É só quando há problemas ou confusão que estes elementos são discutidos (TAYLOR; JOUDAREY, 2009, p. 169, grifo e tradução nossos). A pesquisa em design de sistemas pode ser dividida em duas principais categorias: abordagem centrada na tecnologia e abordagem centrada no usuário, sendo que existe uma sobreposição de interesses e interconexões entre as duas (por exemplo, a funcionalidade de pesquisa do sistema e comportamento em busca de informações do usuário têm conexões importantes). As necessidades dos usuários e comportamento de busca devem influenciar o desenho dos sistemas tecnológicos que utilizamos (TAYLOR; JOUDAREY, 2009, p. 169). Desse modo, objetivando realizar a avaliação da implantação do Sistema Online de Elaboração de Fichas Catalográficas do SBU pelos usuários que os 14

15 utilizam, foram elaborados dois formulários de pesquisa VOC (Aluno e Bibliotecário) utilizando-se a ferramenta Google Drive. A coleta das informações sobre o status do processo atual permitiu detectar possíveis distorções no processo e, assim, propor ações com o objetivo de atender melhor as expectativas tanto dos usuários que solicitam a ficha catalográfica, quanto do bibliotecário que elabora a mesma e gerencia o processo em sua Biblioteca. 6 RESULTADOS E DISCUSSÃO Por meio do questionário para avaliação do sistema enviado no mês de agosto, dos 328 s enviados aos alunos com fichas finalizadas, foram obtidas 97 respostas. Quanto ao nível de dificuldade no preenchimento do formulário eletrônico, 15 alunos (15,46%) informaram ter alguma dificuldade, enquanto que 82 não (84,54%). Em relação ao nível de dificuldade em acompanhar o andamento da elaboração da ficha, 93 (95,88%) alunos não tiveram dificuldade e 4 alunos (4,12%) sim. Já em relação ao tempo de espera para obter a versão final da ficha, 74 alunos (76,29%) informaram ser muito satisfatório, 20 alunos (20,62%) satisfatório e 3 alunos (3,09%) pouco satisfatório. Nenhum aluno assinalou a opção insatisfatório. Em geral, o nível de satisfação em relação ao Sistema de solicitação de ficha catalográfica foi muito satisfatório (69 alunos ou 71,13%), satisfatório (24 alunos ou 24,72%) e pouco satisfatório (4 alunos ou 4,12%). As principais dificuldades apontadas pelos alunos foram em relação às palavras-chave: preenchimento das mesmas de acordo com os termos padronizados; link que direciona para a página principal do catálogo ao fazer a busca por assunto e não diretamente no índice de assunto; desconhecimento sobre a necessidade de preenchimento de palavras-chave autorizadas; uso de palavraschave muito limitadas; adequação do tema da dissertação/tese às palavras-chave disponíveis; impossibilidade de utilização de determinada palavra-chave no singular. As demais dificuldades apontadas residem na falta de confiabilidade das palavraschave padronizadas pelos bibliotecários em detrimento às informações dadas pelos próprios autores dos trabalhos; não recebimento de notificação quando a ficha foi finalizada; confusão nos exemplos do formato de referência; necessidade de 15

16 substituição das palavras-chave sugeridas, utilizadas em outras áreas do conhecimento diferentes da formação do aluno ou por não constar no catálogo online; demora no preenchimento das informações; constante saída do ar do sistema; nomenclaturas pouco conhecidas; necessidade de novo preenchimento do formulário; prazo de elaboração da ficha superior a dois dias úteis; falta de determinada unidade cadastrada no formulário; impossibilidade de realizar o download da ficha catalográfica; falta de clareza quanto à obrigatoriedade de sugestão de palavras-chave em português no caso de pesquisa cujos termos inéditos são em inglês; pontuação do formulário eletrônico. Quanto às sugestões dos alunos, salienta-se: maior liberdade e disponibilidade de palavras-chave; orientação mais clara sobre o procedimento e consulta das palavras-chave aos estudantes de pós-graduação; melhoria do processo de preenchimento das palavras-chave; implantação da opção de qual extensão de arquivo a ficha catalográfica terá (ex. em formato.doc,.odt ou.pdf; elaboração da ficha em versão LATEX, permitindo a inserção direta na dissertação/tese; orientação aos estudantes de pós-graduação de que existe uma lista a partir da qual as palavras-chave devem ser definidas; tutorial passo-a-passo do preenchimento do formulário eletrônico; padronização de uma referência única para escolha das palavras-chave; disponibilização de conexões mais rápidas e simplificação das questões; integração do sistema com o sistema de informações acadêmicas; maior suporte em relação às palavras-chaves; permissão para inclusão de palavras-chave que não estejam no banco de busca do sistema; forma mais simplificada de cadastro; deixar claro que a outra língua que se refere é inglês; inclusão da ficha catalográfica na dissertação/tese pelo próprio bibliotecário, mediante treinamento; mais opções de termos técnicos no banco de dados; melhoria da comunicação entre bibliotecário e aluno durante o processo de elaboração da ficha catalográfica. Apresenta-se, a seguir, as telas iniciais do Sistema Online de Elaboração de Fichas Catalográficas do SBU (Figura 3 e Figura 4) e um exemplo de ficha catalográfica gerada pelo sistema (Figura 5). 16

17 Figura 3: Página inicial do Sistema Online de Elaboração de Fichas Catalográficas do SBU. Fonte: Dados da pesquisa. Figura 4: Formulário eletrônico para solicitação de fichas no Sistema Online de Elaboração de Fichas Catalográficas do SBU. Fonte: Dados da pesquisa. A implantação do Sistema de Elaboração de Fichas catalográficas do SBU proporcionou os seguintes resultados: melhoria no gerenciamento do atendimento das solicitações; maior agilidade no atendimento; maior integração com a PRPG e CCPGs; racionalização das etapas de trabalho; padronização dos trâmites; 17

18 recebimento de informações completas e confiáveis direto da fonte (cliente); maior credibilidade das fontes de informação; visibilidade do status da ficha aos colaboradores (bibliotecários, secretárias das CCPGs, etc.); melhoria da identidade visual; geração de indicadores; melhoria da qualidade dos serviços oferecidos; diminuição da emissão de papel; maior satisfação ao cliente; consulta do status da solicitação atualizado; redução do tempo de espera pelo produto final; melhoria da qualidade no atendimento e disponibilização do acesso ao serviço via WEB, sem fronteiras 24h através da automação dos procedimentos. Figura 5: Exemplo de ficha catalográfica gerada pelo Sistema Online de Elaboração de Fichas Catalográficas do SBU. Fonte: Dados da pesquisa. 18

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