XVIII SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS SNBU 2014

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1 1 XVIII SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS SNBU 2014 IMPLANTAÇÃO DO SERVIÇO DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS NO SISTEMA DE BIBLIOTECAS (SiBi) DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ (UFPR) Fernando Cavalcanti Moreira Gabriela Debas dos Santos

2 2 RESUMO Apresenta o processo de implantação de um novo serviço no Sistema de Bibliotecas (SiBi) da Universidade Federal do Paraná (UFPR). O serviço em questão tem como objetivo facilitar o acesso à informação, permitindo a digitalização de documentos das bibliotecas que compõem o sistema, respeitando a lei do direito autoral. Resultados preliminares apontam que o serviço está sendo bem aceito pela comunidade acadêmica e que o número de solicitações de digitalizações de documentos cresceram com a formalização e divulgação do serviço. Sobretudo, enfatiza a importância de se oferecer serviços digitais para adequar os serviços oferecidos pelas bibliotecas às novas tecnologias de informação e comunicação. Palavras-Chave: biblioteca universitária; digitalização de documentos; implantação de serviços. ABSTRACT Presents the process of implementing a new service at the Sistema de Bibliotecas (SiBi) from the Universidade Federal do Paraná (UFPR). The service in question is aimed at facilitating access to information, allowing scanning documents of libraries that compose the system respecting the copyright law. Preliminary results indicate that the service is being well accepted by the academic community and the number of requests for scans of documents grew with the formalization and promotion of the service. Especially emphasizes the importance of providing digital services to tailor the services offered by libraries new technologies of information and communication. Keywords: university library; document scanning; deployment of services.

3 3 1 Introdução O serviço de referência e informação das bibliotecas vem se readequando às novas Tecnologias de Informação e Comunicação TIC há algum tempo. Nas bibliotecas de países desenvolvidos é comum a oferta de serviços de digitalização de documentos de diversas formas, porém, no Brasil, mediante pesquisa realizada nos sites de bibliotecas universitárias (qual estudo), este tipo de serviço é oferecido por um pequeno número de universidades. O serviço de digitalização de documentos é disponibilizado pelo Sistema de Bibliotecas SiBi/UFPR e permite que trechos de livros, periódicos, teses e dissertações sejam digitalizados e encaminhados para os usuários solicitantes, sem deixar de obedecer a Lei de Direitos Autorais, n A demanda para implantar o serviço de digitalização de documentos nas bibliotecas do SiBi/UFPR surgiu da necessidade de adequar o serviço de referência e informação às novas necessidades dos usuários. Dessa forma, cria-se uma nova forma de atendimento, além de adequar os serviços oferecidos pelo SiBi às novas tecnologias e práticas utilizadas nas bibliotecas. Com a implantação do serviço, acredita-se que o número de usuários atendidos pelas bibliotecas do SiBi possa, em pouco tempo, aumentar significativamente, além de ser um serviço que possibilita que a informação seja entregue ao usuário de forma rápida e eficaz. 2 Materiais e Métodos Apresenta-se aqui um relato de experiência da implantação do serviço de digitalização nas bibliotecas do SiBi/UFPR, a qual ficou sob a responsabilidade da Comissão de Serviço de Referência e Informação (SRI) bem como os procedimentos para tal. 2.1 Comissão de Serviço de Referência e Informação A maioria dos projetos e ações desenvolvidas no SiBi/UFPR são realizadas a partir das Comissões de Trabalho do SiBi e com esse serviço não foi diferente. A Comissão de SRI tem como objetivo padronizar para todo o SiBi/UFPR os serviços de atendimento e produtos disponibilizados aos usuários, buscando otimizar os já oferecidos, assim como a criação de novos serviços e produtos. De forma mais específica, a Comissão de SRI foi criada para dar maior atenção aos serviços online, atendendo a esta demanda crescente dos usuários por serviços de acordo com as novas tecnologias.

4 4 Participam como membros da comissão um representante de cada biblioteca do SiBi/UFPR, sendo um coordenador responsável por manter ativo o canal de comunicação entre os integrantes, além de agendar as reuniões e coordenar os trabalhos. 2.2 Procedimentos para implantação do serviço de digitalização de documentos No caso da implantação do serviço de digitalização foram promovidas reuniões entre os componentes da Comissão de SRI para debater sobre a viabilidade de implantação do serviço no SiBi/UFPR. Com a aprovação, foram definidos os procedimentos para o desenvolvimento da digitalização de documentos como parte do atendimento nas bibliotecas do SiBi/UFPR, sendo: Levantamento dos equipamentos de digitalização nas bibliotecas setoriais Com o objetivo de tomar conhecimento da atual estrutura que as unidades do SiBi/UFPR teriam para atender a este serviço, o coordenador da comissão enviou para os integrantes verificarem em suas bibliotecas se havia equipamento de scanner e a quantidade; qual o modelo desse aparelho e se atendia a atual demanda da unidade. Diante das repostas obtidas com o levantamento, a Divisão Administrativa da Biblioteca Central da UFPR realizou a compra de cinco equipamentos de digitalização (Scanner Modelo Fi 6230z), para as bibliotecas que apresentaram maior defasagem. Elaboração do regulamento e condições de utilização do serviço A segunda etapa foi a determinação de condições para a utilização do serviço por parte dos usuários. Buscou-se determinar critérios que contemplassem, prioritariamente, a legislação do direito autoral. A seguir, apresenta-se o regulamento elaborado e que já está disponível no Portal da Informação do SiBi/UFPR ( Regulamento e Condições de utilização do Serviço de Digitalização 1. A reprodução e digitalização de documentos pertencentes ao acervo das Bibliotecas do SiBi/UFPR só serão permitidas quando não acarretar danos aos documentos, vedadas a reprodução de documentos pessoais e, nos termos do que dispõe a Lei nº 9.610, de 19 de fevereiro de 1998, de obras no seu todo;

5 5 2. Os pedidos podem ser feitos apenas para uso pessoal e são limitados a um único capítulo, quando se tratar de livros. Solicitações de digitalização para vários capítulos de um único livro não serão atendidas. 3. Para solicitar o serviço de digitalização os usuários devem atender aos seguintes critérios de vinculação à UFPR: Ser docente; Ser aluno de programa de pós-graduação na UFPR (presencial ou EAD); Estar no último ano de graduação ou em período de finalização do trabalho de conclusão do curso na UFPR (presencial ou EAD). 2.a Ao solicitar o serviço o usuário deverá comprovar o seu vínculo com a UFPR de acordo com o acima exposto. 4. Com o intuito de assegurar que todas as solicitações de digitalização sejam atendidas, as bibliotecas poderão criar prazos para o fornecimento do conteúdo digital, de acordo com a relação de pedidos pendentes na unidade. Para mais informações, consulte a sua biblioteca. 5. As bibliotecas também poderão disponibilizar equipamentos de digitalização para os usuários que não puderem aguardar o atendimento do serviço, respeitando os direitos autorais e os critérios de vínculo com a instituição citados neste regulamento. Com as bibliotecas prontas para formalizar a oferta do serviço de digitalização de documentos e o regulamento aprovado, o serviço foi implantado e divulgado no Portal da Informação do SiBi/UFPR. Portanto, nas próximas linhas, são apresentados os resultados parciais obtidos com a oferta deste novo serviço. 3 Resultados Parciais O incentivo da Direção do SiBi/UFPR, a adesão das bibliotecas setoriais e o uso de novas tecnologias foram fatores favoráveis a implantação do serviço. Observa-se que a demanda para o serviço de digitalização de documentos nas bibliotecas já existia e, de certa forma, já era atendida por algumas bibliotecas setoriais de

6 6 maneira informal. Assim, a implantação do serviço formalizou e padronizou a oferta de uma atividade já desenvolvida no SiBi/UFPR, atingindo um primeiro resultado: a disponibilização de mais um serviço online pelas bibliotecas. Desde a implantação do serviço (Setembro/2013) até a escrita deste trabalho, passaram-se poucos meses. Ainda assim, foi possível notar crescimento nas solicitações de digitalização de documentos nas bibliotecas e maior satisfação por parte dos usuários, que passaram a ser atendidos de forma mais ampla e rápida. Estatísticas sobre o uso do serviço estão sendo compiladas mês a mês e poderão ser apresentas em resultados finais de um trabalho futuro. 4 Considerações Parciais A implantação de um serviço em bibliotecas universitárias que compõem um sistema é uma tarefa árdua que demanda tempo e capacidade de entender a rotina de trabalho em cada unidade, porque as especificidades de cada biblioteca influencia na forma como o serviço deve ser oferecido e de como pode ser recebido pelos usuários. Pode-se constatar, também, que a oferta de serviços que usam as novas tecnologias de informação e comunicação são desejados e bem vistos pelos usuários. Com a disponibilização de mais serviços online, a imagem da biblioteca universitária se renova para a comunidade acadêmica. Sobretudo, o constante esforço para a desburocratização do acesso a informação é um dever das bibliotecas e que pode ser alcançado a partir de um olhar mais aprofundado para as novas necessidades dos seus usuários. 5 Referências BRASIL. Lei nº 9.610, de 19 de fevereiro de Altera, atualiza e consolida a legislação sobre direitos autorais e dá outras providências. Disponível em: < Acesso em: 05 Maio DIGITALIZAÇÃO de documentos. Disponível em: < Acesso em: 05 Maio 2014.