Porém, é preciso atenção, porque os mesmos dados revelam que a cada 100 restaurantes abertos, apenas

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2 Quer saber como? Continue a leitura desse e-book. Nele, você entenderá: 1 Introdução Empreender no setor de food service, ou alimentação fora do lar, é o desejo de muitas pessoas, afinal essa é Porém, é preciso atenção, porque os mesmos dados revelam que a cada 100 restaurantes abertos, apenas A importância de uma gestão eficiente para a área de food service; uma área lucrativa, mesmo em época de crise e recessão. Para se ter uma ideia, somente em 2014, o mercado faturou R$ 140 bilhões, de acordo com a Associação Brasileira de Bares e Restaurantes e foi responsável por 2,4% do PIB. 3 sobrevivem mais de 10 anos, sendo que 35 fecham em menos de um ano. E o que isso significa? Que nem sempre os empresários estão preparados para enfrentarem os inúmeros desafios que empreender no setor pode trazer, e nem para Os desafios mais importantes do controle financeiro; Como melhorar o seu estoque e evitar o desperdício; Todos esses dados significam mais de 1 milhão de em- gerirem de maneira profissional os seus negócios. Por que contar com um software de presas no ramo em todo o país, 2 milhões de pequenos empresários e quase 6 milhões de empregos gerados, afinal quase 32% dos orçamentos de uma família brasileira é gasto com alimentação e a estimativa é que essa taxa aumente para 40% até E quem deseja entrar nesse ramo que não se engane, os desafios na gestão são vários, mas hoje já existem soluções tecnológicas interessantes, como o ERP para restaurantes, que podem lhe ajudar a superar essas dificuldades e a tornar o seu empreendimento um su- gestão pode lhe ajudar; Como definir o ERP para restaurantes mais adequado ao seu negócio. cesso de vendas e de lucro. Boa leitura!

3 2 A importância de uma gestão eficiente para a área de food service Pelos números que apresentamos no início desse e-book, você já deve ter notado que o setor é bastante aquecido, mas também é capaz de fazer com que muitas empresas acabem não prosperando. E isso se deve, principalmente, pelo despreparo de alguns empresários que podem acabar se assustando com a quantidade de informações que precisam ser gerenciadas e que, quando ignoradas, podem trazer grandes problemas. Os principais pontos que você deve se atentar são: Controle financeiro (contas a pagar e receber, fluxo de caixa, margem de lucro, valor dos serviços, etc.); Controle do estoque e dos fornecedores; Controle do desperdício de comida; Controle de todas as lojas da cadeia; Formas de atrair mais clientes; Controle dos funcionários, horas extras e outras demandas de RH; Entre outros.

4 Todas essas são informações vitais Se você oferece serviços agrega- Já deu para perceber que, sem Por isso, entender muito bem como no dia a dia de qualquer negócio dos, como o delivery, por exemplo, uma gestão eficiente, fica fácil se a sua empresa funciona, quem é o no ramo de food service e que não é preciso ter ainda cuidados adicio- perder e acabar desconsiderando seu principal cliente, quais serviços podem ser ignoradas, porém, com nais, garantindo que o valor cobra- algum dado vital para o seu negó- oferece e com qual margem de lu- tantas exigências, nem sempre é do pela entrega realmente cobre cio, não é mesmo? cro e quais são as suas demandas fácil ter noção de tudo o que está os seus custos com locomoção, financeiras é essencial. acontecendo no seu estabeleci- motoboy, central de atendimento mento. e outros que você possa ter.

5 Uma boa gestão garante que tudo funcionará de maneira adequada, que os valores cobrados pelos seus serviços conseguem pagar pelos seus custos fixos e variáveis e ainda manterem o seu fluxo de caixa, que a quantidade de itens comprados é exatamente a mesma do que será usada no período analisado, que você não será surpreendido com problemas e questões trabalhistas e que o seu restaurante estará sempre com mesas ocupadas. Somente com uma gestão eficiente é possível não cair na estatística que mostramos na introdução e manter o seu restaurante ou outro estabelecimento na área de food service crescendo e lucrando por muitos anos.

6 3 Os desafios do controle financeiro O controle financeiro é, sem dúvida, um dos principais desafios dos empresários do setor, afinal são várias as informações que precisam ser pensadas e analisadas com cuidado. Veja alguns pontos essenciais para ter um controle financeiro efetivo no seu food service.

7 A importância do planejamento financeiro Como você pode estimar em quanto tempo o seu negócio começará a dar lucro, ou quais os gastos e investimentos necessários para que ele prospere, ou ainda se este é o momento certo de abrir uma nova filial, por exemplo, se você não tiver um bom planejamento financeiro? Ele é o responsável por oferecer um controle adequado de todos os lucros e despesas do seu negócio, permitindo que você entenda exatamente onde, quando e como deverá investir, sem que isso coloque em risco a sua estrutura financeira. Antes de investir na compra de um equipamento novo ou em reformas pontuais no seu negócio, por exemplo, é essencial consultar o seu planejamento financeiro, entendendo quais contas você precisa pagar naquele período, qual o valor a receber, qual é o seu contingente para emergências, entre outros. O planejamento financeiro ajuda você a prever cenários e a planejar ações antecipadamente, evitando que alguma mudança no mercado lhe pegue de surpresa. Você poderá pensar em como agir caso as vendas sejam superiores ao esperado, ou também o que cortar em casos de recessão, evitando dar um passo maior que a perna, por exemplo.

8 Um bom planejamento financeiro deverá contar com: Controle de contas a pagar e receber; Capital de giro; Estoque (quantidade de produtos e valor financeiro deles); Lucro ou prejuízo por período; Somente com um controle adequado de todas essas informações, você poderá começar a entender como funciona a parte financeira da sua empresa, qual a quantidade você pode poupar todos os meses para investimentos, quanto deve guardar para possíveis emergências e quais os setores que podem ser passíveis de corte caso seja necessário. Preço de venda e margem de lucro; Pró-labore dos sócios; Custos fixos e variáveis; Valor patrimonial da sua empresa.

9 Fluxo de caixa O fluxo de caixa é o controle de todas as receitas e despesas do seu negócio dentro de um determinado período. Como ele é algo extremamente importante na sua gestão financeira, a recomendação é que seja feito diariamente, permitindo que você tenha controle sobre as contas a pagar e receber. Se você ainda não faz um controle do seu fluxo de caixa, o ponto de partida é fazer um levantamento de quanto você tem em caixa no momento, somando todos os saldos disponíveis, como: contas bancárias, caixas registradoras, cofre e outros. A partir de então, comece a analisar a quantidade de contas que você tem a pagar na próxima semana, dentro do mês vigente ou para um período maior. Some tudo dentro do período analisado. Se você for analisar o mês vigente e tiver créditos de parcelamento a receber dos seus clientes, inclua esse valor no seu saldo. O mesmo vale para as dívidas parceladas. Diante desse controle, você já começará a ter uma noção mais clara de como serão os seus próximos dias ou meses. Atualizar diariamente esses dados, evita que você perca o controle da situação, ou que se esqueça de alguma conta importante que, caso seja paga antecipadamente, por exemplo, pode lhe gerar descontos importantes. Outra dica é não confundir dinheiro a ser recebido com dinheiro em conta. O que isso significa? Que no seu fluxo de caixa devem apenas estar presentes os valores já recebidos. Aquela parcela que o cliente ainda vai lhe pagar deve ser lançada no mês equivalente ao pagamento (e de preferência depois de ele já ter sido feito). Como você pode notar, o fluxo de caixa e o planejamento financeiro andam sempre de mãos dadas. Afinal é a partir de um que você consegue ter mais informações para o outro.

10 Contas do dono x contas do negócio Essa parece uma dica óbvia, mas muitos empresários ainda se perdem no controle financeiro justamente por não fazerem essa separação entre o que é dinheiro da empresa e o que é seu pró-labore. Por isso, nunca use o seu dinheiro pessoal para cobrir despesas da sua empresa, e nem o contrário. Estipule um salário para você e para os seus sócios, que seja adequado com a realidade do seu negócio, e inclua esse valor no seu planejamento financeiro, como pagamento dos funcionários. Ter essa distinção clara ajuda a manter o controle e evita a falta de caixa na empresa para decisões importantes, devido a retiradas não programadas, por exemplo.

11 Controle dos fornecedores Um dos pontos específicos do planejamento financeiro no food service diz respeito ao controle dos fornecedores, afinal é comum que muitas das matérias-primas sejam compradas semanalmente ou até diariamente, oferecendo sempre alimentos frescos aos seus consumidores. Mas, nem sempre esse pagamento é feito dessa forma. Alguns fornecedores podem trabalhar com um sistema diferenciado, entregando todos os pedidos antecipadamente, para só receberem no final do mês e sem um controle adequado isso pode significa muita dor de cabeça para o empresário. Por isso, é essencial que você consiga gerir todas as demandas feitas junto ao fornecedor, analisando a real necessidade de se fazer uma nova solicitação. Além disso, vale à pena pesquisar por diferentes fornecedores antes de fechar o negócio. Lembre-se que nem sempre um fornecedor com preço mais baixo pode ser o melhor. É preciso considerar também as condições de pagamento, a capacidade de suprir as suas necessidades, a qualidade do produto oferecido e a rapidez de entrega. Um fornecedor com preço baixo, mas que não oferece descontos para as compras altas ou pagas dentro do prazo, ou ainda que não tem uma entrega rápida, por exemplo, pode significar custos extras com compras feitas diretamente no varejo, prejudicando o seu caixa e o serviço que oferece ao seu cliente. Assim, ter controle sobre todas essas variáveis também é indispensável.

12 4 Como melhorar o estoque e evitar o desperdício Se a parte financeira costuma deixar muitos empresários perdidos, é em relação ao estoque e ao desperdício que vários restaurantes podem ver suas contas se complicarem. No mercado de food service, ter um estoque grande pode significar prejuízo, já que os alimentos são perecíveis e itens estragados são compras que não se transformam em lucros. Por isso, é essencial que você conheça muito bem os seus clientes, os serviços oferecem e a demanda que costuma ter diariamente. Quanto mais conhecimento sobre o seu negócio, mais fácil será estimar um estoque adequado. Em geral, na gestão de um restaurante, é recomendado que você tire entre 25% e 30% do seu lucro bruto para manter o seu estoque em dia. Por exemplo, se você faturou R$ 150 mil em um mês, é possível gastar entre R$ a R$ 45 mil com compras de mercadorias. Um método bem interessante para o controle de estoque em food services é o CMV (Custo de Mercadoria Vendida), um índice usado para estimar o custo da operação, ou seja, o quanto você gasta para manter o seu estoque. Um CMV abaixo de 20% indica que os produtos comprados não são de boa qualidade, CMV acima de 35% é sinal de que uma parte significativa do seu lucro está sendo direcionada para a compra de mercadorias.

13 Se o seu desperdício é alto, veja algumas dicas para reduzi-lo: Prazo de validade: ter um controle sobre a data de vencimento de todos os itens do seu estoque é essencial, e pode ajudar você a pensar nos cardápios e no que será servido para seus clientes; Alimentos congelados: determinados alimentos podem ser mais sensíveis e estragarem rapidamente, nesses casos uma boa saída pode ser congelá-los, como por exemplo, legumes, frutas e carnes que sempre devem ser congelados fracionados; O desperdício O desperdício é uma realidade em inúmeros negócios na área de food service e pode acontecer por vários motivos, desde hábitos dos proprietários que não investem em equipamentos de qualidade capazes de evitar esse desperdício, até em formas de produzir os pratos que nem sempre levam em consideração algumas boas práticas na cozinha. Reaproveite determinados alimentos: você pode reaproveitar alguns alimentos para elaborar pratos mais simples, gerando economia e ainda diversificando o que você oferece aos seus clientes; Reduza a quantidade de comida em dias de menos público: todo restaurante tem dias de baixa de cliente, nesses períodos faça uma quantidade menor de comida e use recipientes menores para deixar a comida a mostra.

14 5 ajudar a superar esses desafios? Como um software de gestão pode Como você pode notar, existem inúmeros pontos que merecem a atenção na gestão adequada de um food service. Muito além do que apenas a vida financeira do seu negócio, você precisa ter controle sobre o estoque, as compras, as vendas, as margens de lucro, os custos agregados, o atendimento e inúmeras outras variáveis. Justamente por tudo isso, contar com um software de gestão específico para o setor de food service, como um ERP para restaurantes, pode ser a solução que faltava no seu negócio, capaz de modificar a forma como você entende e administra a sua empresa, favorecendo a tomada de decisões mais acertada e, claro, o seu crescimento sustentável. Nem sempre é possível ter controle sobre todos esses itens manualmente, afinal são muitos pontos recheados de detalhes e se esquecer de algum deles pode se configurar em problemas em longo prazo.

15 Com um ERP para restaurantes, você pode: Integrar as informações dos Monitorar vários dos seus es- Gerir de maneira integrada os Como você pode notar, um bom ERP principais fornecedores da sua tabelecimentos com um mes- estoques dos seus estabele- para restaurantes pode ajudar você a cadeia dentro do seu sistema; mo sistema, obtendo informa- cimentos, fazendo uma leitu- ter acesso a dados muito mais precisos Gerir de maneira integrada todas as suas rotinas financeiras, como estoque, compras, dados estatísticos e relatórios completos que facilitam a sua tomada de decisões; ções sobre cada loja e também sobre a realidade macro do seu negócio; Ter acesso a inventários, requisições, entradas e conferência de mercadorias, além do fe- ra automática dos itens que estão em baixa, dos que estão com a data de vencimento próxima e muitas outras ações programáveis; Conciliar pagamentos como e ainda acompanhar os pontos mais críticos e que precisam de cuidado diferenciado, melhorando a sua tomada de decisões e o seu controle sobre setores importantes para a saúde financeira e o crescimento do seu negócio. Integrar informações sobre documentos fiscais e contábeis, garantindo que todas as exigências legais estão sendo cumpridas e que nenhum pra- chamento diário caixa; Monitorar todas as notas fiscais eletrônicas emitidas, capturar e armazenar os XMLs de todas as transações, evitando que infor- cartões de crédito, débito e de alimentação, mantendo os arquivos recebidos das operadoras, tornando o seu fluxo de caixa mais rápido e eficiente. zo importante será esquecido; mações contábeis e fiscais importantes sejam perdidas;

16 6 Como escolher o ERP para restaurantes mais adequado para o meu negócio? Depois de ler todo esse e-book, você acredita que um ERP para restaurantes pode ajudar a tornar o seu negócio mais eficiente, produtivo e lucrativo? Porém, para conseguir todos esses benefícios, é muito importante que você considere alguns pontos fundamentais, fazendo uma escolha certeira.

17 Credibilidade da marca Entenda o foco do software Softwares de gestão não são novidades e é possível encontrar uma gama variada de opções no mercado, contudo, a grande maioria não é pensada e nem construída para a realidade dos foods services. Como você pode notar ao longo desse e-book, esse é um setor com inúmeras peculiaridades e diversidades que precisam ser entendidas e analisadas e um software de gestão que não incorpora esses dados pode não ser tão eficiente. Quem é a empresa responsável pela criação do ERP para restaurantes? Essa é uma informação extremamente importante e que precisa ser considerada antes de você se decidir por alguma opção. É essencial que a marca esteja acostumada a criar e desenvolver bons softwares de ERP e gestão e tenha experiência e expertise atendendo a área de food service, estando acostumada com as questões diárias dessa área. Busque saber também sobre a reputação da marca, conversando com outros usuários ou fazendo uma pesquisa pela internet (nas redes sociais da empresa ou em sites específicos como o Reclame Aqui). Diferenciais do ERP para restaurantes Não se esqueça de analisar o que o software apresenta de diferenciais dos concorrentes e como essas funções podem ser realmente aproveitadas no seu negócio. Um bom diferencial, por exemplo, pode ser um monitor exclusivo de compras, pelo qual o sistema automaticamente gera a necessidade de compras do estabelecimento, baseado no consumo médio e nas requisições anteriores, além de outras variáveis importantes, como: prazo de entrega, giro médio, programação de vendas, etc.

18 Facilidade de uso De nada adianta o ERP para restaurantes ter uma tecnologia avançada e recursos incríveis se você, ou seus funcionários, não conseguirem utilizá-lo. Um bom software de gestão deve ter uma interface intuitiva, ser fácil de integrar com as tecnologias que a sua empresa já possui e de ser incluído em suas rotinas diárias. Por isso, tente negociar uma versão Trial sem custos para testes ou peça para usar o software antes da compra. Relatórios diversificados Um bom ERP para restaurantes é aquele que oferece uma vasta quantidade de informações que ajudem na tomada de decisão dos administradores da empresa. Assim, confira quais são os tipos de relatórios possíveis de serem criados e o quanto esses dados são realmente essenciais para o dia a dia da sua empresa.

19 7 Esses Conclusão Como você pode notar, a gestão adequada de um food service possui vários desafios que precisam ser considerados e analisados continuamente, uma vez que, infelizmente, o número de estabelecimentos que acabam fechando nesse setor é alto. Para conseguir crescer e prosperar na área é indispensável ter um bom controle financeiro, um ótimo gerenciamento do seu estoque, bons fornecedores e, claro, uma estratégia clara de combate ao desperdício. Em todas essas situações, um bom ERP para restaurantes pode ser a solução. sistemas ajudam você a ter um controle mais preciso sobre todos os seus estabelecimentos, contas a pagar e receber, fluxo de caixa, conciliação de recebimentos, controle de estoque e muito mais. É claro que, além dessas dicas, entender muito bem quem são seus clientes, ficar de olho na concorrência e nas principais tendências do se- fácil gerir o seu food service? Se Com essas informações, ficou mais tor e prestar um ótimo atendimento você se interessou pelos softwares também ajudam a diferenciar a sua de gestão, entre em contato com marca e o seu negócio. um dos nossos consultores e descubra os diferenciais exclusivos do nosso ERP para restaurantes!

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