5S: A ESSÊNCIA DA ORDENAÇÃO RESUMO

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1 5S: A ESSÊNCIA DA ORDENAÇÃO RESUMO Surgem diversos programas voltados à Qualidade com o objetivo de promover a melhoria contínua dos produtos e dos seus processos. O programa 5S, motivo deste trabalho, tem como finalidade fazer com que a organização crie um ambiente favorável na busca desta melhoria contínua. A base do programa 5S esta firmada nos conceitos dos Sensos de utilização, Organização, Limpeza, Saúde e Auto Disciplina e se faz necessário para avaliar o programa uma auditoria do 5S. O Programa visa também combater eventuais perdas e desperdícios nas empresas e indústrias, educar a população e o pessoal envolvido diretamente com o método para aprimorar e manter o Sistema de Qualidade na produção. É importante a alteração no comportamento e atitudes do pessoal para a reorganização da empresa. O objetivo é demonstrar através do estudo de caso que o 5S é uma ferramenta de inovação tecnológica importante para a manutenção de um ambiente saudável, contribuindo como fator de desenvolvimento sustentável da organização e crescimento do ser humano. Palavras chave: Qualidade. Utilização. Limpeza. Saúde. Auto disciplina. 1.INTRODUÇÃO O programa 5S é um conceito, é uma atitude de vida, é uma prática muito simples de ser implantada nas organizações públicas e privadas, nos lares, nas igrejas, nas ruas e até em um país. Quando estes conceitos são praticados ele é capaz de modificar o humor das pessoas, o ambiente de trabalho, a maneira de conduzir todas as atividades rotineiras e sua atitude. (SANSOZ,1997) 1/10

2 O 5S é como um jardim de infância da qualidade dentro de uma organização, pois, sua filosofia é profunda e desenvolve grandes mudanças comportamentais que acompanham as pessoas onde quer que elas se encontrem. (SANSOZ,1997) Sabe-se que mudanças de hábito são lentas, portanto, se faz necessário ter paciência durante a implantação. O maior desafio da implantação do programa é quantificar, em números, a melhoria obtida, pois as atividades do 5S estão diretamente relacionadas com o ambiente de trabalho, não possuindo registros numéricos de custo ou alteração de processos ou produto. (SANSOZ,1997) As organizações que implantam o 5S tem como objetivo desenvolver comportamento das pessoas, para que tais mudanças possam agregar valor nos processos organizacionais promovendo satisfação de seus clientes, melhoria contínua de seus produtos, enfim, criar uma ambiente da Qualidade para que as pessoas possam transformar os seus potenciais em realização mensurável. A prática nas empresas tem mostrado que o programa 5S representa uma grande oportunidade inigualável de mobilizações dos empregados, preparando caminho para a introdução dos demais programas da qualidade mais avançados. É impressionante ver como o programa 5S é de fácil aplicação e pode trazer diversos benefícios. Na maioria das vezes acostuma-se com os maus hábitos corriqueiros do dia-a-dia, que não se para para pensar como tudo seria melhor se dedicasse mais a melhorar o próprio ambiente. Sabendo de tantos benefícios é impossível não praticar o 5S. A busca por um ambiente de qualidade é uma preocupação cada vez mais freqüente dos administradores para atingir os objetivos das organizações. Os gestores procuram o completo envolvimento das pessoas na tomada de decisões, tornando-as mais comprometidas e responsáveis pelos rumos da organização na qual trabalham. (VANTI, 1999). O objetivo do artigo é abordar sobre a importância do Programa 5S. O mesmo foi elaborado através do método de revisão bibliográfica. 2.REVISÃO BIBLIOGRÁFICA 2.1 Filosofia Honda O Sr. Soichiro Honda um dos mais respeitados empresários japoneses, juntamente com o Sr. Nobuhiko Danamoto elaboraram a famosa filosofia Honda que é baseada na seguinte convicção: respeito à pessoa e a promoção das três alegrias: Alegria de produzir, vender e comprar. (HONDA,1937) Derisbourg(1993), comenta que a filosofia Honda expressa com fidelidade os conceitos do 5S que são associados a um ambiente sadio no qual se possa trabalhar com qualidade e produzir bens e serviços de qualidade, com produtividade. Conforme o autor acima citado, no âmbito das atividades profissionais é imprescindível que os dirigentes saibam criar uma atmosfera na qual seus colaboradores gostem de trabalhar. Isto pode ser conseguido mediante: a) disposição de um ambiente no qual haja ordem e tranqüilidade; b) boa organização do trabalho, com distribuição eqüitativa das tarefas; 2/10

3 c) desejo de se comunicar, com disposição de falar e ouvir sem distinção de pessoa ou função; d) respeito às idéias dos outros; e) atitude que favoreça o consenso ou o trabalho em equipe; f) sentimento compartilhado da finalidade do trabalho; g) orgulho coletivo diante das realizações. De acordo com Moreira(2005), 5S consiste na simplificação do ambiente de trabalho, redução de desperdícios, eliminação das atividades que não acrescentam valor, aumento de segurança e melhoria dos níveis de qualidade. Centra-se essencialmente na organização do trabalho e padronização de processos. Promove ainda o trabalho em equipe para que em conjunto identifiquem e corrijam problemas existentes. Define o senso de utilização como um dever de utilizar os recursos disponíveis, com bom senso e equilíbrio, evitando ociosidades e carências. 2.2 Programa 5s O 5S surgiu por volta de 1950, logo após a 2º Guerra Mundial e sua finalidade era combater a sujeira das fábricas do Japão. Imagine um país destruído com sua população em pânico, sem dinheiro, saneamento básico, escolas e hospitais reerguerem-se e se posicionar economicamente no mundo. (RIBEIRO, 1994) Dá para se ter idéia do poder desta ferramenta quando bem implantada. No Japão os pais utilizam-se da técnica 5S para ensinar a seus filhos os princípios educacionais que os acompanham até a fase adulta. Depois de ocidentalizada, esta técnica ficou conhecida também, como Housekeeping. (RIBEIRO, 1994) Algumas empresas no Japão também utilizam o 5S como uma ferramenta indispensável para obtenção e a consolidação do processo educacional de quaisquer atividades. Apesar do 5S ser reconhecido mundialmente como originário do Japão, a essência está presente em qualquer população, nação, sociedade, família ou pessoa que pratique bons hábitos, que zele pela higiene, segurança, bemestar, sensatez e respeito ao próximo. (RIBEIRO, 1994) Devido ao grande sucesso alcançado pelo Japão outros países começaram a disseminar sua prática. O fato é que muitos que o fizeram não tomaram o cuidado de atentar para o real objetivo que estes conceitos tinham que transmitir e algumas implantações não deram certo ou não foram levadas a sério. No Brasil, a prática do programa 5S iniciou-se por volta de Segundo Nana(2007), o programa 5S visa conscientizar a todos da importância da qualidade no ambiente de trabalho. É a implantação de uma nova cultura que necessita contar com o comprometimento das equipes de trabalho para gerar os resultados esperados, ambientes limpos, organizados, asseio e bem estar que proporcionam condições para uma maior produtividade. O Nome 5S é devido a sua denominação no Japão que se início todos os conceitos com a palavra S. Como a tradução do japonês para o português foi inserindo antes das traduções a palavra Senso para não perder sua originalidade. De acordo com Silva(1994), atraves do Programa 5S pode-se reconhecer o que realmente é importante para fornecer resultados positivos para a empresa. Estes resultados podem ser notados na motivação dos colaboradores, na organização da empresa, na redução de desperdícios, na maior produtividade e 3/10

4 qualidade, pois quem está comprometido com o que faz, realiza muito melhor seu trabalho. Silva (1994), diz também que na essência, 5S gera uma mudança de conduta, hábitos, comportamento e tende a mobilizar toda a organização, do presidente aos operários, áreas administrativas, serviços e manutenção. Porém, necessita ser liderado pela alta administração servindo de modelo, de exemplo e com isso mobilizando toda a organização em um verdadeiro trabalho de equipe assimilado por todos. O Programa 5S é uma filosofia de trabalho que promove na organização, limpeza e disciplina, através da consciência e responsabilidade de todos, tornando o ambiente de trabalho agradável, seguro e produtivo. É um programa de educação que dá ênfase à prática de hábitos saudáveis que permitem a integração do pensar, do sentir e do agir. É um conjunto de cinco conceitos simples que, ao serem praticados, são capazes de modificar o seu humor, o seu ambiente de trabalho, a maneira de conduzir suas atividades rotineiras e as suas atitudes (SILVA,1996). O termo "Senso" é uma alternativa para evitar as palavras japonesas, de acordo com Ribeiro(1994). De acordo com Zanini (1997), S denominação inicial em JAPONÊS tradução em INGLÊS tradução para português: 1º Seiri Sorting = Senso de Utilização = Arrumação, Organização, Seleção; 2º Seiton Systematyzng = Senso de Ordenação = Sistematização, Classificação; 3º Seisou Sweeping = Senso de Limpeza = Zelo; 4º Seiketsu Sanitizing = Senso de Asseio = Higiene, Saúde, Integridade; 5º Shitsuke Self - Disciplining = Senso de Autodisciplina = Educação, Compromisso ºS - Conceito de Seiri - Senso de Utilização, Arrumação, Organização ou Seleção. Seleção ou utilização na linguagem do 5S, de acordo com Osada (1992,p 32). "[...] significa distinguir o necessário do desnecessário, tomar as decisões difíceis e implementar o gerenciamento pela estratificação, para livrar-se do desnecessário." O senso de utilização é identificar materiais, equipamentos, ferramentas, utensílios, informações e dados necessários e desnecessários, descartando ou dando a devida destinação àquilo considerado desnecessário ao exercício das atividades. Observe que "guardar" constitui instinto natural das pessoas. No sentido mais amplo, o senso de utilização abrange ainda outras dimensões, em que ter senso de utilização é preservar consigo apenas os sentimentos valiosos como amor, amizade, sinceridade, companheirismo, compreensão, descartando aqueles sentimentos negativos e criando atitudes positivas para fortalecer e ampliar a convivência apenas com sentimentos valiosos.(osada, 1992) As organizações devem disseminar que a inteligência humana de forma ampla é o fator primário para a utilização dos recursos disponíveis adquiridos. Para este conceito as organizações criaram algumas frases como: a) mantenha somente o necessário em seu local de trabalho; b) selecione somente o que você necessita; c) combata o desperdício; d) melhor visualização do local de trabalho. 4/10

5 Os Benefícios do Senso de Utilização são a liberação de espaços físicos, reciclagem de recursos escassos na natureza, re-alocação de pessoas que não estejam sendo bem utilizadas, combate ao excesso de burocracia, diminuição de custos e outros. O primeiro passo para se colocar ordem no ambiente é separar o útil do inútil. O que realmente é utilizado nas tarefas diárias é aquilo que raramente ou nunca usa-se. Essa arrumação começa a dar sentido à filosofia de uma nova cultura. O que não é necessário pode e deve ser descartado, transferido para outro departamento, doado, ou simplesmente jogado fora. Ao iniciar este trabalho as pessoas percebem que a maioria dos objetos ou papéis guardados ou até mesmo outros materiais realmente são sem importância e que estavam simplesmente tumultuando o local de trabalho ou ocupando espaço que poderia servir para organizar outros materiais mais utilizados.( ZANINI, 1997) S - Conceito de Seiton - Senso de Ordenação, sistematização ou classificação. Para Badke (2004), o senso de ordenação é definir locais apropriados e critérios para estocar, guardar ou dispor materiais, equipamentos, ferramentas, utensílios, informações e dados de modo a facilitar seu uso e manuseio, facilitar a procura, localização e guarda de qualquer item. Popularmente significa "cada coisa no seu devido lugar". Badke (2004) diz que após o expurgo os documentos devem ser organizados ou classificados a fim de fácil recuperação, definindo a estrutura para arquivamento e controle de documentos nos arquivos operacionais e arquivo central. Da mesma forma que o senso de utilização, este senso se aplica no seu diaa-dia. O ideal seria logo de manhã ter-se à mão tudo o que se precisa, como, por exemplo, agenda, documentos, cadernos, chaves e documentos do carro, roupas, etc. Estas e outras cenas são comuns quando se aplica corretamente este senso. É também dispor os recursos de forma sistemática e estabelecer um excelente recurso de comunicação visual para o rápido acesso a eles. Para este conceito durante a implantação deve ser disseminado que uma boa ordenação de tudo facilita a utilização dos recursos, diminuindo o tempo de busca e de guarda dos mesmos. Para este conceito as organizações criaram algumas frases como: a) mantenha cada coisa em seu lugar; b) um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar; c) deixe tudo a vista; d) encontre em 30 segundos; e) controle do uso de equipamentos e documentos necessários; f) redução dos riscos de acidentes. Os benefícios do senso de ordenação são economia de tempo, diminuição do cansaço físico e mental por movimentação desnecessária, melhoria do fluxo de pessoas e matérias, rapidez na movimentação e resgate de pessoas em caso de emergência, diminuição do estresse por buscas mal sucedidas. Após organizar e separar o útil do inútil é necessário arrumar e ordenar todo o material. Nesta etapa, é importante classificar todos os materiais conforme sua necessidade de uso, aqueles usados com maior freqüência devem ficar sempre mais acessíveis do que os utilizados raramente. É importante que todos os materiais e objetos sejam identificados, rotulados e etiquetando para que qualquer pessoa que 5/10

6 necessite possa encontrar com facilidade e rapidez. Esta etapa auxilia também a administração do estoque, pois os materiais são identificados com facilidade e se torna mais prático e rápido saber quando está acabando determinado item, evitando faltas ou excessos.(zanini, 1997) S - Conceito de Seisou - Senso de Limpeza, Zelo. Entre os diversos significados encontrados no dicionário Aurélio da palavra limpeza destacam-se: qualidade de limpo, de asseado; esmero, aprimoramento, coisa bem feita, acabada, caprichada. Entre os vários significados do verbo limpar, destacam-se: tornar limpo, asseado, livrar-se das impurezas, purificar. Importante quando da implantação deste conceito é conscientizar que a limpeza é fator importante para o bem estar de todos. De acordo com Badke (2004), o senso de limpeza é eliminar todo e qualquer traço de sujeira e agir na prevenção, eliminando todas as causas fundamentais. O mais importante, neste conceito, não é o ato de limpar mas o ato de não sujar. Ainda de acordo com Badke (2004), limpar sempre e eliminar as causas da sujeira, no sentido mais amplo, ter senso de limpeza é procurar ser honesto ao se expressar, ser transparente, sem segundas intenções com os amigos, com a família, com os subordinados, com os vizinhos, etc. Para este conceito as organizações criaram algumas frases como: a) jogue limpo; b) mais importante que limpar é não sujar; c) ser limpo e estar limpo; d) autoconhecimento de equipamentos e documentos; e) satisfação de quem executa. Os benefícios do senso de limpeza é o sentimento de bem estar dos empregados, sentimento de excelência transmitido aos clientes, prevenção de acidente, qualidade dos produtos, etc. Nada mais importante para a realização de um trabalho do que a limpeza. Um ambiente limpo proporciona segurança, conforto e torna o ambiente mais agradável tanto para as pessoas que ali trabalham como para as que circulam pela área. Esta etapa consiste na conscientização dos funcionários a não sujarem o ambiente e segundo se sujar, limpar. Se cada um contribuir com a limpeza do local de trabalho muitos desperdícios de tempo e dinheiro serão evitados. Usou, limpe e guarde.(zanini,1997) S - Conceito de Seiketsu - Senso de Asseio, higiene, saúde, integridade. Entre os diversos significados encontrados no dicionário Aurélio da palavra Saúde quer dizer: estado do indivíduo, cuja as funções orgânicas, físicas e mentais se acham em situação normal; estado do que é sadio ou são. Para Badke (2004), o Senso de Saúde significa criar condições favoráveis à saúde física e mental, garantir ambiente não-agressivo e livre de agentes poluentes, manter boas condições sanitárias nas áreas comuns (banheiros, cozinha, restaurante, etc.), zelar pela higiene pessoal e cuidar para que as informações e comunicados sejam claros, de fácil leitura e compreensão. Ainda conforme Badke (2004), deve-se padronizar a geração, armazenamento e busca da informação, evitando-se os desvios dos avanços conseguidos com a melhoria do gerenciamento dos documentos. Significa, ainda, ter comportamento ético, promover um ambiente saudável nas relações interpessoais, 6/10

7 sejam elas sociais, familiares ou profissionais,cultivando um clima de respeito mútuo nas diversas relações. Este conceito a empresa deve atuar em higiene, saúde pessoal e segurança do trabalho. Existem diversas maneiras da empresa praticar este senso. Não adianta levar o funcionário para o hospital depois que ele está doente ou ferido. Para este conceito as organizações criaram algumas frases como: a) mantenha um ambiente agradável e seguro; b) trabalhe seguro; c) condições de trabalho favoráveis à saúde; d) higienização mental e física do ambiente de trabalho. Os benefícios do senso de saúde e segurança são evidentes por si mesmo, já que os objetivos deste conceito é preservar a vida para que o funcionário possa transformar energia física e mental em bens e serviços. Todos devem cuidar da aparência e higiene pessoal, pois transmitem a imagem da empresa. Devem-se eliminar hábitos de comer e beber no local de trabalho ou fumar (o que já é proibido por Lei).(ZANINI, 1997) S - Conceito de Shitsuke - Senso de autodisciplina, educação e compromisso. Conforme avalia Badke (2004), deve-se seguir os procedimentos e aprimorar os padrões, o senso de autodisciplina é aplicado através da manutenção constante da metodologia implantada. A responsabilidade é de todos e cada um deve fazer sua parte. O senso de autodisciplina é resultado da prática dos sensos anteriores, que se torna um hábito e é aprimorado continuamente na medida em que as pessoas evoluem. Só se faz melhor aquilo que repetidamente insistir em melhorar. A busca de experiência não deve ser um objetivo e sim um hábito. Neste conceito a empresa deve estar atenta quanto os seus funcionários praticam normalmente os quatro primeiros S mencionados. Seria o ideal se as organizações programassem somente o senso de autodisciplina, pois, uma pessoa auto disciplinada toma a iniciativa para fazer o que deve ser feito. Para este conceito as organizações criaram algumas frases como: a) tome a iniciativa; b) cumpra com os padrões técnicos e éticos da organização; c) pratique os 4 primeiros S ; d) cultivo de bons hábitos; e) disciplina moral e ética. Os benefícios do senso de autodisciplina são a percepção no absenteísmo, cumprimento de acordos, iniciativa de auto desenvolvimento pessoal e profissional, iniciativa de identificar e resolver problemas, índice de participação espontânea em equipes de trabalho, etc. Fase da aceitação e comprometimento das equipes de trabalho. Apesar de ser um programa implantado para beneficio conjunto, que tanto a empresa como os funcionários terão melhorias, redução de tempo na execução das tarefas, rapidez, facilidade e maior organização, ainda poderá existir algumas resistências.(zanini,1997) Moreira(2005), explica que para iniciar a implantação do 5S deve-se fazer uma reunião com todos do grupo, explane o programa, seus objetivos e os benefícios. Eleger lideres para ajudar na avaliação dos resultados e verificar a 7/10

8 implantação. As avaliações devem ser constantes, pois somente o que for medido e avaliado poderá ser melhorado. Fazer um rodízio de lideres,para ajudar a criar um elo maior com a implantação do programa e motivar o grupo a participar. Fazer reuniões periódicas apresentando os resultados, criar programas de reconhecimento para incentivar os envolvidos.lembrar, que este é um o programa que tem como objetivo eliminar desperdícios de produtos, materiais, tempo e dinheiro aumentando a produtividade e conseqüentemente a eficiência e eficácia das empresas. Explica também que para aplicar o programa 5S em qualquer organização privada ou pública o responsável pela implantação deve atentar para algumas considerações iniciais tomando como referência a realidade do ambiente, envolver 100% das pessoas neste processo trabalhando inicialmente com as pessoas que estão dispostas e escolher um representante com bom grau de analise critica.(moreira, 2005) Feito isto, o responsável pela implantação deve elaborar um plano de implementação contendo datas definidas para as seguintes etapas: dia para mobilizar todos para a implantação; definir e registrar os itens de controle (o que se quer controlar); treinar todos os funcionários; realizar o dia da grande limpeza; seleção e organização estabelecendo sistemática de ações e por final implantar ações corretivas.(moreira, 2005) A organização deve também desenvolver uma sistemática para premiar os participantes a cada nível alcançado durante todo o processo de implantação. Ao longo do processo de implementação dos 5S e da sua manutenção, devem realizarse auditorias. Apenas deste modo será conseguido um verdadeiro acompanhamento e serão detectados pontos que necessitem de maior ênfase.(moreira, 2005) É bom lembrar que o responsável pela implantação deve ser uma pessoa acreditada por todos os funcionários, dinâmica, com a liderança intrínseca a sua personalidade, possuir boa fluência verbal, ter o poder de estabelecer boas relações sociais e ser uma pessoa que acredita no 5S e dê o exemplo.importante também que o responsável pela implantação deve utilizar outras ferramentas de apoio como o PDCA, Brainstorming, Estrutura de solução de problemas, Relacionar causa e efeito além de ser criativo. 3.CONCLUSÃO Por falta de conhecimento, vários entendem que o programa 5S é somente uma forma de organizar, limpar um escritório ou um setor da fábrica. Existem várias empresas que acreditam e implantaram o programa 5S e ainda explicam que elas descartam seus utensílios, organizam seus objetos e ferramentas, limpa o chão e pinta as paredes e fachadas. O programa 5S é muito mais do que isto, trata-se de uma mudança de cultura dentro da organização, iniciando no presidente e finalizando no menor cargo dentro da hierarquia. Quando ele é implantado da forma correta é impressionante ver todos os funcionários combatendo o desperdício de tempo e de recursos em geral. E o programa tem como pontos principais eliminar o desperdiço, o custo extra, o cansaço em excesso, os problemas de saúde e a falta de produtividade.é uma das etapas do sistema da qualidade que serão complementadas com outros aspectos como: a excelência no atendimento, a qualidade dos serviço e produtos, a imagem e reputação da empresa no mercado, e a eficiência e eficácia na realização das tarefas. Os funcionários têm o prazer de cuidar do patrimônio da empresa, do 8/10

9 espaço de trabalho e lutam para deixar mais agradável o ambiente. Diminui o risco de acidente, melhora a produtividade e a qualidade dos produtos e dos processos. É importante lembrar que o 5S não é a solução de todos os problemas mais é o primeiro passo para a qualidade de qualquer outro programa que se queira implantar. A principal característica do 5S é a sua simplicidade. Seus efeitos, porém, só podem ser entendidos por quem o executa, e quem executa sabe a força e o significado dele para o desenvolvimento da Qualidade Total. Para dar início a este processo a equipe precisa conhecer o significado e a aplicabilidade dos 5 Sensos e identificar claramente os objetivos e resultados almejados. O próximo passo é fazer a auto-avaliação sob orientação dos facilitadores da área, entretanto o mais importante é a contribuição para a formação de um grupo consciente de sua contribuição para um ambiente mais limpo e saudável. Os resultados com a implantação dos 5S decorrem da participação e do envolvimento das pessoas, focadas em desafios e objetivos compartilhados. 4.REFERÊNCIAS BADKE, T. 5S aplicados à gestão de documentos Disponível em: Enc. Bibli: R. Eletr. Bibliotecon. Ci.Inf., Florianópolis, n. 22, 2º sem Acesso em: 20/04/11 NANA, M. A Importância do 5 S na sua Empresa São Paulo, 2007 OSADA, T. Housekeeping: 5S s Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke: cinco pontos-chaves para o ambiente da Qualidade Total. São Paulo: Instituto IMAM, RIBEIRO H. 5S: Um roteiro para uma implantação bem sucedida. Salvador BA: Casa da qualidade, RIBEIRO, H. 5S A base para a Qualidade Total: um roteiro para uma implantação bem sucedida. Salvador: Casa da Qualidade, SANZON, G. S. 5s`s: Como ter um ambiente para implantação da qualidade total Monografia (Programa 5S - Brasbol Pet Industria e Comercio LTDA- ME) Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium - Lins SILVA, J. M. O Ambiente da Qualidade na pratica Chistiano Ottoni, p, 5S. Belo Horizonte: Fundação 9/10

10 SILVA, J. M. 5S: O ambiente da qualidade. Belo Horizonte Fundação Cristiano Otoni, VANTI, N. Ambiente de qualidade em uma biblioteca universitária: aplicação do 5S e de um estilo participativo de administração. Ci. Inf., set./dez. 1999, vol.28, no.3, p ISSN ZANINI, F. Importância do 5S para as Empresas. Disponivel em: Acesso em: 20/04/11 10/10

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