IMPLEMENTAÇÃO DA FERRAMENTA DE 5S NO DEPARTAMENTO DE ENGENHARIA EXPERIMENTAL EM UMA EMPRESA AUTOMOBILÍSTICA

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1 1 IMPLEMENTAÇÃO DA FERRAMENTA DE 5S NO DEPARTAMENTO DE ENGENHARIA EXPERIMENTAL EM UMA EMPRESA AUTOMOBILÍSTICA OLIVEIRA, José Ricardo (UNITRI) SANTANA, Sonia Aparecida (UNITRI) Resumo: A ferramenta de 5S oferece vários benefícios como eliminação de desperdícios, incremento da eficiência e incentivo a criatividade. Portanto sua aplicação é fundamental para se obter resultados de trabalho com maior eficácia e resolução de problemas com mais facilidade. Uma das preocupações existentes no Departamento de Engenharia Experimental de uma empresa automobilística é a melhoria constante do seu ambiente de trabalho. Desde modo, este trabalho visa aplicar a ferramenta 5S no referido departamento com o intuito de melhorar a qualidade de seus serviços obtendo um ambiente de trabalho mais corporativo. Palavras-chave: 5S, Qualidade, Engenharia Experimental. 1 Introdução O estudo desse tema gerou-se da percepção de que áreas administrativas têm uma oportunidade muito grande de melhoria não só na indústria automobilística, mas também de forma abrangente. Pela simplicidade do programa, facilidade de implementação e alcance de resultados eficazes, o 5S vem sendo utilizado como ferramenta indispensável para se preparar o ambiente para a Gestão da Qualidade Total e para ampliar as vantagens da empresa em competir no mercado cada vez mais acirrado. Com estes aspectos gerais em mente, o objetivo deste artigo é apresentar um modelo de implementação do Programa 5S que foi aplicado no setor administrativo do Departamento de Engenharia Experimental de uma empresa automobilística. O trabalho apresenta o processo de implementação, seus pontos positivos e expõe os principais resultados alcançados com intuito de melhorar a qualidade de seus serviços obtendo um ambiente de trabalho mais corporativo especificamente no setor administrativo e, posteriormente, no setor de preparação e manutenção de veículos que faz parte também do Departamento de Engenharia Experimental. Este trabalho é composto de 4 seções incluindo esta de introdução. A seção 2 apresenta os principais conceitos sobre a ferramenta 5S, a seção 3 mostra a

2 2 aplicação da ferramenta 5S no Departamento de Engenharia Experimental, as conclusões do trabalho são apresentadas na seção 4. 2 Ferramenta 5S Esta sessão abordará com detalhes o programa 5S, seu surgimento, sua evolução histórica, a definição de cada S, formas de aplicação nas empresas e organizações existentes no mercado atual. 2.1 Surgimentos do Programa 5S Conforme (RIBEIRO 1994, p. 15) o programa 5S teve suas atividades iniciadas no Japão logo após a Segunda Guerra Mundial (anos 50), onde o Japão havia perdido seus principais parques industriais (anos 50), a fim de auxiliar a recuperação econômica e a reestruturação do parque industrial deste país. O programa 5S foi criado com o objetivo de mudar as atitudes das pessoas e melhorar os ambientes das organizações, trazendo redução de custos e desperdícios e consequentemente aumento da produtividade. 2.2 O Programa 5S - Os cinco sensos O Programa tem como objetivo administrar de forma participativa e melhorar o ambiente de trabalho proporcionando qualidade de vida, qualidade de serviço e facilidade na implantação de outros programas de melhoria. Para aplicação do 5S é necessária uma modificação do comportamento dos colaboradores, do contrário, não poderá ser concluído. O programa 5S não é somente um evento episódico de limpeza, mas uma nova maneira de conduzir a empresa com ganhos efetivos de produtividade (Falconi 2004). Será exposto logo abaixo a definição e aplicação de cada senso Seiri - SENSO DE UTILIZAÇÃO É o primeiro Senso do Programa 5S, e deve ser bem feito para que os próximos tenham sucesso, esse senso é considerado como o ponta pé inicial para o programa. Alguns benefícios como a diminuição de acidentes, e melhoria no ambiente de trabalho também fazem parte do senso de utilização. Para Lourenço Jr : Ter um senso de utilização bem desenvolvido significa, em linhas gerais, maximizar o uso destes insumos de forma racional. Recursos humanos, tempo, espaço, energia, matéria-prima..., enfim, tudo aquilo de que se necessita para realizar um bom trabalho não pode, de forma alguma, ser desperdiçado. (LOURENÇO Jr 1999, p.23).

3 3 Seleção ou utilização na linguagem do 5S, "significa distinguir o necessário do desnecessário, tomar as decisões difíceis e implementar o gerenciamento pela estratificação, para livrar-se do desnecessário" (Osada 1992) Seiton SENSO DE ORDENAÇÃO O senso de ordenação, assim como os outros requer bastante atenção e comprometimento, pois atua diretamente na disciplina de manter em um local designado, cada tipo de objeto ou documento. Silva (SILVA 1996, p.43) destaca os seguintes benefícios: economia de tempo; diminuição do cansaço físico por movimentação desnecessária; melhoria do fluxo de pessoas e materiais; rapidez na movimentação; resgate de pessoas em caso de emergência e diminuição do estresse por buscas mal sucedidas etc Seiso SENSO DE LIMPEZA O senso de limpeza nada mais é do que manter o ambiente limpo e evitar para que o mesmo não suje essa atitude além de proporcionar um ambiente melhor pode prevenir doenças causadas pela falta de higiene. Lourenço Jr (LOURENÇO Jr 1999) afirma que o senso de limpeza significa adquirir o hábito de manter sempre limpo e em ótimo estado de conservação os ambientes dos quais se faz uso Seiketsu SENSO DE BEM-ESTAR Esse senso é caracterizado pelo conjunto de atividades necessárias para assegurar a manutenção dos 3S iniciais (Equipe Grifo 1998). Para Silva (SILVA 1996), manter as condições de trabalho, físicas e mentais, favoráveis à saúde, traz benefícios tanto para a empresa quanto para o funcionário, que estando em um ambiente agradável pode aumentar sua produtividade Shitsuke SENSO DE DISCIPLINA O senso de Disciplina significa ter todas as pessoas comprometidas com o cumprimento dos padrões técnicos e éticos e com a melhoria contínua em nível pessoal e organizacional (SILVA 1996). Á curto prazo os 3 primeiros sensos (Utilização, Ordenação e Limpeza) são de maior impacto, pois está relacionado principalmente o ambiente físico, ao longo prazo os resultados veem com os outros 2 sensos (Bem-estar e Disciplina), resultando não somente na melhoria do ambiente físico, mas também na relação entre as pessoas e consequentemente na melhoria da qualidade de vida dos envolvidos.

4 4 São perceptíveis os impactos positivos que o Programa 5S pode trazer quando bem implementado, os resultados são vistos não somente em ganho de espaço, redução de desperdícios, mas também no comprometimento das pessoas que começam a ter a mentalidade do trabalho em equipe voltado para a gestão da Qualidade Total. A próxima sessão abordará um estudo de caso de uma empresa automobilística, visando mostrar na prática como se deu a implementação do Programa 5S, os benefícios e os resultados alcançados. 3 Estudo de Caso: Aplicação da Ferramenta 5S no Departamento de Engenharia Experimental em uma empresa Automobilística O Departamento de Engenharia Experimental surgiu na empresa em 2008, até então não era utilizado avaliações de qualidade e auditorias em seus serviços. Deste modo, após uma avaliação juntamente com o Departamento de Qualidade foi identificado à necessidade da utilização da ferramenta de 5S no Departamento de Engenharia para melhorar o ambiente de trabalho, eliminar desperdícios, melhorar o gerenciamento visual dos locais e os processos ali existentes Implementação do Programa 5S O primeiro passo do trabalho, juntamente com o gerente do departamento, foi definir qual seria o líder 5S para ser o facilitador do programa. Após a definição foram recebidos treinamentos realizados pelo Departamento de Qualidade, onde foram explicado os conceitos referentes à ferramenta 5S e a importância de sua implementação. O próximo trabalho foi à realização de uma reunião com todos os funcionários do Departamento de Engenharia Experimental para informá-los dos conceitos do 5S, como o programa seria implantado, os benefícios de sua prática e também para repassar outras informações pertinentes obtidas no treinamento, com isso todos foram conscientizados da necessidade de tal implementação. Após a reunião, foi feito um plano de trabalho para definir o processo de aplicação. Neste plano foram definidas todas as etapas, procedimentos, responsabilidades, cronogramas e metas. Foram estabelecidas reuniões tanto com o grupo do Departamento Experimental quanto com o grupo do Departamento de Qualidade, visitas técnicas em outros setores da empresa que teriam experiências

5 5 sobre todo o processo de implementação e também a definição da realização do Dia D, considerado como dia da limpeza. Este dia deve ser planejado e suas atividades programadas com antecedência e com ampla divulgação, considerado um grande marco da implantação do 5S (LIMA & LIMA 2006). No Dia D, as atividades de rotina foram suspensas, portanto, teve-se que escolher um dia que não provocasse transtorno para a empresa, empregados, fornecedores e clientes. Neste dia todos os funcionários se dedicaram colocando em prática tudo o que foi visto em treinamento focando na aplicação dos 3 primeiros S, visto que os dois últimos S são adquiridos em longo prazo. Desde modo, durante a realização do Dia D foram descartados os materiais não utilizados (considerados como lixo). A figura 01 mostra a quantidade de lixo retirada (em torno de 30 kg). Conforme o senso de utilização, nem tudo o que não é necessário em algum local pode ser descartado, por isso é necessário uma mesa de reutilização para separar os materiais que devem ser descartados e os que devem ser reaproveitados. A figura 02 mostra a mesa de reutilização montada no Dia D. Figura 01: Quantidade de descarte no Dia D.

6 6 Figura 02: Mesa de Reutilização onde foram separados os materiais de descarte e utilização. Em relação ao senso de ordenação foram distribuídas etiquetas de identificação e caixas de arquivo. A Figura 03 mostra exemplos de organização antes e depois do dia D da área Administrativa da Engenharia Experimental. Antes Figura 03: Comparação do antes e depois do dia D Depois Para a execução do senso de limpeza houve uma importante mudança comportamental assumida pelos funcionários, a limpeza de suas próprias mesas,

7 7 monitores e teclados, sendo um importante passo conquistado. A Figura 04 mostra como ficou a área após o senso de limpeza. Figura 04: Área após de aplicar o senso de limpeza. Para o bom desempenho do programa 5S é necessário que todos, desde a gerência até os funcionários dentro do departamento tenham responsabilidades bem definidas. A Tabela 01, mostra com detalhes a responsabilidade de cada participante com objetivo de melhorar continuamente o programa 5S. Estes papéis foram estabelecidos pela Diretoria da empresa conforme a política hierárquica. Gerente Supervisor Líder de 5S Time Tabela 01: Papéis e Responsabilidades dos times de 5S estabelecido pela Diretoria. Papéis e Responsabilidades dos Times de 5S 3.2. Auditorias * Incentivar e motivar a participação dos funcionários na realização do 5S; * Acompanhar o resultado do time e propõe melhoria; * Colaborar quando solicitado; * Conduzir as reuniões de 5S do time. * Orientar e acompanhar o time nos assuntos referentes ao processo; * Participar das reuniões de 5S; * Auxiliar na resolução de eventuais problemas. * Atuar como facilitador do líder de 5S do time; * Comprometer-se para a união de todos no processo da melhoria continua; * Participar das reuniões 5S; * Opinar e propõe sugestões de melhorias na área de trabalho; * Explicar e orientar os demais integrantes do time sobre o funcionamento do programa 5S; * Comprometer-se com a motivação e a liderança do time; * Atualizar o plano de ação. * Opinar e propor sugestões de melhoria na área de trabalho; * Manter a área limpa e organizada praticando o 5 sensos; * Participar das reuniões de 5S; Uma tática eficiente para a promoção do 5S é a avaliação dos ambientes, por isso visando a melhor forma da implementação do programa 5S, o Departamento de Qualidade juntamente com Diretoria da empresa criou uma forma de auditoria interna que é realizada mensalmente, através do líder de 5S, verificando a área quanto aos 5 sensos. A auditoria é realizada através de um roteiro de avaliação elaborado pelo Departamento de Qualidade. Nesse roteiro é descrito alguns itens que serão avaliados, a Tabela 02 mostra esses itens.

8 8 Tabela 02: Roteiro de avaliação de 5S elaborado pelo Departamento da Qualidade Roteiro de avaliação de 5'S das áreas - Administrativas DESCRIÇÃO *NOTA 1 Verificar se o descarte de papel, grampos, canetas e outros estão sendo feito da maneira correta. 3 2 Os grampeadores, tesouras, cadernos, revistas, canetas e outros existentes na área/mesas são necessários. 1 Senso de Utilização (SEIRI) 3 Verificar se somente objetos/documentos para uso imediato estão sobre as mesas. 1 4 As áreas estão utilizando corretamente as impressoras, sem desperdiçar papel. 5 5 Em baixo das mesas não existe peças, caixas e outros sem utilização. 3 6 Recipiente para descarte (papeis, etiquetas e outros) próximo a computadores, impressoras estão sendo recolhidos e descartados corretamente. 1 7 Os armários e gavetas estão em boas condições de uso. 1 **MEDIA 1º S Verificar se os armários e gavetas de arquivos e material de escritório estão organizados e identificados. 1 2 Verificar se o que está sobre a mesa tem um lugar especifico para armazena-lo, (Ex. Resma de papel, pastas e outros). 1 3 Impressoras, plastificadoras e outras estão no local correto e demarcado. 1 4 As garrafas de café estão no local correto e identificado. 1 5 Gerenciamento visual das cadeiras e mesas 1 Senso de Organização (SEITON) 6 Existe identificação das garrafas de café, chá, etc. 1 7 Existe um cronograma de 5S para as áreas comuns. N / A 8 Existe identificação do extintor e o mesmo está dentro da validade. 3 9 Os EPI's estão guardados corretamente quando não estão sendo utilizados. 5 Existe espaço reservado (ou quadro) para itens relacionados à 5s (notas, 10 cronograma de 5S, informativos). 1 **MEDIA 2º S Verificar se os armários de uso comum estão limpos - parte interna e externa. 3 2 Verificar se as gavetas de arquivos/material escritório estão limpas - parte interna e externa. 3 3 O local de armazenamento de garrafas de café e água está limpo. 3 4 Limpeza do ar condicionado. 3 5 Limpeza dos computadores. 1 Senso de Limpeza (SEISO) 6 Limpeza das mesas e cadeiras. 1 7 Limpeza do piso. 1 8 Limpeza dos bebedouros. 1 9 Limpeza das impressoras, plastificadoras e outras. 5 **MEDIA 3º S Participação da ginástica laboral. 5 2 Restos de alimentos estão sendo descartados no lixo orgânico (banheiros). 3 3 Na existência de alimentos na área os mesmos estão armazenados corretamente (vasilhas adequadas). 3 Senso de Saúde (SEIKTESU) 4 Os filtros de água e bebedouros são verificados e limpos regularmente. 1 Há ausência de fios elétricos expostos, improvisados / provisórios nos 5 computadores, impressoras, interruptores, etc. 1 6 Saída de emergência, escadas, corrimão, extintores estão identificados e desobstruídos. 1 7 Não existem copos descartáveis de café e alimentos sobre a mesa. 3 **MEDIA 4º S Status do plano de ação do mês anterior. N / A Senso Autodisciplina (SHITSUKE) 2 Os computadores e impressoras são desligados para o almoço e no final de expediente. 3 3 As luminárias são desligadas no horário de almoço e no final do expediente. 3 4 Comprometimento de cada área em relação às tarefas determinadas do 5S. 3 5 Realização de reuniões de 5S com os supervisores. 3 6 Existe um cronograma de 5S para as áreas comuns, está sendo seguido. N / A ** MÉDIA 5º S 3 Soma das Médias 11, menos a soma das médias 88,25 Para o critério de pontuação é atribuído a cada item um valor, sendo (1) se estiver BOM, (3) se estiver REGULAR e (5) se estiver RUIM. Após a atribuição de cada valor é feito o cálculo da média obtida em cada Senso. Para calcular a média

9 9 deve somar os valores das notas de cada Senso e dividir pela quantidade de itens menos itens NA (não se aplicam). A nota final do departamento avaliado será 100 menos a soma das médias. O objetivo da diretoria é que todas as áreas tenham notam acima de 76. Após um mês que o 5S foi implementado na área administrativa do Departamento de Engenharia Experimental, foi realizada a auditoria descrita acima. Com essa auditoria pode se observar que houve grandes melhorias no ambiente de trabalho, como por exemplo, mesas mais organizadas e limpas, sinalização de escadas e saídas de emergência e boas condições de uso de armários e computadores. A nota final obtida foi de 88,25 o que significa que o departamento conseguiu alcançar a meta estabelecida pela Diretoria. Com as inúmeras vantagens conquistas com o 5S, é fundamental destacar a melhoria do ambiente de trabalho, principalmente na questão do conforto e bemestar, mas alguns pontos ainda precisam ser melhorados, principalmente em relação à conscientização dos funcionários com as tarefas determinadas do 5S, pois após a realização do dia D alguns não mantiveram o desempenho do seu papel ao longo dos dias a partir do momento que programa foi implementado. Assim observou-se a necessidade da realização de mais palestras incentivadoras. É importante salientar também que os benefícios do 5S são de curto, médio e longo prazo. Portanto como a implementação está no nível inicial e a avaliação não é uma tarefa trivial, assim algumas melhorias só poderão ser observadas ao longo do tempo. Diante disso, é importante manter o registro fotográfico e/ou filmagem durante todo o processo de implantação, pois é a melhor forma de evidenciar os diversos estágios, motivando a equipe a persistir em busca de uma melhoria contínua, e de incentivar outras áreas que ainda não aplicou a ferramenta. 4 Conclusões O 5S é uma ferramenta bastante básica e que deve preceder qualquer iniciativa de melhoria em uma empresa. Deve ser aplicada continuamente, independente da existência ou não de qualquer outra ferramenta de melhoria. Sua aplicação promoveu mudanças positivas de comportamento no ambiente de trabalho do departamento de Engenharia Experimental, enfatizando o respeito ao próximo e ao local de trabalho, melhoria na qualidade dos serviços prestados e por outro lado, demonstrou também que a instituição se preocupa com seus colaboradores.

10 10 Com a participação do grupo na fase de implementação da ferramenta 5S, foram realizadas grandes melhorias no ambiente de trabalho como otimização do espaço e desperdício. Os resultados obtidos com a realização do Dia D foram maiores que o esperado, superando as expectativas de todos envolvidos nesse dia. Apesar da conscientização total do grupo ser conquistado a longo prazo, a equipe adquiriu experiência e começou a utilizar a ferramenta como suporte para dar continuidade ao trabalho realizado. Como trabalho futuro será implementado a ferramenta 5S no setor de preparação e manutenção de veículos do Departamento de Engenharia Experimental. Referências Bibliográficas FALCONI, Vicente. TQC Controle Total da Qualidade, 2.ed. Minas Gerais: INDG, GRIFO, Equipe. Aplicando 5S na gestão da qualidade Total, Série Qualidade Brasil. São Paulo: SP, Pioneira, LIMA, Adalberto da Cruz & LIMA, Paulo Corrêa. Implementação do programa 5S, como elemento do lean administrativo, no almoxarifado da FCM/UNICAMP. XIII SIMPEP - Bauru, SP, Brasil, 6 a 8 de Novembro de LOURENÇO Jr, Antônio. Promovendo Resultados com o 5S. Belo Horizonte: Editora de Desenvolvimento Gerencial, OSADA, Takashi. Housekeeping: 5S s Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke: cinco pontos-chaves para o ambiente da Qualidade Total. São Paulo: Instituto IMAM, RIBEIRO, Haroldo. A Base para a qualidade total 5S. Um roteiro para uma implantação bem sucedida. Salvador: CASA DA QUALIDADE, SILVA, João Martins. O ambiente da qualidade na prática. 5S, Belo Horizonte: MG, 1995.