Modelo de Gestão de Portfólio de Projetos de TIC

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1 Mdel de Gestã de Prtfóli de Prjets de TIC Versã 1.0 Mai de 2015

2 INDICE HISTÓRICO DE VERSÕES... 4 COMPOSIÇÃO INTRODUÇÃO REFERÊNCIAS SIGLAS E ACRÔNIMOS PREMISSAS ESCOPO NÃO ESCOPO NOÇÕES BÁSICAS SOBRE A GESTÃO DE PORTFÓLIO PAPÉIS E RESPONSABILIDADES PROCESSO DA GESTÃO DE PORTFÓLIO DE PROJETOS DE TIC PROCESSO DE IDENTIFICAÇÃO REALIZAR A REQUISIÇÃO AVALIAR A DEMANDA ELABORAR DOD ANALISAR TECNICAMENTE CATEGORIZAR E EMITIR PARECER MANIFESTAR PARECER PROCESSOS DE PRIORIZAÇÃO E AUTORIZAÇÃO AVALIAR PROJETOS OBTER DESPACHO PARA INÍCIO IMEDIATO MANTER LISTA DE PROJETOS PRIORIZAR PROJETOS AUTORIZAR PROJETOS NOTIFICAR INTERESSADOS PROCESSO DE MONITORAMENTO ATUALIZAR O PORTFÓLIO DE PROJETOS DE TIC DISPONIBILIZAR INFORMAÇÕES GERENCIAIS CONSIDERAÇÕES FINAIS GLOSSÁRIO INDICE DE QUADROS Quadr 1 Referências... 6 Quadr 2 Siglas e Acrônims... 7 Quadr 3 Papéis e respnsabilidades Quadr 4 Critéris para classificaçã da slicitaçã Quadr 5 - Critéris de avaliaçã da priridade... 19

3 INDICE DE FIGURAS Figura 1 Estrutura d prtfóli... 8 Figura 2 Macr prcess da Gestã de Prtfóli Figura 3 Flux d Prcess de Identificaçã ds Prjets d Prtfóli Figura 4 Flux d Prcess de Pririzaçã e Autrizaçã ds Prjets d Prtfóli 17 Figura 5 Flux d Prcess de Mnitrament d Prtfóli... 25

4 HISTÓRICO DE VERSÕES Data Versã Históric Respnsável 1.0 Criaçã d dcument G4F Sluções Crprativas e TRT14 Página 4

5 Administraçã d Tribunal COMPOSIÇÃO Desembargadres Francisc Jsé Pinheir Cruz Ilsn Alves Pequen Júnir Descriçã Presidente e Crregedr d TRT14 Vice Presidente d TRT14 Respnsável pela Elabraçã d Dcument Página 5

6 1. INTRODUÇÃO PODER JUDICIÁRIO Mesm que se alcance a excelência na frma cm se faz gerenciament de cada prjet, cm tds s seus requisits de escp, cust, praz e qualidade alcançads, nã há garantia de que estes sejam, de fat, s prjets que vã materializar as estratégias que fram definidas a partir d planejament estratégic d Tribunal. Entã, mais d que pssuir bas práticas em gerenciament de prjets é imprtante ter um mdel de gestã que bjetive cnectar e alinhar a execuçã ds prjets, prgramas e iniciativas as bjetivs estratégics, utilizand para ist ferramentas e técnicas de seleçã, pririzaçã e gestã de prjets. Estas definições e alinhament ficam a carg da Gestã de Prtfóli. Este dcument apresenta um Mdel de Gestã de Prtfóli de Prjets de Tecnlgia e Infrmaçã TIC que tem cm bjetiv apresentar flux de prcesss desde surgiment de uma slicitaçã, passand pela classificaçã bjetiva da slicitaçã em Demanda u Prjet, passand pela pririzaçã e autrizaçã ds prjets e cuminand na mnitrament e cntrle d prtfóli de prjets da área de TIC. 1.1 Referências REFERÊNCIA ABNT NBR ISSO/IEC Acórdã 2.308/2010, Plenári d TCU Laurind, F. J. B., 2008 The Ryal Academy f Engineering Williamsn, D. PMI PMI DESCRIÇÃO Gvernança crprativa de tecnlgia da infrmaçã Relatóri de levantament destinad a avaliar a gvernança de tecnlgia da infrmaçã n âmbit da Administraçã Pública Federal Livr Tecnlgia da Infrmaçã - Planejament e Gestã de Estratégias. Artig: The Challenges f Cmplex IT Prjects Artig: IT Prject Cmplexity and Success PMBK 5th Editin The Standard fr Prtfli Management Third Editin Quadr 1 Referências 1.2 Siglas e Acrônims SIGLA/ACRÔNIMO CMMI CNJ CSJT SIGNIFICADO Capability Maturity Mdel Integratin Cnselh Nacinal de Justiça Cnselh Superir da Justiça d Trabalh Página 6

7 SIGLA/ACRÔNIMO COBIT EGP-TI igvti ITIL MPS.BR PP PETIC PDTI PMBK PMI SETIC TCU TIC SIGNIFICADO Cntrl Objectives fr Infrmatin and Related Technlgy Escritóri de Gestã de Prjets de TIC. Índice de Gvernança de TI (TCU) Infrmatin Technlgy Infrastructure Library Melhria de Prcess d Sftware Brasileir Prpsta de Prjet Planejament Estratégic de Tecnlgia de Infrmaçã e Cmunicaçã Plan Diretr de Tecnlgia de Infrmaçã e Cmunicaçã Prject Management Bdy f Knwledge Prject Management Institute Secretaria de Tecnlgia da Infrmaçã Tribunal de Cntas da Uniã Tecnlgia de Infrmaçã e Cmunicaçã Quadr 2 Siglas e Acrônims 1.3 Premissas É premissa fundamental deste Mdel de Gestã de Prtfóli de Prjets de TIC que td e qualquer prjet que venha a ser executad n TRT14 tenha a sua rigem em um Dcument de Oficializaçã de Demanda e tenha sid feita a avaliaçã desta demanda. 1.4 Escp Sã cnsiderads Prjets de TIC e fazem parte d escp deste Mdel de Gestã de Prtfóli de Prjets de TIC: Prjet Nacinal: prjet cuj demandante é extern a reginal e s entregáveis sã para us nacinal, nrmalmente d TST, CSJT u CNJ; Prjet de TIC: prjet cuj demandante é extern à TIC e s entregáveis beneficiam td Tribunal; Prjet Intern de TIC: prjet cuj demandante é intern à TIC, ainda que afete usuáris de td Tribunal. 1.5 Nã Escp Nã fazem parte deste dcument: Página 7

8 O mapeament ds prcesss de Gerenciament de Prjets e elabraçã ds respectivs templates, que será tratad n Manual de Gerenciament de Prjets de TIC d TRT14; A definiçã d prcess de Gestã de Demandas, que pssui prcesss específics n âmbit da SETIC. 2. NOÇÕES BÁSICAS SOBRE A GESTÃO DE PORTFÓLIO Segund PMBK(2013), Prtfóli é um agrupament de prjets u prgramas u utrs trabalhs que em cnjunt visa trnar mais eficiente e eficaz gerenciament e atender as bjetivs estratégics das rganizações. O Gerenciament d Prtfóli envlve: Selecinar, pririzar e suprtar s prjets e prgramas adequads para atingir s mesms bjetivs estratégics; Revisar e pririzar a alcaçã de recurss para s prgramas e prjets. Figura 1 Estrutura d prtfóli Tds s cmpnentes de um prtfóli exibem certas características cmuns: Representam investiments feits, em curs u planejads; Estã alinhads cm as metas e bjetivs estratégics; Têm algumas características que, tipicamente, s distinguem, que permite agrupá-ls para gerenciament efetiv; Sã quantificáveis e, prtant, pdem ser medids, classificads e pririzads. Página 8

9 A gestã de prtfóli pssui três grandes bjetivs: alinhament ds prjets à estratégia, a pririzaçã ds prjets e a maximizaçã d valr d prtfóli levand em cnsideraçã s recurss dispníveis. Estes bjetivs se desdbram em: Garantir alinhament entre a estratégia da rganizaçã e a execuçã ds prjets buscand a maximizaçã de valr; Evitar que prjets nã priritáris cnsumam recurss da rganizaçã; Garantir que s prjets selecinads tenham andament; Aprimrar a transparência na cntabilizaçã de benefícis e valr agregad; Manter a visibilidade das infrmações ds prjets; Garantir a revisã e adequaçã d prtfóli quand crrerem mudanças na estratégia; Melhrar a alcaçã de recurss; Avaliar retrn que s prjets implementads estã trazend para a rganizaçã; Obter lições aprendidas para aperfeiçar cicl de gestã de prtfóli. 3. PAPÉIS E RESPONSABILIDADES O quadr abaix descreve s papéis e respnsabilidades ds envlvids n prcess de Gestã de Prtfóli de Prjets de TIC d TRT14. PAPÉIS Área Requisitante Gestã de Demandas Gestr de Demandas RESPONSABILIDADES Realizam slicitações para a área de TI n Tribunal. Sã respnsáveis pela elabraçã da Requisiçã de Demandas e ds Dcuments de Oficializaçã da Demanda, cntend as infrmações necessárias para análise, seleçã, pririzaçã e aprvaçã. Devem estar dispníveis para s esclareciments e cmplementações durante prcess. Prcess respnsável pr avaliar tdas as slicitações cadastradas e, n cas das Demandas, executá-las segund prcess de Gestã de Demandas. O Gestr de Demandas é pnt fcal na Secretaria de Tecnlgia da Infrmaçã e Cmunicaçã para recebiment de demandas e pssui as seguintes atribuições: Receber as demandas encaminhadas pelas áreas requisitantes e validar a elegibilidade d slicitante, bem cm a crreçã das Página 9

10 PAPÉIS Área Técnica Diretria de TIC EGP-TI RESPONSABILIDADES especificações; Delegar a demanda à Área Técnica cmpetente para atendiment; Incluir a demanda detalhada n Prtfóli de Prjets; Participar d cicl de pririzaçã, cntribuind cm a análise da capacidade de recurss humans e tecnlógics para atendiment às demandas; Apiar a Área Técnica na resluçã de cnflits; Subsidiar Aprvadr de Demandas cm infrmações suficientes para prcess decisóri. Unidade técnica respnsável pr analisar s prjets candidats. É a primeira instância na emissã de Parecer, participa da elabraçã d dcument de avaliaçã da demanda visand frnecer subsídis para s prcesss de Categrizaçã e Pririzaçã. Respnsável pr revisar s pareceres referentes as prjets candidats e apiar prcess de gestã de prtfóli reslvend impasses e apiand na resluçã de riscs e prblemas. Pririza s Prjets de TIC e Prjets Nacinais. Desempenham papel de Gestr d Prtfóli de TIC. O EGP-TI pssui as seguintes respnsabilidades n prcess de gestã de prtfóli d TRT14: Manter e aplicar a estrutura, s critéris, as regras e s prcediments para a gestã d prtfóli de md a categrizar, avaliar, selecinar e sugerir a pririzaçã ds prjets e prgramas que deverã cmpr prtfóli de prjets de TIC; Prmver a gestã ds riscs ns prcesss de gestã de prtfóli; Encaminhar a Cmissã de Infrmática as listas cm as sugestões de pririzaçã; Reprtar a Cmissã de Infrmática e a alta administraçã as avaliações de desempenh ds prgramas e prjets d prtfóli, pr mei ds Painéis Gerenciais; Cntribuir para atendiment ds prjets à estratégia da rganizaçã; Garantir cmunicaçã adequada e cnsistente junt a Cmissã de Infrmática e Gerentes ds Prjets sbre prgress, impacts e mudanças de frma a garantir necessári suprte para s prgramas e prjets; Prver suprte às áreas envlvidas na gestã de prtfóli. Cmissã O EGP-TI prverá api e suprte durante tdas as fases d prcess de gestã de prtfóli. Também é respnsável pr manter prcess e a integraçã entre as áreas envlvidas, cletand lições aprendidas para aperfeiçament e cnstante melhria d prcess. de Pssui papel estratégic na Gestã de Prtfóli d TRT14, desempenhand Página 10

11 Infrmática PAPÉIS as seguintes respnsabilidades: RESPONSABILIDADES Deliberar sbre s prjets candidats cnfrme s critéris, as regras e s prcediments de gvernança que deverã cmpr prtfóli de prjets de TIC; Obter despach para iníci imediat de prjets urgentes; Deliberar sbre a aprvaçã da pririzaçã e autrizaçã para iníci ds prjets candidats; Acmpanhar relatóris cnslidads sbre andament ds prjets de TIC d TRT14. Quadr 3 Papéis e respnsabilidades 4. PROCESSO DA GESTÃO DE PORTFÓLIO DE PROJETOS DE TIC O prcess é iniciad a partir das necessidades e ds bjetivs estratégics d TRT14 derivads d PETIC u PDTI, bem cm as demandas avaliadas cm Prjet. N prcess de cnstituiçã d prtfóli s prjets sã identificads, avaliads, selecinads, pririzads e aprvads cnsiderand seu alinhament às estratégias, s limites rçamentáris e s riscs peracinais, também sã mnitrads a fim de garantir que ainda estejam alinhads às estratégias e dentr das restrições existentes. O Macr flux da Gestã de Prtfóli de Prjets é apresentad na figura abaix. Figura 2 Macr prcess da Gestã de Prtfóli Página 11

12 4.1 Prcess de Identificaçã Este prcess apresenta as atividades de Identificaçã ds nvs prjets, cnfrme apresentad na figura a seguir. Figura 3 Flux d Prcess de Identificaçã ds Prjets d Prtfóli Realizar a Requisiçã Nesta atividade a Área Requisitante, entendend que a sua Slicitaçã pderá ser atendida pela Gestã de Demandas, deverá registrar sua slicitaçã n Sistema de Gestã de Demandas, incluind tdas as infrmações cnsideradas mínimas e brigatórias para atendiment da Requisiçã. ITEM DESCRIÇÃO Respnsável Área Requisitante Página 12

13 Participantes Mdels de dcuments NA NA ENTRADAS TÉCNICAS / ATIVIDADES SAÍDAS Infrmações da Requisiçã Registrar Demanda Requisiçã registrada Avaliar a Demanda A avaliaçã da demanda tem cm bjetiv verificar se uma Slicitaçã entendida e cadastrada n Sistema de Gestã de Demandas pde ser atendida pela Gestã de Demandas u ser atendida cm Prjet. Cas cadastrament inicial esteja equivcad e necessite de recadastrament, a Requisiçã será reencaminhada para Demandante para que este efetue cadastrament n mei crret. ITEM DESCRIÇÃO Respnsável Participantes Mdels de dcuments Gestã de demandas Gestr de Demandas N/A ENTRADAS TÉCNICAS / ATIVIDADES SAÍDAS Infrmações da Demanda n Sistema de Gestã de Demandas de Serviç Avaliar a demanda Demanda classificada Nesta atividade também é feita uma primeira avaliaçã das características da Slicitaçã, classificand-a cm Demanda u Prjet. A seguir sã relacinadas as características que auxiliam nesta classificaçã. Praz ASPECTO DEMANDA A slicitaçã pde ser iniciada e cncluída a qualquer temp. Existe a necessidade de ter a slicitaçã atendida, mas nã há restrições frmais quant a data de cnclusã. CARACTERÍSTICA PROJETO A slicitaçã tem iníci e términ prgramads e bem definids. A data de términ é uma restriçã da slicitaçã. Sluçã A slicitaçã é alg rtineir, presente n catálg de serviç e O serviç u prdut que atenderá a slicitaçã nã é rtineir, envlve Página 13

14 ASPECTO DEMANDA há prcesss e prfissinais destacads que atendem a esta necessidade. CARACTERÍSTICA PROJETO muitas variáveis e nã pde ser atendid pela Gestã de Demandas. Resultad Exclusiv A característica rtineira da slicitaçã exige que seu resultad seja padrnizad tant n aspect da sluçã dada, quant da qualidade envlvida. O resultad da slicitaçã é alg nv e de certa frma descnhecid, envlve um grau de incerteza. Multidisciplinaridade A slicitaçã pde ser atendida pr apenas uma unidade e/u um prfissinal, pis envlve cnheciment e aplicaçã de técnicas de apenas uma disciplina. O serviç u prdut a ser prduzid é a reuniã de cmpetências de diversas disciplinas e cnheciments específics a serem trabalhads simultaneamente, destinand-se a um sistema de um só nível e de bjetivs únics. Quadr 4 Critéris para classificaçã da slicitaçã Cas a Slicitaçã seja classificada cm demanda, a Gestã de Demandas encaminhará atendiment da slicitaçã. Este flux nã será tratad neste dcument. Cas cntrári, a slicitaçã fr classificada cm prjet, prcess cntinuará cm a execuçã das atividades descritas abaix Elabrar DOD Nesta atividade a Área Requisitante elabra Dcument de Oficializaçã da Demanda - DOD, incluind tdas as infrmações cnsideradas mínimas e brigatórias para a análise da demanda, nas situações em que a demanda se caracterize cm prjet prprcinará agilidade nas etapas subsequentes d mdel de gestã de prtfóli e fase de iniciaçã em se tratand de um prjet. ITEM DESCRIÇÃO Respnsável Participantes Mdels de dcuments Área Requisitante NA M01_Oficializaçã_da_Demanda ENTRADAS TÉCNICAS / ATIVIDADES SAÍDAS Infrmações da Slicitaçã - Levantar infrmações da identificaçã da demanda - Dcument de Oficializaçã da Demanda Página 14

15 4.1.4 Analisar Tecnicamente A análise técnica d prjet visa identificar as infrmações necessárias e suficientes para prcess de pririzaçã e avaliar a viabilidade técnica na realizaçã d prjet prpst e entrega ds prduts e serviçs esperads. Neste mment pde ser necessári que a área técnica entre em cntat cm a Área Requisitante em busca de esclareciments e entendiments. Esses cntats pdem ser infrmais (telefnemas, cnversas presenciais) u frmais (reuniã e ). O Parecer Técnic dcumentará as infrmações cmplementares e a avaliaçã realizada. ITEM DESCRIÇÃO Respnsável Participantes Mdels de dcuments Área Técnica Área Requisitante M02_Avaliaçã_da_Demanda ENTRADAS TÉCNICAS / ATIVIDADES SAÍDAS DOD Avaliar a DOD Parecer Categrizar e Emitir Parecer Antes de Categrizar e Emitir Parecer, tend cm insum detalhament d Dcument de Oficializaçã da Demanda, EGP-TI ratificará se as características da Slicitaçã sã de prjet. De frma prática, seguinte checklist pde ser aplicad para identificar s prjets: A slicitaçã tem iníci e términ prgramads e bem definids. A duraçã estimada é igual u superir a 03 (três) meses. O serviç u prdut que atenderá a slicitaçã é alg exclusiv, que nã pde ser atendid pela Gestã de Demandas. O serviç u prdut a ser prduzid envlve a integraçã de cmpetências de diversas disciplinas e cnheciments, muitas vezes específics a serem crdenads simultaneamente. O caractér exclusiv d serviç u prdut d prjet envlve um grau de incerteza. Cas a slicitaçã envlva a aquisiçã de serviçs e prduts, existem atividades cmplementares a aquisiçã fundamentais para a entrega d serviç u prdut. Página 15

16 Após a análise técnica e a cnfirmaçã de que a Slicitaçã será tratada cm Prjet, EGP- TI avaliará as infrmações d Parecer Técnic cm base n DOD. Neste mment pde ser necessári que EGP-TI entre em cntat cm a área técnica respnsável pela análise em busca de esclareciments e entendiments. Esses cntats pdem ser infrmais (telefnemas, cnversas presenciais) u frmais (reuniã e ). Cas EGP-TI entenda que a Slicitaçã pde ser tratada cm Demanda, encaminhará para a Gestã de Demandas para atendiment. Nesta situaçã EGP-TI ntificará a situaçã para cnheciment da Diretria de TIC. Cas cntrári, a slicitaçã fr classificada cm prjet, prcess cntinuará cm a execuçã das atividades descritas abaix. O EGP-TI deverá assinar Parecer Técnic indicand que está de acrd cm as infrmações apresentadas. ITEM DESCRIÇÃO Respnsável Participantes Mdels de dcuments EGP-TI Área Técnica M15_Parecer_Técnic ENTRADAS TÉCNICAS / ATIVIDADES SAÍDAS Dcument de Oficializaçã da Demanda Avaliar DOD e Parecer Técnic Parecer EGP-TI Manifestar Parecer Pr fim, a Diretria de TIC avaliará e cmplementará Parecer e assinará dcument indicand que está de acrd cm as infrmações apresentadas. Se fr um Prjet Intern de TIC nã recmendad, DOD nã será pririzada e flux será cncluíd. ITEM DESCRIÇÃO Respnsável Participantes Mdels de dcuments Diretria TIC EGP-TI M15_Parecer_Técnic ENTRADAS TÉCNICAS / ATIVIDADES SAÍDAS Dcument de Oficializaçã Revisar Parecer Parecer Página 16

17 da Demanda Parecer Técnic 4.2 Prcesss de Pririzaçã e Autrizaçã O flux abaix apresenta s prcesss de pririzaçã e autrizaçã. Figura 4 Flux d Prcess de Pririzaçã e Autrizaçã ds Prjets d Prtfóli Avaliar Prjets Tds s prjets, independente de terem sid iniciads pr despach u nã terem necessidade de urgência para iniciar, deverã ser avaliads de frma bjetiva a fim de receberem ntas que permitam sua rdenaçã n prtfóli de TIC. Página 17

18 ITEM DESCRIÇÃO Respnsável Participantes Mdels de dcuments EGP-TI Área Técnica M16_Avaliaçã_d_Prjet ENTRADAS TÉCNICAS / ATIVIDADES SAÍDAS DOD Parecer Técnic Avaliaçã Avaliaçã d Prjet A avaliaçã para a pririzaçã de um prjet é realizada pr mei da pnderaçã ds critéris de Alinhament estratégic, Cnfrmidade, Área alv e Entrega ds prduts/resultads. Assim, s prjets para atender cnfrmidades tendem a ter uma pririzaçã elevada, seguid ds prjets mais relevante d pnt de vista estratégic. Para realizar a avaliaçã da prpsta de prjet deve-se aplicar questinári a seguir, esclhend a alternativa mais adequada para cada um ds critéris e aplicand a pntuaçã de cada critéri na fórmula abaix. = Pntuaçã Alinhament Estratégic+ Pntuaçã Cnfrmidade 2 +Pntuaçã Área Alv+Pntuaçã Entrega ds Prduts e Serviçs Da aplicaçã destas regras e critéris derivará a cnfiguraçã individual ds prjets de TIC, resultand n estabeleciment de sua priridade e cnsequentemente seu psicinament n Prtfóli. Critéris Pntuaçã Alinhament estratégic (Pes 1) Estratégic-PEI- Alt Impact 5 Estratégic-PEI- Baix Impact 4 Estratégic- PETIC/PDTIC-Alt Impact 3 Estratégic-PETIC/PDTIC- Baix Impact 2 Nã alinhad a nenhum instrument institucinal 0 Página 18

19 Cnfrmidade (Cmpliance) (Pes 2) Nrmativs, Auditrias, Crreições e Relatóris Preliminares 5 Diagnóstics, Avaliações e Análise de Cenáris 2 Outrs 0 Área Alv (Pes 1) Área Fim 1º grau 5 Área Fim 2º grau 3 Área Mei 1 Entrega ds Prduts/Serviçs (Pes 1) Os prduts/serviçs serã dispnibilizads para cliente a lng d prjet 3 Os prduts/serviçs serã dispnibilizads para cliente imediatamente após a cnclusã d prjet Os prduts/serviçs serã dispnibilizads para cliente um temp após a cnclusã d prjet 2 1 Quadr 5 - Critéris de avaliaçã da priridade Alguns ds critéris para a aferiçã d alinhament estratégic sã detalhads a seguir, s demais sã autexplicativs. Alinhament à estratégia Estratégic-PEI: Prjets em que se pssa estabelecer um alinhament diret cm s bjetivs estratégics prevists n Planejament Estratégic Institucinal PEI. Estratégic-PETIC/PDTI: Prjets em que se pssa estabelecer um alinhament diret cm s bjetivs estratégics prevists n Planejament Estratégic de Tecnlgia da Infrmaçã e Cmunicaçã PETIC u que estejam prevists n Plan Diretr de Tecnlgia de Infrmaçã e Cmunicaçã - PDTI. Os prjets deverã, também, analisar impact ns bjetivs estratégics prevists n PEI e PETIC. O impact é critéri que avalia qual a representatividade de um prjet para cada um ds bjetivs estratégics a qual ele se vincula. Definid pela fórmula: impact = 1 númer ttal de prjets que atendem este bjetiv Pr exempl, se um determinad bjetiv é atendid pr 4 (quatr) prjets, cada um ds prjets, em relaçã a este bjetiv, terá um impact de 25%. Um impact Página 19

20 de 50% u mais é cnsiderad Alt, e impact inferir a 50% é classificad cm Baix. Este critéri nã é pntuável diretamente para a pririzaçã, mas deve balizar as bservações sbre pririzaçã de prpstas de prjets e prjets, pis um determinad bjetiv estratégic pde ter sua realizaçã cncretizada em apenas um prjet, e cas este nã seja executad, bjetiv estratégic nã será alcançad. Nã Estratégic: Prjets em que nã fr pssível estabelecer um alinhament diret as bjetivs estratégics d PEI, PETIC u PDTIC. Cnfrmidade (Cmpliance) N cntext deste trabalh entende-se pr cnfrmidade alinhament ds prjets as preceits presentes em nrmativs; auditrias e relatóris preliminares; avaliações, diagnóstics e análise de cenáris; framewrks e mdels de qualidade e bas práticas cnslidadas n mercad, cnfrme detalhads a seguir: Nrmativs: Análise ds prjets verificand sua cnfrmidade cm s dispsitivs legais em vigr. Esses dispsitivs pdem ser interns (TRT14) u externs (TCU, CNJ e CSJT). Tem pr finalidade assegurar cumpriment de leis e regulaments existentes. Auditrias e relatóris preliminares: As auditrias (realizadas pel CSJT e TCU, pr exempl) e relatóris de Gestã pdem apntar prtunidades de melhria, bservações imprtantes e nã cnfrmidades, tant para nss Tribunal cm para utrs Tribunais u Órgãs d Gvern. Dessa frma, busca-se alinhament ds prjets às recmendações, determinações e alertas cntids nesses relatóris e auditrias, visand a frtaleciment ds cntrles interns (mitigaçã d risc regulatóri). Diagnóstics: A partir ds resultads de diagnóstics interns u externs (pr exempl, feit pr empresas cm a Micrsft), avalia-se a cnfrmidade ds prjets e alinhament cm esses diagnóstics. Avaliações: Avaliações cm igvti, realizada pel TCU, e questináris prvenientes d CNJ e CSJT, dentre utrs, permitem bter indicadres imprtantes para acmpanhar desempenh e a evluçã da gvernança de TIC. Send assim, s prjets devem ser analisads para avaliar sua cntribuiçã na melhria d desempenh e evluçã da gvernança de TIC n TRT14. Página 20

21 Análise de cenáris: A análise de cenári é um imprtante mei de avaliar s riscs e antecipar s mments-chave de mudança, pssibilitand a administradr tmar uma decisã n presente cnsiderand a visã de lng praz da Instituiçã. Os prjets devem ser avaliads à luz desses cenáris para verificar seu alinhament cm s bjetivs e metas d TRT14. Outrs mtivadres: Dentre s demais mtivadres para a realizaçã de um prjet destacam-se: Bas práticas: Prjets relacinads à definiçã de prcesss u prcediments que visem à melhria ds serviçs e prduts de TI, sem alinhament diret a framewrks e derivads de autdiagnstic, de análise de cenáris u de necessidades identificadas internamente. Nrmatizaçã técnica: Verifica se prjets atendem às especificações técnicas cntidas em nrmas ABNT NBR ISO-IEC. Framewrks: Verifica se prjets estã em cnfrmidade cm s guias de bas práticas COBIT, ITIL e PMBOK (apresentads cm framewrks). Mdels de qualidade: Verifica se prjets estã em cnfrmidade cm s guias de bas práticas CMMI, MPS.BR e demais nrmas que visam à melhria da qualidade n prcess de desenvlviment de sftware. Área alv Área mei: Prjets cujs resultads destinem-se a atendiment de necessidades da área administrativa. Área fim: Prjets cujs resultads destinem-se a atendiment de necessidades da área judiciária, identificadas separadamente para 1º e 2º graus Obter Despach para Iníci Imediat Cas Prjet seja urgente e nã pssa aguardar a Autrizaçã periódica EGP-TI prvidenciará despach, junt a Diretria de TIC, permitind iníci imediat d Prjet. Após despach, inicia-se prcess de Gerenciament de Prjets, definid n Manual de Gerenciament de Prjets d TRT14. Página 21

22 ITEM DESCRIÇÃO Respnsável Participantes Mdels de dcuments Diretria de TIC EGP-TI NA ENTRADAS TÉCNICAS / ATIVIDADES SAÍDAS DOD Parecer Técnic Obter despach Despach Manter Lista de Prjets Esta atividade tem cm bjetiv transcrever, para a lista de prjets, s prjets d prtfóli de TIC acmpanhads pel EGP-TI. A lista final deverá ser rdenada pel camp nta de frma decrescente, gerand entã a lista rdenada. O psicinament d prjet diz respeit à sua rdem de priridade n prtfóli em relaçã as demais prjets. Esta lista deverá ser encaminhada a Cmissã de Infrmática visand mnitrament da evluçã d prtfóli de prjets de TIC. ITEM DESCRIÇÃO Respnsável EGP-TI Participantes - Mdels de dcuments M18_Lista_de_Prjets ENTRADAS TÉCNICAS / ATIVIDADES SAÍDAS Avaliaçã d Prjet Elabrar lista Lista de Prjets Pririzar Prjets Esta atividade tem cm finalidade cnfirmar u retificar a lista de pririzaçã, sugerida pel EGP-TI, resultad da aplicaçã ds critéris bjetivs de pririzaçã. A emissã da Decisã frmaliza parecer acerca da pririzaçã ds prjets. Página 22

23 A respnsabilidade em pririzar s prjets d prtfóli dependerá d tip d prjet. Para s Prjets Interns de TIC, a Diretria de TIC será respnsável pela pririzaçã. Para s Prjets Nacinais u Institucinais de TIC, será a Cmissã de Infrmática. ITEM Respnsável Participantes Mdels de dcuments DESCRIÇÃO Cmissã de Infrmática u Diretria de TIC EGP-TI M17_Decisã ENTRADAS TÉCNICAS / ATIVIDADES SAÍDAS Listas de Prjets Pririzar Prjets Decisã Tend em vista a quantidade cnsiderável de variáveis estabelecidas, pde crrer que prjets, embra tipificads distintamente, btenham igual pntuaçã a final da análise de pririzaçã. A regra de desempate leva em cnsideraçã a mair pntuaçã ds critéris de pririzaçã na seguinte rdem: Cnfrmidade, Alinhament Estratégic, Área Alv e Entrega ds Prduts e Serviçs Autrizar Prjets Para s Prjets Interns de TIC, após a pririzaçã, a Diretria de TIC autrizará iníci ds prjets. Para s Prjets Estratégics e/u Nacinais u Institucinais de TIC, a autrizaçã será respnsabilidade da Cmissã de Infrmática. A autrizaçã dependerá da capacidade da área em realizar prjet, da liberaçã ds recurss financeirs, quand fr cas, u a dependência de utrs prjets. Após a autrizaçã, cas prjet nã tenha sid iniciad pr despach, inicia-se prcess de Gerenciament de Prjets, definid n Manual de Gerenciament de Prjets d TRT14. ITEM Respnsável Participantes Mdels de dcuments DESCRIÇÃO Cmissã de Infrmática u Diretria de TIC EGP-TI M17_Decisã Página 23

24 ENTRADAS TÉCNICAS / ATIVIDADES SAÍDAS Listas de Prjets Autrizar Prjets Autrizaçã Ntificar Interessads O EGP-TI deverá ntificar s interessads quant a pririzaçã e autrizaçã ds prjets. A ntificaçã pde ser pr u em reuniã. Os principais interessads que receberã a ntificaçã sã s gestres de TIC e Gerente d Prjet. ITEM DESCRIÇÃO Respnsável Participantes Mdels de dcuments EGP-TI Principais interessads M18_Lista_de_Prjets ENTRADAS TÉCNICAS / ATIVIDADES SAÍDAS Lista de Prjets pririzads e autrizads Ntificar Interessads Ntificaçã 4.3 Prcess de Mnitrament O prcess de mnitrament e cntrle crre durante tdas as fases d prcess de gestã de prtfóli, inclusive durante a execuçã ds prjets que cmpõe. Seu bjetiv é reunir indicadres de desempenh, gerar relatóris e painéis gerenciais e prmver a revisã periódica d prtfóli para garantir alinhament entre a estratégia rganizacinal e a utilizaçã efetiva ds recurss, cnfrme apresentad n flux abaix. Página 24

25 Figura 5 Flux d Prcess de Mnitrament d Prtfóli Atualizar Prtfóli de Prjets de TIC Este prcess tem cm bjetiv atualizar Prtfóli de Prjets de TIC, pr mei da inserçã, alteraçã u exclusã de prjets; u pela alteraçã de alguns de seus itens. ITEM DESCRIÇÃO Respnsável EGP-TI Participantes - Mdels de dcuments M18_Lista_de_Prjets M19_Painel_Gerencial_Prjets Página 25

26 ENTRADAS TÉCNICAS / ATIVIDADES SAÍDAS Listas de Prjets Inclusã, alteraçã u exclusã de Prpstas Atualizar Prtfóli Prtfóli atualizad Para realizar esta atividade, alguns prcesss de Cnstituiçã d Prtfóli pdem ser executads visand analisar DOD, Categrizar, Avaliar e Pririzar as nvas prpstas u as alterações de prpstas. Algumas das etapas realizadas neste prcess sã: Receber as alterações ds prjets de utras atividades; Entender impact destas alterações ns prjets d dcument, buscand maires infrmações se necessári; Atualizar prtfóli cm as alterações Dispnibilizar Infrmações gerenciais Este prcess tem cm bjetiv dispnibilizar as infrmações gerenciais para s principais envlvids cm a Gestã de Prtfóli. O Painel Gerencial d Prtfóli apresenta as infrmações cnslidadas suficientes para acmpanhament gerencial d prtfóli. ITEM DESCRIÇÃO Respnsável Participantes Mdels de dcuments EGP-TI Diretria de TIC M19_Painel_Gerencial_Prtfóli ENTRADAS TÉCNICAS / ATIVIDADES SAÍDAS Infrmações d Prjet Atualizar e dispnibilizar Painel Gerencial d Prtfóli Painel Gerencial d Prtfóli de TIC As seguintes as classificações sã utilizadas para registr e acmpanhament ds prjets. Página 26

27 Quant a status Necessidade identificada: Demandas que tenham sid identificadas a partir da análise de diagnóstics, cnfrmidades, cenáris, recmendações de auditrias etc., e que devem ser submetids a uma análise de interesse e viabilidade para psterir submissã (u nã) cm prpsta de prjet. Prjet em pririzaçã: Necessidades identificadas cuj resultad de sua análise preliminar tenha sid pela viabilidade de sua execuçã e inclusã n Prtfóli cm prjet, pendente apenas de ser pririzad e autrizad. Prjet pririzad: DOD de prjets pririzadas, mas que ainda nã iniciaram. Prjet em execuçã: Prjet que se encntre já em execuçã. Prjet reprvad: DOD de prjets nã aprvadas u nã recmendadas. Quant à execuçã Prjet nã iniciad: Aplicad a prjet que tem status Prjet Pririzad, Necessidade identificada u Prjet em Pririzaçã Prjet em Iniciaçã, Prjet em Planejament, Prjet em Execuçã e Prjet em Encerrament: Representa a fase d cicl de vida d gerenciament d prjets, utilizad quand prjet já fi iniciad segund prcess de Gerenciament de Prjets de TIC. Prjet suspens: Prjet que, após iniciad, teve sua execuçã suspensa. Prjet cancelad: Prjet que, após iniciad, fi cancelad. Prjet cncluíd: Prjet que já prduziu seus resultads e já teve seu encerrament frmalizad. Nã se aplica: Prjet cm status Prjet reprvad Quant a escp Prjets de Gvernança de TIC: Prjets cuj escp cntemple atendiment de necessidades afetas à área de Gvernança de Tecnlgia de Infrmaçã e Cmunicaçã. Prjets de Gestã de TIC: Prjets cuj escp cntemple atendiment de necessidades afetas à área de Gestã da Tecnlgia de Infrmaçã e Cmunicaçã. A gestã de TI é entendida cm gerenciament eficaz das perações de TI (Laurind, 2008). Prjets de Infraestrutura: Prjets cuj escp cntemple atendiment de necessidades de infraestrutura de Tecnlgia da Infrmaçã e Cmunicaçã. Página 27

28 Prjets de Desenvlviment: Prjets cuj escp cntemple desenvlviment de nvs sistemas u de nvas funcinalidades em sistemas existentes. Prjets Diverss: Prjets cuj escp nã se enquadre em nenhum ds tips descrits anterirmente, u aqueles cuj escp vise atender mais de um ds tips acima, prém sem predminância de nenhum deles. Em cas cntrári, prjet deverá ser enquadrad n tip de mair predminância. Quant à vinculaçã rçamentária Previst n Orçament: Prjets cuja execuçã dependa da cntrataçã de recurss, seja de pessal (pr exempl, service desk, fábrica de sftware), de sftwares, de equipaments, etc. e que já esteja previst n Orçament. Pendente de Orçament: Prjets cuja execuçã dependa da cntrataçã de recurss, seja de pessal (pr exempl, service desk, fábrica de sftware), de sftwares, de equipaments, etc. mas que nã esteja previst n Orçament. Desvinculad d Orçament: Prjets cuja execuçã dependa exclusivamente da utilizaçã de recurss interns, cm servidres d quadr, equipaments e sftwares d inventári de TI, infraestrutura própria, dentre utrs. 5. CONSIDERAÇÕES FINAIS Os esfrçs envidads na elabraçã desta prpsiçã fram direcinads principalmente a levantament das situações e critéris cmuns em que um prjet de TIC, trnand Mdel de Gestã de Prtfóli de TIC bjetiv e simplificad. O prpósit deste prcediment é estabeleciment de parâmetrs que permitam a cmparaçã de prjets de uma frma bjetiva, refletind na racinalizaçã d us de recurss destinads à execuçã de prjets. As demandas de prjets aqui listadas, após devida pririzaçã e autrizaçã, deverã ser frmalizadas e iniciadas cm prjets pr mei d Manual de Gerenciament de Prjets de TIC d TRT GLOSSÁRIO ferramenta Mdel u técnica, autmatizada u nã, usada na realizaçã de uma atividade para prduzir um prdut u resultad. gerente d prjet A pessa designada pela rganizaçã executra para atingir s bjetivs d prjet. Gvernança de A Gvernança é definida cm O sistema pel qual us atual e futur da TI é Página 28

29 TIC dirigid e cntrlad. (NBR ). Também pde ser entendida cm: (...) cnjunt estruturad de plíticas, nrmas, métds e prcediments destinads a permitir à alta administraçã e as executivs planejament, a direçã e cntrle da utilizaçã atual e futura de tecnlgia da infrmaçã, de md a assegurar, a um nível aceitável de risc, eficiente utilizaçã de recurss, api as prcesss da rganizaçã e alinhament estratégic cm bjetivs desta última. Seu bjetiv, pis, é garantir que us da TI agregue valr a negóci da rganizaçã. (Vt d Ministr Relatr Arld Cedraz Acórdã 2.308/2010 Plenári d TCU). metdlgia Um sistema de práticas, técnicas, prcediments e regras usadas pelas pessas que trabalham em uma disciplina. partes interessadas Pessas e rganizações, cm clientes, patrcinadres, rganizações executras e públic, que estejam ativamente envlvidas n prjet u cujs interesses pssam ser afetads de frma psitiva u negativa pela execuçã u términ d prjet. Elas pdem também exercer influência sbre prjet e suas entregas. patrcinadr A pessa u grup que frnece s recurss financeirs, em dinheir u em espécie, para prjet. Plan de Gerenciament d Prjet Um dcument frmal e aprvad que define cm prjet é executad, mnitrad e cntrlad. Ele pde ser resumid u detalhad e ser frmad pr um u mais plans de gerenciament auxiliares e utrs dcuments de planejament. PMBOK 5Th Editin O Prject Management Bdy f Knwledge, também cnhecid cm PMBOK, é um cnjunt de práticas em gerência de prjets levantad pel Prject Management Institute (PMI) e cnstitui a base da metdlgia de gerência de prjets d PMI. Estas práticas sã cmpiladas na frma de um guia, chamad de Guia d Cnjunt de Cnheciments em Gerenciament de Prjets, u Guia PMBOK. A primeira ediçã d guia fi lançada em 1996; a quinta ediçã, atual, fi lançada em prtfóli de prjets Um cnjunt de prjets u prgramas e utrs trabalhs agrupads para facilitar gerenciament eficaz desse trabalh a fim de atender as bjetivs estratégics de negócis. Os prjets u prgramas d prtfóli pdem nã ser necessariamente interdependentes u diretamente relacinads. prática Um tip específic de atividade prfissinal u de gerenciament que cntribui para a execuçã de um prcess e que pde empregar uma u mais técnicas e ferramentas. prgrama Um grup de prjets relacinads gerenciads de md crdenad para a btençã de benefícis e cntrle que nã estariam dispníveis se eles fssem gerenciads individualmente. Prgramas pdem incluir elements de trabalh Página 29

30 relacinad fra d escp ds prjets distints n prgrama. prjet Um esfrç temprári empreendid para criar um prdut, serviç u resultad únic. Prjet Institucinal Prjet de TIC Prjet Intern de TIC Prjet Nacinal Dcument de Oficializaçã da Demanda recurs Prjet de abrangência de td Tribunal, pdend envlver a TIC. Prjet cuj demandante é extern à TIC e s entregáveis beneficiam td Tribunal Prjet cuj demandante é intern à TIC, ainda que afete usuáris de td Tribunal. Prjet cuj demandante é extern a reginal e s entregáveis sã para us nacinal, nrmalmente d TST, CSJT u CNJ. Dcument para frmalizaçã da sluçã de uma demanda cm elements mínims para avaliaçã preliminar pela administraçã. Este dcument faz parte da Mdel de Gestã de Prtfóli de Prjets de TIC e Demandas. Recurss humans especializads (disciplinas específicas, individualmente u em grups u equipes), equipaments, serviçs, supriments, cmmdities, materiais, rçaments u funds. técnica Um prcediment sistemátic definid usad pr um recurs human para realizar uma atividade a fim de prduzir um prdut u resultad u ferecer um serviç, e que pde empregar uma u mais ferramentas. TIC N TRT14 envlve qualquer Secretaria, Seçã, Divisã e Cmissã que executem atividades referentes a Tecnlgia da Infrmaçã e Cmunicaçã. Página 30