EIKON DOCUMENTS - ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA

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1 EIKON DOCUMENTS - ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA VERSÃO Eikn Dcuments 2007 Service Pack 5 (2.9.5) Fevereir de 2010 DATA DE REFERÊNCIA DESCRIÇÃO Sftware para implantaçã de sistemas em GED / ECM (Gerenciament Eletrônic de Dcuments / Enterprise Cntent Management) PRINCIPAIS BENEFÍCIOS PARA OS USUÁRIOS Acess rápid e segur, em temp integral, as dcuments rganizacinais via Internet u através da rede lcal. Dcuments pdem ser lcalizads, incluids, mdificads e distribuíds em qualquer lugar, em qualquer temp. Os prcediments para criaçã, mdificaçã, aprvaçã, liberaçã, distribuiçã e bslescência de cada dcument devem bedecer rigrsamente às regras de negóci estabelecidas na cnfiguraçã das aplicações. O cnheciment detalhad d prcess de lcalizaçã e armazenament físic d cnteúd empresarial deixa de ser um encarg brigatóri para s usuáris, passand a ser respnsabilidade d sftware. Rigrsa independência ds espaçs virtuais de trabalh: cada usuári smente pde interagir cm s dcuments pertinentes à sua área de cmpetência. Cmplet registr ds events crrids na inclusã, alteraçã, exclusã e acess a cnteúd rganizacinal, assegurand cmpleta rastreabilidade. Remetentes pdem criar e enviar tarefas a destinatáris autrizads, visand agilizar prcess de autria clabrativa de dcuments u simplesmente prpagand rapidamente s nvs cnteúds dispníveis. PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS FUNCIONAIS Os dcuments sã rganizads em CLASSES que apresentam características lógicas (Metadads) semelhantes e que estã assciads a prcesss rganizacinais específics (exempl: cntrats, faturas, dcuments técnics de prjet, etc). Os dcuments de uma mesma classe seguem mesm CICLO DE 1

2 VIDA, pssuem s mesms ATRIBUTOS e bedecem as mesms critéris de identificaçã (frmaçã d NOME / VERSÃO). PERMISSÕES para acess as dcuments de uma determinada classe, em seus diverss ESTADOS d cicl de vida, devem ser atribuídas as grups de usuáris frmads pr gerentes, diretres, funcináris, clabradres, clientes e/u frnecedres. Td USUÁRIO pde ser membr de mais de um GRUPO DE USUÁRIOS e, prtant, exercer mais de um papel rganizacinal. O CONTEÚDO de um dcument pde ser cnstituíd pr zer, um u mais ARQUIVOS digitais ns FORMATOS autrizads. Determinads frmats pdem ser cnsiderads de distribuiçã restrita, requerend permissões de acess específicas. Os arquivs digitais sã armazenads em DEPÓSITOS cuja lcalizaçã é descnhecida ds usuáris pr razões de segurança. Td depósit de arquivs digitais pde ser espelhad pel própri sftware aplicativ para mair cnfiabilidade. O prcess de atualizaçã de qualquer arquiv digital segue um prcess frmal que requer reserva prévia antes da efetiva substituiçã (check-ut / check-in). BUSCA NOS METADADOS: dcuments pdem ser lcalizads pels usuáris autrizads através de pesquisas baseadas ns seguintes critéris nmes, descrições, estads, valres ds atributs, nmes ds arquivs ds dcuments u tds s metadads respeitadas as permissões de acess estabelecidas. BUSCA POR CONTEÚDO: arquivs de interesse pdem ser lcalizads através de buscas baseadas em seu cnteúd, respeitadas as permissões de acess estabelecidas. A interface Web pde ser cnfigurada para apresentar, autmaticamente, LISTAS cntend tds s dcuments dispníveis para uma determinada classe / estad, respeitadas as permissões de acess estabelecidas. Td dcument pde ser vinculad a múltiplas PASTAS virtuais. As pastas representam atalhs para agilizar a lcalizaçã ds dcuments vinculads e pdem ser estáticas u dinâmicas, públicas u particulares. PASTAS ESTÁTICAS cntém atalhs estátics para s dcuments cntids, atalhs que sã criads e mantids pels própris usuáris. PASTAS DINÂMICAS sã definidas através de pesquisas criadas e mantidas pels usuáris, send que s dcuments vinculads sã determinads smente n mment da abertura da pasta. As PASTAS PÚBLICAS pdem ser rganizadas hierarquicamente de frma a refletir estruturas rganizacinais, prjets, prduts, prcesss de negóci, etc. Subpastas estáticas u dinâmicas pdem ser criadas em cada pasta pública. As pastas públicas sã criadas e mantidas pels ADMINISTRADORES das aplicações GED / ECM. As PASTAS PARTICULARES sã criadas e mantidas pels usuáris cmuns e sã visíveis apenas n ambiente de cada respectiv usuári respnsável pela sua criaçã. A interface Web pde ser cnfigurada para apresentar autmaticamente smente a ÚLTIMA VERSÃO dispnível de um determinad dcument. Essa cnfiguraçã afeta as buscas ns metadads, pastas dinâmicas e listas de dcuments pr classe / estad. A partir da última versã lcalizada de um determinad dcument, usuári pde ter acess às demais versões dispníveis. 2

3 Arquivs em frmat XML, cntend as definições das aplicações e/u própri cnteúd empresarial (Catálgs Eikn Dcuments), pdem ser gerads para intercâmbi cm utras instalações u para backup. O prgrama Digitalizadr, dispnível na frma de um cliente Windws, cmanda acinament de scanners cmpatíveis cm a interface TWAIN, simplificand a aquisiçã de imagens de dcuments e respectiva indexaçã. Relacinament entre dcuments: relações pdem ser criadas entre dcuments de frma a expressar qualquer tip de dependência física u lógica. Relatóris, n ppular frmat de planilha Excel u em HTML, pdem ser emitids para cada dcument e para cada pasta virtual, lista u busca pr metadads. ADMINISTRAÇÃO E CONFIGURAÇÃO A administraçã e cnfiguraçã das aplicações GED/ECM é efetuada ttalmente pela interface Web, pdend ser feita via internet u via rede lcal. Um usuári smente pderá administrar e cnfigurar as aplicações se estiver habilitad cm ADMINISTRADOR. Nesse cas ele terá dispnível uma linha cm cmands específics n menu secundári da interface Web. O trabalh d Administradr é ctidianamente cnfigurar sftware para respnder, entre utras, às seguintes questões: 1. Quais dcuments serã cntrlads? Ou seja, quais categrias de dcuments deverã ser armazenadas e gerenciadas pel sistema? 2. Cm cada dcument deverá ser identificad individualmente? Cm s dcuments pderã ser pesquisads? 3. Quais serã s prcediments frmais para criar, editar, aprvar, publicar, trnar bslets e, eventualmente, destruir s dcuments? 4. Quem serã s usuáris autrizads a acessar s dcuments gerenciads pel sistema? Quem pderá incluir um nv dcument n sistema? Quem pderá editar? Quem pderá aprvar? Quem pderá cnsultar? 5. Cm s dcuments serã criads? Interna u externamente à rganizaçã? Papel u arquivs digitais? Cm serã cnstituíds? Que frmats de arquivs pderã ser utilizads para que pssam ser visualizads sem prblema ns cmputadres ds usuáris autrizads? 6. Cm s dcuments serã agrupads pr assunt u item de negóci, visand facilitar sua recuperaçã? 3

4 As perguntas 1, 2, e 3 sã respndidas definind-se as nvas Classes de Dcuments que implementam as aplicações. A pergunta 5 é respndida definind-se s nvs Tips de Arquivs (frmats) que devem ser suprtads. A pergunta 4 é respndida criand, se necessári, nvs USUÁRIOS, definind-se s nvs GRUPOS DE USUÁRIOS e atribuind-se PERMISSÕES de acess a cada grup. A pergunta 6 pde ser respndida estabelecend-se uma hierarquia de Pastas Públicas que pssa ser utilizada na publicaçã ds dcuments. Esta é uma respsta pcinal, nã send um pré-requisit d prjet de uma aplicaçã de GED / ECM usand Eikn Dcuments. CONFIGURAÇÃO AVANÇADA E CUSTOMIZAÇÃO O Eikn Dcuments dispnibiliza recurss adicinais de cnfiguraçã avançada e de custmizaçã para quand uma aplicaçã GED/ECM se trna mais cmplexa e/u requer integraçã cm utras aplicações crprativas. CONFIGURAÇÃO AVANÇADA crrespnde à pssibilidade, ferecida as Administradres, de definir prcediments adicinais e/u substitutivs ns seguintes níveis d mdel de bjets d sftware: classe, estad e açã de transiçã entre estads. O Administradr pde, para uma determinada CLASSE DE DOCUMENTOS, estabelecer as seguintes cnfigurações avançadas pcinais: Definir um cmand adicinal (link para uma página custmizada) a ser apresentada nas páginas de tds s dcuments da classe. Definir uma página custmizada para a inclusã ds nvs dcuments da classe. Definir um página custmizada para a inclusã das nvas versões para s dcuments da classe. Definir um página custmizada para a alteraçã ds valres ds atributs ds dcuments da classe. Definir uma string de cnexã para uma base de dads externa, a ser utilizada para validaçã de valres de atributs d tip SQL e SQL FILTRADO. O Administradr pde, para um determinad ESTADO d cicl de vida de uma classe de dcuments, estabelecer as seguintes cnfigurações avançadas pcinais: 4

5 Definir um cmand adicinal (link para uma página custmizada) a ser apresentada nas páginas de tds s dcuments da classe que estejam neste estad d cicl de vida. Liberar, u nã, ENVIO POR de cnteúd de dcuments da classe que estejam neste estad d cicl de vida. Os arquivs selecinads para envi pr diretamente d servidr Eikn Dcuments pderã ser autmaticamente zipads, cnfrme esclha d Administradr. Definir envi autmátic de tarefas, cm u sem ntificaçã pr , para tds s destinatáris autrizads, cm respectiva data devida para sua cnclusã, nas seguintes cndições pcinais: inclusã de nv dcument, alteraçã de valres de atributs e alteraçã de cnteúd. O Administradr pde, para quand crrer a EXECUÇÃO DE UMA AÇÃO DE TRANSIÇÃO entre determinads estads d cicl de vida de uma classe de dcuments, estabelecer as seguintes cnfigurações avançadas pcinais: Definir envi autmátic de tarefas, cm u sem ntificaçã pr , para tds s destinatáris autrizads, cm respectiva data devida para sua cnclusã, nas seguintes cndições pcinais: smente para infrmaçã e/u quand é requerida alguma atividade clabrativa em relaçã a dcument. Definir redirecinament autmátic para alguma página custmizada, lg após a mudança de estad d dcument. Para desenvlviment das páginas custmizadas mencinadas anterirmente, Eikn Dcuments ferece mais de 200 métds devidamente dcumentads em sua API APPLICATION PROGRAMMING INTERFACE. 5

6 LIMITES TÉCNICOS O valr máxim teóric é de elements para as seguintes entidades: Pr Servidr Prjet Classe Estad Dcument Usuári Itens Prjets Classes de dcuments, usuáris, grups de usuáris, tips de arquivs pastas públicas estáticas Atributs, estads, ações de transiçã entre estads, dcuments, pastas públicas dinâmicas Permissões Arquivs, events, valres de atributs Sessões de trabalh, tarefas, pastas particulares estáticas, pastas particulares dinâmicas PLATAFORMA DE SOFTWARE Servidr de Aplicações / Web: Micrsft Windws 2000 / 2003 / 2008 (32 e 64 bits). Servidr de Banc de Dads: Micrsft SQL Server e Oracle Cliente de Rede Lcal: Micrsft Windws 2000 u mais recente. Cliente Web: Micrsft Internet Explrer 6+, Mzilla Firefx 1.5+, Safari 4, Ggle Chrme u qualquer brwser cmpatível cm s seguintes padrões W3C: HTML 4.01, CSS1, ECMASCRIPT, DOM1. PLATAFORMA MÍNIMA DE HARDWARE Servidr: prcessadr Intel Pentium 4 1,13 GHZ u equivalente, 1 GB RAM, 30 MB disc + espaç adequad para cnteúd a ser armazenad. Cliente Windws : prcessadr Intel Pentium 100 MHz u equivalente, 256 MB RAM, 10 MB disc + área de trabalh temprária. Cliente Web: s mesms requisits d brwser. 6

7 PLATAFORMA RECOMENDADA DE HARDWARE Servidr: prcessadr Intel Xen u equivalente, 2 GB RAM, 30 MB disc + espaç adequad para cnteúd a ser armazenad. Cliente Windws : prcessadr Intel Dual Cre u equivalente, 512 MB RAM, 10 MB disc + área de trabalh temprária. Cliente Web: s mesms requisits d brwser. 7

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