Vensis Associação Vensis ERP Entidades, Sindicatos e Federações.

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1 Vensis Assciaçã Vensis ERP Entidades, Sindicats e Federações.

2 Vensis Assciaçã O Vensis Assciaçã é um sistema desenvlvid para entidades cm sindicats, assciações, federações, fundações e utras de natureza similar. Basead nas sluções ERP da Vensis, este sistema traz para estas entidades td pder de autmatizaçã, cntrle e gerenciament que sã dispnibilizads para segment industrial, de distribuiçã e de prestaçã de serviçs. Agrega sluções sb medida para estes segment, trnand dia-a-dia das entidades muit mais timizad, frnecend agilidade as prcesss peracinais e muita infrmaçã qualificada para a tmada de decisã. Rua Améric Vespúci, 71 Prt Alegre / RS (51)

3 1 Características e seus Benefícis Característica: Módul Pessa cm cntrle e gerenciament de tdas as empresas e pessas físicas que se relacinem cm sindicat, cm perfil cmplet. Benefíci: Eliminaçã ttal e imediata de perdas de temp cm errs e retrabalh em cadastrament de clientes, frnecedres, funcináris, representantes, terceirs, etc e dispnibilizaçã de uma base integrada cm perfis cmplets para a gestã d relacinament cm estas pessas. Evita a duplicaçã de infrmações cadastrais, permitind a ampliaçã efetiva da sua atuaçã cm entidade representativa. Característica: Segmentaçã de td cadastr de pessas pr diverss critéris, cm ram de atividades e prduts. Benefíci: Visã cmpleta d mercad e d segment de atuaçã d sindicat através da gestã ds cadastrs. Dispnibilidade de infrmações para apiar a gestã d relacinament cm clientes, ações de marketing, vendas, etc. Característica: Geraçã de guias para pagament (GRCS Guia de Reclhiment da Cntribuiçã Sindical, Dissídi Cletiv, mensalidades, semestralidades, etc.) na própria empresa, através de cmunicaçã autmatizada cm s bancs u pela Internet; Benefíci: Reduçã de custs e autnmia ds prcesss. Característica: Geraçã de guias para pagament bancári na própria empresa u através de cmunicaçã autmatizada cm s bancs. Leitura autmatizada ds arquivs de retrn bancári cm baixa autmática (pagaments) ds títuls. Benefíci: Eliminaçã ttal e imediata da burcracia n faturament e cbrança e da tarefa de baixa ds títuls financeirs n flux de caixa. Eliminaçã d atras na atualizaçã d flux de caixa em relaçã as bancs. Reduçã de despesas financeiras e administrativas, aument da prdutividade da área financeira, grande aument na precisã ds dads para tmada de decisões de flux de caixa. Característica: Cmplet cntrle financeir, pdend ser integrad cm qualquer sistema cntábil d mercad, utilizand a mesma base ds lançaments d flux de caixa para envi ds dads a cntadr. Benefíci: Capacidade de visualizaçã atualizada da cntabilidade juntamente cm a gestã financeira para tmada de decisã, sem que seja necessária a intervençã d cntadr para acess às infrmações e relatóris. Característica: Envi de u etiquetas para base de dads cadastrada cm segmentaçã de mercad. Benefíci: Autmatizaçã da cmunicaçã cm clientes, assciads, frnecedres, funcináris, terceirs e utras partes interessadas. Característica: Pssibilidade de integraçã cm sistemas WEB. Benefíci: Dispnibilizaçã de frma simples, rápida e integrada das infrmações cadastrais e de mercad na Internet, pssibilitand aument da facilidade de acess as dads, aument da eficiência ds prcesss e da agilidade na tmada de decisões. Rua Améric Vespúci, 71 Prt Alegre / RS (51)

4 Característica: Integraçã cm pacte Office (Micrsft Outlk, Wrd e Excel) permitind exprtaçã de telas, relatóris, tant para salvar em disc cm para enviar pr ; Benefíci: Aument da facilidade de acess às infrmações peracinais e gerenciais mesm que destinatári nã pssua Vensis ERP, além da pssibilidade de visualizaçã e tratament das infrmações em diverss frmats. Característica: Funçã timizada de gravaçã de permissões de segurança para usuáris e grups de usuáris. Benefíci: Extrema agilidade e facilidade cm que s níveis de permissã para usuáris sã definids e atribuíds. Reduçã n temp de treinament e aument da eficácia d prcess de segurança de sistema da empresa. Característica: Gerenciament de cnvênis, cm cntrle de titulares, faixas de valres e autmaçã para cbrança; Benefíci: autmatizaçã d cntrle, reduçã direta de errs peracinais e pr esqueciments. Rua Améric Vespúci, 71 Prt Alegre / RS (51)

5 2 Descritiv A Vensis criu Vensis Assciaçã para prver infrmações em tds s níveis administrativs e reduçã de custs peracinais. Td seu prjet previu a integraçã de infrmações, reaprveitament de cnceits, prcediments, aprendizads e perações. Móduls / Funcinalidades: Módul de Pessa: é um módul únic para gerenciament das Pessas, sejam físicas u jurídicas, seja qual fr sua interaçã cm a empresa (assciad, empresa da categria, cnveniad, frnecedr, etc.). Módul Financeir: cntrle das entradas e saídas financeiras cm seus histórics e justificativas, gerenciament das cbranças (GRCS, Dissídis, demais cbranças bancárias u nã), gerenciament ds pagaments. Histórics: cada entidade d sistema (em especial Pessa e Títul) pssui um cadastr de históric relacinad. É uma frma estruturada de assciar infrmações exatamente a pnt em que ela surgiu: infrmações de cadastr u prvenientes d financeir. Históric de Pessa trata de infrmações cadastrais, infrmações pertinentes à Pessa em si. O Históric de Títul trata de infrmações pertinentes a uma duplicata em questã, a uma guia bancária específica. Uma tela especial integra tds estes histórics cm inúmers filtrs para facilitar a lcalizaçã de qualquer infrmaçã. Módul de Cnvênis: gerenciament cadastral e das cbranças ds cnvênis ferecids as assciads e empresas da categria. Módul de Lançaments Financeirs: cntrle de valres para cbrança de Mensalidades, Anuidades, Taxas de Inscriçã, taxas de participaçã em events, etc. Parametrizaçã: Vensis Assciaçã pssui diverss tips e níveis de parametrizaçã em tds s móduls. Parametrizaçã, sã cnfigurações d sistema que permitem a alteraçã de um determinad cmprtament sem a intervençã técnica u alteraçã d sistema. Aumenta a flexibilidade d sistema, se adequand às alterações de regras de negóci cm um baix nível de manutençã. Minimiza as intervenções técnicas para alteraçã de um cmprtament d sistema. Relatóris: tds s relatóris emitids pel sistema pdem: Ser exprtads em inúmers frmats, entre eles Micrsft Wrd, Micrsft Excel e HTML (páginas para Internet); Ser salvs em disc u enviads pr em qualquer um ds frmats de exprtaçã. Usuáris DOS: Vensis Assciaçã fi desenvlvid cm recurss que facilitam a migraçã de sistemas em DOS através de funcinalidades visuais e peracinais, diminuind impact da mudança. Rua Améric Vespúci, 71 Prt Alegre / RS (51)

6 3 Detalhament Apresentams a seguir a descriçã de cada módul cmpnente d sistema de frma mais detalhada. 3.1 Módul de Pessas Objetiv O Módul de Pessas fi desenvlvid para reslver um grande prblema ds sistemas anterirmente encntrads n mercad: a duplicaçã de infrmaçã entre s diverss móduls d sistema. Send um sistema únic de cadastrament de Pessas, tant físicas quant jurídicas, estas estã classificadas através da prpriedade de Classe da Pessa. Pr exempl: uma mesma empresa que atua tant cm Frnecedr quant Assciad, será cadastrada uma única vez. Assim, cadastrs cm CNPJ fantasma (utilizad para permitir que uma mesma empresa pssa ser cadastrada duas vezes) nã serã mais necessáris. Este módul fi prjetad e desenvlvid cm bjetiv de integrar e participar de tdas as perações d sistema, facilitand aprendizad e criand uma grande versatilidade de funcinalidades e relatóris, já que s mesms relatóris criads para uma determinada classe de Pessa serã autmaticamente funcinais para tdas as demais classes existentes Descritiv O Módul de Pessas é um módul glbal, respnsável pela manipulaçã de tdas as pessas (PF e PJ) cm as quais a empresa se relacina. Ele integra tds s móduls e serve de pnt de partida para as principais perações d sistema. Detalhes: Cadastr únic de Pessa, pdend ser um Assciad, Cliente, Frnecedr, Funcinári, Usuári, Cntadr, etc. a mesm temp. As Classes de Pessa (cadastr auxiliar que identifica que essa pessa é) sã criadas pel usuári. Cadastr de Cntats: cada Pessa pde ter um u mais cntats, tants quant frem necessáris, cm tds seus dads; Históric da Pessa: este será lcal nde as infrmações de atendiments e serviçs prestads serã armazenads de frma rganizada, pr data e categria de históric; Cadastr de Classes de Pessa; Demais dads cadastrais e cntrles; 3.2 Módul Financeir Objetiv O Módul Financeir, ttalmente autmatizad e integrad as demais móduls, visa gerenciament ds pagaments e recebiments, frnecend cntrle sbre as atividades financeiras da empresa. Telas de cnsulta cm filtrs específics para cada bjet de pesquisa, relatóris, listagens descritivas e gerenciais, cntrle de flux de infrmaçã e navegaçã permitem acmpanhament de td prcess, desde a geraçã ds títuls até a cnfirmaçã das entradas u saídas n Flux de Caixa. Rua Améric Vespúci, 71 Prt Alegre / RS (51)

7 3.2.2 Descritiv O Módul Financeir respnsabiliza-se pel cntrle financeir da empresa, send alimentad autmaticamente pel Módul de Geraçã de Títuls u manualmente, permitind ttal gerenciament das cntas a pagar e a receber. Apresentams a seguir detalhes d Módul Financeir: Títuls a pagar e a receber; Suprte à Integraçã Bancária (EDI); Guias específicas para Cntribuiçã Sindical, Dissídis, Cntribuições Assistenciais, mensalidades, etc.; Emissã das Guias n própri estabeleciment, através de cmunicaçã eletrônica cm banc u através da Internet; Geraçã autmática d arquiv de envi cm cntrle de geraçã de errs de cadastr, evitand a cnferência manual ds blquets; Retrn autmátic das liquidações cm pagament autmatizad e cm geraçã de relatóri de cnferência; Lançament de títuls de frma manual, sem estar relacinad brigatriamente à geraçã autmática de títuls; Flux de Caixa multi-cntas, cm previsã, ist é, sistema lança n Flux de Caixa s lançaments futurs, de frma que a empresa sempre terá uma previsã das entradas e saídas e principalmente d sald futur. N pagament d títul, se valr pag diferir d valr cbrad, a entrada n flux é simplesmente alterada, e sald da cnta recalculad: Salds e extrats; Extrat e sald das Cntas; Cntrle de salds diáris individuais u agrupads das cntas d Flux de Caixa; Relatóri de sald diári entre datas; Históric Financeir de Pessas; Clientes/Frnecedres em atras; Resums de títuls pags e nã pags; Cntrle e cadastrament de cheques: Integrad cm s títuls; A liquidaçã d títul depende da cmpensaçã d cheque; Pssibilidade de baixa manual de títuls a pagar e a receber; Pssibilidade de integraçã cm sistemas cntábeis de terceirs; Pssibilidade de lançament autmátic de Jurs e Multa; Cntrle da crreçã mnetária através d cadastrament de índices d mercad; Geraçã de previsã de pagament cm acréscim de Jurs, Multa e Crreçã Mnetária em funçã da prvável data de pagament; Rua Améric Vespúci, 71 Prt Alegre / RS (51)

8 3.3 Módul de Cnvênis Objetiv Cadastrament das empresas prestadras de serviçs, cm empresas de Plan de Saúde, Telefnia, etc, seus plans e suas categrias. Criaçã de mecanisms para vincular as pessas as seus devids Plans, cm tdas as infrmações necessárias para a devida emissã de cbrança ds serviçs prestads Descritiv Através d cadastrament e cntrle de tds s cnvênis prestads, a mensalidade ds assciads é gerada autmaticamente pel sistema, bem cm a geraçã das cbranças de dissídis e Cntribuições Sindicais. O sistema, uma vez cnfigurad, irá autmaticamente lançar s títuls devids para cada assciad segund as regras definidas pela assciaçã u sindicat (através ds Lançaments Financeirs). Estes títuls, psterirmente, serã enviads para banc crrespndente através d módul de cbrança EDI d sistema Vensis Assciaçã. Relatóris específics de acmpanhament acmpanham sistema, pr exempl, para a emissã d extrat de prestaçã de cntas da cbrança para cada assciad. 3.4 Módul de Lançaments Financeirs Objetiv Cntrle de td e qualquer lançament de valr a crédit u débit que deverá ser cntabilizad e lançad cm Títul n Módul Financeir, permitind cntrle valres de Mensalidades, Anuidades, Taxas de Inscriçã, taxas de participaçã em events, etc Descritiv Td tip de valr que deverá psterirmente ser lançad n cntas a receber u a pagar deverá ser incluíd ns Lançaments Financeirs. Organizads pr Tips de Lançaments; Geraçã autmática de lançaments pr Pessa. Pr exempl, pde-se autmaticamente lançar valr de mensalidade para tdas pessas da classe Assciad; Cntrle de lançaments duplicads. Pr exempl, nã permite lançament de duas mensalidades para a mesma Pessa n mesm mês de cmpetência; Geraçã autmática de títul, de acrd cm regras estabelecidas, cntabilizand sald de lançaments a débit e crédit de cada Pessa; 3.5 Segurança e Auditria Lgin e Acess a Infrmações Nsss sistemas apresentam segurança em nível de usuári e setr, ist é, para cada usuári cadastrad se pderá atribuir um nível de acess, habilitand u desabilitand a sua permissã de agir sbre sistema em cada setr da empresa: para cada infrmaçã cadastral d sistema pde-se especificar acess de cada nível de usuári: Smente Visualizaçã, Visualizaçã e Alteraçã u Nenhum Acess; Rua Améric Vespúci, 71 Prt Alegre / RS (51)

9 3.5.2 Lgs para cada prcess d sistema pde-se habilitar u desabilitar direit de rdar prcess. para cada relatóri pde-se habilitar u desabilitar direit de gerar relatóri. A criaçã ds grups, seus níveis e a especificaçã d acess ds usuáris sã ttalmente cnfiguráveis pel usuári administradr d sistema e serã especificadas psterirmente a iniciar desenvlviment d prjet. O sistema realiza Lg (registr de infrmações) de diverss prcediments realizads sbre a base de dads, indicand grau de imprtância deste event lgad. Acess a sistema, exclusões, alterações de registrs, etc. sã events registrads pel sistema, cm data, hra e usuári que realizu, pssibilitand psterir verificaçã e auditria d sistema. Cada tip de event que pde vir a ser lgad pertence a uma categria e a um tip. Assim, facilmente se habilita u desabilita a geraçã d lg de acrd cm a necessidade de cada sistema. Também a lcalizaçã de uma determinada crrência de lg fica simplificada através d us de classe e tip de lg. Rua Améric Vespúci, 71 Prt Alegre / RS (51)

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