Workflow. José Palazzo Moreira de Oliveira. Mirella Moura Moro

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1 Pdems definir Wrkflw cm: Wrkflw Jsé Palazz Mreira de Oliveira Mirella Mura Mr "Qualquer tarefa executada em série u em paralel pr dis u mais membrs de um grup de trabalh (wrkgrup) visand um bjetiv cmum". Send que: qualquer tarefa: implica que wrkflw se refere a um larg camp de atividades em série u paralel: iss implica que s passs na tarefa pdem ser executads um depis d utr u simultaneamente pr diferentes indivídus, u pela cmbinaçã ds dis dis u mais menbrs: implica que se smente uma pessa executar uma tarefa iss NÃO é wrkflw. Cm nme wrkflw sugere, um tarefa é um wrkflw se "flui" de um indivídu para utr. bjetiv cmum: indivídus participand em um wrkflw DEVEM estar trabalhand em busca de UM bjetiv. Trabalhar em prjets independentes NÃO cnstitui um wrkflw. Simplificand: um wrkflw é definid cm uma cleçã de tarefas rganizadas para realizar um prcess, quase sempre de negóci. Essas tarefas pdem ser executadas pr um u mais sistemas de cmputadr, pr um u mais agentes humans, u entã pr uma cmbinaçã destes. A rdem de execuçã e as cndições pelas quais cada tarefa é iniciada também estã definidas n Wrkflw, send que mesm é capaz ainda de representar a sincrnizaçã das tarefas e flux de infrmações. A seguir, tems utras definições de Wrkflw: Segund Mdel de Referência de Wrkflw da Wrkflw Management Calitin [COA] "Wrkflw: a autmaçã de um prcess de negócis, pr inteir u uma parte, durante qual dcuments, infrmações e tarefas sã passadas de

2 um participante para utr pr açã respeitand um cnjunt de regras prcedurais." Ltus Develpment Crpratin O principal bjetiv de sftware de wrkflw é aumentar a eficiência de prcesss de negóci, tant s crítics quand s eventuais, e a efetividade das pessas que trabalham em cnjunt para executá-ls" Dr. Bruce Silver, Bruce Silver Assciates "WrkFlw é prcess pel qual tarefas individuais cnvergem para cmpletar uma transaçã - um prcess de negóci bem definid - dentr de uma empresa" Outr cnceit imprtante é de Sistema de Gerenciament de Wrkflw (WfMS - Wrkflw Management System). O WfMS supri a autmaçã prcedural de um prcess de negóci gerenciand a seqüência de atividades de trabalh e chamand/invcnad s recurss humans e/u eletrônics aprpriads assciads cm s váris passs da atividades. Pr definiçã, pdems dizer que WfMS é um sistema que define, gerencia e executa cmpletamente wrkflws através da execuçã de sftware cuja rdem de atividades é dirigida pr uma representaçã da lógica d wrkflw n cmputadr. As ferramentas de WfMS previnem as pessas para nã esquecerem cisas. Uma vez que um prcess é definid, um WfMS certifica-se de que as atividades crram numa seqüência própria e que s usuáris sejam infrmads para que pssam executar suas tarefas. Pr exempl, em vez de cnfiar em Jã para cntar a Maira e Pedr que sua parte n trabalh está prnta e eles pdem cmeçar a executar as suas respectivas atividades, WfMS faz uma ntificaçã autmática e imediatamente. Também é pssível estabelecer uma analgia bastante próxima entre a funçã de um WfMS e a de um sistema gerenciadr de banc de dads (SGDB): enquant um exerce cntrle sbre dads, utr exerce cntrle sbre prcesss. N nível mais alt, tds sistemas WfMS pdem ser caracterizads cm suprte em três áreas funcinais: funções de temp de cnstruçã (build-time functins): precupam-se cm a definiçã, e pssível mdelament, d prcess de wrkflw e suas atividades cnstituintes; funções de cntrle em temp de execuçã (run-time cntrl functins): precupam-se cm gerenciament de prcesss de wrkflw em um ambiente peracinal e sequenciament de várias atividades para serem manuseadas cm parte de cada prcess;

3 interações em temp de execuçã cm usuáris e ferramentas para prcessament ds váris passs das atividades. A figura abaix ilustra as características básicas de WfMS e suas relações entre essas principais funções. Figura 1 - Características de Sistemas de Wrkflw VANTAGENS DO USO DE WORKFLOWS [TUR] Os benefícis de wrkflw eletrônic sã váris, entre eles: eliminaçã d incômd e d lix ds prduts de papel; simplificaçã ds frmuláris prevists; acess remt; arquivament e recuperaçã de infrmações simplificads; habilidade de rapidamente trilhar as infrmações submetidas; pssibilidade de saber s respnsáveis de cada tarefa d prcess; aument n temp de linhas de infrmaçã. FUNCIONALIDADES MAIS COMUNS DOS WfMS Os sistemas de wrkflw dispníveis n mercad pssuem um cnjunt relativamente cmum de funcinalidades. As principais sã [KHO][SIL]: rteament de trabalh - predefine a seqüência em que as atividades serã executadas, pdend ser basead em respstas e em regras; invcaçã autmática de aplicativs - aplicativ adequad para a realizaçã da tarefa pde ser invcad autmaticamente, através d WfMS; distribuiçã dinâmica de trabalh - determinar qual participante irá executar a tarefa; pririzaçã de trabalh - a mairia ds sistemas de wrkflw permite que a priridade de uma instância seja alterada, em geral pr um usuári administradr ;

4 acmpanhament d trabalh - capacidade de acmpanhar uma determinada instância de wrkflw e descbrir imediatamente seu status atual de prcessament, sb a respnsabilidade de quem está n mment, e quant temp ela está esperand na atividade atual; geraçã de dads estratégics - através d armazenament de certs atributs de cada instância de wrkflw executada, pde-se criar uma base de dads que reflete a eficiência e a eficácia ds prcesss atualmente desempenhads pela rganizaçã. DISTRIBUIÇÃO E WORKFLOW A habilidade de distribuir tarefas e infrmaçã entre s participantes é uma característica mair distinguind da infraestrutura da execuçã d wrkflw. A funçã de distribuiçã pde perar em uma variedade de níveis (grup de trabalhs a interrganizações) dependend d escp ds wrkflws pdend usar uma variedade de mecanisms de cmunicações ( , trca de mensagens, tecnlgia de bjets distribuíds,...). Uma visã alternativa da arquitetura de wrkflw enfatisada nesse aspect de distribuiçã é mstrad na figura 2. Figura 2 - Distribuiçã dentr d serviç de wrkflw O serviç de wrkflw é mstrad cm craçã da funçã de infraestrutura cm interfaces para usuáris e aplicações distribuídas através d dmíni d wrkflw. Cada uma dessas interfaces é um pnt de integraçã entre serviç de wrkflw e utras infraestruturas u cmpnentes de aplicações. O flux d trabalh pde invlver a tranferência de tarefas entre diferentes vendedres de prduts de wrkflw para habilitar partes diferentes d prcess de negóci a ser desempenhad em platafrmas diferentes u sub-redes usand prduts particulares para aquele estági d prcess. CATEGORIAS DE WORKFLOW Os prduts de wrkflw pdem ser dividids em três categrias gerais: [ATL] dcument ruting: estabelece flux de infrmaçã e faz rteament ds mesms;

5 ad-hc: ferramentas de grupware. Nã existe uma estrutura pré-definida para prcess, u esta estrutura pde ser mdificada em temp de execuçã. Frnece gerenciament de wrkflw através de templates u frmuláris baseads em mensagens. O flux é feit pel servidr de rteament de mensagens. Exempls: criaçã de dcuments, desenvlviment de sftware, requisições de viagem, campanha de marketing para lançament de prdut; autmaçã de prcess de negócis: sistema para definir prcesss de negócis e implementaçã ds mesms em sftware. CRIANDO UM WORKFLOW Um prcess de wrkflw pde ser criad cm segue: define-se uma atividade u tarefa que um grup de trabalh precisa realizar e as regras de serviç que gerenciarã a atividade; divide-se a tarefa em sub-tarefas (passs). Cada pass representa um lista bem definida de cisas que sã realizadas pr um indivídu e que sã feitas lgicamente juntas. Uma tarefa pde ser quebrada em passs de maneiras diferentes. Nesse pnt, é exigid um julgament d serviç para decidir nde dividir uma tarefa; decide-se cnjunt de habilidades para realizar cada pass. Iss irá especificar as funções u indivídus de trabalh que pdem ser chamads para realizar tal pass; decide-se a seqüência em que cada pass deve ser realizad; se algum ds passs é realizad em uma base cndicinal, identifica-se esses passs e define-se as cndições; prjeta-se um mapa d wrkflw que identifica s passs e a seqüência, u "flux" em que s passs devem ser realizads. Asscia-se funções u indivídus de trabalh a cada pass; cria-se s frmuláris, dcuments e instruções que serã usads pels indivídus em cada pass para execuçã da sub-tarefa. Cm pde-se perceber, wrkflw invlve uma seqüência u passs u um prcess. A tarefa "flui" de um pass para utr basead em regras e cndições pré-definidas. EXEMPLO DE WORKFLOW A figura 3 mstra um exempl de wrkflw que representa um sistema de suprte n-line para usuáris. Este wrkflw, cm pde ser vist, executa acess a bases de dads, armazenand s dads gerads em uma atividade para us nas atividades seguintes.

6 Figura 3 - Exempl de Wrkflw representand um sistema de atendiment n-line Entre utrs exempls: sistema de recurss humans que manuseiam empregads u prcesss de transferência de trabalhs interns, crdenand as reclamações ds empregadres, gerenciand a partida de empregads e assim pr diante; gerenciament de cicls de vendas e prcessament de rdem n-line de cmpras; reenvi de infrmações que tenham sid passadas pr fax, gravadas em fitas u necessitam de intervençã manual para ligar dis frmats diferentes; crdenaçã de agenciament de viagens que incluem autrizaçã gerencial.

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