Sistema de Gestão de BPM

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1 1/13 ESTA FOLHA ÍNDICE INDICA EM QUE REVISÃO ESTÁ CADA FOLHA NA EMISSÃO CITADA R R FL. FL. 01 X X X X X X X X X X X X X X X X X X REV EMIS. DATA ELAB. VERIF. AUT. DESCRIÇÃO. 00 B 29/02/12 Rquemar Rgeri TIPO DE EMISSÃO (A) PRELIMINAR (E) PARA COMENTÁRIOS (B) PARA APROVAÇÃO (F) APROVADO (C) PARA CONHECIMENTO (X) CADASTRAMENTO INICIAL (D) CANCELADO

2 2/ OBJETIVO O Manual descreve d Ifes, integrand sua cultura técnica e administrativa, instalações, recurss materiais e humans. A elabraçã d Manual é de respnsabilidade e mantid pel Gerente de BPM, verificad e aprvad pel Representante da Direçã. A revisã é elabrada, verificada e aprvada de md idêntic à emissã anterir. A situaçã d Manual é cntrlada através de seu índice de revisã, caracterizada pr alterações em uma u mais divisões. O Manual está dispnível em mei eletrônic. Cópias impressas nã sã autrizadas e cntrladas ESCOPO Este dcument descreve s prcediments para a Gestã d BPM, equipe, técnicas e ferramentas usadas priritariamente n Ifes PARTICIPANTES DA ELABORAÇÃO DESTE MANUAL Os principais participantes da elabraçã deste Manual sã s seguintes: Setr Participante Representante Observaçã ORGANIZAÇÃO / UNIDADE Diretr de Planejament Engenharir de Prduçã Rquemar Baldam Rger Camp Dall Ort Guimaães

3 3/ CONCEITOS UTILIZADOS NESTE MANUAL BPM (Business Prcess Management): Atividade: Prcess: Subprcess: Tarefa: é uma abrdagem disciplinada para identificar, desenhar, executar, dcumentar, medir, mnitrar, cntrlar e melhrar prcesss de negóci cm bjetiv de alcançar resultads cnsistentes e alinhads cm as estratégias de uma rganizaçã. td trabalh que é realizad em uma rganizaçã. Pde ser um prcess, subprcess, tarefa, prjet, etc. Nrmalmente é aquil que se deseja cntrlar. um cnjunt de atividades inter-relacinadas u interativas, que transfrmam entradas em saídas (prduts). Usualmente pssui característica de repetitividade. é um prcess embutid em utr prcess, u seja, é um tip de atividade, uma subdivisã de prcess, que ainda pde ser subdividid em atividades de menr nível. é uma atividade elementar d últim nível de decmpsiçã de um prcess. Nrmalmente executada pr uma só pessa (u recurs), numa única estaçã de trabalh REFERÊNCIAS DE LEITURA OBRIGATÓRIA BPMN. Business Prcess Mdel and Ntatin Specificatin. Needram: Business Prcess Management Initiative, Dispnível em: DAVIS, Rb; BRABÄNDER, Eric. Aris design platfrm. Getting Started with BPM. Lndn: Springer-Verlag, Capítul 7. ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS (RJ). NBR ISO Diretrizes para auditrias de sistemas de gestã. Ri de Janeir, ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS (RJ). ISO/TR Diretrizes para a dcumentaçã de sistema de gestã da qualidade. Ri de Janeir, EQUIPE ENVOLVIDA Sã aqui descrits s papéis funcinais, bem cm as principais atribuições ds envlvids.

4 4/13 Equipe de BPM equipe permanente na estrutura rganizacinal, que se encarregará de crdenar as diversas ações de BPM na rganizaçã. Cmpõe-se basicamente de: Gerente de BPM: é mais alt carg em BPM na ORGANIZAÇÃO/UNIDADE. Tem as atribuições de crdenar a equipe de BPM, selecinar prcesss a trabalhar, atuar na rdenaçã ds trabalhs, estabelecer as métricas de desempenh d escritóri de prcesss e alinhament ds prcesss as interesses da rganizaçã. Pré-requisits desejads: experiência de três ans em estruturaçã de prcesss, treinament em aspects de BPM (Cadeia de Valr, mdelagem e timizaçã de prcesss, cmpreensã em TIC, indicadres de desempenh, estatística, técnicas de cnduçã de reuniões), nções de planejament e acmpanhament de prjets de preferência cm PMI, facilidade de relacinament cm equipes. Mdeladres u Líderes de prcess: atuam n api à mdelagem e análise de prcesss, atividades de frmataçã, cadastr e cntrle de revisões de padrões n sistema de gerenciament de dcuments, execuçã d diagnóstic de cnfrmidade de prcesss, auxíli na mediçã de desempenh. Pré-requisits desejads: experiência de um an em estruturaçã de prcesss, treinament em aspects de BPM, facilidade de cnduçã e rganizaçã de reuniões, habilidade de uvir e cletar dads de terceirs. Auditr de prcesss: cm a funçã principal de verificar se prcess mdelad crrespnde a que está send executad, verificar registrs, desvis de dcumentaçã, etc. Enfim, garantir alinhament d prcess à gestã e vice-versa. Pré-requisits desejads: experiência de um an em estruturaçã de prcesss, treinament em aspects de BPM, capacitaçã em auditria de prcesss tip ISO 9000 u similar. Equipe d prcess: equipe temprária e multidisciplinar, em estrutura matricial, cm prpósit de atuaçã especifica em um dad prcess. Uma vez prcess implantad e funcinand plenamente, a peraçã d mesm é repassada as usuáris finais, cntrladres. Inclui: Dn d prcess: respnsável pel alinhament d prcess à estratégia da rganizaçã, estabelecend metas e resultads esperads e analisand riscs envlvids, preferencialmente um membr da alta direçã.

5 5/13 Gestr d prcess: respnsável pela implementaçã e melhria cntínua d prcess, desdbrand as metas em itens de cntrles e definind ações de melhria. Mdeladr u Líder d prcess: escalad a partir da equipe de BPM para auxiliar ns trabalhs específics d prcess em análise. Gerente de departament: principal cntat n site, respnsável pel sucess d prjet, crdena recurss da rganizaçã, cmunica prgress d prjet a dn d prcess. Especialista n tema: frnece cnheciment e knw hw sbre tema, apresenta perspectiva d usuári final para nv sistema e prcess, frnece percepções de nvas maneiras de atingir eficiência e eficácia peracinal. Equipe de Tecnlgia da Infrmaçã: frnece infrmações sbre infraestrutura dispnível para a sluçã de prcesss crrentes e sbre ajustes necessáris para as nvas ações sugeridas. Equipes de cntat e avaliaçã: embra nã façam parte da estrutura frmal da rganizaçã (pdem até mesm ser externas à rganizaçã), sã muit úteis cm cnsultria, para cmparar, avaliar e hmlgar resultads ds prcesss em execuçã, mdelagem (as-is e t-be). Cmitê de prcesss: efetivamente nã deve fazer parte d escritóri de prcesss. Cmpst pr líderes executivs, dns de prcess, chefes de departament e áreas de suprte. Entre suas atribuições estã identificar e reslver prblemas de integraçã a lng d prcess, mitigar u eliminar cnflits entre lideranças de prcesss e lideranças ds departaments, alcar e pririzar recurss, desenvlviment e alinhament de bjetivs, metas e estratégias de negóci (ABPMP, 2009) ATIVIDADES DO CICLO DE BPM UNIFICADO O cicl básic de atividades é mstrad na Figura 1.

6 S U : N 6/13 Figura 1. Cicl de BPM unificad Planejar BPM Tem prpósit de definir ass atividades de BPM que q cntribuirã para alcance das metas rganizacinaiss (das estratégicas às peracinais) e criar cndições para a cnduçã d BPM: Entender ambiente extern e intern e a estratégia ;

7 7/13 Manter a gvernança de prcesss, estabelecer estratégia, bjetivs e abrdagem para prmver mudanças; Criar/atualizar a rganizaçã d Manual d ; Preparar, n td u em parte, a Estrutura de Classificaçã de Atividades/Prcesss; Definir a gestã de prjets para implantaçã; Selecinar, entender s elements básics e pririzar prcesss; Indicar recurss necessáris para a análise, mdelagem e timizaçã de prcesss; Frmar equipes de trabalh para prcesss específics; Atentar para as armadilhas cmuns que geram prblemas a planejament de BPM; Realimentar planejament Analisar, mdelar e timizar prcesss Englba atividades que permitem entender a rganizaçã cm um td, nde estã inserids s prcesss que sã fc d trabalh, verificar se há lacunas de cmpreensã e desempenh, gerar infrmações sbre prcess atual (as-is) e/u a prpsta de prcess futur (t-be). O tratament cnjunt dad às duas fases (as-is e t-be) está fundamentad n fat de que s autres geralmente prmvem uma certa mistura dessas fases, além da prática de mdelagem. Ist indica que mesm a se executar simplesmente um as-is, cria-se uma prtunidade de pensar sbre prcess, que pde levar de imediat a melhrias pssíveis sbre prcess em questã, mesm que de pequena mnta. As atividades principais que cmpõe esta fase sã: Analisar negóci nde prcess está inserid;

8 8/13 Mdelar s prcesss na situaçã atual 1 ; Quand necessári e pssível, cmparar mdel cm melhres práticas e benchmarking; Otimizar prcesss, gerand mdels para a situaçã futura(t-be); Gerenciar a mudança; Detalhar Gerenciament de Prjet de implantaçã ds prcesss; Realimentar planejament d BPM Implantar prcesss Englba atividades que garantirã a implantaçã e a execuçã ds prcesss, cm: Detalhar e executar Gerenciament d Prjet de implantaçã; Mntar a equipe que fará a implantaçã; Crdenar ajuste de instalações, equipaments e sftware (se necessári;; Crdenar s testes e/u pilt da sluçã; Gerenciar plan de transferência de tecnlgia; Treinar e dar api cntinuad à equipe executra; Desenvlver e executar s prgramas de marketing da sluçã; Transferir cntrle de execuçã e a mnitria de instâncias d prcess implantad as executres; Verificar se é necessári e implantar (se fr cas) a melhria de prcesss em execuçã; Cuidar da gestã da mudança na fase de implantaçã. 1 Vale frisar que em algumas situações estes mdels já estã dispníveis para us.

9 9/ Mnitrar desempenh de prcesss Englba atividades relacinadas a cntrle geral d prcess (pr mei de diverss recurss, cm us de indicadres de desempenh, BSC, BAM, BI e métds estatístics), gerand infrmações que psterirmente realimentarã as demais fase d clicl unificad de BPM: Apiar registr de desempenh ds prcesss a lng d temp; Realizar benchmarking cm referenciais externs e interns; Realizar auditrias d prcess em us; Realizar análise da maturidade da rganizaçã/unidade de negócis; Planejar e distribuir s dads de mnitrament d desempenh METODOLOGIA USADA PARA ESTRUTURA DE CLASSIFICAÇÃO DE ATIVIDADES/PROCESSOS A metdlgia usada preferencialmente ns prjets implantads será baseada na na APQC, cnfrme a Err! Fnte de referência nã encntrada. e a Figura 2.

10 S U : N 10/13 Figura 2. Exempl de Estrutura de Classificaçã de Atividades/Prcesss basead na APQC ESPECIFICAÇÕES GERAIS DO FORMULÁRIO DEE CONTROLE DE PROCESSOO Para efeit de Cntrle de Prcesss, td prcess sb s BPM M deve ter seus dads básics cntrlads em banc de dads cnfrme frmulári própri. Veja Anex Frmulári de Cntrle de Prcess ESPECIFICAÇÕES GERAIS DA REQUISIÇÃO DEE MODELAGEM Para efeit de cntrle das atividades executadas, tda Mdelagem executada deve ser precedida da devida requisiçã de mdelagem. Veja Anex Frmulári de Requisiçã de Mdelagem.

11 11/ ATIVIDADES ENVOLVIDAS NO PROCESSO DE MODELAGEM ADOTADO O manual de prcediment Mdelar Prcesss apresenta detalhes d métd usad para mdelar prcesss na rganizaçã. Veja anex prcediment "Mdelar Prcesss" METODOLOGIA DE MODELAGEM ADOTADA NA ORGANIZAÇÃO / UNIDADE BPMN (Business Prcess Mdeling and Ntatin): usada para tds s prcesss interns e preferencial para us em tds s prjets de prcesss; Outrs: dependerá d prjet e exigência da rganizaçã / unidade ANÁLISE DE MATURIDADE EM BPM Cm diretriz para realizaçã da análise de maturidade em BPM será usad Mdel que segue, que permite fazer uma análise pr unidade da empresa e variável a lng d temp, facilitand perceber as evluções de desempenh em prcesss d bjet de interesse (cnjunt de prcesss, departament, unidade, etc.). N gráfic, cada pnta d radar representa um item de influência na avaliaçã e a escala de 1 a 5, s estads indicads: 1 estad inicial, 2 definid, 3 repetível, 4 gerenciável e 5 timizad. Cada avaliaçã crrespnde a uma data de realizaçã, pr exempl 1ª avaliaçã em 12/03/2010, 2ª avaliaçã em 12/03/2011 e 3ª avaliaçã em 12/03/2012. Assim, cm únic gráfic de radar, pdems ver a evluçã da maturidade a lng d temp, cnfrme Figura 3.

12 S U : N 12/13 Figura 3. Gráfic dee radar apresentand a BPMM de uma Unidade de interesse AUDITORIAS DE PROCESSO OS Cm diretriz para realizaçã das auditrias ds prcesss gerenciads é usada a NBR ISO Diretrizes para auditrias de sistemas de gestã. g ESTRUTURA DE DOCUMENTAÇÃO DE PROCESSOS Será usada cm diretriz básicaa para a dcumentaçã de prcesss: A dcumentaçã permitida pel publicaçã; sftware de mdelagem adtad para Dcumentaçã de api gerada em acrd (2002). cm a ABNT ISO/TR A hierarquia típica da dcumentaçã deverá ser cmpsta pr três níveis: Nível A Manual de Gestã d BPM: descrevee sistema de gestã de BPM de acrd cm a declaraçã da plítica e s bjetivs de BPM estabelecids. Nível B Prcediments d sistema de gestã de BPM: descreve s prcesss inter-relacinad e atividades necessárias para implantar sistema de gestã de BPM.

13 13/13 Nível C Instruções de trabalh e utrs dcuments d sistema de gestã de BPM: cnsiste em dcuments de trabalh detalhads, cm plena descriçã de tarefas mais cmplexas. A nrma ainda indica que númer de níveis pde ser ajustad para satisfazer as necessidades da rganizaçã MÉTODO PARA O GERENCIAMENTO DE PROJETOS DE PROCESSOS As diretrizes usadas nas implantações será PMBOK, que é gerad/gerenciad pel PMI (Prject Management Institute).

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