Desenvolvimento do Plano de Modernização Tecnológica do IPAAM, AFLORAM e SDS. Relatorio

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1 1 R.M. Infrmática Cmérci e Serviç Ltda CNPJ: / Av. Rdrig Otávi, 1866, Módul 22 Distrit Industrial - Manaus - AM Tel./Fax (92) Desenvlviment d Plan de Mdernizaçã Tecnlógica d IPAAM, AFLORAM e SDS Relatri 31 de Outubr de 2006

2 2 1. Term de referência 3 2. Desenvlviment d estud 3 3. Analise da situaçã d IPAAM 5 3. Prpsta de Mdernizaçã 6 4. Sequência prpsta : 3 etapas 9 5. Prazs e cust para desenvlviment d sftware (etapa 2) Recmendações 11

3 3 1. Term de referência O Term de Referência (TDR) anex a cntrat assinad cm Flresta Viva n dia 18 de julh de 2006 define s bjetivs d estud da seguinte maneira: << Elabrar um plan de mdernizaçã tecnlógica integrad entre IPAAM / AFLORAM / SDS, cm intuit de ferecer sinergia de açã entre as três instituições cm us de tecnlgias que prpiciem mair prdutividade e cntrle, afim de ferecer um melhr atendiment a cidadã, particularmente as detentres de PMFSPE. O plan integrará : uma descriçã d escp d prjet uma definiçã das atividades necessárias para a execuçã d prjet uma seqüência das atividades d prjet a duraçã das atividades d prjet um planejament ds recurss necessáris para execuçã d prjet uma identificaçã de pssíveis riscs para prjet um crngrama d prjet um rçament d prjet um plan de execuçã d prjet >> Esse estud resulta de uma decisã interinstitucinal tmada pela SDS, a AFLORAM e IPAAM em duas reuniões rganizadas pel Secretári ns dias 4 e 12 de julh de Desenvlviment d estud O presente estud fi realizad cm base nas entrevistas cm as seguintes pessas: IPAAM: Dra Iracema (Presidência), Jrge e Marci (CPD), Maria Grethe (Diretria Técnica) e Patrícia (DERF); AFLORAM / Flresta Viva: Flavi Guiera, Laerte Ngueira da Silva, Jean Françis Kibler, Catherine Perrud;

4 4 Ns dias 10 e 11 d mês de agst últim uma equipe d IPAAM, cmpsta pr Jrge, Maria Grethe, Patrícia, Lira e Mauríci Assad (Amazn IT), realizaram visitas a Institut Estadual de Flrestas de Minas Gerais IEF nde fram encntradas as seguintes pessas: Rubens; Waldir; Luiz Albert; Renat. O intuit destas visitas eram de captar infrmações sbre funcinament d Sistema Integrad de Infrmações Ambientais - SIAM, sftware desenvlvid em parceria pel IEF e a SynOS, empresa privada especializada em desenvlviment de sftwares, send que parte d prjet fi financiad pel Ministéri de Mei Ambiente através de cnvêni. A partir das infrmações captadas pderíams entã estudar as pssibilidades de IPAAM adtar SIAM, através de um cnvêni firmad cm Ministéri de Mei Ambiente, já que n cnvêni de repasse de recurs financeir citad acima, existe uma clausula que permite a Ministéri ceder sftware para utrs Estads. As visitas a IEF também serviriam para identificar mais rapidamente quais seriam as necessidades de funcinalidades d sistema de gestã flrestal, cas IPAAM adtasse a prpsta de desenvlver um sistema própri através de cntrat cm uma empresa privada especializada em desenvlviment de sftwares. As prpstas fram apresentadas e cmentadas em reuniões institucinais : 20/09/ AFLORAM 21/09/ IPAAM 02/10/2006 SDS IPAAM AFLORAM Pr váris mtivs nã fi pssível, até a presente data, detalhar plan de mdernizaçã. O presente estud apresenta as linhas gerais d plan e as cndições requeridas para chegar a um detalhament peracinal d plan de mdernizaçã.

5 5 3. Analise da situaçã d IPAAM O trabalh de identificaçã da situaçã atual da infra-estrutura tecnlógica d IPAAM se dividiu nas seguintes áreas: Prcesss - dentr das atividades relacinadas cm s prcesss de licenciaments e autrizações flrestais, identificu-se que existem diverss prblemas que casinam a demra na liberaçã de tais licenças e autrizações, dentre eles: Flux ds prcess nã mapeads - nã existe um fluxgrama, atual e bem definid, nde se pssa identificar pr quais departaments e/u gerências um prcess de licenciament u autrizaçã flrestal deve passar para ser analisad. Onde também deveria cnstar que tip de prcediment é necessári ser realizad durante a análise d prcess; Seqüência linear n tramite de prcesss - td prcess de licenciament u autrizaçã flrestal, durante se tramite, só pde ser analisad pr uma pessa de cada vez já que é necessári ter em mãs prcess físic (grup de dcuments anexs a prcess), trnand prcess lent e burcrátic; Ausência de cntrle d temp de tramitaçã ds prcesss - temp de tramitaçã e/u análise ds prcesss nã sã mnitrads para que se pssa analisar nde estã s maires gargals que geram s atrass para emissã das licenças e autrizações; Demra na lcalizaçã ds prcesss - devid a falta de um sistema de infrmaçã eficiente que cntrle a tramitaçã ds prcesss é extremamente cmplicad ter a lcalizaçã exata ds prcesss. Sftware - até presente mment fram identificads s seguintes sftwares que estã send utilizads para atender as necessidades de tramitaçã de prcesss e emissã de licenças e autrizações flrestais: SIAM - sftware usad atualmente para cntrle da tramitaçã ds prcesss interns, nã send tã eficiente pis cntrla apenas envi d prcess de um departament para utr, deixand de registrar para que pessa fi enviad e recebiment d mesm; SELAPI - sftware usad para cntrlar a emissã das licenças Prévia - LP, Instalaçã - LI e Operaçã - LO, cntrland também as datas de venciment das licenças. Apresenta prblemas n mment de cadastrar as infrmações das empresas que estã recebend as licenças, pis nã é pssível aprveitar

6 6 as infrmações já cadastradas n SIAM, send necessári recadastrar tud n SELAPI já que s dis sftwares nã estã integrads; PROCAD / SICOP sftware de cntrle de prcesss e dcument adquirid em julh deste an. Pssui mair eficiência na criaçã ds prcess e n cntrle d trâmite ds mesm. Uma das suas principais características é que fi desenvlvid para ser acessad através da intranet institucinal u internet, pssibilitand que s empreendedres pssam cnsultar a situaçã de seus prcesss de qualquer lugar que tenha um cmputadr cm acess a internet. DOF - entre s dia 25 e 27 de setembr uma equipe d IPAAM fi treinad, pr técnics d IBAMA, na utilizaçã d sftware DOF. Pr nã ter participad d treinament fic impssibilitad de cmentar as funcinalidades ds mesm. Hardware - nã btive acess as infrmações necessárias para cmentar assunt. 3. Prpsta de Mdernizaçã Cm base n prjet de mdernizaçã tecnlógica implantad n Institut Estadual de Flresta de Minas Gerais - IEF seguem, abaix identificadas, as áreas de atuaçã d prjet de mdernizaçã tecnlógica d IPAAM / AFLORAM / SDS: Regras, fluxs e prcediments - dentr desta área de atuaçã é necessári destacar a necessidade de se redefinir tds s fluxs e prcediments d cntrle de explraçã flrestal, de frma que se trnem timizads e mens burcrátics. Em seguida, para atender nv prcess timizad, serã necessárias mudanças nas regras (leis e instruções nrmativas) que garantam a legalidade das mudanças necessárias; Descentralizaçã d atendiment a empreendedr - para garantir a timizaçã e desburcratizaçã d prcess de cntrle de explraçã flrestal, faz-se necessári iniciar um mviment de descentralizaçã d atendiment a empreendedr, nde através de infra-estruturas de atendiment, lcalizadas em municípis estratégics, s empreendedres pssam ser atendids afim de pder fazer us de tds s serviçs dispníveis n IPAAM sem a necessidade de se deslcarem até Manaus. Send que para prver esta descentralizaçã será necessári dispr de espaç físic adequad ns municípis, móveis, equipaments e recurss humans;

7 7 Capacitaçã ds recurss humans - após a redefiniçã das regras, fluxs e prcediments d cntrle de explraçã flrestal, será necessári uma frte atuaçã na capacitaçã e cnscientizaçã de tds s funcináris envlvids neste prcess; Tecnlgia da Infrmaçã / sftware - dentre as necessidades de sftwares estã s chamads sftwares institucinais, s quais irã atender as necessidades de emissã e cntrle de licenciaments e autrizações flrestais. Segue abaix a lista de funcinalidades essenciais para s sftwares institucinais: Gerenciament Eletrônic de prcesss e dcuments (GED) - esta funcinalidade se caracteriza nã smente pel cntrle d trâmite ds prcesss e dcuments, mas também pr manter uma cópia, em mei digital, de tds s dcument anexads as prcesss, pdend ser visualizads a qualquer mment sem a necessidade de estar cm prcess físic em mãs. Ist irá agilizar a cnclusã das análises ds prcesss, pis ele pderá estar send analisad simultaneamente pr um u mais técnics; Emissã de licenças - esta funcinalidade terá cm característica a emissã e cntrle das Licenças Prévias, de Instalaçã e de Operaçã, send que s dads necessáris para que iss crra estarã send alimentads pels mesms dads usads ns prcesss, sem a necessidade de re-digitaçã; Cbrança - emissã de blets bancáris para pagament e cntrle de quitaçã ds mesms através trca de infrmações n-line cm a agência bancária cntratada; Emissã de autrizações - esta funcinalidade terá cm característica a emissã e cntrle das Autrizações de Clheita e Transprte de Prduts Flrestais; Prestaçã de cntas - esta funcinalidade fará recebiment das prestações de cntas ds frnecedres e cmpradres da madeira cmercializada, validand as infrmações através d cruzament ds dads cm as infrmações cntidas na autrizaçã de clheita flrestal; Prtal de infrmaçã sbre manej flrestal: Flresta Viva / AFLORAM está desenvlvend um prtal de infrmaçã sbre manej flrestal, que pretende

8 8 frnecer infrmações práticas sbre cnceits, leis, nrmas, e prcediments a seguir para implementar e gerenciar plans de manej em pequena escala. Registr de inventáris de plans de manej em pequena escala: a AFLORAM está pensand desenvlver um sistema de registr ds inventáris ds plans de manej em pequena escala que permita transmitir n-line a infrmaçã d interir para Manaus. O intuit é que essa infrmaçã pderá ser prtclada n IPAAM de frma digital, agilizand s prcesss de emissã de LO/ACOF. Acess a seguiment de prcesss: a AFLORAM está precisand ter um mecanism de acess a prcesss ds plans de manej apiads pr ela, afim de pder agilizar acmpanhament ds mesms. Essa infrmaçã sbre plans de manej simplificad em pequena escala estã send gerenciada pel IPAAM. Balcã de negci da madeira manejada: Flresta Viva / AFLORAM está desenvlvend um balcã de negócis cm bjetiv de prmver prduts de madeira manejada d Amaznas e facilitar encntr entre fertas e demandas de tais prduts. O site será gerenciad pel Departament da Cmercializaçã da AFLORAM. Precisa-se encntrar um mecanism efetiv e imediat para AFLORAM pder verificar a legalidade (LO) ds anunciantes, infrmaçã pública baix a respnsabilidade d IPAAM. Infrmaçã tip tableau de brd sbre plans de manej : secretári precisa ter acess a relatóris sintétics e atualizads sbre a difusã ds plans de manej flrestal em pequena escala (númer de plans pr municípi, espécies e vlumes explrads e vendids, númer de empregs gerads...). Os utrs tips de sftwares sã s sftwares auxiliares u de backgrund, s quais darã suprte para que s sftwares institucinais pssam funcinar. Tais sftwares sã s seguintes: Sistema Operacinal; Sistema Gerenciadr de Banc de Dads; Sistema Gerenciadr de Aplicações; Sistema de Segurança; Sistema de Geprcessament.

9 9 Tecnlgia da Infrmaçã / hardware : nã btive acess as infrmações necessárias para cmentar assunt. 4. Seqüência prpsta : 3 etapas O Prjet de Mdernizaçã Tecnlógica pderá ser rganizad em três etapas: Etapa 1 : elabraçã d plan detalhad d Prjet Essa etapa é fundamental para pder elabrar um plan detalhad de implementaçã d prjet de mdernizaçã tecnlógica cm base nas áreas de atuaçã definidas n item 3 deste dcument. A final desta etapa serã entregues em um dcument frmal s seguintes prduts: Escp descriçã d escp geral e detalhad d prjet de frma que se pssa saber tdas as áreas de atuaçã e atividades que serã executadas durante a implementaçã d prjet de Mdernizaçã Tecnlógica, chegand a pnt de terms uma decmpsiçã estrutural de tdas as atividades, u seja, a cmpsiçã de uma Wrk Breakdwn Structure WBS; Prazs após a decmpsiçã estrutural de tdas as atividades a serem executadas durante Prjet, farems sequenciament das atividades, para terms uma sequência lógica da execuçã d Prjet. Em seguida alcarems temp necessári para execuçã de cada atividade, nde a final deste trabalh terems a cmpsiçã de um crngrama d Prjet; Recurss identificaçã e alcaçã ds recurss (pessas, equipaments e insums) para execuçã das atividades d prjets; Cust cmpsiçã d rçament d Prjet cm base ns custs de recurss, infra-estruturas e utrs custs peracinais necessária para implementaçã d Prjet; Plan de cmunicaçã identificaçã de tds s intervenientes/afetads d Prjet (financiadres, gerente, equipe, utras instituições, cmunidades e empreendedres) para que se pssa criar um mecanism de abrdagem e cmunicaçã entre s mesms; Aquisiçã pr se tratar de um Prjet planejad e executad pr órgãs públics, faz-se necessári definir a melhr frma de aquisiçã e cntrataçã ds recurss necessáris para Prjet. Bem cm planejar, em relaçã a prazs, a necessidade de se fazer licitações e cncurss públics.

10 10 A duraçã dessa etapa depende das agendas institucinais e da dispnibilidade de uma equipe permanente dentr das instituições para analisar e eventualmente ajustar as regras e prcediments, tmar decisões sbre mdalidades de decentralizaçã, etc. Etapa 2 : execuçã d Prjet de Mdernizaçã Tecnlógica Após terms planejad de frma detalhada cm prjet será executad, entrarems na fase de execuçã e cntrle d prjet seguind a linha básica d plan d prjet. A duraçã dessa etapa está parcialmente detalhada na parted presente relatóri (falta agregar temp dedicad a aquisiçã ds equipaments, treinament ds funcinaris, etc). Etapa 3 : peracinalizaçã d atendiment a empreendedr Após prjet de mdernizaçã tecnlógica ter sid implantad será iniciad, usand tda a infraestrutura tecnlógica e peracinal descrita n plan d prjet, atendiment a empreendedr de frma descentralizada e mens burcrática. 5. Prazs e cust para desenvlviment d sftware (etapa 2) Para a área de atuaçã Tecnlgia da Infrmaçã / sftware detalhada n item 3 deste dcument, segue abaix um cmparativ de prazs e custs estimads de custmizaçã e/u desenvlviment das seguintes funcinalidades de sftware: 1. Gerenciament Eletrônic de prcesss e dcuments GED 2. Emissã de licenças 3. Cbrança 4. Emissã de autrizações 5. Prestaçã de cntas Estimativa de praz e preç da empresa SynOS Esta estimativa tem cm base a custmizaçã d sistema SIAM já implantad n Institut Estadual de Flrestas de Minas Gerais, para atender as necessidades d Institut de Prteçã Ambiental d Amaznas.

11 11 FUNCIONALIDADES PRAZO CUSTO 1, 2 e 3 4 meses R$ ,00 4 e 5 3 meses R$ ,00 Dentr desta estimativa de preç é imprtante levar em cnsideraçã custs adicinais referentes às tecnlgias prprietárias, as quais sã necessárias pagar licenças de us, usadas para que sftware SIAM pssa ser utilizad, cm pr exempl: DESCRIÇÃO QTD VALOR Banc de Dads Oracle 1 R$ ,00 Servidr de Aplicações IAS 1 R$ ,00 Estimativa de praz e preç da empresa Amazn IT Esta estimativa tem cm base a custmizaçã d sistema de cntrle prcesss e dcuments já implantad n IPAAM e desenvlviment das utras funcinalidades. FUNCIONALIDADES PRAZO CUSTO 1, 2 e 3 4 a 5 meses R$ ,00 4 e 5 4 a 5 meses R$ ,00 Dentr desta estimativa de preç é imprtante levar em cnsideraçã que nã existe cust adicinal cm relaçã às tecnlgias usadas para que s sistemas funcinem, pis farems us de tecnlgias de licenças FREE, u seja, nã é necessári pagar para usá-las. 6. Recmendações A experiência mstra que um prcess de mdernizaçã institucinal envlve mudanças estruturais, nrmativas e de prcediments. Trata-se de decisões que precisam ser debatidas e tmadas de frma cmpartilhada para serem eficientes. Recmenda-se cnsiderar cm a mair atençã a necessidade de envlver pessal das instituições na definiçã e treiná-ls na implementaçã d sistema a ser desenvlvid.

12 12 Recmenda-se prever e frmalizar mecanisms de cnsulta inter-institucinal para definir um sistema que beneficie cnjunt das instituições. Recmenda-se cnstituir frmalmente uma equipe de trabalh inter-institucinal para cnduzir esse prcess. O IPAAM é primeir interessad e respnsável nesse prcess de mdernizaçã. Respnsável Mauríci Maciel Assad, PMP

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