23º Congresso Brasileiro de Engenharia Sanitária e Ambiental

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1 V SISTEMA SUPORTE DE ACOMPANHAMENTO DA ARRECADAÇÃO COMO ALTERNATIVA PARA MANUTENÇÃO DA RELAÇÃO ARRECADAÇÃO X FATURAMENTO E REDUÇÃO DO SCR - ESTUDO DO CASO NO ER ITAPARICA D artagnan Gomes Nascimento Filho (1) Técnico em Saneamento pelo SENAI/PARANÁ (1989). Responsável técnico pela unidade de tratamento e controle de qualidade de água da Unidade de Negócio de Feira de Santana / EMBASA (1997). Pesquisador de métodos e técnicas de tratamento e controle de qualidade de águas subterrâneas. Na atualidade Gerente do Escritório Regional de ITAPARICA - BA / EMBASA. Gildeone Almeida Santos (2) Coordenador, terceirizado, do processo de cadastro técnico e comercial do ER Itaparica, com 07 (sete) anos de prestação de serviços na área comercial da EMBASA. Endereço (1) : Conjunto João Paulo II, rua L, casa 90, Mangabeira, Feira de Santana - BA, CEP Brasil Tel.: (75) ; Cel. : (75) Fax. : (75) e mail : dartagnam@gd.com.br RESUMO A busca pela eficiência e eficácia empresarial, tem sido uma constante em um mercado competitivo como o atual, empresas que não sistematizam suas metodologias comerciais, buscando o equilíbrio financeiro em suas operações, correm os riscos de extinção. Neste contexto, as empresas de prestação de serviço publico de abastecimento de água, focam suas ações comerciais, objetivando a melhoria da prestação de serviço e a manutenção de baixas tarifas, de modo a ampliar sua participação mercadológica garantindo a satisfação de sua clientela. Em qualquer procedimento de venda de serviços a relação entre o faturamento e a efetiva arrecadação como o controle dos Saldos de Contas a Receber (SCR s) é estratégico para o sucesso do negócio, com esta visão desenvolveu-se uma metodologia de controle e acompanhamento da arrecadação e SCR, capaz de nortear as ações de cobrança, evidenciando ser uma ferramenta importante na manutenção destes indicadores. Este trabalho tem como objetivo a elaboração de um roteiro eficiente, que norteie o profissional da área de cobrança na adoção de medidas adequadas à manutenção da relação arrecadação faturamento, bem como o Saldo de Contas a Receber (SCR). PALAVRAS-CHAVE: Arrecadação, Inativa, Saldo de Contas a Receber (SCR). INTRODUÇÃO A busca pela eficiência e eficácia empresarial, tem sido uma constante em um mercado competitivo como o atual, empresas que não sistematizam suas metodologias comerciais, buscando o equilíbrio financeiro em suas operações, correm os riscos de extinção. Neste contexto, as empresas de prestação de serviço publico de abastecimento de água, focam suas ações comerciais, objetivando a melhoria da prestação de serviço e a manutenção de baixas tarifas, de modo a ampliar sua participação mercadológica garantindo a satisfação de sua clientela. Em qualquer procedimento de venda de serviços a relação entre o faturamento e a efetiva arrecadação como o controle dos Saldos de Contas a Receber (SCR s) é estratégico para o sucesso do negócio, com esta visão desenvolveu-se uma metodologia de controle e acompanhamento da arrecadação e SCR, capaz de nortear as ações de cobrança, evidenciando ser uma ferramenta importante na manutenção destes indicadores. OBJETIVO Este trabalho tem como objetivo a elaboração de um roteiro eficiente, que norteie o profissional da área de cobrança na adoção de medidas adequadas à manutenção da relação arrecadação faturamento, bem como o Saldo de Contas a Receber (SCR). ABES - Associação Brasileira de Engenharia Sanitária e Ambiental 1

2 METODOLOGIA APLICADA Como o que não se mede, não se controla, ficou claro a necessidade de uma fonte condensada de informações, capaz de assessorar o processo de cobrança na tomada de decisão quanto às intervenções em campo, tais como: Notificações de debito, suspensão de fornecimento, revisão do corte e revisões de ligações Inativas. A estratégia foi desenvolver uma planilha eletrônica (excel) que sintetizasse as informações na amplitude dos setores analisados uma vez estratificados e individualizados os dados comerciais dos respectivos setores, indicadores de performance foram criados de modo a referenciar as ações de cobrança. A planilha deveria ainda referenciar os resultados diários aferidos e correlaciona-los com o mesmo dia do mês anterior, automaticamente destacando (formatação condicional) os resultados com performance inferior ao mês relacionado. A ferramenta permite ainda com a utilização de filtros específicos, definir os setores a serem analisados seja por valor a arrecadar seja pela relação arrecadação x faturamento. Como a cobrança de clientes inativos é igualmente prioritária para o processo, sendo o SCR um indicador global que pode em alguns casos levar a decisões equivocadas e ineficazes de cobrança mais uma planilha foi desenvolvida, visando maximizar os resultados e otimizar os investimentos com a evidente racionalização de custos operacionais. A nova planilha evidencia, por setor de faturamento, o numero de ligações ativas e inativas bem como o SCR para ligações ativas e inativas, a relação entre SCR/ligações (ativas e Inativas) e o SCR / faturamento no setor, tais informações quando analisadas em conjunto traz a tona uma nova visão sobre a priorização das ações de cobrança. ATIVIDADES DESENVOLVIDAS As planilhas foram desenvolvidas e implementadas sendo instaladas na rede de computadores do ER Itaparica, servindo alem de seu objetivo como ferramenta gerencial, para acompanhamento do processo de cobrança. Com o PDCA rodando a analise dos resultados diários ordenam as ações de cobrança: ABES - Associação Brasileira de Engenharia Sanitária e Ambiental 2

3 A P Agir: Como os resultados obtidos têm atendido às metas, padronizamos o procedimento. Planejamento: Montagem das planilhas de controle; Alimentação de dados nas planilhas; Elaboração dos cronogramas das ações de campo. Verificar: C D Fazer: Realimentando as planilhas, são feitas as verificações sobre o resultado das ações de campo. Com as informações das planilhas são emitidas Ordens de serviço para : Notificação de debito, corte e revisões de Inativas. Devido às dificuldades com a sazonalidade e ao grande numero de casas de veraneio que ficam boa parte do ano fechadas, sempre foi um desafio a manutenção da relação arrecadação x faturamento, como solução, ações de cobrança foram sistematizadas nos finais de semana, geralmente com índice maior de imóveis habitados (abertos). Figura 02 - Negociação em campo final de semana Outra inovação da equipe do processo de cobrança foi a implementação do quadro de gestão a vista, visando agregar toda a força de trabalho do ER na Manutenção da meta de arrecadação ABES - Associação Brasileira de Engenharia Sanitária e Ambiental 3

4 Figura 03 Quadro de gestão a vista CONCLUSÕES Uma equipe focada em resultados, centrada no negocio e o reforço de outros técnicos da área comercial da Unidade, foram cruciais para a manutenção dos resultados conseguidos, em que pese alguns deles fora das metas estabelecidas, mas integralmente dentro das condições exeqüíveis. Figura 04 gráfico da arrecadação faturamento 2001 a 2004 ER Itaparica Arrecadação x Faturamento Particular (%) 102,00% 100,00% 98,00% 96,00% 94,00% 92,00% 90,00% ABES - Associação Brasileira de Engenharia Sanitária e Ambiental 4

5 ACOMPANHAMENTO GERENCIAL FATURAMENTO / ARRECADAÇÃO - ER ITAPARICA Referência: 31-jul-04 Cidade Grupo Setor Faturamento Mês Arrecadação Dia % Fat x Arrec Dia Mês / Ant. Dif. Arrec/Fat Itaparica R$ ,36 R$ ,81 91,67% 90,03% -R$ 4.244, Ponta de Areia R$ 5.693,02 R$ 5.995,70 105,32% 116,77% R$ 302, Misericórdia R$ 3.381,15 R$ 3.313,42 98,00% 113,72% -R$ 67, Amoreiras R$ 6.920,55 R$ 6.190,87 89,46% 111,88% -R$ 729, Manguinhos R$ 2.311,18 R$ 2.499,05 108,13% 123,61% R$ 187, Porto dos Santos R$ 2.726,79 R$ 2.427,01 89,01% 114,06% -R$ 299, Bom Despacho R$ ,57 R$ ,22 100,12% 106,11% R$ 28,65 Total Itaparica R$ ,62 R$ ,08 94,98% 99,54% -R$ 4.822, Mar Grande R$ ,44 R$ ,66 92,15% 94,59% -R$ 1.628, Penha R$ 3.040,70 R$ 2.994,98 98,50% 133,39% -R$ 45, Barra do Gil R$ ,19 R$ ,43 95,66% 117,52% -R$ 962, Coroa R$ 9.901,18 R$ 8.679,52 87,66% 116,25% -R$ 1.221, Conceição R$ ,91 R$ ,21 110,44% 97,37% R$ 1.659, Gameleira R$ ,70 R$ ,46 104,47% 103,81% R$ 477, Barra Grande R$ ,21 R$ ,77 116,91% 117,22% R$ 3.556, Aratuba R$ 9.147,31 R$ ,77 110,43% 113,51% R$ 954, Berlinque R$ 9.172,14 R$ ,10 113,22% 104,69% R$ 1.212, Cacha Prego R$ ,19 R$ ,36 100,34% 111,17% R$ 44, Jiribatuba R$ 7.353,24 R$ 8.511,58 115,75% 106,24% R$ 1.158, Baiacu R$ 4.358,17 R$ 5.095,67 116,92% 74,24% R$ 737, Gamboa R$ 9.620,07 R$ 9.322,06 96,90% 102,64% -R$ 298, Ilhota R$ 8.982,78 R$ 9.305,61 103,59% 87,99% R$ 322, Tairu R$ ,49 R$ ,65 103,87% 116,01% R$ 412, Barra do Pote R$ 8.418,73 R$ 8.307,33 98,68% 120,29% -R$ 111, Jaburu R$ 7.834,99 R$ 7.609,19 97,12% 93,71% -R$ 225, Matarandiba R$ 1.353,97 R$ 1.513,62 111,79% 45,01% R$ 159,65 Total Vera Cruz R$ ,41 R$ ,97 103,21% 105,72% R$ 6.201,56 Total ER Itaparica R$ ,03 R$ ,05 100,48% 103,78% R$ 1.379,02 Obs.: Trata-se de arrecadação particular excluindo-se parcelamentos Itaparica Vera Cruz vencimento ABES - Associação Brasileira de Engenharia Sanitária e Ambiental 5

6 Cidade Grupo Setor Nº de ligações SCR Particular R$ / Ligação SCR / Faturamento % Inativas Existentes Faturadas Cortadas Inativas Ativo Inativo Ativo Inativo Ativo Inativo 46 1 Itaparica ,9% , ,55 R$ 14,56 R$ 376,04 0,60 6, Ponta de Areia ,2% 4.798, ,92 R$ 11,76 R$ 348,69 0,72 8, Misericórdia ,9% 3.428, ,56 R$ 11,47 R$ 306,82 0,99 20, Amoreiras ,1% , ,51 R$ 22,93 R$ 272,79 1,77 10, Manguinhos ,7% 1.952, ,79 R$ 9,76 R$ 313,63 0,80 14, Porto dos Santos ,7% 2.882, ,09 R$ 14,78 R$ 195,13 1,32 10, Bom Despacho ,7% , ,34 R$ 33,99 R$ 334,21 1,00 10,62 Total Itaparica ,0% , ,76 R$ 17,81 R$ 333,71 0,82 8, Mar Grande ,2% , ,81 R$ 15,99 R$ 377,31 0,70 11, Penha ,7% 2.143, ,72 R$ 19,14 R$ 761,27 0,83 6, Barra do Gil ,5% , ,48 R$ 12,20 R$ 389,85 0,88 15, Coroa ,3% 8.030, ,22 R$ 13,27 R$ 336,19 0,93 10, Conceição ,3% , ,44 R$ 20,29 R$ 360,55 1,03 8, Gameleira ,0% 8.188, ,14 R$ 9,90 R$ 322,40 0,71 11, Barra Grande ,4% , ,11 R$ 12,34 R$ 329,86 0,80 7, Aratuba ,1% 9.534, ,79 R$ 12,24 R$ 360,89 0,84 7, Berlinque ,3% 7.291, ,70 R$ 8,69 R$ 422,59 0,70 10, Cacha Prego ,8% 8.193, ,92 R$ 8,62 R$ 359,72 0,64 5, Jiribatuba ,4% , ,54 R$ 16,68 R$ 364,58 1,42 19, Baiacu ,3% 5.172, ,85 R$ 17,53 R$ 320,50 0,96 11, Gamboa ,4% 6.547, ,93 R$ 14,81 R$ 401,59 0,67 8, Ilhota ,5% , ,27 R$ 25,02 R$ 490,78 1,18 9, Tairu ,1% 7.719, ,18 R$ 8,35 R$ 253,49 0,73 10, Barra do Pote ,2% 9.564, ,50 R$ 16,05 R$ 310,10 1,22 9, Jaburu ,4% 5.815, ,72 R$ 17,20 R$ 279,74 0,81 3, Matarandiba ,9% 1.678, ,79 R$ 15,54 R$ 285,96 0,58 10,33 Total Vera Cruz ,2% , ,11 R$ 13,51 R$ 355,97 0,85 9,96 Total ER Itaparica ,7% , ,87 R$ 14,59 R$ 349,26 0,84 9, Itaparica Vera Cruz ACOMPANHAMENTO GERENCIAL SCR PARTICULAR - ER ITAPARICA Mês de referência: Junho/2004 ABES - Associação Brasileira de Engenharia Sanitária e Ambiental 6