UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO COORDENADORIA DE ADMINISTRAÇÃO GERAL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO

Transcrição

1 ROTEIRO DE SOLICITAÇÃO E AGENDAMENTO DE VEÍCULO NO SISTEMA FROTA SOLICITANTE GESTOR DE UNIDADE Acesse o Sistema Frota e clique no menu Empréstimo de Veículo > Solicitação. Clique em Solicitar. 1

2 Preencha os dados do formulário de solicitação de empréstimo de veículo. Selecione o Polo Gestor a ser solicitado o veículo (retirada); Defina o período solicitado com as datas e horários previstos para retirada e devolução do veículo; Selecione o tipo de veículo, de acordo com a quantidade de passageiros e finalidade do pedido; Indique a quantidade de passageiros pretendida; Preencha o campo de finalidade do pedido; Complete o campo Cartão Coringa com o código do cartão a ser utilizado para abastecimento de combustível do veículo disponibilizado durante a execução do serviço; Assinale o campo Condutor próprio no caso de solicitações com indicação de condutor da unidade solicitante; Indicar até três condutores para a execução do serviço, inclusive para retirada e devolução do veículo na central de empréstimo de veículos pool (esta ação poderá ser efetuada pelo solicitante, após o pré agendamento, realizada pelo gestor do polo); Caso necessário, indique um sobressalente para acompanhamento (os avisos também serão enviados ao do solicitante); Clique em enviar para gerar o código da solicitação será encaminhada ao polo gestor. 2

3 GESTOR DO POLO Para a realização do agendamento das solicitações, clique no menu Empréstimo de Veículo > Agendamento. De um duplo clique na solicitação para a realização do agendamento. É possível filtrar as solicitações, selecionando os estatus disponíveis no dropdown do campo Situação. 3

4 Preencha os dados do formulário de agendamento. Selecione o veículo disponível que atenda às características da solicitação; Preencha o campo de observações, caso necessário; No campo Situação, é possível cancelar o pedido (em caso de indisponibilidade de veículo) ou selecionar a opção Agendado para efetivar o agendamento; Clique em Salvar ; A situação da solicitação vai passar a aguardando transferência de condutor. Para realizar a transferência do condutor, dê um duplo clique na solicitação desejada. 4

5 Verifique os dados e clique em Transferir Condutor(es) para efetivar a transferência da unidade solicitante para a unidade do polo. Com esta ação, a solicitação passará a situação de agendado. Para cadastrar a retirada do veículo, dê um duplo clique na solicitação desejada. 5

6 Preencha o formulário de retirada e clique em Registrar a Entrega. A solicitação passará a situação Em Execução. Os dados do hodômetro deverão ser coletados no veículo, no ato da retirada. Neste momento, será preciso cadastrar um Controle de Tráfego CT para atendimento desta solicitação. É de responsabilidade do gestor do polo realizar esta ação, imprimir o documento do CT (frente e verso) e entregar ao condutor que realizar a retirada do veículo. O CT deverá ser devolvido na ocasião da devolução do veículo com a concordância formal de acordo, pelo gestor da unidade, no final da página. 6

7 Para cadastrar a devolução do veículo, dê um duplo clique na solicitação desejada. Em seguida, preencha o formulário e clique em Registrar a Devolução. A solicitação passará para a situação Aguardando Devolução de Condutor. Os dados do hodômetro deverão ser coletados no veículo, no ato da devolução. Será necessário encerrar o CT gerado para esta solicitação. 7

8 Para realizar a devolução do condutor para sua unidade de origem, dê um duplo clique na solicitação desejada. Verifique os dados e clique em Transferir Condutor(es) para efetivar a transferência da unidade do polo para a unidade solicitante. Com esta ação, a solicitação passará à situação concluído. Desta forma, estará completo o ciclo de solicitação e agendamento pelo módulo de empréstimo de veículo do sistema Frota. Dúvidas e sugestões entrar em contato com: Serviço de Administração de Transportes Tel (Lilian ou Iara) Departamento de Administração da Reitoria Tel (Henrique) 8