GABRIEL CAMPANARO GIESSLER

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1 1 UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTÁBEIS, ECONÔMICAS E DA COMUNICAÇÃO CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS GABRIEL CAMPANARO GIESSLER PROPOSIÇÃO DE UM SOFTWARE VOLTADO A GESTÃO DE CUSTOS NA ATIVIDADE COMERCIAL IJUÍ (RS) 2014

2 2 GABRIEL CAMPANARO GIESSLER PROPOSIÇÃO DE UM SOFTWARE VOLTADO A GESTÃO DE CUSTOS NA ATIVIDADE COMERCIAL Trabalho de Conclusão de Curso apresentado no Depto de Ciências Administrativas, Contábeis, Econômicas e da Comunicação da UNIJUI, como requisito parcial para obtenção do titulo de Bacharel em Ciências Contábeis. Profa. Orientadora: EUSELIA PAVEGLIO VIEIRA IJUI (RS), DEZEMBRO/2014

3 3 LISTA DE FIGURAS Figura 01 - A contabilidade de custos como um centro processador de informações Figura 02 - Componentes do custo unitário de compra da mercadoria Figura 03 - Gráfico do Ponto de Equilíbrio Figura 04 - Estrutura geral do software Figura 05 - Cadastro de empresa Figura 06 - Validações/validações Figura 07 - Validações/Tabela INSS Figura 08 - Mensagem de aviso estoque mínimo Figura 09 - Cadastro de Usuários Figura 10 - Tela de acesso ao sistema Figura 11 - Tela de ajuda de senha Figura 12 - Tela de Permissões Figura 13 - Tela Cadastro de Despesas Figura 14 - Cadastro de funcionários/ dados cadastrais Figura 15 - Cadastro de funcionários/dados para fins de cálculo Figura 16 - Relatório de histórico de despesa por funcionário Figura 17 - Cadastro Cliente/Fornecedor Figura 18 - Histórico padrão Figura 19 - Cadastro de grupo de bens Figura 20 - Cadastro de bens Figura 21 - Configuração de notas Figura 22 - Cadastro de produto Figura 23 - Fluxograma de lançamento de informações Figura 24 Fluxograma de lançamento estoque Figura 25 Fluxograma de lançamento custo Figura 26 Lançamento de notas Figura 27 Lançamento de notas totais Figura 28 Validação de preço mínimo Figura 29 Validação de estoque físico Figura 30 Desconto lançamento nota Figura 31 Mensagem de bloqueio de desconto Figura 32 Nota de devolução

4 4 Figura 33 Mensagem de bloqueio de quantidade Figura 34 Relatório de inventário Figura 35 Relatório de despesas orçadas X realizadas Figura 36 Lançamento de despesas mensais Figura 37 Cálculo de faturamento por histórico Figura 38 Fluxograma fechamentos mensais Figura 39 Fechamento de metas Figura 40 Cálculo de depreciação Figura 41 Relatório de bens Figura 42 - Relatório de depreciação Figura 43 Rateio das despesas mensais Figura 44 Relatório de despesas - competência 08/ Figura 45 Rateio despesa mensal 08/ Figura 46 Relatório de despesas competência 09/ Figura 47 Rateio despesas mensais setembro Figura 48 Cálculo estoque mínimo e máximo Figura 49 Relatório de estoque mínimo e máximo com data base 31/12/ Figura 50 Relatório de estoque mínimo e máximo com data base 30/09/ Figura 51 Consulta de estoque Figura 52 Consulta Simulação Figura 53 Gráfico de consulta simulação Figura 54 Relatório de consulta simulação Figura 55 Consulta de metas totais Figura 56 Consulta de metas por usuário Figura 57 Consulta despesas Figura 58 Relatório de margem por nota de venda Figura 59 Parâmetros do relatório de ponto de equilíbrio e margem de segurança Figura 60 Relatório de ponto de equilíbrio e margem de segurança Figura 61 Relatório de custos por item Figura 62 Relatório de custos das mercadorias vendidas Figura 63 Relatório de rotatividade do estoque Figura 64 Relatório de análise de resultado Figura 65 - Gráfico de despesas do período Figura 66 - Gráfico de despesas orçadas X realizadas

5 5 Figura 67 - Gráfico de margem por item Figura 68 - Filtro do relatório de notas por configuração Figura 69 - Relatório de notas por configuração Figura 70 Utilitário editar produtos

6 6 LISTA DE QUADROS Quadro 01 - Simulação de custo com funcionário Quadro 02 Nota lançada com data de entrada de 01/07/ Quadro 03 Notas lançadas ano Quadro 04 Resumo notas ano Quadro 05 Despesas de agosto de Quadro 06 Depreciação mensal Quadro 07 Resumo notas setembro Quadro 08 Despesas de setembro Quadro 09 Estoque mínimo e máximo com base na movimentação do ano de Quadro 10 Notas lançadas em agosto e setembro Quadro 11 Estoque mínimo e máximo com base na movimentação de set/ Quadro 12 Resumo de movimentação 08/ Quadro 13 Cálculo de rotatividade de estoque de 01/08/2014 a 31/08/

7 7 RESUMO A contabilidade de custos permite coletar, selecionar, processar dados para transforma em informações que possam auxiliar a gestão no processo de tomada de decisão. A atividade comercial tem despertado em buscar sistema de custos que possam suprir essas deficiências informacionais, neste sentido, o trabalho desenvolvido consiste na realização de um estudo para desenvolver um software capaz de gerar informações de cunho gerencial de custos, totalmente voltado para a atividade comercial, bem como, apresentar as principais rotinas e os resultados gerados após o desenvolvimento do mesmo. Foram analisados os referenciais teóricos a fim de obter dados referentes aos controles necessários nas atividades de uma organização comercial e o objetivo é ampliar os conhecimentos e qualificações dos profissionais da área contábil, visando aliar a teoria e a prática, analisando uma atividade com poucos estudos específicos, mas com grande quantidade de organizações por todo o território nacional. Baseado na pesquisa aplicada, descritiva, foi desenvolvido o software com levantamento de dados e informações de custos das empresas comerciais. Os resultados apontam que um software de gestão de custos para a atividade comercial contribui decisivamente na qualificação da informação para a gestão dos negócios. PALAVRAS-CHAVE: Contabilidade. Atividade comercial. Custos comerciais. Software comercial. Gerenciamento.

8 8 SUMÁRIO LISTA DE FIGURAS... 3 LISTA DE QUADROS... 6 RESUMO... 7 INTRODUÇÃO CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO ÁREA DE CONHECIMENTO CONTEMPLADA CARACTERIZAÇÃO DA PROPOSTA DE SOFTWARE PROBLEMATIZAÇÃO DO TEMA OBJETIVOS Objetivo geral Objetivos específicos JUSTIFICATIVA REVISÃO BIBLIOGRÁFICA CONTABILIDADE GERENCIAL Contabilidade de custos Custos na atividade comercial Despesas no comércio Formação do Preço de venda Indicadores gerenciais METODOLOGIA DO TRABALHO CLASSIFICAÇÃO DA PESQUISA Quanto à natureza Quanto aos objetivos Quanto à forma de abordagem do problema Quanto aos procedimentos técnicos COLETA DE DADOS Instrumentos de coleta de dados ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS ANÁLISE DOS RESULTADOS ATIVIDADE COMERCIAL DETALHAMENTO DO SOFTWARE Grupo de configurações e cadastros... 47

9 Grupo de lançamentos Grupo de cálculo/fechamento Grupo de consultas e resultados OUTRAS INFORMAÇÕES DE OPERACIONALIZAÇÃO DO SOFTWARE CONCLUSÃO REFERÊNCIAS

10 10 INTRODUÇÃO O controle de custos em qualquer atividade é primordial para o bem estar da organização, é por meio destes controles que se tem importantes informações, a fim de estabelecer um correto preço de venda, estipulando margens, definindo metas e controlando resultados, além de permitir uma correta análise de propostas de comercialização diferenciada. No Brasil o comércio é o setor com maior índice de novas empresas. Conforme cita o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE, 2003) cerca de 50% das 100 mil empresas criadas entre 1996 a 2003 eram comerciais, e que destas 97,6% eram empresas de pequeno porte. Percebeu-se com isto que por a maioria destas empresas possuírem as mesmas características (porte, período de mercado, campo de atuação), há elevado índice de competitividade entre as mesmas fazendo com que a sua continuidade fique ameaçada. Como mostrou a pesquisa do IBGE (2003), 47,67% (27.647) das empresas que foram criadas, fecharam com menos de dois anos de funcionamento. Comparando este dado com a pesquisa feita pela Fecomércio-RJ em parceria com a FGV Fundação Getúlio Vargas (2013), este índice baixou para 38,9%, tomando como base inicial o ano de 2007, mas ainda é o maior índice de fechamento das empresas entre as atividades. Neste cenário, um correto gerenciamento dos custos e despesas poderá resultar em uma vantagem competitiva entre as organizações podendo fazendo com que o percentual de empresas que fecham as portas com menos de dois anos diminua ainda mais. Pensando nesta necessidade de gerenciamento, observou-se um déficit muito grande de softwares de gestão de custos capazes de fornecer informações gerenciais voltadas a empresas comerciais. Atualmente há excelentes softwares no mercado que fazem controles de custos, processam e transformam em informações, porém o custo de aquisição e as mensalidades são muito elevados e os parâmetros existentes, nem sempre, contemplam as operações das empresas comerciais. Conforme pesquisa feita pela Fecomércio-RJ em parceria com a FGV (2013), o setor de comércio representava 38% do PIB (Produto Interno Bruto), sendo que a taxa média de crescimento entre os anos de 2002 e 2012 foi de 4,5%, enquanto que o PIB cresceu 3,6% no mesmo período. A pesquisa ainda informa que com base em dados da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) em 2011 cerca de 70% dos estabelecimentos do país, 4,9

11 11 milhões, eram do comércio de bens, serviços ou turismo e deste total 21,6% estavam localizados na região sul do país, que ficou atrás somente da região Sudeste com 50,8%. Estas informações viabilizaram a proposta do estudo que foi a de desenvolver um software dinâmico de controle e gestão de custos, voltado para empresas de atividade comercial, com custo e configurações compatíveis com o porte das empresas da região/estado. De acordo com as normas vigentes estabelecidas pela UNIJUI (Universidade Regional do Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul) o primeiro capítulo faz referência a contextualização do estudo, definindo sua área de conhecimento, exemplificando a proposta do software bem, como detalhando e justificando o problema, além de definir os objetivos do estudo. Na sequencia tem-se o referencial teórico, que traz a revisão bibliográfica de diversos autores e estudiosos, definindo conceitos gerais sobre contabilidade e suas ramificações, bem como termos utilizados, principalmente na contabilidade de custos, visando unificar o entendimento dos mesmos a fim de garantir o embasamento conceitual para a parte prática do estudo. A terceira etapa constitui na metodologia utilizada durante a pesquisa, na qual se classifica a pesquisa de acordo com seus métodos, definem-se os instrumentos de coleta de dados, além da análise e interpretação dos mesmos. A quarta etapa consiste na apresentação do desenvolvimento do trabalho prático em que foi feito o levantamento da atividade comercial identificando as suas principais operações, a fim de estruturar as rotinas a serem atendidas pelo software. Após esta estruturação foi realizado o trabalho de programação que consiste na criação das telas e rotinas do software aliados aos procedimentos de testes e posteriormente foram apresentados os resultados encontrados. E por fim, são apresentadas as referências que foram consultadas para a realização deste trabalho.

12 12 1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO Esta sessão trata da contextualização do estudo, onde se definiu a área a ser pesquisada, a temática, o problema bem como os objetivos e a justificativa do estudo, sempre observando a importância e necessidade deste assunto no contexto das empresas. 1.1 ÁREA DE CONHECIMENTO CONTEMPLADA A contabilidade é uma ciência social que estuda e gera informações sobre o patrimônio das entidades, dando embasamento e suporte para as decisões dos empresários. A contabilidade de custos é um dos importantes ramos/segmentos dentro da área contábil, pois gera diversas informações de ordem gerencial para que os gestores possam tomar decisões e criar estratégias para o melhor desenvolvimento de suas atividades. Dentre as diversas áreas de atuação que o curso de Ciências Contábeis da Unijuí forma, está a contabilidade de custos, a qual aliada à tecnologia da informação é objeto de pesquisa nesse trabalho de conclusão de curso. Neste sentido, o estudo teve como proposta desenvolver um sistema de gerenciamento de custos para empresas que atuam no comércio em geral. 1.2 CARACTERIZAÇÃO DA PROPOSTA DE SOFTWARE O software possui uma estrutura completa para a atividade comercial, abrangendo controles financeiros (caixa, recebimentos e pagamentos), de estoque (entradas, saídas e perdas), de bens (imobilizado, valor de mercado, valor presente, depreciações), de funcionários (cadastro geral, controle de remunerações) e, principalmente, controle de custos, despesas e a formação de preço de venda. Para os usuários operacionais do sistema foi proposto o desenvolvimento de métodos operacionais práticos e eficientes referentes às rotinas diárias. Os usuários também poderão acompanhar diariamente informações diretamente ligadas a suas atividades, como estoque de mercadorias, controle de metas e vendas, entre outros. Para os usuários das informações geradas pelo sistema fica a disposição informações referente a duas frentes, sendo que a primeira é referente às informações táticas gerencias como o estoque mínimo, preços orientativo e preços mínimos de venda conforme prazos e propostas, controle de metas, controle de compras e vendas além de dados financeiros. Já a

13 13 segunda frente disponibiliza informações mais elaboradas e sistematizadas para uso de cunho gerencial que podem ser estratégicas no gerenciamento da atividade, como, por exemplo, indicadores de margens, despesas, definições de metas, ponto de equilíbrio, vendas por produto dentre outros. 1.3 PROBLEMATIZAÇÃO DO TEMA A contabilidade em suas especificações utiliza-se da contabilidade gerencial para produzir informações nos diferentes níveis organizacionais, especialmente para os usuários internos tomar decisões embasadas em fatos que proporcionam maior segurança na gestão dos negócios. Assim sendo, um dos pilares da contabilidade gerencial é a contabilidade de custos, que contribui substancialmente na geração de informações tanto do custo do produto, quanto da analise do resultado, do volume necessário de vendas e também da rentabilidade da atividade. Neste cenário, a contabilidade de custos é uma ótima ferramenta gerencial disponível aos gestores para auxilio na tomada de decisões e definições de estratégia, uma vez que é por meio dela que são coletados os dados brutos e, após processamento, são transformados em informações relativas à apuração de custos e por consequência torna-se imprescindível para formação de preço de venda coerente com a atividade e a situação da empresa. Levando-se em consideração a alta competitividade que as empresas no ramo do comércio apresentam e a constante busca dos clientes por produtos de melhor qualidade, criase a necessidade de gerenciar os custos a fim de fornecer produtos com preços mais acessíveis e de alta qualidade, sem comprometer a situação financeira da entidade, garantindo a satisfação dos clientes e a lucratividade da empresa. O grande avanço da tecnologia e a constante busca para o aperfeiçoamento da mesma levou as organizações a recorrerem a este recurso também para o processo de gestão de custos, uma vez que o torna mais seguro, ágil e confiável, gerando assim informações relevantes e em tempo ábil que embasam a tomada de decisões dentro das empresas, sendo este um dos fatores determinantes em um mercado tão competitivo como o que se esta vivendo. Diante do exposto, a questão do estudo foi: A partir da filosofia do custeio variável, quais são as principais informações e operações necessárias para um software aplicado a atividade comercial ser capaz de gerar indicadores de gestão que instrumentalizem o processo decisório?

14 OBJETIVOS A seguir são apresentados o objetivo geral e específicos que proporcionaram o embasamento e o suporte à pesquisa a ser realizada Objetivo geral Desenvolver um software de gerenciamento de custos, aplicado a empresas do ramo comercial, baseado no custeio variável, que proporcione informações relevantes à gestão da atividade Objetivos específicos Revisar o referencial teórico referente à contabilidade de custos no comércio; Mapear a movimentação da atividade comercial para elaborar a proposta do software; Estruturar o diagrama do sistema envolvendo os setores operacionais da atividade comercial; Analisar as informações necessárias para elaborar o software; Desenvolver um software de gestão de custos para o ramo comercial; Testar o software desenvolvido; Apresentar os indicadores gerados e sua relevância na gestão da atividade. 1.5 JUSTIFICATIVA O processo de gestão de custos é indispensável para as empresas que visam bons resultados e longevidade no mercado, porém para que este processo torne-se ágil e confiável, faz-se necessário utilizar softwares capazes de receber e processar dados, transformando-os em informações relevantes para a tomada de decisões e definições de estratégias. A necessidade de recorrer à tecnologia se origina do fato de que nela há sempre uma tendência de aperfeiçoamento tanto no que tange a segurança, como nas rotinas e processos que facilitam e geram informações cada vez mais ágeis e relevantes, sendo estes fatores determinantes em um mercado tão competitivo, como o que se vive atualmente.

15 15 Neste cenário existem vários softwares que executam rotinas de gerenciamento de custos, porém a grande maioria esta voltada para custos em processos de fabricação de produtos industriais, e não para o controle de custos na atividade de comércio e há várias diferenças entre as atividades sendo que um exemplo bem claro é a diferença de rateios entre as atividades referentes a desembolsos de salários, aluguéis, energia, etc., que para a atividade industrial pode ser denominada como custo e para a comercial como despesa. Para as empresas atuantes no ramo do comércio da região, fica a disposição uma nova opção de software de custos, desenvolvido totalmente voltado para esta atividade, com base em referências atuais e com suporte e avaliação que um trabalho de conclusão de curso que a universidade exige e dispõe. Já para o curso de graduação em Ciências Contábeis e para a universidade ficará uma obra que pode servir como fonte para novas pesquisas neste tema, bem como um software que pode ser, dentre várias situação, utilizado, analisado e discutido em sala de aula com os futuros estudantes das disciplinas de custos.

16 16 2 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA A revisão da literatura é necessária, pois permite ao pesquisador conhecer o que já existe sobre o assunto, oportunizando assim uma maior conscientização da investigação a ser realizada. Dessa forma, o autor do projeto e leitor cada um em seu tempo tomam conhecimento do que já existe sobre o assunto, ou seja, sobre o estado da arte, oferecendo contextualização e consistência à investigação. (VERGARA, 1998, p.34). Baseados neste conceito são abordadas as temáticas referentes à geração das informações relevantes no gerenciamento de custos e preços de venda na atividade comercial. 2.1 CONTROLADORIA Por se tratar de um assunto que possui grande interação com a contabilidade, vê-se a necessidade de conceituar primeiramente a contabilidade para posteriormente caracterizar a controladoria. A contabilidade é uma ciência social responsável por estudar e gerar informações sobre o patrimônio das entidades e suas variações, através de técnicas baseadas nos princípios fundamentais da contabilidade. De acordo com Franco (apud BASSO, 2005, p. 22), Contabilidade é a ciência que estuda, controla e interpreta os fatos ocorridos no patrimônio das entidades, mediante o registro, a demonstração expositiva e a revelação desses fatos, com o fim de oferecer informações sobre a composição do patrimônio, suas variações e o resultado econômico decorrente da gestão da riqueza patrimonial. Quanto ao conceito de informação, Basso (2005, p.25) define que é dado relevante que evidencia algo importante no processo decisório das entidades. Portanto, a utilização da contabilidade e suas técnicas, têm por finalidade gerar informações relevantes para seus diversos usuários conforme suas necessidades. Neste sentido surge a controladoria que é uma unidade administrativa interna das entidades que utiliza as informações geradas, bem como os processos geradores, oriundos de todas as ramificações da ciência contábil aplicadas na empresa, servindo de suporte para o processo decisório a fim de tornar a gestão econômica mais eficiente. Seguindo este cenário, Padoveze (2004, p.3) relata que

17 17 a Ciência Contábil é a ciência do controle em todos os aspectos temporais - passado, presente, futuro -, e, como ciência social, exige a comunicação de informação, no caso econômica, à Controladoria cabe a responsabilidade de implantar, desenvolver, aplicar e coordenar todo o ferramental da Ciência Contábil dentro da empresa nas suas mais diversas necessidades. A função da controladoria é atribuída a um profissional responsável pelo planejamento, controle, avaliações internas e externas capazes de contribuir para uma maior eficácia e que sejam condizentes com a missão e os objetivos da empresa. Este profissional é denominado controller. Diante disto é possível afirmar que a controladoria otimiza a função da contabilidade no que diz respeito ao controle e no suporte ao processo de gestão das empresas. 2.2 SISTEMA DE INFORMAÇÃO Sistema de informação é um processo em que os dados são trabalhados até se transformarem em informações relevantes. Visando exemplificar um sistema de informação é importante definir, primeiramente o que significam estas palavras separadamente. Um sistema pode ser entendido como um conjunto de elementos que se interligam entre si para chegar a um objetivo comum. O resultado do processamento de um ou vários dados brutos, transformados e armazenados de forma compreensível e relevante para seus usuários e que irão os auxiliar no processo decisório das entidades pode ser definido como informação. A informação não pode custar mais do que ela pode valer para a administração da entidade. (PADOVEZE, 2010, p. 47). Neste sentido um sistema de informação é um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma sequência lógica para o processamento dos dados e tradução em informações, para com seu produto, permitir às organizações o cumprimento de seus objetivos principais. (PADOVEZE, 2010, p.48). Atualmente quando se ouve falar em sistema de informações gerenciais, logo surge a ideia de um software contábil, mas na verdade os softwares são partes integrantes do sistema responsáveis por processar os dados e não o sistema em si. Pode-se definir a empresa como sendo um sistema de informações que possui diversos subsistemas que constituem meios para alcançar os objetivos gerais. Neste sentido, a contabilidade gerencial é uma ótima ferramenta geradora de informações dentro de um sistema e/ou subsistema de informações gerenciais.

18 CONTABILIDADE GERENCIAL Por a contabilidade possuir uma vasta abrangência, ela é subdividida em diversos ramos, sendo que neste estudo trataremos do ramo da contabilidade gerencial que visa auxiliar o processo decisório dentro das organizações. Crepaldi (1998, p.18) conceitua a contabilidade gerencial dizendo que: É o ramo da contabilidade que tem por objetivo fornecer instrumentos aos administradores de empresas que os auxiliem em suas funções gerenciais. É voltada para a melhor utilização dos recursos econômicos da empresa, através de um adequado controle dos insumos efetuado por um sistema de informação gerencial. Neste sentido a Associação Nacional dos Contadores dos Estados Unidos através de seu relatório número 1ª. (apud PADOVEZE, 1996, p.26) define que Contabilidade gerencial é o processo de identificação, acumulação, análise, preparação, interpretação e comunicação de informações financeiras utilizadas pela administração para o planejamento, avaliação e controle dentro de uma organização e para assegurar e contabilizar o uso apropriado de seus recursos. Padoveze (1996, p.26) ainda cita que a Contabilidade Gerencial não é um existir, mas um fazer. De um modo geral pode-se definir contabilidade gerencial como um processo, uma ação Contabilidade de custos A fim de atingir os objetivos da contabilidade gerencial, é necessário utilizar ferramentas eficazes no sentido de proporcionar informações, sendo que uma importante ferramenta é a contabilidade de custos. A contabilidade de custos surgiu com o aparecimento das empresas industriais (Revolução Industrial) com o intuito de determinar os custos dos produtos fabricados. (BORNIA, 2010, p.12). Neste sentido Leone (2008, p.21) compara a contabilidade de custos com um centro processador de informações que recebe (ou obtém) dados, acumula-os de forma organizada, analisa-os e interpreta-os, produzindo informações de custos para os diversos níveis gerenciais. A imagem a seguir mostra o processo básico da contabilidade de custos, que se

19 19 inicia na captação e/ou obtenção de dados a fim de alimentar seus estudos e vai até a geração das informações gerenciais, sempre contando com troca de informações seja no processamento dos dados ou na realimentação do processo (feedback). Figura 01 - A contabilidade de custos como um centro processador de informações. Fonte: Leone (2008, p.21). Com o passar do tempo e o aumento da competitividade devido ao desenvolvimento do processo de produção, a contabilidade de custos passou a ser utilizada cada vez mais pelos níveis gerenciais dentro das organizações e hoje é elencada como uma das melhores ferramentas de auxilio a planejamento, controle, análise de desempenho e processo decisório, pois através dela é possível coletar, classificar e registrar os dados operacionais da entidade, transformando-os em informações. Leone (2008) comenta que com o aumento da competitividade entre as empresas e a necessidade dos administradores das organizações em tomar decisões cada vez mais eficazes, a contabilidade de custos passou acumular e analisar dados tanto internos quanto externos, monetários e não monetários, visando à obtenção de informações de maior relevância no processo decisório, almejando assim supri-las. A contabilidade de custos se difundiu através dos métodos e cálculos dentro das organizações empresariais que visam encontrar o correto custo de produção das mercadorias, no entanto na atividade comercial, os cálculos de custo são específicos, uma vez que não é preciso calcular o custo de produção do produto, pois a compra já é de um produto pronto para a comercialização. A atividade comercial se diferencia das atividades industriais e de serviço, pois ela serve de intermediadora das fontes de produção (industrialização) com o consumidor. Outra diferenciação é o fato do comercio atuar em duas formas, o atacado e o varejo. O comércio Varejista é toda e qualquer atividade que envolva troca, permuta e/ou intermediação entre o produtor e o consumidor, com objetivo de buscar um melhor resultado.

20 Terminologias aplicadas à contabilidade de custos no comércio Algumas terminologias dentro da contabilidade de custos são autoexplicativas, no entanto, dentro da atividade comercial, os conceitos possuem algumas especificações, se fazendo necessário revisá-los para garantir a mesma interpretação do que a utilizada neste estudo. Gastos são todas as ocorrências de pagamentos ou recebimentos de ativos, custos ou despesas. Significa receber os serviços e produtos para consumo para todo o processo operacional, bem como os pagamentos efetuados e recebimentos de ativos. Como se pode verificar, gastos são ocorrências de grande abrangência e generalização. (PADOVEZE, 1996, p.201). É um conceito abrangente e pode englobar outros termos comuns na área de custos. Ou seja, um gasto pode ser relacionado a algum investimento (como a compra de equipamentos e máquinas utilizadas na loja) ou a alguma forma de consumo de recursos (como a compra de mercadorias para revenda ou as despesas com os tributos sobre o faturamento e as comissões sobre vendas). (WERNKE, 2011, p.26-27). O termo Desembolso qualifica a situação na qual a empresa efetivamente paga (desembolsa dinheiro) a aquisição de algum bem ou serviço. Em relação ao período de ocorrência, esse pagamento pode acontecer antes, durante ou depois do item comprado estar à disposição da empresa ou do serviço adquirido ser usufruído. (WERNKE, 2011, p.27). No que diz respeito a Investimentos, Padoveze (1996, p.201) define que São os gastos efetuados em ativo ou despesas e custos que serão imobilizados ou diferidos. São gastos ativados em função de sua vida útil ou benefícios futuros.. Devem ser considerados como Investimentos os gastos efetuados na aquisição de ativos (bens e direitos registráveis em conta do Ativo no Balanço Patrimonial) com a perspectiva de gerar benefícios econômicos em períodos futuros. (WERNKE, 2011, p.27). Perdas para Padoveze (1996, p.202), São fatos ocorridos em situações excepcionais que fogem à normalidade das operações da empresa. São considerados não operacionais e não fazem parte dos custos de produção dos produtos. São eventos econômicos negativos ao patrimônio empresarial, não habituais e eventuais, tais como deterioração anormal de ativos, perdas de créditos excepcionais, capacidade ociosa anormal etc. Entende-se por prejuízo a resultante negativa da soma das receitas menos as despesas de um período. Decorre da apuração do resultado de um período, onde as despesas suplantam as recebidas desse período. (PADOVEZE, 1996, p.202). Neste sentido, lucro pode ser definido como o inverso de prejuízo.

21 21 No caso de uma loja, como Custos devem ser classificados apenas os valores diretamente ligados ao custo de aquisição da mercadoria a ser revendida. Ou seja, os gastos relacionados com o valor pago ao fornecedor e demais fatores que estejam intrinsecamente vinculados à compra daquela mercadoria, como o frete e o seguro pago para o transporte da mercadoria até a loja, além dos tributos inerentes à nota fiscal de compra e outros fatores. Eventualmente, o valor da embalagem utilizada para vender a mercadoria também pode ser considerado como custo da mesma. Mas isto somente deve ocorrer quando o montante (em $) for relevante e se for possível atribuir, de forma individualizada para cada mercadoria, o valor (em $) despendido por unidade vendida. Os demais gastos que normalmente ocorrem nas atividades operacionais da loja não devem ser considerados custos. É mais adequado classificar esses gastos como despesas. (WERNKE, 2011, p.27-28). O conceito de Despesas abrange o valor despendido voluntariamente com bens ou serviços utilizados para obter receitas, seja de forma direta ou indireta. Esse termo deve ser empregado para identificar, no caso de uma loja, os gastos não relacionados com a mercadoria vendida, mas que são necessários ao funcionamento do empreendimento varejista. Então, a palavra despesa representa os gastos ligados às atividade operacionais da loja nas áreas de administração, finanças e vendas. (WERNKE, 2011, p.28). Dentre as terminologias conceituadas anteriormente, as que mais necessitam de atenção são as despesas e os custos, pois são estas que se diferem na classificação dos gastos na atividade industrial para a atividade comercial Classificação de custos e despesas quanto ao volume total comercializado no período Quanto ao volume comercializado os custos e despesas podem ser variáveis ou fixos. É importante ressaltar que os custos e despesas somente poderão ser definidos como variáveis ou fixos, mediante a algum fator, ou seja, é preciso verificar qual o fator analisado (neste caso é o volume total comercializado), para depois definir sua classificação. Custos e Despesas Variáveis são os gastos cujo valor total ($) do período está proporcionalmente relacionado com o volume de mercadorias comercializadas: quanto maior for o montante de vendas, maiores serão os custos e as despesas variáveis totais do mês (ou ano). Isto é, o valor total dos fatores considerados variáveis tem seu montante vinculado à quantidade vendida pela empresa no período. (WERNKE, 2011, p.32). O custo variável no comércio é o custo da mercadoria comprada (o custo registrado na nota fiscal de compra). Já como exemplo de despesa variável, pode-se citar as despesas com impostos sobre venda. Custos e Despesas Fixos. São aqueles gastos cujos valores totais tendem a permanecer constantes ( fixos ) mesmo havendo alterações no nível de faturamento (vendas) do período. São os gastos que têm seu montante definido

22 22 independentemente de oscilações no valor de vendas, não possuindo qualquer vinculação com o aumento ou redução do número de unidades comercializadas no mês. Mesmo que a quantidade de peças, quilos, metros, unidades ou litros vendidos seja maior ou menor, esses gastos terão o mesmo valor total ($) no final do período. Relacionam-se mais especificamente com a parte gerencial da loja e com a estrutura física que a empresa possui, sendo seu valor total ($) desvinculado do volume vendido de mercadorias. (WERNKE, 2011, p.33). Os custos e despesas fixas são inversamente proporcionais a quantidade vendida, para cada produto vendido menor será o percentual de participação. (ROCHA, BALDÃO, 2012, p.5). Na atividade comercial não há custos fixos, uma vez que o custo da mercadoria vendida é o custo elencado na nota de compra e este varia conforme as unidades vendidas (custo variável). Desta forma, todos os gastos fixos nesta atividade, são denominados despesas Classificação de custos e despesas quanto à facilidade de identificação na mercadoria Quanto à identificação dos custos e despesas das mercadorias vendidas pode-se definilos como diretos e indiretos. Os Custos e as Despesas Diretos são os gastos fácil ou diretamente atribuíveis a cada mercadoria comercializada no período. São aqueles custos e despesas que podem ser identificados com facilidade como apropriáveis a este ou àquele item vendido. Por suas características próprias e objetividade de identificação, esses gastos são atribuídos às mercadorias com base nos controles internos (notas fiscais de compra e de venda, principalmente), sem a necessidade de se recorrer a algum tipo de divisão ou rateio mais complexo. (WERNKE, 2011, p.36). Nesta mesma linha de pensamento Leone (2008, p.59) define que O custo só é direto quando, para o trabalho de sua identificação ao objeto do custeio, não é necessário o emprego de nenhum recurso, de nenhuma medida de consumo e de nenhum parâmetro.. Despesas e Custos Indiretos englobam os gastos em que há dificuldades de identificá-los às unidades de mercadorias vendidas no período. Nestes casos, se a administração da loja quiser fazer a atribuição das despesas e custos indiretos aos objetos vendidos, isso somente poderia acontecer por intermédio de rateios. Rateio é um termo técnico empregado quando se quer efetuar a divisão do montante de determinado tipo de gasto (custos ou despesas) entre mercadorias utilizando um critério qualquer, como o volume vendido por produto. (WERNKE, 2011, p.37).

23 23 Leone (2008, p.58-59) relata que [...] podemos generalizar, identificando o custo indireto como aquele item que precisa de um critério de rateio para sua identificação ao produto ou objeto cujo custeio é desejado.. Vale ressaltar que no comércio varejista não serão classificados custos como indiretos uma vez que todos os custos serão gastos gerados por meio das notas fiscais de compra (custo direto), transformando assim todos os gastos de natureza indireta em despesas do período Métodos de custeio mercadorias. Métodos de custeio são procedimentos utilizados para a apropriação dos custos nas Padoveze (2010, p.324) define formas de custeamento como: [...] opções de mensuração dos elementos obtidos pelo sistema de acumulação, que foram determinados pelo processo produtivo e pelo método de custeio adotado. A empresa pode trabalhar com o custeio real, com as informações dos eventos econômicos já acontecidos, ou com formas de custeio previstas, padrões, estimados ou orçados. Nada impede também que a empresa trabalhe com os dois, o que é o mais comum. Um dos principais objetivos da contabilidade de custos vem sendo suprir a necessidade dos administradores em atribuir as mercadorias, valores que representem de fato o custo da empresa com a aquisição do produto. No entanto é necessário primeiro entender o que cada organização entende como sendo o melhor método de custeio. Existem vários métodos de custeio (custeio por absorção, variável, ABC,...) que a contabilidade de custos pode utilizar a fim de encontrar o correto (mais aproximado) custo das mercadorias em uma organização, no entanto qual seria o melhor método de custeio? Os métodos de custeio dependem muito da forma de entendimento das entidades no que se refere ao custeamento dos produtos. Padoveze (2010, p.324) cita que Enquanto o sistema de acumulação de custos está atado ao ciclo operacional e ao processo produtivo, o método de custeio depende muito da visão conceitual que a empresa tem sobre o método ideal de custeamento dos produtos.. Para fins deste estudo, o método de custeio utilizado foi o de custeio variável/por contribuição. Sardinha (2013, p.25-26) comenta que os autores que propõem a abordagem por contribuição utilizam as críticas apresentadas à técnica da absorção para enfatizar a

24 24 flexibilidade desse método como um meio de resposta às condições de demanda e de competição. Para melhor exemplificar Sardinha cita o seguinte exemplo: há uma oportunidade de exportar unidades do produto X pelo preço de $ 14 a unidade. Seu custo, de acordo com a abordagem por absorção, foi computado em $ 15, mas para a abordagem por contribuição o que conta é o custo marginal que é o aumento do custo devido ao pedido. Nesse caso, o valor incremental é igual ao unitário, que é o mesmo do custo variável imaginemos que este seja de $ 10. Então, qualquer preço acima de $ 10 irá aumentar o lucro da empresa. No exemplo, se a empresa aceitar esse negócio, cada unidade exportada contribuirá com $ 4 para o lucro da empresa, e o lucro final terá seu valor majorado em $ (obtido pela razão de unidades com a contribuição de $ 4 por unidade). O método se baseia na contribuição de cada produto. Levando em consideração o fato de que a atividade básica do comércio é a de comprar e vender mercadorias, ou seja, distribuir os produtos da indústria para os consumidores, o método de custeio variável é o que melhor se aplica a este tipo de organização, visto que os únicos custos relativos às mercadorias serão os custos de aquisição e de impostos sobre a venda e o restante é considerado como despesa. Este método deixa de considerar determinados valores como custo (despesas de aluguel, depreciação, etc.), o que não quer dizer que estes valores não devam ser avaliados para a determinação de preços de venda e metas da empresa Custos na atividade comercial O controle dos custos na atividade comercial tornou-se mais comum entre as organizações, a partir do momento em que foi considerado como diferencial dentro da acirrada competição de mercado. Ter a disposição dos gestores, informações do sistema de custos, geradas a fim de cumprir seus objetivos que são a determinação do lucro, o controle das operações e a tomada de decisões. (SARDINHA, 2013, p.3), permite aos administradores definir estratégias que garantem a participação da empresa no mercado Custo de compra Entende-se por custo de compra, todos os gastos despendidos para a aquisição das mercadorias até a sua utilização. Desta forma o custo de compra pode ser identificado por meio da fórmula apresentada na figura 2.

25 25 Figura 02 - Componentes do custo unitário de compra da mercadoria. a) (+) Custo da mercadoria na fatura (valor constante na nota fiscal). b) (-) Descontos dados na fatura (incondicionais, mencionados no corpo da nota fiscal de compra). c) (+) Despesas acessórias da compra (fretes, seguros, despesas aduaneiras e outros itens vinculados à aquisição). d) (+) Impostos não recuperáveis fiscalmente (conforme a legislação tributária pertinente). e) (-) Impostos recuperáveis fiscalmente (conforme a legislação tributária específica). f) (=) Custo de aquisição da mercadoria (f=a-b+c+d-e). g) (/) Quantidade física comprada (em unidades) h) (=) Custo unitário de compra da mercadoria (h= f/g) Fonte: Adaptado de Wernke (2011, p. 48). PIS e COFINS O custo da mercadoria na fatura, denominada como a na figura 2, referencia o valor da mercadoria em si. Já o campo b refere-se aos descontos, normalmente acordados por negociação ou promoções, e que se descontados em nota fiscal não devem compor os custos, uma vez que não formam base para valores financeiros e fiscais. Este tipo de desconto é diferente dos descontos concedidos nas faturas de pagamento que vem integrado no custo na nota de compra e que irão ser classificadas como receitas financeiras no momento de sua concessão. As despesas acessórias (item c da figura 2) devem compor o custo das mercadorias, por se tratarem de desembolsos necessários para a organização conseguir utilizar a mercadoria comprada. Os itens d e e se referem a principal diferença nos cálculos de custo de compra para o comércio e para a indústria que são os tributos, mais especificamente a recuperação dos mesmos, sendo este um ponto que merece atenção dos gestores de lojas é a característica inerente a alguns tributos, de que estes podem ser recuperáveis fiscalmente, ou não.. (WERNKE, 2011, p ). Quando um tributo é recuperável fiscalmente pela empresa varejista, o valor relacionado a este tributo, que foi pago na compra da mercadoria, acarreta um crédito tributário. Este crédito pode ser abatido do valor devido deste mesmo tributo (débito tributário) quando a mercadoria é revendida. Ou seja, este tributo possui a característica de não cumulatividade nas etapas seguintes da cadeia de comercialização. (WERNKE, 2011, p.50). A recuperação de valores pagos oriundos a tributos é regularizada conforme legislação especifica bastante complexa e que está sempre em constantes mudanças, principalmente em relação às alíquotas, incidências e bases de cálculo.

26 26 Cada produto ou grupo de produtos possui entendimentos específicos e que variam conforme o enquadramento fiscal da empresa (lucro real, presumido...). Dentre os tributos que podem ser classificados como recuperáveis tem-se o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), ICMS, PIS (Programa de Integração Social) e a COFINS (contribuição para o Financiamento da Seguridade Social). Se um tributo é recuperável, o mesmo não deve ser considerado no cálculo do custo de compra, uma vez que se trata apenas de um desembolso que será compensado, na apuração do referido tributo sobre a venda, devido pela empresa. Já quando o tributo não for recuperável, o seu valor deverá ser acrescido ao custo da mercadoria comprada. Esta peculiaridade é conhecida como cumulatividade do imposto, pois o mesmo incidirá em cascata nas fases de comercialização posteriores. (WERNKE, 2011, p 50). Os itens citados anteriormente ( a ao e ) necessitam ser identificados para posteriormente ser efetuado o cálculo do custo de compra. Quando a nota contém somente um item/mercadoria, é só executar a fórmula mencionada anteriormente, no entanto quando há mais de um item na mesma nota, faz-se necessário identificar quanto das despesas acessórias e dos descontos concedidos mencionados na nota são referentes a cada item. Para identificar estes valores é necessário efetuar a apropriação mediante determinado critério. Este procedimento é conhecido como rateio e seus critérios podem ser bem amplos, no entanto o mais adequado acaba sendo apropriar estes valores relacionando o valor da mercadoria com o valor total da nota e aplicar a mesma proporção nas despesas acessórias e nos descontos concedidos na nota. Como exemplo, podemos citar uma nota com dois produtos, o produto A e o produto B sendo que o produto A possui 3 unidades a R$ 10,00 e o produto B possui 5 unidades a R$ 5,00 e a nota possui um valor de frete de R$ 7,00. Neste caso o valor total das mercadorias é R$ 55,00 (3 X 10, X 5,00). Ao proporcionalizarmos o valor do frete com o valor total das mercadorias tem-se que a cada real de mercadoria, tem R$ 0,127 de frete (R$ 7,00/ 55,00). Desta forma cada unidade do produto A tem o custo de R$ 11,27 (10, X 0,127) e o produto B fica com um custo unitário de R$ 5,636. Este procedimento também será adotado se houver um desconto na nota, sendo a única diferença que ao invés de somar o valor rateado/proporcional, deverá ser descontado no custo unitário.

27 Métodos de avaliação e controle de estoques Estes métodos visam separar os custos das mercadorias vendidas com os custos das mercadorias que ainda permanecem em estoque. Existem vários métodos para esta avaliação, no entanto somente dois são aceitos pela legislação do imposto de renda e segundo Schier (2006 citado por VIEIRA, 2012, p.23) esses métodos estão entre os aceitos pelo fisco em virtude de proporcionarem uma base de cálculo do imposto de renda julgada adequada para fins de arrecadação. São eles: PMPM Preço Médio Ponderado Móvel: cada entrada por custo diferente do custo médio, e cada saída altera o fator de ponderação. A baixa é feita a cada venda ou comunicação de consumo. PEPS Primeiro que Entra, Primeiro que Sai: nesse método, as baixas do estoque são efetuadas pelo custo mais antigo, ou seja, o estoque é baixado à medida que ocorrem as vendas pelo custo que ocorreu primeiro. (VIEIRA, 2012, p.23). Os métodos de avaliação e controle dos estoques influenciam diretamente no resultado da organização no período e por este motivo a legislação brasileira define estas limitações. Para este estudo o método utilizado foi o de preço médio ponderado móvel Despesas no comércio Diferentemente das indústrias, as entidades comerciais não possuem custos fixos, sendo estes gastos classificados como despesas. Conforme Rocha; Baldão (2012, p.4) a despesa trata-se de um gasto originado da operação da loja, ou seja, são as despesas pagas para que haja o funcionamento da empresa. Neste sentido as despesas comerciais englobam diversos gastos, tais como desembolsos relacionados à energia, comunicação, manutenção de equipamentos, etc. No entanto há algumas despesas que merecem uma análise mais crítica, são elas as provisões para devedores duvidosos (PDD), as depreciações, despesas com pessoal e comissões. Provisão para devedores duvidosos (PDD) As provisões para devedores duvidosos representam os títulos já vencidos a algum tempo que tenham ou não sido iniciados processos judiciais de cobrança. Esta despesa não origina um desembolso de valor e por este motivo muitas empresas as desconsideram. De acordo com a legislação vigente do regulamento do Imposto de Renda, lei 9.430/96 e instrução normativa SRF Nº 093 de 24 de dezembro de 1997, estes títulos, podem constituir

28 28 perdas de créditos e servir de dedução da base de cálculo para a determinação do lucro real, nas limitações definidas no art. 9º da Lei 9.430/96 e citadas na sequência. 1º Poderão ser registrados como perda os créditos: I - em relação aos quais tenha havido a declaração de insolvência do devedor, em sentença emanada do Poder Judiciário; II - sem garantia, de valor: a) até R$ 5.000,00 (cinco mil reais), por operação, vencidos há mais de seis meses, independentemente de iniciados os procedimentos judiciais para o seu recebimento; b) acima de R$ 5.000,00 (cinco mil reais) até R$ ,00 (trinta mil reais), por operação, vencidos há mais de um ano, independentemente de iniciados os procedimentos judiciais para o seu recebimento, porém, mantida a cobrança administrativa; c) superior a R$ ,00 (trinta mil reais), vencidos há mais de um ano, desde que iniciados e mantidos os procedimentos judiciais para o seu recebimento; III - com garantia, vencidos há mais de dois anos, desde que iniciados e mantidos os procedimentos judiciais para o seu recebimento ou o arresto das garantias; IV - contra devedor declarado falido ou pessoa jurídica declarada concordatária, relativamente à parcela que exceder o valor que esta tenha se comprometido a pagar, observado o disposto no 5º. (RFB, 2014) Vale destacar que nem sempre as regras aceitas pela legislação do RIR (Regulamento do Imposto de Renda), são as que condizem com o real valor de devedores duvidosos, no entanto é uma forma encontrada para evitar certos abusos no cálculo desta despesa, sendo que cada estabelecimento pode ter determinada concepção de seus créditos de recebimento duvidoso, e acaba evitando também possíveis manipulações de resultados econômicos. Depreciações - Da mesma forma que a PDD, as depreciações não representam desembolsos de valores, no entanto, é de suma importância que as organizações as considerem, pois é através destes valores que se reservam valores financeiros que permitem a troca e manutenção dos ativos imobilizados. A depreciação consiste na diminuição do valor dos bens imobilizados da empresa, resultante dos desgastes ocasionados pelo uso, pela ação do tempo e ainda pela obsolescência natural. Conforme o artigo 183 da Lei n /76, citado por Steinbrenner, Conrad; Brizola (2004, p.54) existirá depreciação quando houver perda do valor dos direitos que têm por objeto bens físicos sujeitos a desgastes ou perda de utilidade por uso, ação da natureza ou obsolescência. As depreciações podem variar muito conforme as localizações e atividades das organizações, bem como pelas naturezas de seus ativos imobilizados, não obedecendo a um padrão específico (um equipamento eletrônico pode ter uma depreciação muito maior do que outro, devido a lançamentos de novos equipamentos mais eficientes para a mesma função). Conforme descrito na NBC TG 1000, (CFC, 2009, p.79-80)

29 29 Na determinação da vida útil de ativo, a entidade deve considerar todos os seguintes fatores: (a) uso esperado do ativo. O uso é avaliado com base na capacidade esperada do ativo ou na produção física; (b) desgaste e quebra física esperada, que depende de fatores operacionais, como, por exemplo, o número de turnos para os quais o ativo é utilizado, programas de reparo e manutenção e o cuidado e a manutenção do ativo enquanto estiver ocioso; (c) obsolescência técnica ou comercial proveniente de mudanças ou melhorias na produção, ou de mudança na demanda do mercado para o produto ou serviço resultante do ativo; (d) limites legais ou semelhantes no uso do ativo, tais como as datas de término dos arrendamentos mercantis relacionados. Há várias formas para calcular a depreciação, no entanto para todas é preciso definir o prazo de vida útil do bem, bem como um valor residual que representará o valor econômico após o prazo da vida útil. O valor residual poderá ser nulo, conforme análise da empresa, no entanto o percentual de depreciação deverá respeitar os limites máximos definidos no RIR/99 (Regulamento do Imposto de Renda) e pela instrução normativa SRF nº 162, de 31 de dezembro de 1998 e alterados pela Instrução Normativa SRF nº 130, de 10 de novembro de 1999, quando se referir a apuração do resultado fiscal. Despesas com pessoal As despesas com pessoal normalmente são confundidas com os desembolsos efetuados a cada mês para o pagamento dos valores líquidos aos colaboradores, acrescidos dos impostos sobre a folha de pagamentos. No entanto é importante considerar, além dos impostos, o total dos proventos pagos (salário base, insalubridade, anuidade, etc), bem como as provisões para férias, décimo terceiro salário. Isso se faz necessário, pois a cada período trabalhado o empregador já adquire a obrigação de efetuar o pagamento destes valores aos colaboradores e caso estes valores não forem provisionados a despesa total ficará toda no mês do pagamento, o que acaba gerando um resultado equivocado dentro dos períodos analisados. Comissões As comissões merecem uma atenção especial no que tange ao seu cálculo. Normalmente as comissões são definidas em percentual sobre o faturamento da organização, contudo, vale lembrar que em uma empresa, existem vários tipos de produtos e com margens diferentes, tornando necessário criar meios que estimulem as vendas sobre os produtos com maior margem. Neste sentido, uma nova fórmula de cálculo da comissão baseada em um percentual sobre a margem de contribuição dos produtos e não sobre o faturamento (preço de venda), pode ser um excelente meio estimulante para a venda dos produtos com maior margem, acarretando em maior lucro para a empresa.

30 Formação do preço de venda A formação e a manutenção dos preços de vendas dos produtos merecem uma grande atenção dos administradores, exigindo, além de vasto conhecimento, constante atualização no que diz respeito a informações de mercado/concorrência, das necessidades dos clientes e das diferenciações de seus produtos. No comércio, o período do ano também influencia muito na formação dos preços de venda dos produtos, podendo ser citado como exemplo, o caso de uma loja de roupas que possui roupas de inverno e verão, ou ainda uma livraria que venda materiais escolares. No exemplo da loja de roupas, o preço das mercadorias de verão, em geral, será mais alto nos períodos mais quentes e mais baixos nos períodos mais frios. Da mesma forma os preços dos materiais escolares serão mais altos no período de volta as aulas. O processo de decisão e formação de preço está diretamente ligado ao total das vendas e o lucro da organização, sendo que determinada decisão (como conceder liquidações ou descontos altos) pode resultar em um aumento no total das vendas, mas uma redução no lucro final. Conforme Leoni Filho (2002, p.45) Existem, basicamente, dois tipos de empresa no mercado: aquelas que direcionam sua estratégia para a venda de produtos e serviços comuns, facilmente encontrados na concorrência, e aquelas que direcionam sua estratégia para a venda de produtos e serviços diferenciados, especiais. Ainda conforme Leoni estes dois tipos possuem várias peculiaridades que os impedem de unificar o tratamento quanto a formação do preço de venda, uma vez que o primeiro tipo (venda de produtos e serviços comuns) não tem margem para grandes mudanças, principalmente nos preços, já que os clientes possuem a disposição diversos concorrentes trabalhando com produtos iguais/similares e estes poderão, em caso de aumento equivocado nos preços de vendas por parte da empresa, atrair os clientes por possuírem preços mais baratos, ou, em casos de descontos nos preços de venda, os concorrentes irão acompanhá-los a fim de se manter no mercado. Já o segundo tipo (venda de produtos e serviços diferenciados) tem uma maior variação de preços disponível já que não possui concorrentes com os mesmos produtos, no entanto terá que considerar qual o valor percebido dos seus produtos, afim de não afugentar seus clientes. O valor percebido consiste no quanto o cliente esta disposto a pagar pela mercadoria ou serviço. Segundo Leoni Filho (2002, p.43)

31 31 Quando a empresa vai ofertar um produto ou serviço para um cliente, há o pressuposto básico de que este produto ou serviço será utilizado para suprir uma necessidade [...] por esta necessidade suprida, o cliente estará disposto a pagar uma determinada quantia de recursos denominada preço. Neste sentido Hinternuber; Bertini (2012, p.35), defendem que a precificação baseada em valor: usa informações sobre a disposição do consumidor para pagar e a elasticidade-preço dele como fonte primária para as decisões de preço.. Independente do tipo da empresa é necessário que sejam definidos preços de vendas que seriam os ideais, o preço de venda orientativo. Entende-se como preço orientativo, o preço de venda capaz de pagar os custos da mercadoria ou serviço e gerar margem a fim de pagar as despesas mensais e gerar o lucro almejado. Neste sentido Alieve (1999, p.60-61) citado por Vieira (2003, p.41) descrevem que : [...[ é necessário que seja determinado um fator multiplicador ou um índice definido e calculado como uma proporção do futuro preço de venda, que, aplicado sobre o preço de custo, determine o preço final de comercialização que seja suficiente para, ao mesmo tempo, propiciar a recuperação do custo, a cobertura das despesas diretas ou indiretas, deixando, ainda, na empresa uma parcela a título de lucro. O preço orientativo é gerado por meio da aplicação de um fator sobre os custos e despesas variáveis do bem ou mercadoria, este fator é chamado de mark-up. De acordo com Santos, citado por Vieira (2012, p.35) o Mark-up é um índice aplicado sobre o custo de um bem ou serviço para a formação do preço de venda. Mark-up também é definido como sendo um valor adicionado ao custo. Usualmente expresso como um percentual do preço de venda, ou ainda, como um aumento sobre um preço de varejo originalmente estabelecido. Há duas formas de encontrar o Mark-up sendo que as duas retornam o mesmo resultado. Conforme Buni, Famá (2004, p ) citados por Vieira (2012, p.35) o markup multiplicador é o mais usual e representa por quanto o custo da mercadoria deve ser multiplicado para se obter o preço de venda. A outra forma é o mark-up divisor que representa em percentual o custo em relação ao preço de venda. Para encontrarmos o mark-up é preciso saber quais são os percentuais das despesas variáveis da mercadoria (despesas com embalagens, tributos sobre vendas,...), bem como o lucro estimado. Dentro do comércio, as despesas variáveis, tirando os tributos sobre vendas, são quase inexistentes, salvos alguns casos específicos, no entanto as despesas mensais, se associadas a um critério de rateio correto que permita definir um percentual justo de

32 32 participação destes gastos em cada mercadoria, ou grupo de mercadorias, pode permitir aos administradores associar este percentual na formação do Mark-up, oportunizando assim para a empresa um preço orientativo mais condizente com a atividade comercial. Neste sentido Bernardi (apud VIEIRA, 2003, p.39) comenta a lógica da estrutura do Mark-up e explica que as despesas administrativas são conhecidas em valores absolutos e podem ser representadas como um percentual das vendas. Vieira (2003, p.41) ainda comenta que: Levando em consideração que as despesas gerais não estão diretamente relacionadas com a atividade de vendas de mercadorias, e sim com a sua estrutura, o cálculo poderá considerar os valores monetários absolutos, somando-os aos demais componentes para chegar ao preço de venda, ou na quantificação percentual das despesas gerais, o que pode ser efetivado levando-se em consideração o faturamento futuro estimado ou passado. Ao Calcular o mark-up ou ao definir o lucro estimado, é importante considerar também o custo de oportunidade da empresa no que tange seus investimentos. O custo de oportunidade é o valor do benefício que se deixa de ganhar quando, no processo decisório, se toma um caminho em detrimento de outro. (LEONE, 2008, p.76). Em outras palavras o custo de oportunidade representa um percentual em que se deixou de ganhar por investir em determinada opção. Quando se trata de investimento financeiro, normalmente o valor utilizado é o percentual de rendimento de alguma aplicação (normalmente a poupança). Tendo estas informações é necessário montar o mark-up. Conforme cita Vieira (2003, p.39), o mark-up divisor é encontrado diminuindo de 100 (que representa 100%) os percentuais das despesas variáveis da mercadoria, percentual de despesas fixas e o lucro estimado. O valor encontrado deve ser dividido por 100. Como exemplo, imaginamos um caso em que o total das despesas variáveis represente 30% da venda e o lucro estimado seja 15%. Nesse caso o cálculo seria (100-(30+15))/100 e o resultado seria 0,55. Supondo que o custo da mercadoria fosse R$ 30,00 o cálculo para achar o preço de venda orientativo com o mark-up divisor seria 30,00 / 0,55 que resultaria no valor de R$ 54,55. Já o mark-up multiplicador é encontrado quando o percentual das despesas variáveis, despesas fixas e o lucro estimado forem diminuídos de 100 e este valor é o divisor do número 100 que representa 100%. Utilizando o mesmo exemplo do mark-up divisor, tem se o resultado de 1,8181 encontrado através deste cálculo: 100/(100-(30+15)). Para encontrar o

33 33 preço orientativo de venda, multiplicamos o valor do custo (30,00) pelo mark-up multiplicador (1,8181) e resultará R$ 54,55. Independentemente de qual das formas o mark-up será calculado, o preço orientativo encontrado será sempre o mesmo. Para Vieira (2012, p.31), após ser calculado o preço orientativo ainda existe mais 3 etapas que conduzem a formação dos preços, que são : Critica-se o preço-base à luz das características existentes do mercado; Testa-se o preço às condições do mercado; Fixa-se o preço mais apropriado com condições diferenciadas. O item a refere-se a comparar o preço orientativo, com o preço praticado pela concorrência para os mesmos produtos e/ou produtos similares, levando em consideração os diferenciais que a empresa tem a ofertar para seus clientes. Como exemplo de diferencial da empresa, podemos citar o ponto comercial, a qualidade do atendimento e variações de marcas que podem permitir a mesma um preço de venda maior sem a perda de competitividade com seus concorrentes. O item b corresponde ao processo de análise de aceitação do preço para o produto/serviço no mercado, onde a empresa dispõe aos clientes a mercadoria com determinado valor de venda, se a aceitação for satisfatória, fixa-se o preço da mercadoria (item c ), caso contrário faz-se nova análise do preço comparado com o mercado (item a ), reiniciando o processo. Vale destacar que as definições dos percentuais necessários para a definição do preço de venda, variam muito conforme a estratégia de mercado da empresa. Conforme Cogan (1994, BERNARDI; 1996, SARTORI, 2004 citados por VIEIRA, 2012, p.29) as estratégias básicas para a definição de preços são: a) Obter um alto grau de lucratividade a curto prazo; b) Fixar-se de forma eficiente, dentro de um volume razoável de operações sem, porém, comprometer os objetivos da empresa a longo prazo; c) Encorajar a entrada de outras empresas no mercado e estimular a demanda do produto; d) Estimular o crescimento do mercado a fim de conseguir um aumento em seu grau de participação firmando-se como uma empresa de porte significativo; e) Manter os eventuais concorrentes fora do mercado ou ainda eliminar aqueles atualmente existentes. Da mesma forma é preciso observar, segundo Wernke (2001), Bruni, Famá (2004), Sartori (2004), COELHO (2007) citados por Vieira (2012, p.31): a) Volumes diferentes;

34 34 b) Prazos diferentes de financiamento de vendas; c) Descontos para prazos mais curtos; d) Comissões sobre vendas para cada condição; e) A qualidade do produto em relação às necessidades do mercado consumidor; f) A existência de produtos substitutos a preços mais competitivos; g) A demanda esperada do produto; h) O controle de preços impostos pelo Conselho Interministerial de Preços (CIP); i) Os níveis de produção e de vendas que se pretende ou que se pode operar; j) Grau de ocupação da fábrica; k) Nível do custo estrutural ou fixo a ser coberto; l) Nível de capital de giro exigido; m) Nível de concorrência; n) Disponibilidade de matéria-prima no mercado; o) Mix de venda, etc. Visando auxiliar os administradores das empresas, os contadores gerenciais precisarão disponibilizar informações coerentes e de fácil entendimento a estes usuários que muitas vezes não possuem conhecimento amplo na área contábil. Essas informações são de suma importância para avaliar as situações descritas anteriormente, e é a fim de atender esta necessidade que se faz necessário a análise de indicadores gerenciais Indicadores gerenciais Indicadores gerenciais podem ser definidos como informações relevantes para o embasamento da tomada de decisões dos administradores das organizações, e por este motivo podem ser bastante amplos no que tange a sua quantidade. Os indicadores gerenciais são de suma importância, uma vez que facilitam o entendimento da situação do empreendimento e possibilitam analisar informações diferenciadas sobre a atividade e sobre o lucro alcançado. Os indicadores permitem analisar determinadas operações antes da sua execução, como por exemplo, uma possível venda em grande lote com um preço diferenciado, permitindo assim aos gerentes identificar o impacto que esta operação trará para o resultado do período. Vários autores/escritores, citados na sequencia, definem determinados indicadores como essenciais. Dalmacio et al (2013, p.2) cita que Quando um planejamento é elaborado, observa-se que o resultado de uma empresa é consequência de uma combinação de custos, volumes de venda e/ou produção e mix de produtos e/ou serviços, sendo que essa análise pode ser uma ferramenta importante na gestão dos negócios. Neste sentido Horngren et al. (2000, p.44 citado por DALMACIO et al, 2013, p.2) comenta que

35 35 A análise de custo-volume-lucro (CVL) propicia uma ampla visão financeira do processo de planejamento. Ela examina o comportamento das receitas totais, dos custos totais e do lucro à medida que ocorre uma mudança no nível de atividade, no preço de venda ou nos custos fixos. A análise de custo, do volume e do lucro consiste no uso das informações geradas através do cálculo da margem de contribuição, do ponto de equilíbrio e da margem de segurança. Vieira (2003, p.43) cita que Essas ferramentas são muito importantes porque facilitam o entendimento da real situação do empreendimento, demonstrando por meio de números e gráficos as relações entre as vendas, os custos fixos e variáveis, o nível de atividade desenvolvido e o lucro alcançado ou que se deseja alcançar. Sardinha (2013, p.55-56) define que Uma das análises mais relevantes em negócio é a de custo-volume-lucro. Conhecendo-se o comportamento dos custos do produto, essa análise permite estudar o efeito no lucro se ocorrer variação no volume de vendas. Ou prever qual será o volume de vendas necessário para que o lucro do negócio seja$ X. Ou o preço que deve ter o produto, dados o volume de operação em unidades e o lucro desejado. Neste sentido foram abordados os conceitos da margem de contribuição, ponto de equilíbrio, margem de segurança e apresentado o indicador de rotatividade de estoque, que embora não faça parta da análise de custo-volume-lucro é uma informação muito importante aos gestores das organizações Margem de contribuição A margem de contribuição consiste na diferença entre o faturamento e o valor das despesas variáveis e custos variáveis. Conforme Vieira (2003, p. 43) a fórmula utilizada para encontrar a margem de contribuição é MC = PV (CV + DV) onde MC é a margem de contribuição, PV é o preço de venda, CV representa o custo variável e DV representa as despesas variáveis. Esta ferramenta é importante, pois, conforme Wernke (2011, p.85-86) a) Permitem avaliar a viabilidade de aceitação de pedidos em condições especiais. Por exemplo: quando nos pedidos de compra dos clientes as negociações são efetuadas com preços e quantidades diferentes dos praticados cotidianamente; b) Auxiliam a administração a decidir que mercadorias devem merecer maior prioridade de divulgação (propagandas, brindes promocionais etc.) ou melhor exposição nas gôndolas ou prateleiras;

36 36 c) Identificam quais as mercadorias geram resultado negativo, mas que devem ser toleradas pelos benefícios de venda que possam trazer a outros produtos (como acontece com o cimento nas lojas de material de construção ou o pãozinho de 50 gramas nos supermercados); d) Facilitam a decisão a respeito de quais segmentos de comercialização devem ser ampliados, restringidos ou até abandonados, pois quanto maior a margem de contribuição total ($) proporcionada, mais interessante se torna a comercialização da mercadoria pela sua capacidade de geração de caixa; e) Podem ser usadas para avaliar alternativas quanto à reduções de preços, descontos especiais, campanhas publicitárias especiais e uso de prêmios para aumentar o volume de vendas. Quanto maior for a margem de contribuição, melhor é a oportunidade de promover vendas. Quanto mais baixa a margem de contribuição, maior será o aumento do volume de vendas necessário para recuperar os compromissos de promover vendas adicionais. Por exemplo: um comercial na TV que custe $ para anunciar uma mercadoria que proporcione margem de contribuição unitária de $ 0,20 necessita provocar a venda de unidades apenas para ressarcir o gasto efetuado; f) A margem de contribuição auxilia os gerentes a entender a relação entre custos, volume, preços e lucros, fundamentando tecnicamente as decisões de venda no comércio varejista. Vale destacar que este cálculo não deve ser analisado sozinho, uma vez que o mesmo considera somente os custos e despesas variáveis em relação ao preço de venda, ignorando os gastos fixos sendo que estes tendem a aumentar com o passar do tempo, fazendo com que um preço que anteriormente era o ideal, passe a ser insuficiente para suprir os custos e despesas do empreendimento acarretando em prejuízo no resultado. O cálculo da margem de contribuição unitária também é necessário para definir o ponto de equilibro do período Ponto de equilíbrio O ponto de equilíbrio representa o nível de vendas em unidades ou em valor em que a empresa obtém resultado nulo, ou seja, não tem lucro e nem prejuízo. Conforme Vieira (2003, p.43) este é o ponto de partida usual na análise do custo, do volume e do lucro. O ponto de equilíbrio pode ser melhor visualizado na figura 3.

37 37 Figura 03 - Gráfico do Ponto de Equilíbrio Fonte: Dalmacio et al (2013, p.5). Existem várias modalidades de ponto de equilíbrio, sendo que as fórmulas de cálculo utilizadas são adaptadas ao contexto da informação requerida (WERNKE, 2011, p.112), ou seja, as adaptações consistem na retirada ou na introdução de alguns fatores na equação (depreciação, lucro, etc.). Dentre as diversas modalidades do ponto de equilíbrio, destaca-se neste estudo, o ponto de equilíbrio contábil, ponto de equilíbrio financeiro e o ponto de equilíbrio econômico, lembrando que todos os pontos de equilíbrio podem ser calculados em valores e unidades. O ponto de equilíbrio contábil visa identificar a quantidade de mercadorias que devem ser vendidas a fim de que o resultado contábil da empresa seja nulo. Para determinar esta quantidade, divide-se o valor total das despesas e custos fixos da loja ($) pelo valor da margem de contribuição unitária ($) da mercadoria (WERNKE, 2011, p.113). O ponto de equilíbrio contábil, como padrão é utilizado como base para o cálculo de margem de segurança. O ponto de equilíbrio financeiro tem como objetivo identificar o volume de vendas (em unidades ou em $) que é suficiente para pagar os custos e despesas variáveis, as despesas e custos fixos (exceto a depreciação) e outras dívidas que a empresa tenha que saldar no período (como empréstimos e financiamentos bancários, aquisições de bens etc.) [...] (WERNKE, 2011, p.115) A principal diferença entre o ponto de equilíbrio contábil e o ponto de equilíbrio financeiro é que no cálculo deste (financeiro) se exclui das despesas e custos fixos o valor referente à depreciação, pois este método visa analisar a quantidade necessária para

38 38 possibilitar o pagamento de todas as obrigações no período, e a depreciação não representa um desembolso/pagamento. O ponto de equilíbrio econômico visa identificar a quantidade de mercadorias que precisam ser vendidas para gerar o lucro estimado. Segundo Wernke (2011, p.116) o ponto de equilíbrio econômico pode ser encontrado através da seguinte fórmula: PeEcon = Despesas e custos fixos da loja (R$) + rendimentos (R$) Margem de contribuição unitária (R$) Nota-se que a diferença entre o ponto de equilíbrio contábil se deve ao fato da inclusão do lucro desejado, no seu cálculo. Ponto de equilíbrio Mix (envolve mais de uma mercadoria) - Os pontos de equilíbrio contábil, financeiro e econômico, exemplificados anteriormente, referem-se a cálculos no que tange um único item (mercadoria/serviço). No entanto, na atividade comercial, uma única organização comercializa diversas mercadorias. É neste sentido que se faz necessário o cálculo do ponto de equilíbrio mix. Wernke (2011, p.119), define que para encontrar o Ponto de Equilíbrio Mixem unidades são necessárias duas etapas. A primeira etapa definida por Wernke consiste na determinação do ponto de equilíbrio total encontrado através do cálculo da fórmula: Ponto de equilíbrio Mix = (Despesas fixas totais + custos fixos totais) (Margem de contribuição total/ Quantidade total vendida) A segunda etapa consiste em, após calcular o ponto de equilíbrio total, encontrar quanto dessa quantidade física se refere às mercadorias individualmente, considerando os percentuais do volume total vendido. (WERNKE, 2011, p.119). Em outras palavras, define-se o percentual de vendas, ou o percentual estimado de venda de cada produto em relação ao total do faturamento e aplica-se sobre o ponto total de equilíbrio mix. Desta forma têm se o ponto de equilíbrio por produto/serviço relacionado ao ponto de equilíbrio Mix. Da mesma forma que o ponto de equilíbrio de um único produto, o ponto de equilíbrio mix permite as variações dos seus cálculos, aplicando-se assim a ele os mesmos conceitos das variações exemplificadas anteriormente (ponto de equilíbrio contábil, financeiro e econômico).

39 Margem de segurança A margem de segurança representa a diferença entre a quantidade de mercadorias vendidas e a quantidade de mercadorias necessárias para atingir o ponto de equilíbrio. Vieira (2003, p.45) define que a margem de segurança representa o quanto as vendas podem baixar sem que exista prejuízo para a empresa. Vieira (2003, p.45) ainda define três fórmulas para os cálculos da margem de segurança que são: MSO em valor (R$) = Vendas Efetivas (R$) Vendas no Ponto de Equilíbrio (R$) MSO em unidades (R$) = Vendas Efetivas (un) Vendas no Ponto de Equilíbrio (un) MSO em percentual (%) = Margem de Segurança (R$)/ Vendas Totais (R$) A margem de segurança permite ao gestor da organização avaliar as unidades que foram vendidas a mais do que o ponto de equilíbrio, ou ainda, o quanto as vendas podem diminuir sem ocasionar resultado negativo para empresa, entre outras análises possíveis Rotatividade dos estoques O índice de rotatividade do estoque permite aos gestores analisar quantas vezes este se renova dentro de um determinado período, ou seja, como o estoque se comporta mediante a as vendas/demanda. Para Ramos (2014), é através da rotatividade dos estoques que é possível identificar qual a quantidade necessária de determinados produtos na empresa, evitando assim que um grande capital fique investido sem necessidade nos estoques da empresa. Esta análise é necessária a fim de identificar os custos com a armazenagem e manutenção, pois quanto maior o giro, menor os custos de armazenagem e manutenção. Ramos afirma que para encontrar o número de vezes que o estoque gira dentro de determinado tempo, se divide as vendas do período pelo estoque médio do período (estoque médio= (estoque inicial + estoque final)/2).

40 Outros indicadores e análises É importante ressaltar que além das análises já citadas, é essencial analisar outros indicadores, que auxiliem no gerenciamento e na tomada de decisões. Um exemplo é a análise de preços de venda que pode ser a comparação do preço orientativo e o preço dos concorrentes ou o valor percebido pelos clientes. Outro exemplo é análise das reações dos consumidores, em face das alterações dos preços de vendas a fim de obter um equilíbrio entre um possível aumento dos preços sem grande impacto na quantidade vendida. A melhor situação da empresa seria definir o preço de venda adicionando o lucro desejado sobre o custo da mercadoria, mas atualmente, o que ocorre é definir o lucro conforme o preço de venda, ou seja, o lucro é definido pelo preço de venda (normalmente, seguindo padrões da concorrência) menos os custos da mercadoria e é tentando reverter esta situação que se faz necessário, cada vez mais, indicadores gerencias, para as mais diversas situações.

41 41 3 METODOLOGIA DO TRABALHO A metodologia de um trabalho esta relacionada aos procedimentos e métodos utilizados no mesmo, sendo que Kerlinger (1980, apud BEUREN et al,2003, p. 53) destaca que a metodologia é um termo geral que significa maneiras diferentes de fazer as coisas para propósitos diferentes.. A seguir são apresentadas a classificação da pesquisa deste estudo. 3.1 CLASSIFICAÇÃO DA PESQUISA A pesquisa se classifica, de acordo com sua natureza, seus objetivos, a abordagem do problema e quanto aos procedimentos técnicos Quanto à natureza Do Ponto de vista da natureza, esta pesquisa pode ser denominada uma pesquisa aplicada, uma vez que a pesquisa aplicada é fundamentalmente motivada pela necessidade de resolver problemas concretos, mais imediatos ou não. (VERGARA, 1998, p.45). Este estudo se classifica como aplicado porque se propôs a estruturar um software de custos para a atividade comercial, que gere informações aos gestores, diminuindo os problemas existentes na atualidade por falta dessa ferramenta Quanto aos objetivos Esta classificação relaciona os objetivos do estudo com as técnicas utilizadas na pesquisa. No contexto dos objetivos, define-se este estudo como uma pesquisa descritiva, uma vez que nas pesquisas descritivas os fatos são observados, registrados, analisados, classificados e interpretados, sem que o pesquisador interfira sobre eles. Portanto, os fenômenos do mundo físico e humano são estudados, mas não manipulados pelo pesquisador. (ANDRADE, 1995, p.15). Tomando como base os conceitos expostos, esta pesquisa procurou estudar, identificar e desenvolver métodos que gerassem informações gerenciais, tais como a formação do preço de venda orientativo, apuração de margens, entre outros, mais apropriadas para as empresas

42 42 voltadas à atividade comercial. Também expôs e descreveu os fatos internos e externos que provocam variações nas atividades operacionais e nas decisões dos gestores das empresas da atividade em estudo Quanto à forma de abordagem do problema Quanto à forma de abordagem do problema a pesquisa é classificada como pesquisa qualitativa. As pesquisas qualitativas podem descrever a complexidade de determinado problema, analisar a interação de certas variáveis, compreender e classificar processos dinâmicos vividos por grupos sociais., além de [...] possibilitar, em maior nível de profundidade, o entendimento das particularidades do comportamento dos indivíduos. Richardson (1999, apud BEUREN et al, 2003, p.91). Esta pesquisa é qualitativa, pois não se utilizou de dados estatísticos e sim de estudos de casos além de investigações de como determinados fatores podem afetar os resultados, como por exemplo, as classificações dos itens (descontos, impostos, fretes, valores,...) constante em uma nota e a apropriação de determinados desembolsos aos preços de venda Quanto aos procedimentos técnicos Referente aos procedimentos técnicos pode-se conceituar como sendo [...] à maneira pela qual se conduz o estudo e, portanto, se obtêm os dados. (BEUREN et al, 2003, p.83). Neste sentido é possível definir o presente estudo como uma pesquisa bibliográfica, documental e de estudo de caso. Entende-se como pesquisa bibliográfica, a revisão de materiais já elaborados e disponíveis ao público, a fim de construir e aprofundar conhecimentos sobre a produção científica que determinado tema já possui. A pesquisa bibliográfica fez-se necessária neste estudo, pois vários conceitos, estudos e também legislações referentes a impostos recuperáveis, construção de custos aceitos pela receita federal, etc, foram analisados com o intuito de embasar as informações geradas na execução do projeto. A pesquisa documental baseia-se em materiais que ainda não receberam um tratamento analítico ou que podem ser reelaborados de acordo com os objetivos da pesquisa.. (BEUREN et al, 2003, p.89). Neste contexto, a pesquisa documental do estudo foi utilizada através da utilização de notas fiscais e relatórios gerados por outros softwares já existentes.

43 43 A pesquisa de estudo de caso tem como principal característica o fato de centralizar o estudo em poucos objetos visando obter conhecimento mais amplo referente ao assunto. Conforme Bruyne, Herman e Schoutheete (1997, apud BEUREN et al, 2003, p.84), O estudo de caso justifica sua importância por reunir informações numerosas e detalhadas com vista em apreender a totalidade de uma situação. [...]A riqueza das informações detalhadas auxilia num maior conhecimento e numa possível resolução de problemas relacionados ao assunto estudado. Se tratando este estudo, em uma proposição de um software de custos voltados a atividade comercial, cada etapa foi ser estudada, primeiramente, em separado, a fim de observar todas as possíveis situações para determinada operação, evitando assim que alguma ocorrência inusitada não seja contemplada dentro do estudo. Por este motivo esta pesquisa foi de estudo de caso. 3.2 COLETA DE DADOS Este item tem o intuito de organizar os métodos utilizados na obtenção da coleta de dados, sendo que A coleta de dados ocorre após a escolha e delimitação do assunto, a revisão bibliográfica, a definição dos objetivos, a formulação do problema e das hipóteses e a identificação das variáveis. (CERVO, BERVIAN, 2006, p.44). Os dados foram obtidos por meio de simulações de situações corriqueiras na atividade comercial, visando atender a grande maioria das situações que as empresas enfrentam no dia a dia. Por meio destas situações foram realizadas análises e testes com foco no método de custeio variável e apropriação das despesas, visando uma formação de preço de venda com margens diferenciadas e preços mínimos e promocionais para diferentes segmentos comerciais Instrumentos de coleta de dados Em relação aos objetivos almejados para a pesquisa, entende-se que os instrumentos de coleta de dados mais apropriados são a observação sistemática, individual, não participante na vida real e pesquisas bibliográficas ou de fontes secundárias. Utilizaram-se também análises de outros softwares utilizados no ramo, bem como entrevistas despadronizadas com gestores e futuros gestores que poderão vir a utilizar o sistema.

44 44 Conforme Beuren et al (2003, p ) a observação sistemática é um método em que se examinam os fatos investigados ou teste de hipóteses de uma forma mais detalhada e precisa. Define-se como individual não participante e na vida real, uma vez que foi feita apenas por um pesquisador que não participa do fato e estes fatos foram registrados conforme analisados. Marconi, Lakatos (2002, apud BEUREN et al, 2003) mencionam que As fontes secundárias possibilitam não só resolver os problemas já conhecidos, mas também explorar novas áreas onde os problemas ainda não se cristalizaram suficientemente. Assim, a pesquisa bibliográfica propicia a investigação de determinado assunto sob um novo enfoque ou abordagem. Neste sentido a pesquisa bibliográfica ou de fontes secundárias consiste em utilizar pesquisas já publicadas sobre determinado tema. 3.3 ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS No plano de análise e interpretação dos dados, descreveu-se como foi realizada a descrição e análise dos resultados da pesquisa proposta. Conforme Beuren et al (2003, p.141), A análise deve ser feita para atender aos objetivos da pesquisa e para comparar e confrontar dados e provas, no intuito de confirmar ou rejeitar as hipóteses ou os pressupostos da pesquisa monográfica. Neste contexto, se propôs analisar os referenciais teóricos e os relacionar com simulações criadas a fim de identificar os impactos gerados nas informações gerenciais a cada novo fato identificado. Foram efetuadas comparações entre os métodos disponíveis para cada operação, visando definir o que mais se adapte a mesma e após isto explorá-lo até identificar todas suas variáveis. Tendo estas informações, o estudo foi efetuado no sentido de criar o software atendendo estas operações.

45 45 4 ANÁLISE DOS RESULTADOS Neste capitulo apresenta-se o estudo de caso, onde foi desenvolvido um software voltado ao gerenciamento de custos na atividade comercial capaz de gerar informações seguras e relevantes à gestão da organização. Primeiramente foi preciso analisar a atividade comercial como um todo, a fim de identificar as suas operações. Posteriormente foi efetuado o trabalho de programação do software que consiste na criação das telas e alimentação das funções do programa, por meio de linhas de comandos. Durante e após a programação foram efetuados testes visando comparar os resultados com planilhas e cálculos auxiliares a fim de garantir o correto funcionamento de cada função. Por fim foram configurados diversos relatórios para demonstrar as informações resultantes dos processamentos internos. 4.1 ATIVIDADE COMERCIAL Esta atividade, assim como todas as outras, necessita de um embasamento de suas operações no que tange a organização da empresa. Por se tratar de uma atividade muito popular e que facilita o ingresso de novas empresas, muitas vezes não é possível identificar uma estrutura gerencial capaz de reger as atividades operacionais. No entanto, é essencial que a empresa tenha definido, no mínimo, três setores que se assemelham aos níveis de informações das entidades, que são os setores estratégico, tático e operacional, mesmo que um mesmo colaborador seja responsável por mais de um setor. O setor estratégico é responsável por analisar e confrontar os fatores externos da organização (concorrência, lançamentos de mercadorias, situação econômica das regiões em que se encontra, tendências,...) com as informações internas da empresa, e após isto definir os objetivos e as políticas internas que farão com que a organização esteja adaptada ao ambiente em que se localiza. Por sua vez, o setor tático é o responsável por interpretar os dados estratégicos e transformá-los em rotinas de operações destinadas ao setor operacional. O setor tático é responsável também, por encontrar os melhores métodos e estratégias a serem utilizadas, visando alcançar os objetivos definidos pelo setor estratégico, bem como disponibilizar informações gerenciais que auxiliem nas definições dos mesmos. É neste setor,

46 46 por exemplo, em que são definidas as metas de venda, critérios de escolha de fornecedores, estratégias de venda e marketing, além de analises de vendas diferenciadas. Já o setor operacional é responsável pelas atividades operacionais da empresa, ou seja, a venda de mercadorias, recebimentos e pagamentos de duplicatas, controle de estoque, pedidos de compra, dentre outras, e está diretamente relacionado aos colaboradores que possuem maior contato com o público em geral. A principal diferenciação da atividade comercial para as outras atividades consiste no controle do custo da mercadoria que é composto somente pelo valor de aquisição, diminuído dos impostos recuperáveis, diferentemente da atividade industrial, por exemplo, que além do custo de aquisição da matéria prima e controle de gerenciamento de mão de obra, precisa aplicar critérios de rateios dos custos fixos para somente então conseguir mensurar o custo da mercadoria. Embora a atividade comercial envolva grande volume de dados, movimentação e valor monetário, suas operações são basicamente compra e venda de mercadorias, fazendo com que não haja muitos estudos voltados somente para esta área. Dentro destas duas operações básicas, há uma infinidade de configurações possíveis tanto de estoque como de custos, uma vez que a legislação tributária brasileira é muito variável, seja pelo produto, regime tributário e, até forma de constituição da empresa. Pode-se citar como exemplo, operações de movimentação de mercadorias com incidência de impostos, sem incidência, com bases e alíquotas reduzidas, operações que não envolvam movimentação física, como, por exemplo, compra e venda para entrega futura, bem como operações que só envolvem movimentação física, como é o caso de remessas para consignação. Pensando nestas variações possíveis foram realizados estudos a fim de que o software disponibilizasse ferramenta para todas estas operações. 4.2 DETALHAMENTO DO SOFTWARE Inicialmente foram desenvolvidos fluxogramas do sistema, que demonstram sua estrutura e as rotinas básicas dentro do software.

47 47 Figura 04 - Estrutura geral do software. Configurações e cadastros gerais Lançamentos Relatórios e consultas Cálculos e processamentos Fonte: Estrutura conforme pesquisa. A estrutura geral do software pode ser dividida em quatro grandes grupos, conforme demonstra a figura 4, sendo eles o grupo de configurações e cadastros, o grupo de lançamentos, grupo de cálculo/fechamento e o grupo de consultas e resultados Grupo de configurações e cadastros Os cadastros necessários dentro do software estão localizados no primeiro grupo de menus. Estes cadastros foram criados levando em consideração a necessidade de armazenamento e gerenciamento de dados a fim de gerar informações gerencias confiáveis e tempestivas para seus usuários, e estão apresentados na sequência. 1. Cadastros 1.1 Gerais Empresa Datas e validações Usuários Direitos de acesso Cadastro de tipo de despesas Funcionários Clientes/fornecedores Histórico padrão 1.2 Patrimônio Grupo de bens

48 Bens 1.3 Configuração de notas 1.4 Produtos Grupo de produto Linha de produto Marca de produto Produto No sub menu 1.1 Gerais encontram-se cadastros necessários para o início das atividades, bem como, o cadastro da empresa, dos usuários, clientes, entre outros. Empresa Nesta opção encontra-se o cadastro da empresa, onde é possível armazenar diversas informações como registro da empresa, localização, dados do representante legal, etc., conforme é possível verificar na Figura 5 que segue. Figura 05 - Cadastro de empresa. Datas e validações Dentro desta opção (Figura 6) são registrados alguns parâmetros gerais, dentre eles a data inicial e final para lançamento de dados, que consiste no período em que os usuários do sistema poderão efetuar lançamentos e cálculos. Esta definição é essencial para que as informações geradas pelo sistema sejam confiáveis, uma vez que impede que os usuários alterem dados, efetuem lançamentos e recalculem períodos anteriores ao período em aberto, garantindo com isso a integridade de resultados e informações já geradas e que ainda

49 49 serão geradas uma vez que há informações que utilizam históricos de dados, como por exemplo, o custo de um produto, a comparação de despesas orçadas e realizadas, entre outros. Figura 06 - Validações/validações. É nesta tela também em que é definido o custo do dinheiro no mês, que poderá ser utilizado no momento do acerto financeiro das notas emitidas. Nesta mesma tela são definidas algumas validações que influenciam diretamente no cálculo do custo dos funcionários. Dentre estas, tem-se a definição do registro da tributação e os percentuais de INSS (Imposto Nacional sobre Seguridade Social). Neste sentido há três campos específicos que englobam estes dados, onde o primeiro é Optante do Simples em que é possível definir como SIM ou NÃO. Estando este campo (Optante do Simples) informado como SIM, o usuário deverá informar o percentual no campo % INSS (Empresa, Terc, RAT) que corresponda total dos percentuais que a empresa esta obrigada a recolher, dentre eles o INSS parte patronal, INSS de outras entidades, RAT Risco Acidente de Trabalho, FAP Fator Acidentário de Prevenção. É importante lembrar que neste campo não está incluso o percentual descontado de INSS do funcionário, uma vez que este não é obrigação de recolhimento da empresa, ficando a cargo da empresa somente a retenção e o repasse do mesmo. O terceiro campo refere-se ao percentual de desoneração da folha. Conforme registro eletrônico de perguntas e respostas sobre a desoneração da folha de pagamento encontrado no site da receita federal

50 50 A desoneração da folha de pagamento é constituída de duas medidas complementares. Em primeiro lugar, o governo está eliminando a atual contribuição previdenciária sobre a folha e adotando uma nova contribuição previdenciária sobre a receita bruta das empresas (descontando as receitas de exportação), em consonância com o disposto nas diretrizes da Constituição Federal. Em segundo lugar, essa mudança de base da contribuição também contempla uma redução da carga tributária dos setores beneficiados, porque a alíquota sobre a receita bruta foi fixada em um patamar inferior àquela alíquota que manteria inalterada a arrecadação a chamada alíquota neutra. (BRASIL, 2012, p. 1). A base legal para esta opção é encontrada na Constituição Federal Art. 195, 12 e 13, Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991 Art. 22, inciso I e III, Lei nº , de 14 de dezembro de Neste campo determinado % Desoneração deverá ser informado o percentual correspondente a divisão da receita desonerada pela receita total da empresa. Vale lembrar que conforme determinação da receita federal (BRASIL, 2011), se este percentual for inferior a 5%, a desoneração deverá ser considerada nula, ou seja, zero %. Da mesma forma se o percentual ultrapassar 95%, o percentual desonerado deverá ser considerado 100%. Ainda referindo-se ao cálculo do custo do funcionário, é nesta tela (Figura 7), na aba Tabela INSS, campo Salário Mínimo em que é definido o salário que será utilizado como base para os cálculos de insalubridade e periculosidade sugeridos no cadastro dos funcionários. Figura 07 - Validações/Tabela INSS

51 51 Além destes dados, é ainda nesta opção (Datas e validações 1.1.2) em que são feitas definições para o cálculo do estoque mínimo e estoque máximo. O estoque mínimo pode ser entendido como uma informação que serve de alerta para o controlador do estoque da necessidade de ser adquirido novo lote de mercadorias para que não falte a mesma no balcão. Seria a mesma coisa que um gatilho, ou seja, no momento que o estoque daquele item atingir aquela quantidade, o controlador do estoque deverá comunicar, imediatamente, a gerência para fazer um novo pedido para evitar a falta do item. (RAMOS, 2006, p. 13). Já o estoque máximo, conforme Ramos (2006, p. 15) corresponde à quantidade máxima de determinado item que a empresa esta disposta a bancar para que não prejudique o "Fluxo da Caixa" da empresa. Ainda segundo ele, Passar da quantidade máxima em estoque seria o mesmo que comprar mercadoria em excesso, pois, se historicamente aquele item gira em torno de uma quantidade X, por que adquirir uma quantidade superior? Vale salientar que este estoque máximo é determinado pelas gerências em comum acordo [..]. Quanto menor, melhor. O controle de estoque a ser utilizado pelo software é o controle permanente de estoque que consiste na atualização das informações de estoque no momento em que os fatos acontecem. O processo de controle, em um primeiro momento, será somente o PMP- preço médio ponderado, visto que este processo é o mais utilizado nas empresas e representa um meio termo entre o UEPS último a entrar, primeira a sair, que é restringido pela receita federal no que diz respeito ao calculo do imposto de renda, pois resulta em um menor lucro bruto no resultado, e o PEPS primeiro a entrar primeiro a sair. A fim de efetuar um cálculo dinâmico capaz de se adequar aos mais diversos tipos de entendimentos, dentro da tela de validações é necessário cadastrar os campos denominados Forma, Dias (qtde), Data Inicial, Estimativa Aumento (%) e Estoque Máximo. No campo Forma os valores disponíveis são ULTIMOS DIAS e PERIODO. Quando neste campo estiver informado ULTIMOS DIAS, os cálculos de estoque mínimo e máximo levarão em consideração os dias informado no campo Dias(qtde). Já quando a opção selecionada neste campo for PERIODO, estes cálculos irão considerar, além da quantidade de dias informadas em Dias (qtde), a data informada no campo Data Inicial e o software passará a considerar os dados registrados no período que corresponderá a data informada no campo Data Inicial até a data final que obedecerá a soma da Data Inicial e a quantidade de dias do campo Dias (qtde).

52 52 No campo Estimativa Aumento (%) é definido um percentual estimado de aumento das vendas e por consequência do estoque mínimo, uma vez que as vendas do período é o principal dado para este cálculo. Já no campo Estoque Máximo (%) é informado o percentual que será acrescido da quantidade do estoque mínimo, a fim de definir o estoque máximo, em quantidade, de cada produto. No campo Cálculo automático (dias) deverá ser informado a quantidade de dias entre um calculo de estoque mínimo e máximo e outro, em que o software irá passar a gerar mensagens em cada acesso avisando e sugerindo ao usuário este cálculo conforme Figura 8 que segue. Figura 08 - Mensagem de aviso estoque mínimo Nos casos em que é definido a forma de cálculo como PERIODO o campo Cálculo automático (dias) acaba não sendo tão usual, já quando é definido como ULTIMOS DIAS este campo acaba sendo essencial, uma vez que as informações de estoque mínimo e máximo sofrerão constantes mudanças. Estas informações de estoque mínimo e máximo são extremamente importantes uma vez que por meio delas é possível controlar e evitar que o estoque fique em níveis muito baixos fazendo com que faltem produtos para as vendas e/ou que o mesmo fique ocioso e com isto se tenha um alto valor de capital investido em estoque sem necessidade podendo afetar negativamente o fluxo de caixa obrigando a empresa a tomar empréstimos com terceiros para cumprir as suas obrigações. Usuários Nesta tela de cadastro (Figura 9) são informados os dados pessoais dos usuários do sistema, bem como o setor dentro da empresa. É informado também se o usuário é vendedor ou não, sendo que esta informação pode ser utilizada na hora do cadastro das metas de venda por usuário/vendedor.

53 53 É nesta tela também que o usuário poderá alterar sua senha e definir uma Dica de Senha. A dica fica disponível na tela de acesso ao sistema (demonstrado com o quadrado vermelho na Figura10) e tem o objetivo de auxiliar o usuário, caso o mesmo esqueça sua senha de acesso. Figura 09 - Cadastro de Usuários. A seguir está demonstrada a tela de login para acessar o software. Figura 10 - Tela de acesso ao sistema.

54 54 A figura onze, apresentada a seguir, representa a tela gerada no momento em que é clicado no campo Ajuda?, demonstrado na figura dez. Figura 11 - Tela de ajuda de senha. Direitos de acesso Nesta tela demonstrada na Figura 12 são definidas as permissões para cada usuário. Neste primeiro momento as permissões que irão influenciar nas rotinas de armazenamento de dados e rotinas para geração de informações gerencias estão evidenciadas na aba Emissão Notas. Nesta aba é definido se o usuário poderá lançar/emitir notas e quais percentuais que acrescentados ao custo unitário do produto, farão parte do preço mínimo de venda. Se a opção Pode Emitir estiver selecionada, é possível configurar como será o cálculo do preço mínimo de venda. As opções disponíveis para adicionar ao custo de aquisição no preço mínimo de venda são Despesas Vendas, Despesas Mensais e Margem Lucro. Caso não for selecionada nenhuma das opções mencionadas, o preço mínimo que será calculado irá ser somente o custo de aquisição dos produtos. Esta definição do cálculo do preço mínimo de venda irá influenciar no momento da emissão das notas, uma vez que as notas de saída que tiverem configuração de nota cadastrada para calcular custo, que não sejam devoluções, não poderão ser geradas com valor menor do que o preço mínimo.

55 55 Figura 12 - Tela de Permissões. Cadastro de tipo de despesas Nesta tela da figura 13 é possível cadastrar as despesas padrões do estabelecimento sendo necessário informar a descrição, o tipo de despesa que poderá ser fixa ou variável, sua ocorrência os valores disponíveis são: anual, mensal e semanal e, o valor padrão. Nos casos em que o tipo da despesa for Variável, ao invés de valor padrão será definido um percentual padrão que será aplicado sobre o faturamento estimado quando esta despesa for selecionada no cálculo das despesas mensais. Estes cadastros poderão ser utilizados para o cálculo das despesas mensais, rateios de despesas mensais e lançamentos de despesas realizadas. Figura 13 - Tela Cadastro de Despesas.

56 56 Funcionários A tela de cadastro de funcionários é dividida em duas abas, sendo que na primeira aba são informados os dados da pessoa, como, CPF, RG, endereço, etc. (Figura 14). Figura 14 - Cadastro de funcionários/ dados cadastrais. Na segunda aba (Figura 15) são cadastradas as informações referentes a remuneração e horário de trabalho, sendo o foco a remuneração que servirá como base para o cálculo da despesa com funcionários. Visando atender a necessidades de históricos e possíveis recálculos necessários com datas retroativas, nesta tela tem que ser cadastrada uma data inicial, ou seja, a partir de quando o funcionário passou a ter aquela remuneração. Exemplo: O funcionário foi admitido em 01/01/2013 com determinado salário e em 01/09/2013 teve um reajuste. Neste caso este funcionário terá dois registros oriundos desta tela, sendo um com data de 01/01/2013 e outro com data de 01/09/2013. No campo de insalubridade e periculosidade, está configurado para multiplicar o percentual selecionado pelo salário mínimo informado nas validações da empresa (1.1.7 Datas e Validações). No entanto se este não for o valor que a empresa pagará ao funcionário, é possível, nos campos ao lado dos percentuais, alterar o valor calculado para o valor desejado.

57 57 No campo FGTS deve ser preenchido o percentual de FGTS Fundo de garantia por tempo de serviço, que a empresa deverá depositar para o funcionário. A necessidade de preenchimento deste campo se deve ao fato de que há casos em que esta alíquota é diferenciada, como por exemplo, os contratos de menores aprendizes em que a alíquota é de 2% conforme manual de aprendizagem disponível no portal do ministério do trabalho (MTE, 2014, p. 29). Figura 15 - Cadastro de funcionários/dados para fins de cálculo. O cálculo da despesa mensal do funcionário é feito toda vez que é salvo o cadastro do funcionário no botão indicado com um círculo vermelho na figura 15, ou quando for clicado no botão de atualização do custo, que está indicado na mesma figura com um retângulo vermelho. A despesa mensal de um mesmo funcionário pode ser alterada mesmo sem ser modificada sua remuneração, visto que as configurações de regime tributário da empresa influenciam diretamente no cálculo. Neste sentido, foram simuladas quatro situações envolvendo o mesmo funcionário, cadastrado no software com o código dois, sendo elas apresentadas na sequencia. Situação 1 Salário base de R$ 1.500,00; periculosidade de R$ 240,00; gratificação de R$ 100,00; FGTS de 8%; empresa não optante do simples e não desonerada; 28,8% de INSS

58 58 de obrigação de recolhimento da empresa sendo 20% da parte patronal, 5,8% da parte de outras entidades e 3% da parte de RAT sendo o FAP de 1%. Situação 2 Salário base de R$ 1.500,00; periculosidade de R$ 240,00; gratificação de R$ 100,00; FGTS de 8%; empresa optante do simples. Situação 3 Salário base de R$ 1.500,00; periculosidade de R$ 240,00; gratificação de R$ 100,00; FGTS de 2%; empresa não optante do simples e não desonerada; 28,8% de INSS de obrigação de recolhimento da empresa sendo 20% da parte patronal, 5,8% da parte de outras entidades e 3% da parte de RAT sendo o FAP de 1%. Situação 4 Salário base de R$ 1.500,00; periculosidade de R$ 240,00; gratificação de R$ 100,00; FGTS de 8%; empresa não optante do simples e desonerada em 60%; 16,8% de INSS de obrigação de recolhimento da empresa sendo 8% (20% - 60% da desoneração) da parte patronal, 5,8% da parte de outras entidades e 3% da parte de RAT sendo o FAP de 1%. Para facilitar a comparação foi cadastrado dentro do software a situação 1 com data inicial de 01/01/2013, a situação 2 com data inicial de 01/02/2013, a situação 3 com data inicial de 01/03/2013 e a situação 4 com data inicial de 01/04/2013. O cálculo da despesa mensal do funcionário foi dividido em algumas etapas a fim de facilitar o entendimento. Na primeira etapa é efetuado a soma do valor do salário bruto, insalubridade, periculosidade, adicional e gratificação que é definido como total de proventos. O total de proventos divididos por doze resulta na provisão do décimo terceiro salário que é devido a todos os funcionários que trabalham quinze dias ou mais dentro de um mesmo mês (para a provisão do décimo terceiro salário o mês utilizado é o mês calendário que é entendido desde o dia primeiro até o último dia do mês), conforme artigo 7º, inciso VIII da Constituição Federal de Da mesma forma que a provisão do décimo terceiro salário, a provisão das férias também utiliza o resultado da divisão do total de proventos por doze, no entanto além deste valor, é adicionado o resultado da divisão mencionada divido por três, que representa a provisão do 1/3 das férias que é direito do trabalhador protegido pelo artigo 7º, inciso XVII da Constituição Federal de A soma destes dois valores resulta no total da provisão de férias que é um direito adquirido dos funcionários que trabalham quinze dias dentro do mês aquisitivo, onde o mês aquisitivo tem inicio no dia do mês em que o funcionário foi admitido e se encerra no dia imediatamente anterior ao inicio do outro mês aquisitivo. A soma do total de proventos, provisão de décimo terceiro e provisão de férias foi definida como sub total. Sobre este sub total são calculados os valores referente aos percentuais de INSS e FGTS. É sobre este sub total também que é calculado o valor de

59 59 previsões que corresponde a 7% sendo 4 % referente a multa rescisória de FGTS e 3% que se refere a média de atestados, licenças remuneradas e feriados. Os resultados encontrados por meio do cálculo do software estão apresentados na figura 16 que consiste no relatório disponível com base do menu Relatório - Funcionários Histórico Despesa Funcionário. O quadro um, apresentado na sequencia demonstra os valores encontrados em cada situação separados conforme as etapas citadas anteriormente. Quadro 01 - Simulação de custo com funcionário. % Situação 1 Situação 2 Situação 3 Situação 4 Salario Bruto 1.500, , , ,00 Insalubridade Periculosidade 240,00 240,00 240,00 240,00 Adicional Gratificação 100,00 100,00 100,00 100,00 Total de Proventos 1.840, , , ,00 Proporção férias 8,33 153,33 153,33 153,33 153,33 Proporção 13º sal 8,33 153,33 153,33 153,33 153,33 1/3 férias 2,78 51,11 51,11 51,11 51,11 Sub total 2.197, , , ,78 Previsoes 7,00% 153,84 153,84 153,84 153,84 Previdência Social 632,96-632,96 369,23 FGTS 175,82 175,82 43,96 175,82 Custo Total 3.160, , , ,67 Fonte: Dados conforme pesquisa. A figura dezesseis demonstra o formato do relatório gerado. Figura 16 - Relatório de histórico de despesa por funcionário. Clientes/fornecedores Na tela demonstrada na figura 17 são cadastradas informações dos clientes e fornecedores da empresa, tais como endereço, natureza jurídica, inscrição federal, contato, dentre outras.

60 60 Figura 17 - Cadastro Cliente/Fornecedor. Histórico padrão Nesta opção são configurados os históricos que serão utilizados nos lançamentos de caixa e acerto financeiro das notas. Independente da operação a ser utilizada, será validado o tipo do histórico, ou seja, se a operação for de entrada de dinheiro, não será possível vincular um histórico padrão de saída. A tela deste cadastro esta demonstrada na figura 18 apresentada na sequencia. Figura 18 - Histórico padrão. No sub menu 1.2 Patrimônio ficam as telas em que é possível cadastrar os bens da empresa bem como seu valor residual e as taxas anuais de depreciação que serão as informações utilizadas para calcular a depreciação mensal.

61 61 Grupo de bens Esta tela, representada na figura 19 que é apresentada na sequencia, é destinada ao cadastro de tipos de bens, onde se define uma descrição e o percentual anual de depreciação. Este tipo será vinculado ao cadastro do bem. Figura 19 - Cadastro de grupo de bens. Bens Os bens da empresa serão cadastrados na tela apresentada na figura 20, onde será definido o tipo do bem - previamente cadastrado na tela apresentada anteriormente -, a data da inclusão, o valor residual e o valor do bem, entre outros. Figura 20 - Cadastro de bens. Configuração de notas A tela de configuração de notas demonstrada na sequencia, foi criada com o intuito de atender a todas as operações existentes dentro das organizações comerciais, que vão desde os cadastros de pedidos de produtos as mais diversas necessidades de emissão de notas, que podem ou não calcular custo e estoque, gerar movimentação financeira ou não, dentre outras.

62 62 Por se tratar de uma configuração que influencia diretamente em todas as informações gerenciais, todos os campos serão apresentados na sequencia. O código será gerado automaticamente conforme a sequencia da configuração. A descrição para fins de cálculo não influencia em nada, no entanto é de suma importância descreve-la de forma clara a fim de que não haja confusão/troca na hora da seleção das configurações. É através da descrição que poderão ser separadas as configurações de pedidos para as configurações de notas, por exemplo. O tipo da nota representa qual operação ela representara do produto com base na empresa, ou seja, se o tipo selecionado for Entrada então a configuração representará uma entrada de produto na empresa, da mesma forma que o tipo Saída representará uma saída de produto da empresa, sendo que esta movimentação nem sempre será física. O campo Faturamento possui três opções que são auto sugestivas, são elas: SOMA, DIMINUI ou NADA. Normalmente para as configurações que representam vendas este campo será marcado como SOMA e para configurações de estorno de vendas o campo será DIMINUI. A opção NADA normalmente é utilizada para as configurações que representam dados de compra e/ou pedidos, dentre outras. Da mesma forma que o campo Faturamento, o campo Gera Financeiro possui as mesmas opções auto sugestivas. Se este campo for diferente de NADA, serão habilitados os campos de histórico padrão A Vista e A Prazo que deverão ser preenchidos com os históricos padrões cadastrados previamente. Estes históricos serão sugeridos no momento do acerto financeiro das notas, na hora do seu lançamento. Dentro da questão de estoque, o software tem dois controles paralelos, sendo um de estoque físico e outro de estoque disponível. A ideia inicial do estoque físico é de controlar o estoque que de fato encontra-se na empresa e será movimentado com notas de remessas de mercadorias, depósitos,..., além das compras e vendas. Já a ideia do estoque disponível é de controlar um estoque que ainda não está na empresa seja por motivos de transportes, ou de falta de espaço, dentre outros. Este estoque será movimentado pelas compras e vendas, por configurações de pedidos aprovados, além de possíveis notas de compra e venda para recebimento ou entrega futura, que são práticas que em determinados ramos comerciais são bastante utilizadas. O campo Calcular custo possui duas opções, sendo ela SIM e NÃO e como o campo já sugere, se estiver selecionada a opção SIM será calculado o custo quando houver nota lançada com esta configuração, e não irá calcular quando a opção for NÃO. Se este campo for informado como SIM irá habilitar os campos de ICMS, PIS/COFINS e IPI

63 63 em que é possível selecionar se estes valores que serão lançados nas notas irão somar, diminuir ou não irão influenciar no cálculo do custo do produto. A opção Devolução, quando selecionada habilita o campo Config. Origem em que é obrigatório o seu preenchimento com alguma configuração já cadastrada anteriormente. No momento do lançamento de uma nota com configuração cadastrada como devolução, é obrigatório selecionar uma nota que obrigatoriamente deverá ter sido lançada com a configuração que foi vinculada no campo Config. Origem da configuração de devolução. Nestas notas só é permitido lançar a quantidade de itens a ser devolvida, visto que esta quantidade não poderá ser maior ao saldo de quantidade da nota, sendo que o saldo da nota quer dizer que se há mais de uma devolução da mesma nota, esta quantidade já devolvida é abatida do saldo da nota original. No momento do cálculo do custo de uma nota de devolução, ela buscará os dados de custo da nota de origem. Figura 21 - Configuração de notas. No sub menu Produtos estão os cadastros de marcas, grupos, linhas e do produto em sim. Grupo de produto linha de produto marca de produto Estas três telas são cadastros com dois campos, sendo o código gerado automático e a descrição informada pelo usuário. Estas informações têm duas funções dentro do software, sendo que a principal é de agrupar determinados produtos, possibilitando a emissão de relatórios e geração de cálculos

64 64 por grupos/linhas/marcas, e a segunda é de diferenciar os produtos que podem possuir determinada nomenclatura semelhante, mas que, no entanto por um motivo, ou outro (normalmente marca e opção de procura dos clientes), possuem tratamentos diferenciados. Produtos A tela de cadastro de produtos engloba a vinculação de determinado item a um grupo, linha e marca, bem como a definição de sua unidade de medida. Além destas informações é nesta tela em que podem ser cadastrados os preços de concorrência e percebido. Figura 22 - Cadastro de produto. É nesta tela também em que é informado o tempo de reposição do produto, que corresponde ao número de dias que o produto leva para chegar a empresa desde a sua compra. Este dado é utilizado no cálculo do estoque mínimo e estoque máximo. A margem estimada de lucro e os impostos e despesas de vendas também são informados nesta tela. O percentual de rateio das despesas mensais também pode ser informado manualmente nesta tela, uma vez que podem existir casos em que o cálculo do rateio não englobe determinados produtos, como por exemplo o caso de produtos que não possuem históricos de vendas por serem lançamentos/novidades na empresa. O restante dos campos (estoque físico, disponível, custo médio, preço mínimo,...) são campos apenas de consulta, uma vez que são calculados pelo software e que além de serem demonstrados nos relatórios, também estarão disponíveis a cada vez em que esta tela for aberta com um produto selecionado.

65 Grupo de lançamentos O grupo de lançamentos visa registrar e manter atualizado o software com os dados que envolvem as operações da organização. Nas figuras 23, 24 e 25 é possível visualizar um fluxograma das operações básicas de lançamento. As figuras 24 e 25 correspondem aos campos demonstrados na figura 23 com * que foram separadas com o intuito de melhorar sua visualização. Entende-se como validação, no fluxograma, as condições cadastradas dentro do software a fim de evitar uma informação incompleta, além das condições referentes a permissões de acesso dos usuários e de datas limites de lançamentos. Se os dados cadastrados atendem a validação, há o prosseguimento da rotina, caso contrário a inclusão será cancelada. Figura 23 - Fluxograma de lançamento de informações. Datas e Configurações Início Cadastros Fim Lançamento de Notas Inclusão de dados Validações Sim Estoque *¹ Custo*² Financeiro Salvar Não Novo Lançamento? Não Sim Sim Salvar Lançamento de Despesas Mensais Inclusão de dados Validações Não Novo Lançamento? Não Lançamento de Metas Definir Metas Salvar Inclusão de dados Destinar a usuários? Não Sim Sim Novo Lançamento? Definição da meta e percentual Não Fim Vincular Usuários Salvar Fechamentos Mensais *³ Sim Fim Fonte: Dados conforme pesquisa.

66 66 Figura 24 Fluxograma de lançamento estoque. Estoque Config. Mov Estoque Sim Não Entrada Somar no Estoque Gravar Movimentação Config. Mov Estoque Disponível? Sim Saída Fim Diminuir no Estoque Atualizar Estoque Não Fonte: Dados conforme pesquisa. A figura vinte e cinco representa a estrutura do software no que diz respeito ao lançamento dos custos das movimentações. Figura 25 Fluxograma de lançamento custo. Custo * Sim Sim Buscar Custo Nota Origem Devolução? Salvar Custo Produto Config. Calcula Custo? Não Não Entrada Saída Calcular custo Buscar Custo Médio Anterior Fim Fonte: Dados conforme pesquisa. O grupo de lançamento encontra-se centralizado no terceiro menu denominado Lançamentos e esta estruturado conforme segue. 3. Lançamentos 3.1 Notas 3.2 Caixa 3.3 Metas totais 3.4 Metas usuário 3.5 Despesa realizada 3.6 Despesas mensais padrões

67 67 O lançamento de notas pode ser separado em três diferentes grupos de informações para melhor entendimento, sendo que a primeira parte esta evidenciada na figura 26 com um retângulo vermelho. Nesta parte são informados dados gerais da nota, tais como sua configuração, previamente cadastrada, série, número, data e hora de entrada, data de emissão e é nesta parte também que se vincula a pessoa/cliente/fornecedor. No momento em que a série é informada, o software automaticamente já sugere o próximo número disponível para vincular a nota, sendo que não será possível incluir um mesmo número de nota, para uma mesma série. Para fins de validação e cálculos, a data a ser comparada será a data da entrada e não a data da emissão, pois, por exemplo, uma compra pode não estar disponível para a empresa no mesmo dia em que a nota é emitida, normalmente por questões relacionadas a transportes. Se a data da entrada estiver fora do limite definido no cadastro de validações, a nota não poderá ser concluída, no entanto, se a data de entrada respeitar este limite e a data de emissão não, a nota será emitida normalmente. Os campos de horário e usuário inclusão são preenchidos automaticamente pelo software, buscando a informação do usuário logado e a data/hora do computador. OBS: Nas próximas duas partes há algumas particularidades quando a configuração selecionada para a emissão da nota for de devolução. Estas particularidades serão descritas separadamente posteriormente. Na segunda parte são informados os dados referentes aos produtos da nota. Nas notas configuradas como saída e com controle de custo (exceto devoluções), no momento em que é informado o código do item, o software automaticamente já sugere o preço orientativo de venda, onde o cálculo feito é através do mark-up divisor que divide o valor do custo pelo valor encontrado diminuindo de um, os dados informados no cadastro do produto, nos campos Margem, Imp + Desp s/ Vendas: e Rateio Desp Mensl.. No momento em que o foco da tela cair no campo Valor Unitário o sistema fará duas validações que se não forem atendidas impedem o lançamento da nota, sendo a primeira referente ao saldo físico (o saldo físico é demonstrado no momento da emissão da nota e esta evidenciado na figura 26 com um círculo amarelo) que deverá ser maior do que a quantidade informada no campo Quantidade: para o prosseguimento do lançamento da nota, e a segunda validação refere-se a comparação do preço informado, que deverá ser igual ou maior ao preço mínimo de venda que é calculado da mesma forma que o preço orientativo de venda mas leva em consideração ainda as permissões cadastradas para o usuário. Por exemplo, se no

68 68 cadastro das permissões esta configurado que o preço mínimo de venda que determinado usuário pode emitir nota é para considerar somente o custo e as despesas variáveis, então para este cálculo o software irá desconsiderar os dados cadastrados em Margem e Rateio Desp Mensl.. Caso o resultado destas validações seja negativo, o software emitirá mensagens, que estão ilustradas nas figuras 23 e 24,. Nas notas configuradas como tipo de entrada, a sugestão de preço não é realizada assim como as validações de preço mínimo e quantidade. Ao clicar no botão Lançar, além de salvar na nota os dados do produto inserido, são salvos ainda os dados referentes ao estoque deste produto. A informação de movimentação do estoque do produto (se irá somar, ou diminuir, ou não irá alterar) respeitará o informado no campo Estoque Físico da configuração da nota. Figura 26 Lançamento de notas.

69 69 Depois de lançados todos os itens da nota é possível analisar os totalizadores na aba Totais demonstrada na figura 27. Nesta aba é possível lançar possíveis descontos, bem como valores de frete. Figura 27 Lançamento de notas totais. A figura vinte e oito demonstra a mensagem de bloqueio do preço mínimo na emissão da nota de venda. Figura 28 Validação de preço mínimo. A figura vinte e nove demonstra a validação no que se refere ao saldo físico do produto que está sendo emitida a nota de saída.

70 70 Figura 29 Validação de estoque físico. Nos casos em que a nota a ser lançada é nota de saída e possui controle de custo, no momento da tentativa de inclusão de desconto, será aberta uma tela específica para calcular este valor (figura 30), uma vez que de nada adianta controlar o preço mínimo de venda se pudesse ser lançado qualquer valor de desconto. Nesta tela é possível escolher se a forma de desconto é em percentual ou valor, sendo que o percentual será aplicado ao valor total da nota. Após ser escolhida a forma do desconto e ter sido informado o valor/percentual, o usuário deverá clicar no botão Calcular. Ao clicar no botão Calcular o software fará o rateio deste desconto por unidade de cada produto e novamente fará a comparação do valor informado (preço de venda informado desconto rateado) com o preço mínimo de venda. O rateio do desconto será feito dividindo o seu valor pelo total dos produtos da nota, encontrando qual é o valor do desconto para cada R$ 1,00 de mercadoria. Este valor será multiplicado pelo valor de cada produto individualmente a fim de encontrar o valor do desconto por unidade de medida de cada produto. Após isto será diminuído do valor de venda (que foi lançado na nota) o desconto por unidade de medida por produto e será descoberto o preço de venda já diminuído do desconto.

71 71 Este valor será comparado com o preço mínimo calculado da mesma forma que no momento do lançamento do valor unitário na hora do lançamento da venda do produto. Figura 30 Desconto lançamento nota. Se o valor do preço mínimo for o maior dos dois valores, para qualquer produto da nota, o desconto não será autorizado sendo emitida uma mensagem, demonstrada na figura 31, e o usuário terá que alterar o valor do desconto e fazer novo cálculo. Quando o preço mínimo for inferior ao que esta sendo utilizado na emissão da nota então a tela de desconto fechará e o valor do desconto irá compor o campo (-) Descontos da tela de lançamento de notas. Figura 31 Mensagem de bloqueio de desconto. Notas de devolução Conforme mencionado anteriormente, as notas de devolução tem algumas particularidades.

72 72 Se a configuração selecionada for de devolução, obrigatoriamente após informar o código da pessoa, o usuário deverá selecionar uma nota de origem da lista que o software irá apresentar. Esta lista apresentada incluirá todas as notas lançadas, para a pessoa selecionada, com a configuração que está informada no cadastro da configuração de devolução no campo Config. Origem. Por exemplo, a configuração 5 é uma configuração de devolução de notas lançadas na configuração 2. Logo, no momento do lançamento de alguma nota com a configuração 5 selecionada, após o usuário selecionar a pessoa, obrigatoriamente terá que selecionar a nota de origem que será uma nota lançada com a configuração 2 para aquela pessoa. Ao selecionar a nota de origem o software irá abrir uma nova tela (figura 32) na qual será demonstrado o primeiro item da nota de origem e o campo Qtde a dev. que deverá ser preenchido com a quantidade a devolver desejada do produto selecionado. Quando não se deseja devolver o item selecionado, basta preencher a quantidade com zero. Para lançar esta devolução, basta clicar no botão Lançar. Neste momento o software valida a quantidade a devolver lançada e a quantidade de saldo do item na nota. O saldo do item na nota consiste na quantidade original da nota já diminuída de possíveis notas anteriores de devolução. Se a quantidade a devolver seja maior do que o saldo, o software irá emitir a mensagem demonstrada na figura 33. Caso não seja, então a tela será atualizada e o item selecionado será o segundo da nota de origem, repetindo a operação descrita acima até o último item. Ao final desta operação o usuário poderá salvar a nota de devolução, não sendo possível alterar valores dos produtos. Por se tratar de nota de devolução, o valor dos produtos sempre será o valor lançado na nota de origem, assim como o custo da nota será sempre o inverso da nota de origem, mas sempre com o mesmo valor unitário. Figura 32 Nota de devolução.

73 73 A figura 33 demonstra o bloqueio referente a quantidade a ser devolvida comparada com o saldo da nota. Figura 33 Mensagem de bloqueio de quantidade. Após lançados todos os itens, descontos, fretes e o acerto financeiro, é chegada a hora de salvar a nota clicando no botão salvar que tem o desenho de um disquete e está evidenciado na figura 31 com um círculo vermelho. Ao clicar neste botão, o software fará diversas validações a fim de conferir se os dados obrigatórios estão preenchidos, caso não estiverem aparecerá uma mensagem informando o campo com problema e o salvamento será cancelado. Passadas estas validações o software passará a calcular o custo da nota (se a configuração da nota estiver indicando que é para controlar custos) que será exemplificado separadamente para as notas de entrada, e notas de saída. Conforme já explicado, no cadastro da configuração de notas é possível definir a influência do ICMS, PIS/COFINS e IPI no custo dos produtos (se soma, diminui ou ignora), deixando assim uma grande variação no cálculo.

74 74 Nos lançamentos de entrada, o custo é calculado primeiramente utilizando somente as informações do lançamento do produto, ou seja, o preço de aquisição e os impostos, conforme a configuração utilizada. Este cálculo é feito para todos os itens constantes na nota. Quando há valores de desconto no total da nota e de frete, é necessário apropriar os mesmos por produto (rateio). Isto se faz necessário, pois não é possível vinculá-los a determinado produto, por se tratarem de valores totais. O critério de rateio utilizado para estes casos é o valor total dos produtos. Por este motivo estes valores (descontos e fretes) são divididos separadamente pela soma do valor de todos os produtos da nota encontrando assim o valor de desconto e o valor de frete para cada R$ 1,00 de mercadoria da nota. O custo final do produto na nota de entrada é encontrado somando o valor do preço de aquisição e os impostos (conforme configuração pode ser também ignorando ou diminuindo), acrescentado da multiplicação do frete por R$ 1,00 pelo valor unitário do produto e diminuído a multiplicação do desconto por R$ 1,00 pelo valor unitário do produto. Sabendo o custo unitário por produto, o valor é multiplicado pela quantidade da compra/entrada para ser encontrado o custo total por produto na nota. Estas duas informações (custo unitário e custo variável) ficam salvas junto com os outros dados da nota. Exemplo: Foram compradas em 01/07/2014, dez unidades do produto A por R$ 10,00 cada com o valor total de ICMS de R$ 17,00 não inclusos no valor unitário citado; vinte unidades do produto B a R$ 20,00 a unidade com um valor total de R$ 10,00 de PIS/COFINS e de R$ 10,00 de IPI, ambos não inclusos no preço unitário; e trinta unidades do produto C sem possuir incidência de impostos. No total da nota tem-se um desconto de R$ 100,00 e um valor de frete de R$ 250,00. A empresa que comprou a mercadoria é comercial e não possui tributação de PIS/COFINS e nem IPI sobre suas vendas. A empresa não tinha estoque antes da emissão desta nota, e este foi o único lançamento do dia. Nesta situação precisa-se analisar qual é a correta configuração de nota a ser utilizada. Por se tratar de impostos não recuperáveis o PIS/COFINS e o IPI deverão compor o cálculo do custo, e como o ICMS está destacado no produto, mas não está fazendo parte do valor unitário, a configuração deverá ignorar este valor para o cálculo do custo. Se o valor do ICMS estivesse incluso no valor unitário a configuração utilizada deveria estar configurada para diminuir o mesmo do custo de aquisição. Este exemplo esta demonstrado no quadro 2 onde o frete e o desconto encontram-se rateados conforme o valor total dos produtos, e na imagem 29 que apresenta o relatório de inventário retirado do software com data base de 01/07/2014.

75 75 Quadro 02 Nota lançada com data de entrada de 01/07/2014. Produto Quant ICMS PIS/COFINS IPI Valor Valor Total Desconto Frete Custo Unit Custo Total A 10 R$ 17,00 R$ - R$ - R$ 10,00 R$ 100,00 R$ 7,14 R$ 17,86 R$ 11,07 R$ 110,71 B 20 R$ - R$ 10,00 R$ 10,00 R$ 20,00 R$ 400,00 R$ 28,57 R$ 71,43 R$ 23,14 R$ 462,86 C 30 R$ 30,00 R$ 900,00 R$ 64,29 R$ 160,71 R$ 33,21 R$ 996,43 Total 60 R$ 17,00 R$ 10,00 R$ 10,00 R$ 60,00 R$ 1.400,00 R$ 100,00 R$ 250,00 R$ 1.570,00 Fonte: Dados conforme pesquisa. A figura 34 demonstra o relatório de inventário retirado do software proposto. Figura 34 Relatório de inventário. Após o cálculo do produto na nota, é atualizado o custo médio do produto. Esta atualização é feita multiplicando o custo médio unitário anterior a nota que esta sendo lançada, pela quantidade de estoque físico anterior, encontrando o custo total do produto anterior ao registro que esta sendo processado. Somando o custo total anterior do produto com o custo total do produto na nota e dividindo pela soma do estoque físico anterior com a quantidade do produto na nota, tem-se o custo médio unitário do produto. O custo médio unitário do produto é utilizado para todos os cálculos e relatórios que envolvam custos dentro do software, inclusive o relatório de inventário apresentado anteriormente na figura 34. Para os lançamentos de saída o software não efetuará cálculos para encontrar o custo, uma vez que utilizará o custo médio unitário já salvo anteriormente, e somente multiplicará o valor deste custo pela quantidade da nota a fim de salvar o custo total do produto na mesma. Como o custo unitário médio não sofrerá alteração, não se faz necessário o processo de atualização do mesmo. A maioria dos indicadores gerenciais se baseia nos dados de margem do produto. Visando facilitar e tornar possível a geração dos mesmos, nas notas de venda/saída, e nas notas de devolução que tenham origem de notas de venda/saída, além do lançamento do custo

76 76 na nota, o software também guarda dados a fim de registrar a margem por produto deixada por cada operação/nota. Metas totais É possível cadastrar metas por margem ou faturamento podendo ser de um item específico, grupo de itens, ou ainda de forma total dentro de determinado período. Metas usuário Caso a organização deseje controlar/destinar as metas por usuários, será possível vincular percentuais das metas totais para os usuários do sistema. Despesa realizada Para as organizações que desejarem controlar, além das despesas orçadas, as despesas realizadas, será possível lançar os valores realizados e comparar os dados orçados com os realizados através do relatório de despesas orçadas X despesas realizadas, que está demonstrado na figura 35 na sequencia. Figura 35 Relatório de despesas orçadas X realizadas. Despesas mensais padrões Nesta tela, demonstrada na figura 36 o usuário poderá selecionar quais os tipos de despesas, previamente cadastradas serão lançadas na competência informada. É obrigatório nesta tela, informar o faturamento mensal estimado, bem como a margem mensal estimada, visto que podem ter despesas cadastradas como variáveis (% sobre faturamento) necessitando da informação do percentual. O dado da margem estimada é obrigatório, pois a despesa de comissão - código 3 (despesa padrão do software) - aplica o percentual cadastrado, sobre este valor. Caso o usuário desejar, poderá calcular os valores estimados com base em históricos anteriores de faturamento e margem. Para isto basta clicar no botão Hist. Fat., evidenciado na figura 36 com um círculo vermelho. Ao clicar neste botão será aberta a tela evidenciada na figura 37 e o usuário poderá informar o período desejado para buscar o histórico, bem como informar se este faturamento/margem buscado será utilizado na sua totalidade, ou será utilizada uma média mensal para os mesmos. Ainda nesta tela há a opção de informar uma estimativa de aumento do faturamento/margem.

77 77 Dentro do software há três despesas padrões, que não poderão ser excluídas do banco de dados, sendo elas a despesa de funcionários, depreciação e comissão pela margem (código 3). É importante ressaltar que as despesas não podem ser excluídas, mas não precisam necessariamente ser selecionadas no lançamento das despesas mensais (figura 36). Depois de selecionadas as despesas e informados o faturamento e a margem estimada, o usuário deverá clicar no botão salvar. Neste momento o software passará a calcular o valor das despesas, utilizando, além dos dados desta tela de lançamento, os dados registrados no cadastro de tipo de despesas. Figura 36 Lançamento de despesas mensais. A figura a seguir representa a tela gerada ao clicar no botão denominado Hist. Fat. demonstrado na figura trinta e seis. Figura 37 Cálculo de faturamento por histórico.

78 Grupo de cálculo/fechamento O grupo de cálculo está concentrado no sexto menu denominado Cálculo e encontrase estruturado conforme segue. 6. Cálculo 6.1 Fechamento de metas 6.2 Depreciação 6.3 Rateio despesa mensal 6.4 Cálculo estoque mínimo e máximo 6.5 Cálculo margem mensal Dentro da figura 23, Fluxograma de lançamento de informações há um componente chamado Fechamentos Mensais que engloba os cálculos e fechamentos citados anteriormente. Na figura 38, este componente está detalhado conforme cada rotina. Figura 38 Fluxograma fechamentos mensais. Fechamentos Mensais * Fechamentos de Metas Validações Sim Não Salvar Novo Fechamento? Sim Não Fim Depreciação Validaçõe Sim Calcular Fim Não Salvar Rateio Despesa Mensal Validações Sim Definições Salvar Rateio Atualizar Produto Não Calcular Fim Cálculo Estoque Mínimo e Máximo Validações Sim Calcular Salvar Cálculo Não Fim Atualizar Produto Cálculo Margem Mensal Validações Sim Calcular Salvar Margem Mensal Não Fim Fonte: Dados conforme pesquisa.

79 79 Estas rotinas são explicadas na sequencia. Fechamento de metas Nesta opção (figura 39) é que são finalizadas as metas. Este fechamento pode ser feito independente da data final, percentual alcançado, tendo como única validação, a permissão do usuário logado. Com o fechamento de metas, no momento da emissão do relatório de consulta de metas é possível analisar as metas finalizadas e não concluídas, ou concluídas e não finalizadas, dentre outras informações. As metas são classificadas na tela, conforme a data final da meta e serão apresentadas com cores diferentes, conforme o percentual alcançado da mesma. Para metas com até 50% concluídas a cor será vermelha; mais de 50% até 75% concluídas, em amarelo; metas com mais de 75% e menos de 100% concluídas serão apresentadas com a cor verde, e metas concluídas serão apresentadas em azul. Ao selecionar uma meta, o software irá mostrar, na parte inferior da tela, uma barra com o percentual alcançado da meta. Para finalizar a meta, basta clicar no botão Salvar. Figura 39 Fechamento de metas. Depreciação Nesta opção, apresentada na figura 40, é possível selecionar os filtros para o cálculo mensal da depreciação dos bens cadastrados. Entende-se que todos os bens, que possuam valor contábil maior que o valor residual, devam ser depreciados, no entanto, se o usuário entender que determinado grupo de bens, ou determinado bem não deva ser depreciado, o software permite selecionar os grupos de bens ou os próprios bens para o cálculo na competência.

80 80 Figura 40 Cálculo de depreciação. O cálculo da depreciação considera como base o valor do bem, diminuído do valor residual. Sobre este valor é aplicado o percentual informado o cadastro do tipo do bem, que corresponde a depreciação anual. Sabendo a depreciação anual, este valor é dividido por doze, encontrando assim o valor mensal da depreciação. A fim de demonstrar o cálculo efetuado, foram cadastrados três bens, sendo o primeiro denominado EQUIP. INFORMATICA com valor de R$ ,00, valor residual de R$ 1.000,00 e percentual anual de 25% de depreciação. O segundo foi cadastrado como PREDIOS E INSTALAÇÕES com valor de R$ ,00, valor residual de R$ ,00 e taxa anual de depreciação de 4 %. O último bem foi cadastrado com descrição de VEICULOS, valor de R$ ,00, valor residual de R$ ,00 e 20 % de taxa anual de depreciação. Os bens cadastrados estão demonstrados na figura 41.

81 81 Figura 41 Relatório de bens. Depois de cadastrados os bens, foram executados o cálculo da depreciação pelo método linear, ou seja, quotas constantes, na tela de cálculo, demonstrada na figura 40. O cálculo efetuado considerou como base do bem um, R$ ,00, sendo R$15.000,00 o valor do bem menos o valor residual de R$ 1.000,00. Da mesma forma para o bem dois foi considerado R$ ,00 (R$ ,00 R$ ,00) e para o bem três R$ ,00 (R$ ,00 R$ ,00). Aplicando a taxa anual de 25% de depreciação do bem um sobre a base de cálculo tem-se o valor de R$ 3.500,00 (14.000,00 * 25%) que divididos por doze meses resulta em uma depreciação mensal de R$ Já no cálculo da depreciação mensal do bem dois, foi encontrando o valor de R$ 333,33 que é resultado da divisão por doze, do valor encontrado aplicando o percentual de 4% da taxa anual da depreciação sobre a base de R$ ,00. Para o cálculo do bem três foi aplicado o percentual de 20% (taxa anual de depreciação) sobre R$ ,00 e este valor foi dividido por doze meses encontrando o valor de R$ 666,67. Estes valores podem ser verificados na figura 42 que representa o relatório de depreciação disponível dentro do software.

82 82 Figura 42 - Relatório de depreciação. Rateio despesa mensal O rateio da despesa mensal permite ao usuário calcular, com base nos registros de histórico de vendas, qual o percentual do faturamento de cada item é necessário para garantir a quitação das despesas mensais. Este processo se assemelha com o rateio dos custos fixos em uma organização industrial, sendo que neste caso o critério de rateio utilizado é o histórico de faturamento. Dentro deste contexto, o usuário poderá selecionar a competência inicial e competência final na qual o software utilizará para buscar o faturamento a ser utilizado como base, sendo possível também definir se a base a ser utilizada deve ser a média entre a competência inicial e final, ou o faturamento total. Caso o usuário deseje utilizar uma média do ano de 2013, deverá informar a competência inicial 01/2013 e competência final 12/2013, além de selecionar o campo Média Mensal. Caso deseje utilizar como base o faturamento total do mês de dezembro de 2013, deverá informar competência inicial e final como 12/2013 e desmarcar o campo Média Mensal. Após definido os filtros para encontrar o faturamento, é necessário informar qual será a Forma Rateio que poderá ser ITEM ou GRUPO. Esta forma permite ao usuário escolher se o cálculo do rateio irá considerar o faturamento do grupo do produto, ou o faturamento por produto, ou seja, se o percentual do rateio será o mesmo para todos os produtos do mesmo grupo, ou será calculado separadamente, produto a produto.

83 83 No campo Comp Rateio deverá ser informado a competência das despesas a serem rateadas (normalmente competência atual). Tendo estes dados informados, basta clicar no botão Calcular e o software irá efetuar o cálculo apresentado na sequencia. Figura 43 Rateio das despesas mensais. Visando exemplificar a forma de cálculo utilizando a média do período e utilizando o valor total do faturamento será demonstrado o rateio das despesas de agosto de 2014, com base na movimentação total do ano de 2013 (exemplo um) e o rateio das despesas de setembro de 2014 tendo como base o faturamento total do mês de setembro de 2013 (exemplo dois). Para ambos os exemplos é necessário apresentar as movimentações efetuadas no período base, bem como as despesas a serem rateadas. Exemplo 1. No quadro três estão apresentados os lançamentos de notas de 2013 e na figura 44 está apresentado o relatório de despesas da competência de agosto de 2014.

84 84 Quadro 03 Notas lançadas ano Produto 1 Data Tipo Numero Quantidade Valor Unitário Valor Total 01/01/2013 Compra R$ 25,00 R$ ,00 01/01/2013 Venda R$ 27,48 R$ ,00 01/02/2013 Venda R$ 27,48 R$ ,80 01/03/2013 Venda R$ 27,48 R$ ,00 01/04/2013 Venda R$ 27,48 R$ ,00 01/05/2013 Venda R$ 27,48 R$ ,36 01/06/2013 Venda R$ 27,48 R$ ,28 01/07/2013 Venda R$ 27,48 R$ ,00 01/08/2013 Venda R$ 27,48 R$ ,80 01/09/2013 Venda R$ 27,48 R$ ,40 01/10/2013 Venda R$ 27,48 R$ ,92 01/11/2013 Venda R$ 27,48 R$ ,88 01/12/2013 Venda R$ 27,48 R$ ,56 Produto 2 Data Tipo Numero Quantidade Valor Unitário Valor Total 01/01/2013 Compra R$ 30,00 R$ ,00 01/01/2013 Venda R$ 37,50 R$ ,00 01/02/2013 Venda R$ 37,50 R$ ,50 01/03/2013 Venda R$ 37,50 R$ ,00 01/04/2013 Venda R$ 37,50 R$ ,00 01/05/2013 Venda R$ 37,50 R$ ,00 01/06/2013 Venda R$ 37,50 R$ ,00 01/07/2013 Venda R$ 37,50 R$ ,00 01/08/2013 Venda R$ 37,50 R$ ,50 01/09/2013 Venda R$ 37,50 R$ ,50 01/10/2013 Venda R$ 37,50 R$ ,50 01/11/2013 Venda R$ 37,50 R$ ,00 01/12/2013 Venda R$ 37,50 R$ ,00 Produto 3 Data Tipo Numero Quantidade Valor Unitário Valor Total 01/01/2013 Compra R$ 35,00 R$ ,00 01/01/2013 Venda R$ 43,75 R$ ,00 01/02/2013 Venda R$ 43,75 R$ ,75 01/03/2013 Venda R$ 43,75 R$ ,50 01/04/2013 Venda R$ 43,75 R$ ,50 01/05/2013 Venda R$ 43,75 R$ ,00 01/06/2013 Venda R$ 43,75 R$ ,50 01/07/2013 Venda R$ 43,75 R$ ,00 01/08/2013 Venda R$ 43,75 R$ ,75 01/09/2013 Venda R$ 43,75 R$ ,25 01/10/2013 Venda R$ 43,75 R$ ,25 01/11/2013 Venda R$ 43,75 R$ ,50 01/12/2013 Venda R$ 43,75 R$ ,00 Fonte: Dados conforme estudo.

85 85 A figura 44 demonstra as despesas lançadas na competência de agosto de dois mil e quatorze. Figura 44 Relatório de despesas - competência 08/2014. As despesas mencionadas foram calculadas conforme demonstra o quadro quatro que apresenta o resumo do faturamento e margem das notas lançadas em 2013, e o quadro cinco que demonstra o cálculo das despesas de agosto de Quadro 04 Resumo notas ano Resumo Ano 2013 Produto Margem Faturamento % Fat Total 1 R$ ,00 R$ ,00 25,27% 2 R$ ,00 R$ ,00 34,49% 3 R$ ,00 R$ ,00 40,24% Total R$ ,00 R$ ,00 100,00% Estimativa Aumento 7.043, ,00 Média 12 Meses 6.456, ,17 Fonte: Dados conforme estudo. O quadro cinco demonstra as despesas cadastradas no mês de agosto de dois mil e quatorze.

86 86 Quadro 05 Despesas de agosto de Despesas Ago/14 Valor Depreciação R$ 1.291,67 Funcionários R$ 2.896,67 10 %Comissão Média % R$ 645,65 Aluguel R$ 500,00 Simples 5% do Faturamento R$ 4.983,46 Total R$ ,45 Fonte: Dados conforme estudo. O cálculo da depreciação está detalhado no quadro seis. Quadro 06 Depreciação mensal. bem valor bem valor residual valor a ser deprec Taxa Ano Valor mensal Equipamentos de Informática R$ , , ,00 25% 291,67 Predios e instalaçoes R$ , , ,00 4% 333,33 veiculos R$ , , ,00 20% 666,67 Fonte: Dados conforme estudo. Já o cálculo do SIMPLES, para fim de exemplo, representa 5% do faturamento médio já acrescido da estimativa de aumento de 10% (faturamento R$ ,17). Vale lembrar que a descrição da despesa é apenas exemplo, visto que o percentual do SIMPLES deve ser vinculado as despesas variáveis/impostos sob venda. Da mesma forma a comissão representa 10% da margem média de 2013, acrescido de 10% de estimativa de aumento (margem R$ 6.456,64). Prosseguindo o cálculo, o software divide o valor total da despesa na competência pelo faturamento médio. Deste valor é aplicado o percentual de participação do faturamento por item ou grupo, conforme definição no momento do cálculo (neste exemplo é por item). Após este cálculo, o cadastro do produto é atualizado conforme demonstrado no relatório evidenciado na figura 45. Figura 45 Rateio despesa mensal 08/2014.

87 87 Exemplo 2. As despesas de setembro 2014 estão apresentadas na figura 46, sendo que as únicas despesas que sofreram alterações foram as despesas de comissões e SIMPLES, pois são despesas com cálculo variável. Figura 46 Relatório de despesas competência 09/2014. Os resumos das notas e das despesas estão apresentados nos quadros sete e oito, respectivamente. Quadro 07 Resumo notas setembro Resumo Mês Setembro Produto Margem Faturamento % Fat 1 R$ 696,78 R$ ,40 25,24% 2 R$ 2.366,25 R$ ,50 34,50% 3 R$ 1.380,31 R$ ,25 40,25% Total R$ 4.443,34 R$ ,15 100,00% Estimativa Aumento 444, ,12 Total Final R$ 4.887,68 R$ ,27 Fonte: Dados conforme estudo.

88 88 quatorze. O quadro oito apresenta as despesas registradas no mês de setembro de dois mil e Quadro 08 Despesas de setembro Despesas Set/14 Valor Depreciação R$ 1.291,67 Funcionários R$ 2.896,67 10 %Comissão Setembro 2013 R$ 488,77 Aluguel R$ 500,00 Simples 5% do Faturamento R$ 3.771,96 Total R$ 8.949,07 Fonte: Dados conforme estudo. Depois de exemplificadas as despesas, o software fará o rateio da mesma forma que no exemplo 1, no entanto, ao invés de utilizar o faturamento médio, utilizará o faturamento e margem total, já acrescidos do percentual de 10% de estimativa de aumento. Desta forma os resultados apresentados são os demonstrados na figura 47. Figura 47 Rateio despesas mensais setembro Cálculo estoque mínimo e máximo - Nesta opção, representada na figura 48, é possível calcular o estoque mínimo e máximo manualmente. No entanto o software emite avisos automáticos ao acessar o sistema, informando que é necessário fazer o cálculo do estoque mínimo e máximo, levando em consideração a quantidade de dias que foi informado nas validações, no campo Cálculo Automático.

89 89 Figura 48 Cálculo estoque mínimo e máximo. Conforme Ramos (2014, p. 13) o cálculo do estoque mínimo consiste na divisão por trinta do resultado da multiplicação da venda média do período pelo número de dias para reposição. O estoque máximo dentro do software representa o resultado do estoque mínimo adicionado do percentual cadastrado nas validações da empresa no campo Estoque Máximo (%). O software permite ser configurado de duas formas, a fim de identificar a venda média do período. A primeira forma refere-se à média da venda de um período com data inicial e data final estipulado nas validações, e a segunda refere-se ao período que corresponde a data final que é data base demonstrada na figura 48, e a data base inicial que corresponde a base final menos a quantidade de dias informado nas validações no campo Dias (qtde). Visando demonstrar estes cálculos serão exemplificadas duas situações apresentadas na sequencia. Em ambos os casos a estimativa de aumento de vendas é de 10% e o tempo de reposição para o produto A é de dez dias, para o produto B é de 15 dias e para o produto C é de 20 dias. Caso 1 A configuração cadastrada nas validações gerais é de que a média de vendas do período irá considerar todas as vendas efetuadas no ano de 2013 e que o estoque máximo consiste em 20% a mais que o estoque mínimo. A movimentação de notas da empresa teste no ano de 2013 foi evidenciada no quadro três. Conforme evidenciado no quadro nove, a soma das vendas do ano de 2013 resulta em dez mil unidades por produto. Acrescentando no total das vendas a estimativa de aumento e dividindo pelos 12 meses bases, tem-se a venda média mensal.

90 90 Sabendo a venda média mensal basta aplicar a fórmula do estoque mínimo que consiste na multiplicação da venda média pelo tempo de reposição e após divisão por trinta. Uma vez encontrado o estoque mínimo, basta acrescentar o percentual do estoque máximo cadastrado nas validações da empresa e encontra-se o estoque máximo em unidades. Os resultados destes cálculos estão evidenciados no quadro nove. Quadro 09 Estoque mínimo e máximo com base na movimentação do ano de Produto Venda (un) Estim Aum. (%)Venda Média Tempo Rep. (dias) Est. Mín. Est. Máx. (%) Est. Máx. (un) A % 916, % 367 B % 916, % 550 C % 916, % 733 Fonte: Dados conforme pesquisa. A figura 49, apresentada na sequencia, demonstra o relatório de estoque mínimo e estoque máximo, com data base em 31 de dezembro de Figura 49 Relatório de estoque mínimo e máximo com data base 31/12/2013. Caso 2 A configuração cadastrada nas validações gerais é de que a média de vendas do período irá considerar as vendas realizadas até trinta dias antes da data base e que o estoque máximo consiste em 20% a mais que o estoque mínimo. A simulação apresentada utilizará as movimentações de notas do período de setembro e estão apresentadas na sequência no quadro 10.

91 91 Quadro 10 Notas lançadas em agosto e setembro Produto 1 Data Tipo Numero Quantidade Valor Unitário Preço Orientativo Faturamento 01/07/2014 Compra R$ 11,07 Custo R$ 12,17 01/08/2014 Compra R$ 10,00 R$ 11,10 02/08/2014 Compra R$ 8,00 R$ 10,00 02/08/2014 Venda R$ 25,00 R$ 10,00 R$ 2.500,00 10/08/2014 Dev Comp R$ 10,00 R$ 9,17 15/08/2014 Compra R$ 12,50 R$ 13,52 20/08/2014 Dev Venda R$ 25,00 R$ 13,46 R$ (500,00) 30/08/2014 Venda R$ 30,00 R$ 13,46 R$ ,00 01/09/2014 Compra R$ 13,00 R$ 13,68 04/09/2014 Venda R$ 22,00 R$ 13,68 R$ 990,00 06/09/2014 Venda R$ 22,00 R$ 13,68 R$ 836,00 10/09/2014 Compra R$ 9,00 R$ 12,96 15/09/2014 Dev Compra R$ 12,50 R$ 15,75 16/09/2014 Compra R$ 9,56 R$ 12,20 20/09/2014 Venda R$ 21,00 R$ 12,20 R$ 7.350,00 23/09/2014 Venda R$ 21,00 R$ 12,20 R$ 1.575,00 25/09/2014 Dev Venda R$ 12,44 R$ 11,53 R$ (248,90) 27/09/2014 Compra R$ 10,00 R$ 11,51 29/09/2014 Venda R$ 23,00 R$ 11,51 R$ 2.760,00 30/09/2014 Venda R$ 22,50 R$ 11,51 R$ ,50 Produto 2 Data Tipo Numero Quantidade Valor Unitário Preço Orientativo Faturamento 01/07/2014 Compra R$ 23,14 Custo R$ 28,93 01/08/2014 Compra R$ 21,00 R$ 26,49 02/08/2014 Compra R$ 19,00 R$ 25,64 02/08/2014 Venda R$ 27,00 R$ 25,64 R$ 2.700,00 10/08/2014 Dev Comp R$ 21,00 R$ 25,46 15/08/2014 Compra R$ 20,50 R$ 25,60 20/08/2014 Dev Venda R$ 27,00 R$ 25,60 R$ (540,00) 30/08/2014 Venda R$ 30,00 R$ 25,60 R$ ,00 01/09/2014 Compra R$ 21,00 R$ 25,69 04/09/2014 Venda R$ 30,50 R$ 25,69 R$ 2.440,00 06/09/2014 Venda R$ 31,00 R$ 25,69 R$ 1.085,00 10/09/2014 Compra R$ 22,00 R$ 26,08 15/09/2014 Dev Compra R$ 20,50 R$ 28,76 16/09/2014 Compra R$ 20,00 R$ 28,50 20/09/2014 Venda R$ 29,00 R$ 28,50 R$ 8.120,00 23/09/2014 Venda R$ 31,00 R$ 28,50 R$ 1.395,00 25/09/2014 Dev Venda R$ 30,50 R$ 23,65 R$ (610,00) 27/09/2014 Compra R$ 21,00 R$ 25,59 29/09/2014 Venda R$ 35,00 R$ 25,59 R$ ,00 30/09/2014 Venda R$ 28,00 R$ 25,59 R$ 8.484,00 Produto 3 Data Tipo Numero Quantidade Valor Unitário Preço Orientativo Faturamento 01/07/2014 Compra R$ 33,21 Custo R$ 41,52 01/08/2014 Compra R$ 31,00 R$ 38,97 02/08/2014 Compra R$ 53,00 R$ 45,01 02/08/2014 Venda R$ 64,60 R$ 45,01 R$ 7.235,20 10/08/2014 Dev Comp R$ 31,00 R$ 45,97 15/08/2014 Compra R$ 48,00 R$ 57,00 20/08/2014 Dev Venda R$ 64,60 R$ 56,77 R$ (1.938,00) 30/08/2014 Venda R$ 61,00 R$ 56,77 R$ ,00 01/09/2014 Compra R$ 51,50 R$ 58,22 04/09/2014 Venda R$ 63,00 R$ 58,22 R$ 6.426,00 06/09/2014 Venda R$ 61,00 R$ 58,22 R$ 5.429,00 10/09/2014 Compra R$ 56,00 R$ 59,98 15/09/2014 Dev Compra R$ 48,00 R$ 64,84 16/09/2014 Compra R$ 55,00 R$ 65,02 20/09/2014 Venda R$ 65,75 R$ 65,02 R$ ,00 23/09/2014 Venda R$ 65,30 R$ 65,02 R$ ,90 25/09/2014 Dev Venda R$ 63,00 R$ 57,80 R$ (1.260,00) 27/09/2014 Compra R$ 47,50 R$ 58,85 29/09/2014 Venda R$ 59,00 R$ 58,85 R$ ,00 30/09/2014 Venda R$ 61,00 R$ 58,85 R$ ,00 Fonte: Dados conforme estudo.

92 92 Diferentemente do caso um, nesta relação de notas podemos verificar que há devoluções de venda no período. No calculo do estoque mínimo e máximo os estornos de devoluções são descontados para se encontrar a quantidade média vendida. Os resultados encontrados neste caso estão apresentados no quadro onze e na figura 50. Quadro 11 Estoque mínimo e máximo com base na movimentação de set/2014. Produto Venda (un) Dev Venda (un) Estim Aum. (%) Venda Média Tempo Rep. (dias) Est. Mín. Est. Máx. (%) Est. Máx. (un) A % 1.477, % 591 B % 1.620, % 972 C % 1.941, % Fonte: Dados conforme pesquisa. proposto. A figura cinquenta representa o relatório de controle de estoque, retirado do software Figura 50 Relatório de estoque mínimo e máximo com data base 30/09/2014. Neste relatório, além do estoque mínimo e máximo, apresenta também o tempo cadastrado com necessário para a reposição do produto, bem como o estoque físico e disponível atual Grupo de consultas e resultados Neste grupo encontram-se as informações geradas pelo software. Estas informações estão disponíveis por meio de consultas nas telas de lançamento, bem como em telas próprias do software e, nos relatórios. As telas específicas de consulta estão agrupadas no menu Consulta e divididas em Estoque, Simulação, Metas Totais, Metas Usuários e Consulta Despesas.

93 93 Na consulta de estoque é possível selecionar diversos produtos, ou somente um. Nesta tela (figura 51), são apresentados o estoque físico e disponível atual. Figura 51 Consulta de estoque. Na tela de simulação (figura 52), é possível simular até três situações de venda por consulta. Esta funcionalidade tem o intuito de auxiliar os gerenciadores dos estabelecimentos na tomada de decisão de possíveis vendas diferenciadas, onde o preço de venda ofertado é menor do que o orientativo e/ou os custos e despesas são maiores. No momento da seleção do produto, o software já demonstra o preço de venda orientativo, conforme os cálculos e cadastros realizados dentro do software. Caso a quantidade informada seja superior ao estoque físico do produto, o software irá informar que não há saldo suficiente, mas isto não impedirá a simulação. Além dos custos e despesas já cadastradas no produto, é possível ainda informar um percentual de custo adicional, bem como um valor de despesa adicional. A simulação permite ainda selecionar se o cálculo irá considerar as despesas fixas, despesas variáveis de venda, bem como o custo/despesa adicional. Após o preenchimento dos dados, é possível gerar os resultados por meio de gráfico (figura 53) ou por meio de relatório (figura 54).

94 94 Figura 52 Consulta Simulação. A figura 53 representa as informações da simulação geradas, por meio de gráfico. Figura 53 Gráfico de consulta simulação. Já a figura 54 representa as informações da simulação, geradas por meio de relatório.

95 95 Figura 54 Relatório de consulta simulação. Na consulta de metas totais são demonstradas as metas por empresa bem como os valores já alcançados e a sua situação, conforme a legenda. Para metas com percentual alcançado de até 50% a cor é vermelha, de 51 até 75% a cor é amarela, de 76% até 99,9% a cor é verde, e mais de 99,9% a cor é azul. Figura 55 Consulta de metas totais.

96 96 Na tela de metas por usuário (figura 56) é possível acompanhar as metas distribuídas para o usuário logado. Esta consulta tem o objetivo de dispor ao usuário vendedor um acompanhamento das metas atribuídas a ele. Somente são apresentadas nesta tela, as metas atribuídas ao usuário que acessar o sistema, evitando assim transtorno entre colaboradores por diferenças de metas. Figura 56 Consulta de metas por usuário. A consulta de despesas permite aos usuários, visualizarem as despesas, tanto orçadas como realizadas em determinada competência, conforme demonstra a figura 57. Figura 57 Consulta despesas. Os relatórios disponíveis para consulta estão separados conforme as informações. Alguns relatórios foram apresentados anteriormente para compor os exemplos de cálculos.

97 Indicadores gerenciais Os principais indicadores gerenciais disponíveis aos usuários do software em questão estão apresentados na sequencia. Margem de contribuição As informações de margem de contribuição estão disponíveis em diversos relatórios, dentre eles é possível destacar o relatório de margem por nota, que traz a informação da margem separada por produto e por nota, conforme demonstra a figura 58. Figura 58 Relatório de margem por nota de venda Ponto de equilíbrio e margem de segurança Visando disponibilizar aos usuários a informação de ponto de equilíbrio, tanto de forma estimada, como de forma realizada, o usuário deve selecionar a competência do calculo do ponto de equilíbrio e a competência base. A competência do calculo, consiste na competência em que o software irá buscar os dados das despesas fixas e a competência base é o período em que serão buscadas as informações de venda e margem de contribuição. Além desta seleção, o usuário deverá também selecionar quais os tipos de ponto de equilíbrio deseja gerar o relatório, podendo ser Contábil, Econômico e Financeiro, podendo ser todos de uma única vez. Ao selecionar o ponto de equilíbrio econômico, o usuário deverá também selecionar qual a forma de cálculo do lucro desejado que poderá ser um percentual sobre os bens cadastrados, ou um valor informado manualmente, conforme demonstrado na figura 59.

98 98 Figura 59 Parâmetros do relatório de ponto de equilíbrio e margem de segurança. O relatório gerado está demonstrado na figura 60. Figura 60 Relatório de ponto de equilíbrio e margem de segurança. Os resultados encontrados tomaram como base as despesas já elencadas no quadro cinco (Despesas de agosto de 2014) e as movimentações de agosto de 2014 demonstradas no quadro dez e resumidas no quadro doze. O cálculo do lucro estimado tomou como base os bens demonstrados no quadro seis (Depreciação mensal).

99 99 Quadro 12 Resumo de movimentação 08/2014. Resumo Margem Agosto Produto Valor Faturamento 1 R$ ,12 R$ ,00 2 R$ 6.168,09 R$ ,00 3 R$ 6.922,21 R$ ,20 Total R$ ,42 R$ ,20 Fonte: Dados conforme pesquisa. Custos Assim como a informação de margem de contribuição, os custos também encontram-se disponíveis em diversos relatórios, no entanto o relatório de custo do produto (figura 61) e relatório de CMV (figura 62) são os que apresentam esta informação como principal. Figura 61 Relatório de custos por item. Na sequencia está apresentado um dos relatórios de custos, disponíveis dentro do software proposto.

100 100 Figura 62 Relatório de custos das mercadorias vendidas. Rotatividade de estoque - Os indicadores de rotatividade de estoque evidenciado na figura 63, foram encontrados utilizando como base as informações evidenciadas no quadro dez. O cálculo está detalhado no quadro 13, apresentado a seguir. Quadro 13 Cálculo de rotatividade de estoque de 01/08/2014 a 31/08/2014. Produto Est. Inicial Est. Final Est. Médio Venda Dev Venda Rotativ , , , ,44 Fonte: Dados conforme pesquisa. A figura sessenta e três representa o relatório de rotatividade, estoque médio e quantidades vendidas, disponível dentro do software proposto. Figura 63 Relatório de rotatividade do estoque.

101 101 Resultado do exercício O relatório de análise de resultado possibilita ao usuário verificar seu resultado por meio de uma estrutura de DRE podendo ser com as despesas orçadas ou despesas realizadas. Além de uma visualização prévia do resultado da empresa, é possível verificar também a proporção de cada despesa com a receita do período através do percentual apresentado ao lado do valor das mesmas. Os dados utilizados para a geração do relatório de analise de resultado evidenciado na figura 64 são os dados de despesas e movimentação de notas apresentados anteriormente nas datas que vão de 01/08/2014 até 31/08/2014. A opção utilizada para a definição das despesas foi de selecionar as despesas orçadas. Figura 64 Relatório de análise de resultado. Visando facilitar o entendimento das informações geradas, o software também dispõe de relatórios em forma de gráfico e que estão demonstrados na sequencia.

102 102 Figura 65 - Gráfico de despesas do período O gráfico de despesas do período tem por objetivo demonstrar de forma clara, a proporção de desembolso por cada despesa tipo de despesa. Nos seus parâmetros é possível definir o período a ser demonstrado, bem como as despesas que irão compor o gráfico. Figura 66 - Gráfico de despesas orçadas X realizadas

103 103 O relatório gráfico de despesas orçadas X realizada apresenta os valores das despesas orçadas em comparação com as despesas realizadas de fato. As despesas orçadas são apresentadas em vermelho e as realizadas em verde. Figura 67 - Gráfico de margem por item O gráfico de margem total por item permite uma melhor visualização da margem dos produtos, bem como analisar a ordem dos produtos que mais contribuem para o pagamento das despesas mensais e geração do resultado da organização dentro de determinado período. Além das informações apresentadas ainda existem outros relatórios que permitem a melhor visualização das movimentações e rotinas cadastradas, mas que sozinhos não podem ser considerados como indicadores gerenciais. Dentre estes relatórios pode-se citar o de controle de metas, de vendas por período, vendas por cliente, compra por cliente, etc. Neste sentido o relatório de notas por configuração também permite a retirada de diversas informações que podem contribuir para a tomada de decisões, como por exemplo a

104 104 quantidade de compras e vendas por fornecedores e clientes e o total de devoluções no período. Figura 68 - Filtro do relatório de notas por configuração Fonte: Sistema de custos. Os filtros disponíveis para a emissão do relatório de notas por configuração estão apresentados na figura 68. Figura 69 - Relatório de notas por configuração Fonte: Sistema de custos. As informações geradas pelo relatório foram evidenciadas na figura 69.

105 OUTRAS INFORMAÇÕES DE OPERACIONALIZAÇÃO DO SOFTWARE O software foi desenvolvido com o intuito de gerar informações gerenciais relevantes a gestão da organização comercial, no entanto, além deste propósito, o mesmo também visa facilitar as operações de seus usuários. Por esse motivo, além do desenvolvimento de telas de cadastros e lançamentos com campos e nomenclaturas sugestivas, também foi disponibilizado no menu Utilitário algumas funções que tornam mais ágeis a atualização dos dados cadastrados. Dentre elas pode-se citar a tela de edição de produtos (figura 70), onde é possível alterar dados como tempo de reposição, margem de lucro, estoque mínimo, estoque máximo, etc., com base nos filtros por item inicial e final e/ou por grupo, marca e linha de produto. Figura 70 Utilitário editar produtos. O software foi desenvolvido utilizando a linguagem pascal de programação, por meio do aplicativo Delphi que é um aplicativo que possui diversos recursos gráficos que facilitam a programação, tendo o banco de dados gerenciado pelo firebird. O Firebird é responsável por buscar e armazenar os dados no arquivo de banco de dados quando o software solicita.