A CENTRALIZAÇÃO DAS COMPRAS COMO MEDIDA PARA A REDUÇÃO DOS CUSTOS DE ESTOQUES.

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES FACULDADE INTEGRADA AVM PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU A CENTRALIZAÇÃO DAS COMPRAS COMO MEDIDA PARA A REDUÇÃO DOS CUSTOS DE ESTOQUES. Por: CARLA DA COSTA SANTORO Orientador Prof. JORGE TADEU VIEIRA LOURENÇO Rio de Janeiro 2012

2 2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES FACULDADE INTEGRADA AVM PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU A CENTRALIZAÇÃO DAS COMPRAS COMO MEDIDA PARA A REDUÇÃO DOS CUSTOS DE ESTOQUES. Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em. Logística. Por:. Carla da Costa Santoro Rio de Janeiro 2012

3 3 AGRADECIMENTOS Em primeiro lugar agradeço a Deus por ter proporcionado tantos momentos de felicidade em minha vida e por todas as vezes que me deu forças para enfrentar diversos desafios. Aos meus Pais, Giovanni e Celia, que me deram toda estrutura para que me tornasse à pessoa que sou hoje. Pela confiança e pelo amor que me fortalecem todos os dias. Às minhas irmãs Claudia e Catia, por estarem sempre presente, na minha vida a cada dia nos tornamos mais amigas. Não é manas? Às minhas amigas Flavia e Andréia que, ao longo desses meus cinco anos, posso considerar como verdadeiras amigas. Enfim, a todos que, direta ou indiretamente, contribuíram para a obtenção deste título. Muito Obrigada!

4 4 DEDICATÓRIA Dedico este trabalho às pessoas mais importantes da minha vida: meus pais, Giovanni e Celia, as minhas irmãs Claudia e Catia, que confiaram no meu potencial para esta conquista. Não conquistaria nada se não estivessem ao meu lado. Ao meu sobrinho Lucca pelos dias que não pude lhe dar atenção. Dedico ao meu grande amigo Bruno Correia por toda ajuda para a realização deste trabalho. Obrigada, por estarem sempre presentes a todos os momentos, me dando carinho, apoio, incentivo, determinação, fé, e principalmente pelo Amor de vocês.

5 5 RESUMO O presente trabalho tem por objetivo compreender como o processo de centralização de compras pode contribuir para a redução de custos nas organizações. Este é um estudo teórico de conceitos relacionados a armazenagem, transporte, compras e logística.com este estudo é possível compreender a importância da integração dos compradores com o seu ambiente interno e externo, o que trará maior suporte a este processo. Uma das soluções encontradas pelas empresas é a busca por profissionais mais qualificados,utilizando técnicas de negociação em conjunto com sistema de informação adequados, estabelecendo procedimentos padrões para as compras.

6 6 METODOLOGIA O presente estudo tem como referencias metodológica, a pesquisa bibliográfica. Pesquisa bibliográfica é o estudo sistematizado desenvolvido com base em material publicado em livros, revistas, jornais, redes eletrônicas, isto é, material acessível ao público em geral. Fornece instrumental analítico para qualquer outro tipo de pesquisa, mas também pode esgotar-se em si mesma. O material publicado pode ser fonte primária ou secundária. (GIL, 2000, p.45) A pesquisa bibliográfica foi desenvolvida em diversas etapas. Após a escolha do tema, foi realizada a definição do levantamento bibliográfico preliminar. Este plano de pesquisa foi a base inicial da pesquisa bibliográfica. Realizada a partir de consultas feitas em sites acadêmicos, livros e trabalho que são relacionados com o tema abordado. Sobre as etapas da leitura do material bibliográfico, inicialmente teve uma leitura exploratória em torno do tema, tendo como objetivo verificar o conteúdo das obras que são de interesse à pesquisa. O universo pesquisado foi composto por livros, revistas, artigos entre outros. O levantamento realizado por meio da fundamentação teórica leva-se a obter informações de suma importância para realização deste trabalho.

7 7 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 8 CAPITULO I O USO DA CENTRALIZAÇÃO DE COMPRAS NA REDUÇÃO DE CUSTOS DE ESTOQUES, VISANDO UM PODER DE BARGANHA MAIOR DURANTE UM PROCESSO DE AQUISIÇÃO 10 CAPITULO II CENTRALIZAÇÃO DE COMPRAS 17 CAPÍTULO III REDUÇÃO DE CUSTOS DE ESTOQUES 30 CONCLUSÃO 36 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 38 ÍNDICE 40 ÍNDICE DE FIGURAS 41

8 8 INTRODUÇÃO um dos temas mais discutidos nas empresas é a redução de custos e melhor forma de atender as necessidades dos clientes, diante desse cenário que as empresas precisaram desenvolver uma estratégia logística. O trabalho apresentará a partir do conceito como as organizações poderão tratar as suas atividades logísticas, gerenciando os materiais do ponto de aquisição até o ponto de consumo. O plano de pesquisa apresenta como tema proposto o uso da centralização de compras na redução dos custos de estoque, visando o poder de barganha maior durante o processo de aquisição. Veremos de acordo com o conteúdo o desenvolvimento do título que por sua vez será abordada a centralização das compras como medida para a redução dos custos de estoque. O problema apresentado apresenta uma questão de como obter os melhores preços e condições de pagamento com o objetivo de reduzir os custos de aquisição de produto. Na justificativa apresentada serão analisadas as formas de compras utilizadas pelas diversas organizações para a compra de materiais. Com o objetivo de obter um lote que atenderá todas as unidades por um custo menor. A atividade ultrapassou o campo militar, e hoje, inclusive, ganha cada vez mais status estratégico nas iniciativas públicas e privadas, aumentando as oportunidades de emprego para profissionais da área Neste trabalho, conforme será analisado no capitulo I à centralização de compras como a melhor forma para reduzir os custos de estoque das empresas. Abordará as vantagens da centralização de compras. Nos últimos

9 9 anos, a logística vem apresentando uma evolução constante, sendo hoje um dos elementos-chave na formação da estratégia competitiva das empresas. A logística é um verdadeiro paradoxo: é, ao mesmo tempo, uma das atividades econômicas mais antigas e um dos conceitos gerenciais mais modernos. O mercado de logística, em geral, acompanha a própria evolução da economia. No contexto atual, é natural que a logística, associada a todo fluxo de mercadorias cresça. O Capitulo II descreverá que o grande avanço da tecnologia fez com que o conceito de compras fosse visto como um processo contínuo que visava integrar os fornecedores aos processos da organização. Deste modo, seria possível, adquirir vantagens competitivas oriundas de reduções de custos, desenvolvimento tecnológico, melhoria da qualidade e redução do tempo do ciclo de desenvolvimento dos produtos. A gestão de compras passou a ser uma função estratégica dentro das organizações, visando uma integração entre os fornecedores e clientes com finalidade de melhores condições de fornecimentos através de negociações. O capitulo III demostrará que o gerenciamento dos estoques nas empresas é fundamental para a diminuição dos custos. Estoques elevados e precariamente administrados são fatores que oneram o preço final dos produtos, bem como uma aplicação indevida do capital de giro das empresas. A competitividade das empresas no mundo globalizado exige uma correta manutenção desse ativo, sendo fundamental manter apenas as quantidades necessárias para a produção. A correta gestão de estoques na cadeia de suprimentos não pode ser efetuada isoladamente, algumas medidas de controle podem ser implementadas pela empresa.

10 10 CAPITULO I O USO DA CENTRALIZAÇÃO DE COMPRAS NA REDUÇÃO DOS CUSTOS DE ESTOQUE, VISANDO UM PODER DE BARGANHA MAIOR DURANTE O PROCESSO DE AQUISIÇÃO As empresas procuram profissionais que viabilizem o funcionamento da produção com maior competitividade e redução de custos, uma vez que o desenvolvimento das tecnologias da informação e comunicação trouxe novas possibilidades. Embora o conceito de Supply Chain Management ainda esteja sendo desenvolvido e não exista uma metodologia única para a sua implementação, a sua adoção poder ser uma fonte potencial de obtenção de vantagem competitiva para as organizações e mostra-se como um caminho a ser seguido pelas demais. O gerenciamento dos estoques nas empresas é fundamental para a diminuição dos custos. Estoques elevados e precariamente administrados são fatores que oneram o preço final dos produtos, bem como uma aplicação indevida do capital de giro das empresas. A competitividade das empresas no mundo globalizado exige uma correta manutenção desse ativo, sendo fundamental manter apenas as quantidades necessárias para a produção. A correta gestão de estoques na cadeia de suprimentos não pode ser efetuada isoladamente, algumas medidas de controle de produção podem ser implementadas pela empresa.

11 11 Porém, é fundamental que a cadeia de suprimentos esteja no mesmo nível de evolução e a relação cliente-fornecedor tenha um sincronismo total. Segundo Ballou (1998): a logística empresarial estuda como a administração pode prover melhor o nível de rentabilidade nos serviços de distribuição aos clientes e consumidores, através de planejamento, organização e controle efetivo para as atividades de movimentação e armazenagem que visam facilitar o fluxo de produtos. A Logística há algum tempo atrás tinha como foco principal a redução de custos pelas empresas que a utilizavam. Figura 1 - Fluxograma da Rotina da Gestão de Compras ( Extraída de ARNOLD1, 1999, p.209)

12 12 Houve uma atualização neste conceito e atualmente no meio empresarial a logística tem como objetivo ser uma ferramenta de integralização, gerenciando a cadeia de suprimentos em sua totalidade, cujo principal objetivo está em dar suporte às empresas em suas decisões estratégicas, tornando viável a eficiência quanto ao atendimento das expectativas e necessidades do cliente final. Conforme Bowersox (2001): É de competência da logística a coordenação de áreas funcionais da empresa, desde a avaliação de um projeto de rede, englobando localização das instalações (inclusive estrutura interna, quantidade), sistema de informação, transporte, estoque, armazenagem, manuseio de materiais até se atingir um processo de criação de valor para o cliente. A Logística nasceu da importância da redução de custos nas empresas e na maior importância que se dá hoje em atendimento das necessidades dos clientes. 1.1 A centralização das compras como medida para a redução dos custos de estoques. A logística estuda como a administração, pode prover melhor nível de rentabilidade nos serviços de distribuição aos clientes e consumidores, por meio de planejamento, organização e controles efetivos às atividades de movimentação e armazenagem, que visam facilitar o fluxo de produtos. A logística é um assunto vital à competitividade das empresas nos dias atuais, podendo ser um fator determinante do sucesso ou fracasso das empresas. Pode-se observar que Pozo (2000, p.10) considera:

13 13 A logística empresarial trata de todas as atividades de movimentação e armazenagem que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto de consumo final, assim como dos fluxos de informação que colocam os produtos em movimento, com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes a um custo razoável. Para Ballou (2001) entende-se que fazem parte da logística tudo aquilo que envolve o transporte de produtos (entre clientes, fornecedores e fabricantes), estoque (em armazéns, galpões, lojas pequenas ou grandes) e a localização de cada participante da cadeia logística ou cadeia de suprimentos. Poderá ser, portanto, o caminho para a diferenciação de uma empresa aos olhos de seus clientes, para a redução dos custos e para agregação de valor, o que irá ser refletido num aumento da lucratividade. Uma empresa mais lucrativa e com menores custos estará, sem dúvida, em uma posição de superioridade em relação aos seus concorrentes. Para Bowersox (2007), os relacionamentos comerciais, visandosuperar os desafios do comércio, tornavam possível o benefício da especialização. A especialização possibilitava a economia de escala e logo as empresas começaram trabalhar de maneira estratégica em suas competências. Sendo assim, se fortalecia a percepção de que trabalhar em conjunto era o caminho para o sucesso da empresa, no longo prazo. Entretanto, somente num passado recente é que as organizações empresariais reconheceram o impacto vital que o gerenciamento logístico pode ter na obtenção da chamada vantagem competitiva (CHRISTOPHER, 1997). Para Bowersox & Closs (2001), em concordância com Novaes (2001), relatam que, antes da década de 50, não havia conceito formal ou teoria sobre logística integrada.

14 14 Nessa época, as funções hoje aceitas como logísticas eram geralmente consideradas como operações de apoio ou de suporte, um centro de custos. Segundo Moura (2004), a armazenagem possui ainda um aspecto de elevada consideração que é a capacidade de causar impacto direto nos custos do negócio como um todo, pois assimila significativa parcela dos custos logísticos considerados à cadeia como um todo. Figura 2 - Recebimentos de Materiais ( Extraída de ARNOLD2, 1999, p.220) Partindo para uma análise mais detalhada, vamos observar que, quando falamos em redução de custos de transporte, temos a intenção de desonerar valores gastos com movimentações desnecessárias ou excessivas dos produtos ao longo da cadeia, o que obviamente causará custos agregados

15 15 ao produto final, onde estrategicamente a opção pela armazenagem operacionalmente bem aplicada, pode ser uma alternativa interessante também economicamente. Pode ser justificada a opção pela armazenagem de produtos seja em qualquer fase (matéria-prima, semiacabado ou acabado), pela autonomia que se pode ganhar sobre a linha de ação a ser tomada frente às prioridades aparentes do mercado como: variáveis envolvendo o mercado de transporte quando das suas oscilações, administração entre demanda e oferta, auxílio estratégico para o processo de produção e como apoio comercial e ferramenta de marketing (FLEURY et al., 1998). Essa última mostra a premissa essencial que fundamenta o moderno conceito logístico. Para Fleury et al. (2000), na base desse está o entendimento de que a logística deve ser tida como um instrumento de marketing, uma ferramenta gerencial, capaz de agregar valor por meio dos serviços prestados. Além desse aspecto, deve ser ressaltado que a logística deve atender os níveis de serviço ao cliente definidos pela estratégia de marketing, ao menor custo total de seus componentes, ou seja, o somatório dos custos de transporte, armazenagem, processamento de pedidos, estoques, compras e vendas. Tentativas isoladas de atuar sobre qualquer um desses podem representar aumentos nos custos dos outros componentes, ou deteriorações do nível de serviço. A fim de entender as oportunidades de redução de custo e as suas implicações, o sistema deve ser visto como um todo (LAMBERT et al., 1998). Implica também em otimização de recursos, pois, se de um lado são almejados o aumento de eficiência e a melhoria da qualidade de realização dos serviços, do outro a competição no mercado obriga uma redução contínua de custos.

16 16 Knowles (1922 apud BOYSON, 1999) salientou a importância da logística na criação de valor ao afirmar que a melhoria do sistema de transporte gera redução nos estoques, na quantidade e espaço de armazéns e na necessidade de capital de giro. Em 1922, Clark (1942 apud MENTZER; GOMES; KRAPFEL, 1989), já reconhecia a importância dos serviços como parte integrante do pacote de valor adquirido pelos consumidores ao afirmar que um serviço é, para o comprador, uma parte do produto, uma parte daquilo que se está comprando (CLARK, 1922 apud MENTZER; GOMES; KRAPFEL, 1989). Para Christopher (1997), a logística é definida pelo gerenciamento estratégico da aquisição, da movimentação e da armazenagem de materiais, peças, produtos acabados e informações correlatas, através da organização e seus canais de marketing, de modo a poder maximizar as lucratividades presente e futura através do atendimento dos pedidos a baixo custo. Recentemente têm-se identificado tendências em cadeia de abastecimento e uma delas é o escalonamento. O escalonamento se relaciona com a tendência de se reduzir drasticamente o número de fornecedores, com a alteração da base de fornecimento, que passa a ser configurada em múltiplos escalões. A segunda tendência refere-se ao reconhecimento de que competidores estão cada vez mais interdependentes.

17 17 CAPÍTULO II CENTRALIZAÇÃO DE COMPRAS Há alguns anos, o departamento de compras era visto apenas como um setor burocrático, gerador de custos. Hoje, porém, concentra grande atenção por parte dos dirigentes, visto que através de pesquisas empíricas comprovou-se que entre baixar os custos na compra ou aumentar o preço na venda, a empresa obtém melhor rentabilidade se optar pela redução nos custos, ou seja, a área de compras hoje passa a ser uma função estratégica. Baily et al. (2000) afirma ainda que as grandes empresas tenham optado pelos serviços de uma equipe especialista e dedicada em compras e suprimentos Compras A atividade de compras consiste em obter do exterior da empresa os materiais, produtos e os serviços necessários a seu funcionamento, nas quantidades e prazos estabelecidos, respeitando os níveis de qualidade predefinidos e, ao menor preço que seja possível no mercado. O termo compras refere-se ao gerenciamento das atividades diárias do fluxo de materiais. A atividade de compras é o processo pelo qual as empresas definem os itens a serem comprados, identificam e comparam os fornecedores disponíveis, negociam com as fontes de suprimentos, firmam contratos, elaboram ordens de compras e finalmente, recebem e pagam os bens e serviços adquiridos.

18 18 As empresas mediante a competição global buscaram meios de reduzir custos de mão de obra, processos e materiais. A área de compras tentou reduzir custos através de árduas negociações com fornecedores e da adoção de práticas de terceirização. O fracasso das práticas mais usadas de redução de custos gerou a necessidade de obtenção de outras formas de extração de valor da área de compras. Apesar da constatação da necessidade de transformação, as mudanças ainda são lentas e o foco da área de compras ainda reside em processos funcionais. A visão de compras está mudando, de uma função que executava apenas atividades operacionais para uma função mais estratégica que contribui efetivamente para o sucesso da organização. A percepção de que a função compras não é mais uma atividade rotineira de administração de pedidos, está mais reconhecida. Os objetivos da atividade compras são amplos e atendem a todos os tipos de empresas, industriais e varejistas. Porém, no varejo, além das atividades tradicionais, a área de compras deve conhecer as necessidades dos consumidores locais e definir o mix de produtos adequado a cada região. Conduzir negociações com fornecedores que assegurem a disponibilidade dos produtos no tempo, quantidade, qualidade e custo adequados - Os interesses conflitantes da negociação têm que ser bem administrados para que tanto o comprador e o fornecedor fiquem satisfeitos. De um lado, o comprador quer obter as melhores condições de fornecimento. De outro lado, o fabricante quer preservar sua lucratividade. O papel e a contribuição desse departamento têm crescido muito nos últimos anos. Há várias razões para essa mudança de importância e reconhecimento, como a vantagem competitiva, os avanços tecnológicos, as

19 19 políticas governamentais, a concentração de compras em poucos fornecedores e a consciência ambiental. Vantagens da Centralização: Centralizar implica em um único preço de mercado para os itens, isso, independente de sua localização geográfica, uniformizando ações; A adoção de um procedimento padrão para todas as compras; Atendimento mais eficiente em caso de falta de algum item em qualquer unidade de negócios; Apresenta uma melhor gestão dos estoques, com uma maior eficiência no controle; Vantagens da descentralização das compras: As compras são feitas com maior rapidez; A proximidade dos negócios cria maior afinidade entre os profissionais de compras e os solicitantes; Oferece uma maior autonomia e responsabilidade ao administrador local; Um modelo híbrido também pode ser adotado, com as compras centralizadas de itens considerados de classe A e B, e a compra de materiais de classe C adquirida por unidades isoladas. O objetivo principal do profissional de compras é procurar entender todas as necessidades de cada usuário, buscando as melhores alternativas para atendê-los, é claro que isso deveacontecer seguindo as normas impostas pela empresa. O que levou a empresa a adotar a política de centralização das compras é a vantagem competitiva em termo de preços. Com a negociação de

20 20 maior quantidade o comprador tem mais argumentos para realizar negociações mais favoráveis para a empresa. Pode-se considerar de acordo comcervi (2004): Que há ganho competitivo também com relação ao controle dos volumes comprados proporcionados pela central de compras; e centralizar as compras pode ser um fator competitivo para as organizações, por incorrer em menores custos com possibilidade de aumentar o volume de produtos adquiridos, permitindo um ganho de escala nas negociações com os fornecedores. Hoje, porém com a conscientização da alta direção, as atenções se voltaram às atividades de compras com foco nas negociações. O autor faz ainda outra analogia. Com a globalização, expandiu-se muito a comercialização entre países, porém Baily et al (2000) destaca que ainda existem alguns compradores com resistência em explorar novos mercados, ou seja, tendem sempre a buscar o mercado interno, sem analisar a viabilidade de importação. A colocação do autor demonstra, portanto a necessidade em ter profissionais qualificados cientes das novas tendências e necessidades, aptos a desenvolver conceitos e técnicas que proporcionem grande impacto sobre as compras tais como: EDI Just-in-time Manufatura e suprimentos enxutos Logística integrada Administração de qualidade total Conceitos de fluxo de valor

21 21 Entretanto, Baily et al (2000) destaca que além dessas práticas, para que haja eficiência no setor de compras, é necessário ter uma função de compras bem definida e desenvolvida onde as cadeias de suprimentos sejam mais racionalizadas, com os fornecedores trabalhando mais próximos aos compradores a fim de desenvolverem métodos e produtos adequados, de forma a reduzir desperdícios e acompanhar as atividades dos concorrentes, elaborando novas idéias e desenvolvendo novos produtos para que possam atingir o consumidor suprindo suas necessidades e surpreendendo quanto as suas expectativas. Para Russel Sysons (apud Baily et al. 2000) acredita que quanto maior a integração das áreas de compras com o departamento comercial e de planejamento maior será a sua eficácia. Em várias oportunidades as decisões profissionais de compra são baseadas em um exaustivo trabalho de depuração das características técnicas desejadas pelo solicitante que, em um primeiro momento, não estavam claras. Atuar em conjunto com o usuário na exata identificação daquilo que se necessita elimina riscos desnecessários, perigosos ou financeiramente prejudiciais; - O conhecimento obtido através de sucessivas atividades de aquisição, concede aos compradores uma experiência de análise de cenários mais propícios à identificação de oportunidades e diminuição de riscos. Quantas áreas estariam aptas a conduzir ou analisar a compra de um bem estrangeiro por importação direta X mercado local? Quantas teriam acesso ao budget da empresa, servindo de ponte entre as demandas técnicas e a capacidade de pagamento do setor Financeiro? Obviamente, o setor de Compras recebe maiores cuidados quando o assunto é o uso do dinheiro da empresa, o que, por consequência, atrai maiores controles de preservação dos recursos e ativos das companhias.

22 22 Quando se ramifica a atividade de compra na organização, o monitoramento tende a ser menos eficaz dada a descentralização da condução dos processos. A principal reclamação dos clientes de Compras está presente na burocracia que toda a rotina do setor acarreta a cada processo de compra, o que impede que os solicitantes tenham rápido acesso às necessidades. Porém, a despeito da ausência de um planejamento que considere o tempo de aquisição no momento da montagem das requisições (e isto ocorre muito), não deixa de ser responsabilidade dos compradores agirem para que esta percepção se reduza. Somente assim, com um nível de serviço adequado, haverá uma perfeita junção entre os aspectos tempo x segurança x preservação de recursos. Uma vez que no mercado competitivo, os custos de compra são cada vez menos divergentes, o diferencial das empresas tem sido a redução dos custos operacionais e ganho de argumentos para negociação. A centralização das compras envolve menores custos de processamento de pedido e possibilita a compra de maiores quantidades, oferecendo ganho de escala nas negociações. Esta atividade, porém, envolve vários fatores, dentro os quais se destaca a manutenção das informações do processo logístico. A preocupação em determinar quantidades exatas a serem compradas é uma exigência deste processo, e as informações de vendas passadas e níveis de controle de estoques ajudarão a prever a demanda futura da organização. Para muitas empresas o custo do espaço físico e das atividades de manutenção dos estoques é significativo na apuração do lucro final e a aquisição de quantidades acima do necessário elevaria estes custos. Ballou (1993) definiu como sendo três as atividades principais em logística: transporte; processamento de pedido e; manutenção dos estoques. O transporte refere-se à movimentação do produto entre unidades empresariais.

23 23 Manutenção dos estoques encarrega-se de proporcionar a armazenagem das mercadorias, assim como controle o nível dos estoques tentando sempre manter produtos a disposição para os clientes e, ao mesmo tempo, gerar os menores custos para a empresa em relação a capital investido e custos com armazenagem. Cabe neste estudo detalhar duas dessas atividades: obtenção e manutenção da informação. A obtenção (BALLOU, 1993) é a atividade que busca disponibilizar o produto para o ciclo logístico da empresa. Preocupa-se em selecionar as fontes de suprimento e a quantidade a ser adquirida para que atendam a demanda no tempo exato da necessidade. Em relação à manutenção das informações Gomes e Ribeiro (2004) afirmam que esta é essencial para a logística, pois, como qualquer outra atividade, deve ter seu desempenho monitorado. Também, os autores ressaltam que esse desempenho pode ser afetado pela quantidade obtida. Para tonar a quantidade mais precisa-se determiná-la baseada na demanda prevista a partir das informações contidas no sistema de informações logísticas da empresa. Wanke (2000) apresentam quatro questões básicas para a tomada de decisão no momento de obtenção: (1) quanto pedir; (2) quando pedir; (3) quanto manter em estoque de segurança e; (4) onde localizar. A gestão eficiente de estoques começa pela determinação das quantidades ideais a serem pedidas. Contudo para que se possa determinar a quantidade adequada, a empresa necessita de um sistema de controle e gestão de estoques eficientes que lhe proporcione exatidão dos níveis de

24 24 estoques disponíveis assim como previsões sobre o fluxo de saída dos produtos. Ainda na visão de Wanke (2000) a atividade de obtenção precisa envolver toda a cadeia de suprimentos para um planejamento eficaz. As necessidades são previstas a partir da demanda de seus consumidores e o tempo de ressuprimento precisa ser avaliado a partir da disponibilidade de atendimento dos fornecedores. Isso implica em uma sintonia entre todos os participantes da cadeia de suprimentos para que o processo apresente melhores resultados. O ato de centralizar a aquisição de mercadorias em um único ponto é visto pelos empresários como uma possibilidade de ganho de escala nos preços, a partir da compra de maior quantidade, pois, em compras individuais, os gestores teriam menos argumentos para solicitar reduções na tabela de preços dos fornecedores em virtude da baixa quantidade a ser adquirida. (CERVI, 2004) Bertaglia (2003) reforça esta afirmação e coloca como ponto negativo a centralização o fato das compras descentralizadas serem atendidas de maneira mais ágil Redução de custos de aquisição O processo de aquisição apresenta-se importante para o ciclo operacional da empresa. A aquisição inicia este ciclo e precisa de informações exatas, em relação a níveis de estoques e previsão de demandas, para ser eficiente. Conforme a visão de Ballou (1993) manter certo nível mínimo de estoques torna-se necessário para a empresa. Esta atividade tem a incidência de custo de armazenagem ou manutenção física e custo financeiro do investimento do capital de giro em estoques.

25 25 Além disso, o controle do nível de estoques proporciona a melhor decisão de quanto pedir no momento da compra. As vantagens apresentadas por Ballou (1993) em relação à correta gestão dos estoques são: a melhoria dos serviços de atendimento ao consumidor; os estoques agem como amortecedores entre a demanda e o suprimento; podem proporcionam economia de escala nas compras e; agem como proteção contra aumento de preços e contingências. Devido à importância que a logística representa como fator determinante do desempenho das empresas, caracterizando-se, cada vez mais, como uma fonte potencial de vantagem competitiva e contribuindo de forma significativa para a estrutura de custos, nos últimos anos, muitas empresas estão concentrando seus esforços na melhoria de suas atividades logísticas, como meio de minimização de custos globais e otimização dos níveis de serviço. É necessário que as empresas possuam formas de mensurar o desempenho das operações logísticas das suas empresas de forma quantitativa, assim o esforço de minimização dos custos das operações logísticas podem ser avaliadas e analisadas de forma isolada, e posteriormente agregados aos custos de cada empresa integrante da cadeia de suprimentos, desde as que são fontes extrativistas, até as empresas que proporcionam o acesso do produto às mãos do consumidor final (MOURA 2004). Foi considerado na definição de custos logísticos, que as perdas são fatores de trade-off s Ballou (1993) estabelece uma definição mais generalista, para o que chama de manifesto ou missão da logística : A logística empresarial trata de todas as atividades de movimentação e armazenagem que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto de consumo final, assim como dos fluxos de informação que colocam os produtos em movimento, com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes a um custo razoável.

26 26 Como parte dos objetivos mais gerais da companhia, a logística empresarial procura atingir metas de processos de cadeia de suprimentos que venham a conduzir a organização para os objetivos globais. Especificamente, o propósito é desenvolver um mix de atividades logísticas do qual venha a resultar o máximo retorno possível do investimento no menor prazo (MOTTA, 1993). Essa meta tem duas dimensões: 1) o impacto do projeto do sistema logístico em termos de contribuição de rendimentos; 2) o custo operacional e as necessidades de capital desse projeto. Deve-se salientar que além de satisfazer a demanda, providenciando a mercadoria ou serviço certo, no lugar certo, no tempo certo e nas condições desejadas, a logística também deve estar alinhada com a estratégia competitiva da empresa, desempenhando suas atividades ao menor custo possível. Segundo Gopal (1993), A estratégia logística deve ser consistente com os objetivos e estratégias organizacionais e deve ser desenvolvida conjuntamente a ela, e não ser apenas um adjunto das estratégias de marketing e produção. Bowersox (1996) retrata bem esse aspecto: O principal desafio da logística é balancear as expectativas relacionadas ao nível de serviço e gastos, de maneira a alcançar os objetivos do negócio - a chave para alcançar a liderança logística é liderar a arte de casar a competência com as expectativas e demandas centrais dos consumidores. O objetivo típico das empresas é desenvolver e implementar uma competência logística que satisfaça as expectativas centrais dos consumidores a um custo total real. Muito raramente a estratégia logística desejada será constituída pelo menor custo total possível ou o maior nível de serviço possível.

27 27 Ao contrário dos lucros, os custos logísticos normalmente podem ser determinados com toda a exatidão permitida pela prática contábil e são em geral de dois tipos (BOWERSOX, 1996): custos operacionais e custos de capital. Os custos operacionais são os que ocorrem periodicamente ou aqueles que variam diretamente de acordo com a oscilação dos níveis das atividades. Salários, despesas com armazenamento em instalações públicas e despesas administrativas e outros custos indiretos são exemplos de custos operacionais. Os custos do capital são gastos de uma vez e não variam com as oscilações normais nos níveis de atividades. Exemplos disto é o investimento numa frota privada de transporte, os custos de construção de armazéns próprios nas empresas, e a compra de equipamento de manutenção e rolagem de materiais. Ainda segundo os autores, as empresas devem olhar para suas redes logísticas, considerando-se a missão, o projeto e operação delas, procurando alcançar três objetivos principais: satisfação dos clientes, lucro e retorno sobre investimento a um nível aceitável. Em contrapartida, a empresa deve arcar com três responsabilidades: entregar os produtos, operar ao menor custo possível e investir em facilities. De acordo com Lima (2000), a Logística Moderna está passando por vários desafios. Um deles é saber gerenciar o relacionamento entre custo e nível de serviço, o que se chama trade-off. Nesse sentido, Lima (2000, p. 251) destaca que as exigências por serviço são redução do prazo de entrega; maior disponibilidade de produtos; entrega com hora determinada; maior cumprimento dos prazos de entrega e maior facilidade de colocação do pedido. Cada cliente possui um perfil, com isso suas necessidades e exigências são diferenciadas. Então cabe às empresas o papel de garantir um

28 28 bom atendimento e uma boa distribuição de seus produtos, assim estarão tornando-se mais competitivas no mercado. Daí a importância de um bom gerenciamento de custos logísticos, tendo em vista que oferecer melhores níveis de serviço requer maior custo. Na visão de Bowersox e Closs (2001), o custo total é conceituado como o custo que inclui todos os gastos necessários para executar as exigências logísticas. O nível adequado de custos logísticos está relacionado com o desempenho desejado de serviço. A obtenção simultânea de grande disponibilidade, confiabilidade e desempenho operacional tem um alto custo. Desse modo, uma empresa que assume o compromisso com seus clientes em termos de disponibilidade de estoque, prometendo entregas rápidas, poderá aumentar seu custo logístico em comparação com um compromisso menos ambicioso. Portanto, a chave para alcançar a excelência logística é dominar a arte de combinar competência com expectativas e necessidades básicas dos clientes. Esse compromisso com o cliente é a base para a formulação de uma estratégia logística Essa competência é avaliada ou medida sob a ótica de disponibilidade, sendo o mesmo que ter estoque para atender de imediato ao pedido de um cliente, satisfazendo prontamente suas necessidades de produtos. A tecnologia está proporcionando atualmente novos meios de obter alta disponibilidade de estoques sem investimentos elevados. (BOWERSOX, 2001) Ter mais produtos estocados é sinônimo de maiores custos, sendo necessário administrar a situação de ter sempre disponibilidade de bens para o cliente e gastar menos para mantê-los.

29 29 O desempenho operacional é medido pelo tempo gasto para processar um pedido e entregar a mercadoria ao cliente, levando em consideração a agilidade e a consistência da entrega, buscando sempre prestar o serviço de maneira mais rápida. O desempenho também é medido quando a empresa consegue atender pedidos inesperados, mostrando assim seu grau de flexibilidade. Também são analisados aspectos no que tange à falha e à recuperação. Os clientes desejam uma entrega rápida e sem atraso dos produtos desejados, caso isso não ocorra, a empresa perde valor para o cliente e Devese analisar, também, que as empresas, os clientes e os mercados são diferentes, precisando muitas vezes de serviços diferenciados. Nesse sentido, os autores destacam dizendo: [...] é necessário que os executivos compreendam que os clientes são diferentes e que os serviços devem ser ajustados de modo a satisfazer, de forma específica, às preferências e ao potencial de comprados clientes. Portanto, para que a organização adquira valor perante o cliente, ela precisa ter sempre produtos disponíveis para atendê-lo de imediato, cumprindo como acordado, além de possuir grande flexibilidade em caso de emergências e corrigir falhas ou realizar recuperações dentro de um tempo mínimo. Tudo isso faz com que ela ganhe a confiabilidade, pois estará executando serviços logísticos básicos de maneira eficiente e eficaz.

30 30 CAPÍTULO III REDUÇÃO DE CUSTOS DE ESTOQUES Uma área em que sempre é possível aperfeiçoar a partir de inventários realizados, através da gestão de estoques. Dependendo do produto com que a organização trabalha, o nível de estoques incorreto pode gerar um aumento de custos, levando ao fim do projeto. Níveis adequados de estoques têm impacto direto no giro de caixa e nos custos, e nunca será demais melhorar a sua gestão. Posicionar os estoques de maneira eficiente é o principal objetivo da logística dentro do conjunto da cadeia de suprimentos. Nesse sentido a logística torna-se o trabalho necessário para que as operações sejam eficientes e o estoque esteja disponível no momento certo. A logística deve combinar o gerenciamento dos pedidos, os estoques, o transporte, o manuseio dos materiais, as embalagens, através da rede de instalações que compõe a cadeia de suprimentos. A combinação dessas funções, por parte da logística, é chamada de gestão da logística integrada. O conceito do modelo de gestão da cadeia de suprimentos, pode ser entendido como uma forte colaboração entre as empresas, no qual o grau de colaboração e parceria gera valor para todas as empresas que participam da cadeia. Segundo Bowersox (2007), para que uma cadeia de suprimentos extraia o máximo de beneficio estratégico da logística, toda a gama de trabalho funcional deve estar integrada. As decisões em uma área funcional terão impactos sobre os custos das outras. É essa inter-relação de funções que desafia a implementação bem sucedida da gestão da logística integrada.

31 31 Sendo assim, as cinco áreas do trabalho logístico são: processamento de pedidos; estoques; transportes; armazenamento, manuseio de materiais e embalagem; e rede de instalações. Figura 3 - Logística Integrada (Extraída de BOWERSOX, 2007, p 29) Do ponto de vista financeiro a área de compras adquire um papel fundamental na lucratividade das empresas Nesse cenário de competitividade e enorme pressão sobre custos, Compras se sobressai pela enorme capacidade de contribuição para o alcance dos objetivos empresariais. Um pergunta natural a ser feita é: mas como reduzir os gastos de compras? É neste momento que entram os profissionais mais qualificados que, utilizando técnicas de negociação aliadas a ferramentas de análise adequadas,

32 32 podem alcançar excelentes resultados. Reestruturações, otimizações de processos, terceirizações, tudo (dentro dos limites éticos) é válido na guerra pela competitividade. Hoje são inúmeras as empresas que se preocupam com a capacitação de compradores, tornando-os capazes de atuar no desenvolvimento e gerenciamento do relacionamento com fornecedores, implantação de sistemas de compras (como exemplo podemos citar as compras eletrônicas e-procurement) e de ferramentas de auxílio na análise de gastos, além de alertarem os compradores para o gerenciamento dos produtos e serviços adquiridos. Em suma, podemos afirmar que o profissional de compras precisa ter um profundo conhecimento das necessidades da empresa em que atua, além de ter um profundo conhecimento do mercado fornecedor, de finanças, das melhores práticas de compras e grande capacidade de negociação. Além disto, os dados também mostram que empresas que tenham estruturas de compras bem estruturadas e centralizadas conseguem 2,5 vezes mais economias do que aquelas cujas estruturas são descentralizadas, com compras sendo feitas pelos diversos departamentos da empresa. Estas economias de uma área bem estruturada e centralizada geram um custo de compras 18% menor. Do ponto de vista estratégico a área de compras interfere no futuro da empresa a partir do momento em que desenvolve fornecedores que tenham um bom nível de qualidade, façam entregas no prazo e na quantidade acordadas, que desenvolvam novos componentes e matérias primas etc. 3.1 Economia de Escalas A economia de escala nas compras evidencia a importância da análise dos níveis de estoques antes das compras.

33 33 Além de estabelecer o nível de estoques e sua localização por área, o gestor deve monitorar e controlar os custos de pedir e de manter estoque com a meta de encontrar um plano de suprimento que minimize o custo total. Para tanto, é importante que a empresa mapeie com exatidão cada um de seus fornecedores, conhecendo o tempo que necessitam para processar o pedido, produzir e entregar os produtos de forma que não atrase a produção e não deixe seus clientes insatisfeitos. Dessa forma, torna-se possível manter o equilíbrio entre o custo total, a produção e o nível de serviço prestado aos clientes, melhorando cada vez mais a imagem da empresa. Pois se a empresa detém um volume alto de estoques e não realiza esta prévia análise, as economias geradas pelas compras de lotes maiores podem ser coberta por custos maiores na manutenção de estoques. Wanke (2000) afirma que a preocupação de todos em reduzir os níveis de estoques é por causa da diversidade e do número de produtos; dos elevados custos de capital; e a redução do CCL Capital Circulante Líquido para melhorar os indicadores da empresa. A precisão no planejamento das quantidades a serem compradas depende da informação precisa dos níveis de estoques para determinar a capacidade de absorção de novas aquisições dentro da empresa. O acompanhamento dos níveis de estoques através de sistemas informatizados é essencial, Segundo Ballou (1993) esse controle informatizado, além de proporcionar maior acurácia, pode contribuir para a previsão de vendas e de sazonalidades, pois gera relatórios mais eficientes do controle de vendas. Este estudo visa analisar as formas de compras utilizadas nas empresas para a aquisição de produtos, de maneira que se chegue a uma compra onde se possa obter um lote que atenda a todas as unidades de um grupo por um custo menor.

34 34 A utilização da centralização das compras em um grupo que tenha de atender a diversas unidades diferentes visa alcançar a possibilidade de adquirir todos os produtos e bens necessários para suprir a empresa com o menor custo possível fazendo uso da economia de escala O estudo da economia de escala através da centralização de compras com o objetivo de redução de custos. Demonstrar vantagem da centralização de compras tais como: aquisição de maiores lotes com menores custos, possibilidade de melhores condições de pagamentos. Comentar o fortalecimento da cadeia de suprimentos gerado com a centralização de compras. 3.2 Estoque de Segurança O estoque de segurança garante a redução de erros devido a previsão de demanda, falta de confiança nas entregas devido a atrasos no ressuprimento de materiais, rendimento da produção abaixo do esperado. Apesar de o estoque de segurança lembrar todas as falhas que estão por trás dos processos, ele ainda ajuda a lidar com essas incertezas, presentes em praticamente todos os processos logísticos, pois é vital para a empresa manter boas práticas de gestão com a finalidade de cumprir os prazos e metas estabelecidas. Porém dimensioná-lo corretamente é um fator preocupante na gestão. Algumas empresas não se baseiam em informações precisas e temem a falta de estoques para atendimento ao cliente pois a oferta é menor que a demanda, gerando um aumento excessivo na quantidade de segurança de estoque. A conseqüência é clara, havendo aumento de dinheiro empregado e perdas na lucratividade pelo material parado no estoque.

35 35 Uma hipótese a ser observada no momento do dimensionamento do estoque de segurança deve ser: qual é o nível de estoque que irá assegurar o nível de serviço ao cliente desejado pela empresa.

36 36 CONCLUSÃO O resultado gerado pela otimização torna-se adequado quando bem aplicado e fornece soluções robustas e viáveis operacionalmente. Além disso, de acordo com a sua perfeita utilização, pode demostrar significativa e passível a redução de custos de implantação imediata, dada a não necessidade de investimentos adicionais já que o modelo elaborado considera as restrições da infra-estrutura existente atualmente. A tentativa de otimização de cada um dos componentes, isoladamente, não leva a otimização de todo o sistema. Ao contrário, leva a sub-otimização. Tal princípio é normalmente conhecido como trade-off, ou seja, o princípio das compensações, ou perdas e ganhos. O objetivo deste trabalho foi dar ênfase na obtenção da vantagem competitiva por meio da redução dos custos logísticos. O trabalho apresentou a logística no atual mundo dos negócios. Com grande importância para as empresas, principalmente no cenário de elevada concorrência, isso exige das empresas uma busca constante por maior competitividade, redução de custos e melhor atendimento das exigências e desejos dos consumidores. Foi visto que para disponibilizar o produto no prazo, na quantidade e momento certo e com o menor custo possível, as empresas estão utilizando como estratégia acentralização de suas compras. Nesse estudo foram analisadas todas as vantagens e desvantagens dessa estratégia. Verificamos que para a centralização de compras funcionar é necessário ter um profissional qualificado, com habilidade e visão de negociação,que atue de forma pro ativa, um profissional que mantenha um bom relacionamento interno e externo. Vimos que para alcançar à liderança logistica a empresa deve ter gestores que saibam liderar com a arte de casar a competência com as expectativas e demandas dos consumidores.

37 37 Foi analisado que a empresa necessita de um sistema de controle e gestão de estoques eficientes que lhe proporcione exatidão dos níveis de estoques disponíveis assim como previsões sobre o fluxo de saída dos produtos, evitando excessos nas compras de materiais mas que contudo obtenha uma quantidade adequada de estoque, para que assim aconteça uma gestão eficiente. Segundo Christopher (1997), a logística é definida pelo gerenciamento estratégico da aquisição, da movimentação e da armazenagem de materiais, peças, produtos acabados e informações correlatas, através da organização e seus canais de marketing, de modo a poder maximizar as lucratividades presente e futura através do atendimento dos pedidos a baixo custo. Conclui-se que este trabalho, que para as organizações terem um maior desempenho na redução de custos é preciso haver uma integração em todos os departamentos sendo eles: compras, comercial e planejamento obtendo maior eficiência e eficácia. Este estudo serve de base para consulta e para futuros trabalhos de pesquisas bibliográficas, contribuindo para enriquecer o conhecimento para os futuros profissionais da área administrativa e para aos demais cursos.

38 38 BIBLIOGRAFIA BALLOU, R. H. Logística Empresarial: transportes, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, p.. Business Logistics Management.englewood cliffs: prentice hall, Logística Empresarial: transportes, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, p.. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos: planejamento, organização e logística empresarial. Porto Alegre: Bookman, p. BOWERSOX, D. J.; CLOSS, D. J. Logistical Management: the Integrated supply chain process. New York: McGraw-Hill, p.. Gestão da Cadeia de Suprimentos e Logística Editora Campus/Elsevier, BOWERSOX, Donald. Logística Empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimentos. São Paulo: Atlas, 2003 EBAH. Ebah. Gestão de Compras, ISSN ISBN. Disponivel em: < em: 29 Janeiro Acesso FLEURY, P.F.; WANKE, P.; FIGUEIREDO; K.F. Logística Empresarial: a perspectiva brasileira. São Paulo: Atlas, p. LOGÍSTICA Descomplicada. Logística Descomplicada, ISSN ISBN. Disponivel em: < Acesso em: 30 Janeiro 2012.

39 39 POZO, Hamilton. Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais: uma abordagem logística. São Paulo: Atlas, SAÚDE Web. Sáude Web, ISSN ISSN. Disponivel em: < Acesso em: 30 Janeiro 2012.

40 40 ÍNDICE FOLHA DE ROSTO 2 AGRADECIMENTO 3 DEDICATÓRIA 4 RESUMO 5 METODOLOGIA 6 SUMARIO 7 INTRODUÇÃO 8 CAPITULO I O USO DA CENTRALIZAÇÃO DE COMPRAS NA REDUÇÃO DOS CUSTOS DE ESTOQUE, VISANDO UM PODER DE BARGANHA MAIOR DURANTE O PROCESSO DE AQUISIÇÃO 1.1- A centralização das compras como medida para a redução dos custos de estoques CAPITULO II CENTRALIZAÇÃO DE COMPRAS Compras Redução de custos de aquisição 24 CAPITULO III REDUÇÃO DE CUSTOS DE ESTOQUES Economias de Escalas Estoque de Segurança 34 CONCLUSÃO 36 BIBLIOGRAFIA 38 INDICE DE FIGURAS 41

41 41 ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1 -Fluxograma da Rotina da Gestão de Compras 11 Figura 2 Interface do Sistema de Recebimento de Materiais 14 Figura 3 Logística Integrada 30