EXCEL Folha de Calculo

Introdução às Tecnologias de Informação EXCEL Folha de Calculo Manual de Apoio Amândio Marques

Folha de Cálculo Excel Introdução Estrutura geral de uma folha de cálculo : colunas, linhas, células, endereços. Uma folha de cálculo electrónica ( electronic spreedsheet ) é um programa que proporciona uma área de trabalho ou folha de trabalho ( worksheet ), cuja configuração genérica é a de uma enorme tabela ou folha quadriculada, dividida em colunas e linhas. As colunas ( columns ) são dispostas na vertical e representadas por letras : A, B, C, etc. As linhas ( rows ) são dispostas na horizontal e numeradas de 1 até um determinado número. A intersecção das colunas com as linhas dá como resultante as unidades elementares da folha de cálculo as células. A célula que se encontra em destaque em determinado momento chama-se Célula Activa. È nas células ( mais concretamente na célula activa do momento) que se introduzem os diferentes tipos de dados com que se trabalha numa folha de cálculo. Cada célula é representada por um endereço ou referência: - uma letra correspondente à coluna; - um número correspondente à linha; Exemplo: o endereço B3 representa a célula resultante da intersecção da coluna B com a linha 3. O número de colunas nas folhas de cálculo é, normalmente de 256. A sua representação faz-se por letras : de A a Z, de AA a AZ, de BA a BZ, e assim sucessivamente, até à combinação IV. O número de linhas pode variar consoante o programa ; pode ser um número da ordem de 16 384. - 2 -

Um conjunto de células contíguas, constituem um bloco, intervalo ou faixa ( range ). As faixas ou intervalos de células, costumam ser representados pela indicação da primeira e última célula da série, no meio das quais se coloca um sinal de dois pontos (:) Exemplo : A3 : A9 - representa o conjunto de células de A3 até A9. C3 : E5 representa o conjunto de células de C3 até E5. Tipos de dados com que se pode trabalhar numa folha de cálculo. Os principais tipos de dados que podem ser introduzidos e processados numa folha de cálculo são os seguintes: a) Strings ou cadeias de caracteres Exemplos: Vendas da semana Total: Percentagem: b) Números ou dados numéricos directos Exemplos: 2000 1,15-0,75 5% c) Datas Exemplos: 1-10-1993 d) Fórmulas Endereço ou Referência = 1,17 * B3 Sinal Indicativo de fórmula Valor número directo Operador de Multiplicar - 3 -

Exemplos: Folha de Cálculo Excel A folha de cálculo Excel é um produto da Microsoft Inc. Existem versões para PC/Windows e para Macintosh. Para inicializar uma sessão do Excel: - No Menu Iniciar, seleccione o item Programas, e neste submenu, seleccione o programa Microsoft Excel - Aparece-lhe a seguinte janela: Microsoft Excel Livro 1 A barra de título do programa Excel, indica o nome do programa (Microsoft Excel) e o nome do livro. Neste caso a indicação Livro1 refere-se ao nome provisório do livro em - 4 -

que o 1 indica que foi o primeiro livro a ser aberto, se experimentar abrir um novo livro verá que aparecerá Livro2, ou seja, sempre que abrir um novo livro a numeração é actualizada. Imagine que criou uma folha de cálculo (dentro do livro), quando chegar a altura de a gravar é necessário atribuir-lhe um nome, neste caso o nome que aparecerá na barra de título será o nome definitivo. Barra de Menus O Excel dispõe de nove menus designados por nomes diferentes. Estes menus são compostos por comandos, que quase totalizam as funcionalidades do programa. Para activar um menu basta apontar e clicar uma vez no botão esquerdo do rato, o mesmo método é utilizado para seleccionar os comandos que compõem o menu. Poderá também digitar a letra que está sublinhada do respectivo menu. Para os comandos utilize as teclas direccionais. Características dos menus Nome do comando acinzentado - comando não disponível no momento de activação do menu Reticências depois do nome do comando - quando seleccionado, o comando abre uma caixa de diálogo para colocar-se informações suplementares 4 - indica que ao seleccionarmos o comando com o respectivo sinal (4), abrirse-á um novo menu com outros comandos. bcheckmark junto ao nome do comando - indica que o comando está activo. Esta opção permite activar e desactivar o comando Combinação de teclas depois do comando ( ex: CTRL+ A) - premir essa sequência de teclas, equivale à execução do comando Barra de Ferramentas Standard - 5 -

A barra de ferramentas Standard é composta por ferramentas que correspondem aos comandos mais utilizados dos menus. A única forma de utilizar as ferramentas é através do rato. A barra de ferramentas permite a execução imediata dos comandos de forma a que não seja possível a introdução de parâmetros (caixas de diálogo). Nota: Posicionando o ponteiro do rato sobre qualquer ferramenta, aparece uma caixa com a função do comando. Barra de Ferramentas Formatação Esta barra de ferramentas integra os comandos de formatação mais utilizados nas tarefas quotidianas. Barra de Rolamento Existem barras de rolamento verticais e horizontais. Têm como função a movimentação da folha de cálculo, através do rato. Área de referência e barra de fórmula A área de referência indica a célula corrente (A1). A intersecção de qualquer coluna com qualquer linha da folha de cálculo, designa-se por célula, como tal a referência da célula é feita pela indicação da letra da coluna e do número da linha. A célula que contenha o cursor, será a célula corrente. A barra de fórmula é o local onde se digita o conteúdo da célula corrente. Folha de Cálculo Célula activa - 6 -

Local de tratamento de valores e outros tipos de caracteres. Composta por 16.384 linhas e 256 colunas. Nota: se os cabeçalhos das colunas forem indicados por um algarismo em vez de letras, é devido à opção de referência de células L1C1 que se encontra activada. Para mudar Cabeçalho da Linha esta opção aceda ao menu Ferramentas e Seleccione o comando Opções, seguidamente active o botão Geral e desactive o Estilo de referência L1C1. Tabulador de Folhas de cálculo Cabeçalho da Coluna Setas de deslocação do tabulador de folhas de cálculo Os ficheiros em Excel designam-se por Livros. Estas podem conter múltiplas folhas de cálculo, folhas de gráficos e folhas de código Visual Basic. O tabulador de folhas permite a mudança da folha activa ( a que está indicada a branco). Para mudar de folha basta clicar sobre o nome da folha que se pretende, ou usar as setas de deslocação que permitem visualizar a primeira, uma folha para trás, uma folha para a frente e a última folha. Nota : Sempre que se grava um ficheiro (livro) todas as folhas são gravadas. Linha de status Permite visualizar o indicador de modo (escreva, espere, etc), as teclas activas (Num Lock, Caps Lock, etc) e a função dos comandos e das ferramentas. Movimentação na folha de Cálculo Para mover o cursor utilizando o rato 1. Utilizando as barras de rolamento, desloque-se até à posição desejada; 2. Faça clique sobre a célula onde pretende colocar o cursor. Para mover o cursor utilizando o teclado Nota : quando utilizar o teclado numérico, certifique-se de que a tecla NUM LOCK está desactivada. Para mover o cursor - 7 - Pressione

Uma célula à esquerda Uma célula à direita Uma célula para baixo Uma célula para cima Um écran para baixo Um écran para cima Primeira célula numa linha de dados Última célula numa linha de dados Início da folha de cálculo Última célula de intersecção de uma linha e uma coluna com dados Seta esquerda Seta direita Seta baixo Seta cima Page Down Page Up CTRL+ seta esquerda CTRL+ seta direita CTRL+ Home CTRL+ End Selecção de células A tecla que permite fazer a selecção de células adjacentes é o Shift, sendo o CTRL a tecla que permite a selecção de blocos de células (ranges) não adjacentes. Seleccionar células adjacentes Utilizando o teclado 1. Deslocar o cursor para a primeira célula do bloco a seleccionar 2. Pressionando Shift, desloque-se através das teclas direccionais para o fim do bloco a seleccionar. Utilizando o rato 1. Posicionar o ponteiro do rato na primeira célula do bloco a seleccionar. 2. Pressione o botão esquerdo do rato e arraste o ponteiro do rato até à última célula a seleccionar. Seleccionar células não-adjacentes 1. Com o auxílio do rato, seleccione o primeiro bloco de células (range) 2. Pressione a tecla CTRL, seleccione os restantes blocos de células. Seleccionar linhas e colunas Com o auxílio do rato clique no cabeçalho da linha ou coluna que pretende seleccionar. Trabalhar com Livros ( pastas de trabalho) É fácil mudarmo-nos de folha para folha, registar dados em várias folhas simultaneamente e atribuir-lhe nomes para melhor identificação dos seus conteúdos. Todas as folhas se encontram acessíveis em qualquer momento, sendo possível a passagem de uma folha para a outra através do tabulador de folhas. Quando se grava um ficheiro do excel, automaticamente todas as folhas são gravadas. Nota: os nomes das folhas são: Folha1, Folha2, Folha3, etc. - 8 -

Movimentação num livro Para mudar de folha basta clicar sobre o nome da folha através do tabulador de folhas. Outra forma é recorrendo às setas de deslocação que permitem visualizar a primeira folha, uma folha para trás, uma folha para a frente e a última folha. Utilizando o teclado, a sequência de teclas CTRL + Page Down permite o avanço para a próxima folha enquanto CTRL + Page Up retrocede uma folha. Inserir dados em grupos de folhas Para o caso de pretender preencher várias células com dados iguais, utiliza-se a técnica designada por edição em grupo. Através desta técnica é facilitada a tarefa de inserção de dados em várias folhas, sem recorrer à técnica de cópia. Para se proceder à edição/formatação em grupo é necessário seleccionar as folhas sobre as quais se pretende editar/formatar. É possível seleccionar várias folhas de cálculo adjacentes, tal como se seleccionam várias células numa folha de cálculo. Proceda: 1. Clique sobre a primeira folha 2. Pressionando a tecla Shift, clique sobre a última folha. Feita esta operação, basta editar/formatar numa folha e automaticamente preencher em todas as outras que estão seleccionadas. Se pretender efectuar uma selecção de folhas não adjacentes proceda: 1. Clique sobre a primeira folha. 2. Pressionando a tecla CTRL, clique nas várias folhas que pretende integrar na selecção grupo de folhas de cálculo não adjacentes. Inserir, apagar e atribuir um nome às folhas Quando se abre um novo ficheiro aparece-nos por defeito, dezasseis folhas. Estas folhas poder-se-ão manter tal como estão, ou poderemos personalizá-las, inserindo, apagando ou alterando os nomes às folhas. O número de folhas numa livro situa-se entre 1 e 255. Se pretender inserir folhas ao seu livro, proceda da seguinte forma: 1. Seleccione a folha onde pretende inserir uma nova folha 2. Aceda ao menu Inserir e Seleccione o comando Folha de Cálculo. A folha de cálculo é inserida no local onde está a folha activa (seleccionada), colocando (encostando) todas as outras para a direita. O nome da folha inserida será Folhan, sendo n o número da última folha do livro. - 9 -

Apagar Folhas Se por algum motivo necessitar de apagar uma folha, proceda: 1. Seleccione a folha que pretende apagar 2. Aceda ao menu editar e seleccione o comando Eliminar Folha 3. Aparece-lhe a seguinte caixa de diálogo: 4. Confirme, clicando no botão OK. Nota: Ao apagar a folha, caso se engane, poderá recuperá-la saindo do livro sem gravar as alterações e voltar a entrar no mesmo livro. Atribuir nome às folhas Existe uma grande vantagem em personalizar o nome das folhas, visto identificar-se o reconhecimento do seu conteúdo de uma forma imediata. 1. Seleccione a folha a que pretende atribuir um nome 2. Aceda ao menu Formatar e seleccione o comando Folha - 10 -

3. Seguidamente abrir-se-á um novo menu onde deverá seleccionar o comando Mudar nome 4. De seguida, digite o novo nome da folha no tabulador onde se encontra posicionado o cursor. Gestão de Ficheiros Criar um novo Livro Sempre que entra no Excel, abre-se um novo livro, pronto a ser trabalhado. Imagine que tinha inserido os dados na folha, procedido à gravação e pretendia abrir um novo livro. Para isso, execute: 1. Aceda ao menu Ficheiro e seleccione o comando novo. Outra forma é recorrendo ao ícone de ferramenta: Gravar um ficheiro (livro) 1. Aceda ao menu Ficheiro e seleccione o comando Guardar Como, aparecerá a seguinte caixa de diálogo: - 11 -

2. Na cláusula Guardar em, seleccione o drive e a pasta onde pretende gravar o ficheiro. 3. Na cláusula Nome do ficheiro, digita o nome que pretende atribuir ao ficheiro, por último clique no botão Guardar. Se pretender utilizar a barra de ferramentas, utilize Nota: Os ficheiros do Excel têm extensão XLS. Se pretender gravar um ficheiro que já tenha nome, utilize o comando Guardar que se encontra no menu Ficheiro. Fechar um livro 1. Seleccione o comando Fechar do menu Ficheiro. Se não houver alterações, o livro será fechado imediatamente, se houver alterações que não tenham sido gravadas o Excel exibirá a seguinte caixa: 2. Se pretender gravar as alterações, clique no botão Sim, o botão Não para não gravar as alterações e o botão Cancelar, para cancelar o comando. - 12 -

Abrir um Ficheiro O Excel permite abrir ficheiros gravados anteriormente, para isso proceda da seguinte forma: 1. Aceda ao menu Ficheiro e seleccione o comando Abrir, seguidamente aparece-lhe a seguinte caixa de diálogo: 2. Seleccione o drive e a pasta onde grava os ficheiros 3. Seleccione o ficheiro que pretende abrir e clique no botão Abrir. Poderá também utilizar o ícone de ferramenta Criar Fórmulas A utilização de fórmulas pode ajudar o utilizador a analisar dados numa folha de cálculo. Através de uma fórmula o utilizador poderá executar operações como adição, subtracção, multiplicação, divisão e comparação de valores numa folha de cálculo. Uma fórmula pode incluir qualquer um dos seguintes elementos: operadores, referências de células, valores, funções da folha de cálculo e nomes. Para inserir uma fórmula numa célula da folha de cálculo, digite uma combinação desses elementos na barra de fórmula. Operadores Os operadores são sinais utilizados nas fórmulas que indicam as operações a efectuar. Os operadores mais usuais em folha de cálculo são de dois tipos : - 13 -

- operadores aritméticos - operadores comparativos ou relacionais Operadores aritméticos indicam as operações aritméticas mais usuais, ou seja : a adição, a subtracção, a multiplicação, a divisão, a potenciação e a percentagem ( que efectua uma divisão do valor indicado por 100). Operadores Operação + Adição - Subtracção * Multiplicação / Divisão ^ Potenciação % Percentagem Operadores relacionais permitem efectuar comparações entre valores: Operadores Operação = Igual a < Menor que > Maior que <= Menor ou igual a >= Maior ou igual a <> Diferente de Por exemplo: = B3 > B4 dará um resultado lógico que poderá ser verdadeiro (true) ou falso (false), consoante, neste caso o valor de B3 for maior que o de B4 ou não. Uma utilização mais frequente destes operadores comparativos é em fórmulas condicionais que empregam a função SE ou IF. Por exemplo: = Se (B3 > 100; B3*5%; B3*3%) cujo significado é : se o valor que está na célula B3 for maior que 100, então, multiplica-se B3 por 5%, senão, multiplica-se B3 por 3%. Prioridade dos Operadores 1 os operadores de percentagem e de potenciação têm prioridade sobre os outros operadores; - 14 -

2 os operadores de multiplicação e de divisão têm prioridade sobre os de adição e subtracção e sobre os operadores relacionais; 3 os operadores relacionais ou comparativos têm a prioridade mais baixa relativamente aos outros operadores; 4 quando a prioridade é semelhante, as operações efectuam-se pela ordem da esquerda para a direita; 5 a utilização dos parêntesis altera a ordem das prioridades, transferindo essa prioridade para as operações indicadas dentro destes sinais.! Tipos de endereços ou de referências Os endereços ou referências podem ser de diferentes tipos: - endereços ou referências relativas - endereços ou referências absolutas - endereços ou referências mistas Referências Relativas Vamos supor que na célula D3 temos uma fórmula que multiplica o valor contido na célula B2 por 1,17. = B2 * 1,17 Se a mesma fórmula for copiada para a célula D5, ela muda para B4 e a fórmula fica: =B4*1,17 Artigos Preços X1 550 X2 600 =B2*1,17 X3 650 Y1 480 =B4*1,17 Y2 700 Os endereços ou referências do tipo relativo readaptam-se às novas posições para onde são copiadas. Referências Absolutas As referências absolutas referem-se às células por sua posição absoluta, fixa, na folha de cálculo. Para especificar referências absolutas nas suas fórmulas, digita um cifrão ( $ ) antes das coordenadas da linha e coluna. Por exemplo, para inserir uma referência absoluta na célula A2, digite: = $A$2-15 -

Exemplo: = B2*$D$2 Os sinais de cifrão antes das referências à coluna D e à linha, fazem com que a referência à célula D2 passe a ser considerada um endereço absoluto ou referência absoluta - $D$2. Referências Mistas Existem situações em que queremos fixar a coluna e deixar relativa a linha, ou viceversa, fixar a linha e deixar a coluna relativa. Por exemplo: - $D2 é uma referência mista que fixa a coluna ($D) e permite a adaptação relativa da linha (2). - D$2 é uma referência mista que permite a adaptação relativa da coluna (D) e fixa a linha ($2). Outra forma bastante fácil de introduzir referências relativas, absolutas e mistas é pressionando a tecla F4, para isso na célula A2 digite (sem pressionar ENTER): =A2 Antes de pressionar ENTER, pressione a tecla F4. O Excel muda a referência para absoluta (=$A$2), se pressionar F4 novamente, mudará para uma referência mista (=A$2), em que a coordenada da coluna é relativa e a coordenada da linha é absoluta. Se pressionar F4 pela terceira vez, a referência mudará (=$A2). Aqui a coordenada da coluna é absoluta e a coordenada da linha é relativa. Pressione F4 pela última vez para voltar a uma referência relativa (= A2). As referências absolutas e mistas são muito importantes quando se copiam fórmulas de um local da folha de cálculo para outro local da folha de cálculo. Utilizar funções As fórmulas que utilizámos até agora efectuam cálculos relativamente simples. O Excel permite utilizar funções que permitiram ao utilizador criar fórmulas mais sofisticadas e complexas. Os valores que se atribuem a uma função e com os quais ela executa as operações, designam-se por argumentos. Os valores gerados pela função chamam-se resultados. Para utilizar uma função, basta incluí-la nas fórmulas da folha de cálculo. A série de caracteres utilizada numa função chama-se sintaxe. Todas as funções têm basicamente a mesma sintaxe. Se não seguir esta sintaxe, o Excel mostrará uma mensagem indicando que existe um erro na fórmula. Seja qual for o tipo de fórmula, ao incluir uma função no início de uma fórmula, inclua um sinal de igual antes da função. - 16 -

Os parêntesis informam o Excel de onde começam e terminam os argumentos. Não se esqueça de incluir os dois parêntesis, sem espaços antes ou depois. Os argumentos são especificados dentro desses parêntesis Os argumentos podem ser números, texto, valores lógicos, valores de erro ou referências. Para que o argumento seja válido, é preciso que ele gere um valor válido. Algumas funções aceitam argumentos opcionais, não necessários para que a função execute os cálculos. Muitas das funções do Excel são versões reduzidas de fórmulas frequentemente utilizadas e que levam muito tempo a digitar. Por exemplo, imagine que pretendia somar as seguintes células =Al +A2+ A3+A4+A5+A6+ A7+ A8+A9+Al0 A função SOMA do Excel permite somar uma séria de valores simplesmente seleccionando um intervalo (range). =SOMA(Al : A10) em que Al :Al0, equivale a A1; A2 ; A3; A4; A5; A6 ; A7; A8; A9; Al0 Desta forma, a função SOMA reduz a fórmula e facilita a criação da mesma. A função anterior continha unicamente um argumento, mas o Excel permite colocar vários argumentos. Este argumentos terão que ser separados por ponto e vírgula. Vejamos =SOMA(Al :AI0; C2:C5; D5:D9) esta fórmula contem três argumentos, mas totaliza os números contidos em 19 células. Nomes de intervalos (range) ou referência por nomes Nos exemplos anteriores os argumentos foram referências a células. O utilizador também pode utilizar nomes de intervalos (range) como argumentos de funções. Por exemplo, imagine que pretendia atribuir um nome ao intervalo A3:A6 l. Digite valores numéricos nas células A3, A4, A5 e A6 2. Com o auxílio do rato, selecciona as células A3, A4, A5 e A6 3. Aceda ao menu Inserir e seleccione o comando Nome, aparecerá outro menu onde seleccionará o comando Definir, seguidamente aparece-lhe a seguinte caixa de diálogo: - 17 -

4. Na cláusula Nomes no livro, digite o nome que pretende atribuir ao intervalo, que pode ser EXEMPLO, seguido de 0K. Agora que já definiu o nome (EXEMPLO) para o intervalo, digite a seguinte fórmula na célula Al0. =SOMA(exemplo) Verificará que aparecerá na célula seleccionada a soma das células A3, A4, A5 e A6. Inserir funções O Excel permite inserir funções de duas formas distintas: digitando a função através do teclado ou utilizando o botão Assistente de funções. Este botão equivale ao comando Função que se encontra no menu Inserir. Se pretender utilizar o comando Função que se encontra no menu Inserir, proceda da seguinte forma: l. Seleccione a célula onde pretende inserir a função 2. Aceda ao menu Inserir e seleccione o comando Função, aparece-lhe a seguinte caixa de diálogo: - 18 -

3. Na cláusula Categoria da função, seleccione a categoria que pretende. A categoria Todas, contem todas as funções disponíveis 4. Seleccione o nome da função 5. Clique no botão OK, aparecerá outra caixa de diálogo, onde colocará os argumentos 6. Clique no botão OK novamente Algumas funções do Excel # Algumas das principais funções matemáticas:! Função absoluto - 19 -

A função absoluto devolve o valor absoluto de um valor numérico e tem o seguinte formato: =ABS(células) Ex: Se na célula B3 estiver o valor -1 ABS(B3), dá como resultado 1.! Função inteira A função inteira devolve o inteiro mais próximo, arredondado para baixo, tendo em conta as regras habituais de arredondamento e tem o seguinte formato: =INT(células) Ex: INT (5,75) dá como resultado 5.! Função soma A função soma calcula o somatório de uma série de células e tem o seguinte formato: =SOMA(células) ou SUM(células) Ex: =SOMA(Al:B3) NOTA: Uma ferramenta que equivale à função SOMA é! A função raiz quadrada A função raizq devolve a raíz quadrada de uma célula e tem o seguinte formato: Ex: =RAIZQ(C4) =RAIZQ(célula) ou SQRT(célula)! Função Truncar A função truncar devolve a parte inteira de um valor numérico e tem o seguinte formato: =TRUNCAR(células) ou TRUNC(células) - 20 -

Ex: TRUNCAR(5,75), dá como resultado 5.! Função arredondar A função arredondar devolve um valor arredondado tendo em conta um determinado número de posições ou dígitos do número e tem o seguinte formato: Nº algarismos no arredondamento (casas decimais) =ARRED(células, n_posições) ou ROUND(células, n_posições) Ex: Se na célula B5 estiver o valor 664,262 ARRED(B5,2), dá como resultado 664,26.! Função Aleatório A função aleatório calcula valores aleatórios, geralmente entre 0 e 1; esta é uma das funções que não necessita de argumento o resultado é fornecido por cálculos internos do programa, sem necessidade de argumentos e tem o seguinte formato:! Função PI =ALEATÓRIO() ou RAND() A função pi devolve um valor aproximado do valor de pi e tem o seguinte formato: =PI()! Função SENO A função seno calcula o seno do valor indicado no argumento e tem o seguinte formato: =SENO(células) ou SIN(células)! Função COSENO A função coseno calcula o coseno do argumento e tem o seguinte formato: =COS(células)! Função Tangente A função tangente calcula a tangente do argumento e tem o seguinte formato: =TAN (células) - 21 -

# Algumas das principais funções estatísticas:! Função média A função média calcula a média aritmética de um conjunto de células e tem o seguinte formato: Ex: =MÉDIA(Al:A5) =MÉDIA(células) ou AVERAGE(células)! A função máximo A função máximo retoma o maior valor de um intervalo de células e tem o seguinte formato: Ex: =MÁXIMO(B2:B7) =MÁXIMO(células) ou MAX(células)! A função mínimo A função mínimo retoma o menor valor de um intervalo de células e tem o seguinte formato: Ex: =MÍNIMO(F2:F5) =MÍNIMO(células) ou MIN(células)! A função contar A função contar informa quantas células de um determinado intervalo contêm números. As datas e fórmulas são consideradas números. O formato da função é: Ex: =CONTAR(Al :A5) =CONTAR(células) ou COUNT(células)! As funções variância e desvio padrão As funções var e desvpad são funções estatísticas que medem a dispersão de um grupo de números, têm o seguinte formato - 22 -

=VAR( células) =DESPAD(células) ou STDEV(células) Ex: =VAR(A2:A4) =DESVPAD(B4:B10) # Algumas das principais funções lógicas:! A função se A função se específica um teste lógico a ser executado e tem o seguinte formato: =SE(teste condicional; valor verdadeiro; valor falso) ou IF esta função pode ser lida como: se o teste condicional for verdadeiro, então, retoma o valor verdadeiro, senão retoma o valor falso Ex: =SE(A4>= l0;" Aprovado" ;"Reprovado") NOTA: Quando se colocam argumentos alfabéticos (letras), terá que colocar aspas no inicio e no fim da palavra. # Algumas das principais funções com datas e horas:! Função Agora A função agora apresenta um valor numérico correspondente ao dia e hora do sistema informático no momento corrente e tem o seguinte formato:! Função Hoje =AGORA() ou NOW() A função hoje fornece um valor numérico correspondente à data corrente e tem o seguinte formato: Tipos de erros =HOJE() ou TODAY() - 23 -

Se a fórmula for digitada incorrectamente aparece um erro. Seguidamente descreve-se os tipos de erros existentes no Excel. Mensagem #DIV/0! #N/D ou #N/A #NOME? #NULO! #NUM! #REF! #VALOR! Significado A fórmula está a tentar efectuar uma divisão por zero. Não existe valor disponível. Normalmente. este valor é incluído directamente nas células da folha de cálculo que irão conter dados que ainda não estão disponíveis. As fórmulas que fazem referência a estas células devolverão o valor #N/D em vez de calcular um valor. O Microsoft Excel não reconhece um nome utilizado na fórmula. Especificou uma intersecção de duas áreas que não se intersectam. Existe um problema com um número. A fórmula faz referência a uma célula que não é válida. Tipo errado de argumento ou operando Copiar Dados - 24 -

Se por algum motivo tiver que duplicar dados na sua folha de cálculo, em vez de os digitar de novo recorra aos comandos Copiar e Colar do menu Editar, ou utilizar as ferramentas copiar e colar, ou ainda utilizar a técnica de DRAG and DROP com o rato. Utilizando o rato 1. Seleccione o intervalo de células a copiar 2. Coloque o ponteiro do rato numa das arestas da selecção, até que este se transforme numa seta. 3. Pressione a tecla CTRL (aparecerá um pequeno sinal + junto ao ponteiro do rato) 4. Pressione o botão esquerdo do rato e arrastar o bloco de células para a nova localização 5. Soltar o botão esquerdo do rato e a tecla CTRL. Utilizando o menu l. Seleccione o intervalo de células a copiar 2. Aceda ao menu Editar e seleccione o comando Copiar 3. Seleccione a primeira célula de destino 4. Aceda ao menu Editar e seleccione o comando Colar Copiar determinados elementos Anteriormente copiámos todo conteúdo da célula, mas é possível copiar unicamente determinados elementos, como, os formatos ou as fórmulas. Para isso, execute l. Seleccione o intervalo de células a copiar 2. Aceda ao Menu Editar e seleccione o comando Copiar 3. Seleccione a primeira célula de destino 4 Aceda ao menu Editar e seleccione o comando Colar Especial. Aparece-lhe a seguinte caixa de diálogo: 5. Seleccione na cláusula Colar os elementos que pretende copiar - 25-6. Clique no botão 0K Mover Dados

O Excel permite copiar e mover células ou conjuntos de células. A diferença está na utilização do comando. Para copiar utiliza-se o comando Copiar, para mover utiliza-se o comando Cortar. Pode executar estas duas operações utilizando a barra de ferramentas e os respectivos ícones de ferramentas cortar e colar. Utilizando o rato 1. Seleccione as células que pretende mover 2. Coloque o ponteiro do rato sobre uma das arestas da selecção, até que o ponteiro fique com a forma de seta 3. Pressione o botão esquerdo do rato e arraste para a nova localização 4. Solte o botão esquerdo do rato Utilizando o menu l. Seleccione as células que pretende mover 2. Aceda ao menu Editar e seleccione o comando Cortar 3. Seleccione a primeira célula de destino 4. Aceda ao menu Editar e seleccione o comando Colar Inserir, Eliminar e Limpar células, linhas e colunas É fácil inserir, eliminar ou limpar células, linhas ou colunas. Ao inserir células, aquelas que já existem são movidas para criar espaço para as novas, ao eliminar células, as adjacentes são movidas para preencher o espaço criado. Ao limpar células, o conteúdo destas é removido e as células vazias permanecem intactas. Eliminar células Eliminar uma célula por completo, significa apagar a célula da folha de cálculo e mover as células adjacentes para preencher o espaço criado. Uma fórmula que se refira a uma célula eliminada, não será capaz de a encontrar e devolverá uma mensagem de erro. Para eliminar proceda: l. Seleccione uma célula ou um intervalo de células que pretenda eliminar 2. Aceda ao menu Editar e seleccione o comando Eliminar, aparece-lhe a seguinte caixa de diálogo: - 26 -

3. Seleccione a opção Mover células para a esquerda ou a opção Mover células para cima 4. Clique no botão 0K. Eliminar linhas ou colunas Eliminar uma linha ou coluna por completo significa apagar a linha ou coluna da folha de cálculo e mover as linhas ou colunas adjacentes para preencher o espaço criado. Para eliminar linhas ou colunas, proceda: l. Seleccione a linha(s) ou a coluna(s) que pretende eliminar 2. Aceda ao menu Editar e seleccione o comando Eliminar. Inserir células l. Seleccione a célula ou o conjunto de células, onde pretende fazer a inserção 2. Aceda ao menu Inserir e seleccione o comando Células, aparece-lhe a seguinte caixa de diálogo: 3. Seleccione a opção Mover células para a direita ou a opção Mover células para baixo 4. Clique no botão 0K. Inserir linhas ou colunas l. Seleccione a linha(s) ou a coluna(s), onde pretende fazer a inserção 2. Aceda ao menu Inserir e seleccione os comandos Linhas ou Colunas Limpar células Limpar uma célula significa limpar o conteúdo (fórmulas, dados, formatos, etc). Quando uma célula é limpa o seu valor é zero e a fórmula que se refere a ela terá valor zero. Eliminar uma célula, como vimos anteriormente, significa apagá-la por completo da folha de cálculo e mover as células adjacentes para preencher o espaço criado. Para limpar célula( s), proceda: l. Seleccione a célula ou o conjunto de células que pretende limpar 2. Aceda ao menu Editar e seleccione o comando Limpar, aparece-lhe outro menu com os seguintes comandos: Tudo, Formatos, Conteúdo ou Notas. Escolha o comando pretendido. - 27 -

NOTA: A tecla DEL limpa o conteúdo de uma ou várias células. Limpar linhas ou colunas Limpar uma linha(s) ou uma coluna(s) significa limpar o conteúdo (fórmulas, dados, formatos, etc). Eliminar uma linha ou coluna, como foi dito anteriormente, significa apagar a linha ou coluna por completo da folha de cálculo e mover as linhas ou colunas adjacentes para preencher o espaço criado Para limpar linhas ou colunas, proceda: l. Seleccione as linhas ou colunas que pretende limpar 2. Aceda ao menu Editar e seleccione o comando Limpar, depois escolha Tudo, Formatos, Conteúdo ou Notas. NOTA: A tecla DEL limpa o conteúdo de uma ou várias linhas / colunas, Formatar uma Folha de Cálculo Formatação de dados Existem vários tipos de formatação, Número, Alinhamento, Tipo de letra, Limites e Padrões. Iremos estudá-las com situações práticas. Formatar um número Imagine que tinha inserido numa célula o seguinte número: 12. 000 e pretendia formatar o respectivo número, para a moeda do seu país. Esta operação tem como objectivo formatar o número, para isso execute: l. Seleccione a célula onde está inserido o número 2. Aceda ao menu Formatar e escolha o comando Células, aparece-lhe a seguinte caixa de diálogo: - 28 -

3. Na cláusula Categoria, seleccione a opção Moeda 4. Nas outras cláusulas, seleccione as opções que deseja, seguido de 0K. Para este de formato, pode utilizar as seguintes ferramentas Sempre que necessitar de formatar um número utilize este comando (Formatar, Células e Número). Alinhamento O Excel permite alterar o alinhamento dos números e caracteres de uma ou várias células. O conteúdo das células pode ser alinhado à direita, à esquerda e ao centro. Numa nova folha de cálculo, as células possuem o formato "padrão", que alinha automaticamente os números à direita, o texto à esquerda e os valores lógicos e de erro ao centro. Para alinhar, proceda: l. Seleccione as células que pretende alinhar 2. Aceda ao menu Editar e seleccione o comando Células, aparece-lhe uma caixa de diálogo, onde activará o separador Alinhamento, em seguida aparecerá a seguinte caixa: 3. Selecciona as opções que deseja, tendo em conta as cláusulas Horizontal, Vertical e Orientação 4. Clique no botão 0K. Utilizando a barra de ferramentas poderá utilizar as seguintes ferramentas: - 29 -

Formatar o tipo de letra alinha à esquerda alinha ao centro alinha à direita Pode seleccionar as células e aplicar formatos ao texto nessas células. Também pode formatar caracteres individuais dentro das células que contêm texto. Por exemplo, pode aumentar o tamanho do primeiro carácter de uma palavra e colocá-lo em negrito para criar uma inicial maiúscula. Para formatar o tipo, execute: l. Seleccione as células que pretende formatar 2. Aceda ao menu Formatar e seleccione o comando Células, aparecerá a caixa de diálogo Formatar Células, active o separador Tipo de letra e aparece-lhe a seguinte caixa: 3. Seleccione as opções que deseja, tendo em conta as cláusulas 4. Clique no botão OK. Se quiser recorrer à barra de ferramentas utilize as seguintes ferramentas: Tipo de letra Tamanho Negrito Itálico Sublinhado - 30 -

Limites e Padrões Pode incluir limites ao redor das células e formatá-las com padrões e cores. Os limites das células podem ser uma combinação de linhas horizontais e verticais à esquerda, direita, acima ou abaixo de uma célula. As células parecem partilhar os limites. Colocar um limite inferior numa célula produz o mesmo efeito de colocar um limite superior na célula abaixo dela. No entanto, o limite só será impresso com a célula à qual foi aplicado. Ao ocultar as linhas de grelha de uma folha de cálculo, pode evidenciar formatos como limites, sublinhados duplos e padrões. Para ocultar as linhas de grelha quando mostrar ou imprimir uma folha de cálculo, seleccione Opções no menu Ferramentas, seleccione o separador "Ver" e limpe a caixa de verificação "Linhas de grelha". Para ocultar linhas de grelha apenas quando imprimir uma folha de calculo, seleccione o comando Configurar pagina no menu Ficheiro e limpe a caixa de verificação " Linhas de grelha" no separador "F olha". Para aplicar limites: 1. Seleccione a célula ou conjunto de células que pretende formatar 2. Aceda ao menu Formatar e seleccione o comando Células, aparece-lhe a caixa de diálogo Formatar Células, active o separador Limite e aparecerá a seguinte caixa: 3. Seleccione as opções desejadas e clique no botão 0K. - 31 -

Recorrendo à barra de ferramentas, utilize Para aplicar padrões 1. Seleccione a célula ou conjunto de células que pretende formatar 2. Aceda ao menu Formatar e seleccione o comando Células, aparece-lhe a caixa de diálogo Formatar Células, active o separador Padrões e aparecerá a seguinte caixa: 3. Seleccione as opções desejadas e clique no botão 0K. Recorrendo à barra de ferramentas, utilize Largura das colunas e altura das linhas Numa nova folha de cálculo de um livro, todas as colunas possuem uma largura padrão. A altura da linha é ajustada automaticamente de modo a acomodar o maior tipo de letra inserido na linha. A largura da coluna não será ajustada, a não ser que a mude. Pode alterar a largura standard da coluna em folhas de cálculo individuais de um livro. Para alterar a largura das colunas 1. Seleccione as colunas que pretende alterar - 32 -

2 Aceda ao menu Formatar e seleccione o comando Coluna, aparece-lhe outro menu onde seleccionará o comando Largura, em seguida aparece-lhe uma caixa de diálogo. 3. Digite a medida desejada e clique no botão 0K. Outro método é utilizando o rato: l. Seleccione as colunas que pretende alterar 2. Coloque o ponteiro do rato entre dois cabeçalhos das colunas a alterar, até ficar com a forma de cruz com uma seta para a direita e uma para a esquerda, Pressionando o botão esquerdo do rato arraste até obter a largura pretendida (a medida da largura da coluna, aparece na área de referência). Para alterar a altura das linhas Proceda da mesma forma que procedeu para as colunas, simplesmente o comando deixa de ser Coluna e passa a ser Linha. Formatos Automáticos O Excel possui formatos pré-definidos incorporados, designados por formatação automática, que podem ser aplicados automaticamente a conjuntos de células. Uma formatação automática é composta por combinações de formatos numéricos, alinhamentos, tipos de letra, limites, padrões, largura e altura de colunas e linhas. l. Seleccione o conjunto de células que deseja formatar 2. Aceda ao menu Formatar e seleccione o comando Formatação Automática, aparecelhe a seguinte caixa de diálogo: 3. Escolha a formatação desejada e clique no botão 0K. Impressão - 33 -

Antes de imprimir o seu trabalho, pode seleccionar uma impressora, configurar a página e seleccionar os elementos que deseja imprimir. O Excel usa as definições assumidas para as opções que não seleccionar. Comando Ver Antes ou ferramenta Mostra cada página tal como será impressa. A barra de status no fim da página mostra a numeração da página actual e o número total de páginas na folha seleccionada. O botão "Ver antes" encontra-se na barra de ferramentas. Para visualizar páginas especificas, seleccione o comando Imprimir, especifique um intervalo de impressão nas caixas "De" e "Para", e depois seleccione a ferramenta Ver antes. A maneira pela qual as páginas aparecerão na janela de pré - visualização pode variar, dependendo dos tipos de letra disponíveis, da resolução da impressora e das cores disponíveis. Se a folha de cálculo contiver um gráfico incorporado, Ver antes mostra a folha de cálculo e o gráfico, Antes de utilizar Ver antes, pode mover o gráfico ou alterar o seu tamanho arrastando-o. Se mantiver a tecla SHIFT premida enquanto fizer clique sobre a ferramenta Ver antes, isso funcionará como o botão "Imprimir". Ferramentas do comando Ver Antes Seguinte Mostra a página seguinte. Também pode usar as barras de deslocamento ou as teclas com setas para se mover por entre as páginas visualizadas enquanto estiver na vista da página completa. Anterior Mostra a página anterior. Também pode usar as barras de deslocamento ou as teclas com setas para se mover por entre as páginas visualizadas enquanto estiver na vista da página completa. Zoom Alterna entre uma vista ampliada e uma vista da página completa. O zoom não afecta o tamanho da impressão. Fazer clique sobre o botão do rato em qualquer lugar da folha equivale a seleccionar a ferramenta Zoom. Use as barras de deslocamento ou as teclas com setas para se mover numa página, na vista ampliada, e entre páginas, na vista da página completa. Se desejar trabalhar uma folha seleccionada numa escala de ampliação diferente, mas não na janela de pré visualização, seleccione o comando Zoom no menu Ver e seleccione uma percentagem. Isso não afectará o tamanho impresso de uma página. - 34 -

Imprimir Mostra a caixa de diálogo Imprimir. Se seleccionou o botão "Ver antes" a partir da caixa de diálogo Imprimir, a selecção deste botão imprime as páginas visualizadas. Configurar Permite alterar elementos da página, da Folha, Margens e Cabeçalho/Rodapé. Margem Activa ou desactiva os pontos de identificação das margens de página, margens de cabeçalho e rodapé e larguras de coluna. Arrastar estes pontos é uma maneira fácil de ajustar margens de larguras ou de coluna. Talvez não consiga mover estes pontos até ao limite da página, se o controlador da impressora impedir a impressão no limite da página. Quando arrasta um destes pontos, a dimensão para esse item é apresentada na barra de estado. Fechar Fecha a janela de pré - visualização e mostra a folha activa. Se pretender imprimir sem fazer uma pré - visualização, aceda ao menu Ficheiro e seleccione o comando Imprimir ou a ferramenta Gráficos Antes de criar um gráfico, deve decidir como deseja utilizá-lo. Se o gráfico se destina a servir de suplemento aos dados da folha de cálculo e a ser mostrado com ela, crie um gráfico incorporado na folha de cálculo. Para mostrar um gráfico numa folha separada do seu livro, crie uma folha de gráfico. Tanto os gráficos incorporados como as folhas de gráfico são ligados aos dados da folha a partir da qual foram criados e ambos são actualizados sempre que a folha é actualizada. Os gráficos incorporados são guardados na folha quando guarda o livro. São ideais para relatórios ou outros documentos nos quais deseje mostrar gráficos, no contexto dos dados da folha. Uma folha de gráfico é inserida automaticamente no livro à esquerda da folha na qual o gráfico se baseia. As folhas de gráfico são adequadas para apresentações e formação e podem ser utilizadas em projecções de diapositivos, ou para melhorar a apresentação do material impresso, como artigos de jornal e publicidade. Os gráficos podem ser criados utilizando-se os botões ou comandos que mostram o Assistente de gráficos O Assistente de gráficos O Assistente de gráficos consiste numa série de caixas de diálogo que orienta o utilizador nos passos necessários á criação de um novo gráfico ou à alteração de um gráfico existente. Com o Assistente de gráficos, pode realizar rapidamente muitas tarefas que, de outra forma, demorariam muito mais tempo. - 35 -

Ao criar um gráfico com o Assistente de gráficos, pode especificar o intervalo da folha, seleccionar o tipo e o formato de gráfico desejados e especificar como deseja que os seus dados sejam traçados. Também pode adicionar uma legenda, um titulo para o gráfico e títulos para os eixos. Ao alterar um gráfico existente, pode especificar um intervalo diferente na folha de cálculo e alterar a orientação do gráfico, ou seja, se as série de dados estão localizadas nas linhas ou nas colunas da folha de cálculo. Para criar um gráfico incorporado, utilize a ferramenta "Assistente de gráficos" ou o comando Gráfico do menu Inserir. Se pretender criar um gráfico através do Assistente de gráficos, proceda: l - Seleccione o conjunto de células (dados), com que pretende criar o gráfico 2 - Clique na ferramenta ou aceda ao menu Inserir e seleccione o comando Gráfico. 3 - Em seguida aparecerá a seguinte caixa de diálogo: 4 - Esta caixa permite seleccionar o tipo de gráfico, desejado pelo utilizador, para passar à fase seguinte clique no botão Seguinte e aparecerá a seguinte caixa: - 36 -

5 - Esta caixa permite alterar a série de dados previamente definida na folha de cálculo para a criação do gráfico Para avançar clique no botão Seguinte e aparecerá a seguinte caixa : - 37 -

6 - Esta caixa permite adicionar legendas, títulos ao gráfico e aos eixos etc. Para avançar clique no botão Seguinte e aparecerá a seguinte caixa: 7 - Esta caixa permite definir se o gráfico vai ser incorporado como um objecto na folha de cálculo ou se será criada uma folha de gráfico. Para terminar clique no botão Concluir. Se não lhe agradar o tamanho do gráfico, poderá aumentar ou diminuir o tamanho do gráfico, isto é, o gráfico é redimensionável. Nota : Se alterar os dados da folha de cálculo, automaticamente o gráfico actualiza-se. Caso pretenda alterar o tipo de gráfico ou as suas características, poderá proceder da seguinte forma: Se o gráfico estiver incorporado: 1 - Seleccione o gráfico 2 - Aceda ao menu Gráfico e seleccione os comandos que lhe permitem fazer a alteração pretendida. - 38 -

Se o gráfico estiver numa folha: 1 - Seleccione a folha de gráfico pretendida 2 - Proceda da mesma que procedeu anteriormente Ordenar Pode usar o comando Ordenar no menu Dados para ordenar linhas numa folha de cálculo de acordo com o conteúdo das colunas seleccionadas usando um determinado critério de ordenação. Para ordenar os dados da folha de cálculo, basta seleccionar uma das células e seleccionar o comando Ordenar no menu Dados. O Excel selecciona automaticamente todas as células que se pretendem ordenar. Quando selecciona o comando Ordenar, o Excel predispõe as linhas, colunas ou células individuais usando a coluna e a sequência de ordenação especificada. Se não especificar algo diferente, o Excel ordena as linhas por ordem ascendente (do menor para o maior), com base no conteúdo da coluna escolhida em " Ordenar por" Para ordenar : 1 - Seleccione uma célula 2 - Aceda ao menu Dados e seleccione o comando Ordenar, aparece-lhe a seguinte caixa: Automaticamente, o Excel propõe ordenar pelo campo ANO NASCIMENTO de forma Ascendente. - 39 -

3 - Na cláusula Ordenar por, seleccione o campo pelo qual pretende ordenar a informação. Se pretender ordenar por várias chaves, na cláusula Depois por, seleccione outro campo. 4 - Indique ao Excel se pretende ordenar de forma ascendente ou descendente 5 - Clique no botão 0K. - 40 -